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MAPEAMENTO DE PROCESSOS

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2 Sumrio: O que Para que Quantos processos Nveis de processos Categorias de processos Elementos do processo Ferramentas utilizadas

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3 O que ... Mapeamento serve para indicar a seqncia de atividades desenvolvidas dentro de um processo e deve ser feito de forma grfica. (IP AMP-PEG) um mecanismo que serve para retratar a situao atual(AS IS) e descrever a viso futura (TO BE)dos processos. (Ernest Young)

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4 O que ... a representao visual das atividades necessrias para a produo de um bem ou servio. a principal ferramenta para entender processos. Todos podem ver quando, onde e como melhorar os processos ( Hronec) o conhecimento e a analise dos processos e de seu relacionamento com os dados, estruturados em uma viso top-down, at um nvel que permita sua perfeita compreenso e obteno satisfatria dos produtos e servios, objetivos e resultados dos processos. (Maranho)

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5 Mapear para... Adquirir visibilidade e conhecimento sobre a definio de um processo: misso, responsabilidades,limites,clientes... Realizar anlise crtica do processo: necessrio? Qual impacto p/ organizao?Como est seu desempenho? Poderia ser melhor? Utilizar como baseline para melhoria: como podemos melhorar seu desempenho? H processos similares como referncia? Permitir ver o processo completo: tem gargalos? Onde e porque os recursos so consumidos? Propagar o aprendizado construido no conhecimento e experincias Entender Conhecer Explicitar Identificar Eliminar Servir de guia

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6 Quantos processos.... MP 01 MP 02 MP n PR n.01 PR n.m MP n SBP01 PR n.m SBP 02 SPB03 LOCALIZADO GLOBAL So mapeados os principais processos Vantagens: - Maior envolvimento das pessoas. - Ampliao da viso da organizao. - Identificao precisa dos processos - a serem melhorados. Restrito a um local ou funo da organizao Vantagens: _ Permite conhecer as atividades,quem executa cada passo,os resultados. _ Permite descobrir problemas especficos do problema analisado. _Rapidez, por no documentar muitos processos.

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7 Quantos processos... Pandya,afirma que as organizaes possuem 12 Macroprocessos,divididos em 3 categorias(Bsicos, de Suporte e Gerenciais) Para o Centro Americano de Qualidade e Produtividade,o ideal so 11 Macroprocessos A IBM reduziu de 140 para 18 Macroprocessos No existem regras preestabelecidas para determinar quantos e quais processos Depende do que a organizao faz e suficiente para cumprir a misso O ideal seria entre 10 e 20 Macroprocessos

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8 Nveis de processos ATIVIDADES ETAPAS SUBPROCESSOS PROCESSOS MACROPROCESSOS

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9 Qual o nivel... Conjunto de processos que se inter-relacionam, fundamentais no desempenho da misso da organizao e no atendimento das expectativas dos usurios. Exemplo no sistema logstico: o Macroprocesso Manuteno. MACROPROCESSO Incio e fim no usurio, esteja onde estiver, transpondo as fronteiras da organizao um centro de resultados Partindo dos objetivos, define os meios necessrios para a obteo dos resultados Seus objetivos singulares, de forma sinrgica, contribuem para os objetivos corporativos So famlias de processos considerado pelos usurios como uma organizao virtual Ser permanente enquanto durarem os objetivos organizacionais A manuteno no EB inicia nas OM, onde esto os MEM a serem manutenidos, permeia todo o sistema EB e finaliza na OM Os resultados so os MEM ECD funcionar Os objetivos da Fora definem os meios necessrios para a Mnt dos MEM Os MEM manutenidos contribuem com a operacionalidade do Exrcito Planejamento, aquisio, suprimento, transporte de itens, execuo da Mnt,... O que interessa para o soldado ver o seu MEM funcionando Enquanto durar o Exrcito e seus objetivos, durar o macroprocesso manuteno.

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10 Qual o nivel... um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos ou servios(sada), que tem valor para um grupo especifico de usurios. Ex: Mnt Cl VI- Eng / DMnt PROCESSO Inicia e termina no usurio, esteja onde estiver. Seus objetivos e resultados tem origem no seu macroprocesso. uma organizao dependente, e no se encontra, isoladamente, capacitada para obter resultados corporativos. transparente para agentes interno e externos. Ser permanente enquanto durarem os objetivos dos macroprocessos organizacionais. Inicia das necessidades operacionais das OM, onde esto os MEM a serem manutenidos e finaliza nas OM. O macroprocesso Manuteno define os Obj e os resultados a serem atingidos pela Mnt das diversas classes de MEM. Seus resultados corporativos dependem de outros processos(Suprimento, Aquisio...). A OM percebe o MEM manutenidos e a sociedade (externo ) percebe o resultado final (Eqp funcionando). Enquanto durar os objetivos do macroprocesso Manuteno, o processo da Cl VI continuar ou enquanto o material estiver sendo adotado.

