Manual Excel XP 2010

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 Curso Curso Curso Curso: : Excel Excel Excel Excel Excel XP Manual de Iniciação Manual facultado pelo Formador: © Victor Manuel Veiga Olhão, 2010

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    Excel XP

    Manual de Iniciao

    Manual facultado pelo Formador:

    Victor Manuel Veiga

    Olho, 2010

  • ndice INTRODUO................................................................................................................................................................1 PROGRAMAO E OBJECTIVOS DO MANUAL...................................................................................................2 O QUE O MICROSOFT EXCEL?..............................................................................................................................4 ACESSO AO MICROSOFT EXCEL ............................................................................................................................4

    A FOLHA DE CLCULO...................................................................................................................................................5 BARRA DAS FRMULAS .................................................................................................................................................5

    NAVEGAO NO EXCEL............................................................................................................................................6 FUNCIONAMENTO DO RATO............................................................................................................................................6 FUNCIONAMENTO DO TECLADO......................................................................................................................................6 MENUS PERSONALIZADOS..............................................................................................................................................6

    AS BARRAS DE FERRAMENTAS...............................................................................................................................7 PERSONALIZAR BARRAS DE FERRAMENTAS ...................................................................................................................8

    EXPLORANDO A FOLHA DE CLCULO...............................................................................................................10 OS LIVROS ...................................................................................................................................................................10

    Operaes Simples com Folhas .................................................................................................................................................10 Alterar nome da folha................................................................................................................................................................11

    OPERAES COM FICHEIROS ........................................................................................................................................11 Gravao Automtica................................................................................................................................................................11 Cpias de segurana de ficheiros ..............................................................................................................................................12

    SELECO DE CLULAS................................................................................................................................................12 INTRODUO E ALTERAO DE DADOS ........................................................................................................................12 INSERIR LINHAS E COLUNAS.........................................................................................................................................14 APAGAR LINHAS E COLUNAS .......................................................................................................................................16 ORGANIZAR O AMBIENTE DE TRABALHO .....................................................................................................................16 REDIMENSIONAR AS COLUNAS E LINHAS .....................................................................................................................18 COPIAR E MOVER CLULAS .........................................................................................................................................19

    FRMULAS E FUNES ...........................................................................................................................................21 CRIAO DE FRMULAS ..............................................................................................................................................21

    Operadores ................................................................................................................................................................................21 As Referncias ...........................................................................................................................................................................22 Frmulas com Linguagem Natural ............................................................................................................................................23 Frmulas com Referncias Absolutas........................................................................................................................................23

    UTILIZAO DE FUNES ............................................................................................................................................24 MAIS SOBRE FRMULAS E FUNES ............................................................................................................................28

    Frmulas com Endereos Relativos...........................................................................................................................................28 Frmulas com Endereos Absolutos..........................................................................................................................................28

    FUNES......................................................................................................................................................................30 ATRIBUIR UM NOME A CLULAS..................................................................................................................................34

    Definir um nome ........................................................................................................................................................................34 Apagar um nome........................................................................................................................................................................35 Introduzir um Nome numa Frmula ..........................................................................................................................................35

    FUNES ESTATSTICAS...............................................................................................................................................36 SRIES ...........................................................................................................................................................................40

    TIPOS DE SRIES ..........................................................................................................................................................41 Sries de Preenchimento Automtico ........................................................................................................................................41 Construo de Listas de Dados .................................................................................................................................................42

    FORMATAO DA FOLHA DE CLCULO...........................................................................................................42 ALINHAMENTOS ...........................................................................................................................................................42 ORIENTAO DO TEXTO ..............................................................................................................................................43 FORMATAO NUMRICA............................................................................................................................................44 LIMITES........................................................................................................................................................................45 CORES E SOMBREADOS ................................................................................................................................................46 FORMATAO AUTOMTICA .......................................................................................................................................46

    GRFICOS ....................................................................................................................................................................47 CONSTRUO DE UM GRFICO ....................................................................................................................................47 EXEMPLO DE CRIAO DE UM GRFICO ......................................................................................................................49 FORMATAR O GRFICO ................................................................................................................................................52

    TABELAS OU LISTAS DE DADOS ...........................................................................................................................55 Conceitos bsicos: tabelas, campos, registos ............................................................................................................................55 Elaborao de uma lista de dados no Excel ..............................................................................................................................56

    NOTA FINAL.................................................................................................................................................................58 BIBLIOGRAFIA............................................................................................................................................................59 ANEXOS / EXPLICAO EM RELAO A FUNES 60

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    Introduo

    Uma das ferramentas mais poderosas de toda a suite Office , sem dvida, o Excel.

    Este manual tem como principal objectivo, introduzir os utilizadores, sem quaisquer conhecimentos de folha de clculo, na interface do Excel. Isto sem deixar de abordar comandos mais avanados como o caso de determinadas funes e listas de dados.

    Por vezes, surgem entre chavetas { } ou parntesis ( ) a designao em ingls do menu ou comando, que poder ser til caso venham a ter contacto com a verso inglesa.

    O formando s retirar o mximo partido deste manual se tiver oportunidade de praticar ps-formao, pois s com a prtica possvel desenvolver ainda mais as suas competncias ao nvel das folhas de clculo.

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    Programao e Objectivos do Manual

    Este Manual serve de apoio formao e dever ser usado como instrumento de consulta e no isoladamente. Trata-se de um complemento formao em sala, no substituindo de forma alguma a formao.

    Com a ajuda deste manual e a formao pretende-se que o formando no final seja capaz de:

    Desenvolver competncias bsicas ao nvel da utilizao das Tecnologias de Informao e Comunicao, facilitando a adaptabilidade dos formandos a estas poderosas ferramentas para um desempenho eficaz na sua vida pessoal e profissional;

    Compreender o funcionamento da folha de clculo Realizar operaes fundamentais numa folha de clculo Utilizar com eficincia a folha de clculo, aplicando-as no seu contexto profissional

    Objectivos Especficos

    Criar folhas de clculo e tabelas de dados simples utilizando o Microsoft Excel. Realizar diferentes clculos simples com recurso folha de clculo; Criar grficos recorrendo ao Microsoft Excel; Utilizar frmulas e funes do Microsoft Excel; Aplicar algumas das funcionalidades avanadas do Microsoft Excel em casos prticos; Criar grficos recorrendo ao Microsoft Excel; Utilizar as diferentes formataes, numricas e grficas, a fim de apresentar

    correctamente a informao;

    Modalidade de formao

    Formao modular certificada;

    Forma de organizao

    Formao presencial (em sala);

    Metodologias de formao

    Mtodos afirmativos: Mtodo expositivo (com recurso a meios de projeco de vdeo); Mtodo demonstrativo;

    Mtodos activos:

    Trabalho individual e/ou orientado; Trabalho em parceria;

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    Metodologias de avaliao

    - A avaliao do formando ser realizada pelo formador. Esta ter sobretudo um carcter contnuo e dinmico, traduzindo-se na aferio dos seguintes aspectos do desempenho dos formandos: assiduidade/ pontualidade; motivao/ interesse; participao nas sesses / iniciativa; relacionamento interpessoal e cooperao (trabalho de grupo); nvel de competncias desenvolvidas e nvel de Autonomia.

    - Ser realizado um trabalho individual que incidir sobre os contedos programticos desenvolvidos.

    - A partir de todos estes parmetros apurada a mdia que resulta num valor qualitativo de 1 (insuficiente) a 4 (Muito Bom). com base neste resultado que se determina a aprovao dos formandos.

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    O que o Microsoft Excel?

