Curso Online: Gesto de Custos e Avaliao de Resultados

Mdulo 3

Mdulo 3 Elementos da contabilidade

Maurcio Palma Nogueira Engenheiro Agrnomo

Coordenador da diviso de gesto empresarial da Scot Consultoria

Normalmente confunde-se administrao financeira e acompanhamento de custos de produo com a contabilidade. Acredita-se tambm que administrao de empresas agrcolas se resuma apenas ao acompanhamento da aplicao da tecnologia no campo e ao controle contbil. Como j comentado anteriormente, comum empresas com um sistema contbil extremamente detalhado, preciso, mas que no fornece subsdios para decises e nem para a apurao dos custos reais de produo. Contabilidade, por definio, uma cincia com metodologia prpria que tem a finalidade de:

controlar o patrimnio das empresas apurar os resultados das empresas prestar informaes a quem se interesse pela avaliao do

patrimnio e do desempenho destas empresas Neves e Viceconti (1997) sugerem ainda um diagrama relacionando a contabilidade com as funes da administrao.

Gerar informaes para decises pode ser considerado o maior objetivo da contabilidade. Portanto, ao contrrio do que geralmente se cr, contabilidade no

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se presta apenas para o clculo de custos de produo, uma vez que envolve um conceito mais detalhado de controle e sistemas de informaes. Segundo algumas correntes de pensamento, a contabilidade, quando implantada apenas para o relato histrico, passa a ser dispensvel. Caso no se tome nenhuma deciso com base nas informaes contbeis geradas, no h motivo para realiz-la. Na prtica, ocorre exatamente da forma como descrito por esta linha de pensadores. Justamente pela incapacidade de decidir com o auxlio das informaes originadas pela contabilidade, geralmente os produtores simplesmente passam notas fiscais e canhotos de cheques para que escritrios de contabilidade desempenhem a funo obrigatria de prestar contas ao fisco. Ou seja, nestes casos, a contabilidade no agrega valor gesto da propriedade. Se no agrega valor, no h motivo para que se perca tempo com ela. Em termos gerenciais, trata-se de desperdcio de recursos e tempo. elevado o nmero de produtores que possuem contabilidade e, ainda assim, esto longe de ser capazes de tomar decises gerenciais ou estratgicas com base nas informaes geradas. comum, mesmo em empresas de grande porte, a existncia de equipes de contabilidade e, no momento de decidir, as equipes contriburem apenas com uma informao: se o resultado do exerccio foi positivo ou negativo. Geralmente no se tomam decises gerenciais ou estratgicas com base nas informaes contbeis. A cincia da contabilidade , a primeira vista, muito simples, pois teoricamente consiste em contabilizar entradas e sadas de dinheiro. No entanto, a contabilidade envolve tambm a avaliao dos recursos fsicos que entram e saem da propriedade. Estes recursos devem ser traduzidos para linguagem financeira, ou seja, transformados em moeda, por exemplo. A falta de utilizao adequada da contabilidade, fato observado na prtica e relatado por todos os autores e pesquisadores de administrao financeira, deve-se dificuldade de produtores e tcnicos contabilistas em usar uma linguagem especfica para a empresa rural. Se por um lado falta, aos produtores, pacincia, treinamento e, especialmente, tempo para dominar os conceitos mais simples de contabilidade, falta tambm contabilidade uma metodologia especfica e moldada para a empresa rural. Os modelos de contabilidade disponveis no mercado so eficazes, mesmo em empresas rurais, para avaliar o patrimnio. No entanto, para apurar resultados econmicos, o modelo contbil disponvel s permite a avaliao geral dos resultados. A maior expectativa de qualquer produtor quanto s informaes contbeis a resposta para a pergunta: - Qual o custo de produo? Na indstria e nas empresas urbanas, setor onde a cincia da contabilidade se desenvolveu, as variveis tcnicas e os locais de produo so controlados. No

