MARINHA DO BRASIL CENTRO DE CONTROLE INTERNO DA … · 2017-05-23 · 1.2.1 - A Casa do Marinheiro,...

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MARINHA DO BRASIL

CENTRO DE CONTROLE INTERNO DA MARINHA

DEPARTAMENTO DE GESTÃO PÚBLICA E ACOMPANHAMENTO DE PROCESSOS

RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO Nº 16/2014 Tipo de Auditoria: Avaliação da Gestão

Exercício: 2013

Processo nº: 63104.001599/2014-64

Unidade Jurisdicionada (UJ): Casa do Marinheiro (CMN)

Código da UJ SIAFI: 767200

O presente Relatório de Auditoria de Avaliação da Gestão tem por base os exames

realizados sobre os atos e consequentes fatos da gestão da Unidade Jurisdicionada (UJ) Casa do

Marinheiro, sob a responsabilidade administrativa do Dirigente Máximo relacionado no "Rol de

Responsáveis" (fl. nº 1 deste processo) do exercício de 2013.

1 - INTRODUÇÃO

1.1 - REALIZAÇÃO DOS TRABALHOS

1.1.1 - Os exames foram realizados por amostragem, na extensão julgada necessária às

circunstâncias e de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, com o

objetivo de emitir uma opinião sobre a gestão do responsável tratado neste processo, e abrangeram

os assuntos constantes no Anexo IV da Decisão Normativa (DN) TCU nº 132, de 2 de outubro de

2013. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos trabalhos.

As técnicas de auditoria utilizadas na condução dos trabalhos são as empregadas no exercício

profissional dessa atividade, contidas no Manual do Sistema de Controle Interno do Poder

Executivo Federal.

As fases preliminares da Auditoria envolveram a análise das informações contidas nos

sistemas corporativos: Sistema de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI), Sistema

de Pagamento da MB (SISPAG), Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos

(SIAPE), Sistema de Informações Gerenciais de Abastecimento (SINGRA), Sistema Integrado de

Administração de Serviços Gerais (SIASG), Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de

Repasse do Governo Federal (SICONV), Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de uso Especial da

MARINHA DO BRASIL (Continuação do Relatório de Auditoria de Gestão nº 16/2013, do CCIMAR.....................................................................)

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União (SPIUnet), Cadastro Imobiliário da Marinha (CadimaWeb), etc. e dos dados constantes dos

seguintes documentos, que serviram para definir os principais pontos a serem examinados na

Auditoria: Planejamento Estratégico Organizacional (PEO); Regulamento e Regimento Interno;

Atas de Reuniões do Conselho de Gestão; Programa de Aplicação de Recursos (PAR); Lista de

Verificação Anual de Ordens Internas em vigor e documentos afins; Relação das licitações,

inclusive Termos de Justificativa de Inexigibilidade de Licitação (TJIL) e Termos de Justificativa de

Dispensa de Licitação (TJDL) realizadas no exercício de 2013, bem como dos Acordos e Atos

Administrativos (inclusive Termos Aditivos, Adendos e Termos de Adesão) em vigor, e das

garantias em poder da UJ; Relatórios das Auditorias realizadas pelo Centro de Controle Interno da

Marinha (CCIMAR) em exercícios anteriores; Relatórios de Pré-Auditoria extraídos do Sistema de

Controle Interno da Marinha (SISCONIN); Relatório de Gestão da UJ, exercício de 2013; e

Legislação aplicável.

A realização dos trabalhos “in loco” foi efetivada por meio de exame dos registros, avaliação

documental, correlação de informações e entrevistas de coleta de dados não estruturadas com os

Agentes Responsáveis da UJ.

1.1.2 - Os trabalhos de auditoria foram realizados na UJ, no período de 07 a 18 de abril de 2014,

conforme o Plano Anual de Auditorias para o ano de 2014, deste Centro de Controle Interno,

aprovado pelo Comandante da Marinha.

1.2 - UNIDADE JURISDICIONADA AUDITORADA

1.2.1 - A Casa do Marinheiro, é um Órgão público da Administração Direta que integra a estrutura

do Comando da Marinha (CM) – Ministério da Defesa, com sede na cidade do Rio de Janeiro – RJ.

Teve a sua origem no “Abrigo do Marinheiro”, que foi criado em outubro de 1919 e funcionava em

dependências cedidas pelo Mosteiro de São Bento. Seu primeiro Regulamento data de 17 de

fevereiro de 1938, aprovado pelo Aviso nº 212, do Ministro da Marinha. Posteriormente, as

atividades das “Casas do Marinheiro” foram regulamentadas pelo Decreto nº 50.644, de 24 de maio

de 1961, e alteradas pelos Decretos nº 56.573, de 9 de julho de 1965, e nº 69.168, de 8 de setembro

de 1971. Em 1996, teve suas atividades regulamentadas pela Portaria nº 115, de 30 de dezembro de

1996, do Comando de Operações Navais. Posteriormente, pela Portaria Ministerial nº 216, de 3 de

setembro de 1998, a subordinação da CMN foi transferida do Comando do 1º Distrito Naval para a

Diretoria de Assistência Social da Marinha (DASM). Revogada a Portaria do Comando de

Operações Navais, as atividades passaram a ser reguladas pela Portaria nº 410, de 18 de agosto de

1999, do Diretor-Geral do Pessoal da Marinha. Revogada esta última, passa a ter suas atividades e


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organização estruturadas pelo presente Regulamento, aprovado pela Portaria nº 143, de 17 de abril

de 2002, do Diretor-Geral do Pessoal da Marinha.

1.2.2 – A missão da UJ consiste em promover facilidades para a prática de atividades sociais,

recreativas, desportivas, ensino e aprimoramento cultural e hospedagem, às praças da MB e

servidores civis assemelhados, bem como de seus dependentes e pensionistas, além de acolher as

Organizações Militares (OM) que utilizam suas instalações para atividades desportivas e

confraternização das suas tripulações.

Para a consecução do seu propósito, cabe à UJ as seguintes tarefas:

I – planejar e supervisionar o calendário anual das atividades sociais, desportivas e culturais;

II – controlar os convênios firmados com entidades de ensino, sócio-culturais e desportivas;

III – administrar o Hotel de Trânsito para Praças e o Centro de Estudos de Jovens e Adultos;

IV – propor, ao Diretor de Assistência Social da Marinha, as medidas para alcançar a eficácia e

aprimorar a eficiência da CMN.

Em situação de mobilização, de guerra, de estado de defesa, de estado de sítio, intervenção

federal e em regimes especiais, cabe à CMN as tarefas que lhe forem atribuídas pelas Normas e

Diretrizes referentes à Mobilização Marítima e as emanadas do Diretor de Assistência Social da

Marinha.

1.3 - CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO DE CONTAS

1.3.1 - O Processo de Contas está organizado nos termos da IN TCU nº 63/2010, alterada pela IN nº

72/2013 e a DN TCU nº 132/2013, com a classificação de “Agregada”.

1.3.2 - A UJ apresenta, na condição de Administração Direta, as seguintes peças básicas:

a) Rol de Responsáveis;

b) Relatório de Gestão; e

c) Relatório de Correição.

Visando à composição do Processo de Contas, será adicionado às peças mencionadas o

presente Relatório de Auditoria de Gestão, acompanhado do respectivo Certificado de Auditoria, do

Parecer do Dirigente do Órgão de Controle Interno, do Manifesto do Comandante da Marinha e do

Pronunciamento do Ministro da Defesa, na forma do artigo 52 da Lei nº 8.443, de 16 de julho de

1992.


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2 - EXAMES ESPECÍFICOS

2.1 - AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE DAS PEÇAS DE QUE TR ATA O ARTIGO 13

DA IN TCU Nº 63/2010

A UJ elaborou todas as peças a ela atribuídas, conforme mencionado no subitem 1.3.2,

contemplando os formatos e conteúdos obrigatórios dispostos nos atos normativos do TCU, a saber:

a) Rol de Responsáveis – de acordo com os artigos 10 e 11 da IN TCU nº 63/2010, e o inciso

I do artigo 2º e Anexo II da DN TCU nº 132/2013;

b) Relatório de Gestão (RG) – de acordo com o artigo 12 e o inciso II do artigo 13 da IN TCU

nº 63/2010, e nos termos da DN TCU nº 127/2013 (com alterações da DN nº 129/2013), e da

Portaria - TCU nº 175/2013; e

c) Relatório de Correição – de acordo com o inciso III do artigo 13 da IN TCU nº 63/2010, e o

inciso II do artigo 2º e item 6 do Anexo III da DN TCU nº 132/2013.