    O Excel uma poderosa Folha de Clculo, pelo que as suas principais caractersticas direccionam--se para:

    Concepo de frmulas; Realizar todo o tipo de clculos automatizados; Utilizao de funes estatsticas, financeiras, matemticas, etc. Criao de grficos e mapas; Impresso de dados e automatizao de tarefas;

    Acesso ao Microsoft Excel

    Para aceder ao Excel dever:

    1. Fazer clique no boto Iniciar. 2. Seleccionar Programas - Microsoft Excel: Poder, tambm, criar um atalho para o Excel ou usar as opes directas do Office 2000/XP, no boto Iniciar {Start}:

    Aps alguns segundos ver aparecer o ecr de abertura do Excel (XP):

    Barra de Menus

    Barra Padro

    Barra de formatao Painel

    de Tarefas

    Botes de Rolamento

    Barra de frmulas

    Barra de Estado Separadores de

    folhas

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    A Folha de Clculo

    A folha de clculo uma rea quadriculada, constituda por linhas e colunas. A interseco de uma linha com uma coluna d origem a uma clula:

    Fig. 1.- rea de Trabalho

    no interior da clula que digitamos os valores, as frmulas, as funes ou o texto. O Excel XP/2000 permite a introduo de at 32.000 caracteres por clula.

    Quando criamos frmulas, torna-se necessrio identificar as clulas que contm os valores, textos ou outras frmulas.

    A identificao de uma clula feita atravs de um sistema de coordenadas em relao coluna e linha, surgindo assim um endereo (A2, B3, D58,...). Deste modo:

    As 256 colunas da folha de clculo so identificadas por letras de A a Z. A seguir coluna Z, passam a ser identificadas por duas letras, correspondendo a ltima coluna s letras IV.

    (nota: experimente carregar em Ctrl e a seta para a direita para verificar) As 65536 linhas so identificadas por valores de 1 a 65536 (limite de linhas).

    Fig. 2.- Exemplo de uma Zona da Folha de Clculo:

    Para se movimentar ao longo da folha de clculo utilize o teclado ou o rato (funcionamento idntico em todas as aplicaes Windows).

    Barra das Frmulas

    activada quando se est em edio ou a inserir dados. Quando a clula contm uma frmula, esta visualizada na barra das frmulas, enquanto o resultado visualizado na clula. No canto esquerdo da barra, pode visualizar-se a coordenada da clula onde o cursor est posicionado.

    Cancelar (X) - permite cancelar a insero ou alterao de dados. Confirmar () - permite confirmar a insero ou alterao de dados. Incio de Frmula - Quando se introduz o sinal = (igual) permite a criao de frmulas e a

    introduo de funes.

    Coordenada da clula

    Colunas (A,B, C)

    Linhas (1,2, 3)

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    Introduo de Funo

    - iniciar o comando funo. Navegao no Excel

    Funcionamento do rato

    O funcionamento do rato no Excel semelhante a qualquer outra aplicao do Windows. Utiliza-se em grande medida o clique (com o boto esquerdo do rato), o duplo-clique (pressionar duas vezes o boto esquerdo de forma rpida), arrastar, seleccionar, apontar, activar () e desactivar.

    Funcionamento do teclado

    TECLAS Movimento do cursor

    Page UP - um ecr para cima Page DOWN - um ecr para baixo ALT + Page UP - um ecr para a esquerda ALT + Page DOWN - um ecr para a direita CTRL + Page UP/ Page DOWN - transio entre as vrias folhas (folha1..3 {sheet1..3}) HOME - incio da linha corrente CTRL + HOME - coloca o cursor na clula A1. END + SETA CURSOR - incio/fim linha/coluna corrente. F5 - posiciona o cursor na clula a indicar.

    Alm de permitir digitar os dados que pretende introduzir nas clulas, o teclado til para executar algumas aces, principalmente atravs das teclas de atalho. Por exemplo, para copiar uma clula, basta pressionar a tecla CTRL e C simultaneamente, e posteriormente CTRL e V para colar. Para executar comandos com as teclas de atalho basta premir as teclas assinaladas no lado direito dos comandos de cada menu. Para aceder aos menus (na barra de menus), basta pressionar a tecla Alt para activar a barra de menus, seguida da tecla correspondente letra sublinhada no menu pretendido (ex.: Alt+F acede ao menu Ficheiro; Alt+R acede ao menu Formatar).

    Menus Personalizados

    Esta funcionalidade do Excel permite que apenas estejam visveis nos diferentes menus os comandos mais utilizados, de acordo com as personalizaes do utilizador. Este procedimento semelhante em todos os programas do Microsoft Office (Word, Powerpoint, Access)

    As outras opes no so permanentemente removidas, apenas no so visualizadas quando acede ao menu.

    Para visualizar as opes que esto "escondidas" faa um clique sobre a seta que surge no fim do menu. Estas surgem com o aspecto grfico que se pode visualizar na figura seguinte:

    Fig. 3.- Menus Personalizados

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    Se utilizar uma opo "escondida" do menu ela passar a fazer parte do seu menu personalizado. No entanto, se no a voltar a utilizar durante algum tempo, o Excel volta a remov-la.

    Para desactivar esta funcionalidade, no caso de no gostar de usar os menus personalizados, execute os seguintes procedimentos:

    1. Aceda ao menu Ferramentas, comando Personalizar e seleccione o separador Opes (ver a figura)

    2. Active a opo Mostrar sempre menus completos .

    Nota: Este procedimento vai afectar todas as aplicaes do Office.

    As Barras de Ferramentas

    O Excel permite activar/desactivar barras de ferramentas atravs do menu Ver {View}, comando Barras de ferramentas {Toolbars}. Surge a seguinte caixa de dilogo:

    Nesta listagem, as barras de ferramentas que tm o smbolo esto a ser visualizadas no ecr. Para activar ou desactivar uma das barras basta fazer clique em cima da respectiva. Pode ainda activar ou desactivar uma barra de ferramentas se colocar o apontador do rato em cima de uma que esteja a ser visualizada no ecr e fizer um clique com o boto direito do rato.

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    Fig. 4. As barras de ferramentas do Excel: Designao Imagem/ exemplo Descrio

    Barra de Ferramentas Padro

    Contm as ferramentas usadas na maior parte das operaes standard do Excel.

    Barra de Ferramentas de Formatao

    Contm algumas das ferramentas de formatao

    Barra de Ferramentas de Grficos

    Ferramentas usadas para formatar os grficos.

    Barra de Ferramentas de dados externos

    Ferramentas que permitem aceder e gerir dados externos ao Excel.

    Barra de Ferramentas de Desenho

    Ferramentas de desenho

    Barra de Ferramentas de formulrios

    Contm ferramentas usadas para criar formulrios.

    Barra de Ferramentas Imagem

    Ferramentas usadas para formatar as imagens.

    Barra de Ferramentas WordArt

    Ferramentas que possibilitam a manipulao dos objectos WordArt.

    Barra de Ferramentas Reviso

    Contm as ferramentas que permitem controlar os comentrios.

    Barra de Ferramentas Tabela Dinmica

    Ferramentas para manipular as tabelas dinmicas.

    Existem mais barras de ferramentas do que as exibidas neste quadro, no entanto, apenas se apresentam as mais comuns.

    Personalizar Barras de Ferramentas

    Se pretender retirar um boto de uma das barras j existentes ou colocar l outro boto que lhe seja mais til, pode faz-lo com um clique sobre as opes da barra de ferramentas .

    Fig. 5. Adicionar ou remover Botes a 1 opo Formatao, permite adicionar botes especficos daquela barra a 2 opo Personalizar abre a caixa de dilogo que permite adicionar, criar alterar botes ou barras de ferramentas

    Para tal, faa clique sobre a opo Personalizar na listagem das barras de ferramentas. Surge a seguinte caixa de dilogo (virar pgina s.f.f.):

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    Fig. 6. - Personalizao das Barras de Ferramentas (1)

    Exerccio!: Faa um clique sobre o boto Nova e na caixa de dilogo que surge indique o nome da nova barra e OK.

    Depois faa um clique sobre o separador Comandos nesta poder seleccionar os botes que pretende arrastar para a nova barra de ferramentas (no exemplo da figura temos inseridos vrios botes).

    Fig. 7.- Personalizao das Barras de Ferramentas (2)

    Os botes esto organizados por categorias. Depois de escolher a categoria desejada, ser visualizado direita o conjunto de botes que dela fazem parte.

