Módulo 3 – Coordenação de Consultoria Grupal

Índice

1. Apresentação22. Ossistemasdasentidadesempresariais 33. Aimportânciadeumacoordenaçãoespecializada 4

3.1. Perfildocoordenador43.2. Orecrutamentoeaseleção 6

4. ACoordenaçãoeaimplementaçãodaconsultoriagrupal 84.1. APré-Seleçãodasentidadesempresariaislocais 84.2. Visitasàsentidadespré-selecionadaseaplicaçãododiagnóstico 94.3. Termodeadesão 94.4. VisitadeSensibilizaçãoePlanejamento 104.5. ComitêGestor 104.6. Elaboraçãodoplanejamentoanualparaostrabalhosdacoordenação 114.7. Monitoramento 11

5. Odia-a-diadaCoordenação 135.1. EstabelecerCanaisdeComunicação 135.2. CapacitaçãodosAtores 135.3. Padronizaçãodomaterial 145.4. Visitademonitoramento 155.5. Aintermediaçãoemconflitos 165.6. Buscadeparcerias 175.7. Participaçãonasatividadesdoprojeto 175.8. Controlefinanceiroeprestaçãodecontas 185.9. RelatóriosmensaisparaoComitêGestorEstadual 185.10. Elaboraçãodeprojetos 18

6. Principaisproblemasenfrentadospelacoordenação 206.1. Escassezderecursos 206.2. Errosnoprocessoseletivodosconsultoresgrupais 206.3. Dificuldadeemalcançaraauto-sustentação 216.4. Rotatividadedeconsultores 216.5. Baixocomprometimentodasentidadesempresariais 21

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1. Apresentação

OmóduloIIIdoProgramaparaImplementaçãodeConsultoriaGrupalemEntidadesEm-presariaisédenominado,CoordenaçãodeProjetosdeConsultoriaGrupal,édestinadoaosprofis-sionaisqueirãocoordenarasatividadesnasunidadesfederativasetrataosaspectosgerenciaisdotrabalhoeseusrelacionamentoscomosatoresenvolvidos.

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2. Os sistemas das entidades empresariais

Geralmenteprojetosdeconsultoriagrupalsãoimplementadosegerenciadosporentida-desempresariais.Tambémexistemcasosnosquaisentidadesdeapoioassumemestepapel.Istonormalmenteocorrequando:

asentidadesempresariaisnãoconseguemcumprirestatarefa;

asentidadesdeapoiosentem-sevocacionadasparaestetrabalhoou;

conflitosentreasentidadesdeapoioeasentidadesempresariaisnãopermitemtra-balharemconjunto.

Asexperiênciasbemsucedidasmostramqueamelhorformaparaprojetosdeconsultoriagrupaléaquelaondeoprocessoégerenciadopelosempresários.Paragarantirumaboagestãodaimplementaçãodeumprojetodeconsultoriagrupal,omeioempresarialdeveaproveitaromáximoaestruturadassuasentidades,istoquerdizeraestruturadaconfederação,dasfedera-ções(sehouver)edasentidadesempresariaislocais.

Paravisualizarmelhorasdiferentestarefasdessesorganismos,pode-sedescrevê-lassinte-ticamentedaseguinteforma:

Aconfederaçãoéresponsávelpelotrabalhodelobbynaesferafederal,aformulaçãodeprojetosnacionais,acaptaçãoderecursos,eagestãoestratégicadosprojetoseserviçosdosistema.Umdosgrandesdesafiosdaconfederaçãoéa integraçãodasdiversasfederaçõesqueporsuasrealidadeseconômicaseculturaisdiversificadasre-presentamfreqüentementeopiniõesedemandasdiferentes.

Asfederaçõesrepresentamosinteressesdoempresariadonoâmbitodoestado,for-mulam projetos estaduais e captam recursos, além de apoiar as entidades empre-sariais locais na implementação dos projetos nacionais, estaduais e locais. Devemtambémidentificarexperiênciasbemsucedidasnasentidadesempresariais,edisse-miná-laspormeiodasfederaçõesedaconfederação.

Asentidadesempresariaislocaissãoasmenorescélulasterritoriaisdossistemasem-presariaisetrabalhamdiretamentejuntoaoempresariado.Seupapeléapromoçãodeumambienteempresariallocalfavorável,aprestaçãodeserviçosàsempresasea promoção da cultura associativista. Para alcançar esses objetivos necessitam doapoiodesuafederaçãoeconfederaçãoparapodergarantirumaofertadeserviçoseprojetosdealtaqualidade.

Vendooconjuntodeentidadescomoumsistema,quepodeenvolvercentenasdeentida-desempresariaislocais,torna-seimportantequeoprocessodaimplementaçãodeumprojetodeconsultoriagrupalsejasistematizadoesupervisionado.Paratalfinalidadeexistepelomenosumapessoaresponsáveledevidamentepreparada:ocoordenador.

Adescriçãodeseuperfil,suastarefaseseudia-a-diaéoobjetivodopresentematerial.