2.2 - AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS QUANTITATIVOS E QUAL ITATIVOS DA

GESTÃO

2.2.1 - Os créditos orçamentários colocados à disposição da UJ, oriundos de diversas Unidades

Orçamentárias, e autorizados pela Lei nº 12.798, de 04 de abril de 2013, que estimou a receita e

fixou a despesa da União para o exercício financeiro de 2013, totalizaram o valor de R$

1.837.096,82, conforme demonstrado a seguir:

QUADRO DOS CRÉDITOS PROVISIONADOS (R$)

PROGRAMAS/UO RECEBIDO UTILIZADO

TE

MÁ

TIC

OS

2058 – POLÍTICA NACIONAL DE DEFESA 70.000,00 70.000,00

UO 52131 - Comando da Marinha 70.000,00 70.000,008

GE

ST

ÃO

E

MA

NU

TE

NÇ

ÃO

2108 – PROGRAMA DE GESTÃO E MANUTENÇÃO DO MINISTÉRIO DA DEFESA

1.767.096,82 1.767.096,82

UO 52131 – Comando da Marinha UO 52931 – Fundo Naval

459.805,76 1.307.291,06

459.805,76 1.307.291,06

TOTAL GERAL 1.837.096,82 1.837.096,82 Fonte: SIAFI Gerencial


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2.2.2 - O quadro a seguir apresenta o resumo da execução orçamentária da UJ no exercício, por

Ações dos Programas Temáticos e de Gestão, Manutenção e Serviços, demonstrando os totais de

créditos recebidos, utilizados e disponíveis, e os percentuais dos créditos utilizados em relação aos

recebidos:

QUADRO DO RESUMO DA EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA (R$)

PROGRAMA TEMÁTICO: 2058 – POLÍTICA NACIONAL DE DEFESA

AÇÃO ORÇAMENTÁRIA CRÉDITO RECEBIDO

CRÉDITO UTILIZADO

CRÉDITO DISPONÍVEL

% UTIL./ REC.

20XN - APRESTAMENTO DA MARINHA - NACIONAL

70.000,00 70.000,00 0,00 100

TOTAL DO PROGRAMA 70.000,00 70.000,00 0,00 100

PROGRAMA DE GESTÃO, MANUTENÇÃO E SERVIÇOS: 2008 – PROGRAMA DE GESTÃO E MANUTENÇÃO DO MINISTÉRIO DA DEFESA AÇÃO ORÇAMENTÁRIA CRÉDITO

RECEBIDO CRÉDITO

UTILIZADO CRÉDITO

DISPONÍVEL %

UTIL./ REC.

2000 - ADMINISTRAÇÃO DA UNIDADE - NACIONAL

1.748.598,79 1.748.598,79 0,00 100

2004 - ASSISTÊNCIA MÉDICA E ODONTOLÓGICA AOS SERVIDORES CIVIS, EMPREGADOS, MILITARES E SEUS DEPENDENTES - NACIONAL

18.498,03 18.498,03 0,00 100

TOTAL DO PROGRAMA 1.767.096,82 1.767.096,82 0,00 100

TOTAL GERAL 1.837.096,82 1.837.096,82 0,00 100

Fonte: SIAFI Gerencial

2.2.3 - Quanto às metas financeiras alcançadas no exercício, o quadro a seguir apresenta o resumo

da execução financeira da UJ, por Ações dos Programas Temáticos e de Gestão, Manutenção e

Serviços, demonstrando os totais de empenhos emitidos, liquidados e inscritos em Restos a Pagar

Não Processados, e os percentuais dos empenhos liquidados em relação aos emitidos:

QUADRO DO RESUMO DAS METAS FINANCEIRAS (R$)

PROGRAMA TEMÁTICO: 2058 – Política Nacional de Defesa

AÇÃO ORÇAMENTÁRIA EMPENHOS EMITIDOS

EMPENHOS LIQUIDADOS

EMP. INSC RP NÃO

PROCESSADOS

% LIQ/

EMIT.

20XN - APRESTAMENTO DA MARINHA - NACIONAL

70.000,00 22.744,00 47.256,00 35,49

TOTAL DO PROGRAMA 70.000,00 22.744,00 47.256,00 35,49


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PROGRAMA DE GESTÃO, MANUTENÇÃO E SERVIÇOS: 2008 – Programa de Gestão e Manutenção do Ministério da Defesa

AÇÃO ORÇAMENTÁRIA EMPENHOS EMITIDOS

EMPENHOS LIQUIDADOS

EMP. INSC RP NÃO

PROCESSADOS

% LIQ/

EMIT. 2000 - ADMINISTRAÇÃO DA UNIDADE - NACIONAL

1.748.598,79 1.698.598,79 50.000,00 97,14

2004 - ASSISTÊNCIA MÉDICA E ODONTOLÓGICA AOS SERVIDORES CIVIS, EMPREGADOS, MILITARES E SEUS DEPENDENTES - NACIONAL

18.498,03 18.498,03 0,00 100

TOTAL DO PROGRAMA 1.767.096,82 1.717.096,82 50.000,00 97,17

TOTAL GERAL 1.837.096,82 1.739.840,82 97.256,00 94,70

Fonte: SIAFI Gerencial

As inscrições em Restos a Pagar Não Processados representaram 5,30%

(97.256,00/1.837.096,82) do total dos Empenhos emitidos no exercício.

Em relação ao valor total inscrito em Restos a Pagar Não Processados, ocorrido ao final do

exercício de 2013, foram analisados 100% dos empenhos correspondentes, não sendo constatada

qualquer impropriedade ou irregularidade que comprometesse a Gestão da UJ, estando os mesmos

de acordo com as regras impostas pela Norma vigente.

2.2.4 – Em relação à execução de Restos a Pagar, o quadro a seguir apresenta o resumo da situação,

demonstrando os totais inscritos, cancelados, pagos e a pagar relativos ao exercício financeiro de

2013.

RESTOS A PAGAR INSCRITO CANCELADO PAGO A PAGAR

PROCESSADOS 121.706,05 0,00 121.706,05 0,00

NÃO PROCESSADOS 0,00 0,00 0,00 0,00

Fonte: SIAFI Gerencial e Operacional.

Foram cumpridos os ditames da Legislação relativa à execução de Restos a Pagar Não

Processados. Foram analisados 100% da execução ocorrida no exercício de 2013, relacionados aos

Empenhos inscritos em 2012.

2.2.5 – Baseado nos exames realizados, nas informações contidas no Relatório de Gestão da UJ, na

missão prevista em seu Regulamento e nos projetos contemplados em seu Plano de Ação, fruto das

determinações expressas nos pressupostos básicos de planejamento da MB, quais sejam, Lei

Orçamentária Anual (LOA), Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO), Plano Plurianual (PPA) e

documentos expedidos pelo Comando da Marinha, verificou-se que a UJ atendeu ao programado,

tendo em vista ter utilizado 100% dos créditos provisionados. Entretanto, em relação às metas

financeiras, houve a necessidade da inscrição em Restos a Pagar Não Processados de 5,30% dos

Empenhos emitidos.


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2.2.6 – Do exame da execução financeira, foram observadas as seguintes constatações:

a) Empenho, liquidação e pagamento de despesa para aquisição de material permanente sem

que o material tenha sido recebido.

Foi recomendada à UJ, abertura de procedimento administrativo para apuração da possível

irregularidade.

b) Realização de despesas de mesma natureza sem a confecção de processo licitatório,

ocasionando fragmentação de despesas.

Foi recomendado à UJ, efetuar criterioso planejamento de suas aquisições/contratações de

serviços, a fim de evitar esse tipo de falha.

c) Realização de despesa, com dispensa de licitação, cuja regularidade e montante das

compras recomendam a utilização de processo licitatório.

Foi recomendado à UJ que seja efetuada licitação para a aquisição dos itens utilizados com

maior regularidade, o que enseja, por meio da competição, a obtenção de preços mais vantajosos e o

cumprimento da legislação.

d) Inobservância da segregação de funções.

Foi recomendado à UJ observar o Princípio da Segregação de Funções, de forma que uma

mesma pessoa não seja indicada para o exercício de duas ou mais funções que, por sua natureza,

exijam fiscalização entre si ou se completem.