    Faa clique sobre o boto desejado e arraste-o at zona da barra de ferramentas que est a criar. Execute este procedimento quantas vezes forem necessrias at terminar de construir a barra.

    Se quiser retirar um boto da barra faa a operao inversa, ou seja, arraste o boto da barra para fora. Pode ainda atribuir efeitos de animao para os menus. Assim, no separador Opes pode seleccionar a animao pretendida:

    Fig. 8. Definir as Animaes dos menus.

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    Explorando a Folha de Clculo

    Os Livros

    No Excel, cada novo ficheiro de trabalho representado sob a forma de um Livro {Book} (tambm designado por pasta de trabalho).

    Cada Livro {Book} constitudo, por defeito, por trs folhas (folha1...folha3 {sheet1...sheet3}), estando cada livro limitado a 255 folhas.

    Esta caracterstica torna-se extremamente til, pois permite reunir num mesmo ficheiro vrias folhas de clculo relacionadas.

    Exerccio! - Na zona inferior do ecr, por cima da barra de estado, utilize o rato para seleccionar a folha pretendida ou at mover uma folha para outra posio, mantendo o boto esquerdo do rato activo enquanto arrasta o separador da folha (por exemplo, colocar a folha trs entre as folhas um e dois).

    Fig. - Separadores das Folhas de um Livro:

    Ao iniciar cada nova sesso com o Excel, aberto um Livro {Book} que fica designado por Livro1 {Book1}.

    Operaes Simples com Folhas Para inserir folhas no livro activo, aceda ao menu Inserir, comando Folha de Clculo A folha inserida esquerda da folha seleccionada.

    H sempre uma folha que est seleccionada: aquela que est activa. No entanto, poder necessitar de seleccionar mais do que uma folha.

    Para seleccionar vrias folhas em sequncia, basta que faa um clique sobre a primeira folha que pretende seleccionar, posicione o apontador do rato na ltima folha a seleccionar, prima a tecla Shift e faa um clique com o boto esquerdo do rato.

    Para seleccionar folhas intercaladas o processo semelhante, apenas deve utilizar a tecla Ctrl com o apontador do rato posicionado em cima da folha que pretende seleccionar.

    Fig. - Seleco de trs folhas

    Por outro lado, se clicar com o boto direito do rato sobre a folha tem acesso praticamente a todas as opes possveis:

    Fig. 9. Opes disponveis com o boto direito do rato sobre o separador da folha

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    Alterar nome da folha

    Pode alterar o nome da folha de forma rpida fazendo duplo clique sobre o separador da folha cujo nome pretende alterar e, de seguida, digitar o novo nome. Ou ento, clique com o boto direito do rato sobre o separador (i.e. folha1) e no menu que surge seleccione a opo Mudar o Nome.

    Fig. 10. Alterao do nome das folhas

    Operaes com Ficheiros

    As operaes com ficheiros podem ser realizadas atravs da barra de ferramentas, dos menus ou do teclado:

    Gravao Automtica

    Gravar o documento regularmente uma boa prtica que o Excel promove atravs da sua opo Guardar Automaticamente {AutoSave}, que se encontra no menu Ferramentas {Tools}.

    Fig.11. A opo de guardar automaticamente

    Operao Barra de Botes Menus Comandos Teclado

    Novo ficheiro

    Ficheiro Novo (File New) Ctrl + N

    Abrir ficheiro

    Ficheiro - Abrir ( File- Open) Ctrl+ A

    Gravar ficheiro

    Ficheiro - Guardar como... (File - Save as ...)

    Ctrl+G

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    Cpias de segurana de ficheiros Para executar automaticamente cpias de segurana: aceder ao menu Ficheiro, comando Guardar como - opo Ferramentas e Opes Gerais (tal como ilustrado na figura). Cria ficheiros com a extenso: XLK

    Seleco de clulas

    A maior parte das operaes que so efectuadas no Excel implicam a seleco de clulas. Para seleccionar um conjunto de clulas em sequncia, basta que faa um clique sobre a primeira clula e arraste o apontador do rato na direco pretendida, as clulas seguintes sero seleccionadas.

    Fig. 12. Seleccionar Clulas

    Para seleccionar clulas intercaladas, execute os seguintes procedimentos:

    1. Seleccione o primeiro conjunto de clulas (tal como fez para a operao anterior).

    2. Pressione a tecla CTRL e seleccione o segundo conjunto de clulas (s depois largue a tecla CTRL).

    Fig. 13.- Seleco mltipla de clulas (2)

    Para seleccionar uma linha ou uma coluna, basta que faa um clique sobre o nmero da linha ou sobre a designao da coluna.

    Introduo e alterao de dados

    A insero de dados nas clulas realizada na vertical. Ao digitar o texto e teclar Enter, o cursor desloca--se para a clula imediatamente abaixo.

    A insero de dados pode tambm ser realizada atravs da seleco de uma rea. Com o apontador do rato, seleccionar um conjunto de clulas contguas (ou afastadas, pressionando em simultneo a tecla Ctrl).

    Fig. 14.- Introduo de Dados numa Zona Seleccionada

    Fig. Opo de criar cpia e segurana

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    medida que digitamos os dados e teclamos Enter, o cursor desloca-se automaticamente de cima para baixo e da esquerda para a direita.

    Enquanto o texto alinhado esquerda, os nmeros inseridos so adaptados a um determinado formato.

    Por vezes, ao introduzirmos determinados nmeros nas clulas estes alteram o seu formato automaticamente. Por exemplo, no quadro seguinte pode verificar a diferena entre o valor introduzido e a adaptao feita automaticamente pelo Excel:

    Preenchimento Automtico de Clulas

    Sempre que digitar as primeiras letras de uma introduo j realizada na mesma coluna, feito o preenchimento automtico da clula, sendo esta aco designada por Concluso Automtica {AutoComplete}. No exemplo seguinte pode verificar que, aps digitar a letra "F", feito de imediato o preenchimento com "Faro":

    Fig. 15. - Preenchimento Automtico

    Se, eventualmente, existirem vrias clulas com contedos semelhantes, o utilizador tem ainda ao seu dispor um menu rpido para seleccionar os dados pretendidos.

    No exemplo seguinte, ao digitar "L no existe preenchimento devido a existirem "Lisboa" e "Lagos" (seria necessrio digitar mais um caracter). No entanto, se posicionar o apontador do rato sobre a clula onde est a inserir e fizer um clique no boto direito do rato, surge-lhe um menu rpido, onde dever seleccionar a opo Escolher da Lista e escolher o contedo desejado.

    Fig. 16. Escolher da Lista (seleco de Contedo para a Clula)

    Digitado pelo Utilizador Visualizado no Ecr Inserido na Clula

    12.5 12,5 12,5 45% 45% 45% 0 1/5 1/5 0,2 +1-7 -6 =1-7 1-7 01 jul 01-07-2003 4 p 4:00 PM

    16:00:00 12:4 12:04 12:04:00

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    Edio de uma Clula

    Para alterar o contedo de uma clula, posicionar o cursor na clula e teclar , se for com o rato fazer duplo clique rpido sobre a respectiva clula:

    Fig. 17.- Edio de uma Clula

    Proceder s alteraes e teclar Enter ou fazer clique no boto .

    Apagar o Contedo das Clulas As aces de apagamento implicam a seleco das clulas que contm os dados a eliminar. Uma vez seleccionadas as clulas, basta premir a tecla Delete para apagar o seu contedo.

    Pode ainda apagar atravs do comando Limpar, do menu Editar. Surgem as vrias opes para apagar os dados das clulas seleccionadas.

    Fig. 18. - Opes de Limpar

    Tudo - Apaga o contedo, as formataes e os comentrios das clulas seleccionadas. Formatos - Apaga apenas os formatos das clulas seleccionadas; o contedo e os comentrios

    permanecem. Contedo - Apaga o contedo (dados e frmulas) das clulas seleccionadas sem afectar os formatos

    ou comentrios. Comentrios - Apaga apenas os comentrios das clulas seleccionadas; o contedo e formatos das

    clulas permanecem.