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caso da agricultura, a dificuldade no contabilizar, mas sim conseguir apontar para onde foram direcionados os recursos. Empresas rurais so constitudas por piquetes, lotes de animais, talhes, reas de servios, etc., e comum que explorem mais de uma linha de produo. A quantidade de eventos no controlveis numa empresa rural considervel, como complicaes de partos, deciso de no adubar um pasto por falta de chuvas, incidncia de invasoras, excesso de pragas numa rea, no ocorrncia de pragas em outra, fogo, e assim por diante. Ento, para responder a pergunta sobre o custo de produo, os empresrios rurais acabam levantando as informaes tcnicas e, separadamente, calculam o custo de produo de um mdulo de pastagens, por exemplo. Geralmente os preos dos produtos acabam vindo da contabilidade, consistindo numa das poucas utilizaes prticas das anotaes contbeis. Note que neste caso, apesar da informao vir da contabilidade, a sua funo foi apenas como de caderneta de anotao. Em uma empresa de mdio porte, este procedimento pode at ser simples, porm para empresas de maior porte, a dificuldade de se levantar os custos manualmente proporcionalmente maior, muitas vezes impossvel, tendo em vista o tempo demandado. Portanto, a contabilidade acaba no se integrando na rotina de decises empresariais destas empresas, no agregando valor, embora seja necessria e fornea informaes gerais. Acaba-se trabalhando com um sistema de contabilidade informatizado e, no entanto, preciso um esforo manual para se definir os custos de produo. Um dos desafios deste material sobre Gesto de Custos e Avaliao de Resultados possibilitar uma melhor utilizao da contabilidade e sua integrao com as decises gerenciais da empresa. Apesar de que sugerir um sistema informatizado para integrao das informaes no seja o objetivo do curso, o conhecimento dos conceitos e o apontamento das possibilidades de uso das informaes auxiliaro uma futura escolha, ou adaptao, de um sistema integrado de gesto. A maior parte do sucesso de um programa informatizado depende da predefinio, por parte do produtor, de quais informaes sero geridas e quais relatrios so importantes para sua deciso.

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Conceitos importantes da contabilidade comum no separar, em termos de patrimnio, o produtor de sua empresa, no caso, uma fazenda. Assim, sempre se visualiza o patrimnio produtor - fazenda como uma s unidade e fonte de recursos. Empresas rurais e micro-empresas geralmente so compostas de capital do prprio proprietrio, por isso no se diferencia a entidade do empresrio. No entanto, em termos contbeis, a empresa deve ser vista como uma entidade contbil com transaes descritas de acordo com os princpios da contabilidade. Sendo assim, o capital do proprietrio ser contabilizado como emprstimo para o negcio, que dever utiliz-lo e apresentar os balanos ao empresrio, como se fosse um investidor. Mesmo que esta representao parea absurda ao produtor rural, para o qual no haveria diferena entre o seu patrimnio e o da empresa, em termos de visualizao dos dados, extremamente eficaz. Portanto, para facilitar, o objetivo do mdulo 3 o aprofundamento e o esclarecimento da maior parte dos conceitos envolvidos na contabilidade rural. Nos mdulos seguintes, sero abordados os conceitos e sua utilizao na prtica. 1. PATRIMNIO, BENS E CAPITAL Patrimnio um conjunto de bens, direitos e obrigaes vinculados a uma entidade. Os bens representam tudo o que pode ser avaliado economicamente e que satisfaa as necessidades humanas. Os bens so classificados em:

Bens tangveis, ou palpveis, que podem ser dinheiro, mercadoria em estoque, imveis, veculos, mquinas, instalaes, mveis, insumos, utenslios, animais, etc.

Bens intangveis, ou no palpveis, como o prprio nome diz,

tudo aquilo que no fsico, como direitos sobre marca, patentes, direitos autorais, ponto comercial, etc.

Capital pode ser considerado o montante financeiro disposio de uma determinada empresa ou entidade. Quando se fala em bens de capital, uma expresso muito utilizada em economia, refere-se a um bem que gera capital, ou seja, uma vaca um bem de capital, pois gera bezerro e leite, que so convertidos em capital, seja na venda ou na avaliao da contabilidade. Em uma empresa rural, por exemplo, existem diversas categorias de bens que devero ser classificadas pela contabilidade. Por exemplo, terra, pastagens,

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canaviais, pomares, animais de reproduo, benfeitorias, maquinrios, edificaes, equipamentos, etc. Ainda compondo a definio de patrimnio, existem os direitos, que representam os valores a serem recebidos de terceiros, como por exemplo duplicatas a receber, cheque de um frigorfico a ser depositado, pagamento da produo de leite, geralmente efetuado 15 dias aps o ltimo dia de produo etc. Os deveres, contrapondo-se aos direitos, constituem as obrigaes, ou seja, contas a pagar, dvidas por quitar, contribuies a recolher, etc. Portanto, para se determinar o patrimnio de uma empresa, necessrio considerar o balano da disponibilidade de bens, direitos e deveres da empresa. Para exemplificar, observe o caso de um stio hipottico com valor no mercado R$200 mil incluindo mquinas, animais e benfeitorias. Porm, sem considerar as demais transaes externas (vendas, compras, pagamentos, etc.) e internas (depreciaes, valorizao, etc.), suponha que este stio tenha ainda que receber o pagamento da venda de 10 bezerros, a R$380,00 cada, e tenha uma dvida de R$40 mil referente ao financiamento de maquinrios. Considerando ainda que o stio tenha fechado o ano com R$2 mil em caixa, o patrimnio real do stio ser definido de acordo com a tabela abaixo. Tabela 1: Definio do patrimnio da empresa.