2.2.7 – Planejamento e Avaliação do Desempenho

A Marinha do Brasil, em consonância com o Decreto nº 5.378, de 23 de fevereiro de 2005,

aderiu ao Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização (GESPÚBLICA), com o

propósito de elaborar um Programa de Implantação da Excelência de Gestão na Marinha, que, desde

então, passou a ser denominado “Programa Netuno”. Assim, como o GESPÚBLICA, o Programa

Netuno foi estabelecido com o propósito de contribuir para o aprimoramento da Gestão

Administrativa da MB.

Reforça a importância do Programa Netuno o contido nas Orientações do Comandante da

Marinha (ORCOM-2013), em seu item A-13 - Aprimoramento da Gestão na MB, constando como

orientação às UJ/UG o seguinte: “Implementar medidas destinadas à permanente aplicação do

Programa Netuno em todos os setores da MB, de forma a contribuir para o aprimoramento das

práticas de gestão, em cumprimento ao preconizado no Manual de Gestão Administrativa da

Marinha e nas Normas Gerais de Administração”.


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Desse modo, a avaliação dos resultados qualitativos da gestão, dentro do escopo desta

Auditoria, consistiu na verificação do grau de institucionalização e o patamar de desenvolvimento

do Programa Netuno e do Planejamento Estratégico Organizacional.

Nesse contexto, observou-se que as atividades relacionadas ao Programa Netuno na UJ, foram

iniciadas, em 2012, com a realização da primeira autoavaliação, sendo utilizado o instrumento de

1000 pontos, baseado na Lista P-10 da Norma EMA-130, Vol. II (Manual de Visitas, inspeções e

reuniões funcionais da Marinha), tendo a UJ obtido 647 pontos.

Após a autoavaliação, a UJ deveria ter elaborado um Plano de Melhoria da Gestão (PMGes),

com a finalidade de consolidar as ações para o aproveitamento das oportunidades de melhoria

identificadas na avaliação da gestão. Contudo, o referido documento não foi elaborado, conforme

apontado na constatação da alínea c.

Quanto ao Planejamento Estratégico Organizacional, foi constatado que as informações

prestadas no Relatório de Gestão, no subitem 2.1 – Planejamento da Unidade, não possuíam

coerência com a realidade observada na UJ. Verificou-se que, apesar de a UJ ter informado no RG

que o PEO foi elaborado em 2009 e que, em JAN2013, iniciou uma revisão, foi observado que o

mesmo ainda não tinha sido elaborado, como instrumento de desenvolvimento organizacional,

conforme apontado na constatação da alínea b.

Nesse contexto, os exames resultaram na identificação das seguintes constatações:

a) Necessidade de retomada das ações relativas ao Programa Netuno, no âmbito da UJ.

Observou-se que as atividades relacionadas ao Programa Netuno, no ano de 2013,

encontravam-se paralisadas.

Foi recomendado à UJ retomar as ações relativas à permanente aplicação do Programa

Netuno, em consonância com o contido nas Orientações do Comandante da Marinha, em seu item

A-13 - Aprimoramento da Gestão na MB.

b) Inexistência do Planejamento Estratégico Organizacional.

Observou-se que a UJ não possuía, em 2013, o seu PEO formalmente estabelecido. Desse

modo, as informações prestadas no RG, no item 2.1 – Planejamento da Unidade, estavam em

desacordo com a realidade encontrada na UJ. Em razão da inexistência do PEO, a UJ deixou de

prestar informações a respeito dos Objetivos Estratégicos para 2013, como também, a identificação

dos riscos e as estratégias adotadas com vistas ao alcance dos Objetivos Estratégicos.

Foi recomendado à UJ que implemente formalmente o seu PEO, como forma de fomentar a

visão estratégica organizacional e de contribuir para a excelência da gestão.


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c) O Plano de Melhoria da Gestão não foi elaborado.

Durante os trabalhos de auditoria, verificou-se que, em 2012, a UJ foi submetida à Inspeção

Administrativo-Militar. Naquela inspeção, foi realizada a autoavaliação, tendo a UJ obtido 647

pontos. Contudo, após a autoavaliação, a UJ não elaborou o seu PMGes.

Foi recomendado à UJ que, após a realização da autoavaliação, formalize e execute o seu

PMGes.

d) Necessidade de aprimoramento do Regimento Interno.

Foi observado que, a UJ não estabeleceu o Conselho de Gestão em sua estrutura

organizacional. No art. 2º do Regimento Interno, consta um Conselho Econômico, subordinado ao

Diretor.

Foi verificada, também, incoerência nas informações prestadas no RG, no item 1.3 -

Organograma Funcional, onde consta um Conselho Econômico (CMN-03). Contudo, no campo

“Atribuições dos elementos funcionais”, consta um Conselho de Gestão (CMN-03).

Foi recomendado à UJ que realize os aprimoramentos devidos, integrando o Conselho de

Gestão à sua estrutura organizacional.

Foi recomendado, ainda, que na elaboração do RG, as informações prestadas sejam

consistentes, devendo espelhar a real situação da UJ.

e) Inexistência do Elemento de Contato do Programa Netuno.

Na página da Diretoria de Administração da Marinha (DAdM), na Intranet, não consta o

Elemento de Contato da CMN.

Os Elementos de Contato são fundamentais para o desenvolvimento das atividades

relacionadas ao aprimoramento da gestão, a consolidação e a evolução contínua da MB, no que

tange à excelência da gestão.

A finalidade do Elemento de Contato é facilitar a troca de experiências e o aprimoramento

organizacional, fomentando o relacionamento da UJ com a DAdM.

Foi recomendado à UJ, a fim de facilitar a comunicação e contribuir para a fluidez das

informações, que informe à DAdM o seu Elemento de Contato e o seu eventual substituto, para

atuarem como interlocutores nos assuntos relacionados ao Programa Netuno.

f) Aprimoramento do acompanhamento da Gestão e do Controle Interno na UJ.

Verificou-se que a UJ não possui um Elemento Organizacional formalmente estabelecido,

com a finalidade de desempenhar, especificamente, as tarefas relacionadas à gestão da UJ como um

todo.


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Ao “Elemento Organizacional de Controle Interno”, cabe, entre outros aspectos contidos na

Norma em vigor, fiscalizar continuamente o Controle Interno da UJ, verificando se o mesmo é

adequado e se as recomendações ou sugestões dos Órgãos de Controle Interno e Externo estão

sendo adotadas ou cumpridas.

Em vista da importância do acompanhamento contínuo e da multiplicidade de informações

relacionadas à gestão da UJ, é recomendável que o Elemento Organizacional atue de forma integral

nas atividades de Controle Interno, a fim de propiciar a maximização de esforços na condução das

atividades e possibilitar a prestação de assessoramento tempestivo e oportuno ao Dirigente Máximo

da UJ.

Foi recomendado à UJ, além da atuação direta do Elemento Organizacional de Controle

Interno nas questões afetas à Gestão, que as informações e aspectos relevantes afins sejam, também,

levados para discussão no Conselho de Gestão. Torna-se relevante a tempestiva atuação do

Conselho de Gestão que, além de fortalecer a atividade de monitoramento afeta ao Controle Interno

Administrativo, melhor subsidiará os processos de tomada de decisão, na gestão da UJ.

2.3 - AVALIAÇÃO DOS INDICADORES INSTITUÍDOS PARA AF ERIR O

DESEMPENHO DA GESTÃO

Os Indicadores de Desempenho constantes do Relatório de Gestão da UJ foram analisados

quanto aos aspectos apontados no item 3 do Anexo IV à DN-TCU nº 132/2013, do TCU, a saber:

a) capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ pretende

medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão;

b) capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por

intermédio de séries históricas;

c) confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do Indicador, avaliando,

principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente

e reaplicável por outros agentes, internos e externos à Unidade;

d) facilidade de obtenção dos dados, elaboração do Indicador e compreensão dos resultados

pelo público em geral; e

e) razoabilidade dos custos de obtenção do Indicador em relação aos benefícios para a

melhoria da gestão da Unidade.

Apesar de os Indicadores informados no Relatório de Gestão estarem de acordo com os

critérios dispostos na legislação, foram identificadas impropriedades e deficiências que demandam

aprimoramentos, principalmente quanto às alíneas a e b do parágrafo anterior, de modo a refletir


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claramente os resultados das intervenções efetuadas na gestão e a medição da situação pretendida ao

longo do tempo, por intermédio de séries históricas.

Durante os trabalhos de auditoria, não foram apresentados documentos ou arquivos de suporte

para o monitoramento dos Indicadores.