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3. A importância de uma coordenaçãoespecializada

Aimagemdoamadorismonagestãoapresentadapormuitasentidadesésemdúvidare-flexodoperfiledaqualificaçãodeseusgerentesecoordenadores,edosprocessosutilizadosporelesnodesenvolvimentodesuasatividades.

Dificilmentepessoassemperfilesemqualificaçãopodemexercersuafunçãocomêxito,es-pecialmentequandosetratadeumcargonaaltaadministração.Conseqüentemente,aentidadequepretendedesenvolveroseugraudedesenvolvimentoorganizacionalesuacompetêncianagestãodeserviçoseprojetos,devesepreocuparempreencheroscargosdegerentesecoorde-nadoresdamelhorformapossível.

Aseguirsãoapresentadosdiversosinsumosparaapoiarafederaçãoouaconfederaçãonaocupaçãodacoordenaçãodeumprojetodeconsultoriagrupalemescalamaior.

3.1. Perfil do coordenador

Aanálisedasexperiênciasmostrouqueoêxitodeumacoordenaçãoespecializadaestáli-gadaàbuscadeumperfiltécnicoadequadoedecaracterísticasdistintasparasuportarecumprircomasatribuiçõesapresentadas.Paratanto,setornanecessárioentendermelhoressasatribui-çõesjuntoàentidadeempresariallocal,àfederaçãoeàconfederação.

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Para facilitar o processo de recrutamento e seleção do coordenador, encontra-se abaixoumatabelaorientativaquedescrevaasprincipaiscompetênciastécnicas.

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3.2. O recrutamento e a seleção

Odesempenhodocoordenadoréumdosaspectosmaisimportantesparagarantiroêxitodoprojetonaentidade,portanto,seaentidadenãopossuiexperiêncianoprocessoderecruta-mentoeseleção,deverecorreraumaempresaespecializadaparagerenciaresteprocesso,masdeveacompanhardepertootrabalhodaempresa.

Orecrutamentoeaseleçãodevemseracompanhadosporumprofissionalqueconheçaoprocesso,operfileopapelqueofuturocoordenadorirádesempenhar.Umcoordenadorex-perientedeoutrafederaçãooudaconfederaçãopodeserconvidadopararealizaratarefa.Alémdeumcoordenadorexperiente,otrabalhorealizadopormaisdeumapessoa,depreferênciaumpsicólogodeumaempresaespecializada,proporcionarámaiorassertividadenaescolha.

Uma atitude que pode facilitar a seleção do coordenador é avaliar os profissionais quejá trabalhamcomconsultoriagrupalnosistema.Seaconsultoriagrupal já foi implementadacomsucessoporentidadesempresariaislocais,podehaverváriosconsultoresexperientescomavantagemdedominarametodologia.Estaatitudemotivariaosprofissionaisabrindo-lhesumaoportunidadedecrescimentoprofissional.Antesdoprocessoderecrutamentoeseleçãodevemserdefinidospelainstituiçãoosseguintesitens:

77 Módulo III - Coordenação de Projetos de Consultoria Grupal

Valordaremuneração;

Formadecontratação;

Horáriodetrabalho;

Localedisponibilidadedeespaçoeequipamentosparaaexecuçãodotrabalho;

Formadepagamentodasdespesasrealizadasdecorrentesdosdeslocamentos.

Emrelaçãoaoseuvínculoformalcomaentidadeempresarial local,sugere-serecorreràassessoriajurídicaespecializadaparadefiniçãodaformadecontrataçãodoconsultorpelaenti-dade.

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4. A Coordenação e a implementação da consultoria grupal

Astarefaseatribuiçõesdocoordenadornafaseinicialapresentam-sedaseguinteforma.

4.1. A Pré-Seleção das entidades empresariais locais

Umdospassoscruciaisparagarantirumbomdesenvolvimentodaconsultoriagrupaléaescolhadasentidadesempresariaislocaiscomperfiladequado.Paratalfinalidade,ocoordena-dordeve,emumprimeiropasso,fazerumaseleçãopreliminarapartirdaanálisedobancodedados das entidades vinculadas. Se não houver este banco de dados, deve consultar pessoasqueconhecemamplamenteosistemaenãotenhaminteressesprópriosnesseprocessoseletivo.Algunspontosaseremanalisadosemrelaçãoaomunicípiosão:

Quantidadedehabitantes;

Quantidadedeempresasformais;

Densidade empresarial (relação entre população e quantidade de empresas for-mais);

Vocaçãoeconômica;

Diagnósticodomunicípiorealizadoporentidadesempresariaislocaisouregionais;

Projetoseprogramasparaodesenvolvimentosócio-econômico.

Emrelaçãoàsentidadesempresariaislocais,devemserlevantadososseguintesaspectos:

Númerodeassociados;

Infra-estrutura;

Faturamentodaentidade;

Relacionamentodaentidadecomafederação;

Principaisprojetoseserviços;

Regularidadefiscal.

A partir dessa seleção preliminar, o coordenador deve definir uma agenda de visitas àsentidadesempresariaislocais.