Item R$ Valor de mercado dos bens 200.000,00 Venda de bezerros 3.800,00 Valor em caixa 2.000,00 Dvida de financiamento -40.000,00 Total 165.800,00 A grosso modo, significa que, caso algum v comprar aquele imvel, devero ser considerados o valor de mercado, os recursos disponveis e por direito e as dvidas que porventura existam. Portanto, a correo do valor do stio ser feita levando-se em considerao os bens, os direitos e deveres envolvidos no imvel. Na prtica, estas consideraes so intuitivas. Se solicitarmos a um negociante de fazendas, sem instruo e que nunca viu conceitos de contabilidade na vida, para que ele faa a avaliao de um imvel rural, os primeiros questionamentos sero em torno da existncia de dvidas, contratos de arrendamento, crditos a receber, e assim por diante. Estas informaes sero adicionadas avaliao do imvel, que nada mais do que a constatao e a atribuio de valor aos bens disponveis na propriedade. Ou seja, desconsiderando as particularidades de negociao e mercado, o resultado final da avaliao de um negociante de terras ser o mesmo apontado no exemplo. No entanto, observe que a apresentao desta avaliao do patrimnio, da forma como colocada na Tabela 1, no permite a visualizao de outros itens

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importantes. Para uma avaliao completa, seria necessrio listar os bens disponveis por categoria e classificao. Em termos de organizao, a apresentao, conforme a Tabela 1, tambm pobre. Apesar da simplicidade do exemplo, imagine como ficaria este modelo de apresentao caso se avaliasse uma empresa com dvidas fundadas em mquinas, pagamentos de compra de gado a serem quitados, pagamentos de aquisio de insumos, dinheiro a receber de venda de esterco, de animais de outras categorias (vacas por exemplo), da produo de leite e outros. Portanto, para possibilitar melhor clareza, classificao e detalhamento dos itens que compem um patrimnio, foi definido a composio patrimonial, que agrega conceitos como balano patrimonial, ativos, passivos e suas definies. 2. COMPOSIO E BALANO PATRIMONIAL Para se organizar a apresentao do patrimnio, como o do exemplo do stio, este divido em duas partes, que formam a Composio Patrimonial: Ativos e Passivos. Ativos e passivos so conceitos fceis de entender. Na verdade, tratam-se de conceitos simples, que as vezes so apresentados de maneira complicada, sem explicao esclarecedora. Normalmente escuta-se que tal empresa vale menos porque tm um elevado passivo trabalhista. Dentro do contexto da afirmao, at possvel imaginar que passivo seja algo relativo a obrigaes, mas o que mais poderia compor o passivo e o que so os ativos? 2.1. Ativos Em uma demonstrao patrimonial, pode-se dizer que os ativos compem a parte positiva, ou seja, a parte da apresentao composta dos bens e direitos. Os ativos so classificados em trs grupos: - Ativos correntes ou circulantes so constitudos de direitos e bens que podem ser convertidos em capital rapidamente. Exemplos: Dinheiro disponvel. Animais de reproduo. Estoques de insumos e alimentos. - Ativos intermedirios ou realizveis a longo prazo so os bens que podem ser negociados a prazos mais longos, normalmente entre dois ou mais anos, sem necessidade de vender abaixo dos preos do mercado. Exemplos: Mquinas e implementos Veculos Mveis e equipamentos

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- Ativos imobilizados ou permanentes so normalmente mais difceis de se negociar em prazos curtos, havendo necessidade de maior emprego de tempo para sua venda. Exemplos: Terra Benfeitorias Edificaes Os ativos tambm se dividem em bens tangveis (terra, pastagem, mquinas) e bens intangveis (ttulos de investimentos, etc.). 2.2. Passivos Se os ativos so a parte positiva, os passivos constituem a parte negativa. Trata-se das obrigaes para com terceiros.

O passivo constitudo da soma das obrigaes para com terceiros e do capital prprio do empresrio, ou dos scios.