Nesse contexto, os exames realizados resultaram na identificação das seguintes constatações:

a) Necessidade de aprimoramento dos Indicadores de Desempenho informados no RG.

A UJ apresentou, no Relatório de Gestão, apenas quatro Indicadores de Desempenho que

necessitam de aprimoramentos. Nesse sentido, destaca-se o fato de que os Indicadores informados

não foram estabelecidos a partir de uma meta ou objetivo estratégico preestabelecido, uma vez que,

em 2013, a UJ não possuía o PEO.

Além disso, ressalta-se a necessidade de elaboração de novos Indicadores e reavaliação das

metas dos existentes, em virtude de algumas delas não estarem definindo claramente a pretensão

desejada, tampouco o prazo para atingi-la.

Foi recomendado à UJ, para a melhoria dos processos de gestão organizacional, que, além dos

aprimoramentos apontados, os Indicadores sejam monitorados de forma rotineira e tempestiva e que

seus resultados sejam levados para análise e discussão no Conselho de Gestão, de maneira que

sejam oportunamente adotadas ações corretivas para solucionar os eventuais problemas existentes.

Foi recomendado, também, que o pessoal envolvido com os aspectos relacionados à gestão da

UJ realize cursos de capacitação para a elaboração de Indicadores de Desempenho.

b) Alinhamento dos Indicadores com os Objetivos Estratégicos da UJ.

Foi recomendado à UJ que, por ocasião da elaboração do seu Planejamento Estratégico

Organizacional, inclua Indicadores de Desempenho alinhados aos seus objetivos estratégicos.

2.4 - AVALIAÇÃO SOBRE A GESTÃO DE PESSOAS

Foi realizada a avaliação da Gestão de Pessoas, em atendimento ao disposto no item 4 do

Anexo IV à DN TCU nº 132/2013.

Os trabalhos de auditoria basearam-se na avaliação dos seguintes aspectos sobre a Gestão de

Pessoas:

- Relação entre o efetivo de militares e servidores civis, e a tabela de lotação;

- Adequabilidade das instalações ao bom exercício das tarefas de seu pessoal;

- Qualidade dos Controles Internos relacionados à gestão de pessoal;

- Existência, divulgação e controle de programas de adestramento e capacitação de pessoal;


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- Cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/1993, que trata dos

procedimentos relacionados à entrega e ao tratamento das Declarações de Bens e Renda;

- Obediência às Normas em vigor acerca da contratação de serviços terceirizados;

- Utilização de Indicadores gerenciais sobre Recursos Humanos; e

- Validação das informações constantes dos itens relativos à Gestão de Pessoas, terceirização

de mão de obra e custos relacionados do Relatório de Gestão.

2.4.1 - Avaliação da Gestão de Pessoas, especialmente no que diz respeito à:

a) Adequabilidade da força de trabalho da Unidade frente às suas atribuições:

Por ocasião da Auditoria, analisou-se a relação entre a lotação e o efetivo de pessoal da UJ, a

fim de verificar a consistência das informações prestadas no Relatório de Gestão.

Quanto ao pessoal militar, constatou-se que, embora o efetivo apresente algumas variações

em relação à lotação, o quantitativo atende às necessidades da UJ.

Quanto ao pessoal civil, verificou-se que, em 31/12/2013, a lotação autorizada era de 37

servidores e o efetivo era de 5 servidores. Embora a defasagem correspondesse a 86,48%, não foi

apresentado, pela UJ, nenhum documento participando, ao Órgão gerenciador de Pessoal (Diretoria

de Pessoal Civil da Marinha), a necessidade de recompor o seu efetivo.

Quanto à contratação de estagiários, a UJ possuía contrato em vigor no ano de 2013, estando

em conformidade com a legislação.

b) Observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de

pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadorias, reformas e pensões:

O controle da força de trabalho, inclusive dos atos relacionados à admissão, remuneração,

cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma e pensão, na MB, são realizados pelas OM:

Serviço de Inativos e Pensionistas da Marinha (SIPM), Diretoria do Pessoal Civil da Marinha

(DPCvM), Diretoria do Pessoal Militar da Marinha (DPMM), Comando do Pessoal de Fuzileiros

Navais (CPesFN) e Tribunal Marítimo (TM).

c) Consistência dos Controles Internos Administrativos relacionados à gestão de

pessoas:

Foram analisados os seguintes documentos, que compõem o Controle Interno da UJ,

relacionados à Gestão de Pessoas: Ordens Internas, Regimento Interno na questão de distribuição de

Funções e atribuições do Pessoal, Registro de Frequência, e publicação em Ordem de Serviço dos

descontos e pagamentos de direitos pecuniários.

Diante da análise dos documentos citados, concluiu-se que são adequados e contribuem para

o fortalecimento do Controle Interno da UJ. Contudo foram identificadas as seguintes constatações:


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- Inexistência de Ordem Interna referente a procedimentos administrativos.

Foi recomendado à UJ providenciar a elaboração das Ordens Internas relativas aos

procedimentos administrativos sobre Auxílio-Transporte, Freqüência de Servidores e Contratação

de Estagiários, devendo constar as definições de responsabilidades dos agentes envolvidos e os

procedimentos para averiguação das informações constantes na Declaração do Beneficiário.

- O Regimento Interno da UJ não especifica as funções que devam ser gratificadas, no

tocante a: Funções Gratificadas (FGR), Funções Comissionadas Técnicas (FCT) e os Cargos de

Direção e Assessoramento (DAS), e seus substitutos.

Foi recomendado à UJ que, em seu Regimento Interno, passe a constar, de maneira clara,

quais as funções alocadas e quais as funções que, conforme a importância e complexidade, devam

ser gratificadas, com os seus respectivos substitutos.

- Inobservância de segregação de funções.

Foi recomendado à UJ observar, sempre que possível, o Princípio da Segregação de

Funções, de forma que uma mesma pessoa não seja indicada para o exercício de duas ou mais

funções que, por sua natureza, exijam fiscalização entre si ou se completem.

d) Tempestividade e qualidade dos registros pertinentes no sistema contábil e nos

sistemas corporativos obrigatórios:

A UJ utiliza os seguintes Sistemas Corporativos: Sistema Integrado de Administração de

Recursos Humanos (SIAPE); Sistema de Pagamento da MB (SISPAG); Sistema de Boletins

(SISBOL) e Banco de Dados de Pessoal (BDPes).

Foi verificado que a qualidade dos Sistemas acima relacionados é satisfatória e respondem

tempestivamente às consultas realizadas, como instrumentos de controle e operacionalização dos

direitos e descontos, com a emissão de Relatórios Gerenciais, Folha de Pagamento, dentre outros.

e) Qualidade do controle da Unidade Jurisdicionada para identificar e tratar as

acumulações ilegais de cargos:

Durante o exercício de 2013, este assunto estava sendo apurado no âmbito da MB pelo

Tribunal de Contas da União (TC 004.593/2012-0), com acompanhamento por este Centro de

Controle Interno, não tendo sido constatados casos de acumulação no âmbito da UJ.


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f) Ações e iniciativas da Unidade Jurisdicionada para a substituição de terceirizados

irregulares, inclusive estágio e qualidade de execução do plano de substituição ajustado com o

Ministério do Planejamento:

Não foi identificada contratação de terceirizados irregulares.

g) Cumprimento das obrigações estabelecidas na lei nº 8.730/1993, que trata dos

procedimentos relacionados à entrega e ao tratamento das Declarações de Bens e Renda:

Foi verificado o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/1993, tendo sido

observado que a UJ possui, em seus arquivos, as cópias das Declarações de Bens e Renda dos

servidores civis ocupantes de funções de confiança e das Declarações de Bens e Valores dos demais

servidores.

h) Avaliação dos Indicadores Gerenciais sobre os Recursos Humanos:

A UJ não apresentou Indicadores Gerencias sobre os Recursos Humanos.

Foi sugerido à UJ desenvolver Indicadores Gerenciais sobre os Recursos Humanos,

objetivando o apoio e a tomada de decisões, tais como absenteísmo, rotatividade, doença

ocupacional, etc.

2.5 - AVALIAÇÃO DA GESTÃO DAS TRANSFERÊNCIAS FEITAS MEDIANTE

CONVÊNIO, CONTRATO DE REPASSE, TERMO DE PARCERIA, T ERMO DE

COOPERAÇÃO, TERMO DE COMPROMISSO OU OUTROS ACORDOS, AJUSTES OU

INSTRUMENTOS CONGÊNERES

Com base na consulta realizada no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais e

no Sistema de Convênios do Governo Federal, a Equipe de Auditoria constatou que não houve

transferência concedida mediante contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação,

termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres.

