MANUAL_METODOLOGIA_E_ROTINA_SECRETARIAS__17-04-2012_FECHADO

Poder Judicirio Estado de Mato Grosso

MANUAL DE METODOLOGIA ORDEM E PADRONIZAO DE ROTINAS DAS

SECRETARIAS CVEIS, CRIMINAIS E JUIZADOS ESPECIAIS

Equipe Responsvel pelo Desenvolvimento e Implantao do Projeto O.R.D.E.M. (2002 a 2004)

DR. HILDEBRANDO DA COSTA MARQUES

JUIZ DE DIREITO DR. JEVERSON LUIZ QUINTEIRO

JUIZ DE DIREITO DR. LUS APARECIDO BERTOLUCCI JNIOR

JUIZ DE DIREITO

Este manual aborda os temas Metodologia de Gerenciamento para Resultados em Varas Judiciais - ORDEM e Padronizao de Rotinas das Secretarias Judiciais. Os temas foram atualizados com as inovaes dos Provimentos publicados pela Corregedoria-Geral da Justia. Os manuais Mtodo Ordem Verso 1.0 Revisto e Atualizado em Junho/2006 e Padronizao de Rotinas de Escrivanias foram unificados, desmembrados por funes dos servidores, revistos e atualizados.

Equipe responsvel pela elaborao do Manual de Rotinas de Secretarias de Varas

Evaldeth Maria de F. Pacheco Cuiab Gislene Gomes Fernandes Cceres Heloisa Helena Soares de Siqueira Diamantino Lcia Helena Soares Leite Cuiab Mrcia Rbia Silva Vilela Cuiab Mareli Grando Cuiab Maria Heloisa Micheloni Peixoto de Azevedo Marilucia Aparecida Moreira Pontes e Lacerda Vera Maria Signori Primavera do Leste Vilma Carfane Zocal So Jos dos Quatro Marcos (in memoriam) Vitrio Csar Munsignato Tangar da Serra Zilda Silvestre Barbosa da Silva Cceres Apoio: ngela Cristina G. Nogueira Genzio Ouvdio de Miranda Unificao dos Manuais, Reviso e Atualizao 2008 Revises e Atualizaes realizadas: 2008 2009 2010 2011- 2012

Equipe de Trabalho da Metodologia ORDEM composta pelos servidores de acordo com a PORTARIA N. 82/2012 CGJ

Coordenao: Dr. LIDIO MODESTO DA SILVA FILHO

Juiz de Direito Auxiliar da Corregedoria

- AURINEIDE MARIANO PEREIRA - CARLOS HENRIQUE FERREIRA FOZ - DORALICE FAUST - ELAINE CRISTINA MARTINS LEMES - ELEOMAR SOFRIA DE ANUNCIAO - FIDLIS CNDIDO FILHO - HELOISA HELENA S. SIQUEIRA - KARINE DANIELLE RODRIGUES - LUCIMEYRE AGRIPINO DE BARROS - MARELI GRANDO - MARTA REGINA RODRIGUES DE MELO - MABYANE MENDONA S ARRUDA - MARI TERESINHA NOGUEIRA - MARGARETH S. F. PAES - MARIA HELOISA MICHELONI - NGELA PAULINE MOUSALEM MARIEN - NATALIRIA GOUVEIA DA SILVA - RICARDO NOGUEIRA DE SOUZA - RONISE DE ALMEIDA - ROSMEIRE CASTILHO RIBEIRO - SNIA MARIA BARROS DUARTE - THAIS CRISTIANNE FERREIRA - TELMA CRISTINO DE CASTRO SANTOS - VITRIO CESAR MUNSIGNATO - VALDIR MUZULON DOS SANTOS - VALRIA CRISTINA MONTEIRO DA SILVA - SUELI APARECIDA MILESKI - VERA MARIA SIGNORI

Gesto 2011/2013

Desembargador Rubens de Oliveira Santos FilhoPresidente

Desembargador Juvenal Pereira da Silva Vice Presidente

Desembargador Mrcio VidalCorregedor-Geral da Justia

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MANUAL DA METODOLOGIA ORDEM E

PADRONIZAO DE ROTINAS DAS SECRETARIAS CVEIS, CRIMINAIS E

JUIZADOS ESPECIAIS

Captulo 1

MTODO ORDEM DE GERENCIAMENTO PARA RESULTADOS EM COMARCAS E VARAS JUDICIAIS E APLICAO DOS PRINCPIOS DA QUALIDADE TOTAL (5 S) 1. NOES INTRODUTRIAS 1.1. CONCEITO

O.R.D.E.M. um mtodo de gesto para resultados, que consiste na aplicao de mecanismos de racionalizao do processo de produo e outros que, somados, garantem eficincia, satisfao e celeridade.

uma ferramenta que busca a efetiva e concreta aplicao do princpio

da eficincia (art. 37, caput, da Constituio Federal) no servio pblico. Representa as iniciais das frases: Organizao do espao de produo. Racionalizao do processo de produo. Desenvolvimento dos recursos humanos. Excelncia no atendimento. Motivao. A implantao do mtodo d-se em cinco fases: 1. Organizao do espao com melhor aproveitamento da rea

reservada produo e aplicao de princpios da qualidade total.

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2. Racionalizao do processo de produo com a utilizao de metas,

padronizao, priorizao de tarefas, produo em srie, triagem e separao etc.

3. Desenvolvimento dos recursos humanos com investimento no aprimoramento tcnico e pessoal dos servidores.

4. Excelncia no atendimento com a finalidade de torn-lo mais clere,

personalizado, urbano etc. 5. Motivao dos envolvidos no processo de produo, atravs de

mecanismos motivacionais.

1.2. OBJETIVOS DO MTODO

Melhor estruturao e organizao fsica do ambiente de trabalho. Produo mais eficiente, clere, padronizada e satisfatria a todos. Aprimoramento pessoal e tcnico dos Servidores e Magistrados. Atendimento ao pblico com excelncia. Aumento do grau de satisfao e motivao dos envolvidos no processo

de produo.

2. ORGANIZAO DO ESPAO DE PRODUO

Na organizao do espao de produo aplicam-se os conceitos da ferramenta da qualidade, denominada 5 S (cinco sensos), com as devidas adequaes realidade forense.

Na organizao do layout interno da Secretaria necessrio

primeiramente proceder ao isolamento da rea de produo daquela destinada ao atendimento do pblico externo, que no deve ter acesso, mesmo que visualmente, aos servidores que executam as atividades internas da Secretaria, visto que o objetivo da medida proporcionar-lhes a tranqilidade necessria para concentrao e execuo de suas tarefas.

Deve, ainda, ser escolhido o local onde ficar o Gestor Judicirio, que

lhe permita a viso do atendimento ao pblico e, concomitantemente, da rea de produo interna (expedio de documentos, matria para imprensa, registro, autuao e juntada e atualizao do sistema informatizado), facilitando sua atividade gerencial.

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Os mveis, por sua vez, devem ser os padronizados, fornecidos pelo

Tribunal de Justia, a serem dispostos com o melhor aproveitamento do espao. Somente devero permanecer no local de trabalho os mveis que forem efetivamente utilizados, evitando-se, por exemplo, que servidores tenham sua disposio duas mesas.

O layout ideal sugerido, que deve ser adequado ao espao fsico da

Secretaria, o seguinte:

O AMBIENTE DA QUALIDADE - APLICAO DOS CONCEITOS DOS 5 S

A aplicao dos princpios da qualidade total para organizao do espao de produo d-se por meio de 5 sensos (5S ):

1. Senso de utilizao (Seiri). 2. Senso de ordenao (Seiton). 3. Senso de limpeza (Seisou). 4. Senso de sade (Seiketsu). 5. Senso de autodisciplina (Shitsuke). Veremos, na seqncia, com maiores detalhes, cada um desses sensos.

Divisria

Atendente

Gestor Judicirio

R.A.J.

Produo: Expedio e Atualizao do Sistema

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2.1. SENSO DE UTILIZAO

Consiste no princpio de que s deve permanecer no local de trabalho

aquilo que til. Isso parece bvio, mas comum encontrar-se no ambiente de trabalho objetos que no so utilizados e que, sempre perto, incomodam, mesmo que visualmente. O que no for til deve ser descartado e, posteriormente, disponibilizado a outros setores, reciclado, vendido ou, at mesmo, doado.

Na aplicao do senso de utilizao inicialmente definida uma rea de

disponibilizao (local onde sero colocados os materiais disponibilizados), cuja localizao deve ser informada a todos.

Em seguida, procede-se classificao de todos os objetos e recursos

existentes na Secretaria, segundo o seguinte critrio:

a) Materiais e objetos necessrios para o trabalho: Estes permanecem na Secretaria, sendo-lhes aplicado o senso de ordenao. b) Materiais e objetos desnecessrios para o trabalho: so relacionados e levados para rea de disponibilizao, onde so entregues ao responsvel, mediante recibo.

O material recebido na rea de descarte deve ser classificado do seguinte modo:

Mobilirio, material de escritrio, etc. Equipamentos de informtica. Documentao, papis etc. Veculos. Sucatas e Outros.

Registrados os itens descartados de cada Secretaria, a eles deve ser

dada a devida destinao (redistribuir para outra vara, vender, doar, etc), divulgando-se os resultados obtidos.

So evidentes os benefcios proporcionados pela Organizao do

espao de produo:

Local de trabalho agradvel. Liberao de espaos.

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Reaproveitamento e/ ou melhor aproveitamento de recursos. Combate ao excesso de burocracia. Diminuio de custos. Economia de tempo. Diminuio do cansao fsico. Melhoria do fluxo de pessoas e materiais. Maior facilidade para encontrar objetos e informaes. Bem-estar pessoal. Conservao dos equipamentos. Preveno de acidentes. Sentimento de excelncia transmitido aos clientes. Servidores saudveis e bem dispostos. Auto-inspeo e autocontrole. Melhoria contnua em nvel pessoal e organizacional.

2.2. SENSO DE ORDENAO

Consiste no princpio de que deve haver um lugar para cada coisa e

cada coisa deve ficar em seu devido lugar, de maneira que possamos localizar facilmente aquilo que procuramos.

preciso, para tanto, observar certos critrios na definio do local dos

objetos. Tudo o que for usado constantemente deve ficar ao alcance das mos. O que for usado ocasionalmente, prximo ao local de trabalho. O usado raramente, fora do local de trabalho. A ordenao deve ser, ainda, agradvel aos olhos.

Para facilitar a localizao dos objetos, deve-se fazer uso da

comunicao visual, identificando armrios e prateleiras com etiquetas.

2.2.1. APLICAO DO SENSO DE ORDENAO NAS SECRETARIAS E GABINETES

Aps a triagem e separao, os processos devem ser colocados nas estantes (escaninhos) de modo ordenado, segundo a fase em que se encontram, atualizando-se tal situao no sistema informatizado, para permitir a rpida e fcil localizao. Os escaninhos devem ser identificados com etiquetas padronizadas, fornecidas com o Kit Gestor.

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Na autuao de processos, devero ser observados os seguintes

cuidados: a) Caso as capas de autuao no estejam plastificadas, devem ser

colocadas capas plsticas para preservao da autuao (exceto em cartas precatrias, inquritos policiais, executivos fiscais e outros feitos de rpida tramitao ou com poucas folhas);

b) Utilizao de etiquetas de autuao emitidas pelo Sistema Informatizado Apolo, com cdigo de barra de identificao e numerao lateral.

conveniente que, na definio do layout, sejam os escaninhos

posicionados de forma a ficarem prximos das pessoas que iro manusear os respectivos processos. Assim, os escaninhos de processos vindos, conferncia de qualidade, expedio de documentos/matria para imprensa e RAJ devem, na medida do possvel, ficarem prximos ao Gestor Judicirio. Por sua vez, conveniente que os escaninhos de carga fiquem junto ao setor de atendimento ao pblico, os de atualizao do sistema informatizado junto a quem realiza essa tarefa, e assim sucessivamente.