Observe que, conforme colocado inicialmente, o empresrio ou dono da empresa representado como detentor do capital ou credor da empresa. Para identificar esta particularidade na composio patrimonial, o passivo dividido em duas partes:

o passivo exigvel, ou todas as obrigaes da empresa de curto a longo prazo para com terceiros;

o patrimnio lquido, corresponde s obrigaes da empresa

para com o proprietrio. O patrimnio lquido igual ao patrimnio total (ativos) menos as obrigaes totais (passivos exigveis).

Os passivos exigveis, ou as obrigaes para com terceiros, so classificados de acordo com a urgncia em seus prazos para serem cumpridos. - Passivos correntes ou circulantes so as obrigaes a serem cumpridas dentro do ano contbil, geralmente de janeiro a dezembro. - Passivos intermedirios so as obrigaes com prazo de 2 a 5 anos para serem cumpridas. - Passivos de longo prazo possuem prazos superiores a cinco anos para serem cumpridos. Mesmo que, por definio, o passivo seja constitudo de passvel exigvel mais o patrimnio lquido, usualmente, quando se fala em passivo, geralmente est se referindo s obrigaes. Nas demonstraes patrimoniais, no entanto, deve ficar bem claro a diferena entre os passivos exigveis e o patrimnio lquido, ou seja, deve-se separar as obrigaes da entidade para com terceiros e para com o proprietrio.

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2.3. Balanos Patrimoniais Pelas definies sobre ativos e passivos apresentadas at o momento, pode-se apresentar os conceitos em expresses matemticas:

a) Passivo = Passivo Exigvel + Patrimnio Lquido

b) Patrimnio Lquido = Ativo Passivo Exigvel, onde

Passivo Exigvel = Ativo Patrimnio Lquido Substituindo o passivo exigvel da expresso a pela representao de passvel exigvel da expresso b, chega-se a:

Passivo = (Ativo + Patrimnio Lquido) Patrimnio Lquido

Passivo = Ativo + Patrimnio Lquido Patrimnio Lquido

Passivo = Ativo A prpria denominao de Balano Patrimonial reflete a igualdade numrica entre ativos e passivos. O Balano Patrimonial, portanto, retrata as condies da empresa em um determinado momento. Pode ser definido, segundo Noronha (1981), como uma fotografia financeira da empresa em uma determinada data. No clculo, patrimnio lquido surge como um resduo entre os ativos totais, ou seja, bens e capital disponvel na empresa, e os passivos exigveis, ou obrigaes da empresa para com terceiros.

Em todos os balanos patrimoniais, de qualquer empresa e em qualquer situao, os Ativos Totais devem ser iguais aos Passivos Totais.

Como j colocado anteriormente, estas denominaes e metodologias de apresentaes visam facilitar a avaliao da empresa, seja ela rural ou urbana. No demonstrativo, os itens dos ativos so representados do lado esquerdo, enquanto os passivos ficam do lado direito, conforme no exemplo de balano patrimonial a seguir. Voltando ao exemplo do stio, apresentado na Tabela 1, suponha que os R$200 mil reais em bens estejam divididos em: 40% referente terra nua, 10% referente a edificaes, 30% referente a animais e 20% referente a mquinas.

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O total da dvida, j considerando amortizao e juros, refere-se compra de mquinas e ser quitado em 7 anos. Montando corretamente, de acordo com os conceitos discutidos, o balano patrimonial ficar de acordo com o exposto na Tabela 2. Tabela 2: Balano patrimonial do stio, exemplo da Tabela 1.

ATIVOS PASSIVOS Circulante Dinheiro em caixa 2.000,00 Circulante 5.714,28 Venda de animais 3.800,00 Intermedirio 22.857,14 Estoque de animais 60.000,00 Longo prazo 11.428,56 Intermedirios Mquinas 40.000,00 Imobilizados Patrimnio Lquido 165.800,00 Terra 80.000,00 Edificaes 20.000,00 Ativos totais 205.800,00 Passivos totais 205.800,00 Veja que, segundo os conceitos, ativos e passivos foram separados de acordo com a velocidade de circulao e urgncia de prazos. Dinheiro em caixa e a receber constituem os ativos circulantes ou correntes. Os animais tambm so ativos correntes, dada a alta liquidez do mercado de animais. Os maquinrios so intermedirios e, por fim, terra e edificaes (que geralmente so considerados juntamente com o valor da terra) so ativos imobilizados, mais difceis de vender em curto prazo. Quanto aos passivos, o total de R$40 mil foi dividido em 7 anos. O circulante o correspondente a 1 ano, e portanto a uma parcela, o intermedirio inclui as parcelas do 2 ao 5 ano (4 parcelas), e o de longo prazo corresponderia s duas parcelas finais, no 6 e 7 anos de quitao da dvida. Aplicando as definies ao exemplo, pode-se deduzir que patrimnio lquido o valor da empresa. O balano patrimonial , portanto, um conceito simples: valor total de mercado dos bens e dinheiro disponvel, menos as obrigaes e dvidas. A grosso modo, o balano patrimonial fornece dados sobre o valor da empresa e sua sade financeira, que geralmente so expostos em indicadores, como por exemplo:

