Módulo 10

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PENALVA DO CASTELOCURSO PROFISSIONAL DE TÉCNICO DE TURISMO

DISCIPLINA: Operações Técnicas em Empresas Turísticas – módulo 10

Princípios Básicos de Organização e Gestão

de Eventos

Introdução

Promover um Evento tem por objectivo muito mais do que realizar acontecimentos sociais

festivos. Ao agendar uma reunião entre o seu cliente – seja ele o seu chefe ou um contratante,

o profissional estará organizando um Evento.

Estas empresas, visam assim promover e organizar todo o tipo de eventos, quer sejam eles

por motivos profissionais, quer sejam sociais e festivos, incluindo a componente turística.

Os eventos podem ser classificados em institucionais e promocionais (comerciais).

O que são eventos especiais?

O termo “eventos especiais” foi criado para descrever rituais, apresentações ou

celebrações específicas que tenham sido deliberadamente planeados e criados para marcar

ocasiões especiais ou para atingir metas ou objectivos específicos de cunho social, cultural ou

corporativo. De entre os eventos especiais incluem-se os feriados e festividades nacionais,

importantes ocasiões cívicas, performances culturais exclusivas, competições desportivas

importantes, funções corporativas, promoções comerciais e lançamento de produtos. Às vezes

parece que os eventos especiais estão por toda parte; eles tornaram-se uma indústria em

expansão. Actualmente o campo de eventos especiais é tão vasto que é impossível formular

uma definição que inclua todas as variações de eventos. No seu trabalho revolucionário sobre

a tipologia dos eventos, Getz (1997: 4) sugere que os eventos especiais são mais bem

definidos pelo seu contexto.

Pág. 1Docente: Ivo Mateus



Ele apresenta duas definições: uma do ponto de vista do organizador do evento e outra do

ponto de vista do consumidor ou visitante.

1. Um evento especial é todo o evento excepcional, não muito frequente, que aconteça

fora dos programas ou actividades normais do grupo patrocinador ou organizador.

2. Para o consumidor ou visitante, o evento especial é uma oportunidade para uma

actividade social, cultural ou de lazer fora do âmbito normal de escolhas ou além da

vivência quotidiana.

Segundo o mesmo autor, de entre os atributos que propiciam uma atmosfera especial estão

o espírito festivo, a singularidade, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a

hospitalidade, a temática e o simbolismo.

Tipos de eventos

Os eventos especiais são classificados de acordo com seu porte e escala. As categorias

comuns são mega eventos, eventos de marca e eventos de grande porte, embora as

definições não sejam exactas e as diferenças sejam imprecisas. Os eventos também são

classificados conforme o seu propósito ou o sector específico ao qual pertencem, como por

exemplo, eventos públicos, desportivos, turísticos ou corporativos.

Mega eventos

Mega eventos são aqueles cuja magnitude afecta economias inteiras e repercute nos media

globais. Entre eles podemos citar os Jogos Olímpicos e as Feiras Mundiais, embora seja difícil

a muitos outros eventos se encaixar nessa categoria. Getz (1997: 6) os define da seguinte

maneira:

O seu volume deveria exceder um milhão de visitantes, o seu orçamento deveria ser de,

pelo menos, US$500 milhões e a sua reputação deveria ser a de um evento “imperdível”.

Mega eventos, pela sua grandiosidade ou significado, são aqueles que produzem

níveis extraordinariamente altos de turismo, cobertura dos media, prestígio e um




impacto económico para a comunidade local ou de destino.

Hall (1992: 5), outro pesquisador no campo de eventos e turismo, apresenta a seguinte

definição:

- Mega eventos tais como as Feiras Mundiais e Exposições, Campeonato Mundial ou os

Jogos Olímpicos, são eventos especificamente direccionados para o mercado de turismo

internacional e podem ser adequadamente descritos como “mega” em virtude da sua

grandiosidade em termos de público, Mercado-alvo, nível de envolvimento financeiro do

sector público, efeitos políticos, extensão de cobertura televisiva, construção de instalações e

impacto no sistema económico e social da comunidade anfitriã.

Evento:

Organizado.

Tem um ou mais propósitos.

Tem uma duração limitada.

Mega Eventos:

Critérios: Volume: 1 milhão de visitas.

Investimento: investimento muito grande, na ordem de milhões de euros.

Notoriedade: “Must see”.

Eventos de marca

O termo “eventos de marca” refere-se àqueles eventos que se tornaram tão identificados

com o espírito ou mentalidade de uma localidade, cidade ou região que se tornam sinónimos

do nome do local, e obtêm amplo reconhecimento e percepção.




Ritchie (1984: 2), pesquisador de turismo, define-os como:

Eventos grandes de carácter extraordinário ou periódico e duração limitada,

desenvolvidos primordialmente para ampliar o apelo e a lucratividade de um destino

turístico a curto e/ou longo prazos. Para o seu sucesso, esses eventos contam com a

singularidade, o status ou o senso de oportunidade em gerar interesse e atrair atenção.

Exemplos clássicos de eventos de marca são o Carnaval do Rio de Janeiro, reconhecido

mundialmente como expressão da vitalidade e exuberância dessa cidade, o Kentucky Derby

nos Estados Unidos, o Chelsea Flower Show na Inglaterra, a Oktoberfest em Munique,

Alemanha, e o Edinburgh Festival na Escócia. Tais eventos, identificados com a própria

alma desses lugares e seus cidadãos, atraem grandes somas de dinheiro, provocam uma

forte sensação de orgulho local e reconhecimento internacional. Getz (1997: 5-6)

descreve-os em termos de sua capacidade de fornecer vantagem competitiva para as

comunidades anfitriãs:

O termo “evento famoso” é usado para descrever um evento periódico que possui um

significado tal, em termos de tradição, apelo, imagem ou publicidade, que proporciona

ao local, à comunidade ou ao destino anfitrião uma vantagem competitiva. Com o tempo,

o evento e o destino se tornam inseparáveis. Cada vez mais as comunidades e destinos

necessitam de um ou mais eventos de marca para proporcionar altos níveis de exposição nos

media e evocação positiva que ajudam a criar vantagens competitivas.

Classificação de Eventos

Sociais

Utilidade Pública Promocionais

Lançamentos

Etários

Comerciais




Fidelização

Homenagem

Oficiais

Internacionais

Desportivos

Educativos

Ecológicos

Religiosos

Comemorativos

Tipos de Eventos

Programa de Visitas – receber grupos de pessoas seguindo uma

programação criteriosamente preparada, com objectivo de divulgar a instituição

para seu público de interesse, é a chamada "política de portas abertas", que

propicia uma aproximação entre o público e a organização.

Concursos – competições que estimulam o interesse do público participante

e o familiariza com a organização e suas políticas. Podem ser utilizados com

funcionários e familiares, distribuidores, accionistas, revendedores e o público

externo.

Exposição - visa apenas divulgar. Em grandes exposições o expositor

participará adquirindo espaço físico denominado stand junto com outros

expositores.