A mesa do Gestor Judicirio deve permanecer em local que permita boa

visualizao da rea de atendimento ao pblico e da rea interna de produo. Nos gabinetes, os processos devem permanecer em escaninhos

devidamente etiquetados de acordo com a triagem dos processos previamente realizada.

Enfim, tudo deve ser ordenado de modo a aproveitar da melhor maneira

possvel o espao fsico disponvel, bem como a facilitar a realizao das tarefas e a localizao dos autos de processos e objetos. 2.3. SENSO DE LIMPEZA

Este senso consiste no princpio de que devemos manter limpo o

ambiente de trabalho, sob os aspectos fsicos e espirituais, removendo toda sujeira existente. Para tanto, considera-se sujeira tudo o que incomoda, seja lixo, fofoca, inveja, pessimismo etc.

Ao final de cada expediente, deve-se conferir se est tudo limpo e se

nada est fora do seu lugar. Importante lembrar que autos de processos, pastas, caixas-arquivo e documentos no devem permanecer sobre as mesas aps o final do expediente e, muito menos, deve ser mantido no cho. Isso

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tambm sujeira! Cria-se, assim, a cultura de:

Educar para no sujar. Limpar o que est sujo. Inspecionar enquanto se limpa. Descobrir e eliminar as fontes de sujeira. Distribuir amplamente recipientes de coleta de lixo.

Afinal, a idia principal : Melhor que limpar no sujar. Cada servidor deve fazer sua parte, mantendo limpa sua rea de

trabalho. Trata-se de um trabalho de equipe e compete ao Gestor Judicirio fiscalizar todos os envolvidos.

2.4. SENSO DE SADE

Aplicar o senso de sade significa manter condies de trabalho, fsicas

e mentais, favorveis sade. Deve-se considerar que a mera ausncia de doena no implica no fato

de a pessoa ser considerada saudvel. O conceito de sade vai, alm disso, como se observa das seguintes definies:

Do latim salute, salvao, conservao da vida.

(Fonte: Novo Dicionrio Aurlio)

Sade um estado de completo bem-estar fsico, mental e social, e no apenas a ausncia de doena ou enfermidade. (Definio da OMS)

No ambiente de trabalho, o importante aplicar os demais sensos,

mantendo o local limpo, agradvel e as coisas organizadas, evitando com isso o stress responsvel por uma srie de doenas. A construo de um relacionamento saudvel com os colegas de trabalho tambm fator relevante na preservao da sade.

Portanto, o senso de sade nos leva a:

Praticar os demais sensos (interao). Identificar e eliminar fontes de risco e de insalubridade.

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Cuidar do corpo e da mente. Estimular um clima de confiana, amizade e solidariedade. Embelezar e organizar o local de trabalho. Manter excelentes condies de higiene nas reas comuns. Evitar abusos fsicos e mentais.

2.5. SENSO DE AUTODISCIPLINA Consiste no princpio de que devemos manter e cumprir, risca, os

padres estabelecidos. Do senso de autodisciplina depende a manuteno dos demais

sensos e o sucesso de qualquer programa de qualidade. Afinal, de nada adianta, num momento inicial, canalizar grandes esforos para racionalizar, organizar e limpar o local de trabalho se no houver a manuteno dessas prticas, como um verdadeiro hbito. Rapidamente a desorganizao e a sujeira voltam, colocando a perder todo trabalho, fazendo com que se passe a maioria do tempo voltando a organizar e limpar, quando j se poderia estar colhendo os frutos do esforo inicial. Essa situao gera inevitvel desnimo, na medida em que se tem a impresso de estar fazendo sempre as mesmas coisas (organizando, limpando, etc) sem nenhum resultado.

Esse fato bem ilustrado pelo diagrama abaixo, que demonstra a

interao dos 5S, tendo como ponto de convergncia o senso de autodisciplina:

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Este senso, portanto, induz a:

Estar comprometido com padres ticos e tcnicos. Buscar melhorias, sempre. Compartilhar viso, misso, crenas, valores, padres etc. Reconhecer o esforo e incentivar a criatividade. Melhorar as comunicaes em geral. Atribuir responsabilidades e delegar autoridade. Educar-se e educar continuamente, sem trguas. Ser paciente e persistente na educao e treinamento.

O Mtodo ORDEM, atravs do senso de autodisciplina, procura introduzir no grupo vrias caractersticas comportamentais, tais como:

Promover a participao em todos os nveis da organizao. Desenvolver equipes e lideranas. Incentivar a criatividade. Melhorar o ambiente de trabalho. Reduzir absentesmo e rotatividade de pessoal. Aprender a mudar. Preparar o ambiente para a qualidade total, produtividade e

sobrevivncia. Envolver todas as pessoas da organizao, visando o crescimento do

ser humano.

A autodisciplina impe tambm um padro comportamental de compromisso e firmeza na execuo das tarefas dirias, que pode ser resumido pela frase:

Prometeu, tem que cumprir.

3. RACIONALIZAO DO PROCESSO DE PRODUO 3.1. NOES BSICAS

Em se tratando do Mtodo ORDEM, racionalizar significa tornar mais eficiente, por mtodos cientficos, a execuo das atividades desenvolvidas nos Gabinetes e Secretarias Judiciais.

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Na aplicao do mtodo:

Procede-se organizao do processo de produo, para assegurar

bons resultados por meio do estabelecimento de procedimentos padronizados.

Adota-se a produo em srie (triagem e separao de autos).

Utilizam-se documentos padronizados (mandados, editais etc.), que

facilitam a realizao das tarefas, via ferramentas de informtica (sistema APOLO, formulrios vinculados ao APOLO).

Define-se o quadro de funes e responsveis.

Fixam-se metas de produo com controle dirio (quantitativo,

qualitativo e temporal), para as atividades de maior impacto no resultado final.

Resultam dessas medidas a desburocratizao e a eliminao de etapas

desnecessrias, com inquestionvel acelerao da tramitao processual e resultados demonstrados em painel de gesto vista.

Organizado o espao de produo, com a aplicao dos 5S, inicia-se,

efetivamente, a racionalizao, pelas seguintes medidas:

Definio do quadro de funes. Triagem e separao dos processos.

Definio das metas de produo.

Distribuio dos servios.

Controle da produo.

Impulsionamento por certido (atos ordinatrios).

Organizao da produo do Gabinete.

Controle dos prazos.

Realizao de reunies para verificao de resultados e trato de

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anomalias.

Checagem peridica da manuteno do padro.

Carga e devoluo dos autos por leitura da caneta tica, em cdigo de barras.

Pesquisa do grau de satisfao dos clientes.

Das medidas acima, apenas trs sero abordadas neste captulo. So

elas: Organizao da produo do gabinete, Controle dos prazos de tramitao processual e Pesquisa do grau de satisfao dos clientes.

As demais sero tratadas nos captulos 2 Funes do Gestor

Judicirio e 3 Funes do Servidor Responsvel pelo Atendimento ao Pblico.

3.2. ORGANIZAO DA PRODUO DO GABINETE

O mtodo apresenta procedimento padronizado tanto para a secretaria quanto para o gabinete, procedimento esse que acelera, em muito, os trabalhos do magistrado.

Primeiramente, o gabinete deve utilizar o mobilirio padronizado,

fornecido quando da implantao da metodologia, observando, na organizao do ambiente, os princpios da qualidade total relativos aos cinco sensos (5S) antes mencionados, no que cabveis.

Quanto rotina de trabalho, respeitada a individualidade de cada

magistrado, devem ser adotadas as seguintes medidas:

1. Utilizar a tabela de triagem de feitos, de forma a conhecer melhor a demanda de trabalho existente. 2. Acomodar os processos, devidamente triados, nos escaninhos prprios, identificados com os cdigos de triagem previamente estabelecidos. 3. Identificar os feitos que reclamam decises e sentenas padronizveis, que devero ser resolvidos, utilizando os recursos de informtica disponveis, tais como: mala direta, formulrios padronizados, modelos, etc., utilizando o apoio da assessoria. 4. Procurar resolver e devolver no mesmo dia, ou no dia seguinte, os feitos

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que vierem concluso, evitando que se acumulem e se somem ao estoque j existente. 5. Identificar e garantir a prioridade aos feitos urgentes. 6. Planejar e estabelecer metas para a eliminao do estoque de processos conclusos. 7. Monitorar a produo, diariamente, evitando surpresas ao final do ms com o no atingimento das metas estabelecidas. 8. Lanar, na ntegra, as sentenas, decises interlocutrias, despachos e termos de audincia no sistema informatizado. Observao: Conforme item 2.3.5.1.1 da CNGC: Os atos processuais dos Juzes (despachos, decises e sentenas, etc.), quando materializados em papis, antes da remessa Secretaria da Vara Judicial, devero ser encartados aos respectivos autos, pela prpria assessoria do Magistrado.. 9. Receber e devolver diariamente os feitos em carga, pelo sistema, evitando acmulos no gabinete ou secretaria. 10. Sugerir Diretoria do Foro a realizao dos cursos necessrios ao pessoal da Secretaria (vide Desenvolvimento dos Recursos Humanos). 3.3. CONTROLE DOS PRAZOS DE TRAMITAO PROCESSUAL

O mecanismo de controle de produo objetiva o aumento quantitativo e qualitativo da produo. Diz respeito, portanto, a metas quantitativas e qualitativas. J o mecanismo de controle de prazo tem por escopo assegurar celeridade no andamento dos atos processuais, tratando, assim, de metas temporais.

Sendo o processo uma relao processual em movimento, com o

objetivo de obteno da tutela jurisdicional, que se exterioriza por meio do procedimento, entendido como uma srie de atos processuais coordenados para atingir tal objetivo, evidente que estabelecendo metas temporais para a prtica de cada um desses atos, estaremos, tambm, fixando uma meta para todo o procedimento. Mas a prpria lei j estabelece prazos para a maioria dos atos processuais, ocorrendo, apenas, que, de regra, no so eles cumpridos.

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Diante dessa concluso simples, idealizou-se um sistema que, alm de controlar o prazo de tramitao, ainda estabelece uma meta justa para cada processo, haja vista que, havendo prazos-meta para cada ato, o prazo-meta total do procedimento ser o da soma de todos os atos. Assim, quanto mais atos, de acordo com a realidade do processo, maior ser o prazo-meta total de concluso do procedimento.

Por outro lado, sendo monitorados os prazos de cada ato, tem-se

tambm a vantagem de poder gerenciar a tramitao do processo, ou seja, caso um determinado ato no seja cumprido no prazo estabelecido, o Gestor Judicirio dever zelar para que outro ato neste processo seja cumprido em um prazo menor ao da sua respectiva meta, compensando o atraso ocorrido e, garantindo ao final o atingimento da meta global para o procedimento. , efetivamente, a aplicao da gesto para resultados e das tcnicas de gerenciamento aos processos judiciais, com ganho para todos os envolvidos. 3.4. PESQUISA DE SATISFAO DOS CLIENTES

necessrio o constante monitoramento do grau de satisfao dos clientes internos (servidores) e externos (promotores de justia, jurisdicionados e advogados).

Este acompanhamento permite a constatao de problemas que, de

regra, no chegariam ao conhecimento do Magistrado, permitindo-lhe adotar medidas corretivas.