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11 Qual o nivel... SUBPROCESSO Em geral encerra suas atividades no mbito interno da organizao. Seus objetivos e resultados so sub- objetivos dos processos que lhe deram origem. uma organizao dependente, e no se encontra, isoladamente, capacitada para obter resultados organizacionais. Atende s necessidades do sistema corporativo So conjunto de etapas necessrias e suficientes para execuo de cada processo da organizao. Ex:Planejamento Oramentrio da Mnt Cl VI Inicia e termina suas atividades no mbito interno da DMnt. Seus resultados so a disponibilidade de recursos para as OM. Seus resultados na Mnt dos MEM das OM, depende de outros subprocessos: aquisio de suprimentos, transportes, etc. Atende o objetivo do Sistema Logstico da Fora.

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12 Qual o nivel... ETAPA So um conjunto de atividades necessrias e suficientes para a execuao de cada subprocesso. Ex:Consolidao dos pedidos das OM So um conjunto de atividades necessrias e suficientes para a execuao de cada subprocesso. Ex:Consolidao dos pedidos das OM So um conjuntos de tarefas, com incio e fim identificveis, executadas por uma seo ou pessoa para a consecuo dos objetivos das etapas. Ex: A emisso de NC So um conjuntos de tarefas, com incio e fim identificveis, executadas por uma seo ou pessoa para a consecuo dos objetivos das etapas. Ex: A emisso de NC ATIVIDADE

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13 CATEGORIAS DE PROCESSOS GESPBLICA Processos Finalsticos Processos de Apoio Processos Gerenciais

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14 Processos Finalsticos So processos associado s atividades-fim da organizao ou diretamente envolvido no atendimento s necessidades dos seus cliente/usurios,tais como: para a SEF e a 6 SCh/EME, a elaborao da Proposta Oramentria do EB; Para o EME, a atualizao do SIPLEx, etc. Processos de Apoio So processos que do suporte a alguma atividade-fim da organizao, tais como: gesto de pessoas, gesto de material, gesto de compras,etc. Processos Gerenciais So processos de deciso,necessrios para coordenar as atividades de apoio e os processos finalsticos, tais como:gesto dos processos, gesto do conhecimento, etc.

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15 Processos finalsticos Processos de apoio Processos gerenciais So os ligados atividade-fim da organizao. So centrados na organizao. So centrados nos gerentes (Cmt/ Chefe/Diretor). So apoiados por outros processos internos. Apoiam os processos finalsticos. Esto relacionados aos processos decisrios,porque integram as atividades. Resultam no produto ou servio, que recebido pelo usurio. Viabilizam o funcionamento dos vrios subsistemas da organizao. Incluem as aes de medio e ajuste do desempenho da organizao.

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16 F Fornecedores Insumos OM Produto/ Servio Cliente/ Usurio Elementos do Processo De onde vem O que vem O que faz O que sai Para onde vai

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17 FORNECEDOR qualquer rgo, empresa,pessoa ou departamento que fornea insumos( produto, servio ou informao ) aos processos da organizao. Podem ser internos ou externos e devem estar comprometidos com as necessidades/ requisitos do cliente do processo. Ex: MD Escalo Superior rgos Supridores Escalo Subordinado Sociedade :( De onde vem )

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18 INSUMOS / ENTRADAS : ( O que vem ) So matrias- primas, equipamentos, servios e informaes, necessrios na preparao de um produto ou servio. Tambm atendem a requisitos. Ex: Recursos Financeiros Polticas Militares Doutrinas Militares Recursos Humanos Tecnologia Legislao

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19 SADAS/Produto/ Servios : ( O que sai ) Ex: o resultado das atividades de um processo, de acordo com especificaes ou requisitos. Segurana Reserva Mobilizvel

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20 CLIENTE / USURIO : (Para onde vai) qualquer rgo, empresa, pessoa, departamento ou outro processo interno que receba os produtos e servios gerados, e possui seus requisitos. Ex: rgos Supridores Escalo Superior Escalo Subordinado Sociedade