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4.2. Visitas às entidades pré-selecionadas e aplicação do diagnóstico

Asvisitasdevemseragendadascomantecedência,porcartaformaloue-maileportelefo-ne.Nestavisitaocoordenadordeverá:

Seapresentarcomoocoordenadordoprojeto;

Conheceraentidadecomoumtodo,observandosuaestruturafísicaecomosedãoos relacionamentos interpessoais entre a diretoria e os associados, o executivo daentidadeecolaboradores,eentredirigenteseexecutivodaentidade;

Fazerumaapresentaçãoformaldoprojetoparaadiretoria,colaboradores,possíveisparceiroseliderançasempresariaislocais;

Aplicarodiagnósticojuntoaopresidenteeoexecutivo.Ovice-presidenteoualgumdiretorpodeserconvidado,casoopresidentejulguenecessário.Oimportanteéqueodiagnósticosejaaplicadopelocoordenador.

Apósasvisitas,ocoordenadordeveapresentarosdiagnósticosconsolidadosesuas im-pressõessubjetivasaosdiretoresdafederaçãoeosparceirosinstitucionaisparatomadadedeci-sãoemconjunto.Assim,encerra-seoprocessoseletivo,definindoasentidadesquereceberãooprojetodeconsultoriagrupal.

Asentidadesempresariaislocaisvisitadas,devemseravisadassobreoresultadodavisitaesuainserçãoounãonoprojetopormeiodeumacartadafederação.Asentidadesselecionadas,juntocomacarta,receberãoasprimeirasorientaçõesreferentesàimplementaçãodoprojeto,es-pecialmenteaoprocessoseletivodoconsultorgrupaleotermodeadesão,quedefineosdireitoseasobrigaçõesdaspartesenvolvidasnoprojeto.

4.3. Termo de adesão

Ummodelopadrãodecontratoformalentreafederaçãoeasentidadesempresariaislocaisselecionadas,quepodeserchamadodetermodecompromissooutermodeadesão,deveserelaboradoeenviadoàsentidades.Istogaranteformalidadeaoprojetoeauxiliaafederaçãonaobtençãodeummaiorcomprometimentodasentidadesenvolvidasedocumprimentodasme-tasealcancedosindicadores,alémdeserumaferramentaeficazparaacobrançadosrelatórios,nocontroledoenviodesubsídio,naprestaçãodecontasenocontrolefinanceirodoprojeto.

Emcasodetrocadadiretoria,estecontratoformalpodegarantiramanutençãodoprojetoeumatransiçãomaistranqüilaeumamelhoraceitaçãodoprojetoporpartedanovagestão.

Algunsitenssugeridosquenãodevemfaltarnestedocumentoseguemabaixo:

Oobjetodoprojeto;

Asresponsabilidadesdasparteseatoressendo;

DaFederação;

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Daentidadeempresariallocal;

Dosparceiros;

Doexecutivo;

Doconsultor;

Recursosfinanceiroseformadeaplicação;

Contrataçãodoconsultor;

Acompanhamentoefiscalização;

Rescição.

Nestemanualconstaummodelodetermodeadesãoquedeveseradaptadoarealidadedoprojetoqueseráimplementado.

4.4. Visita de Sensibilização e Planejamento

Emumapróximaetapa,ocoordenadorvisitaráasentidadesescolhidasparasensibilizaradiretoriaparaodesafiodoprojetoparaplanejaropassoapassodesuaimplementação,defi-nindometas,atividades,prazoseresponsabilidadeseparaesclarecerdúvidassobreotermodeadesão,quefoienviadoantecipadamente,erecebê-loassinado.

Namesmavisita,ocoordenadorpodeajudaraentidadenofechamentodoprocessoseleti-vodoconsultorgrupal.Oapoiodocoordenadornoprocessoseletivocontribuideformaexpres-sivaparaoêxitodestatarefatãoimportanteparaosucessodaconsultoriagrupalnaentidadeempresariallocal.

4.5. Comitê Gestor

Deveráserformadoumcomitêgestorestadualparagarantirobomdesenvolvimentodoprojeto.Estecomitêsereuniráperiodicamente–sugere-semensalmente-paraavaliaroanda-mentodoprojetoetomardecisõesreferentesàsestratégiasaplicadas,utilizandocomoinsumoosrelatóriosmensaiselaboradospelocoordenadordoprojetoeseusdepoimentos.

Ocomitêdeverásercompostopelasseguintespessoas:

Opresidenteeoutrosrepresentantesdasentidadesparticipantes;

Osuperintendentedafederaçãoegerentesdeáreasenvolvidas;

Ocoordenadordoprojeto;

Osrepresentantesdosparceirosefinanciadoresdoprojeto.

O potencial estratégico de tomada de decisão e de representatividade, entre outras ca-racterísticas,éoquesebuscadospossíveisparticipantesdestecomitê,oquesetornamaisim-portantedoqueaquantidadedepessoasqueirãoparticiparequetalveznadaagreguemaoprojeto.


Asatribuiçõesdocomitêgestorestadualsão:

Apoiararealizaçãodoplanejamentoanualdasatividadesdoprojeto;

Apoiarnoestabelecimentodeprazosdeexecuçãodasatividades,definindoosres-ponsáveispelassuasimplantações;

Apoiaraexecuçãodasaçõesestabelecidas;

Avaliaraqualidadeeefetividadedasaçõesimplantadas;

Acompanharaexecuçãofinanceiradoprojeto;

Decidirsobreoingressoeexclusãodeentidadesempresariaislocaisnoprojeto;

Decidirsobreaexclusãoesubstituiçãodemembrostitularesesuplentesdocomitêgestor.