A referida pesquisa deve ser realizada semestralmente, pela Diretoria

do Foro, pela aplicao de formulrios de perguntas e respostas objetivas, direcionadas aos prprios serventurios da Justia, aos advogados, ministrio pblico e ao pblico em geral (disponveis no Kit Gestor). No exigida a identificao do pesquisado, propiciando, assim, maior liberdade para crticas.

A pesquisa deve durar no mnimo 15 e no mximo 30 dias e, uma vez

concluida, os resultados devem ser analisados e estratificados, informando-se o resultado s respectivas unidades (varas). Esse resultado deve ser objeto de discusso nas reunies de avaliao de resultados e trato de anomalias, adotando-se as necessrias medidas corretivas.

Os questionrios e a estratificao da pesquisa sero devidamente

arquivados na Diretoria do Foro e sero apresentados na primeira correio que for realizada pela Corregedoria, aps o que os questionrios podero ser incinerados.

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4. DESENVOLVIMENTO DOS RECURSOS HUMANOS

No basta equipar as unidades judicirias e estabelecer um mtodo de trabalho, se as pessoas envolvidas no estiverem devidamente capacitadas para executar suas funes. Assim, o desenvolvimento dos recursos humanos consiste em investir nessas pessoas, treinando-as e aperfeioando suas aptides.

Os treinamentos sero ministrados pela Escola dos Servidores do Poder

Judicirio e direcionados para as necessidades dos servidores das comarcas. Devero ser requeridos, mediante ofcio, pelo Juiz Diretor do Foro Coordenadora da Escola dos Servidores do Poder Judicirio do Estado de Mato Grosso, com sede no Tribunal de Justia Cuiab-MT.

5. EXCELNCIA NO ATENDIMENTO

O Mtodo Ordem prope que o atendimento ao pblico seja realizado por pessoas especialmente treinadas, designadas apenas para esse servio ou que trabalhem em rodzio.

Esse servio ser monitorado, com controle quantitativo e qualitativo dos atendimentos, visando sempre a excelncia.

So, portanto, regras de ouro do atendimento ao pblico, a serem observadas com rigor:

Atendimento padronizado, tanto ao telefone como pessoalmente.

Preenchimento das fichas virtuais no sistema informatizado Apolo visando o registro de todos os atendimentos e aferio da produtividade.

Destinao de ao menos um servidor, exclusivamente, para os atendimentos ordinrios e outro para atendimentos urgentes, devidamente treinados, salvo no havendo recursos humanos disponveis.

Realizao de atendimentos agendados, quando possvel, na forma do sistema Apolo.

Rigorosa observao da ordem de chegada para os atendimentos, ressalvados os casos de prioridade legal, como de pessoas idosas e gestantes, ou de medidas urgentes.

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Manuteno nos balces das secretarias de formulrios destinados realizao de reclamaes, conforme modelo a seguir, aprovado pela Corregedoria.

No atendimento pessoal, o atendente dever mostrar-se sempre disposto e tratar os clientes com urbanidade e respeito. Tambm sua funo incentivar o agendamento, como forma de evitar os tumultos, zelando pelo cumprimento das tarefas agendadas no prazo combinado. De forma alguma o atendente dever discutir ou criar embaraos para os clientes, levando os casos especiais ao conhecimento e soluo do Gestor Judicirio.

O atendimento ao telefone deve seguir algumas normas, para evitar tumultos na secretaria e demonstrar a eficincia do servio, a saber:

Ao receber a chamada, a telefonista dever identificar-se e unidade Judiciria, saudando o cliente externo da seguinte forma: Frum da Comarca de ____, fulana de tal, bom dia (ou boa tarde).

Por sua vez, quando receber a chamada na secretaria, o atendente dever identificar-se e secretaria, saudando o cliente externo da seguinte forma: Primeira Secretaria Cvel, fulano de tal, bom dia (ou boa tarde).

Ao concluir o atendimento, agradecer pela ligao e a compreenso, incentivando o cliente a consultar a internet, fornecendo o endereo (www.tjmt.jus.br).

O atendimento do balco dever ser priorizado. Portanto, se for o caso, solicitar que a parte retorne a ligao num prazo pr-determinado, quando houver grande fluxo de pessoas no balco.

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6 - MOTIVAO 6.1. NOES GERAIS

Com a preocupao de fazer com que os servidores trabalhem mais satisfeitos e com isso aumentem sua produtividade, o Mtodo ORDEM contempla mecanismos de motivao, consistentes em estmulos positivos e negativos.

Os estmulos positivos referem-se aos incentivos e vantagens atribudos

aos servidores mais produtivos, podendo ser:

Licenas compensatrias. Progresso na carreira (dependendo de incluso no SDCR). Gesto vista (valorizando o servidor produtivo). Desenvolvimento dos Recursos Humanos (treinamentos oferecidos). Ofcios de elogio famlia. Melhoria das condies de trabalho (mveis e equipamentos novos).

Os estmulos negativos, por sua vez, referem-se s sanes

disciplinares que podem ser aplicadas aos servidores improdutivos e/ou descomprometidos com o servio.

O descumprimento das normas, rotinas e prticas estabelecidas pelo

Mtodo ORDEM, inclusive o no atingimento reiterado e injustificado das metas de produo estabelecidas, configuram negligncia e descumprimento do dever funcional de obedincia s leis e regras regulamentares, punveis nos termos da Lei Estadual n. 4.930, de 28/11/1985 (Revogado)

O Tribunal de Justia editou o Provimento 005/2008-CM que

regulamentou o sistema de controle das infraes disciplinares, aplicvel aos servidores do Poder Judicirio.

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Captulo 2

FUNES DO GESTOR JUDICIRIO 1. GERENCIAMENTO E DISTRIBUIO DO SERVIO: O PAPEL DO GESTOR JUDICIRIO

Cumprindo sua funo gerencial, compete ao Gestor Judicirio, acompanhar os servidores da secretaria nas atividades a serem executadas, de acordo com as metas estabelecidas mensalmente para cada funo.

Ao Gestor Judicirio compete tal mister, por ser ele o responsvel pelo cumprimento das metas e pelo bom funcionamento da serventia. Assim, somente o Gestor Judicirio pode aferir quais processos tm prioridade, bem como capaz de distribuir equitativamente o trabalho existente.

Compete ao Gestor Judicirio, tambm dar andamento aos servios que so de sua alada, quais sejam:

a) conferir a qualidade dos andamentos de expedio de documentos/matria para imprensa e RAJ;

b) autorizar os servidores da expedio de documentos e matria de imprensa a confirmarem os andamentos lanados.

c) determinar ao servidor do RAJ que nos andamentos de juntada incorretos, lance no Sistema Apolo o andamento 477 Lanamento Indevido (justificando o ato), e inclua o andamento correto.

d) encaminhar os processos que se encontram no escaninho vindos;

e) impulsionar os feitos por certido (quando se tratarem de atos meramente ordinatrios); e

f) triar os processos para concluso ao juiz.

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2. ROTEIRO DE ATIVIDADES DO GESTOR JUDICIRIO NA METODOLOGIA ORDEM

Pode-se afirmar que o roteiro de atividades do Gestor Judicirio, na metodologia ORDEM, compreende atividades mensais, dirias e peridicas, a saber:

a) ATIVIDADES MENSAIS

Levantar as sobras para futuro lanamento na planilha eletrnica (no ltimo dia til do ms).

Encerrar a planilha eletrnica do ms anterior (at o quinto dia til do ms subseqente).

Abrir a planilha do novo exerccio (at o quinto dia til do ms subseqente).

Redefinir o quadro de funes, quando necessrio.

O mtodo ORDEM, para fins de estabelecimento de metas e de controle da produtividade, elegeu cinco funes que so executadas internamente nas secretarias, em virtude de seu maior impacto no resultado final, quais sejam: a) Expedio de documentos; b) Registro, Autuao e Juntada (RAJ); c) Atualizao do sistema informatizado (Apolo); d) Matria para imprensa; e) Atendimento ao pblico.

Conforme Provimento n 40/2007-CGJ, os advogados sero intimados

no cvel, no criminal e nos Juizados Especiais, em todas as comarcas do Estado de Mato Grosso, por meio do DJE, salvo naquelas em que ainda no houver interligao (Campinpolis, Novo So Joaquim e Tabapor) e nos casos em que a lei exigir intimao ou vista pessoal.

Cada servidor da Secretaria dever desempenhar, no ms, apenas uma

das funes acima especificadas, da a necessidade de se definir, no incio de cada exerccio, o quadro de funes da serventia. recomendvel, contudo, que ao final de cada perodo de aferio seja realizado um rodzio dos servidores nas funes, para que todos sejam treinados e aprendam as diversas atividades da serventia.

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O objetivo desse quadro definir o servidor responsvel pela execuo

de cada uma das atividades desenvolvidas na Secretaria, o que permite: a) o acompanhamento da produo e do rendimento de cada servidor,

individualmente; b) a atribuio da efetiva responsabilidade pelas tarefas executadas; c) evitar que o Gestor Judicirio execute tarefas essencialmente

operacionais e que podem ser delegadas, tais como a de expedir documentos, juntar e numerar peas dos autos, etc, possibilitando que se concentre nas tarefas gerenciais de seu cargo (distribuio dos servios, triagem dos processos conclusos, conferncia da qualidade, impulsionamento dos feitos que dependem de atos ordinatrios, acompanhamento da produo visando ao atingimento das metas, etc).

O Quadro de Funes deve ser atualizado mensalmente, caso

necessrio, e afixado no mural da Secretaria para conhecimento geral.

Fixar as metas para o exerccio:

O clculo das metas de cada atividade da secretaria e do gabinete efetuado pelo programa SCP (Sistema de Controle de Produo), conforme os dados nele lanados e as orientaes constantes do manual do usurio.

Na definio dessas metas, porm, necessrio observar as seguintes

normas:

a) as metas da Secretaria devem ser fixadas pelo Gestor Judicirio, sob fiscalizao do juiz e as do gabinete pelo prprio juiz. b) as metas devem ser fixadas em patamares produtivos e desafiadores, porm no impossveis de serem atingidas. c) as metas devem considerar como patamar mnimo, as mdias de produo divulgadas pela Corregedoria, que so resultantes dos dados estratificados da produo em todo Estado. d) as metas devem ser estabelecidas, no mximo, at o quinto dia til do ms.

Diariamente, o Gestor Judicirio enviar ao Gabinete os processos conclusos, devidamente triados.

20

O Gestor Judicirio executar as funes atinentes ao seu cargo, entre

as quais o prprio gerenciamento da secretaria, a conferncia da qualidade, o impulsionamento por certido etc.

Imprimir e afixar no mural da secretaria o quadro de funes e o resumo de metas.

Imprimir e afixar os grficos de produo no painel de gesto vista (at o quinto dia til do ms subseqente):

A manuteno do painel de gesto vista de responsabilidade do Gestor Judicirio e tem por objetivo atender s necessidades de transparncia do servio pblico e de valorizao dos servidores produtivos.

No painel de gesto, encerrada a planilha do ms anterior, devem ser

afixados os seguintes grficos e relatrios: a) Produo mensal do gabinete; b) Produo mensal da Secretaria; c) Produo anual do gabinete; (grfico) d) Produo anual da Secretaria; (grfico) e) Relatrio individual Consolidado. Todos esses grficos e relatrios so emitidos automaticamente pelo

SCP.

Efetuar a transmisso dos dados Corregedoria (at o quinto dia til do ms subseqente).