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21 ENTRADAS CF 88 LEIS RELATRIOS ESTUDOS PARECERES INFORMAES PROPOSTAS... ENTRADAS CF 88 LEIS RELATRIOS ESTUDOS PARECERES INFORMAES PROPOSTAS... SADAS -Assessoramento ao Cmt Ex: estudos de estado-maior, memrias, Pareceres e outras necessidades do Cmt Ex. -Planejamento Estratgico: livros do SIPLEX e outros estudos estratgicos. -Coord Sist EB: normas, portarias, instrues reguladoras, orientaes aos ODS e Fora Terrestre. -Formulao da DMT: manuais de campanha, quadros de cargos, quadros de distribuio de material. -Interfaceamento com Sistemas Externos: conferncias bilaterais, intercmbios de especialistas, relaes com adidos, relatrios de grupos de trabalho junto ao MD e outros rgos do Governo. - SADAS -Assessoramento ao Cmt Ex: estudos de estado-maior, memrias, Pareceres e outras necessidades do Cmt Ex. -Planejamento Estratgico: livros do SIPLEX e outros estudos estratgicos. -Coord Sist EB: normas, portarias, instrues reguladoras, orientaes aos ODS e Fora Terrestre. -Formulao da DMT: manuais de campanha, quadros de cargos, quadros de distribuio de material. -Interfaceamento com Sistemas Externos: conferncias bilaterais, intercmbios de especialistas, relaes com adidos, relatrios de grupos de trabalho junto ao MD e outros rgos do Governo. - MACROPROCESSO DE DIREO GERAL FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A Assessoramento ao Cmt EB Planejamento Estratgico Coordenao do sistema Exrcito Formulao da Doutrina Militar Terrestre Interfaceamento com sistemas externos Administrao de Pessoal Administrao de Material Administrao de TI Administrao Financeira OBJETIVOS: Atingir e manter elevado nvel qualitativo no planejamento, na direo, na coordenao e no controle das atividades do Exrcito, em nvel de direo-geral, por meio de processos eficazes de gesto, a fim de otimizar o preparo e o emprego da Fora, com criteriosa utilizao dos recursos disponveis. MISSO DO EME: A fim de permitir o cumprimento da misso do Exrcito: estudar, planejar, orientar, coordenar e controlar, como ODG, as atividades da Fora. reas Funcionais envolvidas na conquista dos objetivos e cumprimentos da misso: Chefia do EME, Vice-Chefia do EME, Gabinete, 1 Subchefia, 2 Subchefia, 3 Subchefia, 4 Subchefia, 5 Subchefia, 6 Subchefia e CEEEx. USURIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A USURIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A

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22 Quais processos devem ser mapeados Os que impactam os resultados operacionais,necessrios para sobrevivncia da organizao. Potencial em gerar beneficios financeiros /reduo de custos. Integrao com direcionamento estratgico/impactam na implementao da estratgia da organizao (misso,objetivos). Interao com outros processos prioritrios (gargalos). Processos que representam altos riscos(ao meio ambiente,gasto com recursos) Falhas comprometem o desempenho de todo o sistema (Tecnologia da Informao). Impactam na segurana do pessoal e das instalaes da organizao. Impacto na imagem da organizao.

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23 Qual a metodologia... Mapeamento, anlise e melhoria de processos Modelagem de novos processos Ferramentas: Mapa de contexto e Formulrios da SI.4 Posteriormente, no uso de software adequado.

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24 ENTRADAS CF 88 LEIS RELATRIOS ESTUDOS PARECERES INFORMAES PROPOSTAS... ENTRADAS CF 88 LEIS RELATRIOS ESTUDOS PARECERES INFORMAES PROPOSTAS... SADAS -Assessoramento ao Cmt Ex: estudos de estado-maior, memrias, Pareceres e outras necessidades do Cmt Ex. -Planejamento Estratgico: livros do SIPLEX e outros estudos estratgicos. -Coord Sist EB: normas, portarias, instrues reguladoras, orientaes aos ODS e Fora Terrestre. -Formulao da DMT: manuais de campanha, quadros de cargos, quadros de distribuio de material. -Interfaceamento com Sistemas Externos: conferncias bilaterais, intercmbios de especialistas, relaes com adidos, relatrios de grupos de trabalho junto ao MD e outros rgos do Governo. - SADAS -Assessoramento ao Cmt Ex: estudos de estado-maior, memrias, Pareceres e outras necessidades do Cmt Ex. -Planejamento Estratgico: livros do SIPLEX e outros estudos estratgicos. -Coord Sist EB: normas, portarias, instrues reguladoras, orientaes aos ODS e Fora Terrestre. -Formulao da DMT: manuais de campanha, quadros de cargos, quadros de distribuio de material. -Interfaceamento com Sistemas Externos: conferncias bilaterais, intercmbios de especialistas, relaes com adidos, relatrios de grupos de trabalho junto ao MD e outros rgos do Governo. - OBJETIVOS: Atingir e manter elevado nvel qualitativo no planejamento, na direo, na coordenao e no controle das atividades do Exrcito, em nvel de direo-geral, por meio de processos eficazes de gesto, a fim de otimizar o preparo e o emprego da Fora, com criteriosa utilizao dos recursos disponveis. MISSO DO EME: A fim de permitir o cumprimento da misso do Exrcito: estudar, planejar, orientar, coordenar e controlar, como ODG, as atividades da Fora. MACROPROCESSO DE DIREO GERAL FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A P/F 01: Assessoramento ao Cmt EB P/F 02: Planejamento Estratgico P/F 03: Coordenao do sistema Exrcito P/F 04: Formulao da Doutrina Militar Terrestre P/F 05: Interfaceamento com sistemas externos P/A 01: Administrao de Pessoal P/A 02: Administrao de Material P/A 03: Administrao de TI P/A 04: Administrao Financeira reas Funcionais envolvidas na conquista dos objetivos e cumprimentos da misso: Chefia do EME, Vice-Chefia do EME, Gabinete, 1 Subchefia, 2 Subchefia, 3 Subchefia, 4 Subchefia, 5 Subchefia, 6 Subchefia e CEEEx. USURIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A USURIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A P/F 02: Planejamento Estratgico MACROPROCESSO DIREO GERAL MACROPROCESSO DIREO GERAL -Planejamento Estratgico: livros do SIPLEX e outros estudos estratgicos. -Planejamento Estratgico: livros do SIPLEX e outros estudos estratgicos.