Liquidez a capacidade da entidade em gerar recursos, a curto prazo, possibilitando saldar os passivos circulantes e atender situaes imprevistas. Trata-se de uma comparao entre os ativos e passivos circulantes.

Solvncia a capacidade de saldar as dvidas dentro de um

prazo relativamente grande.

Alavanca Financeira a capacidade da empresa para se endividar. um ndice obtido pela relao entre passvel exigvel e patrimnio lquido. Divide-se um pelo outro e chega-se ao

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ndice. Quanto mais alto o ndice, maior o poder de endividamento da empresa.

Portanto, alm do patrimnio lquido (quanto vale a empresa) outras bases de informaes analticas sobre um empreendimento podem ser obtidas atravs do balano patrimonial. Dois balanos patrimoniais subsequentes fornecem dados suficientes para uma avaliao da sade financeira de uma entidade.

Balanos patrimoniais no fazem referncia a custos de produo. Muitos outros conceitos e mtodos analticos fazem parte da cincia da contabilidade. No entanto, dar-se- maior ateno aos conceitos e ferramentas que podem e devem ser aplicados agricultura. 3. GESTO DOS ATIVOS E PASSIVOS CIRCULANTES Para se chegar ao balano patrimonial, os dados devem ter sado de algum lugar, que pode ser um livro caixa, computador, planilha, ou qualquer forma usada para se acompanhar os dados, ou seja, a escriturao. 3.1. Procedimentos para Escriturao Entende-se por escriturao a tcnica contbil utilizada para registro dos fatos administrativos ocorridos na entidade. A escriturao pode ser manual, semi informatizada ou informatizada. A base de dados da escriturao, por sua vez, alimentada pelos lanamentos contbeis, que so os registros de cada um dos fatos contbeis ocorridos na empresa. Os lanamentos devem ser constitudos de informaes bsicas para sua identificao e dependem da metodologia adotada para a escriturao dos dados: partidas dobradas ou partidas simples. 3.1.1. Escriturao por Partidas Dobradas O mtodo das partidas dobradas universalmente aceito e consiste no lanamento, dbito ou crdito, em uma ou mais contas. Implica em um lanamento equivalente e oposto em uma ou mais contas. Ou seja, para um dbito em uma conta, um crdito deve ser lanado em outra conta. Ao final a soma dos crditos e dbitos so iguais. Mas afinal, o que so estas contas? As contas representam registros de dbitos e crditos da mesma natureza ou espcie. Por exemplo, conta de bens, direitos, obrigaes, receitas, despesas, patrimnio lquido.

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Para ilustrar o funcionamento da partida dobrada, caso se faa o lanamento de um crdito na conta receita, h de ser feito o lanamento de mesmo valor, em dbito, na conta direito. Observe que havia o direito a receber, quando foi recebido, portanto, credita-se em receita e debita-se em direito, pois o referido valor no consiste mais num direito a ser recebido. Recomenda-se que sejam utilizadas partidas simples para a utilizao na agricultura. Para empresas que possuem sistemas contbeis mais elaborados, com partidas dobradas, maior ateno dever ser destinada elaborao de uma metodologia que permita o fluxo de informaes entre a escriturao gerencial e a escriturao contbil, conforme comentado no incio deste mdulo. Vale lembrar que, tendo em vista as caractersticas da agricultura, muitas empresas possuem uma excelente contabilidade que geram relatrios exatos sobre a situao geral da empresa, no entanto, no permitem a avaliao de custos por talhes ou mdulos de pastagens, por exemplo. Desta forma, no permitem automaticamente a emisso de relatrios para decises gerenciais. O assunto ser melhor discutido nos mdulos seguintes. 3.1.2. Escriturao por Partidas Simples As partidas dobradas permitem melhor anlise mas trazem tambm a desvantagem de exigir pessoal especializado e uma organizao mais complexa do sistema e dos controles dos lanamentos. Para empresas de maior porte mais recomendvel. Porm, desde que seja bem elaborada, a escriturao por partida simples eficiente e permite a avaliao de informaes tcnicas e econmicas, possibilitando uma gesto eficaz dos custos de produo. Caso a empresa seja de grande porte, ou com vrias linhas de produo, a escriturao por partida simples tende a ficar complexa, o que torna a utilizao de partida dobrada mais atraente, especialmente se considerar a possibilidade de informatizao da coleta das informaes. A contabilidade simplificada, por partida simples, composta de inventrio, registro de despesas e receitas, registros de investimentos e de financiamentos. Observe que com as informaes que devero ser levantadas pela contabilidade simplificada, pode-se chegar a quaisquer clculos e demonstraes que se faam necessrias: balanos patrimoniais, resultados, custos de produo e s metodologias de avaliaes de resultados, que sero apresentadas em mdulos posteriores. Sero disponibilizados diversos modelos e sistemas.