    Anulao Mltipla 0 Excel permite anular at s ltimas 16 aces. Para anular as aces pode recorrer ao comando Anular {Undo}, do menu Editar ou utilizar as teclas Ctrl+Z.

    Pode ainda utilizar o respectivo boto, na barra de botes padro.

    Fig. 19. Anulao mltipla de vrias aces com o boto anular

    Inserir Linhas e colunas

    Para inserir uma linha, posicione o cursor na linha acima da qual pretende inserir. Por exemplo, se quiser inserir uma linha entre as linhas 3 e 4, deve posicionar o cursor na linha 4, tal como visualizado na imagem da pgina seguinte:

    Fig. 20. - Insero de uma Linha (1)

    F2

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    Em seguida, aceder ao menu Inserir (Insert) e seleccionar o comando Linhas (Rows), sendo a linha imediatamente inserida.

    Fig. 21. Menu Inserir

    Fig. 22.- Insero de uma Linha (2)

    Outras alternativas para a insero da linha:

    - Posicionar o apontador do rato sobre a linha e fazer clique no boto direito, acedendo ao menu rpido; seleccionar o comando Inserir -Linha inteira ou

    Fig. 23. - Insero de uma Linha (3)

    - teclar Ctrl "+" e seleccionar a opo Linha inteira.

    Para inserir uma coluna, posicione o cursor na coluna direita da qual pretende inserir. Por exemplo, se quiser inserir uma coluna entre as colunas B e C, deve posicionar o cursor na coluna C, tal como visualizado na imagem seguinte:

    Fig. 24. - Insero de uma Coluna (1)

    Em seguida, aceder ao menu Inserir e seleccionar o comando Colunas, sendo a coluna imediatamente inserida.

    Fig. 25. - Insero de uma Coluna (2)

    Para outras alternativas de insero de colunas, repetir o procedimento igual ao das linhas, substituindo as opes linhas por colunas.

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    Apagar Linhas e Colunas

    Apagar Linhas

    1. Seleccionar a(s) linha(s) pretendida(s)

    Fig. 26.- Apagar Linhas

    2. Aceder ao menu Editar {Edit} comando Eliminar {Delete}.

    Apagar Colunas

    1. Seleccionar a(s) coluna(s) pretendida(s):

    2. Aceder ao menu Editar {Edit} comando Eliminar {Delete}.

    Organizar o Ambiente de Trabalho

    Quando se est a trabalhar com vrias folhas de clculo em simultneo ou com folhas que contm bastante quantidade de dados, pode organizar-se o ambiente de trabalho de diversas formas.

    a) Dispor Janelas

    Para analisar dados que se encontram em duas ou mais folhas diferentes, utilize o comando Dispor do menu Janela.

    Seleccione uma das opes disponveis, Em Mosaico, Na Horizontal, Na Vertical ou Em Cascata.

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    Fig. 27. Exemplo de Dispor Janelas em Mosaico

    b) Dividir Janelas Quando se trabalha com folhas de clculo muito grandes estas podem-se dividir por vrias janelas. Desta

    forma pode visualizar seces diferentes da mesma folha em simultneo. Janela, comando Dividir.

    c) Fixar Painis

    Permite fixar uma parte da folha de clculo e movimentar as restantes clulas. Por exemplo, ao fixar a primeira linha de um mapa que contm os ttulos, pode introduzir os dados, estando sempre a visualiz-los, fixando essa linha. Para executar esta operao, seleccione uma clula da linha a seguir que pretende fixar e aceda ao menu Janela {Window), comando Fixar Painis.

    Fig. 28.- Fixar painis

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    Para libertar os painis, aceda ao menu Janela, comando Libertar painis.

    Fig. 29. - Libertar painis

    A partir deste momento, para uma melhor compreenso da elaborao da folha de clculo, ser construdo um exemplo que vamos recorrer ao longo deste manual.

    Exerccio: Exemplo com a sua forma definitiva:

    Fig. 30. Quadro (exemplo) na folha de clculo a construir

    Redimensionar as Colunas e Linhas

    Ao iniciar a digitao do exemplo, os dados inseridos na primeira coluna ultrapassam a sua largura. Para alterar a largura da coluna:

    1. Posicionar o cursor numa clula dessa coluna. 2. Aceder ao menu Formatar, seleccionar o comando Coluna e a opo Largura. 3. Surge a seguinte caixa de dilogo onde deve indicar a nova dimenso (o valor predefinido 8,43):

    Fig. 31. - Alterao da Largura da Coluna

    Claro que ser muito mais simples visualizar a alterao da largura da coluna:

    1. Posicione o apontador do rato entre as colunas A e B, at o apontador do rato ficar com a forma visualizada na imagem da pgina seguinte.

    2. Pressione o boto esquerdo do rato e, sem o largar, altere a largura da coluna A.

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    Fig. 32.- Alterao da Largura da Coluna com o rato

    Tambm pode redimensionar a altura das linhas, atravs dos mesmos processos atrs referidos, com a diferena de que dever posicionar o cursor do rato entre os nmeros referentes (s) linha(s) que pretende

    redimensionar at surgir o cone: . Depois s arrastar o cursor at atingir a altura da linha que pretende.

    Copiar e Mover Clulas

    As operaes de Copiar e Colar {Copy & Paste} podem ser executadas quer atravs do menu Editar, quer atravs dos respectivos botes ou teclas rpidas (Ctrl+C, Ctrl+V).

    Copiar 1. Seleccionar a(s) clula(s) a ser(em) copiado(as); 2. Abrir o menu Editar (Edit) e seleccionar o comando Cpia. OU

    Fazer clique no boto da barra de ferramentas padro. OU Premir em simultneo as teclas CTRL + C. OU

    Premir o boto direito do rato sobre a seleco e escolher a opo Cpia;

    3. Colocar o cursor na(s) clula(s) de destino e seleccionar o comando Colar. OU Colocar o cursor na(s) clula(s) de destino e fazer clique no

    boto da barra de ferramentas padro. OU No destino, premir em simultneo as teclas CTRL + V. No destino, premir o boto direito do rato e seleccionar Colar.

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    Microsoft ExcelMicrosoft ExcelMicrosoft ExcelMicrosoft Excel Formador: Victor Veiga 20

    Outras possibilidades de copiar/mover:

    - Mover o contedo de uma clula arrastando-a para outra posio posicionar o cursor na extremidade da clula at surgir uma cruz com quatro direces e clicar no boto esquerdo do rato, manter premido, e s largar quando estiver no destino:

    Fig. 33.- Mover Contedo da Clula com o Rato

    - Copiar o contedo de uma clula, pressionando a tecla Ctrl e arrastando para outra posio:

    Fig. 34. - Copiar Contedo da Clula com o Rato

    Tambm pode, por exemplo, copiar uma frmula de uma clula para outras clulas adjacentes, simplesmente arrastando com o rato. Para tal, deve colocar o cursor na extremidade inferior direita da clula que quer copiar at surgir a ala de arrastamento (uma pequena cruz)

    .

    Copiar e Mover Clulas para Outra Folha

    possvel copiar e mover clulas entre duas Folhas de um mesmo Livro {Book}.

    Para isso deve: 1. Seleccionar as clulas a mover/copiar.

    2. Pressione a tecla Alt (mover) ou Alt + Ctrl (copiar) e sem a(s) largar arraste essas clulas para a folha pretendida:

    Fig. 35.- Mover clulas para outra folha

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    Frmulas e Funes

    Criao de Frmulas

    As frmulas no Excel tm como objectivo efectuar um (ou vrios) conjunto(s) de clculos sobre os dados. Esses clculos, que podem ser simples (como uma adio) ou complexos (equaes matemticas), so inseridos numa clula, sendo visualizado apenas o seu resultado.

    Uma frmula no Excel deve comear sempre com um sinal de igual (=). Por exemplo, a seguinte frmula multiplica 2 por 3 e depois soma 5 ao resultado: =2*3+5

    Para montar uma frmula deve-se observar a regra matemtica para as prioridades das operaes. Se na frmula no colocarmos parnteses ( ) o Excel ir aplicar a regra matemtica. Primeiro ser considerado a potenciao, depois a multiplicao, diviso, soma e por fim a subtraco. Observe no exemplo a seguir que usaremos as mesmas operaes, mas podem-se obter resultados diferentes: = 2+2*5 - o resultado ser 12. = (2+2)*5 - o resultado ser 20.