Foi verificado que a UJ celebrou um Convênio com a Secretaria de Educação do Estado do

Rio de Janeiro, no total de R$ 20.000,00, Convênio nº 34/2011, no período de 31/10/2011 a

31/10/2016.

Quanto ao item que trata da atuação da UJ, afirma-se que:

- os instrumentos reuniram requisitos afins com os objetos da ação governamental;

- foi verificado que a execução do objeto da avença encontrava-se de acordo com o contrato;

- verificou-se que as estruturas de pessoal e tecnológica e os controles internos, relacionados à

gestão de transferências, encontravam-se satisfatórios; e

- verificou-se, ainda, que foi repassado para a convenente o valor acordado em contrato.


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2.6 - AVALIAÇÃO DA GESTÃO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES

Foi realizada a avaliação da Gestão de Compras e Contratações, em cumprimento ao

estabelecido no item 6 do Anexo IV à DN TCU nº 132/2013.

Os Processos, incluindo os Atos de dispensas e inexigibilidades, foram selecionados com base

nos critérios de materialidade, relevância e risco, e o exame contemplou os seguintes aspectos:

motivação da contratação, adequabilidade da modalidade, objeto e valor da contratação,

fundamentação da dispensa ou inexigibilidade e identificação do contratado.

Para avaliar a regularidade dos procedimentos licitatórios, referentes ao exercício de 2013,

foram definidas as seguintes amostras: 100% das Adesões (SRP) do total de R$ 121.256,00 (cento e

vinte um mil, duzentos e cinquenta e seis reais), 100% dos Termos Aditivos do total de R$

90.120,00 (noventa mil, cento e vinte reais) e 100% de Convênio do total de R$ 20.000,00 (vinte

mil reais), não significando que todos esses recursos tivessem sido liquidados, pois fizeram parte

dessas amostras processos licitatórios na modalidade Pregão Eletrônico por Sistema de Registro de

Preços (SRP), sendo que os itens desses SRP são adquiridos conforme a necessidade de aquisição.

Os seguintes Processos e Acordos decorrentes constituíram material de trabalho na presente

Auditoria:

a) Atas de Registro de Preços (ARP) S/N.

Objeto: Prestação de serviços de fornecimento e instalação de concreto armado, demolição,

assentamento, reparo, retirada e substituição, pintura e repintura e manutenção de bens imóveis.

Motivação: “Necessidade de revitalização do parque infantil e adequação/reforma do salão

social nº 2.”

Contratada: REAL REFOR ENGENHARIA LTDA. – EPP - CNPJ: 06.071.065/0001-04

Valor: R$ R$ 97.256,00.

b) Atas de Registro de Preços (ARP) S/N.

Objeto: Aquisição de material permanente.

Motivação: “Reposição de computadores danificados ou obsoletos.”

Contratada: EDU COMÉRCIO DE MATERIAIS DE EXPEDIENTE - CNPJ:

15.590.027/0001-59.

Valor: R$ 24.000,00.


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c) Termo Aditivo 67200/2010-004/03.

Objeto: Prestação de Serviço de Telefonia Móvel para a CMN, com a cessão, em comodato,

de 60 aparelhos.

Motivação: “Atender à necessidade de comunicação entre os militares e os servidores civis

ocupantes de áreas indispensáveis ao cumprimento da missão da Casa do Marinheiro.”

Contratada: VIVO S/A - CNPJ: 02.449.992/0001-64.

Valor: R$ 30.000,00.

d) Termo Aditivo 72000/2011-001/03.

Objeto: Locação de equipamentos de Reprodução Eletrostática com Prestação de Serviços de

Manutenção Preventiva e Corretiva.

Contratada: SEMP TOSHIBA MÁQUINAS e SERVIÇOS S/C LTDA. - CNPJ:

61.257.077/0001-36.

Valor: R$ 10.200,00.

e) Termo Aditivo 67200/2010-005/03.

Objeto: Locação de equipamentos de Reprodução Eletrostática com Prestação de Serviços de

Reprografia por meio de máquina copiadora digital colorida com fornecimento de material de

consumo (exceto papel) e serviços de manutenção preventiva e corretiva.

Contratada: VÊNUS WORLD COMÉRCIO DE EQUIPAMENTOS E MATERIAL PARA

ESCRITÓRIO LTDA. - CNPJ: 05.633.420/0001-29.

Valor: R$ 22.800,00.

f) Termo Aditivo 67200/2011-001/03.

Objeto: Fornecimento de Gás Liquefeito de Petróleo (GLP).

Contratada: AGIP COMÉRCIO DE GÁS LTDA. - CNPJ: 27.919.349/0001-88.

Valor: R$ 27.120,00.

g) Convênio SEEDUC Nº 34/2011.

Objeto: Manter a infraestrutura básica do Centro de Estudos de Jovens e Adultos da Casa do

Marinheiro (CEJA-CMN).

Contratada: SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

(SEEDUC-RJ).

Valor: R$ 20.000,00.


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2.6.1 – Do exame da conformidade da gestão das licitações, Afastamentos e Acordos

decorrentes, foram observadas as seguintes constatações:

a) Inexistência de pesquisa de mercado em pelo menos três empresas em processos de

Adesão.

Foi recomendado à UJ fazer pesquisas de mercado, que comprovem melhor a real

vantajosidade para a Administração em efetuar adesões.

Foi recomendado, também, que sejam disponibilizadas, nos processos licitatórios, pelo menos

três pesquisas de preços ou a justificativa, quando houver inviabilidade.

b) Falta de realização de cursos e treinamentos para o pessoal responsável pela área de

licitações e contratos.

Foi recomendado à UJ promover treinamentos, instruções ou cursos na área de licitações e

contratos a fim capacitar as pessoas da referida área.

2.6.2 – Avaliação da gestão de compras e contratações, especialmente no que diz respeito à:

a) Regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por

Inexigibilidade e Dispensa de Licitação:

Com relação à conformidade dos processos analisados, objetivando ajudar e apoiar à boa

gestão, prevenindo e evitando a ocorrência de impropriedades/e ou irregularidades na gestão da UJ,

faz-se necessário observar os seguintes aspectos:

- Fazer pesquisas de mercado, que comprovem melhor a real vantajosidade para a

Administração em efetuar adesões ao SRP (constatação da alínea a do subitem 2.6.1); e

- Promover treinamentos, instruções ou cursos na área de licitações e contratos a fim de gerar

capacitação de todos os envolvidos na área (constatação da alínea b do subitem 2.6.1).

Registra-se que as falhas verificadas na gestão avaliada não comprometem a legalidade dos

processos licitatórios ou de execução contratual.

b) Utilização dos critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na

contratação de serviços e obras:

Verificou-se que a UJ tem adotado, em seus Editais, Projetos Básicos e Termos de Referência,

critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de materiais e na contratação de serviços ou

obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados,

em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº 1/2010 e à Portaria nº 2/2010, ambas da


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Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e

Gestão, e ao Decreto nº 5.940/2006.

Diante do exposto, esta Unidade de Controle Interno concluiu que a UJ cumpriu o

compromisso assumido com relação aos aspectos sobre gestão ambiental e licitações sustentáveis

estabelecidos em seu Relatório de Gestão do exercício de 2013, conforme as respostas às

afirmativas que compõem o Quadro A8.1 do item 8.1 da Portaria nº 127/2013, do TCU, com

exceção dos quesitos nº 1, 4 e 5, face a não necessidade de realizar aquisição de materiais e na

contratação de serviços ou obras, por meio de processos licitatórios no exercício de 2013, que se

enquadrassem às exigências dos referidos quesitos.

c) Qualidade dos Controles Internos Administrativos relacionados à atividade de

compras e contratações:

Por ocasião da Auditoria, foram analisados os aspectos de Controle Interno, bem como a

conformidade dos processos licitatórios.

A estrutura da UJ, para a condução dos processos licitatórios, demonstrou-se adequada às

demandas de Afastamentos e Acordos decorrentes.

O Sistema de Controle Interno da UJ possui um ambiente satisfatório, o que, em nosso

entendimento, contribui de forma efetiva e positiva para a consecução dos seus objetivos.

Dentre outras, citamos algumas características que fundamentam essa afirmação:

- participação efetiva da Administração, por meio do Conselho de Gestão, nos processos

administrativos concernentes a aquisições, contratações de bens ou serviços; e

- existência de segregações de funções para a realização dos procedimentos administrativos.

