FIRMADOR HAPI

MANUAL DE USUARIO

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FIRMADOR HAPI

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Identificación del documento

Datos del Documento

Nombre de archivo: Manual Usuario Firmador HAPI.docx

Fecha de creación: 04 noviembre 2011

Última modificación: 12 setiembre 2012

Historial de Revisión del Documento

Fecha Versión Información de los Cambios

07 noviembre 2011 1.0 Versión inicial.

12 setiembre 2012 2.0 Actualizado según ticket 1102

Este Sistema fue desarrollado con el aporte del Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (UNEP, por sus siglas en inglés) y el Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF, por sus siglas en inglés), bajo el marco del Proyecto No. GLF/2328-2716-4B61 "Implementación de un Marco Nacional de Bioseguridad para Costa Rica" Se le agradece a Hermes Soluciones de Internet S.A. por el desarrollo de la herramienta. San José, Costa Rica www.hermes-soft.com

http://www.hermes-soft.com/

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Tabla de contenidos

Instalación ............................................................................................................................................................. 5

Ejecución de la aplicación ...................................................................................................................................... 7

Firmar archivos .......................................................................................................................................................... 8

Verificar firmas existentes ....................................................................................................................................... 17

Escanear un documento .......................................................................................................................................... 19

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Tabla de ilustraciones Ilustración 1 - Opción Firmador HAPI en el menú contextual de un archivo soportado............... 7

Ilustración 2 - Interfaz principal del Firmador HAPI .................................................................... 8

Ilustración 3 - Cuadro de diálogo para abrir archivos ................................................................. 9

Ilustración 4 - Vista previa de un documento .............................................................................10

Ilustración 5 - Rectángulo de ubicación y forma de la firma ......................................................11

Ilustración 6 - Selección múltiple de archivos ............................................................................12

Ilustración 7 - Firmando... .........................................................................................................13

Ilustración 8 - Problema al firmar un documento .......................................................................14

Ilustración 9 - Diálogo de consulta en caso de error ..................................................................15

Ilustración 10 - Proceso finalizado.............................................................................................16

Ilustración 11 - Firmador HAPI con varios archivos abiertos .....................................................17

Ilustración 12 - Verificación y visualización de las firmas de un documento ..............................18

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Instalación

Para instalar el firmador de HAPI utilice el enlace “Instalar firmador HAPI” que aparece en las

páginas de HAPI. En la siguiente imagen se muestra el enlace rodeado con un cuadro rojo.

Haga clic en ese enlace. El sistema le mostrará la página de instalación del firmador de HAPI:

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Haga clic en el botón “Instalar” para iniciar la instalación. A continuación se descargará el

instalador y el navegador le mostrará una confirmación similar a la siguiente:

Haga clic en el botón Ejecutar para instalar el firmador de HAPI.

Si posee Windows Vista o posterior se recomienda que la primera vez que ejecute la aplicación

lo haga con derechos de administrador para que el firmador pueda asociarse las extensiones

necesarias por medio del registro de Windows.

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Ejecución de la aplicación

Para ejecutar la aplicación debe hacer clic sobre el ícono Firmador HAPI ubicado en el menú

inicio o el escritorio.

También puede iniciar el firmador haciendo clic derecho sobre un archivo soportado y

seleccionando la opción Firmador HAPI (si esta opción no aparece debe ejecutar el Firmador

HAPI como Administrador al menos una vez).

Ilustración 1 - Opción Firmador HAPI en el menú contextual de un archivo soportado

Si nunca ha insertado con anterioridad su certificado en la computadora en la cual se ejecutará

el firmador, debe conectar el lector de tarjetas e introducir su certificado antes de ejecutar la

aplicación, esto para que el firmador al iniciar detecte su certificado digital. Si anteriormente

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había conectado su certificado a la computadora, el firmador lo detectará y lo mostrará en la

lista de certificados disponibles para firmar.

La aplicación cuenta con 2 funciones principales:

Firmar digitalmente archivos

Permitir verificar y visualizar las firmas ya existentes.

Escanear documentos

Firmar archivos El Firmador HAPI permite firmar varios archivos a la vez utilizando el mismo certificado.