Feira – é ampla e visa vender. O profissional de Relações Públicas da

organização poderá participar assessorando o pessoal de venda, marketing e

publicidade.

Salão – é amplo e visa apenas divulgar, embora apresente características de

feira.




Mostra – é pequena, circulante e visa divulgar, pode ser vista em vários

locais com a mesma forma e conteúdo.

Encontros – eventos com porte e duração variáveis, nos quais as pessoas se

reúnem com a finalidade de discutir temas de interesse comum.

Conferência – é a exposição de um assunto de amplo conhecimento do

conferencista, que geralmente é a pessoa reconhecidamente competente. Pode ser

utilizada na abertura de um evento maior.

Palestra – é a exposição de um assunto para uma plateia relativamente

pequena. O assunto é geralmente de natureza educativa e os ouvintes já possuem

algum conhecimento sobre o que será exposto e é aberta para colocar questões.

Pode-se organizar um ciclo de palestras.

Simpósio – São vários expositores com a presença de um coordenador, o

tema geralmente é científico. O objectivo não é debater mas realizar um

intercâmbio de informações.

Painel – há debate entre os expositores, sob a coordenação de um

moderador, a plateia não formula perguntas.

Mesa-redonda – os expositores ficam sob a coordenação de um moderador

com tempo limitado para exposição e posterior debate, pode-se encaminhar

perguntas à mesa.

Convenção – há exposição de assuntos por várias pessoas, com a presença

de um coordenador, é promovida por entidade empresarial ou política.

Congresso – é realizado em vários dias com inclusão de outros encontros

dentro deste. Constitui-se em um evento de grande porte que engloba actividades

sociais para os participantes.

Seminário – a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de

um coordenador, é de conhecimento da plateia que participa em forma de grupos.

Geralmente divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão. As decisões

podem ser adoptadas pela área.

Fórum – Caracteriza-se pela discussão e debate, a plateia participa com

perguntas. No final o coordenador da mesa recolhe as opiniões e apresenta uma

conclusão representando a opinião da maioria.




Debate – é a discussão entre duas pessoas que defendem pontos de vista

diferentes sobre um tema. A plateia só participa com aplausos e protestos

moderados.

Brainstorming – tempestade de ideias na qual as pessoas se propõem a

apresentar ideias acerca de um problema. É muito utilizado pela área publicitária.

Conclave – caracteriza-se pelo carácter religioso e para o qual são trazidos

temas de ordem ética e moral. Os expositores são , na sua maioria, religiosos e a

organização é semelhante à dos congressos.

Semana – é a nomenclatura atribuída a um tipo de encontro semelhante ao

congresso, no qual as pessoas se reúnem para discutir assuntos de interesse

comum, a dinâmica é a mesma de um congresso.

Entrevista Colectiva – o expositor faz uma rápida explanação e é

questionado pelos representantes da imprensa (jornalistas). Dependendo do

entrevistado, as perguntas são previamente submetidas à sua apreciação.

Jornada – são encontros de grupos profissionais, de âmbito regional, para

discutir periodicamente assuntos de interesse do grupo. É promovido por entidades

de classe com duração de vários dias.

Workshop – há uma parte expositiva seguida de demonstrações do objecto

(produto) que gerou o evento, poderá fazer um evento de maior amplitude.

Oficina – é semelhante ao workshop, sendo que é mais utilizada na área

educacional e segundo a área comercial/empresarial. Pode fazer parte de eventos

maiores.

Colóquio – é a exposição de um tema em reunião fechada, que tem por

objectivo esclarecer e tomar decisões, sob uma coordenação.

Encontros de convivência – consiste em reunir pessoas para um momento

de descontracção, integração ou até mesmo negócios, no qual um serviço de buffet

atende de acordo com o tipo de encontro.

Outros tipos de eventos




Jantar

Banquete

Churrasco

Happy hour

Cocktails

Coffee break

Café da Manhã

Inauguração de Espaço Físico

Evento Desportivo

Excursões

Lançamento de um livro

Lançamento de um Produto

Leilões

Desfiles

Dias Específicos, etc.

Tamanhos de Eventos

pequenos

médios em relação à quantidade de pessoas

grandes

pequenos

médios em relação ao tempo de duração

grandes




pequenos

médios em relação à variedade de públicos

grandes

pequenos

médios em relação ao custo

grandes

Escolha da Empresa Organizadora de Eventos

Cliente/Promotor selecciona a Empresa Organizadora de Eventos através de

licitação ou concorrência.

As empresas candidatas elaboram a sua proposta através de um projecto.

A empresa seleccionada assinará um contrato de prestação de serviços com o

cliente/promotor onde estabelecerá cláusulas de direitos, deveres,

obrigações, compromissos, prazos, ganhos, pagamentos etc.

Planeamento do evento

Por onde passa o processo de planeamento de um evento? A resposta a essa pergunta

depende do facto de o evento estar a ser feito pela primeira vez ou de ser preexistente.

No caso de um novo evento, o gerente ou o organizar terá, juntamente com os seus

principais parceiros, realizar um estudo de viabilidade. Esse estudo irá permitir saber se




o evento tem garantias de poder atender a certos critérios decisivos, tais como o

lucratividade do evento. Depois então passa para a fase de desenvolvimento dos planos

para a sua criação e aplicação. No caso de um evento preexistente e aberto ao processo

de oferta, (por exemplo, uma conferência ou um evento desportivo), inicialmente deve-

se decidir (após pesquisa preliminar) se ele deverá ou não ser realizado através da

preparação de um documento de oferta. Caso a resposta seja afirmativa, deve-se

conduzir um estudo mais detalhado de viabilidade a fim de identificar questões como

preços e benefícios do local sede, antes de se preparar uma oferta normal. Caso a oferta

seja preparada, começa então um planeamento mais detalhado do evento.

Processo de planeamento de um evento


1. Conceito ou intenção do departamento do evento de fazer a oferta

2. Estudo de viabilidade - Relação custo-benefício do evento - Recursos requeridos pelo evento

3. Decisão de prosseguir ou parar

4. Planeamento e implementação - Análise situacional - Fixação do objectivo - Avaliação e escolha da estratégia - Desenvolvimento de planos operacionais em áreas como financiamento, organização, marketing e R.H. (Recursos Humanos)



1. Conceito ou propósito da oferta

Os eventos novos, implicam a tomada de decisões tais como o tipo ou formato do evento

(como por ex: festival, parada, etc.), a duração, localização, época apropriada e elementos

decisivos de programação, que servirão para tornar o evento singular ou especial. Após de se

desenvolver o conceito do evento, pode-se submete-lo a uma análise mais detalhada. Nas

situações em que ocorre a oferta, primeiro de tudo, é necessário identificar os eventos para os

quais se pode fazer uma oferta. Feito isso, pode-se avaliar como se poderá adequar essa oferta

aos recursos do corpo de organizadores do evento e ao destino sede. Uma vez considerados

adequados para avaliações posteriores, os eventos serão submetidos a exames mais

minuciosos através de um estudo de viabilidade.