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3.1.3. Modelos de registros Para sistemas de escriturao manual ou semi informatizados (uso de planilhas por exemplo), no h um modelo correto ou errado, mas sim um sistema que se adapte ao usurio e atenda s necessidades da empresa. Tanto para sistemas de contabilidade complexos, como nos simples, os lanamentos devem conter informaes especificando a data, cdigo do lanamento, o histrico, a quantidade adquirida e o valor total. Uma das dificuldades elaborar um sistema de cdigos que permita resumir todas as possibilidades de linhas de despesas e custos. Na metodologia utilizada pela Scot Consultoria denomina-se estes cdigos como centros de custos. Observe, na Tabela 3, um exemplo de centros de custos para a pecuria. Tabela 3: Exemplo de centros de custos para empresas pecurias.

Item Centro de Custo Administrao 100 Mo de obra 200 Insumos agropecurios 300 Animais de reposio 400 Fretes e carretos 500 Manutenes 600 Impostos, contribuies e juros 700 Receitas 800 Investimentos 900 No caso destes centros de custos para a escriturao contbil, os nmeros em seqncia consistiro num maior detalhamento da definio dos custos. Observe na Tabela 4, o exemplo do centro de custos dos insumos agropecurios. Ressalta-se que no h um modelo absoluto de registro. No entanto, de extrema necessidade que a metodologia seja simples e eficaz. Um bom modelo aquele que segue uma lgica entre as categorias dos produtos que sero contabilizados.

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Tabela 4: Detalhamento do centro de custo de insumos agropecurios. Insumos agropecurios 300

Fertilizantes 301 Super Simples 301.1 Super tripo 301.2 04-14-08 301.3 Uria 301.4 Sulfato de amnio 301.5 Herbicidas 302 Marca 1 302.1 Marca 2 302.2 Marca 3 302.3 Marca 4 302.4 Alimentos 303 Milho 303.1 Farelo de soja 303.2 Refinazil ou Promil 303.4 Polpa ctrica 303.5 leo Diesel 304 Produtos veterinrios 305 Antimasttico A 305.1 Antimasttico B 305.2 Carrapaticidada A 305.21 Vermfugo A 305.31 Para seguir uma lgica, h necessidade de que se faa um planejamento prvio antes de se implantar um sistema de registros. comum avaliar contabilidade de empresas rurais, cujos centros de custos separam, com maior detalhe: administrao, mquinas, rebanho e mo de obra. Dentro de rebanho, sem subdiviso alguma, entram os custos com produtos veterinrios, alimentos, smen, compra de gado, etc. Ou seja, na anlise de custos, ficar impossvel identificar algum furo tcnico, como despesas com sal mineral, que podem estar diferentes dos ndices zootcnicos usuais. Chega-se a calcular o custo de produo, mas no se consegue obter detalhes importantes. Se os lanamentos contbeis no forem organizados, no adianta esperar

milagre de nenhum programa de contabilidade. Os dados no sero analisados corretamente.

Portanto, o cdigo ou centro de custos direcionar os recursos para um determinado grupo de despesas ou receitas. Ainda assim, outras informaes devem compor o registro ou lanamento contbil. Observe na tabela 5 um modelo sugerido que tem sido utilizado por empresas de pecuria de corte assistidas pela Scot Consultoria.

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Tabela 5: Modelo de lanamento contbil.