Sobre essas características, cabe ressaltar que a existência de um regramento formal para

grande parte dos procedimentos das atividades realizadas pela administração da UJ, reduz o risco de

ocorrência de falhas ou erros e colabora para a adequação desses procedimentos à legislação e aos

normativos vigentes, bem como para o atendimento pleno dos seus objetivos institucionais.

2.7 - AVALIAÇÃO DE PASSIVOS ASSUMIDOS SEM PRÉVIA PREVISÃO

ORÇAMENTÁRIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS

Conforme mencionado no subitem 4.2 do Relatório de Gestão da UJ, foi observado que não

há registros de passivos por insuficiência de créditos.


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2.8 - DA GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI)

Foi realizada a avaliação objetiva sobre a gestão de Tecnologia da Informação da UJ, em

atendimento ao disposto no item 8 do Anexo IV à DN TCU nº 132/2013.

Foi observado que a UJ cumpre adequadamente as normas estabelecidas pela Marinha do

Brasil no que concerne à gestão de TI, em especial o disposto nas Normas de Tecnologia da

Informação da Marinha (DGMM-0540).

Não obstante, os seguintes aspectos merecem ser observados, uma vez que podem impactar

negativamente na gestão de TI da UJ:

a) Não realização de auditoria interna de Segurança das Informações Digitais (SID)

Foi recomendado à UJ que a auditoria interna de SID seja executada anualmente e instituída

nas Instruções de Segurança das Informações Digitais (ISID), como preconiza a Norma DGMM-

0540.

b) Inexistência de Planejamento Estratégico Organizacional de TI

Foi sugerido à UJ implementar o PEO, contemplando as políticas de TI, como: política de

modernização do parque tecnológico, capacitação de pessoal, modernização ou desenvolvimento de

sistemas e outros assuntos referentes à TI que a UJ julgue relevante para o cumprimento de sua

missão. Desta forma, a UJ conseguirá montar um Plano de Aplicação de Recursos mais equilibrado,

planejando a aplicação de recursos nos pontos estratégicos para organização, no tocante à TI.

c) Inexistência de Ordem de Serviço designando o Administrador da Rede Local (ADMIN)

O ADMIN deverá ser nomeado, formalmente, por Ordem de Serviço do Titular da UJ,

devendo ter, preferencialmente, capacitação em Administração de Rede de Computadores e, se

possível, certificação para os sistemas operacionais que estejam sendo utilizados dentro da UJ,

assim como conhecimentos mínimos em auditoria de sistemas computacionais. Por questões de

segurança, recomenda-se que as funções de ADMIN e de Oficial de Segurança de Informações

Digitais (OSID) não sejam acumuladas.

d) Histórico da Rede Local (HRL) desatualizado

Foi recomendado à UJ que a descrição da rede local e as atividades de rotina sejam inseridas

no HRL, de forma a manter o referido documento atualizado.

e) Instruções de Segurança das Informações Digitais (ISID) desatualizada


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Foi recomendado à UJ definir, na ISID, regras para acesso à rede de dados por estrangeiros

eventualmente embarcados, destacados, cursando, participando de exercícios, visitando ou

efetuando qualquer atividade na UJ, como preconizado na Norma DGMM-0540.

f) Ausência de controle na entrada e saída de dispositivos que armazenam Informações

Digitais

Foi recomendado à UJ criar mecanismos para controlar a entrada e saída de dispositivos que

possam armazenar Informações Digitais.

g) Ausência de política de backup

Em que pese o fato de a UJ executar cópias de segurança regularmente, tal atividade não está

formalizada nas ISID.

Foi recomendado à UJ que, por meio do seu setor de TI, formalize a política de backup,

como preconiza a Norma.

2.9 – AVALIAÇÃO DA GESTÃO DO PATRIMÔNIO MOBILIÁRIO E IMOBILIÁRIO

Foi realizada a avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário de responsabilidade da UJ, em


A presente Auditoria na área de Patrimônio Mobiliário e Imobiliário, realizada na UJ, foi

conduzida com base nas técnicas de auditoria, dentre as quais podemos citar: Indagação Escrita,

Oral, Exame dos Registros e análise dos seguintes documentos/sistemas:

• Ordens Internas e Regimento Interno;

• Registros do exercício de 2013, afetos aos seguintes Sistemas Informatizados:

• Cadastro de Bens Móveis;

• Informações Gerenciais do Abastecimento; e

• Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal.

• Situação e controle das viaturas administrativas;

• Relação de Incumbências (INC), com as Ordens de Serviço e os Termos de

Responsabilidade de Incumbência (TRI);

• Prestações de Contas de Material referentes a 2013; e

• Ordens de Serviço afetas à Gestão de Material e ao Patrimônio Imobiliário.


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2.9.1 - Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário:

A UJ não realiza Atos de Gestão do Patrimônio Imobiliário. As instalações onde funciona a

UJ são gerenciadas (no SPIUNet e no SIAFI) pela Base de Abastecimento da Marinha no Rio de

Janeiro.

2.9.2 – Avaliação da Gestão do Material:

Observou-se, em uma análise geral, que os seguintes Princípios de Controles Internos

Administrativos foram obedecidos: relação custo/benefício, rodízio de funcionários, delegação de

poderes e definição de responsabilidades.

Os princípios de controle sobre as transações e treinamento do pessoal também foram

observados, porém de uma maneira parcial, sendo detectadas algumas oportunidades de melhorias.

Constatou-se uma relevante carência de conhecimento do pessoal envolvido na gestão do

material sobre os procedimentos de controle e contabilização, provocada por inobservância do

princípio do treinamento do pessoal.

Os aspectos a seguir merecem ser observados pela UJ, que deverá adotar as medidas

corretivas com vistas a elidir os pontos ressalvados e evitar prejuízos à Fazenda Nacional:

a) Necessidade de programa de treinamento para o pessoal envolvido na Gestoria de

Material.

Foi sugerido à UJ capacitar os militares da Gestoria de Material por meio da realização de

cursos relacionados à área.

b) Desatualização da Ordem Interna que regula os procedimentos atinentes à Gestoria de

Material da UJ.

Foi recomendado à UJ proceder à revisão da referida OI.

2.9.3 - Avaliação da Gestão do Patrimônio Mobiliário:

Observou-se que a UJ atende ao princípio de rodízio de funcionários.

Os princípios de segregação de funções, delegação de poderes e definição de

responsabilidades, relação custo/benefício, instruções devidamente formalizadas, aderência a

diretrizes e normas legais e controle sobre as transações também foram observados, porém de uma

maneira parcial, sendo detectadas algumas oportunidades de melhorias.

Constatou-se carência de conhecimento do pessoal envolvido na gestão do material sobre os

procedimentos de controle e contabilização, provocada por inobservância do Princípio do

Treinamento do Pessoal.


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Foi verificada fragilidade no controle do patrimônio gerada pela existência de material

adquirido pelo Departamento Regional do Abrigo do Marinheiro – DRAMN (associação privada

sem fins lucrativos), nas dependências da Casa do Marinheiro, sem a devida identificação. A

presença desse material nos mesmos compartimentos que possuem material da UJ (mormente

aqueles que, também, não estão identificados) dificulta sobremaneira o controle do patrimônio,

ficando a distinção do patrimônio público daquele obtido pelo DRAMN a cargo da memória dos

funcionários.

Do exame da avaliação do Patrimônio Mobiliário, foram observadas as seguintes

constatações:

a) Falha na atuação do Relator designado para a verificação mensal da Prestação de Contas da

Gestoria de Material.

Foi recomendado à UJ, que os Relatores designados para a verificação das Prestações de

Contas da Gestoria de Material atentem para as informações constantes na Norma em vigor, a fim

de analisarem os processos de forma mais criteriosa.

b) Os Inventários de Bens Móveis por Incumbência, extraídos do CADBEM, não são

confrontados rotineiramente com o Patrimônio existente na UJ.

Foi recomendado à UJ realizar os inventários conforme previsto na Norma em vigor.

c) Arquivamento inadequado dos Processos de Prestação de Contas.

Foi recomendado à UJ que, após o arquivamento da Prestação de Contas, mantenha efetivo

controle sobre a sua movimentação, com vistas à imediata localização física/eletrônica e à

tempestiva prestação de informações, quando requisitada.