4.6. Elaboração do planejamento anual para os trabalhos da coordenação

Apósaescolhadasentidades,daassinaturadostermosdeadesãoedaconstituiçãodocomitêgestorestadual,ocoordenadordevemarcarumworkshopparaaelaboraçãodoplanoanualdetrabalho,desdobrando:

Indicadoresemetas;

Visitasdeimplementaçãoedeacompanhamento;

Planodecapacitaçãoparaosconsultoresgrupaiseoutrosatores;

Missõesdeintercâmbio;

Encontrosregularesdosatores(presidentes,consultores,executivos,técnicos);

Planodedivulgaçãoparaoprojeto.

Apósoworkshop,ocoordenadordeveelaborarumapropostaorçamentáriaque,emcon-juntocomoplanejamento,seráapresentadonapróximareuniãoaocomitêgestorestadualparaaprovação.Opróximopassoparaocoordenadoréacriaçãodeumsistemademonitoramentoparacontrolaraexecuçãodoplanejamento.

4.7. Monitoramento

Monitoramento significa informação sobre o desenvolvimento do projeto. Portanto, suafundamentaçãosebaseianaclaraformulaçãodeindicadoresacercadosresultadosesperadospeloprojeto.Dividi-seemdoisníveisderesultados:

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Umbomsistemademonitoramentodeveabordarosdoisníveis.Quantoaosindicadores,podemserconsideradoselementosconcretosoaumentodalucratividadedasempresasenvol-vidasouoaumentodonúmerodeassociadosdaentidade.Outrosmenospalpáveissãoaper-cepçãodaspessoassobreodesenvolvimentolocal,aformaçãodeliderançase,até,aedificaçãodeumclimadeotimismogeralquecercataisprocessosdemudanças.

Quantoàsfunçõesdomonitoramento,pode-sedizerqueéuminstrumentoquefacilitaaocoordenador:

Informaraocomitêgestorsobreoandamentodoprojeto;

Orientarotrabalhopararesultados;

Aalinharasinformaçõesentreosenvolvidos.

Paraasentidadesfinanciadorasdeumprojeto,prevalecemoselementosobjetivosdemo-nitoramento,poissãomaisfacilmentemensuráveis.

Acomunicaçãoentreosatorespodeserrealizadapordiversosinstrumentosecostumaserumgrandeproblema.Alémdacorriqueiradeficiêncianacoletadedados,costuma-seignoraranecessidadedoregistroformalde informações-chaveeformasdeapresentá-lasaosparceirosparatomadadedecisão.Talsucessãodeerrosconduzaimprovisações,relatóriosmalformatados,reuniõessemsubstratoediscordânciasobreoalcancedosresultados.Aprecisaidentificaçãodoquedevesermonitorado,constituiabaseparaaavaliaçãocorretadoprojeto.

Acoordenaçãonacionaloucoordenadoresestaduaisexperientespodemajudarnadefini-çãodeindicadoresemetasadequados.

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5. O dia-a-dia da Coordenação

Arotinadetrabalhodeumcoordenadordeveiniciarcomumaboaverificaçãodesuaagen-dadiária,semanalemensal,ealeituradeseuse-mails.Paraalguémquetemumtrabalhoqueenvolvediversasentidades,reuniõesparabuscadeparcerias,encontroscomfornecedores,as-sessoriaaosconsultoresgrupais,entreoutros,torna-seindispensávelaorganizaçãodasativida-desdeformaclaraeestruturada.

5.1. Estabelecer Canais de Comunicação

Comootrabalhodocoordenadorédeâmbitoestadual,estabelecercanaisdecomunica-çãoédesumaimportância,dividindo-seemdoistipos:

Públicointerno-voltadoadiretoresepresidentes,colaboradoreseparceiros;

Públicoexterno-destinadoaogrupo-alvo(nucleados)easociedadeemgeral.

Paraopúblicointernosãodivulgadasinformaçõescomo,datasdereuniões,treinamentos,visitasdeacompanhamento,clipping,pesquisaseavaliações.Osinstrumentosgeralmenteutili-zadosnessecanaldecomunicaçãosãoe-mail,maladireta,internet,e-grupos,intraneterelató-rios.

Paraopúblicoexterno, informaçõesde interessesãoosresultadosalcançados,açõesdedestaque,datasdeeventosrelevantescomofeiraseseminários,informaçõestécnicassobrete-mas importantesparaasempresaseadivulgaçãodoprojeto,pormeiode folders,cartazesebanners.Acomunicaçãocomopúblicoexternoénormalmenterealizadoporumaassessoriadecomunicaçãoquecoordenaaelaboraçãodosmateriaisedivulgaçãomediantenewsletter,mai-ling,inserçãoemrevistas,boletins,jornaiseTV.

