Manual Memorando Eletrônico

1 – Acesso ao sistema

Para acessar o GRP Homologação, abrir o navegador e digitar o seguinte endereço:

http://nfehomologacao.saoleopoldo.rs.gov.br

Clicar em Login.

Preencher usuário e senha, e depois clicar em Entrar.

Será exibida uma primeira lista que são os programas mais acessados pelo usuário, para

acessar basta clicar no programa. Abaixo há uma lista de pastas azuis, que são os grupos de

programas, ao clicar sobre a pasta é exibida a lista de programas.

No canto direito superior da tela há um campo para busca rápida de programas, é possível

acessar qualquer programa, para tanto basta preencher o campo com alguma palavra contida

no nome do programa conforme exemplo abaixo.

Caso o menu de pastas e programas seja fechado, para visualizá-lo novamente clicar sobre o

botão conforme imagem abaixo.

2 - Abertura de Memorando

Para criar um novo memorando, abrir a pasta Processos, clicar na opção Abertura de

Protocolo e depois clicar em Criar.

Será apresentado o seguinte formulário:

Os seguintes campos devem ser preenchidos:

Tipo – Deve-se selecionaro tipo Memorando.

Grupo – O grupo é apenas uma forma de organizar os assuntos.

Assunto – É a classificação do memorando de acordo com matéria de que se trata. Há uma

relação de dependência entre o campo Grupo e o Assunto, o grupo selecionado determina os

assuntos disponíveis.

Os seguintes grupos e assuntos estão cadastrados no sistema:

GRUPO ASSUNTO

Jurídico Parecer Jurídico

Leis e Decretos

Financeiro

Notas Fiscais

Empenhos

Contabilidade

Comunicação Informativo

Reclamação

Administrativo

Portarias

Patrimônio

Almoxarifado

Arquivo Municipal

Compras

Licitações

Contratos

Projetos

Recursos Humanos

Departamento de Pessoal

Recrutamento e Seleção

Desenvolvimento Funcional

Origem - Indica o departamento em que o memorando será criado. Serão listados todos os

departamentos onde o usuário possui acesso. É possível configurar um departamento padrão

para cada usuário.

Próximo - Indica o departamento para o qual o memorando será encaminhado.

Síntese - Campo onde será feita a descrição da solicitação.

Inscrição – Neste campo é selecionada a pessoa requerente, é obrigatório que a mesma esteja

cadastrada no Cadastro Geral. Deve-se preencher o campo com a inscrição da pessoa no

cadastro geral e teclar TAB. Caso não se saiba a inscrição, pode-se utilizar o filtro clicando na

lupa.

No filtro, preencher o nome e clicar em Filtrar. O nome pode ser colocado entre percentuais

para tornar a busca menos restritiva. Depois é só clicar sobre um dos registros que foram

localizados, então todas as informações do requerente serão preenchidas no formulário de

abertura do memorando.

Alguns campos opcionais:

Prioridade - É possível definir uma prioridade de atendimento, que pode ser Alta, Média ou Baixa.

Prazo - Trata-se do prazo para conclusão do memorando, o campo é preenchido

automaticamente pelo sistema de acordo com o que foi configurado no assunto, mas é

possível alterá-lo no momento da abertura. O prazo configurado para os assuntos de

memorando é 15 dias. O prazo não cria restrições em relação à movimentação, ele apenas

determina a situação. Quando o memorando é criado, a situação é “Pendente no Prazo”, caso

o prazo tenha se esgotado e o memorando ainda não tenha sido encerrado, a situação será

alterada para “Pendente atrasado”. Quando o memorando é encerrado, caso o prazo esteja

esgotado a situação constará como “Encerrado Atrasado”, caso contrário, constará como

“Encerrado no Prazo”.

Observação - Pode-se utilizar para informar algum detalhe adicional.