2. Estudo de viabilidade

O planeador do evento precisa de se assegurar da capacidade da organização que ele

representa, e talvez do local anfitrião, em conduzir o evento, juntamente com os seus custos e

benefícios, antes da decisão de prosseguir. Inúmeras considerações podem ser levadas em

conta ao se efectuar um estudo de viabilidade. De entre elas temos (conforme o evento) os


5. O Evento - Refinamentos - Resolução de problemas

6. Finalização

7. Avaliação e feedback



requisitos prováveis de orçamento; necessidades de técnica gerencial; recursos do local;

impactos na comunidade local e na área de destino; disponibilidade de voluntários,

patrocinadores e serviços de suporte (por exemplo, empresas de aluguer de equipamentos);

público/participação projectada; requisitos de infra-estrutura; disponibilidade de suporte

financeiro do sector público/privado; nível de apoio político para o evento; e o registro de

desempenho do evento em questões tais como o lucro. Deve-se notar que o grau de

complexidade desses estudos irá variar. Um evento do porte das Olimpíadas, por exemplo,

possivelmente irá requerer um processo mais demorado e meticuloso do que, por exemplo,

um campeonato de um desporto ou um congresso.

Preparação da oferta: aprovação

Essa etapa é necessária nos casos em que se decide fazer uma oferta para um evento

existente com base nos resultados de um estudo de viabilidade. O processo de oferta envolve

inúmeros passos, a saber:

Identificar os recursos que podem ser direccionados ao suporte do evento (por

exemplo, locais, dotações governamentais)

Desenvolver um caminho crítico para a preparação e apresentação do

documento de oferta para os “proprietários” do evento

Desenvolver uma compreensão quanto à organização que está administrando o

evento e à natureza exacta do evento em si

Identificar os elementos decisivos de ofertas anteriores bem-sucedidas

Preparar o documento da oferta.

Somente após a oferta ter vencido dá-se continuidade ao processo de planeamento do

evento.

3. Decisão de prosseguir ou parar




No caso de eventos novos, os resultados do estudo de viabilidade terão o papel de

determinar directamente quando e se o evento terá prosseguimento.

4. Planeamento e implementação

O processo estratégico de planeamento de eventos, tem como objectivo produzir o evento

no tempo previsto e de forma que ele atenda a objectivos predeterminados através da criação

de uma estratégia apropriada e de planos operacionais de apoio. Esse aspecto do processo de

planeamento também cria a necessidade de sistemas de monitorização e avaliação para

garantir o andamento na direcção dos objectivos do evento. Além disso, é nesta fase que se

deve determinar uma estrutura organizacional adequada que permita a realização do evento.

Um elemento contextual importante associado a esse estágio é orçamento do evento.

5. O Evento

Uma vez iniciado o evento, os sistemas de monitorização e avaliação desenvolvidos no

estágio anterior devem oferecer subsídios que possam ser usados para

aperfeiçoar/alterar aspectos do evento conforme se faça necessário.

6. Finalização do evento

Como parte do processo de planeamento, é necessário desenvolver um plano para a

finalização do evento. Esse plano implica o desenvolvimento de uma linha de tempo e a

delegação de responsabilidades para tarefas tais como o desmontar e a remoção de estruturas

do local e a retirada do equipamento que fez parte do evento.

7. Avaliação e feedback

Conforme observado anteriormente, os mais variados planos operacionais deverão incluir

processos de avaliação, cujos resultados serão então condensados num relatório final. Além

disso, esse documento deverá indicar até que ponto o evento teve êxito em atingir objectivos




mais amplos. Problemas e conflitos que tenham sido levantados deverão ser identificados e,

caso o evento tenha que ser repetido, eles poderão gerar subsídios preciosos para o futuro.

Essas informações deverão ser incorporadas no processo de planeamento para o próximo

evento.

O planeamento deve atender as expectativas do :

cliente-promotor – conseguir melhor produção técnica com custos económico-

financeiros menores.

público participante – procura actualização, novos conhecimentos,

confraternização e amizades, bem-estar e conforto, gastos razoáveis.

núcleo receptor sediante – espera que os eventos tenham uma acção positiva

sobre seu mercado.

patrocinador – investe uma verba do seu marketing, visando à aproximação da

sua imagem com a do público potencial da empresa ou instituição.

Finalidade do projecto de um evento

O projecto de um evento é um instrumento com quatro funções:

Comunicação

Planeamento

Gestão

Captação de Recursos

O Projecto de um evento




O que se pretende fazer? (objecto)

Por quê? (justificativa)

Para quê? (objectivos)

Para quem? (população-alvo)

Como? (estratégias/metodologia)

Com que recursos/meios? (materiais e financeiros)

Com que pessoas? (responsáveis pela facilitação do processo)

Quando, onde e quanto vai custar? (para fazer o que está planeado)

A realização de um evento é composta pelas seguintes fases:

Diagnóstico

Planeamento (ou concepção)

Implementação

Execução

Monitorização

Avaliação.

Marketing Estratégico

Noção:

Marketing estratégico de eventos é o processo pelo qual a organização de um evento a

justa os objectivos de negócios e de marketing, e os ambientes nos quais eles ocorrem, para

uma actividade de mercado.

1º Passo: A missão e os objectivos




O diagrama abaixo, indica as forças que influenciam a missão da organização de um

evento, que é o ponto de partida para qualquer planeamento estratégico.

Fig.1 – Missão da organização de um evento

Parceiro Exigências

Funcionários do festival Participarem de um evento cultural de sucesso e

reconhecido, que seja bom para as suas carreiras.

Patrocinadores Serem associados de uma forma positiva a um

evento que atraia a atenção do seu Mercado-alvo.

Governo Ser associado a um festival de artes que traga

diversão, seja artisticamente moderno e aclamado

pela crítica.

Câmara Municipal Que as instalações públicas da cidade sejam usadas

de forma a valoriza-las sem acarretar danos

materiais, ao mesmo tempo em que encorajem o

turismo e os gastos na cidade.

Polícia e Bombeiros/INEM

(ambulâncias)

Receberem a aprovação e serem incluídos no

planeamento de eventos importantes que atraiam

grande número de pessoas.

Fornecedores de alimentos e bebidas Que os consumidores venham em grande número.


Exigência dos parceiros

Valores pessoais dos implementadores decisivos

Visão Intenção estratégica

A missão e os objectivos do evento

Objectivo a longo prazo



da cidade

Consumidores Serem entretidos e estimulados pelos melhores

artistas do país e do mundo.

Fig.2 – Parceiros da organização de um evento

A partir desta análise pode-se definir qual a missão e saber qual o rumo e os propósitos de

uma organização isto é, fica-se a saber qual o papel de uma organização e os grupos aos quais

ela serve. Serve ainda de fundamento para o marketing estratégico do festival, que quer

atingir os seus objectivos de MKT.