5.2. Capacitação dos Atores

Aqualificaçãodaspessoasenvolvidasnoprojetodaconsultoriagrupalédegrandeimpor-tânciaeéderesponsabilidadedocoordenadorestadualasuapromoção.Emprimeirolugareleprecisatera preocupaçãodequetodososenvolvidossejamdevidamentepreparados,enão,comoacontececomumacertafreqüência,darumaênfaseinadequadaaosconsultoresgrupais.Aexperiênciamostrouqueissopodegerarumdistanciamentoentreosconsultoresgrupaiseoutroscolaboradoresdaentidade,ouquedificultatodootrabalho.Nestalinha,devemserpro-movidosencontroscomaparticipaçãodetodososatorescomoobjetivodeintegrar,reciclarosconhecimentoserepassarinformaçõessobreoandamentodoprojeto.

Seguemalgunspontosimportantesaseremobservadosemrelaçãoacapacitaçãodosato-res:

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Estabelecerumaquantidademínimadehorasanuaisparaacapacitação,segundooperfildosatores.

Oplanoanualdecapacitaçãodevepreverintervalosentreostreinamentosparaper-mitiraparticipaçãodosatores,principalmentepresidentesediretoressemprejuízoparaofuncionamentodaentidade.Os intervalostambémpossibilitamaaplicaçãodosconhecimentosobtidosentreosmódulos.

Aduraçãodostreinamentosouderepassedeinformaçõesparaospresidentesdeveserlimitadaaumoudoisdias.

Aorganizaçãodoseventosdevepreveracomunicaçãodosatorescomantecedência,ofechamentodasnegociaçõescomosfornecedores,averificaçãopréviadaagendadosprincipaisatores,averificaçãopréviadarealizaçãodeeventosconcorrentes(con-gressos,feiras,palestraseoutros),averificaçãopréviadascondiçõesdainfra-estrutu-radolocalondeserárealizadooevento;recursosematerialdidático.

Oseventosdevemser registradoscomlistadepresençae fotos.Ascontrapartidasdosparticipantes,quandohouver,eacópiadomaterialdidáticocomplementamadocumentaçãodotreinamento.Aofinaldoevento,osparticipantesdeverãoavaliá-lo.

5.3. Padronização do material

Ocoordenadordevecriarrotinasdetrabalho,modelosderelatórios,listasdepresençaeoutrosmateriaisqueirãogarantirofluxoearmazenamentodainformaçãoparafuturastomadasdedecisão.Essasrotinasdevemterprazosfixoseacobrançadeveserrígida.Osmateriaisdevemserpadronizadosparagarantirauniformidadedasinformaçõeseummelhoracompanhamentodosresultados.

Quandohárepassederecursosdafederaçãoparaasentidadesempresariais locais,esserepassefinanceiropodesercondicionadoaentregadosformuláriosedemaisrelatórios.


Nacriaçãodessesmateriaisdevesepensaremcriarumaplanilhaouadquirirumsoftwarequepermitaaintegraçãocomosmodelosqueserãopreenchidoseencaminhadosàcoordena-ção.Istoevitaoretrabalho,dadosdesnecessáriosegaranteaconsistênciadasinformações.

Dentreessesmateriaisalgunssãoimprescindíveiscomo:

Listadepresençaparaasreuniõesdosnúcleossetoriais,oscursos,aspalestraseou-troseventos;

Relatóriodecadareuniãodenúcleosetorial;

Formuláriodeacompanhamentodaquantidadedeassociados,entradadeassocia-dos,desligamentos,adimplência,participantesdosnúcleossetoriais;

Formuláriosdecadastrodeempresas,denúcleossetoriaisedaentidadeempresariallocal;

Relatóriomensaldasatividadesdesenvolvidasnoâmbitodoprojeto;

Documentosqueapresentamoalcancedosresultadosesperados.

5.4. Visita de monitoramento

Asvisitasdemonitoramentodevemacontecerpreferencialmenteacadamêsesãoimpres-cindíveisnotrabalhodocoordenador,quedevereservarnoseuorçamentorecursosparaestasviagens.Nosestadosemqueaquantidadedeentidadesempresariaislocaisparticipantesémui-togrande,ocoordenadorpodecontratarumconsultorregionalparaauxiliá-loemseutrabalho.Duranteasvisitas,ocoordenadordeverealizarasseguintesatividades:

Realizarreuniãocomopresidenteparadiscutireavaliarasestratégiasdoprojetonoâmbitolocalecertificar-sedarealizaçãodasseguintesatividadeseprocessos:

representaçãodosnúcleosnadiretoria;

avaliaçãodedesempenhodoprojetoedoconsultor;

relatóriomensaldetrabalhodosnúcleos;

sustentabilidadedoprojeto.

Realizarreuniãocomoexecutivoeoconsultorparadiscutireavaliaraimplementa-çãodoprojeto,considerandoasaçõesrealizadas,ocumprimentodasmetas,análisedasdificuldadeseatividadespontuais;

ComoExecutivo:

%denucleados/associados;

Adimplênciadosnucleados;

Verificaraavaliaçãododesempenhodoconsultor;

Verificarasustentabilidadedoprojeto;

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Avaliar como anda o relacionamento interpessoal do executivo com o consultor ecomaentidade;

ComoConsultor:

Açõesplanejadasxrealizadasdoplanejamentodosnúcleos;

Númerodeparticipantesnasreuniões;

Relatóriosdasreuniões;

Relatóriodoseventos;

Avaliarcomoandaorelacionamentointerpessoaldoconsultorcomaentidadeecomosnúcleossetoriais.