2.9.4 - Avaliação da Gestão da Frota de Veículos Próprios e Contratados de Terceiros:

Observou-se, em uma análise geral, que os seguintes Princípios de Controles Internos

Administrativos foram obedecidos: relação custo/benefício; delegação de poderes e definição de

responsabilidades; instruções devidamente formalizadas; aderência a diretrizes e Normas legais; e

rodízio de funcionários.

O Princípio de Controle sobre as transações também foi observado, porém de maneira

parcial, sendo constatada oportunidade de melhorias sobre esse aspecto.

Foram verificados os controles existentes, quais sejam: manutenção preventiva, consumo e

desempenho das viaturas, e o acompanhamento mensal das viaturas no site do Detran-RJ (multas).

Ao longo de 2013, foram realizados alguns tipos de manutenção (preventiva ou corretiva)

nas dez viaturas da UJ, ao custo de R$ 4.893,00 (aproximadamente 2% em relação ao valor de


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mercado das viaturas). Três viaturas estão com suas vidas úteis vencidas (critério: SGM-201 –

Normas para Execução do Abastecimento). Todavia, todas se encontravam em situação satisfatória

para utilização.

Na UJ, há um Elemento Organizacional específico para a condução da gestão da frota (Seção

de Transportes, subordinada à Divisão de Apoio), bem como Ordem Interna que define os

procedimentos a serem observados para a utilização dos veículos. Não há multas emitidas para as

viaturas da UJ em 2013.

De acordo com o exposto, conclui-se que a Gestão da frota é satisfatória. No entanto, a

seguinte falha foi observada:

- Desatualização no Sistema de Controle de Custo Operacional de Viaturas - SisCOV.

Foi recomendado à UJ registrar e atualizar os dados constantes no SisCOV, na página da

Diretoria de Abastecimento da Marinha (DAbM), na Intranet.

2.9.5 - Avaliação da Política de Separação de Resíduos Recicláveis Descartados:

Sobre a política de separação de resíduos, constatou-se o efetivo cumprimento das

orientações normativas da Marinha sobre o assunto, expressas na publicação NORTAM-06, em

especial: composição de Comissão de Coleta Seletiva Solidária formalmente designada em Ordem

de Serviço, celebração de Termo de Cooperação entre a UJ e Cooperativa de Catadores de Materiais

Recicláveis, confecção e envio para a Diretoria de Portos e Costas do Relatório de Avaliação

Semestral da Coleta Seletiva de Resíduos Recicláveis Descartáveis. No interior da Unidade, existem

coletores específicos para coleta seletiva.

2.9.6 – Consumo de Água e Energia Elétrica:

No que diz respeito ao consumo de água e energia elétrica, observou-se a existência de

dispositivos que visam ao controle e redução do consumo, como: estabelecimento do programa de

conservação de energia elétrica da UJ, designação formal de uma Comissão Interna de Conservação

de Energia que tem por objetivo acompanhar as ações decorrentes das medidas de economia

adotadas e sugeridas; campanhas de conscientização de economia de água e energia elétrica, por

meio de notas publicadas em Plano de Dia; acompanhamento, em planilha, do consumo de água

(semanal) e energia (mensal); e envio de informações sobre o consumo de energia elétrica para a

Diretoria-Geral do Pessoal da Marinha.


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2.10 - AVALIAÇÃO DA GESTÃO SOBRE AS RENÚNCIAS TRIB UTÁRIAS

Não há informações sobre este subitem, conforme mencionado no subitem 4.6 do Relatório de

Gestão da UJ.

2.11 - AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

O presente trabalho de auditoria visou avaliar a qualidade e suficiência dos Controles Internos

Administrativos instituídos pela UJ, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos fossem

atingidos, baseado nos seguintes componentes do Controle Interno: Ambiente de Controle;

Avaliação de Risco; Atividade de Controle; Informação e Comunicação e Monitoramento, em


As avaliações do Sistema de Controle Interno estão detalhadas a seguir.

2.11.1 – Ambiente de Controle

Na análise deste componente, observou-se que os procedimentos e instruções operacionais no

âmbito da UJ são padronizados e estão inseridos em documentos formais.

Observou-se, também, a existência de documentos normativos formalizando a estrutura e as

atribuições de competências e responsabilidades, em todos os níveis da estrutura da UJ.

Não obstante, em virtude das diversas constatações relacionadas ao Ambiente de Controle,

constantes neste Relatório, fica evidente que o Controle Interno da UJ necessita de aprimoramentos.

Citam-se, como exemplos: inobservância de segregação de funções, necessidade de treinamento

para o pessoal, desatualização da Ordem Interna e necessidade de atualização do Regimento Interno.

Na avaliação deste tópico, foram observados, além disso, alguns fatores que, também,

constituem a base do Ambiente de Controle, como: integridade moral e valores éticos, governança

corporativa, estrutura organizacional e ações motivacionais e de incentivo às boas práticas de

gestão.

a) Integridade Moral e Valores Éticos - observou-se que, efetivamente, estes conceitos são

praticados e difundidos pela UJ.

Normalmente, na MB, as informações sobre os assuntos relacionados à ética e à integridade

moral, de interesse de toda a tripulação, estão contidas na Lei nº 6.880/80 (Estatuto dos Militares) e

nos normativos internos, como: Regulamento Disciplinar para a Marinha (RDM), Ordenança Geral

para o Serviço da Armada (OGSA), Normas do Estado Maior da Armada (EMA), etc.

Contudo, apesar de não haver na UJ um Código de Ética formalmente estabelecido, os

assuntos relacionados à Integridade Moral e Valores Éticos estão dispostos nos documentos citados


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no parágrafo anterior e são, normalmente, praticados por todos e também difundidos para toda a UJ,

utilizando os meios de comunicação disponíveis, como as notas em Plano de Dia, Ordens de Parada,

etc.

Especificamente na Norma EMA-136 (Normas a respeito das Tradições, do Comportamento

Pessoal e dos Cuidados Marinheiros), são disponibilizadas informações sobre a ética e os deveres

dos militares, que são manifestações do valor militar, estabelecidos no Estatuto dos Militares, tais

como: amar a verdade e a responsabilidade como fundamento de dignidade pessoal; respeitar a

dignidade humana; e cumprir e fazer cumprir as leis, os regulamentos, as instruções e as ordens das

autoridades competentes.

b) Governança Corporativa – a UJ possui sua organização e atividades estruturadas no seu

Regulamento, aprovado por Portaria da Diretoria de Assistência Social da Marinha, cujo

detalhamento encontra-se instituído no Regimento Interno.

Nos exames realizados, procurou-se analisar a efetiva atribuição de responsabilidades e como

as atribuições são formalizadas e assumidas pelas pessoas, como os processos e procedimentos

operacionais são normatizados e difundidos.

Verificou-se que as atribuições de responsabilidades inerentes às diversas funções que

compõem essa estrutura estão formalmente definidas no Regulamento e no Regimento Interno.

Além desses documentos, a UJ conta com outros que contribuem para o fortalecimento do Controle

Interno, como Memorandos e Ordens Internas sobre assuntos necessários ao bom funcionamento

organizacional e as Normas expedidas pela Secretaria-Geral da Marinha.

Contudo, observou-se a carência de um setor específico para condução das tarefas

relacionadas ao Programa Netuno e ao Controle Interno. Atualmente, os trabalhos atinentes a estas

atividades estão sendo conduzidos pelo Chefe do Departamento de Administração, como encargo

colateral.

c) Aspectos motivacionais e de incentivo às boas práticas de gestão - observou-se, na UJ, a

existência de prêmios organizacionais voltados à valorização de servidores civis e militares, tais

como:

I) Prêmios “Militar Padrão” e “Servidor Civil Padrão” - estabelecidos por Ordem Interna, têm

a finalidade de selecionar e premiar uma praça do círculo de SO/SG e uma do círculo de CB/MN,

bem como um servidor civil.

II) Prêmio “Melhor Ideia” - estabelecido por Ordem Interna, tem por finalidade estimular a

criatividade para soluções de problemas e beneficiar o desempenho pessoal.


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2.11.2 – Avaliação de Risco

Para avaliação desse componente de Controle Interno, tomaram-se por base as informações

contidas no Relatório de Gestão da UJ, no Quadro 3.2 – Avaliação do Sistema de Controles Internos

e no Quadro Analítico de Gerenciamento de Riscos, preenchido pela UJ, em atendimento à

solicitação deste Centro de Controle Interno, no qual se procurou identificar a existência de

procedimentos capazes de monitorar ou mitigar tais riscos.