    Quando usamos parnteses, este passa a ter prioridade sobre as demais operaes. Os elementos mais usuais numa frmula so operadores, endereos (coordenada da clula) e valores constantes:

    Operador: um sinal ou smbolo que especifica o tipo de clculo a executar numa expresso. Constante: um valor que no calculado e por isso no alterado. Por exemplo, o nmero 5000 e o texto "Comisso" so constantes. Uma referncia ou um valor que resulte de vrias referncias calculadas no so uma constante.

    Operadores

    Numa frmula, os operadores indicam qual (ou quais) a(s) operao(es) que pretendemos efectuar e as respectivas referncias:

    TIPOS DE OPERADORES OPERADOR EXEMPLOS + Adio - Subtraco / Diviso * Multiplicao % Percentagem

    Aritmticos

    ^ Exponenciao

    15000*16%

    =(C10*12)/14

    =B3*120+4^3

    = Igual > Maior < Menor >= Maior ou igual =10000 (devolve o valor VERDADEIRO ou

    FALSO, de acordo com a condio)

    : Intervalo: conjunto de clulas compreendidas entre dois endereos. Endereo ou

    Referncia ; Unio entre um conjunto de clulas A1:A10

    A1;A10;A12

    Texto & Concatenao: juno de dois ou mais conjuntos de texto. =G10&G11 =C12&"horas"

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    As Referncias

    A utilizao de referncias nas frmulas, ao invs de utilizar valores constantes, permite que, sempre que exista alterao nos valores que influenciam a frmula, o resultado apresentado seja automaticamente actualizado.

    Frmulas com Referncias Relativas

    So as que se referem, no Excel, s coordenadas das clulas nas frmulas. No nosso exemplo (ver pg.16), a clula B7 ir conter uma frmula para somar os valores das clulas B5 e B6. Se digitssemos a frmula =5000+0, embora o total fosse correcto, qualquer alterao nesses valores no o influenciaria. Deste modo, a frmula correcta ser:

    =B5+B6

    Algumas das formas para inserir a frmula (em relao ao exemplo):

    - Utilizando o teclado: 1. Posicionar o cursor na clula pretendida (B7) 2. Digitar a frmula =B5+B6

    - Utilizando o rato: 1. Posicionar o cursor na clula pretendida (B7) 2. Digitar "=" 3. Fazer um clique na clula B5 4. Digitar "+" 5. Fazer um clique na clula B6 6. Premir a tecla EEnntteerr

    Ao inserir a frmula ir verificar que o resultado imediatamente apresentado na clula. No esquea que esse valor no o contedo da clula, sendo este apresentado na barra das frmulas.

    Designam-se referncias relativas tambm porque ao copiar esta frmula para as linhas seguintes, as suas referncias alteram-se, adaptando-se s novas coordenadas. Este procedimento evita que o utilizador digite n vezes frmulas idnticas. Iremos optar por copiar a frmula da clula B7 para as clulas C7 a E7, atravs de qualquer um dos processos de cpia j exemplificados anteriormente (ver pgina 18).

    Pode ainda copiar utilizando apenas o auxlio do rato:

    1. Seleccione a clula B7. 2. Posicione o apontador do rato (+) no canto inferior direito da clula seleccionada e arraste-o na direco

    das clulas para onde pretende copiar (C7...E7).

    Dizemos ento que a frmula =B5+B6 possui referncias relativas, porque ao ser copiada para as linhas seguintes, as suas referncias alteram-se, adaptando-se s novas coordenadas e fazendo com que o utilizador no tenha de digitar vrias frmulas idnticas.

    Fig. 36. - Copiar a Frmula para outras Clulas

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    Copie a frmula que permitiu somar o Total de Receitas para as clulas onde pretende que surja a soma do Total de Despesas.

    Frmulas com Linguagem Natural

    Mais fcil do que utilizar as referncias das clulas, utilizar os nomes dos itens que constituem o mapa que se est a construir. Por exemplo, para calcular o Saldo a frmula seria a seguinte:

    Fig. 37.- Frmulas com Linguagem Natural

    NOTA! Para poder utilizar esta funcionalidade, dever activar a opo Aceitar rtulos em frmulas, que se encontra no menu Ferramentas, separador Clculo e comando Opes.

    No s torna as frmulas mais fceis de criar, como de analisar, sem ser necessrio atribuir nomes s clulas.

    Frmulas com Referncias Absolutas

    Nem sempre possvel utilizar a cpia das frmulas e a sua consequente adaptao a novas coordenadas de forma to directa. Considerando o exemplo "Mapa de Comisses", pretende-se calcular o "Valor da Comisso", tendo em conta a percentagem de comisso a que os vendedores tm direito, com base no seu volume de vendas.

    Fig. 38. - Frmulas com Referncias Absolutas (1)

    Se na clula C5 fosse digitada a frmula =B5*C3, o resultado estaria correcto, pois: 1250*0,05 = 63

    No entanto, se tentar copiar essa frmula para a coluna seguinte, ir verificar que o valor difere do apresentado na figura seguinte. Isto porque a adaptao feita frmula copiada para a clula C6 deu origem frmula =B6*C4. Como o utilizador pretende que exista uma adaptao s novas linhas, mas a multiplicao seja sempre feita pela clula C3 (os 5% valor constante), deve indic-la como uma referncia absoluta, pelo que a frmula correcta a inserir na clula C5 ser:

    =B5*$C$3 ou =B5*C$3 A referncia absoluta difere da relativa devido aos smbolos $ nela inseridos. A colocao destes smbolos pode ser feita atravs da sua simples digitao ou posicionando o cursor na referncia constante pretendida e premindo a tecla F4. Deste modo, j possvel copiar a frmula para as clulas seguintes, sem existirem erros resultantes da sua adaptao s novas linhas.

    Fig. 39. - Frmulas com Referncias Absolutas (2)

    Comisso 5%

    Nome Volume de

    Vendas Valor da

    Comisso Joo Dias 1.250 63 Ana Pinto 1.600 80 Fernado Fragoso 850 43 Paula Pires 1.500 75

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    Utilizao de Funes

    O Excel possui um conjunto bastante vasto de funes com aplicao especfica. As funes so muito vantajosas para o utilizador, pois permitem diminuir o tempo gasto na elaborao de frmulas, assim como os eventuais erros na sua concepo.

    As funes do Excel agrupam-se em:

    Estatstica Base de dados Data e hora

    Financeiras

    Informao Lgica Consulta e referncia Matemtica e trigonometria Texto

    As funes do Excel tm a seguinte sintaxe:

    = nomedafuno (argumentos)

    Os tipos de argumentos variam de funo para funo e em relao s necessidades de clculo do utilizador.

    Alguns exemplos de funes do Excel:

    Funo Sintaxes (+ utilizadas) Exemplo(s) Data/Hora: Hoje =HOJE() Data corrente =Data corrente (n srie)

    Financeiras: Pgto =PGTO(taxa;nper;va;vf;tipo) =Pgto(15%/12;10*12;-10000)

    =Pgto(B4/12;C4*12;D4) Pagamentos por Perodo Quantia mensal a pagar, a uma taxa de 15% ao

    ano, durante 10 anos, para um emprstimo inicial de 10000.

    Consulta e Referncia: ProcV =ProcV(E12;1310:C15;2) =ProcV(val_proc;matriz_tabela;num_

    ndice_coluna;) Pesquisa Vertical

    Procura o valor contido em E12 na tabela B 10:C15; ao encontr-lo, devolve o dado correspondente que se encontra na coluna 2.

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    Estatstica: Mdia = Mdia(G10:G16)

    = Mdia (nm1;nm2;...) = Mdia(H10;H12;H14)

    Mdia Aritmtica (simples) Mdia aritmtica simples dos valores especificados.