Participardereuniõesdediretoria;

Participardereuniõesdosnúcleossetoriaisparaverificarotrabalhodoconsultoreasatisfaçãodosempresários;

Verificarseasresponsabilidadesdosparceirosdefinidosnoplanejamentoenotermodeadesãoestãosendocumpridasdentrodosprazosestabelecidos;

Visitasaleatóriasàsempresasnucleadassemprévioavisoàentidadeempresariallo-cal;

Visitarebuscarparceriascomoutrasentidadeslocaisepoderpúblicoemconjuntocomaentidadelocal;

Avaliaroalcancedasustentabilidadedoprojetodeconsultoriagrupalnaentidadeempresariallocal.

5.5. A intermediação em conflitos

Acontrataçãodeumnovoprofissionalqueirátrabalhardiretamentecomosempresários,realizandoeparticipandodereuniõeseeventos,àsvezesganhandoomesmovalorquefuncio-náriosdecarreiranaentidade,oucomelevadaexposiçãojuntoàdiretoria,empresáriosoumídialocal,maisqueoexecutivodaentidadeouseusdirigentes,podelevaraodescontentamentodealgunseaalgumtipodeconflitointerno.Nestecasomedidascorretivassãonecessárias.

Todooconflitodeveserimediatamenteadministradodeformaeficazcomoobjetivodereduzi-looueliminá-lo.Ocoordenadordevesemanteratentoduranteasvisitaseconversascomosatores,procurandoalgumsinaldedescontentamento,faltademotivação,dificuldadedere-lacionamentoeparceriaentreosatoresoudificuldadesparasecolocaraestruturadaentidadeafavordoprojeto.Ocoordenadornãodevevertodoconflitocomoalgoderuim,massimcomoumsensorqueindicaumprocessodemudançaeadaptaçãoemandamento.Alémdeseupapelcomosensor,oconflitotemoutrascaracterísticaspositivas:

Proporcionarumdesafioparaabuscadesoluções,enquantomotivagruposepesso-asaresolverproblemas,emconjunto;


Levaradescobertadenovosfatoseinformações,queresultemembenefíciosparaaentidade;

Medirourelacionarforças,parausoemfuturasinterações;

Ocoordenadordeveadministraroconflitodemodointeligente.Oidealéqueaspartesenvolvidasresolvamosconflitossozinhostendoemvistaqueasdissensõessãoprópriasdeorga-nizaçõessaudáveis.Noentantoocoordenadordeveestarpreparadoparalidarcomsituaçõesdeconflitos,semantendoneutro,imparcialeisento,buscandoinformaçõesdetodasaspartesen-volvidasedepossíveisespectadores,semprepormeiodeperguntas,comafinalidadedetrans-formaroconflitoemalgobenéficoparaosenvolvidos,aentidadeeoprojeto,cuidandoparaquenãohajaseqüelasfuturas.

5.6. Busca de parcerias

Parceriatemsidoadesignaçãodecertas formasdecooperaçãoentreorganizaçõesqueindica,antesdetudo,umaaçãoconjunta,motivadapelaexistênciadeinteresseseobjetivosco-muns,naqualcadaumaportaemobilizaosrecursosquedispõeparaatingirdeterminadosre-sultados.

Masaparceriapodeiralémdatrocaedasatisfaçãodeinteressesmútuos.Hácertamen-teumadimensãodecomplementaridade,istoé,buscarnooutroosrecursosecapacidadesdequenãosedispõe,masquesãonecessáriosparaatingirseuspropósitos.Porisso,opressupostofundamentaldaparceriaéoencontrodeorganizaçõesautônomas,comidentidadeseposiçõesclaras.

Ocoordenadordeveutilizarsuacompetênciaeopoderdearticulaçãodafederaçãoedeseusmembrosparaidentificareconsolidarparceriasemesferaestadualoufederalquepossambeneficiartodasasentidadesempresariaislocaisparticipantesdoprojeto.Também,cabeaoco-ordenadorapoiaraentidadeempresariallocalnegociandoparceriasparaodesenvolvimentodoprojeto.Paraqueistoaconteça,ocoordenadorprecisaacompanharosprojetoseiniciativasdeinteressequesurgemnoestado,criandoumaredederelacionamentosquepermitaoacessodiretoaostomadoresdedecisãonospotenciaisparceiros.

Nomomentodeabordagemaospotenciaisparceirosérecomendávelqueocoordenadorpossuamodelosdeconvênios,contratos,acordosquesirvamdeexemploparaconcretizaçãodasparcerias.

5.7. Participação nas atividades do projeto

Ocoordenadordeveráfazeropossívelparasernãoapenasorealizadoroupatrocinadordeatividadesdentrodoprojeto,mastambémparticipante.

