(Como preparar uma RFP com qualidade profissional)

(Coleta de Informações)

(É extremamente recomendável que você leia as sugestões abaixo para escrever uma boa RFP)

1. (Pode parecer óbvio, mas não escreva a sua RFP à mão e se identifique formalmente –usando o seu logotipo

ou algo que o valha. Use a parte de modelos e amostras para obter o RFP Toolkit 2007. Na realidade, usar um

modelo de RFP vai economizar o seu tempo).

 

2. (Identifique quais as seções comuns que você deve colocar na sua RFP respondendo às seguintes perguntas

(Por quê ? Quem ?, O quê ? Como ? e Quando ?, conforme identificado abaixo):

 

a. (Por quê ?)

(Por quê a sua empresa precisa contratar uma nova solução ?)

(A resposta desta pergunta permite a criação da seção Declaração do Propósito da RFP)

 

b. (Quem ?)

(Descreva sucintamente a sua empresa).

(Essa informação se tornará o que se chama de Informações Gerais)

 

c. (O quê ?)

(Qual é a natureza do projeto ?)

(Quais são as necessidades ?)

(O que é esperado do projeto ?)

(a resposta à essas perguntas serão a base para o preenchimento das seguintes seções):

(Escopo do Trabalho)

(Saídas Esperadas e Padrões de Desempenho)

(Entregas)

 

d. (Como ?)

(O que é o contrato ?)

(Que tipo de informação e documentos a sua empresa espera receber dos potenciais fornecedores ?)

(Como as propostas apresentadas serão avaliadas e quais são os critérios da escolha ?)

(Esta informação sera usada nas seguintes seções):

(Termo do Contrato)

(Forma de Pagamento, Cláusulas de Incentivo e Penalidades)

(Termos e Condições Contratuais)

(Requisitos Para a Preparação da Proposta)

Process (Processo de Avaliação e Seleção da(s) Proposta(s) vencedora(s))

 

e. (Quando ?)

(Quando devem ser submetidos as perguntas para esclarecimento, e a proposta propriamente dita ?

(Quando será(ão) informada(S) a(s) proposta(s) vencedora(s)

(Qual é o prazo total utilizado para a escolha da(s) proposta(s) vencedora(s)

(Quem são as pessoas responsáveis pela avaliação das propostas ? E para decidir quem foi escolhido ?)

(A resposta a essas perguntas serve de base para o preenchimento das seções de Cronograma do

Processo e Informações de Contatos para Troca(s) de Correspondência(s) Futura(s))

(Seções Comuns em uma RFP)

(Respondendo às perguntas acima, foi possível coletar as informações que ajudarão no detalhamento das seções

comuns da RFP. Segue abaixo um breve descrição de cada uma das seções da RFP):

1. (Declaração do Propósito da RFP)

(Descreve quais são os produtos e servi’ços que a sua empresa está procurando, bem como os objetivos gerais

do contrato).

 

2. (Informações Gerais)

(Apresente um descrição sucinta da sua empresa, fazendo uso de estatística, informações gerais sobre os seus

clientes. Coloque de forma clara quais são os pontos fortes e os fracos da sua empresa. Não esqueça de incluir

detalhes sobre as pessoas que serão encarredadas de lidar com a correspondência entre potenciais

fornecedores e a sua empresa).

 

3. (Escopo do Trabalho)

(Enumere as tarefas específicas que o(s) futuro(s) contratado(s) terão que realizar, assim como os resultados

esperados de cada uma delas. Inclua uma lista detalhada das responsabilidades, de forma especial quando for

permitido ao(s) futuro(s) contratado(s) quarterizarem parte do serviço).

 

4. (Saídas Esperadas e Padrões de Desempenho)

(Especifique os resultados esperados, padrões mínimos de desempenho por parte do(s) futuro(s) contratado(s)

e os métodos de monitoramento do desempenho e os processos para implementação das ações corretivas).

 

5. (Entregas)

(Forneça uma lista contendo todos os produtos, relatórios e planos que deverão ser entregues à sua empresa e

proponha um cronograma das entregas).

 

6. (Termo do Contrato)

(Especifique a duração, datas de início e término do contrato bem como as opções de renovação do mesmo).

 

7. (Forma de Pagamento, Cláusulas de Incentivo e Penalidades)

(Especifique todas as condições de pagamento pelo desempenho considerado adequado. Evidencie as bases

para os incentivos por desempenho acima do esperado e as penalidades pelo desempenho considerado

insatisfatório).

 

8. (Termos e Condições Contratuais)

(Anexe os formulários-padrão de contrato e as garantias. Você pode incluir também requisitos que sejam

específicos deste contrato).

 

9. (Requisitos Para a Preparação da Proposta)

(Uma estrutura consistente de conteúdo, informação e tipos de documento facilita bastante o trabalho do time

de avaliação das propostas. Sendo assim, você deve requerer uma estrutura específica da proposta bem como

a lista de todos os docuemntos que sua empresa espera receber).

 

10. (Processo de Avaliação e Seleção da(s) Proposta(s) vencedora(s))

(Explique os procedimentos e critérios de avaliação das propostas e a escolha da(s) proposta(s) vencedora(s)).

 

11. (Cronograma do Processo)

(Apresente de forma clara e concise a linha de tempo utilizada no processo de avaliação, tais como as datas

para submissão da carta de intenção, envio de perguntas, participação nas reuniões “pré-proposta”, envio das

propostas, etc.).

 

12. (Informações de Contatos para Troca(s) de Correspondência(s) Futura(s))

(Inclua uma lista completa das pessoas a serem contactadas para obter maiores esclarecimentos da RFP ou

quaisquer outras dúvidas. Garanta que contenha o nome, cargo, responsabilidades e as diversas formas de

contactá-las).