PASSO 2: ANÁLISE SWOT. (Pontos fortes, Pontes fracos, Oportunidades e

Ameaças)

No marketing estratégico deve-se fazer uma análise cuidadosa das actividades da

concorrência, dos ambientes político, económico, sócio-cultural e tecnológico nos quais o

evento ocorre, e dos recursos internos da organização. A figura abaixo mostra os componentes

dessa análise, seguida de um comentário sobre cada um deles. O ambiente artístico

internacional foi incluído porque as mudanças ocorridas no mundo dos empreendimentos

artísticos requerem dos gerentes de eventos e festivais um acompanhamento e uma análise

cuidadosa. Deve-se frisar que essas análises são feitas por uma boa razão — estabelecer as

oportunidades e ameaças para o festival ou evento e a forma como é gerida e organizada. A

partir daí, as estratégias são formuladas para tirar proveito das oportunidades e neutralizar as

ameaças identificadas na análise.


TecnológicoTecnológico

ConcorrênciaConcorrência

EconómicoEconómico

ArtísticoArtístico

PolíticoPolítico

Sócio-culturalSócio-cultural

Auditoria ou estudo do ambiente

Auditoria ou estudo do ambiente



Fig.3 – Auditoria ou estudo do ambiente

Análise da concorrência

Para fazer uma análise da concorrência, é preciso analisar as forças que influenciam a

actividade da concorrência, entre as quais:

Fornecedores: Os fornecedores de festivais e eventos especiais são os locais,

artistas e recursos necessários para produzir shows, tais como a iluminação e a

montagem. Aqui tem que se ter em consideração o preço, isto é, assegurar a

continuidade do fornecimento de todo o tipo de materiais e equipamentos

necessários para assegurar o evento a preços razoáveis.

Compradores

A missão do festival é proporcionar o melhor, e o melhor pode custar caro,

resultando em preços mais elevados dos ingressos, os consumidores em massa




concluem que uma determinada oferta não é um bom negócio e resolvem não

prestigiar com a sua presença, para desespero dos organizadores e patrocinadores.

A habilidade do responsável pelo marketing é saber, talvez por intuição, mas de

preferência com base na experiência e na pesquisa de mercado, em que nível de

preço surge essa sensibilidade.

Novos concorrentes

Representam uma ameaça de perda da fatia de mercado para um outro festival com

actividades similares. A existência de poucas barreiras de entrada para novos

concorrentes pode ser uma ameaça à viabilidade de qualquer festival. Por isso, é

importante manter os principais patrocinadores satisfeitos com os resultados do

evento. E uma maneira de manter patrocínios é estabelecer objectivos e metas e

assegurar que eles sejam alcançados.

Substitutos

Baseia-se na premissa de marketing de que os consumidores não estão comprando

um serviço, mas um pacote de benefícios — neste caso estimulando o

entretenimento. Se uma actividade substituta puder oferecer um entretenimento

que traga maior grau de satisfação, ou que seja tão bom quanto, porém a preços

mais baixos, nesse caso os substitutos poderão ser uma ameaça.

Uma estratégia para evitar que isso ocorra é oferecer uma actividade ímpar ou

única, impossível de ser substituída, para um segmento de mercado adequado.

Análise de ambiente

Terminada a etapa anterior da análise, partimos para os ambientes nos quais operam os

festivais e eventos. No entanto, é preciso ter muita cautela. É preciso estar atento a aquilo que

realmente interessa à organização em termos de desenvolvimento estratégico para aquele

ambiente. Na análise é importante saber identificar estratégias que possam tirar proveito das

oportunidades e neutralizar as ameaças, a fim de alcançar os objectivos de marketing do

evento.




Ambiente político: O governo pode ser participante activo, quer na produção,

quer no patrocínio de eventos.

Ambiente económico: Aqui é necessário ter em conta: taxas de câmbio; taxas de

juros; taxas de desemprego; crescimento da renda familiar; e a política fiscal do

governo. Deve-se também desenvolver estratégias no sentido de trazer o melhor

em talento (os artistas), dentro de um orçamento cada vez mais apertado para

pagá-lo.

Ambiente sócio-cultural: Alguns dos factores que podem ter impactos nas

estratégias de marketing, são a variedade dos grupos culturais/sub culturais do

Mercado-alvo, tais como: as mudanças no estilo de vida; mudanças nos padrões de

trabalho; mudanças na composição demográfica de uma comunidade; mudanças

nos níveis de instrução; composição familiar. Por exemplo uma mulher jovem sem

filhos tem mais possibilidades de ir a um evento do que uma mulher com filhos e

rendas para pagar.

Ambiente tecnológico: Os organizadores de eventos devem estar atentos às

inovações tecnológicas que podem causar impacto e fazer a diferença num evento.

Ambiente artístico: Há sempre novas maneiras de expressão que vão sendo

desenvolvidas, e para isso os organizadores do evento devem incluir a oferta de

novas experiências artísticas aos consumidores.

Recursos internos

Nas organizações de eventos ou festivais, os recursos são os R.H. (Recursos Humanos),

materiais e financeiros.

Recursos Humanos (trabalho): Aqui a análise considera o número e o tipo de

funcionários e voluntários disponíveis, as suas capacidades e de forma eles

atendem ou respondem às exigências para a produção do evento, assim como é

necessário ter em conta os custos em emprega-los, etc.




Recursos materiais: Na organização de um evento, esta categoria abrange os

computadores e os seus programas informáticos, os escritórios, equipamentos de

publicação, etc.

Recursos financeiros (capital): Aqui é necessário levar em linha de conta a

disponibilidade dos fundos necessários para a realização de um evento. É preciso

portanto fazer um orçamento do evento e os custos que este poderá envolver.

Passo 3: O Mercado-alvo

Aqui os profissionais de marketing, tem que pensar nas características dos consumidores

que pretender atrair, ou seja qual o público-alvo que pretendem abranger. Dependendo da

oferta do produto, existe um público mais indicado ou interessado. Por ex. num evento tipo

festival existe uma grande variedade de produtos oferecidos, que podem ser categorizados em

música, dança, artes visuais, família, teatro, cinema, etc., e para um desses produtos há um

público mais indicado ou interessado.

Por outras palavras, cada tipo de público tem diferentes motivações e procura uma oferta

ou um produto diferente. Para seleccionar o Mercado-alvo, é necessário ter em conta vários

aspectos ou factores, tais como:


Cultural: Valores culturais, estilo de vida.

Sociológico: Influência da

classe social, família, grupo.

Económico: Preço;

entrega; condições de

pagamento

Factores psicológicos individuais: Níveis de conhecimento e informação sobre o evento; Características emocionais; Motivações, Atitudes.

Atractividade da

proposta de compra.



Fig.4 – Selecção do mercado-alvo

Refira-se ainda que as características do Mercado-alvo influenciam as estratégias e

tácticas empregadas para os objectivos de marketing.