Programar e agendar as reunies trimestrais com os servidores e com o juiz:

O Gestor Judicirio dever realizar reunies trimestrais com os servidores, a fim de aferir as eventuais anomalias existentes na serventia que podem ser as mais diversas possveis. Dessas reunies devem ser lavradas atas, sendo uma via encaminhada ao juiz da vara para cincia e eventuais providncias e outra arquivada na secretaria, em pasta prpria.

Oportuno consignar que o Gestor Judicirio, na funo gerencial da

secretaria, dever tomar todas as medidas corretivas diante de eventuais anomalias, sendo que o Juiz s dever intervir em caso de problemas que no puderem ser resolvidos pelo Gestor Judicirio e sua equipe.

Reunies dessa mesma natureza devero ser realizadas, tambm

trimestralmente, entre o Magistrado e o Gestor Judicirio. A critrio do juiz

21

poder ele participar da reunio do Gestor Judicirio com os servidores, ficando, nessa hiptese, dispensada a realizao da reunio especfica com o Gestor Judicirio.

Tambm, no caso de comarcas de segunda ou superior entrncia,

devero ser realizadas reunies trimestrais entre os Juzes, neste caso, presididas pelo Diretor do Foro que, da mesma forma, s intervir nos problemas que devem ser resolvidos por meio da Coordenadoria do Foro.

As reunies sero registradas em atas, sendo que, no ato, sero

apresentados relatrios de anomalias, bem como confeccionados planos de ao para soluo de problemas.

Alm do trato das anomalias, deve-se principalmente analisar a

produo individual dos servidores e dos setores e se o padro estabelecido por este mtodo est sendo mantido e executado com perfeio.

Nas reunies sero destacados os problemas no resolvidos, a fim de

que sejam adotadas novas medidas corretivas. Aps, ser estabelecida a pauta do dia e a ordem dos assuntos a serem aferidos. Prosseguindo, sero analisadas as anomalias e definidas medidas corretivas, por intermdio de plano de ao. O presidente da reunio a encerrar, aps a anlise de todos os temas da pauta.

Surgindo alguma emergncia, devem ser realizadas reunies

extraordinrias.

b) ATIVIDADES DIRIAS

Triar processos e, quando necessrio separar, peties e documentos, conforme o grau de prioridade.

Para o perfeito funcionamento da secretaria e do gabinete necessria a realizao de cuidadosa triagem dos processos, para garantir o cumprimento de prazos urgentes, gerenciar a demanda, estabelecer as metas de produo (de acordo com a demanda existente) e facilitar a localizao de autos.

Nas secretarias, a triagem deve ser realizada nos seguintes moldes:

a) Processos para expedio de documentos, que sero subdivididos em urgentes e no urgentes, sendo estes separados por ano de distribuio ou por tipo de documento a expedir (ofcio, carta precatria, mandado, edital,

22

etc.). b) Processos para matria para Imprensa, que sero subdivididos em urgentes e no urgentes, sendo estes separados por ano de distribuio ou por tipo de matria a enviar (despacho, deciso, sentena, edital, certido de impulsionamento, intimao para pagamento de diligncia, etc.). c) Processos e documentos para registro, autuao e/ou juntada, tambm considerando os urgentes e no urgentes. d) Processos para atualizao do sistema informatizado Apolo. e) Processos vindos, em escaninhos separados segundo a origem (vindos do gabinete do Juiz, vindos das partes/Ministrio Pblico/ Delegacia, vindos do contador/distribuidor, etc). f) Processos para conferncia de qualidade. . g) Processos para carga. h) Processos aguardando em fases diversas, separados em escaninhos segundo a pendncia (aguardando retorno de carta precatria, aguardando publicao edital, aguardando manifestao da parte, aguardando resposta de ofcio, AR etc.).

Aps a triagem, todos os processos so colocados nas estantes (escaninhos) de modo a facilitar sua localizao, bem como o gerenciamento visual, por parte do Magistrado e do Gestor Judicirio, possibilitando o acompanhamento dirio da demanda de servios pendentes de execuo da Secretaria da Vara.

Cada escaninho, por sua vez, identificado com etiquetas

padronizadas, encontradas no Kit Gestor, que correspondem triagem realizada, e ao lanamento efetuado no sistema informatizado Apolo.

Alm das etiquetas contendo nomes das fases processuais, os

escaninhos devero possuir, quando necessrio, outra etiqueta fixada na lateral interna contendo letra ou nmero, para facilitar e agilizar a localizao dos processos.

Para tanto sugerida a disposio dos processos nas prateleiras nos

moldes dos modelos abaixo:

23

IMP

CE

RT

ID

O

DE

F. P

B

LIC

A

AD

VO

GA

DO

25

Triar e separar os processos que sero despachados/sentenciados pelo juiz e impulsionados por certido:

No momento da triagem, o Gestor Judicirio dever zelar para que aps a juntada de determinados documentos, tais como, contestao, impugnao contestao, petio arrolando testemunhas, defesa prvia, libelo, contrariedade ao libelo, recurso, contra-razes e demais peas que dependam de prazo, e antes da remessa dos autos ao magistrado e do impulsionamento (atos ordinatrios), a tempestividade ou a intempestividade seja certificada. Esta certido dever ser feita pelo servidor da Expedio de Documentos.

Encaminhar diariamente os processos conclusos que dependerem de deciso do juiz, devendo os autos ser enviados j devidamente triados e separados por fase, para que a assessoria acomode, no gabinete, em prateleira prpria, nos respectivos escaninhos codificados:

Nos gabinetes, a triagem realizada segundo o seguinte critrio:

a) Processos aguardando sentena: separados em urgentes e ordinrios, estes ltimos subdivididos de acordo com o tipo de sentena (mrito padronizvel, mrito no padronizvel, sem julgamento do mrito, etc, conforme tabelas abaixo);

CDIGOS DE TRIAGEM PARA SENTENAS (CVEL)

CDIGO ESPCIES

URGENTES Sentenas Urgentes

MRITO PADRONIZVEL Sentenas com julgamento de mrito padronizvel

MRITO NO PADRONIZVEL Sentenas com julgamento de mrito NO padronizvel

SEM JULGAMENTO DE MRITO Sentenas de extino sem julgamento de mrito

EXTINTIVAS DE EXECUO Sentenas extintivas de execuo

HOMOLOGATRIAS Sentenas Homologatrias de partilha e outras do gnero Observao:

No escaninho de processos urgentes, devero ficar os feitos que demandam imediata deciso, tais como: medidas cautelares, alimentos, falncia, partes e/ou intervenientes maiores de 60 (sessenta) anos de idade, infncia e juventude, processos cujas partes e natureza se encontram amparadas pelos provimentos ns 26/2008-CGJ, 50/2008-CGJ e 51/2008-CGJ e outros a critrio do magistrado.

CDIGOS DE TRIAGEM PARA SENTENAS (CRIME)

26

CDIGO ESPCIES





PRONNCIA Sentenas de pronncia

EXTINTIVAS DE PUNIBILIDADE Sentenas extintivas da punibilidade (Art. 107, CP)

EXTINTIVAS DE EXECUO PENAL Sentenas extintivas de Execuo Penal Observao:

No escaninho de processos urgentes, devero ficar os feitos que demandam imediata deciso, tais como: rus presos, risco de prescrio, cujas partes e/ou intervenientes so maiores de 60 (sessenta) anos de idade, processos cujas partes e natureza se encontram amparadas pelos provimentos ns 26/2008-CGJ, 50/2008-CGJ e 51/2008-CGJ e outros a critrio do magistrado.

CDIGOS DE TRIAGEM PARA SENTENAS (JUIZADO CVEL)

CDIGO ESPCIES





EXTINTIVAS DE EXECUO Sentenas extintivas de execuo

HOMOLOGATRIAS Sentenas Homologatrias de partilha e outras do gnero

Observao: No escaninho de processos urgentes, devero ficar os feitos que demandam imediata deciso, tais como:

medidas cautelares, partes e/ou intervenientes maiores de 60 (sessenta) anos de idade, processos cujas partes e natureza se encontram amparadas pelos provimentos ns 26/2008-CGJ, 50/2008-CGJ e 51/2008-CGJ e outros a critrio do magistrado.

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CDIGOS DE TRIAGEM PARA SENTENAS (VARA NICA OU MISTA)

CDIGO ESPCIES





EXTINTIVAS DE EXECUO Sentenas extintivas de Execuo

HOMOLOGATRIAS Sentenas Homologatrias de partilha e outras do gnero

PRONNCIA Sentenas de pronncia

EXTINTIVAS DE PUNIBILIDADE Sentenas extintivas da punibilidade (Art. 107, CP)

EXTINTIVAS DE EXECUO PENAL Sentenas extintivas de Execuo Penal

Observao:

No escaninho de processos urgentes, devero ficar os feitos que demandam imediata deciso, tais como: medidas cautelares, alimentos, falncia, partes e/ou intervenientes maiores de 60 (sessenta) anos de idade, infncia e juventude, processos cujas partes e natureza se encontram amparadas pelos provimentos ns 26/2008-CGJ, 50/2008-CGJ e 51/2008-CGJ e outros a critrio do magistrado.

b) Processos aguardando deciso interlocutria e/ou despacho de impulso: separados em urgentes e ordinrios, estes ltimos subdivididos de acordo com as tabelas de triagem abaixo.

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CDIGOS DE TRIAGEM PARA DECISES/DESPACHOS (CVEL)

CDIGO FASE

1 URGENTES: feitos que demandam imediata deciso, tais como: medidas cautelares, alimentos, falncia, partes e/ou intervenientes maiores de 60 (sessenta) anos de idade, infncia e juventude, processos cujas partes e natureza se encontram amparadas pelos provimentos ns 26/2008-CGJ, 50/2008-CGJ e 51/2008-CGJ e outros a critrio do magistrado.

2 DESPACHAR INICIAL e ASSINAR EXPEDIENTES DIVERSOS

3 APRECIAR PEDIDO DE CITAO/INTIMAO de Ru/Parte por Mandado, Edital, Carta Precatria etc.

4 APRECIAR PEDIDOS DE BUSCA DE ENDEREO E/OU BENS DA PARTE (Requisio de informaes junto a rgos pblicos como Receita Federal, Detran e outros)

5 APRECIAR PEDIDOS DIVERSOS EM PROCESSO DE EXECUO (Objeo de Executividade, Fraude Execuo, Expedio de Carta de Arrematao, Adjudicao e Remisso, Pedidos de Penhora, Remoo, Avaliao e outros).

6 APRECIAR PEDIDOS/CASOS DE SUSPENSO DO FEITO (suspenso por acordo, morte das partes ou procuradores, hipteses legais e convencionais em execuo e execuo fiscal-LEF art. 40, etc )

7 DECIDIR INCIDENTES DIVERSOS (Denunciao Lide, Excees de Incompetncia, Impedimento e/ou Suspeio, Impugnao ao Valor da Causa, etc.)

8 REMETER AUTOS a outros Juzos ou Tribunais, ao Contador, Perito ou a outro rgo Auxiliar da Justia, bem como, a outros rgos pblicos (p.ex. IML, Delegacia de Polcia etc.)