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Orelacionamentointerpessoaldocoordenadorcomsuaequipetécnicadetrabalhobemcomocomosatoreslocaisdoprojetoéimportanteparatrocadeexperiências,consolidaçãodeconfiança,eparareduçãodedistânciaentrecoordenaçãoestadualeentidadeslocais.

Éumriscoparaocoordenadordesconhecerounãoacompanharoconteúdodas infor-mações repassadasparaasuaequipeemtreinamentosemissões.Afinal,umadascoisasquelegitimasuaposiçãoéacapacidadedeabsorveredisseminarconhecimentoseexperiências.Aausêncianestasatividadesotornará,nodecorrerdotempo,ummerocobradorderelatórios.

Outroargumentoparaasuapresençanasatividadesdoprojetoéoseupapelcomopro-motoreindutordemuitosdeles,permitindoavaliaraqualidadedoseventosefornecedores.

5.8. Controle financeiro e prestação de contas

Ocontrolefinanceiroeaprestaçãodecontassãotrabalhosos,masfazpartedarotinadocoordenador,quenãopodeseeximirdatarefadezelarpelosrecursosdoprojeto,bemcomoacompanhareprestarcontasdoseuuso.

Independentedaorigemdosrecursos,sejamelesdaentidadeoudeterceiros,ocuidadoeozelosãofundamentais.Planilhasdecontroledevemsercriadas,alimentadasemonitoradasperiodicamente,tomando-seocuidadodelançartodososdocumentosgerados.Alémdoacom-panhamentodascontaspagas,ocoordenadordeveverificarascontasapagareaexecuçãodoorçamento.

Umauxiliarpodesercontratadoparaajudarnaprestaçãodecontas,assimevita-seoacu-mulodedocumentoseliberaocoordenadorparaatuarnasatividadesestratégicasdoprojeto.

5.9. Relatórios mensais para o Comitê Gestor Estadual

Periodicamente deve ser entregue, um relatório das atividades realizadas no âmbito doprojeto,asituaçãodosprincipaisindicadoresderesultadoseosproblemasenfrentados.Nasreu-niõesdocomitêgestorestadualdeveserapresentadoorelatóriomensaleasituaçãodoplane-jamentoanual.Assim,acoordenação,deformaparticipativaeintegrada,conseguedivulgarosresultadosdotrabalho,discutiraçõescorretivasealterarouproporoutrasatividades.

5.10. Elaboração de projetos

Projetoéumtermofreqüentementeusadoemmuitasorganizações,pormuitaspessoasenosmaisvariadoscontextos.Existem,noentanto,algumascaracterísticascomunsquepermitemchegaráseguintedefinição:


Umprojetoéumconjuntodeatividadesoumedidasplanejadasparaseremexecutadas:

Comresponsabilidadedeexecuçãodefinidas,

Comointuitodealcançardeterminadosresultados,

dentrodeumaabrangênciadefinida,

emumprazodetempolimitado,

ecomrecursosespecíficos.

Adefiniçãodasresponsabilidadeséimportantetantoparapodernomearaspessoascomassuasdiversasfunçõesdentrodoprojeto,quantoparaconhecerasrelaçõesqueoprojetotemcomaorganizaçãoresponsáveleocomprometimentodosníveissuperiores.

Adefiniçãoderesultadospareceomaisóbvioparaqualquerprojeto.Noentanto,napráti-ca,pode-seobservarquemuitasvezesosresultadosquedevemorientarasaçõesdoprojetonãosãoclarosporquecarecemumfoco,ounãosãorealistasporquenãocorrespondemaosrecursosdisponíveis.

Aabrangênciaouoescopoprecisaestarclaroparanãoultrapassaraslimitaçõesquequal-querprojetotem,sejaemtermosdecompetênciainstitucional,sejapelacomplexidadedoem-preendimentooupelasmudançasquesepretendealcançar.

Olimitedaduraçãoéumacaracterísticabásicadeprojeto.Ofatodeeleteruminicioeumfimdefinidosfacilitaenormementeoseuplanejamento.Poroutrolado,estacaracterísticasóéumavantagemseoplanejamentoforrealista.

Umprojetodepende,comoqualqueratividade,derecursos.Pararealizarumplanejamentorealista,adimensãodestes recursos precisaserconhecida.Casocontrário,corre-seo riscodefazerumplanejamentofictício.Osrecursosincluemnãoapenasosfinanceiros,mastambémosrecursoshumanosadequados.Muitasvezes,umfatordecisivo.

E, por ultimo, um projeto geralmente tem características singulares e visa criar soluçõesnovasedesconhecidas. Istoéparticularmente importantequandosetratadeumprojetode-monstrativo,ouseja,umprojetoquepretendedemonstrarcaminhosemeiosparamelhorarasformaseeficiênciadagestãoambiental.

Ocoordenadordeveestimularecoordenaraelaboraçãodeprojetosnasentidadesempre-sariaislocaisenafederaçãoquecriemsinergiascomoprojetodaconsultoriagrupal.Paraissoeledeveacompanharoseditaiseoutraspublicaçõesdosprojetosdasprincipaisentidadesdeapoioàsmicroepequenasempresas.