Passo 4: Estratégia de Marketing

Depois de ter sido definida a missão do evento, decididos os objectivos, escolhida a

estratégia e analisados os meios externos e internos, é necessário considerar a estratégia

de marketing. A figura abaixo ilustra esse processo e os elementos envolvidos.


Metas organizacionais

Definição da missão

Objectivo corporativo

Estratégia de negócios

Posição estratégica no mercado

Necessidades do mercadoComportamento do consumidor; Segmentação de mercado; Lacunas no mercado; Fatia de mercado.

Objectivos de marketing

Estratégia de marketing

O(s) mix(es) de mercado

Implementação no

mercado

Capacidade da organizaçãoAuditoria de recursos; Forças e pontos fracos; Análise da concorrência; Análise do sector.

OportunidadesOportunidades competitivas; Análise do ambiente; Atractividade do mercado; Ameaças.



Fig.5 – Estratégia de Marketing

Passo 5: O Mix de Marketing

Agora que os objectivos de marketing para o evento estão definidos, e as estratégias

definidas, é hora de implementá-los. Isso é feito através do marketing de eventos.

Depois dos elementos da figura anterior estiverem identificados, cabe ao profissional de

marketing do evento, criar um mix de marketing, que atendam às necessidades dos

consumidores, que tenham um nível de preços apropriado, que sejam bem promovidos

ou divulgados no sentido de a informação chegar aos potenciais consumidores, que

estejam motivados para comprar e tenham fácil acesso aos ingressos. A figura abaixo

mostra a gama de actividades de marketing usadas pelos profissionais da área,

conhecida como o mix de marketing dos 7 Ps do evento.


Produto- Eventos em si;- Artistas;- Locais;- Alimentos e bebidas.

Indícios materiais- Marca; - Decoração; - Ingressos; - Programas; - Tema.

Processo- Reserva; - Fila; - Estacionamento; - Entrada e saída; - Estacionamento/ Transporte.

Preço- Descontos;- Concessões;- Métodos de pagamentos;Pacotes nos eventos.

Ponto- Distribuição usando a Internet;- Agência de venda de ingressos; - Outro meio

Promoção-Anúncios; - Promoções de venda; - Publicidade; - Venda pessoal.

Marketing Mix

Pessoa- Equipa de reserva; - Equipa de bilheteira; - Equipa do local; -Artistas.



Fig.6 – Marketing-Mix

Passo 6: O Planeamento de Marketing

A maioria dos eventos tem um corpo administrativo que aprova os gastos maiores.

Assim, o primeiro papel do relatório de planeamento de marketing, é normalmente obter

a aprovação para os gastos de marketing por ele recomendados. A segunda razão, de

igual importância, é que ele coloca todos os membros mais importantes da equipa a par

dos objectivos de marketing do evento, das estratégias e tácticas, das razões pelas quais

elas foram escolhidas, e quem serão os responsáveis pela acção táctica.

Patrocínio de eventos

INTRODUÇÃO

O patrocínio é a principal fonte de rendimento da maioria dos eventos novos e já

existentes. Assim, cabe aos gerentes de eventos identificar os patrocinadores, preparar

propostas para os patrocinadores e atendê-los.

O QUE É O PATROCÍNIO?




Patrocínio — um investimento no desporto, nas actividades da comunidade ou do

governo, nas artes, numa causa, indivíduo ou transmissão que ofereça um retorno comercial

para o patrocinador. O investimento pode ser de natureza financeira, material ou humana

(Smart Marketing Street Wise Workshops, 2001).

Quantia em dinheiro/brindes paga por uma propriedade (tal como um evento) em troca do

potencial comercial explorável daquela propriedade (lnternational Events Group, 1995, citado

em Getz, 1977: 216).

Trata-se assim de uma transacção/investimento comercial e não de uma doação,

conforme pensam algumas pessoas que procuram o patrocínio.

O patrocínio pode tomar a forma de um pagamento directo em dinheiro ou de um

fornecimento de serviços/produtos da empresa.

O retorno esperado do patrocínio poderá vir a afectar positivamente a lucratividade

de um negócio, ou no caso dos patrocinadores do sector público, fornecer algum outro

benefício, como por exemplo, gerar uma consciencialização dos problemas associados ao

fumo.

Fig.7 - Relacionamento de troca no patrocínio de eventos


O EventoBusca:- Investimento financeiro- Exposição nos meios de comunicação- Serviços gratuitos

O NegócioBusca: - Consciencialização crescente- Melhoria da imagem- Testes ao produto- Oportunidades de vendas



PROPOSTA DE PATROCÍNIO

Um documento formal em geral é o meio através do qual se busca um patrocínio. Esse

documento, de acordo com Geldard e Sinclair (1996), tem que responder a três questões

básicas:

• O que a organização deve patrocinar?

• O que a organização receberá pelo patrocínio?

• Quanto ele irá custar?

Controlos e orçamentos

INTRODUÇÃO

Após planear um festival ou evento, a função central do gerenciamento é o controlo.

Este capítulo apresenta vários métodos em que os gerentes de festivais ou eventos podem

usar para reconhecer se o evento irá planejar e responder a quaisquer mudanças. O orçamento

do evento talvez seja o plano de controlo mais importante.

O QUE É O CONTROLO?

O controlo consiste em assegurar que todos os acontecimentos numa organização estejam

dentro do esperado. O controlo de um evento pode abranger desde a simples presença do

gerente de eventos no local e o acompanhamento do progresso diário junto ao pessoal até a

implementação e monitorização de um plano detalhado de responsabilidades, relatórios e

orçamentos. A palavra “controlo” vem do latim contrarotulare, que significa “voltar o rolo”:




na Roma antiga, significava a comparação de algo com os registros oficiais, que eram

mantidos em cilindros de papel ou rolos.

Nos tempos actuais, a palavra reteve parte desse significado, e o controlo de qualquer

actividade de negócios implica a comparação do progresso de todas as funções essenciais em

relação ao plano de gerenciamento para assegurar que os resultados projectados sejam

alcançados.

O planeamento dos eventos só consegue ser eficaz se a execução do plano for

cuidadosamente controlada. Para tanto, é necessário desenvolver mecanismos de controlo

adequados. Estes métodos são destinados a manter os projectos no seu curso correcto e

devolvê-los ao planeamento quando se desviam. O controlo afecta todos os aspectos do

gerenciamento de eventos, a saber:

A logística

Os recursos humanos

A administração

e a sua natureza básica permanece a mesma em cada área.

A natureza do controlo é descrita por Beniger (1986), que identificou duas actividades

complementares:

Processamento de informações: Necessário a todo o planeamento. Quando é

direccionado a uma meta, permite a constante comparação entre objectivos

estabelecidos pela organização e a situação actual.

Comunicação recíproca ou feedback: É preciso haver um intercâmbio constante

entre o controlador e as áreas sob controlo.

Essas duas actividades dependem de um sistema eficaz de comunicação.