9 APRECIAR PETIO DE RECURSO 10 OFICIAR AO JUZO DEPRECANTE/DEPRECADO

11 ANALISAR CERTIDO (do escrivo, oficial de justia, etc), aps a manifestao ou no das partes

12 APRECIAR PEDIDOS DIVERSOS DAS PARTES (NO URGENTES), aps vista parte contrria.

13 ANALISAR PEDIDO OU MANIFESTAO DO MINISTRIO PBLICO

14 ANALISAR POSSIBILIDADE de julgamento antecipado da lide ou designar audincia preliminar

15 DECRETAR REVELIA 16 DESIGNAR OU REDESIGNAR audincias, hasta pblica, inspeo judicial etc 17 SANEAMENTO 18 APRECIAR PEDIDOS DE NOMEAO DE Curador Especial, Defensor e outros. 19 DETERMINAR ARQUIVAMENTO 20 21 22 23 OBSERVAES:

Os cdigos 20 e ss. ficaram reservados ao juiz para sua livre utilizao, de acordo com a convenincia e peculiaridade da Vara.

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CDIGOS DE TRIAGEM PARA DECISES/DESPACHOS (CRIME)

CDIGO FASE

1

URGENTES: Rus presos, Cartas Precatrias, Pedidos de Liberdade Provisria, Habeas Corpus, Priso Temporria ou Preventiva e/ou Revogao, Busca e Apreenso, risco de prescrio, feitos cujas partes e/ou intervenientes so maiores de 60 (sessenta) anos de idade, processos cujas partes e natureza se encontram amparadas pelos provimentos ns 26/2008-CGJ, 50/2008-CGJ e 51/2008-CGJ e outros a critrio do magistrado.



4 APRECIAR PEDIDOS DE BUSCA DE ENDEREO E/OU BENS DA PARTE (Requisio de informaes junto a rgos pblicos como Receita Federal, Detran e outros e solicitao de endereo de ru ao Tribunal Regional Eleitoral).

5 APRECIAR PEDIDOS DE NOMEAO DE Curador Especial, Defensor e outros.

6 REMETER AUTOS a outros Juzos ou Tribunais, ao Contador, Perito ou a outro rgo Auxiliar da Justia, bem como, a outros rgos pblicos (p.ex. IML, Delegacia de Polcia etc) 7 APRECIAR PETIO DE RECURSO 8 OFICIAR AO JUZO DEPRECANTE/DEPRECADO

9 ANALISAR CERTIDO (do escrivo, oficial de justia, etc), aps a manifestao ou no das partes. 10 DESIGNAR OU REDESIGNAR audincias, inspeo judicial etc. 11 DESPACHO SANEADOR 12 DECRETAR REVELIA

13 DETERMINAR expedio de Guia de Execuo Penal, elaborao e/ou homologao de clculo de pena, etc

14 INCIDENTES DE EXECUO PENAL 15 PEDIDO DE PRORROGAO DE PRAZO - INQURITO POLICIAL

16 APRECIAR DESCUMPRIMENTO DE CONDIES de suspenso condicional do processo, sursis, livramento condicional, regime semi-aberto/aberto, etc


18 APRECIAR PEDIDOS/CASOS DE SUSPENSO DO FEITO (suspenso condicional do processo, citao editalcia-CPP, art. 366, Incidente de Insanidade mental, etc.) 19 DETERMINAR ARQUIVAMENTO 20 21 22 OBSERVAES:

* Os cdigos 20 e ss. ficaram reservados ao juiz para sua livre utilizao, de acordo com a convenincia.

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CDIGOS DE TRIAGEM PARA DECISES/DESPACHOS

(JUIZADO ESPECIAL CIVEL)

CDIGO FASE

1

URGENTES: pedidos de liminar e demais medidas urgentes, processos cujas partes e/ou intervenientes so maiores de 60 (sessenta) anos de idade, processos cujas partes e natureza se encontram amparadas pelos provimentos ns 26/2008-CGJ, 50/2008-CGJ e 51/2008-CGJ e outros a critrio do magistrado.


3 APRECIAR PEDIDO DE CITAO/INTIMAO de Ru/Parte por Mandado, Carta Precatria etc.

4 APRECIAR PEDIDOS DE BUSCA DE ENDEREO E/OU BENS DA PARTE (Requisio de informaes junto a rgos pblicos como Receita Federal, Detran e outros)

5 APRECIAR PEDIDOS DIVERSOS EM PROCESSO DE EXECUO (Objeo de Executividade, Fraude Execuo, Expedio de Carta de Arrematao, Adjudicao e Remisso, Pedidos de Penhora, Remoo, Avaliao e outros).

6 APRECIAR PEDIDOS/CASOS DE SUSPENSO DO FEITO (suspenso por acordo, morte das partes ou procuradores, hipteses legais e convencionais em execuo, etc)

7 DECIDIR INCIDENTES DIVERSOS (Excees de Incompetncia, Impedimento e/ou Suspeio etc.)

8 REMETER AUTOS a outros Juzos ou Turmas Recursais, Peritos ou a outro rgo Auxiliar da Justia, bem como, a outros rgos pblicos.

9 APRECIAR PETIO DE RECURSO 10 OFICIAR AO JUZO DEPRECANTE/DEPRECADO

11 ANALISAR CERTIDO (do escrivo, oficial de justia, etc), aps a manifestao ou no das partes

12 APRECIAR PEDIDOS DIVERSOS DAS PARTES (NO URGENTES), aps vista parte contrria

13 ANALISAR PEDIDO OU MANIFESTAO DO MINISTRIO PBLICO

14 ANALISAR POSSIBILIDADE de julgamento antecipado da lide ou designar audincia de instruo e julgamento 15 REVELIA 16 DESIGNAR OU REDESIGNAR audincias, hasta pblica, inspeo judicial etc 17 DETERMINAR ARQUIVAMENTO 18 19 20 OBSERVAES:

* Os cdigos 18 e ss. ficaram reservados ao juiz para sua livre utilizao, de acordo com a convenincia e peculiaridade da Vara.

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CDIGOS DE TRIAGEM PARA DECISES (VARA NICA OU MISTA) CDIGO FASE

1

URGENTES: Rus presos, Cartas Precatrias, Pedidos de Liberdade Provisria, Habeas Corpus, Priso Temporria e Preventiva e/ou Revogao, Busca e Apreenso, processos criminais com risco de prescrio, pedidos de liminar, com ou sem justificao prvia e demais medidas cautelares, alimentos, falncia, processos cujas partes e/ou intervenientes maiores de 60 (sessenta) anos de idade, infncia e juventude, processos cujas partes e natureza se encontram amparadas pelos provimentos ns 26/2008-CGJ, 50/2008-CGJ e 51/2008-CGJ e outros a critrio do magistrado.



4 APRECIAR PEDIDOS DE BUSCA DE ENDEREO E/OU BENS DA PARTE (Requisio de informaes junto a rgos pblicos como Receita Federal, Detran e outros (cvel ou crime) e solicitao de endereo de ru ao Tribunal Regional Eleitoral (somente para processo crime).

5 APRECIAR PEDIDOS DE NOMEAO DE Curador Especial, Defensor e outros.

6 REMETER AUTOS a outros Juzos ou Tribunais, ao Contador, Perito ou a outro rgo Auxiliar da Justia, bem como, a outros rgos pblicos (p.ex. IML, Delegacia de Polcia etc).

7 DECIDIR INCIDENTES DIVERSOS (Denunciao Lide, Excees de Incompetncia, Impedimento e/ou Suspeio, Impugnao ao Valor da Causa, etc.)

8 ANALISAR POSSIBILIDADE de julgamento antecipado da lide ou designar audincia preliminar (cvel)

9 ANALISAR CERTIDO (do escrivo, oficial de justia, etc), aps a manifestao ou no das partes. 10 DESIGNAR OU REDESIGNAR audincias, hasta pblica, inspeo judicial etc. 11 DESPACHO SANEADOR/SANEAMENTO 12 DECRETAR REVELIA 13 ANALISAR PEDIDO OU MANIFESTAO DO MINISTRIO PBLICO


15 APRECIAR PEDIDOS DIVERSOS EM PROCESSO DE EXECUO (CVEL) (Objeo de Executividade, Fraude Execuo, Expedio de Carta de Arrematao, Adjudicao e Remisso, Pedidos de Penhora, Remoo, Avaliao e outros).

16 APRECIAR PETIO DE RECURSO

17 DETERMINAR expedio de Guia de Execuo Penal, elaborao e/ou homologao de clculo de pena, etc (crime). 18 INCIDENTES DE EXECUO PENAL (crime) 19 PEDIDO DE PRORROGAO DE PRAZO - INQURITO POLICIAL (crime) 20 APRECIAR DESCUMPRIMENTO DE CONDIES de suspenso condicional do processo, sursis, livramento condicional, regime semi-aberto/aberto, etc (crime)

21 APRECIAR PEDIDOS/CASOS DE SUSPENSO DO FEITO (CVEL: suspenso por acordo, morte das partes ou procuradores, hipteses legais e convencionais em execuo e execuo fiscal-LEF art. 40, etc e CRIME: suspenso condicional do processo, citao editalcia-CPP, art. 366, Incidente de Insanidade mental, etc.)

22 DETERMINAR ARQUIVAMENTO 23 OBSERVAES:

* Os cdigos 23 e ss. ficaram reservados ao juiz para sua livre utilizao, de acordo com a convenincia.

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importante consignar que a tabela de triagem sugerida para o gabinete

pode ser adequada pelo juiz s necessidades e peculiaridades da sua unidade judiciria, bastando para isso incluir os cdigos que entender necessrios ao final dela, adotando-os e informando ao Gestor Judicirio para que os lanamentos no sistema informatizado sejam corretamente efetuados. Isso importante, visto que um dos objetivos da triagem alm de facilitar o trabalho do juiz e possibilitar a visualizao da demanda de trabalho quando da fixao das metas viabilizar o rastreamento do processo no gabinete, principalmente em varas onde a quantidade de feitos conclusos muito grande, o que somente possvel quando a triagem feita, mantida e devidamente lanada no sistema.

Impulsionar os processos que puderem s-lo por certido. Conferir os documentos expedidos e demais servios do dia. Conferir os processos vindos do gabinete, MP, Defensoria,

Advogados etc., dando o devido encaminhamento. Acompanhar a produo dos pedidos protocolizados diariamente, a

fim de que sejam atendidos, se possvel, no mesmo dia. Executar a rotina Buscar Produo no SCP (planilha eletrnica). Fiscalizar permanentemente a manuteno dos 5 S na Secretaria

(Organizao do espao de produo), observando sempre ao final do expediente se no ficaram processos e papis sobre as mesas, etc.:

Indispensvel para a manuteno do padro a checagem peridica, a fim de que todo trabalho realizado no mtodo no se perca, observando os principais itens, do relatrio de checagem (disponvel no Kit Gestor ou junto Corregedoria).

Estando em desconformidade, deve ser adotada imediata ao corretiva.

Fiscalizar permanentemente o painel de gesto vista.

c) ATIVIDADES PERIDICAS

Realizar reunio trimestral com os demais servidores da respectiva secretaria para verificao e correo de anomalias;

Realizar reunio trimestral com o Juiz da vara/comarca para verificao e correo de anomalias. Esta reunio poder ser dispensada, caso o juiz prefira participar da reunio com o Gestor Judicirio e servidores.

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2.1. CONFERNCIA DA QUALIDADE

A conferncia da qualidade compreende a fiscalizao dos servios de Expedio de Documentos, Matria para Imprensa e de Registro, Autuao e Juntada de peas.

Na Expedio de Documentos e Matria de Imprensa:

O Gestor Judicirio dever conferir as expedies no processo fsico e no virtual (sistema Apolo), se incorreto, devolver o processo ao servidor da funo para as correes/complementaes necessrias.

Os servidores da Materia de Imprensa e Expedio de Documentos, s confirmaro os andamentos de produo, aps a anlise do Gestor.

No Registro, Autuao e Juntada:

O Gestor Judicirio dever conferir os lanamentos no processo fsico e no virtual (sistema Apolo), se incorreto, devolver o processo ao servidor para as correes/complementaes necessrias.