Sigiloso - Permite definir se o memorando será sigiloso ou não. Caso a opção escolhida seja

“Sim”, as informações da síntese, os anexos e o histórico, somente serão visualizadas pelos

usuários que possuem acesso de visualização total no departamento onde o memorando se

encontra. Já os usuários que possuem visualização restrita, apenas visualizarão a aba Processo

com informações básicas conforme imagem abaixo:

Para concluir a abertura do memorando, clicar no botão Salvar.

Será exibida uma mensagem informando o exercício e o número do memorando.

Após a mensagem de confirmação é possível acessar os detalhes do memorando ou anexar

documentos. Para acessar os detalhes, ir no menu Vinculados e clicar em Detalhamento

Processo(novo).

Para anexar arquivos, ir no menu Vinculados e depois clicar em Anexar Documento.

Será visualizado o seguinte formulário:

No campo Tipo selecionar o tipo MEMORANDO > DOCUMENTOS. Os campos Identificação e

Título são preenchidos automaticamente pelo sistema após o tipo ser selecionado, mas é

possível alterá-los.

Para localizar o arquivo, clicar em Adicionar.

Será então exibida uma janela onde o arquivo deve ser selecionado. Selecionar o arquivo e

clicar em Abrir. Somente é possível anexar um arquivo de cada vez.

Clicar em Submeter.

Assim que concluído o envio, clicar em Salvar.

Para anexar mais arquivos, clicar em Criar e repetir o processo. Para retornar à capa do

memorando, clicar na aba Abertura de Protocolo.

2 – Alteração de Memorando

Após o memorando ser registrado, caso seja necessário realizar alterações nas informações,

acessar o programa Abertura de Protocolo, clicar em Localizar, informar os critérios de busca

e clicar em Recuperar. Alterar os campos conforme o necessário e clicar em Salvar. Exemplo:

caso o memorando tenha sido enviado para o setor indevido, é possível alterar o movimento

selecionando o departamento correto e depois clicando em Salvar. Porém isto somente pode

ser feito caso o setor para o qual o memorando foi encaminhado na abertura não tenha ainda

feito um novo encaminhamento. Caso já tenha sido feito um encaminhamento, não será

possível desfazer a movimentação, será necessário que departamento atual faça um

encaminhamento devolvendo ao setor de origem.

Obs. Algumas informações não podem ser alteradas após o registro do memorando, como

por exemplo, o grupo ou o assunto.

3 – Consulta rápida de Memorando

No pasta Processos, clicar no programa Consulta de Processos. Informar os critérios de

pesquisa e clicar em Recuperar.

Por exemplo, para consultar a situação do Memorando 2014/22, preencher os campos:

Exercício: 2014 Número: 24 Tipo: Memorando Após informar os critérios clicar em Recuperar.

Será apresentada uma lista com o resultado da busca. Clicar sobre o memorando desejado

para selecioná-lo, ir no menu Vinculados,e clicar em Detalhamento Processo (novo).

Também é possível acessar diretamente o detalhamento clicando sobre o nome do Processo:

Através do programa Detalhamento Processo (novo), é possível visualizar todas as

informações do memorando, que estão organizadas em quatro abas: Processo, Histórico e

Anexos. Na aba Processo pode-se visualizar o número do memorando, o grupo, o assunto, a

data de abertura, a data de término do prazo para conclusão, o departamento onde foi feita a

abertura, o usuário que realizou a abertura e no canto direito superior, a situação atual do

memorando.

Na aba Histórico é possível consultar todo o histórico de movimentação do memorando. Nesta aba, cada linha representa um encaminhamento. É possível visualizar as seguintes informações: a data em que foi feito o encaminhamento, a situação que foi definida no encaminhamento, o departamento para o qual o memorando foi encaminhado, o usuário que realizou o encaminhamento e a data de encerramento do prazo que foi definido no encaminhamento.

Clicando no botão conforme imagem abaixo, é possível visualizar mais detalhes: o despacho e

o prazo definidos no momento do encaminhamento, e também o prazo final para conclusão

do memorando.

Para anexar documentos, utilizar o vinculado Anexar Documento. Para visualizar os arquivos

anexados ao memorando, clicar na aba Anexos. O arquivo pode ser baixado clicando em

Download.