COMPONENTES E CATEGORIAS DE CONTROLO

O processo do controlo implica estabelecer padrões de desempenho e assegurar que

eles sejam atingidos. Esse processo pode ser complexo, mas basicamente consiste de três

etapas principais:

Estabelecer padrões de desempenho: Estes podem se originar de várias fontes,

inclusive as práticas normais na área de planeamento de eventos; directrizes

fornecidas pela direcção do evento; exigências específicas do cliente e dos

patrocinadores; e expectativas da assistência ou dos convidados. Os padrões

precisam ser mensuráveis.

Identificar os desvios dos padrões de desempenho: Isso é feito mensurando-se o

desempenho actual e comparando com os padrões estabelecidos. Visto que o

orçamento do evento é expresso em termos mensuráveis, ele fornece um

importante método para colocar em destaque áreas que estão se desviando o plano

e requerem atenção.

Correcção dos desvios: Qualquer desempenho que não atenda aos padrões deve

ser corrigido. Isso pode acarretar o uso de várias estratégias de resolução de

problemas, inclusive a renegociação de contratos e a delegação de funções.

Esses três passos também são chamados de ciclo de controlo (Burke, 1993) e são

decisivos para o êxito da realização do evento. Esse ciclo é aplicado com frequência

variável, dependendo da dimensão e complexidade do evento em si.

Em geral, os eventos se caracterizam por dois tipos de controlo: operacional e

organizacional. Os controles operacionais são os empregados no dia-a-dia da

preparação do evento. Os organizacionais dizem respeito aos objectivos maiores da

organização do evento, por exemplo, se o evento é rentável e satisfaz o relatório

condensado do cliente.

O ORÇAMENTO




O orçamento pode ser descrito como uma declaração quantificada de planos (em

outras palavras, o plano é expresso em termos numéricos). O processo de orçamento

inclui a fixação dos custos e o cálculo da receita, bem como a alocação dos recursos

financeiros.

O orçamento de um evento é usado para comparar os custos reais e a receita

com os custos e a receita projectada. Em especial, calcula-se o limite de gastos por

cada área de operação do evento. Para ser eficiente, o orçamento pode tomar várias

formas. Por exemplo, ele pode ser subdividido em sub-orçamentos que se aplicam a

determinadas áreas de um evento complexo ou de grande porte, tais como a montagem,

logística, merchandising e recursos humanos. Os orçamentos são de especial

importância para a gestão de eventos porque a maioria dos aspectos do evento incorre

em custos cujo pagamento se faz necessário antes do recebimento da receita.

Os fluxos de caixa requerem uma atenção especial. A maioria dos organismos de

financiamento ou patrocínio necessita ver um orçamento do evento proposto antes de

comprometer os seus recursos.

PREPARAÇÃO DO ORÇAMENTO

Podem-se usar dois tipos de processos de orçamento no gerenciamento de eventos. O

orçamento detalhado, conforme o nome indica, aborda cada item de custo e receita do

total do evento, e o orçamento de programa é elaborado para um componente específico

do programa (Getz, 1997). Um exemplo deste segundo é um orçamento esquematizado para

um festival que trata somente das actividades de uma das áreas de desempenho ou palcos.

Esse tipo de orçamento efectivamente isola essa área do evento dos outros custos do festival.

Dessa forma, esses orçamentos podem ser usados para comparar todas as áreas de

desempenho ou palcos. O orçamento detalhado é ilustrado na Figura abaixo. Os itens

especificados nesse orçamento são os custos com o local, cachês de artistas, e assim por

diante.




Coordenação de eventos

LOGÍSTICA

Introdução

“Uma das tarefas mais difíceis, tanto para os adeptos quanto para os não-adeptos da

logística, é olhar para um lista e apontar o que está a faltar” (Pagonis 1992: 73).


Fig.8 - Hunter Valley Festival 1991



Nas grandes companhias, especialmente as internacionais, é comum encontrar um

departamento dedicado à coordenação dos requisitos de logística de cada departamento. A

logística tornou-se numa disciplina por força das próprias qualificações.

Coyle, Bardi e Langley (1988) descrevem a logística como o planeamento, implementação

e controle do fluxo, e armazenamento de produtos e das suas informações pertinentes desde a

produção até o momento do consumo, de acordo com os requisitos dos consumidores.

A qualidade do produto de uma empresa pode ser melhorada pela coordenação eficiente da

sua logística.

Componentes da logística de eventos

Os vários elementos da logística de elementos podem ser organizados nos sistemas de

logística mostrado na figura abaixo:


Suprimento de consumidores- Marketing- Ingressos- Filas- Transporte

Suprimento de produtos- Transporte- Acomodação- Necessidades dos artistas

Logística do local de evento- Fluxo do público, artistas e equipamentos no local do evento- Comunicação- Infra-estrutura de apoio- Artigos de consumo- Exigências dos VIPs e dos meios de comunicação

Encerramento do evento- Retirada- Limpeza- Quitação do contrato



Fig.9 – Componentes da logística de eventos

“A logística de eventos geralmente ocupa-se de um projecto ou de uma campanha

específica. Existem os preparativos, os dias até ao evento, a execução e a conclusão.”

As áreas de importância para a logística do evento podem ser classificadas

como:

Suprimentos: dividido em três áreas — consumidor, produto e instalações. Os

suprimentos também incluem a actividade da aquisição de bens e serviços.

Transporte: o transporte de bens e serviços pode representar um alto custo para o

evento e requer especial atenção.

Ligação: a logística é parte do planeamento global de um evento e está ligada a

todas as outras áreas. Em grandes eventos com múltiplas sedes, a logística torna-se

tão complexa que geralmente nomeia-se um gerente de operações ou logística.

Controle de fluxo: refere-se ao fluxo dos produtos, serviços e consumidores

durante o evento.

Rede de informações: o fluxo eficiente de informações durante o evento é

geralmente o resultado do planeamento eficiente da rede de informações.

Todas essas áreas precisam ser consideradas ao se elaborar um plano de logística. Mesmo

para eventos menores, do tipo casamentos, ou um lançamento de produtos para um público

reduzido, é necessário incorporar um plano de logística ao plano geral do evento. Para eventos

desse tipo, a logística vem sob o título de “montagem”.

Suprimento de consumidor


Suprimento de instalações, inclusive- Segurança- Força- Água- Firmas contratadas



Os consumidores de um evento são aqueles que pagam para assisti-lo. Eles podem ser a

plateia (concertos e festivais), os espectadores (desportos) e os patrocinadores ou clientes

(eventos corporativos). Os consumidores têm expectativas que devem ser atendidas para um

resultado bem sucedido. A forma como o evento é promovido irá influenciar suas

expectativas de forma decisiva. Essas expectativas incluirão aspectos de logística.