O servidor do RAJ confirmar todos os andamentos de produo e havendo correes/complementaes necessrias lanar o cdigo 477 ( lanamento indevido), certificando o ato.

OBSERVAO: Os andamentos relativos aos documentos expedidos, juntadas, certides,

etc., cujos contedos possuam carater sigiloso, devero ser disponibilizados como CONFIDENCIAL.

Assim, sempre que o andamento possuir carater sigiloso, o Gestor

Judicirio dever conferir se foi selecionado na tela da confirmao o tipo de visibilidade.

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No momento da conferncia da qualidade, quando necessrio, o Gestor

Judicirio anotar na Ficha de Controle de Andamento o prazo a ser obedecido pelas partes/advogados/peritos/MP/outros, para que o servidor da Atualizao no Sistema Apolo possa agend-lo no sistema.

Os prazos sero computados excluindo-se o dia da juntada do

documento ou o dia da intimao (em sede de Juizados Especiais e em alguns casos da Justia Comum) ou a data da publicao (nos casos de intimao pela imprensa) e incluindo-se o ltimo dia.

A contagem se inicia no primeiro dia til forense aps a juntada,

intimao ou publicao e encerra-se no ltimo dia. Terminado o prazo no final de semana ou feriado, este ser prorrogado

para o primeiro dia til seguinte. O prazo no interrompido. OBSERVAO:

Com relao aos prazos criminais, a smula 710 do STF prev: No processo penal, contam-se os prazos da data da intimao, e no da juntada aos autos do mandado ou da carta precatria ou de ordem..

A avaliao da produo, portanto, ser calcada no trinmio quantidade-qualidade-tempo, de modo que sero avaliados o quantum, a qualidade da

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produo diria e individual do servidor e o tempo gasto para realizao das tarefas.

2.2. IMPULSIONAMENTO POR CERTIDO

Os feitos que dependerem da prtica de mero ato ordinatrio (no decisrio) no devero ser remetidos ao juiz, mas impulsionados pelo Gestor Judicirio, mediante certido nos autos.

Tal providncia encontra respaldo na legislao processual; na prpria Constituio (art. 93, XIV); no captulo 2, seo 17, item 2.17.4.7 a da CNGC e nos Provimentos ns 52, 53, 54, 55 e 56/2007-CGJ, agilizando sobremaneira a tramitao do processo.

MODELO DE IMPULSIONAMENTO POR CERTIDO (INTIMAO POR ATO ORDINATRIO)

Nos termos da legislao vigente e Provimento n ___/___ , impulsiono

estes autos, com a finalidade de: ________________. _______ - MT, ___ de _______ de ___.

Gestor Judicirio

2.3. CONTROLE DA PRODUO

O controle da produo realizado por intermdio de programa acoplado ao sistema informatizado Apolo, denominado SCP (Sistema de Controle de Produo), que monitora as atividades de cada servidor, segundo a sua matrcula.

Ao efetuar o login no sistema Apolo, com a sua matrcula, o servidor

est se identificando e garantindo que sua produo lhe seja atribuda. Por isso, terminantemente proibido que um servidor utilize a matrcula de outro, visto que tal procedimento alimentar incorretamente o SCP, gerando dados incorretos.

Da mesma forma, a produo no SCP contabilizada pelo correto

lanamento dos andamentos processuais no sistema Apolo, de maneira que, deixando de lanar um determinado andamento, ou fazendo-o incorretamente, o servidor no ter sua produo . Portanto, imprescindvel que o servidor seja extremamente cuidadoso na alimentao do Sistema Informatizado Apolo, lanando os andamentos de forma correta e completa.

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O SCP afere a produo, gerando os grfico, resumo de metas e os

relatrios que devem ser remetidos/transmitidos Corregedoria. Competem ao Gestor Judicirio as seguintes providncias relativas

ao referido sistema:

a) Fixar as metas nos 05 (cinco) primeiros dias teis do ms. b) Efetuar diariamente a rotina de Buscar Produo. c) Encerrar o exerccio, lanando as sobras existentes e providenciando a confirmao de todos os andamentos de produo. d) Executar a rotina de Transmitir Exerccio, aps o encerramento do exerccio, ou, se for o caso, imprimir e enviar o relatrio de produo Corregedoria. e) Zelar pela correta alimentao do sistema Apolo, que fornece os dados de produo para o SCP.

2.4. AFERIO DE LICENAS COMPENSATRIAS

Uma das formas de se reconhecer e premiar os servidores envolvidos no processo de produo por meio da concesso de licenas compensatrias, o que permitido pela Lei Complementar n. 04/90 (art. 103, inciso V), aplicvel por analogia.

Considera-se servidor para efeito de usufruto de licena compensatria, o

servidor efetivo do Poder Judicirio, o contratado, o cedido por outros rgos e o estagirio, salvo se houver expressa vedao no rgo de origem ou contrato.

A concesso das licenas compensatrias dever obedecer aos

seguintes critrios: a) para efeito de reconhecimento e premiao dos servidores, o ano ser dividido em dois perodos de aferio da produtividade, contendo cada qual 06 (seis) meses, a saber: de janeiro a junho e de julho a dezembro. b) ao final de cada perodo de aferio sero identificados e destacados os servidores mais produtivos em cada rea de atuao (expedio de documentos/matria para imprensa, RAJ, atendimento ao pblico e atualizao do sistema informatizado Apolo).

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c) ao servidor que, no perodo de aferio, em todos os meses de atividade, ultrapassar as metas individuais estabelecidas, sero concedidas, pelo Juiz Diretor do Foro, a ttulo de prmio e incentivo, licenas compensatrias, conforme sua classificao na ordem de produo, bem como poder, ainda, acumular pontos para efeito de progresso na carreira, se assim for previsto em lei.

Aos servidores que superarem as metas individuais, em todos os meses do perodo de aferio, sero concedidas, por perodo, as seguintes premiaes em licenas compensatrias:

a) quele que atingir a maior produo individual ser concedida licena de 05 (cinco) dias. b) ao segundo colocado ser concedida licena de 03 (trs) dias. c) ao terceiro e demais colocados ser concedida licena de 01 (um) dia.

Ao Gestor Judicirio e ao Auxiliar do Gestor sero concedidas, por perodo de aferio, em relao a cada uma das atividades monitoradas na Secretaria, as seguintes premiaes em licenas, caso haja a superao das metas em 15% ou mais:

a) se a meta mensal de produo da Secretaria for, em todos os meses, superada em 15% (quinze por cento), recebero licena de 03 (trs) dias. b) caso em apenas um dos meses no se atinja a superao da meta em 15% (quinze por cento), recebero licena de 02 (dois) dias. c) no havendo superao da meta apenas em dois ou trs meses do perodo, o Gestor Judicirio far jus apenas a 01 (um) dia de licena.

Existindo somente um servidor responsvel pela atividade sob controle, ele far jus a:

a) 05 (cinco) dias de licena, caso supere as metas, em mdia, 50% ou mais. b) 03 (trs) dias de licena, caso supere as metas de 30% a 49%, em mdia. c) 01 (um) dia de licena, caso supere as metas em 29% ou menos.

Em qualquer hiptese, a premiao somente ser concedida, caso as metas sejam estabelecidas tendo como patamar mnimo as mdias do Estado, conforme tabela divulgada pela Corregedoria.

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OBSERVAO:

Referidos parmetros somente podero ser desconsiderados caso o servidor tenha atendido a 100% da demanda, no produzindo mais, portanto, em razo da inexistncia de servio.

Os servidores que exercerem a funo de atendimento ao pblico sero avaliados e premiados de acordo com os seguintes critrios:

d) 05 (cinco) dias de licena, caso no tenham dado causa a nenhuma reclamao durante o perodo de aferio. e) 03 (trs) dias de licena, caso atinjam uma mdia de 95% de atendimentos com satisfao durante o perodo de aferio. f) 01 (um) dia de licena, caso atinjam uma mdia de 90% de atendimentos com satisfao durante o perodo de aferio. 2.4.1. PROCEDIMENTOS PARA REQUERER E GOZAR AS LICENAS

O servidor que fizer jus licena dever, por escrito e com prova de sua produo e classificao (relatrio de produo e certido do Gestor Judicirio), solicitar ao Juiz Diretor do Foro a respectiva anotao em sua ficha funcional.

O gozo das licenas se far mediante solicitao ao Juiz Diretor do Foro,

instrudo com anuncia do Gestor Judicirio que atestar a possibilidade do afastamento, sem prejuzo aos trabalhos da serventia. Para tanto, o Gestor Judicirio dever elaborar escala, de sua total responsabilidade.

2.4.2. PROCEDIMENTOS EM CASO DE TRANSFERNCIA DE FUNO

Considerando que a concesso da premiao em licenas toma por base o resultado da produo durante um perodo de aferio de 06 (seis) meses, recomendvel que o rodzio dos servidores nas funes da secretaria somente se faa aps o encerramento desse perodo. Como isso nem sempre possvel, necessrio estabelecer regras claras para o caso de transferncia de funo durante o perodo aquisitivo. a) TRANSFERNCIA TEMPORRIA

Caso o Servidor tenha que ser, provisoriamente, transferido para outra

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atividade, como em caso de substituio de colega de frias, enfermo etc., para efeitos de cmputo de produtividade, ser repetido, no ms ou meses de afastamento, a mdia de sua produo dos meses anteriores, concorrendo ele na sua atividade de origem. b) TRANSFERNCIA DEFINITIVA

Caso o Servidor seja definitivamente transferido para outra atividade, devero ser observados os seguintes critrios: a) caso a transferncia ocorra no ltimo ms do perodo de aferio, concorrer na atividade de origem, na forma prevista para transferncia temporria; b) caso a transferncia ocorra pelo menos dois meses antes do trmino do perodo de aferio, concorrer na nova atividade, computando-se, para os meses anteriores faltantes, a mdia de sua produo atual.

c) PROCEDIMENTO EM CASO DE LICENA MDICA OU SIMILAR (AFASTAMENTO INVOLUNTRIO)

O servidor que se afastar por motivo de sade, ou outro similar, devidamente comprovado, que seja obrigatrio e involuntrio, no ser prejudicado para fins de aferio de produtividade, sendo-lhe computada a produo do perodo de ausncia, na atividade que vinha exercendo, pela mdia que vinha produzindo, na forma da letra a, supra (regras para transferncia temporria).

OBSERVAO:

Para aferio das licenas compensatrias, o Gestor Judicirio dever utilizar as PLANILHAS DE AFERIO DE LICENAS COMPENSATRIAS, encontradas no Kit Gestor. O Kit Gestor poder ser acessado no site www.tjmt.jus.br Corregedoria Programas Mtodo ORDEM

Aps o encerramento/abertura da Planilha Eletrnica, que dever

ocorrer at o quinto dia til do ms subseqente, o Gestor Judicirio ter em mos os dados necessrios para o preenchimento da Planilha de Aferio de Licenas Compensatrias, que so: o nmero da produo mensal (quantidade produzida) de cada servidor e a meta estipulada em quantidade de atos (quantidade a produzir).

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ANDAMENTOS DE ENTRADA DE ESTOQUE E PRODUO GESTOR JUDICIRIO Entrada de Estoque 337 Aguardando Impulsionamento por Certido Produo 338 Impulsionamento por Certido Atos Ordinatrios 556 Clculo de Pena

3. CLCULO DE PENA

funo do Gestor Judicirio elaborar clculo de pena.