Ilustración 2 - Interfaz principal del Firmador HAPI

1. Haga clic en el botón “Abrir archivos” para seleccionar los archivos que desee firmar.

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Ilustración 3 - Cuadro de diálogo para abrir archivos

2. Seleccione los archivos que desee firmar (puede seleccionar varios a la vez).

La aplicación le mostrará la lista de archivos a firmar y un espacio de previsualización, solo

debe seleccionar un archivo de la lista para poder observar su vista previa.

En el caso de los archivos de Word versión 2003 o anterior no se cuenta con soporte para

firmas digitales, por lo que estos se convierten a PDF antes de visualizarse y firmarse.

Conversión a PDF/A: El firmador de HAPI permite convertir un documento

Word o PDF a PDF/A. La opción “Convertir documentos Word y PDF a

PDF/A siempre” hace que firmador convierta automáticamente sin pedirle al

usuario que confirme. Si esta opción no se marca el firmador preguntará

por cada documento.

Nota: la conversión de Word o PDF a PDF/A puede ser muy lento

dependiendo del tamaño del archivo.

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Ilustración 4 - Vista previa de un documento

3. Seleccione un archivo de la lista de la izquierda.

4. La vista previa del documento seleccionado se desplegará en esta área.

En el caso de los archivos PDF, tiene la posibilidad de indicar la forma y ubicación de la firma

en el documento, para ello seleccione el documento de la lista de archivos y con el mouse

dibuje un rectángulo sobre la vista previa. Si no se especifica la ubicación o forma entonces el

firmador ubicará la firma en la parte inferior de la página.

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Ilustración 5 - Rectángulo de ubicación y forma de la firma

5. Para crear el rectángulo, haga clic con el mouse y arrástrelo mientras mantiene el clic

presionado, suelte el clic cuando tenga el rectángulo del tamaño y forma deseada.

Firma de PDF/A: En el caso de archivos PDF/A el sistema no permite

marcar el rectangulo donde quedará la firma ya que para los PDF/A la firma

digital no queda visible dentro del documento.

Para cada archivo a firmar puede especificar un rectángulo diferente (solo si el archivo es

PDF), también puede especificar una Razón y un Puesto para la firma. Note que el campo de

Razón permite digitar un texto o seleccionar un texto predefinido.

Pero el Firmador HAPI también le facilita especificar el rectángulo de la firma, el puesto o razón

para varios archivos a la vez.

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Ilustración 6 - Selección múltiple de archivos

6. Seleccione varios archivos a la vez.

7. Especifique una Razón o Puesto, lo que escriba se aplicará a todos los archivos

seleccionados a la vez.

8. Puede especificar la ubicación y tamaño de la firma en varios archivos PDF a la vez, lo

único que debe procurar es que el último archivo seleccionado de todos sea de tipo

PDF (no importa que también haya archivos Word o Excel seleccionados), esto le

permitirá dibujar el rectángulo sobre la vista previa y este se aplicará a todos los demás

documentos PDF dentro de la selección.

9. Una vez que ha especificado la información relativa a la firma, debe seleccionar el

certificado con el que firmará todos los archivos abiertos.

10. Antes de hacer clic en el botón “Firmar Archivos” asegúrese de haber conectado su

certificado a la computadora para iniciar el proceso de firmado.

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Al momento de firmar se pedirá que ingrese el PIN de su certificado para poder firmar

digitalmente los archivos.

Durante el proceso de firma se mostrará una barra de progreso y en la lista de archivos se irá

marcando los archivos firmados satisfactoriamente.

Ilustración 7 - Firmando...

Durante el proceso de firmado pueden ocurrir errores, en esos casos se le mostrará un

mensaje con información del error y se le consultará si desea continuar firmando el resto de

archivos.

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Ilustración 8 - Problema al firmar un documento

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Ilustración 9 - Diálogo de consulta en caso de error

Finalmente se le muestra al usuario los archivos con un pequeño icono que indica si se pudo

firmar o no.

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Ilustración 10 - Proceso finalizado

Validación de revocación: Antes de firmar el documento el firmador tratará

de validar que el certificado utilizado no esté revocado. Si el certificado

está revocado el firmador no permitirá utilizarlo para firmar digitalmente.

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Verificar firmas existentes El firmador también permite visualizar y verificar la validez las firmas que tenga un documento.