Lanamentos contbeis Data Cheque Referncia Centro

de CustoC/D Valor

unitrio Quantidade R$ Documento

fiscal Obs: C/D refere-se a dbitos ou crditos. Outros modelos, ora mais simples, ora mais complexos, so sugeridos para a utilizao agrcola. No modelo da Tabela 5, sero adotados as datas do evento, o nmero do cheque e da nota fiscal, centro de custo, valor unitrio, quantidade e o valor da compra. O modelo da Tabela 6 mais simples. Tabela 6: Modelo de lanamento contbil.

Lanamentos contbeis Data Cheque Referncia Centro de

Custo Dbito Crdito

O modelo da Tabela 6 geralmente utilizado numa avaliao de custos, em que se levantam todos os gastos do ano, por categoria, para se chegar a uma avaliao do resultado econmico da empresa. Observe que as colunas de dbito e crdito ficam separadas. Ao final, chega-se ao relatrio das despesas mensais e anuais por categoria. Como a contabilizao das despesas nestes casos so retroativas, geralmente no se identifica a quantidade adquirida de insumos. As anotaes incluem apenas o valor total da compra e a que se refere. Compras pequenas, especialmente realizadas em cooperativas e que incluem vrias categorias de insumos (produtos veterinrios, sal mineral, sacos de adubos, ferramentas, etc.) geralmente so problemas para identificao, indo parar num centro de custos que geralmente se denomina como diversos ou gerais. Em termos de resultados econmicos e ferramentas decisrias, os lanamentos conforme a Tabela 6 so eficazes. No entanto, tem a desvantagem de no permitir a contabilizao de estoques de insumos e a associao da metodologia de pagamento, que pode ser cheque, doc, depsito em conta corrente, etc., com o documento fiscal. No modelo da Tabela 5, os dados ficam preparados para a integrao com outros sistemas e informaes, como as de campo, por exemplo. Tanto no modelo da Tabela 5 como no modelo da Tabela 6, os cdigos so colocados em colunas, ou seja, na vertical. Para a organizao planilhada, no caso, utiliza-se a planilha Excel, esta disposio mais eficaz em termos de resumos dos dados.

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No entanto, caso o controle seja manual, com auxlio de mquinas de calcular, a melhor disposio para os cdigos ou categorias de gastos seria na horizontal. Desta maneira, um modelo adequado deveria ser separado em receitas e despesas. Observe o exemplo nas Tabelas 7 e 8. Tabela 7: Lanamento das despesas.

Lanamentos das despesas Data Histrico Referncia Quant. Alimentos Produtos

veterinrios Mo de

obra Insumos agrcolas

Manutenes

Tabela 8: Lanamento das receitas.

Lanamentos das receitas Data Histrico Referncia Quant. Leite Bezerros Bois Animais de

descarte Gros

Muitos criticam o uso de sistemas de contabilidade manual, questionando a qualidade das informaes. No entanto, organizada a contabilidade manual produz o mesmo resultado que qualquer sistema informatizado. A diferena a velocidade de gerenciamento dos dados. Na prtica, quando se avalia o custo de uma propriedade, geralmente inicia-se com um modelo de anotaes parecidas com a Tabela 6 e, posteriormente, sugere-se ao produtor uma organizao parecida com a apresentada na Tabela 5. Caso haja dificuldade de se gerenciar o controle dos estoques ao longo da contabilidade, melhor deixar para contabiliz-lo no momento do inventrio.

melhor garantir um bom sistema contbil, funcional e utilizvel, do que tentar implantar um timo sistema que os usurios tenham dificuldade em

traduzir as informaes. Gradualmente, vai se melhorando e ampliando o detalhamento das informaes contbeis. Urgente a necessidade de se iniciar ou tomar decises em cima dos custos de produo e dos resultados das empresas. O inventrio deve ser feito anualmente e serve para corrigir as falhas de informao da contabilidade. Na verdade, o primeiro levantamento a ser feito em um ano contbil. O inventrio anual permite conhecer a evoluo do balano patrimonial, que pode implicar em saldo negativo, caso caia de um ano para o outro, ou positivo, caso haja acrscimo no patrimnio. Alm da informao patrimonial, o inventrio permitir o clculo dos custos das depreciaes e remuneraes de capital, conceitos que sero vistos no prximo mdulo.