A CNGC em seu Captulo 7, seo 37, determina a obrigatoriedade da utilizao do sistema de clculo penal disponibilizado no site: www.tjmt.jus.gov.br/calculopenal.

Os clculos homologados devero ser disponibilizados no sistema Apolo. Aps, remetidos ao executado para cincia pessoal, bem como, Unidade Prisional em que estiver custodiado.

Na contagem das penas privativas de liberdade e restritivas de direitos, inclui-se o dia da priso ou do incio do cumprimento da pena, independente do horrio da priso. Quando o clculo da pena resultar em nmeros fracionrios, as fraes de ms devero ser reduzidas a dias (diviso por trinta) e as fraes de ano a meses (diviso por doze), para obteno da pena correta. Nas penas privativas de liberdade e restritivas de direitos, as fraes de dia (horas) sero desprezadas. (Arts. 10 e 11 do CP). No caso de progresso de regime, requisito o cumprimento de pelo menos 1/6 da pena no regime anterior. Aps a primeira transferncia, a progresso ser determinada, quanto ao quesito temporal, considerado o saldo restante da pena, ou seja, 1/6 da pena que o condenado teria a cumprir a partir do momento em que obteve a primeira progresso.

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Em caso de regresso, o condenado ter de cumprir 1/6 do saldo restante

da pena no regime mais rigoroso para satisfazer o requisito temporal da progresso, contando-se a partir do fato que ensejou a punio.

4. INSERO NO SISTEMA APOLO DO CLCULO DA PRESCRIO PENAL E DA DATA DO NICIO DO TRMITE DOS PROCESSOS

A CNGC em seu Captulo 7, Seo 43 item 1, determina a obrigatoriedade da alimentao da prescrio penal no campo Data de Prescrio do sistema Apolo em todos os processos criminais, para cada acusado, individualmente.

Havendo mais de um delito, dever ser informado aquele cuja prescrio estiver mais prxima e, ocorrendo a prescrio de um dos crimes, dever ser informado no sitema Apolo a data da prxima prescrio.

O campo dever ser alterado sempre que ocorrer causa interruptiva ou suspensiva da prescrio, independente de despacho.

O clculo dever ser realizado de acordo com a legislao vigente.

Cabe ao Gestor Judicirio, orientar os servidores da Secretaria a preencherem a data protocolo da petio inicial no Sistema Apolo.

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5. CONTROLE DE MATERIAL Principais passos:

Revisar semanalmente o estoque de material para verificar o que est faltando.

Preencher a Guia de Requisio de Material. Entregar na Diretoria/Coordenadoria do Foro a 1 via. Arquivar a cpia em pasta prpria. Conferir o material recebido. Acomodar o material em armrio prprio.

CUIDADOS ESPECIAIS: a) Estar atento s necessidades de reposio do estoque. b) No estocar material na secretaria. Manter somente o necessrio para a execuo dos trabalhos da semana, com base nas orientaes do Mtodo Ordem. c) O material de consumo dever ficar acondicionado em caixas de arquivo, de cor azul, devidamente etiquetado (etiquetas encontradas no Kit Gestor).

6. AUTENTICAO E EXPEDIO DE CERTIDO PARA AS PARTES Principais passos:

O servidor responsvel pelo Atendimento ao Pblico dever preencher o formulrio de Solicitao de Recolhimento de Custas em duas vias. Uma via ser entregue ao solicitante que dever dirigir-se ao Cartrio Distribuidor ou ao FUNAJURIS para retirar a guia de recolhimento. A outra ser arquivada em pasta prpria para controle da secretaria e fiscalizao do FUNAJURIS.

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MODELO DE GUIA DE RECOLHIMENTO DE CUSTAS

ESTADO DE MATO GROSSO

PODER JUDICIRIO COMARCA DE ______________

SOLICITAO DE RECOLHIMENTO DE CUSTAS Via Secretaria n_________ _____ Secretaria ______ Proc. N ________ Cd. do Processo no Sistema Apolo: _______ Autor: Requerido: ( ) ____ Autenticao ( ) Carta de Adjudicao ( ) Carta de Sentena ( ) Certido objeto e p (inteiro teor) sem buscaData/Distribuio/Processo: ( ) Certido objeto e p (inteiro teor) com buscaData/Distribuio/Processo: ( ) DesarquivamentoCom BuscaData/Arquivamento/Processo: ( ) DesarquivamentoSem BuscaData/Arquivamento/Processo: ( ) Formal de Partilha ( ) Saldo Devedor no Funajuris R$ ________________________ ( ) Outros-Busca e Livro de Registro de Feito * - O X marcando a opo desejada, deve ser feito no computador. Data: __________________________ (Obrigatria a assinatura do Gestor Judicirio ou de seu delegado, com o devido carimbo).

Ao receber a guia recolhida, conferir:

a) O valor e a autenticao mecnica bancria. b) Se o pagamento foi realmente efetuado e no agendado (no caso de ter sido efetuado em terminal eletrnico do banco). Se agendado, o Gestor Judicirio dever aguardar a confirmao do pagamento, que dever ser verificada no site do Tribunal de Justia: Tribunal de Justia - Consultar Guias arrecadadas - Por Perodo ou Por Nmero, para proceder s autenticaes e expedio de certido. OBSERVAES: a) Sendo o solicitante beneficirio da assistncia judiciria gratuita, no haver recolhimento de custas para as autenticaes.

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b) Havendo guia de recolhimento, arquiv-la em pasta prpria para posterior fiscalizao do FUNAJURIS, juntamente com certido contendo as seguintes informaes: quantidade e nmeros dos selos utilizados, nmero do processo e nome das partes. c) Em caso de assistncia judiciria gratuita, arquivar apenas a certido acima mencionada. CUIDADOS ESPECIAIS: a) Ateno redobrada na colocao dos selos, posto que existem duas cores (verificar as normas do FUNAJURIS). Vale ressaltar que nos selos est discriminada a finalidade (Certido ou Alvar/Autenticao). b) O selo vermelho utilizado em processos de Justia Gratuita e o selo verde, utilizado em processos que exigem preparo (Portaria 49/02/TJ). AO CORRETIVA:

Se colocado erroneamente, o selo dever ser arquivado em pasta prpria e lanado no relatrio mensal de selos, como danificado. 6.1.PECULARIEDADE DA AUTENTICAO

Conferir as cpias com o documento original. O carimbo dever ser devidamente assinado pelo Gestor Judicirio e

preenchido com letra legvel. Cada autenticao dever conter o selo de autenticidade do Tribunal de

Justia. vedado ao Gestor Judicirio autenticar documentos estranhos aos

processos.

6.1.2. PECULARIEDADE DA EXPEDIO DE CERTIDO PARA AS PARTES

Agendar entrega:

a) Certido de inteiro teor para dois dias teis. b) Certido de intimao para agravo de instrumento, at o final do expediente, conforme ordem de chegada. c) Nos demais casos, analisar o processo.

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Imprimir certido em duas vias. A primeira via, para entregar ao requerente com o selo de autenticidade; a segunda, para arquivar em pasta prpria, anotando o nmero do selo utilizado, que servir para controle da secretaria e fiscalizao do FUNAJURIS.

7. ALVAR DE LEVANTAMENTO DE VALORES E ALVAR DE SOLTURA Principais passos:

Aps a confeco dos alvars de levantamento de valores (FGTS, PIS, etc.) e de soltura, pelo servidor da Expedio do Documentos, o Gestor Judicirio o conferir e, estando correto, dever apor selo de autenticidade, entregando-o parte (alvar para levantamento de valores) ou ao Oficial de Justia/Central de Mandados (no caso de alvar de soltura).

OBSERVAES: a) Nos casos de alvar para levantamento de valores e de alvar de soltura do depositrio infiel (processo de execuo), extrados de processos com custas, os referidos alvars contero o selo de autenticidade verde, porm, sem recolhimento do valor. b) O alvar de levantamento de valores ser expedido em trs vias, sendo a primeira, para a parte; a segunda, para encarte nos autos e a terceira, para ser arquivada na pasta de Alvars Expedidos, que dever conter os nmeros dos selos utilizados para futura fiscalizao do FUNAJURIS. c) O alvar de soltura ser expedido em quatro vias, sendo a primeira, para a Cadeia/Presdio/Delegacia; a segunda, para o ru; a terceira, que retornar assinada pelo ru para ser juntada aos autos e a ltima para ser arquivada na pasta de Alvars Expedidos, que dever conter os nmeros dos selos utilizados para futura fiscalizao do FUNAJURIS. d) As vias da Cadeia/Presdio/Delegacia e a do ru devero conter os selos vermelhos de autenticidade (gratuitos). CUIDADO ESPECIAL:

Ateno redobrada na colocao dos selos, posto que existem dois tipos (verificar as normas do FUNAJURIS). Vale ressaltar que nos selos est discriminada a finalidade (Certido ou Alvar/Autenticao).

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AO CORRETIVA:

Se colocado erroneamente, o selo dever ser arquivado em pasta prpria e lanado no relatrio mensal de selos, como danificado.

8. EXPEDIO DE GUIA DE DEPSITOS JUDICIAIS E DE ALVARS JUDICIAIS

A CNGC, em seus itens 3.5.3 e 3.5.3.1, probe o Gestor Judicirio de receber valores de qualquer natureza na secretaria, conforme segue: 3.5.3 vedado aos Gestores Judicirios o recebimento de valores a qualquer ttulo, tendo em vista que as secretarias no possuem cofre ou qualquer segurana para a sua guarda e posterior depsito. Sendo procurado pelos interessados para tal fim, dever o Gestor Judicirio expedir a guia de recolhimento para o Depsito Judicial, vinculada ao processo para depsito pela parte..

3.5.3.1 Caso j esteja encerrado o expediente bancrio, o Gestor Judicirio dever expedir a referida guia de recolhimento e certificar nos autos o horrio do seu fornecimento, para apreciao do Juiz.. Principais passos:

Para a expedio de boleto de depsito judicial:

a) Acessar o site do Tribunal de Justia Depsitos Judiciais b) Selecionar uma das opes: nmero do processo, numerao nica ou cdigo; c) Gerar guia; d) Emitir boleto; e) Entregar o boleto parte interessada; f) Juntar aos autos o boleto devidamente recolhido.

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Para a expedio de alvar judicial:

a) Acessar o site do Tribunal de Justia Depsitos Judiciais. b) Requerer cpia do Extrato (juntar aos autos). c) Solicitar no sistema a liberao do depsito judicial e clicar no cone Arquivar. Aps, comunicar ao magistrado, o qual dever inserir a sua senha para liberao. d) O alvar dever ser assinado pelo magistrado e encaminhado ao Departamento de Depsitos Judiciais. e) Juntar cpia do alvar nos autos. OBSERVAO: O Gestor Judicirio e o Magistrado devero possuir senha e login para acessar o SISCON DJ. A senha e login so fornecidos pelo Departamento de Depsitos Judiciais do Tribunal de Justia. 8.1. VALORES A SEREM DEPOSITADOS NO SISCON DJ a) Fiana Observao: A CNGC em seu Captulo 7, seo 19, item 2, estabelece que ao Protocolo e Central de Distribuio ficam vedados o recebimento de valores de Fiana em espcie encaminhados com o flagrante, cabendo s Delegacias o depsito judicial na conta SISCONDJ e a juntada das guias nos autos. Os termos devem ser registrados e lavrados em livro prprio, nos termos da norma 2.13.2 da CNGC. b) Valores apreendidos. c) Pagamento espontneo de obrigao (artigo 475-J do CPC). d) Alienao antecipada de bens apreendidos em processos relacionados em delitos de txicos (Provimento n 57/2008-CGJ). e) Doao e alienao de produtos florestais apreendidos em processos ambientais (Provimento n 03/2009-CGJ), dentre outros.