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6. Principais problemas enfrentados pela coordenação

6.1. Escassez de recursos

Écomum,nosestadoscomumaeconomiapoucaexpressiva,queafederaçãonãopossuarecursosprópriossuficientesparafinanciarasatividadesnecessáriasparaoplenodesenvolvi-mentodoprojeto.

Sugestão:

OCoordenadordevelevantarpotenciaisparceiros(governo,grandesempresas,universida-des,entidadesdeapoio,bancos)quepodemseragregadosaoprojeto,apresentaraelesosbe-nefíciosgeradospelaconsultoriagrupaleconvidá-losaparticipardestainiciativa.Éimportantequeocoordenadorsetorneumbomvendedordoprojeto,quealémdemencionarosresultadosalcançadosnasempresasatendidasenasentidadesempresariais,consigatambémidentificareexpressarbenefíciosparanovospotenciaisparceiros.Estaaçãopoderásermelhordesenvolvidaapartirdoenvolvimentodadiretoria,quemedianteasuarededecontatotemacessofacilitadoasautoridades.

Ascontribuiçõesdosparceirosnãonecessariamenteprecisamenvolveratransferênciaderecursosfinanceiras,podemconsistirnaofertaderecursosmateriais,recursoshumanosedein-fra-estrutura.

6.2. Erros no processo seletivo dos consultores grupais

Percebe-seumaaltarotatividadenoquadrodosconsultoresgrupaispelodesrespeitoaumprocessoseletivoadequadoeacontrataçãodeumprofissionalquenãocorrespondeaoperfildesejado.

Sugestão:

Ocumprimentodetodasasetapasdoprocessoseletivoaumentaaschancesdesucessoparacontrataçãodoprofissional.Éimportanteoalinhamentodasexpectativasdoconsultorgru-paledaentidadeempresarial.Realismoeclarezapelaspartescriamabaseparaodesenvolvi-mentodeumarelaçãosaudáveleduradoura.

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6.3. Dificuldade em alcançar a auto-sustentação

Muitasvezesoprazoparaalcançaraauto-sustentaçãoésubestimado,criandodificulda-desnofluxodecaixa,impossibilitandoaentidadehonrarseuscompromissosjuntoaoconsultorgrupal.

Sugestão:

Ocoordenadorestadualdeveapoiaraentidadeafazerumplanorealistaparaalcançarasustentabilidadedaconsultoriagrupalcomprazosevaloresbemdefinidos.Aexperiênciade-monstrouquemodelossimplistas,comoquerelacionaonúmerodenovosassociadosàsrecei-tascommensalidade,raramenteseconcretizam.Aentidadeprecisadefinirquaissãoasfontesadicionaisquepodemseraproveitadasparaalavancarrecursos,mantereampliaraconsultoriagrupalnaentidade.Umamedidaquepodeseraproveitadaparadiminuiro impactodocustodoconsultorgrupalnafaseinicialdotrabalho,évincularpartedesuaremuneraçãoaresultadosalcançados,porexemplo,avendadetreinamentos.

6.4. Rotatividade de consultores

Percebe-se uma alta rotatividade no quadro dos consultores grupais das entidades em-presariais locais, provocado pelos seguintes fatos: insegurança na entidade, remuneração in-compatível,dificuldadesnorelacionamentocomosoutroscolaboradoreseadiretoria,efaltadeperspectivasfuturasnaentidadeempresariallocal.Geralmente,osproblemassurgemapartirdoprocessoseletivo,ondesecriaexpectativasquenãoseconcretizamnodia-a-diadodesenvolvi-mentodasatividades.Identifica-setambémacontrataçãodeprofissionaiscomperfilaquémoualémdodemandado,tornandoinsustentávelasuamanutençãonoprojeto.

Sugestão:

Éimportanteoalinhamentodasexpectativasdoconsultorgrupaledaentidadeempresa-rial.Realismoeclarezapelaspartescriamabaseparaodesenvolvimentodeumarelaçãosaudá-veleduradoura.Ocumprimentodasetapasdoprocessoseletivotambémsãodefundamentalimportânciaparaonivelamentodasinformaçõesecontrataçãodeumprofissionalcomperfileexpectativasadequadasarealidade.

6.5. Baixo comprometimento das entidades empresariais

Algumasentidadesaderemaoprojetodeconsultoriagrupalcomesperançadeobterbe-nefíciose,emseguida,nãosecomprometemcomassuascontribuiçõesparaoalcancedosresul-tados.Comoaentidadeempresariallocaléamolapropulsoradoprojetonomunicípioaausên-ciadeumaefetivaparticipaçãoserefleteemumbaixonúmerodenúcleossetoriais,naausênciaderesultadosdasempresasretardandoouimpossibilitandoasustentaçãodoprojeto.

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Sugestão:

UtilizarotermodeadesãoondeconstamosdireitoseosdeveresdasparteseaproveitaropoderdeliberativodoComitêGestorEstadualparatomarmedidascorretivase,senecessáriofor,procedercomasubstituiçãodaentidadeporoutralocalizadapreferencialmentenamesmaregião.

Odesempenhodasentidadesempresariaisdeveservircomoinsumoparaatualizaropro-cessodeseleçãodosmunicípios.

Módulo 3 – Coordenação de Consultoria Grupal

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