    Contar = Contar(valor1;valor2;) =Contar(G10:G16)

    Contador Conta o nmero de clulas preenchidas, numa lista de argumentos

    Contar.se CONTAR.SE(intervalo;critrios) =CONTAR.SE(D5:D12;">=10")

    Contador condicional Conta o nmero de clulas de um intervalo que respeitam uma dada condio. No exemplo, devolve o n de clulas com o valor >= a 10.

    Mximo =Mximo (intervalo) = Mximo(G10:G16) = Mximo(nm1;nm2;...) = Mximo(H10;H12;H14)

    Mximo Valor mximo numa lista de valores ou nos valores especificados.

    Mnimo =Mnimo(Intervalo) = Mnimo(G10:G16) = Mnimo(H10;H12;H14) MNIMO(nm1;nm2;...)

    Mnimo Devolve o valor mnimo de um conjunto de valores. Ignora valores lgicos e texto.

    Permutar =Permut(num;nm_escolhido) =Permut(10;2) = Permut(D14;E14)

    Permutaes Devolve o nmero de permutaes para um dado nmero de objectos que pode ser seleccionado de entre a totalidade dos objectos.

    Matemticas e Trigonomtricas: Combin =COMBIN(nm;num_escolhido) =Combin(10;2)

    =Combin(D 14;E 14)

    Combinaes Devolve o nmero de combinaes para um determinado conjunto de itens.

    Potncia =Potncia(num;potncia) =Potncia(5;3) =Potncia(D14;E 14)

    Potncias Potncias Produto =Produto(nm1;nm2;...;num) =Produto(10;2;5)

    =Produto(A6;B6;C6)

    Produtos Produto de n nmeros Soma =Soma(intervalo) =Soma(G10:G16)

    =Soma(nm1;nm2;...) =Soma(H10;H12;H14) Somatrio Somatrio dos valores.

    Continuando o nosso exemplo, torna-se necessrio calcular a mdia, utilizando a funo correspondente. Utilizando como exemplo o clculo da mdia de Volume de Vendas na coluna B do Mapa de Comisses (pg.20), para construir uma funo no Excel, pode optar por duas alternativas:

    - Digitar toda a sintaxe da funo na clula onde a pretende inserir.

    - Utilizar o comando Funo, do menu Inserir ou o respectivo boto.

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    Considerando a ltima opo:

    1. Posicione o cursor na clula onde pretende inserir a funo.

    2. Faa clique no boto; ir surgir a caixa de dilogo Inserir Funo:

    3. Seleccione a funo Mdia e faa um clique em Ok. 4. Surge uma segunda caixa de dilogo onde se pode seleccionar (ou digitar) o intervalo que contm os valores. 5. Como pode verificar, o resultado da frmula apresentado na prpria caixa de dilogo:

    As caixas de dilogo que aceitam referncias de clulas tm um boto que permite fech-las, de modo a que no atrapalhem enquanto se esto a seleccionar as clulas pretendidas.

    Para voltar a visualizar a caixa de dilogo em tamanho normal, pode recorrer ao seguinte boto: Para fazer um simples somatrio, pode ainda utilizar o respectivo boto na barra de ferramentas Padro:

    Uma das novidades do Excel XP, que ao pressionar na seta ao lado do somatrio, acedemos a mais funes de forma rpida.

    Seleccionar as funes de estatstica

    Seleccionar a funo Mdia

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    Para copiar a funo de clculo da mdia para as clulas adjacentes, a forma mais simples utilizar o rato, fazendo a cpia com o preenchimento automtico, como exemplificado na figura seguinte:

    Tambm pode faz-lo atravs dos mtodos de cpia normais, j explicados anteriormente (pgina 18).

    Para facilitar ainda mais a introduo de funes, na barra de frmulas, o Excel tem uma paleta que d acesso a uma lista pendente, que aparece aps digitar o sinal de =. Nesta encontrar as funes que so mais utilizadas por si, sendo de fcil acesso para qualquer utilizador.

    Fig. 40. - Paleta de Funes mais Utilizadas

    Existem uma grande quantidade de funes, cada uma responde a diferentes necessidades de clculo. Cada utilizador as utilizar, ou no, dependendo da sua rea de trabalho. No Anexo deste manual, poder ver uma descrio detalhada de mais algumas funes disponveis no Excel, por categoria.

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    Mais sobre frmulas e Funes

    Frmulas com Endereos Relativos A utilizao de endereos nas frmulas, em vez de valores constantes, permite que, sempre que exista alterao nos valores que influenciam a frmula, o resultado apresentado seja automaticamente actualizado

    Exemplo:

    1. Seleccione a clula onde

    pretende efectuar o clculo. 1. Seleccione a clula onde pre-tende

    efectuar o clculo. 2. Digite a frmula. 2. Digite o sinal de =. 3. Confirme. 3. Faa um clique na clula B3.

    4. Digite o operador +. 5. Clique na clula C3. 6. Confirme.

    Dizemos ento que a frmula possui endereos relativos, porque ao ser copiada para as linhas seguintes, os seus endereos alteram-se, adaptando-se s novas coordenadas e fazendo com que o utilizador no tenha de digitar vrias frmulas idnticas.

    Frmulas com Endereos Absolutos

    Nem sempre possvel utilizar a cpia das frmulas e a sua consequente adaptao a novas coordenadas, de forma directa.

    A figura seguinte, na coluna E pretende-se calcular o valor total com 5% de desconto a pronto pagamento (P.P.)

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    Se tentar copiar esta frmula para a linha seguinte ir verificar que o valor difere do que realmente deveria resultar do clculo. Isto porque a adaptao feita frmula copiada para a clula E6 deu origem frmula =D6*(1-E3), quando na realidade deveria ser =D6*(1-E2).

    Pretende-se, ento, que exista uma adaptao s novas linhas, mas a multiplicao seja sempre feita pela clula E2. Deve-se, para isso, indic-la como eum endereo absoluto, pelo que a frmula correcta ser: =D5*(1-$E$2).

    O endereo absoluto difere do relativo, devido aos smbolos $. A colocao destes smbolos pode ser feita atravs da simples digitao ou pressionando a tecla F4.

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    Funes

    Uma funo de EXCEL uma frmula pr-concebida com uma aplicao especfica.

    As funes so vantajosas porque permitem diminuir o temo gasto na elaborao de frmulas, assim como os eventuais erros na sua elaborao.

    O EXCEL possui 259 funes agrupadas por: Base de dados (Database & List management) Data e hora (Date & time) Financeiras (Financial) Informao (Information) Lgicas (Logical) Consulta e referncia (Lookup & Reference) Matemticas e trigonometria ( Math & trigonometry) Estatstica (Statistical) Texto (Text)

    Podemos aceder janela das funes atravs da instruo Inserir/Funo ou do boto mas tambm possvel utilizar o boto da Soma Automtica

    Na janela das funes podemos seleccionar a categoria onde pertence a funo que desejamos usar (Ex: Lgica) ou optar por visualizar todas as funes por ordem alfabtica (Todas) ou ainda aceder ao grupo das ltimas funes utilizadas (Recm-utilizadas).

    Podemos tambm criar as nossas prprias funes utilizando a opo Definidas pelo utilizador.

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    As funes do EXCEL tm a seguinte sintaxe:

    =NomedaFuno(argumentos)

    Regras sobre Funes Iniciam sempre pelo smbolo = Contm a seguir o nome da funo Os argumentos da funo indicam-se entre parntesis Os argumentos so separados pelos smbolos , ou ; (dependendo da configurao do

    Windows) ou ainda :

    Por exemplo o total da clula D4:

    1. Digite o sinal de =, escreva o nome da funo (Soma) e o primeiro parntesis.

    2. Com o rato seleccione a rea de clulas que se pretende somar (B4 a B7).

    3. Confirme .

    Soma Automtica

    O EXCEL proporciona-lhe em modo automtico de efectuar uma soma de um grupo de clulas. Para isso execute os seguintes passos:

    Tipos de Argumentos: Valor Constante

    Endereo (relativo ou absoluto) rea de clulas (range)

    Texto (sempre entre aspas)

    ATENO! INSTALAO DE SUPLEMENTOS Inicialmente, o Excel no apresenta todas as funes disponveis. Para a utilizao de algumas funes mais especficas necessrio instalar o suplemento Ferramentas de Anlise. Aceda ao men Ferramentas, comando Suplementos e na caixa de dilogo que surge active a opo Ferramentas de Anlise.