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25 ENTRADAS Constituio Federal 88 Lei Complementar 97/99 Lei n 10.683/03 Decreto 5.751/06 Poltica de Defesa Nacional Poltica Militar de Defesa Doutrina Militar de Defesa Estratgia Militar de Defesa Diretriz do Comandante do Exrcito ENTRADAS Constituio Federal 88 Lei Complementar 97/99 Lei n 10.683/03 Decreto 5.751/06 Poltica de Defesa Nacional Poltica Militar de Defesa Doutrina Militar de Defesa Estratgia Militar de Defesa Diretriz do Comandante do Exrcito SADAS Diretrizes Estratgicas PDE Planos Operacionais Planos de Gesto Necessidades Gerais do EB Proposta Oramentria... SADAS Diretrizes Estratgicas PDE Planos Operacionais Planos de Gesto Necessidades Gerais do EB Proposta Oramentria... SP01: Elaborao e atualizao da avaliao do EB SP02: Elaborao e atualizao da Poltica Militar Terrestre SP03: Elaborao e atualizao das estratgias SP04: Elaborao e atualizao dos planos SP05: Acompanhamento da execuo da estratgia OBJETIVOS: Atingir e manter elevado nvel qualitativo no planejamento, na direo, na coordenao e no controle das atividades do Exrcito, em nvel de direo-geral, por meio de processos eficazes de gesto, a fim de otimizar o preparo e o emprego da Fora, com criteriosa utilizao dos recursos disponveis. MISSO DO EME: A fim de permitir o cumprimento da misso do Exrcito: estudar, planejar, orientar, coordenar e controlar, como ODG, as atividades da Fora. reas Funcionais envolvidas na conquista dos objetivos e cumprimentos da misso: Chefia do EME, Vice-Chefia do EME, Gabinete, 1 Subchefia, 2 Subchefia, 3 Subchefia, 4 Subchefia, 5 Subchefia, 6 Subchefia e CEEEx. FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A USURIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A USURIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A P/F 03: Planejamento Estratgico P/F 02: PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATGICO

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27 Tcnicas para levantamento/ mapeamento Tcnicacaracteristica Entrevista Aplicado a um numero reduzido de pessoas Contato direto - visualizar as reaes-validaao imediata Permite flexibilidade na estrutura Questionrio Aplicado a um numero grande de pessoas Bem estruturado e focado no problema Permite manusear grande numero de dados Possibilita padronizao das perguntas anlises e tratamento estatstico das respostas Limitao do universo de respostas e pouca interao Workshop Aplicado a um numero reduzido de pessoas Permite interao e discusso aberta Produz resultados imediatos e evoluo na forma de ver os problemas

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28 Tcnicas/ferramentas e metodologias para levantamento e mapeamento Tcnicacaracterstica Observao Contato pessoal e estreito do mapeador com o processo mapeado Evita a dificuldade que as pessoas tem de descrever o que elas fazem. so extremamente teis para descobrir aspectos novos de um problema Anlise de protocolo possibilidade de identificar atividades/ fatos no facilmente observveis permite melhor entendimento dos fatos Fluxograma Possibilita a visualizao do processo atrelado ao layout da rea. Aspectos de melhoria so visualizadas dentro de um processo

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