É possível também definir a qualquer momento o memorando como sigiloso. Para tanto, ir no

menu Vinculados, clicar em Processo Sigiloso,alterar o campo Sigiloso para “Sim” e clicar em

Salvar.

4 – Consulta detalhada de Memorando

Para uma consulta com mais filtros, clicar no pasta Processos, clicar em Consulta de Processos

Detalhada(novo) e depois clicar na lupa.

Será exibido o seguinte formulário:

Neste programa podem ser utilizados como critérios de busca todas as informações do

memorando, dos andamentos e do requerente.

Por exemplo, para consultar todos os memorandos que se encontram atualmente em

determinado departamento: na aba Processo, no campo Tipo selecionar Memorando. Clicar

na aba Último Andamento, e no campo Departamento, informar o departamento. Neste

campo, a lista nãoé preenchida automaticamente, é necessário filtrá-la informando algum

critério de busca, por exemplo: para localizar um departamento da Diretoria Geral de Recursos

Humanos, pode-se colocar a palavra “SEMAD” entre percentuais:

Selecionar o departamento e clicar em Localizar.

Selecionar o registro desejado e clicar em Retornar ou clicar em Retornar Todos.

Caso a opção escolhida seja Retornar Todos será possível navegar entre os registros através de

alguns botões no canto superior direito conforme imagem abaixo.

5 – Consulta Meus Processos

No menu Processos existe um programa de consulta chamado Meus Processos. Este programa

é similar ao programa Consulta de Processos, porém só são exibidos os memorandos nos quais

o usuário é o requerente.

6 - Encaminhamento de Memorando

O encaminhamento de memorando, ou seja, a movimentação para outro setor, pode ser

feitoatravés de qualquer programa de consulta. No Consulta de Processos, clicar no vinculado

Detalhamento Processo (novo),e depoisclicar no vinculado Andamentos. É possível dar

andamento também através do programa Consulta de Processos Detalhada(novo) e Meus

Processos.

Será exibido o seguinte formulário:

Os seguintes campos devem ser preenchidos:

Situação - Campo onde é possível selecionar uma situação que defina o tipo de

encaminhamento. A situação determinará se o memorando continuará pendente ou será

encerrado, ao lado de cada situação há a informação “Pendente Sim”, que significa que o

memorando continuará pendente, ou “Pendente Não”, que significa que será encerrado.

Selecionar a situação “Encaminhado Setor Competente” ou “Encaminhado Para”.

Despacho -Campo para comentário ou observaçãoque seja relevanteao departamento que vai

receber o memorando.

Encaminhar Para - Departamento para o qual o memorando será encaminhado.

Prazo - É possível definir um prazo para o departamento que vai receber o memorando. Este

prazo não altera a situação do memorando.

Após preencher os campos, clicar em Salvar. Será exibida uma janela com as opções

Encaminhar, Salvar ou Cancelar. Para confirmar o encaminhamento, clicar em Encaminhar. O

procedimento pode ser cancelado através do botão Cancelar.

Após encaminhar o sistema apresentará uma mensagem de confirmação.

7 - Encerramento de Memorando

Para encerrar o memorando, no Consulta de Processos Detalhada(novo), deve-se criar um

novo andamento através do vinculado Andamentos, selecionar no campo Situação a opção

“Encerrado” e clicar em Salvar.

Será exibida uma mensagem de confirmação informando que o memorando será encerrado no

departamento atual. Clicar em Encaminhar.

Após o encerramento a situação do memorando será “Encerrado no prazo” ou “Encerrado

atrasado”.

8 - Reabertura de Memorando

Para reabrir um memorando já encerrado, clicar no vinculado Andamentos, clicar em Criar.

Selecionar o Departamento Atual, que é o departamento onde o memorando se encontrará

após a reabertura, selecionar uma situação “Pendente Sim”, por exemplo, “Encaminhado

Para” e clicar em Salvar.

A situação do memorando será alterada para “Pendente no prazo” ou “Pendente atrasado”.