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    1. Seleccione a rea de clulas que pretende somar, mais uma, ou seja, o grupo de clulas onde se encontram os valores a somar, mais uma clula (em branco) onde ir ser colocada a soma das clulas anteriores.

    2. Clique no boto Soma automtica (AutoSum) na barra de ferramentas.

    Copiar funes para clulas adjacentes Para copiar a funo de clculo para as clulas adjacentes proceda do seguinte modo:

    1. Seleccione a clula que contm a frmula (funo). 2. Com o rato em

    forma de cruz pequena no canto inferior direito da clula seleccionada, clique sem levantar a tecla do rato, e arraste para as clulas para onde pretende copiar a frmula ou funo.

    Aps arrastar a marca, surgir junto ao canto inferior direito da rea preenchida um boto que permite seleccionar outra opo de preenchimento, conforme representado nas imagens seguintes:

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    Visualizao automtica do resultado de funes

    O EXCEL efectua automaticamente clculos de um conjunto de valores resultantes de funes matemticas e estatsticas, sem que para isso o utilizador tenha de inserir a respectiva funo numa clula.

    Este resultado encontra-se na barra de estado.

    Exemplo:

    Para alterar a funo a ser utilizada, execute um clique com a tecla do lado direito do rato sobre a barra de estado e seleccione a funo que pretende para o clculo automtico.

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    Atribuir um Nome a Clulas Quando est a construir uma folha de clculo, torna-se mais fcil identificar uma clula ou conjunto de clulas por nomes. Os nomes tornam as frmulas mais fceis de ler, reduzindo a probabilidade de escrever uma frmula incorrecta, pois referencia o nome da clula e no o seu endereo.

    Uma vez definido o nome, pode us-lo em funes e frmulas do mesmo modo que fazia referncia a uma clula.

    Definir um nome

    Para definir um nome para uma clula:

    1. Seleccione a clula a que deseja atribuir um nome. 2. Seleccione o menu Inserir (Insert), comando Nome (Name) e opo Definir (Define).

    3. Digite o nome que pretende atribuir clula na caixa Nomes no Livro (Names in Book) 4. Clique no boto OK.

    Repare que na caixa de endereos ( esquerda da barra de frmulas), passou a constar o nome da clula:

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    Apagar um nome

    Caso queira apagar um nome previamente definido:

    1. Seleccione o comando Definir dentro da opo Nome do menu Inserir. 2. Seleccione o nome a apagar na caixa de listagem e clique no boto Eliminar (Delete).

    Todas as clulas que referenciam o nome a ser apagado, mostraro uma mensagem de erro.

    Introduzir um Nome numa Frmula

    Atravs da utilizao do comando Colar (Paste) da opo Nome (Name) no menu Inserir (Insert) podemos visualizar todos os nomes definidos na Folha de clculo.

    Basta seleccionar um dos nomes, clicar no boto OK e continuar a escrever a frmula.

    Exemplo:

    Pretende-se calcular o desconto ( taxa de 10%) efectuado durante o primeiro semestre.

    1. Atribua um nome clula que ir conter a taxa de desconto e um nome ao total do 1 Semestre. 2. Digite o sinal de "=". 3. Abra o menu Inserir/Nome (Insert/Name). 4. Escolha o comando Colar (Paste). 5. Seleccione o nome que pretende para a frmula e clique no boto OK. 6. Digite o operador *. 7. Repita a operao do ponto 4. E 5.. 8. Confirme o contedo da clula.

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    Funes Estatsticas Mdia (AVERAGE) Calcula a mdia aritmtica de um conjunto de valores.

    Sintaxe da Funo

    MDIA(nm1; nm2; ...)

    Nm1; nm2;... Intervalos para os quais se pretende clacular a mdia. Deve ter-se em conta que clulas com o valor nulo sero consideradas.

    Exemplo de utilizao da funo Mdia.

    No caso da mdia dos Km percorridos, podemos utilizar o mtodo descrito na Soma Automtica ou colocar o cursor na clula C7 e seleccionar, no boto Soma Automtica, a opo Mdia. Nesta situao as clulas com valores juntas a C7 sero automticamente seleccionadas bastando confirmar com a tecla Enter.

    No caso da mdia total vamos optar por utilizar a janela da funo, conforme descrito na pg.20. Em primeiro lugar devemos estar situados na clula D7 e aps aceder funo surge o grupo de clulas D4:D6 na caixa Num1, bastando em seguida confirmar no boto OK.

    O resultado final ser o seguinte:

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    NOTA

    Os mtodos e procedimentos indicados neste exemplo so aplicveis a outras funes estatsticas como por exemplo; CONTAR, MXIMO e MNIMO e tambm no caso da funo aritmtica SOMA.

    Contar.se (COUNTIF) Conta o nmero de clulas, no intervalo indicado, segundo um critrio.

    Sintaxe da Funo

    CONTAR.SE(intervalo; critrios)

    Intervalo rea onde esto os dados que se pretendem analisar Critrios Condio que limita a contagem

    Exemplo de utilizao da funo Contar.Se.

    Pretende-se saber quantos alunos tiveram nota superior ou igual a 10 e quantos tiveram nota inferior a 10. Para tal iremos aplicar duas funes Contar.Se respectivamente nas clulas B11 e B12.

    1. Para comear devemos estar situados na clula B11 2. Em seguida acedemos janela da funo. 3. Deveremos ento seleccionar as clulas que

    desejamos contar (Intervalo) B22:B30. 4. Em seguida especificamos exactamente que tipo de

    clulas pretendemos contar, na rea prviamente seleccionada, indicando o contedo que nos interessa (Critrio) >=10.

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    Para a clula B12 repetimos os passos acima indicados alterando apenas o Critrio para a condio

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    MED (MEDIAN) Calcula a mediana, ou seja, o valor que divide a amostra (conjunto de valores) em duas parte iguais (com o mesmo nmero de elementos para cada lado).

    Sintaxe da Funo

    MED(nm1; nm2; ...)

    Nm1; nm2; ... Intervalos de valores para os quais se pretende calcular a mediana

    ATENO! VALORES NULOS E VALORES ZERO Em vrias funes necessrio ter em conta a diferena existente entre clulas vazias e as que contm valores zero: ao contrrio destas, as primeiras no so consideradas. Active a opo Valores Zero do Separador Ver, comando Opes, men Ferramentas, de modo a visualizar os valores zero.

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    Sries As sries so uma ferramenta muito til em determinadas situaes, como, por exemplo, quando precisamos de um conjunto de clulas preenchidas com valores ou datas sequenciais ou com um determinado intervalo. Podemos ento recorrer s sries para fazer o preenchimento automtico desses dados.

    Na maior parte dos casos basta digitar os dois primeiros nmeros da srie que se pretende criar, em clulas contguas, seleccion-los e, utilizando o ponto de preenchimento (+), arrastar na direco pretendida, de forma a criar a srie.

    No caso dos valores numricos ter de pressionar a tecla Ctrl enquanto arrasta o ponto de preenchimento, para que o valor seja incrementado (neste caso, em 1 valor), ou ento, introduzir os dois primeiros valores da srie a criar, conforme a figura:

    Tambm possvel definir o tipo de srie que ns queremos atravs do menu EditarPreencherSrie:

    Seleccionando a opo Srie surge a seguinte caixa de dilogo onde se pode seleccionar as opes que vo permitir construir a srie.

    Fig. 41. - Caixa de Dilogo "Sries"

    As sries podem ser construdas em Linhas ou em Colunas, de acordo com um determinado tipo (linear, crescimento,...) e tendo em conta um determinado Valor do Incremento (valor constante que vai definir a evoluo dos dados da srie, pode ser positivo, negativo ou fraccionrio). Pode, ainda, impor-se um limite de dados numa srie atravs da opo Limite.