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9. CERTIDO DE REMESSA DE PROCESSOS SEGUNDA INSTNCIA Quando da remessa dos processos Segunda Instncia, em reexame necessrio de sentena ou em grau de recurso, em matria Cvel ou Criminal, conforme item 2.3.20 da CNGC, o Gestor Judicirio dever expedir certido, ao trmino do ltimo volume dos autos, que dever conter a seguinte informao:

Existncia de cheques e/ou objetos colacionados a ttulo probatrio, tais como, fitas k7, fitas VHS, CD, DVD, e outros.

10. VERIFICAO DE PROCESSOS PARA AUDINCIA Principais passos:

Imprimir a pauta de audincia lanada no sistema Apolo, com antecedncia de 15 dias para as verificaes necessrias.

Separar os processos para conferncia. Conferir:

a) Se a deciso foi cumprida na ntegra e no prazo (intimaes). b) Se todas as partes foram devidamente intimadas. c) Observar, caso faam parte da lide, se o Ministrio Pblico e a Defensoria foram intimados.

Certificar a ausncia de alguma intimao. Encaminhar os processos para o gabinete, na vspera da audincia. Extrair a pauta de audincia em tantas vias quantas forem necessrias,

entregando uma via ao porteiro de auditrios.

Observao:

Em feitos criminais, na audincia de instruo e julgamento, as armas devero ser separadas e encaminhadas com os autos ao gabinete (fica a critrio do Juiz). Ao corretiva:

Na ausncia de expedio de alguma citao/intimao, proced-la imediatamente.

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11. VERIFICAO DE PROCESSOS EM CARGA Em cumprimento ao captulo 2, seo 10 da CNGC o Gestor Judicirio manter rigoroso controle sobre os prazos de devoluo de autos em carga, providenciando a cobrana mensal por meio de intimao pela imprensa, por correspondncia ou por mandado conforme o caso, para devoluo em vinte e quatro horas, sob pena de busca e apreenso e aplicao das penalidades do artigo 196 do Cdigo de Processo Civil.

Mensalmente o Gestor Judicirio proceder conferncia das listas de cargas. Os autos no devolvidos no prazo legal devero ser cobrados pelo gestor conforme pargrafo anterior e as listas, cujos processos foram devolvidos secretaria, devero ser descartadas.

12. RELATRIOS

12.1. RELATRIO MENSAL Principais passos:

Acessar o sistema Apolo em: Relatrios, Corregedoria, Estatstica Forense Mensal, Gerar dados, 0K.

Conferir e imprimir, encerrando o ms no gabinete do magistrado, transmitindo os dados pelo sistema Apolo (on line), at o quinto dia til do ms subseqente.

No caso de juiz substituto, enviar o Quadro Demonstrativo, as sentenas com e sem julgamento de mrito proferidas naquele ms e as certides necessrias.

Observao:

Em caso de veculos apreendidos, encaminhar mensalmente a relao, por meio de ofcio, Coordenadoria da Superviso da Corregedoria-Geral da Justia.

12.2. RELATRIO TRIMESTRAL

O Relatrio Trimestral gerado juntamente com o Relatrio Mensal, como segue:

1 trimestre janeiro/fevereiro/maro gerado no ms de abril. 2. trimestre abril/maio/junho gerado no ms de julho.

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3. trimestre julho/agosto/setembro gerado no ms de outubro. 4. trimestre outubro/novembro/dezembro gerado no ms de janeiro.

12.3. RELATRIOS DA CEJA/MT (COMISSO ESTADUAL JUDICIRIA DE ADOO) 12.3.1. RELATRIO DAS INSTITUIES DE ABRIGO Trimestralmente, at o quinto dia til, dever ser encaminhado CEJA o relatrio das Instituies de Abrigo (artigo 47 do Regimento Interno da CEJA). 12.3.2. RELATRIO DE COMUNICAO Dever ser comunicado CEJA o fato de no haver pretendentes na Comarca interessados na adoo de menores disponveis. A comuniao dever ser acompanhada dos seguintes documentos:

Cpia da respectiva sentena. Formulrio de cadastro de criana/adolescente-CCA em condies de ser

adotado. Cpia da certido de nascimento. Relatrio psicossocial. Laudo mdico. Foto.

12.4. RELATRIOS REFERENTES INFNCIA E JUVENTUDE ENVIADOS AO CNJ - CONSELHO NACIONAL DE JUSTIA (PROVIMENTO N 30/2009-CGJ) O preenchimento e atualizao do Cadastro Nacional de Adoo CNA, dever ser feito pelo juiz da Comarca ou Vara com competncia em matria de Infncia e Juventude ou auxiliar por ele indicado, mediante senha prpria fornecida pela Corregedoria-Geral da Justia aos respectivos usurios. 12.4.1. CADASTRO DE PRETENDENTES Devero ser informados os dados pessoais relativos a todos os pretendentes adoo cadastrados.

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12.4.2. CADASTRO DE CRIANA/ADOLESCENTE Devero ser informados os dados sociais e pessoais relativos a todas as crianas e adolescentes da Comarca em condies de serem inseridos no sistema. 12.4.3. CADASTRO DE ABRIGO Devero ser informados os dados relativos aos abrigos existentes nas Comarcas. Os referidos cadastros so encontrados no endereo www.cnj.jus.br/cna ou no site do Conselho Nacional de Justia CNJ (www.cnj.jus.br), menu principal > opo Extranet do Judicirio > Sistemas > CNA - Cadastro Nacional de Adoo. As Comarcas que no disponham de acesso internet devero remeter os relatrio CEJA/MT, no endereo Centro Poltico Administrativo CEP 78.050-970, Caixa Postal 1071, Cuiab MT, mediante correspondncia com aviso de recebimento. 12.5. RELATRIO DE PRODUTIVIDADE DO SCP Principais passos:

Alimentar a Planilha Eletrnica, buscando a produo no sistema Apolo, diariamente.

Encerrar a Planilha Eletrnica, conforme Manual de Rotina do Mtodo Ordem, at o quinto dia til do ms subseqente.

Extrair os Grficos de Produtividade e o Relatrio Individual Consolidado, para afixar no painel de gesto vista da secretaria, da seguinte forma:

Para extrair da Planilha Eletrnica os relatrios do ms encerrado, clicar

em Utilitrios; escolher Exerccios Passados; escolher o ms que acabou de ser encerrado; Confirmar; acessar o menu Relatrios; imprimir e afixar os seguintes grficos e relatrio no painel de Gesto Vista:

a) Grficos Anuais: Gabinete e Escrivania b) Grficos Quantitativos: Gabinete, Escrivania, Escrivo e Oficiais de Justia. c) Relatrio Individual Consolidado

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Abrir a Planilha Eletrnica, definindo-se as metas para cada funo, conforme Metodologia Ordem, at o quinto dia til do ms subseqente.

Transmitir os dados Corregedoria, mensalmente, at o quinto dia til do ms subseqente. Nas comarcas em que no houver lnternet, dever ser impresso o Relatrio Geral e encaminhado por correio, at o quinto dia til do ms subseqente.

ROTEIRO PARA ENCERRAMENTO E

ABERTURA DA PLANILHA ELETRNICA

Conferir se todos os andamentos do gabinete e da secretaria esto confirmados.

Clicar em:

a) Produo, Buscar do Apolo. b) Buscar dados no Apolo 1 fase. c) Preenchendo as tabelas 2 fase. d) Montando o relatrio 3 fase. e) Sair.

Clicar em Metas.

Clicar em Fechar o exerccio.

Clicar em Ajuste do estoque.

Preencher somente o campo Atual (sobras) de cada funo, exceo da Audincia que no possui sobra. No campo Atual do referido produto, dever ser anotado o nmero das audincias j designadas para o exerccio que est sendo aberto.

Exemplo:

Sobra de sentena: nmero de processos conclusos para sentenas existentes nos escaninhos do gabinete. Vale ressaltar que os processos que aguardam concluso no escaninho da secretaria (andamento 248) no devero ser considerados sobras.

Ajustado o ltimo produto, Diligncia de oficial de justia, clicar em Formalizar os ajustes.

Formalizados os ajustes, se houver algum erro no preenchimento, clicar no produto que deseja alterar e novamente em Formalizar os ajustes. Aps clicar Sim.

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Clicar em Sair. Clicar em Finalizar o exerccio. Abrir novamente a Planilha Eletrnica. Clicar em Metas. Clicar em Definir. Clicar em Pessoal. Proceder s alteraes do quadro de funes, se necessrio, salvando-as. Clicar em Sair. Definir as metas preenchendo somente os campos Meta Percentual e

Dias teis de trabalho, com exceo do produto Atendimento ao pblico, pois a meta para esta funo automaticamente definida em 100%.

Clicar em Criticar. Clicar em Definir. Verificar se todas as informaes esto corretas. Em caso positivo, clicar em Confirmar. Havendo necessidade de alterao de alguma informao, fechar e

proceder s correes. Aps, clicar em Criticar, Definir e Confirmar. Aberta a Planilha Eletrnica, clicar Relatrio, Quadro de funo,

Visualizar, imprimindo-o e afixando-o em local visvel ao pblico na secretaria.

Mesmo procedimento dever ser adotado em relao ao resumo de metas. Clicar em Relatrio, Resumo de Metas, escolher a opo Completo, Visualizar e Imprimir, afixando-o em local visvel ao pblico na secretaria.

Clicar em Comunicao, Transmisso, escolher o exerccio/ms finalizado e Transmitir.

12.6. RELATRIO DE SELOS Principais passos:

Verificar a quantidade de selos recebidos, utilizados, danificados e extraviados.

Preencher os campos do formulrio do relatrio mensal de selos. Adicionar aos selos vindos do ms anterior a quantidade recebida, e

subtrair as demais. Arquivar o relatrio em pasta prpria na secretaria.

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PODER JUDICIRIO DO ESTADO DE MATO GROSSO COMARCA DE ____________

BALANO MENSAL / SELO DE AUTENTICIDADE

MS DE _______/_____

Q U A N T I D A D E MODELO RECEBIDO

(1) APLICA

DO (2)

EXTRAVIADO (3)

DANIFICADO (4)

ROUBADO (5)

TOTAL 1

(2+3+4+5)

CERTIDO VERDE

CERTIDO VERMELHA ALVAR JUDICIAL AUTENTICA- O DE CPIAS VERDE

ALVAR JUDICIAL AUTENTICA- O DE CPIAS VERMELHO

TOTAL

__________ - MT, _____ de _________ de _____.

Juiz de Direito Gestor Judicirio CUIDADOS ESPECIAIS: a) Arquivar os selos danificados e/ou inutilizados. b) Quando houver necessidade de selos, requerer Diretoria/Coordenao do Frum. 12.7. RELATRIO DEFENSOR DATIVO Conforme o Captulo 1, seo 12, item 7 da CNGC, semestralmente, o Gestor Judicirio dever enviar ao Coordenador da Secretaria da Corregedoria-Geral da Justia, relatrio informando a quantidade de processos em que foi necessria a nomeao de defensor dativo, bem como os honorrios fixados, enviando cpia Ordem dos Advogados do Brasil, Seccional de Mato Grosso e Sub-seo local, Defensoria Pblica do Estado de Mato Grosso e Procuradoria Geral do Estado.

13. CONTROLE DE DEPSITOS DE DILIGNCIAS

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Conforme o disposto no captulo 3, seo 3, item 3.3.7 da CNGC, o Juiz Diretor do Foro dever pro

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