Ilustración 11 - Firmador HAPI con varios archivos abiertos

1. Abrir los archivos que se desee revisar, tal y como se mostró en la sección anterior.

2. Seleccionar un archivo de la lista de archivos abiertos.

3. Presionar el botón “Firmas…” de la barra de herramientas.

Al hacer esto se abrirá una ventana que revisa la validez de las firmas y muestra el detalle de

las firmas encontradas y el resultado de la verificación.

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Ilustración 12 - Verificación y visualización de las firmas de un documento

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Escanear un documento

Para iniciar el proceso de escanear un documento haga clic en el botón que está en la parte

superior de la ventana principal del firmador de HAPI. El firmador desplegará una ventana

específica para escanear como se muestra en la siguiente ilustración:

Antes de escanear un documento debe configurar los siguientes parámetros”:

1. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo al lado del icono del escaner

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2. Seleccione el escáner que desea utilizar. Haga clic en la opción “Seleccione el

dispositivo”. El firmador mostrará un submenú con la lista de escáneres detectados.

Haga clic sobre el escáner que usará.

3. Si el escáner seleccionado tiene alimentador automático entonces marque la opción

“Alimentador automático de documentos”

4. Si el escáner seleccionado soporta el escaneo dúplex (dos páginas a la vez) entonces

seleccione la opción “Escaneo dúplex”

Una vez que se han configurado los parámetros el siguiente paso es escanear el documento:

1. Haga clic en el icono para empezar a escanear. En este punto se mostrará la

interfaz específica del escáner. Las páginas escaneadas se irán desplegando en la lista

de la derecha como se muestra en la siguiente imagen:

Una vez escaneado el documento puede manipular las páginas escaneadas. Para manipular

una página primero debe seleccionarla haciendo clic en la lista de la izquierda. Se visualizará

la página seleccionada en su tamaño real como se muestra en la siguiente ilustración:

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Como se puede ver en la anterior ilustración al seleccionar una página se activan los botones

de la parte superior. A continuación se explica que permite hacer cada uno de ellos:

Generar un pdf con todas las páginas escaneadas y termina el proceso de escaneo.

Permite visualizar un área más grande del documento

Amplifica un área de la página para verla con mayor detalle

Alterna la visualización de la página de tamaño completa a tamaño real

Corre la página una posición hacia atreas

Corre la página una posición hacia adelante

Elimina la página

Deshace cualquier cambio realizado

Rota la página 90 grados a la izquierda

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Rota la página 90 grados a la derecha

Permite rotar la página una cantidad arbitraría de grados

Permite reducir o aumentar el tamaño de la página

Permite recortar una parte de la página para eliminar regiones no deseadas

Abre el menú de filtros. Los posibles filtros son:

Atenuar bordes.

Enfatizar bordes.

Los filtros se utilizan para mejorar la calidad de la imagen con el fin de lograr una

mejor extracción del texto mediante el proceso de OCR.

Realiza una prueba de extracción de texto de la imagen (OCR). Permite determinar

si el proceso de OCR dará un buen resultado.

Abre la página en editor de anotaciones que se muestra en la siguiente imagen

Rectangulo para

ocultar una región

Anotación con

texto

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En la anterior imagen se muestra una página cargada en editor de anotaciones con dos

anotaciones. El rectángulo verde se agregó para ocultar una parte del documento y la

anotación de texto se incluyó para poner unas observaciones.

Las anotaciones quedarán en el documento pdf que se genera al final con el contenido

del documento escaneado.

Una vez que se termina de incluir las anotaciones se puede hacer clic en el botón

“Aceptar” para aplicar los cambios o en el botón “Cancelar” para deshacer los cambios

realizados en las anotaciones.

Cuando termine de escanear el documento y realizar los ajustes necesarios debe

guardar el documento escaneado como un pdf haciendo clic en el botón . El

firmador le mostrará el siguiente cuadro de diálogo donde puede especificar algunas

propiedades del documento pdf que se va a generar:

Haga clic en el botón “Generar” y seleccione el nombre y ruta del documento pdf que se

va a generar:

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Luego de unos segundos el firmador generará el documento pdf y le preguntará si

desea abrir el documento en el firmador como se muestra en la siguiente imagen:

Si le hace clic al botón “No” el documento pdf quedará en la ruta que usted indicó

previamente pero no se abrirá en el firmador. Si hace clic en el botón “Si” el documento

escaneado se abrirá en el firmador para que pueda firmarlo digitalmente.