Ligação com o marketing e a promoção

Em última análise, o suprimento de consumidores é da alçada das actividades de

marketing. Os números, o alcance geográfico e as expectativas dos consumidores afectarão o

plano de logística. A escolha entre a publicidade para nichos de mercado e a publicidade de

um evento irá requerer um plano de logística com prioridades muito diferentes. Por exemplo,

os requisitos de transporte para os consumidores irão variar de acordo com a distância

percorrida. Se a publicidade de um evento atingir níveis nacionais, a logística será diferente

da de um lançamento de produto que interesse apenas ao pessoal e aos consumidores de uma

companhia. Dessa forma, a logística está intimamente ligada ao marketing de um evento.

Ingressos

Os ingressos são importantes para os eventos cuja principal receita provém da venda das

entradas. Muitos eventos corporativos, inclusive festas de empresas e lançamentos de

produtos, e muitos eventos públicos são gratuitos. Por outro lado, em outros eventos, tais

como os desportivos, a quantidade de ingressos vendidos pode determinar o sucesso ou o

fracasso do evento (Graham, Goldblatt e Delpy, 1995). A distribuição de ingressos é

considerada a primeira decisão importante na logística de um evento.

A fixação de preços e a impressão dos ingressos geralmente não competem à área da

logística. No entanto, a distribuição, o recolhimento e a segurança interessam, e muito. A

venda de ingressos no portão de entrada propicia o surgimento de problemas com a segurança

na colecta, contabilidade e depósito de importâncias. Um método inovador de controlo do

ingresso em festivais é o uso dos braceletes hospitalares, também chamados de fitas de

controlo do público. Estas recebem cores codificadas para indicar o tipo do ingresso — de um

dia, uma semana, ou especial para artistas.




Filas

Geralmente a primeira experiência do consumidor no evento é a fila para os ingressos ou

para estacionar. Uma vez dentro do evento, os consumidores podem ter que entrar em filas

para a comida, para os WCs (casas de banho) e para os seus lugares ou cadeiras. Sendo assim

também é necessário haver uma logística da fila para um melhor controlo e para que tudo

corra da melhor forma, onde é necessário ter em conta certos factores, como por exemplo:

Se foram afixados avisos, inclusive os de tempo de espera previsto;

Se existem um número adequado de recepcionistas, controladores de multidões,

bilheteiros e seguranças;

Como se pode reduzir o tempo de espera;

Se foram tomadas providências em termos de primeiros socorros, acesso e

emergência, etc.

O excesso de consumidores em um evento comercial pode dar lugar a uma série de

problemas de segurança pública que devem ser previstos no plano de logística.

Somente a venda antecipada dos ingressos será capaz de indicar o número exacto de

pessoas esperadas. Quando os ingressos são vendidos na entrada do evento, o plano de

logística deve incluir a possibilidade de um excesso de público. O comparecimento em massa

pode ser agradável para o promotor do evento, mas pode produzir um pesadelo logístico sobre

o que fazer com o excesso de pessoas.

Transporte do consumidor

O transporte para o local do evento é geralmente o primeiro compromisso concreto da

audiência para com o evento. O método de fixar horários de chegada para o transporte público

ou privado é importante para o plano de logística global. Os termos usados pelos gerentes de

eventos são “torrente”, quando o público chega quase ao mesmo tempo, e “a conta-gotas”,

quando eles vêm e vão por um longo período. Cada uma dessas situações requer uma

estratégia de logística diferente. Igualmente, deve-se pensar no transporte para outras

instalações. Um evento que implica uma “viagem forçada” aumentará os custos gerais de uma

conferência ou evento, além de contribuir para a confusão organizacional.

Para os eventos de grande porte, festivais e paradas, são introduzidos componentes mais




avançados de logística para o transporte do consumidor ao evento. Mais especificamente, as

autorizações (Câmara Municipal, Polícia, etc.).

Aqui é necessário ter alguns factores em conta:

Se as autoridades competentes como a Câmara Municipal e a polícia já foram

contactadas para informações e autorizações?;

Qual é o tipo de transporte público disponível, e se existem horários

predeterminados? ;

Algum transporte de apoio organizado (caso o sistema de transporte normal entre

em colapso)?

Se o sistema de táxis é adequado e já foi informado acerca do evento?;

Se as vias de acesso são adequadas e se tem pessoal de apoio?;

Se existe estacionamento e se é suficiente?, etc.

Suprimento de produto — carteira de produto

Todo evento pode ser visto como a apresentação de um produto. A maioria dos eventos

tem uma variedade de produtos e serviços — uma carteira de produtos — e cada um deles

ajuda a construir a experiência do evento para o consumidor. Os requisitos de logística para os

vários produtos precisam ser incorporados num plano de logística.

Num festival de grande porte, a carteira de produtos pode incluir mais de 200 grupos de

artistas.

Já numa conferência de pequeno porte, o produto pode ser a pessoa que vai dar a palestra

e o material de vídeo. Deve-se ter em mente que o produto também pode incluir as instalações

do evento. Eis por que a expressão “experiência do evento” é usada para abranger todos os

aspectos da experiência do consumidor. Ela pode incluir, por exemplo, a plateia e o simples

encontro com os amigos, quando então as pessoas se tornam parte da carteira de produtos.

Acomodações

Os requisitos de acomodação dos artistas têm que receber um tratamento especial em

relação à acomodação para a audiência.




O objectivo do gerente de eventos é obter o melhor do seu “produto”. Uma vez que os

artistas estão lá para trabalhar, a sua acomodação tem que ser tratada como uma forma de

aumentar o valor do investimento no entretenimento.

Necessidades dos artistas no local do evento

Uma série de necessidades dos artistas precisam ser atendidas, inclusive o transporte no

local, depósito e movimentação de equipamentos, instalações de palco, alimentos e bebidas

(geralmente incluídos no contrato), som e luzes. Todos eles têm uma componente de logística.

Como no caso das acomodações, o gerente de eventos eficiente irá prever as necessidades

dos artistas no local do evento. Geralmente isso só se aprende com a experiência. O gerente

precisa de estar atento aos requisitos de motivação cultural, tais como alimentos, camarins

(separados) e a equipe adequada para auxiliar o artista.

Suprimento das instalações

O suprimento de infra-estrutura de um evento apresenta muitos dos conceitos da logística

de negócios. O armazenamento de consumíveis (alimentos e bebidas) e equipamentos, e a

manutenção de equipamentos se tornam especialmente importantes.

Para um evento pequeno que aconteça em uma só noite, a maioria das instalações será

suprida pelo local. Os serviços alimentícios, os WCs e a força, por exemplo, serão todos parte

do contrato de locação.

Os festivais de maior grandeza ou os eventos mais inovadores requerem a contratação de

muitas das instalações.

Logística no local de evento

O local de um evento pode variar de um velho palco para dança folclórica a um

estacionamento subterrâneo para uma festa de Natal, até uma área de 50 hectares para um

festival. Quanto maior o evento mais se tem que considerar sobre a logística ou esta é mais

complexa. O fluxo de materiais e pessoas em volta do local, e as redes de comunicações,

tornam-se as áreas mais importantes da logística.

