MODULO 5 PE

Plano de Ao

O que um Plano de Ao

o planejamento de todas as aes necessrias para atingir um resultado

desejado. O principal, sem dvida, saber o que fazer identificar e relacionar as

atividades.

Um bom Plano de Ao deve deixar claro tudo o que dever ser feito e

quando. Se a sua execuo envolve mais de uma pessoa, deve esclarecer quem

ser o responsvel por cada ao. Quando necessrio, para evitar possveis

dvidas, deve ainda esclarecer, os porqus da realizao de cada ao, como

devero ser feitas, e onde sero feitas.

Porque fazer um Plano de Ao

Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa,

precisamos agir - realizar uma ou geralmente vrias aes. At no fazer nada

pode ser uma ao necessria para atingir um objetivo. E, exceto nos casos de

urgncia mxima, precisamos definir uma data para concluir um prazo.

Como para ir a qualquer lugar desconhecido precisamos saber qual o caminho ou

ter um mapa, para chegar a um objetivo tambm precisamos de uma orientao, ou

de um plano o Plano de Ao.

Quanto maior a quantidade de aes e pessoas envolvidas, mais necessrio

e importante ter um Plano de Ao. E, quanto melhor o Plano de Ao, maior a

garantia de atingir a meta. Em importantes projetos, misses, um bom Plano de

Ao indispensvel.

Passo a Passo do Plano de Ao

Passo 1: A lista de idias

Sem dvidas, cada representante tem suas idias sobre os assuntos do seu

interesse. Ser que os outros sabem disso? Ser que os objetivos de pessoas

distintas so parecidos?

O Primeiro passo fazer uma lista com as idias de todos os participantes.

No esquea de marcar na lista os cargos e as funes destas pessoas.

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Provavelmente resultar numa lista enorme porm no fique preocupado, mais

tarde possvel diminu-la.

Passo 2: A concretizao dos objetivos

Ser que os objetivos para cada um dos assuntos esto claramente

definidos?

Para evitar que a discusso perca o rumo, seria importante determinar quais

so os resultados concretos que gostaramos de atingir. A concretizao do objetivo

extremamente importante.

Passo 3: As prioridades

Os Diretores no conseguem cuidar de todas as tarefas ao mesmo tempo.

necessrio fazer uma escolha baseados em argumentos consistentes e nas

habilidades de cada um. Para tanto podemos estabelecer uma tabela de critrios e

prioridades. Ao estabelecer a lista de prioridades leve em considerao qual dos

critrios abaixo o mais importante:

Qual a urgncia da questo?

Qual a probabilidade de obtermos sucesso?

Qual o grau de dificuldade do problema?

Qual a importncia do problema?

Quem possui conhecimentos, motivaes e tempo necessrios para a resoluo

do problema?

Outras questes podem ser levantadas desde que sejam adequadas realidade da

empresa.

Passo 4: Determinando a linha central de ao

A prxima pergunta que devemos responder : Quantos problemas o

representante da empresa consegue resolver durante um ano? Claro que os

problemas diferentes exigem tempos diferentes para serem resolvidos. Por isso todo

plano de ao dever levar isso em considerao.

Agora a hora de dar um passo muito importante: determinar a quantidade

de problemas que cada um pode resolver e deixar o que sobrar na lista de espera.

Devemos analisar os detalhes de cada problema escolhidos:

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Qual ponto seria inicial?

Quais so os limites de tempo para o problema?

Quem poderia se encarregar da resoluo do mesmo?

Estas questes podero ser discutidas em uma reunio com todos os

membros, contudo esta discusso ser mais eficaz se houver uma separao de

pequenos grupos de trabalho que reunam pessoas com mesmos interesses e

preocupaes. Desta forma pode-se distribuir os problemas de acordo com os

interesses do grupo, garantindo dedicao e compromisso pessoal na resoluo dos

problemas. As discusses destes grupos sero o insumo para que as diretorias

elaborem os planos de ao necessrios.

Passo 5: Coleta de informaes e elaborao de propostas

Como vamos abordar o problema?

O que temos que fazer para conseguir resultados finais que nos sejam favorveis?

Toda informao obtida deve ser classificada e registrada e baseados nas

informaes coletadas elaboramos a proposta. Uma boa proposta clara, sem

equvocos e indica as aes necessrias. A proposta ser discutida na reunio da

diretoria.

Passo 6: Os prazos.

Se existem limites de tempo, quais so realmente?

Importante definir uma data limite para a execuo de cada tarefa de forma

que faa com que as pessoas comecem a trabalhar sobre o problema ontem e

sejam capazes de resolver as coisas dentro dos prazos reais.

preciso determinar um cronograma, ou seja, o tempo necessrio para cada

passo a ser dado. Para isto usaremos a contagem regressiva de tempo, o que

significa dizer que vamos comear pela data em que supostamente a tarefa estar

terminada, pois assim vamos desdobrando as atividades at que elas alcancem o

objetivo final.

Passo 7: Diviso de tarefas

Quem ser encarregado por cada uma das tarefas?

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Recomenda-se que ao menos duas pessoas estejam encarregadas de um

mesmo problema. Assim eles podero apoiar e completar o conhecimento

mutuamente. Alm disso necessrio fazer com que essas pessoas entendam o

problema, estejam interessadas na resoluo do mesmo e tambm tenham bastante

tempo.

Por fim...

Quem ser o responsvel? Assim podemos chamar a pessoa que ir

supervisionar e coordenar as possveis correes do plano de ao original. As

diretrizes devem see elaboradas de acordo com os relatrios do responsvel ou do

grupo responsvel pela execuo das tarefas.

Formalizao do plano de ao: O plano de ao deve estar escrito de forma

clara e objetiva a fim de facilitar sua compreenso e discusso entre todos os

membros da empresa.

Novos problemas e dificuldades sempre aparecero mas importante seguir

a linha escolhida e estar preparado para encarar novas demandas e desafios.

Observao importante

Conforme dito acima, fazemos um plano de ao para atingir uma meta, um

objetivo. Esse, na verdade o ponto principal. No vai adiantar muito fazer um

timo Plano de Ao se estivermos focando uma meta ou objetivo inadequados.

Tenha em mente ento que um bom Plano de Ao deve corresponder a um bom

objetivo e que para obter resultado alm de planejar necessrio agir.