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Um bom inventrio deve levantar e classificar informaes de acordo com o conceito de liquidez dos ativos. Veja um exemplo de inventrio na Tabela 9. Tabela 9: Exemplo de listagem de inventrio

Item Valor Estoque de insumos Estoque de animais jovens Vacas adultas Touros Maquinrios e veculos Equipamentos Benfeitorias Edificaes Pastagens Terra Nos clculos de custos de produo, os conceitos sobre inventrio sero abordados com maiores detalhes. 3.1.4. Fluxo de Caixa Em termos conceituais, o fluxo de caixa pode ser definido como a relao entre a variao dos ativos e passivos circulantes num perodo. A grosso modo, fluxo de caixa reflete a dinmica da contabilizao das despesas e receitas ao longo de um perodo. Em termos de avaliao, o fluxo de caixa de grande importncia e deve ser gerido com cuidado e competncia. A administrao do fluxo de caixa implica em planejar entrada e sada de recursos, elaborar estratgias de compra e controlar estoque.

Uma empresa agrcola pode sobreviver durante algum perodo operando em prejuzo operacional, ou seja, perdendo patrimnio (geralmente as

receitas no cobrem as depreciaes). No entanto, sem fluxo de caixa positivo, a empresa no sobrevive.

O planejamento da formao de estoques extremamente importante no conceito de fluxo de caixa. A relao entre ambos, quando bem administrada, extremamente positiva em termos de resultados econmicos na empresa. Vantagens que podem ser obtidas com a administrao dos estoques: - Reduo de custos da falta de estoques: evita-se que setores da empresa

fiquem ociosos, ou percam eficincia operacional, pela falta de um insumo. - Descontos para compra em quantidade: planejando a compra, h maior

possibilidade de melhores preos. - Reduo dos custos de pedidos: h menores quantidades de solicitaes de

compra na empresa, o que contribui para a reduo dos custos.

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- Aproveitamento de perodos de menores preos: por exemplo, comprar fertilizantes nos meses de seca.

Geralmente, as empresas devem estocar insumos de baixo valor agregado e de reduzido custo de armazenagem. Portanto, quando se pensa em estoque de fertilizantes, uma anlise prvia deve ser elaborada, evitando que a empresa acabe arcando com um custo mais elevado em relao compra prxima da utilizao. comum a conscincia da vantagem em se adquirir fertilizantes durante os meses de seca, porm muita gente no o faz por indisponibilidade de recursos em caixa. O mesmo conceito pode ser usado no momento das vendas, com exceo produo de leite. Bois terminados, bezerros, gros produzidos, etc., consistem em estoques de produtos e tambm podem ser administrados na tentativa de se obter boas condies de venda. A curto prazo, o maior benefcio de um bom sistema contbil justamente

no que se refere ao planejamento do fluxo de caixa, ou seja, compras e vendas.

No sero abordados neste curso detalhes sobre administrao do fluxo de caixa. Falaremos mais sobre as vantagens do conhecimento do fluxo e da oramentao de caixa e da identificao do valor do estoque. 4. Informatizao Quando se fala em contabilidade, imediatamente vem cabea a implantao de sistemas informatizados. Na prtica, o que se observa uma evidente diferena entre o que os produtores esperam de um programa e o que os programas de contabilidade, disponveis no mercado, podem oferecer. Na verdade, nenhum programa informatizado pode atender s perspectivas de controle de custos, caso seja implantado em uma empresa que no tenha um sistema organizado de coleta de dados. O nico resultado obtido ao informatizar uma empresa com coleta de dados

desorganizada, ser a informatizao da desorganizao.

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Portanto, antes de se optar por um programa de contabilidade, extremamente necessrio ter as respostas para as seguintes perguntas :

1) Como ser a alimentao dos dados? 2) Quais os relatrios que sero emitidos pelo programa?

3) Como se deve montar os cdigos dos produtos e dos

bens de produo?

4) O programa responde ou atende s necessidades do relatrio necessrio para a administrao da empresa?

5) Se no, o que pode ser sugerido para que a equipe insira

no programa? Antes de comprar um programa, recomendvel planejar e visualizar quais os tipos de relatrio sero necessrios e quais informaes sero cruzadas com as informaes contbeis. Na agricultura, a escriturao tcnica vista como algo no relacionado com a contabilidade. Na verdade, de extrema importncia que as informaes obtidas no campo e no departamento de contabilidade acabem se contrapondo. Isso se deve, como j comentado, caracterstica do reduzido controle do empresrio sobre o ambiente de produo. Nos prximos mdulos, sero feitas referncias sobre as possibilidades de inter-relao entre as informaes de campo e contbeis. Em termos de informatizao, sero apenas apresentados esquemas de como poderia funcionar um programa com sistema de integrao dos dados de campo e contbeis.