Fluxo




Nos festivais e eventos maiores, o movimento da audiência, voluntários, artistas e

equipamentos pode tomar mais tempo e esforço do gerente ou gestor de logística do que a

preparação para o evento, sobretudo quando o local é complexo ou com múltiplas sedes e com

uma grande audiência. Durante a preparação para um evento, muitos dos componentes de

logística podem ficar a cargo das firmas contratadas. Por exemplo, o deslocamento dos

geradores de energia eléctrica para o local do evento é da responsabilidade da companhia que

o alugou. No entanto, quando o equipamento está no local, ele passa a ser da responsabilidade

do gerente de logística quanto ao seu posicionamento, deslocação e operação.

As vias de acesso num grande festival e durante um evento têm que considerar:

O transporte de artistas e equipamentos;

A remoção do lixo;

O acesso ao corpo de bombeiros e primeiros socorros;

A instalação, o suprimento contínuo e a remoção de quiosques;

A segurança;

O suprimento de alimentos e bebidas;

Posicionamento, a manutenção e a remoção do equipamento de palco;

A comunicação do local.

Comunicação

A comunicação local para o pessoal de um evento pequeno pode ser o telemóvel ou o

megafone do gerente de eventos.

Com a complexidade dos eventos de grande porte, no entanto, o plano de logística

precisa prever um esquema de comunicações no local (sigla CP — Communications

Plot). O esquema de comunicações inclui fax, rádios de comunicação, pagers,

telemóveis e extensões de telefone.

As placas do local são uma parte importante da comunicação com o público de

um evento. Elas podem ser simples mensagens em um quadro no refeitório dos

voluntários ou enormes mapas indicando ao público a localização das instalações. Duas

questões importantes da sinalização são o posicionamento e a clareza.




Um cartaz que apresenta um emaranhado de mensagens dos patrocinadores é

de pouca utilidade para um evento. Para os eventos de grande porte, as

sinalizações necessitam de um plano detalhado. As questões a se considerar são:

Localização global dos cartazes — nos cruzamentos, locais perigosos, de

forma que sejam integrados ao evento

Tipos de sinais necessários, tais como os direccionais, institucionais (avisos

legais), operacionais, de infra-estrutura e patrocinador

Capacidade de compreensão de sinais da plateia — a que tipo de sinais

está ela acostumada?

Real posicionamento dos sinais — na entrada, ao longo da estrada,

suspensos

Suprimento de sinais, a sua manutenção física e remoção

Manutenção da credibilidade dos sinais — se determinada instalação

mudar de lugar, a sinalização consequentemente precisará ser alterada.

A forma mais eficiente de comunicação com a platéia de um evento é oferecer

informações suficientes no programa.

MONTAGEM DOS EVENTOS

Introdução

A montagem diz respeito à organização de um determinado local para um festival de

grandes dimensões. Um grande festival pode ter áreas de exibições posicionadas por

todo o local. Cada uma dessas áreas pode ter uma série de eventos com uma temática

diversa. Como fazem parte de uma área maior, cada uma dessas áreas ou eventos tem




que se encaixar no planeamento global do evento e também se inserir na programação e

logística do festival.

As principais questões da montagem são:

Temática e formato do evento (é o tema do evento que o diferencia de

outros eventos);

Escolha do local (local de realização do evento);

Audiência e convidados;

Palco;

Iluminação e som;

Audiovisuais e efeitos especiais;

Serviços de alimentação (buffets);

Artistas;

Pessoal, ou equipa (funcionários e voluntários de um evento);

Hospitalidade;

Cronograma da produção (ensaio e reunião sobre o evento);

Registro do evento (o evento pode ser registrado através de vídeo, som ou

fotografia, que podem ser usados para promover esse evento);

Contingências (planos de contingência para qualquer eventualidade ou

problema que possa entretanto surgir no decorrer do evento).

Este capítulo analisa a montagem de um evento de acordo com esses elementos.

Também demonstra que esses elementos giram em torno de um tema central do evento.

O tipo do evento irá determinar a importância relativa de cada um desses elementos.

No entanto, em comum com a montagem de diferentes eventos, temos as ferramentas, o

palco, a lista de contacto e de responsáveis, e o cronograma de produção.

AVALIAÇÃO DE EVENTOS




Introdução

A avaliação do evento é essencial para o processo de gestão de eventos. A avaliação dos

eventos, desde que devidamente utilizada e aplicada, é a chave para o aperfeiçoamento

contínuo dos eventos, e para o prestígio e reputação da indústria do evento. Assim, todos os

gerentes ou gestores de eventos deveriam dar prioridade máxima à devida avaliação dos seus

eventos e à divulgação desses resultados aos parceiros e grupos interessados. Caso seja bem

conduzida, ela não apenas irá valorizar a fama dos seus eventos, como também deles próprios

como verdadeiros profissionais.

O que é a avaliação de eventos

A avaliação do evento é quando se observa e se faz uma monitorização crítica da

implementação de um evento a fim de avaliar os seus resultados de forma precisa. Assim é

possível criar um perfil de evento que mostra as características básicas e dados estatísticos

importantes desse mesmo evento. Ela também permite que se apresente um feedback aos

parceiros do evento, permitindo analisar e aperfeiçoar esse evento. O processo de gestão de

eventos é um ciclo, no qual o fornecimento e a análise de dados de um evento permitem a

tomada de decisões mais precisas e um planeamento mais eficaz, melhorando assim os

resultados do evento.




Fig.10 – Ciclo de gestão de um evento

Os estudos de viabilidade identificam os custos e benefícios prováveis dos eventos e

ajudam a decidir por sua continuidade ou interrupção. A monitorização do evento determina

se ele está no rumo certo e permite ao gerente de eventos reagir a mudanças e alterar planos.

A avaliação pós-evento mede os resultados do evento em relação aos seus objectivos. A

natureza exacta dessa avaliação dependerá das perspectivas e necessidades dos parceiros.

Uma série de técnicas é usada na avaliação de eventos, quais sejam a colecta de dados,

observação, reuniões de feedback, questionários e estudos. A boa avaliação é planeada e

implementada desde o princípio do processo de gestão do evento, com todos os participantes a

par dos seus objectivos e metodologias.

Um dos factores decisivos ao se calcular o impacto económico do evento é a medição dos

gastos de visitantes através do uso de estudos de visitantes.

Uma vez reunida a informação das várias fontes, deve-se preparar um relatório de

avaliação do evento e distribuí-lo para todos os parceiros.

Esse relatório pode oferecer a base para os lançamentos dos media que promovem os

resultados do evento, além de ser usado no planeamento para o futuro e a busca de patrocínio.


Implementação, do plano de

evento

Avaliação, baseada na observação, feedback e

estudos.

Planeamento, baseado em objectivos e

pesquisa



Ao finalizar um evento, é importante resolver as eventuais pendências e aplicar as lições

aprendidas com o evento nos futuros processos de gestão de eventos.

Exemplo de uma lista para a avaliação do evento

Fig.11 – Exemplo de um modelo de avaliação de um evento


Módulo 10

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