    Para utilizar este comando, introduza o 1 valor, depois seleccione as clulas a preencher e escolha a opo srie.

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    Tipos de Sries

    Sries do Tipo Linear e Crescimento Numa srie linear, os valores aumentam ou diminuem de acordo com um valor constante (incremento).

    Fig. 42. - Exemplos de Sries Lineares

    Numa srie de crescimento, os valores so multiplicados por um factor (incremento X) constante.

    Fig. 43. - Exemplo de Sries de Crescimento Sries do Tipo Data

    Quando cria uma srie de datas, as datas so incrementadas por um valor (incremento X) constante.

    Fig. 44.- Exemplos de Sries de Datas

    Nota: Neste tipo de srie ter de escolher qual a unidade de data que pretende.

    Sries de Preenchimento Automtico

    O preenchimento automtico repete logicamente os dados digitados nas clulas, por exemplo: Tri3, Tri4; T1,T2,T3....; 1Perodo, 2Perodo, 3Perodo. Este pode ser usado directamente na folha de clculo arrastando o ponto de preenchimento ou atravs da opo Preenchimento Automtico, da caixa de dilogo Srie.

    1 1 100 2 3 95 3 5 90 4 7 85 5 9 80

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    Construo de Listas de Dados Outra potencialidade do Excel a facilidade com que se podem construir listas de dados; por exemplo, se faz parte da rotina de trabalho a utilizao de uma lista de cidades, esta pode ser criada atravs da opo Listas Personalizadas, do menu Ferramentas, comando Opes:

    Fig. 45. - Criao de Listas Personalizadas atravs do menu Ferramentas

    Para inserir uma nova lista, tal como est representado na Fig.45, basta que:

    1. Faa um clique sobre a frase Nova Lista na caixa Listas Personalizadas. O cursor posiciona-se na caixa Entradas da Lista.

    2. Digite os dados separados por vrgulas e faa clique sobre o boto Adicionar.

    3. Agora s digitar o primeiro nome da lista numa clula e arrastar o ponto de preenchimento, veja o resultado.

    Formatao da Folha de Clculo

    Alinhamentos

    Quando queremos formatar o alinhamento do texto ou nmeros das clulas, podemos faz-lo atravs da barra de formataes ou do menu Formatar {Format}. Cada clula considerada um "universo" parte, podendo ser formatada de forma diferente de todas as outras clulas da folha de clculo.

    Para centrar texto em algumas clulas da folha de clculo:

    1. Seleccionar as clulas e aceder ao menu Formatar {Format}, comando Clulas (Cells), opo Alinhamento, surgindo a seguinte caixa de dilogo:

    Fig. 46.- Caixa de Dilogo de Formatao das clulas - Alinhamento

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    Torna-se mais simples fazer apenas um clique no boto Ao centro

    da barra de formatao, no entanto este boto no centra na vertical, sendo apenas possvel faz-lo atravs da formatao de clulas.

    A opo Unir e Centrar extremamente til para centrar ttulos numa folha de clculo. O texto deve ser digitado na primeira clula do intervalo em que pretende centrar.

    1. Seleccionar as clulas (todo o intervalo de clulas em relao ao qual pretende centrar e unir). 2. Fazer clique no boto: (localizado na barra de formatao)

    A possibilidade de apenas unir (sem centrar) duas ou mais clulas adjacentes permite eliminar as restries impostas pela grelha da prpria folha de clculo. As clulas unidas so transformadas numa nica clula e podem ser trabalhadas como tal, quer a nvel de formataes, quer a nvel da sua utilizao nas frmulas.

    Para proceder unio de clulas, primeiro necessrio seleccion-las e, em seguida, aceder ao menu Formatar, comando Clulas, separador Alinhamento, opo Unir clulas:

    Orientao do Texto

    No Excel pode fazer a rotao do texto dentro das clulas no ngulo que pretender. Desta forma, pode poupar espao horizontalmente.

    Para aplicar a rotao do texto, seleccione as clulas que iro ser afectadas e aceda ao menu Formatar, comando Clulas, separador Alinhamento, opo Orientao:

    Pode ver o efeito produzido na seguinte figura:

    Fig. 47.- Orientao do Texto nas Clulas

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    Moldar o Texto Quando o texto que se pretende colocar numa clula, ocupa muito espao, possvel mold-lo. Desta forma a clula aumenta em altura e diminui em largura. Veja as figuras seguintes:

    Fig. 48. - Moldar o Texto na Clula

    Formatao Numrica

    Depois de inserir os valores e criar as frmulas e funes, utilizamos a formatao numrica para dar a apresentao pretendida.

    Categorias de formatao numrica disponveis no Excel: Geral Nmero Moeda Contabilidade Data Hora Percentagem Fraco Cientfico Texto Especial

    As formataes a aplicar sobre um determinado valor permitem represent-lo de vrias formas, como no exemplo seguinte:

    Valor inserido na clula: 2500

    Formataes

    Para aplicar a formatao numrica seleccione a zona a formatar, aceda ao menu Formatar {Format}, comando Clulas {Cells}, opo Nmero, escolhendo na caixa de dilogo a seguir apresentada o tipo de formatao pretendida:

    Pode tambm utilizar a barra de formataes como alternativa aos menus (pgina seguinte):

    Total do 1 Trimestre

    Categoria Resultado Descrio Nmero 2500,00 (Decimais = 2) Nmero 2.500 (Separador dos milhares e decimais = 0) Moeda 2.500 (Com unidade monetria e decimais = 0) Cientfico 2,50E+03 (Com decimais = 2)

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    Como exemplo, aplicmos nossa folha um formato "Euro".

    Limites

    A aplicao de traos verticais e horizontais numa folha de clculo um dos elementos mais importantes na sua apresentao. As linhas a tracejado muito fino que j existem na folha de clculo so designadas por Linhas de Grelha {Gridlines} mas normalmente no so impressas pela impressora, a no ser que o indiquemos. Em alguns casos, ser at aconselhvel eliminar as linhas de grelha, pois facilita a percepo visual na construo dos limites. Para isso, deve aceder ao menu Ferramentascomando Opes, desactivando as Linhas de Grelha:

    Fig. 49.- Desactivar a Visualizao das Linhas de Grelha

    Os limites so colocados em relao a uma clula ou a um conjunto de clulas. Etapas para colocar os limites:

    1. Seleccione a(s) clula(s) a enquadrar.

    2. Na barra de ferramentas de formatao, utilize o boto Limites (Borders) e seleccione a opo Todos os limites {All Borders}.

    3. Seleccione agora as clulas que iro ficar com uma linha de limite diferente.

    4. Ou ento, execute esta operao atravs do menu Formatar e seleccione o comando Clulas, opo Limite. Surge a seguinte caixa de dilogo:

    Fig. 50.- Aplicao de Limites atravs dos Menus

    5. Seleccione o tipo de linha a aplicar (Estilo) e a sua posio (Limite).

    Nome Volume de Vendas

    Valor da Comisso

    Joo Dias 1.250 63 Ana Pinto 1.600 80 Fernando Fragoso 850 43 Paula Pires 1.500 75

    Clicar nos limites

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    Meses Filiais Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio JunhoOlho 4.000 3.500 2.800 4.500 5.200 4.200 Portimo 3.100 3.800 4.300 4.900 3.600 4.100 Lagos 2.400 2.900 2.400 2.100 2.500 3.100 Tavira 3.400 3.600 3.000 4.100 4.600 5.000

    Fig. 51.- Aplicao de Limites

    Cores e Sombreados

    Para aplicar cores, deve seleccionar a(s) clula(s) pretendida(s), aceder ao menu Formatar, comando Clulas, opo Padres; surge a seguinte caixa de dilogo:

    Fig. 52.- Alterao da Cor do Contedo das Clulas

    Basta clicar no quadrado da cor que pretende aplicar (s) clula(as) que seleccionou.

    Formatao Automtica

    Esta ferramenta contm formataes que