No quadro Analítico de Gerenciamento de Riscos, a UJ informou que o seu Planejamento

Estratégico Organizacional encontrava-se em processo de elaboração. Entretanto, as ameaças e

fraquezas, partes integrantes deste documento, não foram elaboradas, inviabilizando a identificação

dos riscos e as medidas adotadas para mitigá-los.

Desse modo, as informações prestadas nos quesitos 12 a 15, do Quadro 3.2 do Relatório de

Gestão, estavam divergentes da realidade encontrada na UJ. Não foram identificadas estratégias

formais para identificação e gerenciamento dos riscos, conforme apontado na constatação a seguir:

- Informação prestada no Relatório de Gestão, nos quesitos 12 a 15 do Quadro 3.2

(Avaliação do Sistema de Controles Internos da UJ), divergente da situação real apurada na UJ.

Apesar de constar, no referido Quadro, que as afirmações lá contidas aplicavam-se

parcialmente ao contexto da UJ, durante os trabalhos de auditoria, verificou-se que as medidas de

gerenciamento de riscos ainda não haviam sido implementadas.

Foi recomendado à UJ que as informações prestadas no Relatório de Gestão sejam

consistentes, devendo espelhar a real situação da OM.

Foi recomendado, ainda, que a UJ, doravante, adote: mecanismos que aperfeiçoem o

processo de elaboração do seu RG, medidas que possam identificar os riscos que ameaçam o

alcance dos seus objetivos e ações necessárias para o gerenciamento desses riscos.

2.11.3 – Atividades de Controle

Observou-se que a UJ possui procedimentos de controle em consonância com as Normas

Internas da MB.

Foi observado que, em geral, a UJ possui procedimentos de controle implantados, estando

sua estrutura de controle suportada por documentos normativos e orientadores, conforme já

detalhado no subitem 2.11.1.

Entretanto, verificou-se a necessidade de que as atividades de controle sejam aprimoradas,

conforme a seguir:


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a) Falhas nas Atividades de Controle.

Foram identificadas falhas que fragilizam o Controle Interno na UJ, tais como:

desatualização das Ordens Internas atinentes à Gestão de Material e à Utilização e Controle de

Viaturas; ausência de compatibilização entre o SISMAT e o SIAFI; e inexistência de inventário

rotativo permanente.

Foi recomendado à UJ, a fim fortalecer a sistemática de Controle Interno, a criação de

mecanismos internos que objetivem melhorar o controle sobre os aspectos apontados.

b) Necessidade de aprimoramento da Carta de Serviços da UJ.

Foi observado que a Carta de Serviços não informa todos os serviços disponíveis na CMN e

os critérios para sua utilização.

Neste contexto, a Carta de Serviços da UJ necessita de aprimoramento, nos seguintes

aspectos: critérios para a utilização dos quiosques, campos de futebol, quadras e piscina,

informações de como se associar e os valores para desconto em Bilhete de Pagamento, e

informações sobre o ingresso de sócios em dias de grandes eventos.

Foi recomendado à UJ atualizar o documento em lide, a fim de facilitar o acesso e aprimorar

os serviços prestados.

c) Necessidade de instituição do Conselho de Gestão.

Verificou-se que a UJ não possuía um Conselho de Gestão integrado à estrutura

organizacional, conforme estabelece a Norma em vigor.

Foi recomendada à UJ a institucionalização do Conselho de Gestão, a fim de assessorar o

Comando no desenvolvimento organizacional e nas boas práticas de gestão.

d) Inexistência de Ordem Interna que regule os procedimentos afetos ao Conselho de

Gestão.

Foi recomendado à UJ que elabore uma OI especifica sobre o assunto, a fim de que as ações,

os procedimentos, as rotinas administrativas e as instruções sejam disciplinadas e formalizadas

internamente por meio de instrumentos eficazes, ou seja, claros, objetivos, emitidos por Autoridade

competente e fundamentados na legislação vigente. Que o cumprimento deste instrumento de

regulamentação interna seja constantemente acompanhado para a garantia dos resultados desejados.

e) Inexistência de mapeamento dos processos:

Foi recomendado à UJ que, associado ao PMGes, seja elaborado um cronograma de

mapeamento gradual de todos os seus principais processos, de modo a proporcionar o amplo


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conhecimento das atividades desenvolvidas pelos seus diversos setores e identificar eventuais

oportunidades de melhoria da gestão organizacional.

f) Necessidade de capacitação do Pessoal para condução das atividades afetas ao

Planejamento e Avaliação do Desempenho Organizacional:

Foi recomendado à UJ que estabeleça diretrizes para a capacitação profissional, de modo a

assegurar, permanentemente, a existência de pessoal qualificado em cursos relacionados ao

Planejamento e Avaliação do Desempenho Organizacional.

2.11.4 - Informação e Comunicação

Em relação ao aspecto da Informação e Comunicação, observou-se que a UJ utiliza diversos

meios de comunicação, como: correio eletrônico, quadro de avisos, ordens de parada, mensagens e

Sistema de Gerência de Documentos Eletrônicos da Marinha (SIGDEM), que contribuem para que

o fluxo de informações possa ocorrer, oportunamente, em todos os níveis e direções.

A UJ possui, ainda, página na Internet/Intranet, onde são disponibilizados documentos

normativos e informativos, permitindo à tripulação, de forma prática e tempestiva, o acesso às

diversas informações, o que contribui para a rapidez da comunicação, facilidade de acesso e

agilidade no fluxo de informações relevantes e necessárias para o desenvolvimento das atividades

organizacionais.

Apesar da existência desses meios, que são facilitadores do fluxo de informações na UJ,

observou-se casos de desconhecimento sobre os seus planos, ambientes de controle, riscos e suas

atividades de controle, os quais se limitam ao conhecimento em nível gerencial ou de coordenação,

não havendo a necessária divulgação para toda a tripulação.

2.11.5 – Monitoramento

Na MB, além do monitoramento efetuado pela própria UJ, as Auditorias realizadas por este

Centro de Controle Interno, bem como, as Inspeções Administrativo-Militares realizadas pelo

Comando Imediatamente Superior (COMIMSUP), são consideradas atividades de monitoramento

dos Controles Internos da UJ.

Nesse contexto, observou-se que os Controles Internos adotados pela UJ são adequados e

efetivos, existindo, na estrutura da mesma, elementos ligados ao monitoramento das diversas

atividades e da regularidade das suas contas, destacando-se, entre esses, os membros componentes

do Conselho Gestão.

Contudo, verificou-se a necessidade de se aprimorar o monitoramento da Gestão na UJ,


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conforme recomendação constante na alínea a do subitem 2.11.3. Este aprimoramento se reveste de

grande importância à medida que o Conselho de Gestão pode atuar proativamente na melhoria dos

processos que compõem as atividades afetas à UJ.

3 - AVALIAÇÃO DAS FALHAS E IRREGULARIDADES RELEVAN TES

Na avaliação da Equipe de Auditoria, não foi identificada a existência de irregularidades

comprovadas. Porém, há indícios de ocorrência de prejuízo ao erário, no que concerne ao teor da

constatação exposta no Subitem 2.2.6, o qual, em função da baixa materialidade, não compromete a

gestão dos responsáveis. Em decorrência de tal fato, este Centro de Controle Interno recomendará

que a UJ proceda à apuração, por meio da instauração de Procedimento Administrativo.

4 - CONCLUSÃO

De acordo com os exames efetuados, considerando não terem sido evidenciadas ocorrências

que comprometessem a probidade da gestão dos recursos alocados à UJ, o presente processo se

encontra, em nossa opinião, em condições de ser submetido a julgamento pelo TCU.

Assim, em cumprimento ao inciso III do art. 9º da Lei nº 8.443, de 16 de julho de 1992,

concluímos pela REGULARIDADE da gestão do Dirigente Máximo da UJ, e sugerimos a emissão

do competente Certificado de Auditoria.

Rio de Janeiro - RJ, em de agosto de 2014.

ARMANDO LUIS LIMA FONSECA Capitão de Corveta (RM1-T)

Coordenador da Equipe de Auditoria

EDISON DOS SANTOS TOMAZ Técnico de Finanças e Controle

Analista de Contas

WAGNER CORRÊIA DE SOUZA Capitão-Tenente (IM)

Encarregado da Divisão de Processos de Contas

De acordo: ROBERTO BREVES CHRISTO DA SILVA Capitão de Fragata (IM)

Chefe do Depto de Gestão Pública e Acomp. de Processos

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