MS Excel Pequena revisão e alguns erros comuns. 2 TM MS Excel Aspectos Gerais Principais assuntos a...
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MS ExcelPequena revisão e alguns erros comuns
MS Excel 2 TM
Aspectos Gerais
Principais assuntos a abordar:
•Formatação•Formulas•Funções•Gráficos
Objectivo: Não ter medo dos números e saber construir correctamente gráficos.
MS Excel 3 TM
Formatação
Importante.
O sinal que diferencia a unidade da decima, depende de cada computador.
Para se saber qual é o sinal :
– virgula ou ponto
– Escreve-se dois números com os sinais
– Se o número ficar à direita da célula, o excel interpreta como numero logo esse sinal é o correcto
– Se o número ficar à esquerda da célula, o excel interpreta como texto logo esse sinal não é o correcto
Neste caso o ponto é o sinal correcto
MS Excel 4 TM
Formatação
Noção muito importante no excel o que se escreve, pode ser diferente do que se vê escrito.
O que se escreve
O que se vê
MS Excel 5 TM
Formatação
Escreve-se, sempre o mais simplificado possível, depois formata-se como se quer.
Pode-se formatar:
– Números
– Valores monetários
– Datas
– Horas
– Percentagens
– Fracções
– E podemos formatar à nossa medida
Menu Format - Cell
MS Excel 6 TM
Cuidado ao usar a percentagem:
• se escrevemos o valor primeiro ( por ex.: 35 ) e formatamos depois vamos ter 350.00% ( o valor é multiplicado por 100.
• Temos duas soluções:
• formata-se primeiro e escreve-se depois
• escreve-se com valores entre 0 e 1 e formata-se
Formatação
Criar a nossa própria formatação
• No custom
•No type – escreve-se o seguinte:
• para representar um numero pôe-se um zero
• para representar algo fixo, escreve-se entre aspas
MS Excel 7 TM
Formulas
É necessário por o sinal de = no inicio da expressão.
Para não repetir a formula em cada linha:
Pode-se clickar no canto inferior direito e arrastar, até preencher as células
necessárias
=A2+B2
=A2+B2=A3+B3=A4+B4
MS Excel 8 TM
Formulas
À alturas que se quer arrastar, mas existem células que não podem mudar
=(A2+B2)*b7=(A3+B3)*b8 =(A4+B4)*b9
=(A2+B2)*$b$7=(A3+B3)*$b$7=(A4+B4)*$b$7
Precisamos de por o $ antes da linha e do número para fixar a célula
MS Excel 9 TM
FunçõesExistem funções pré-definidas, que nos ajudam nos cálculos.
Menu Insert –Function ou no botão fx
Sum – somar
Average – Média
Count - contar
Countif – contar se
If - se
MS Excel 10 TM
FunçõesNas funções count e sum, têm-se de introduzir as células que se quer contar ou somar.
Introduz-se
a primeira célula : a última célula
Neste exemplo A3:A10
Nas funções countif e sumif, têm-se de introduzir as células que se quer contar ou somar e o Critério.
Neste exemplo está-se a contar as células de A3 até A11 que tenham um valor superior a 5
MS Excel 11 TM
Funções
Logical_teste – é a condição , neste exemplo têm-se a expressão B1>5
• Value_if_true – se for verdadeira a expressão então o resultado é igual a B1
• Value_if_false – se for falsa a expressão então o resultado é igual ao dobro de B1
A função se tem 3 argumentos:
MS Excel 12 TM
Seleccionar os dados que se quer que apareça no gráfico
Menu Insert – chart
Pode-se formatar:
• Tipo de Gráfico
• Ajustar aos eixos
• Por legendas
• Por títulos
Gráficos
Quando se quer mudar algo no gráfico, clicka-se em cima do pretendido com o botão do lado direito e aparece Format…
MS Excel 13 TM
Problemas em gráficosVersão original (errada)
Versão corrigida
Publicidade do BPI
Manipulação dos gráficos.
Problemas:
•Não existe escala
•Escala não começa no zero
MS Excel 14 TM
Problemas em gráficos
Audiências da SIC
Manipulação dos gráficos.
Problemas:
•Não existe escala
•Escala não começa no zero
Reparem na diferença que há entre 2Q e 3Q no gráfico de cima e no gráfico de baixo
MS Excel 15 TM
Problemas em gráficos
Relatório de contas da Jerónimo Martins
Manipulação dos gráficos.
Problemas:
•Ordem cronologia ao contrario, primeiro 2006 depois 2005
•Não se consegue ver as diferenças entre gráficos ( neste caso não se deve de usar o circular )
•A cor azul escura destaca-se em relação às outras ( as cores não estão bem distribuídas)
MS Excel 16 TM
Problemas em gráficos
Relatório de contas da Brisa
Problemas:
•Cores muito parecidas
• Quando por questões gráficas ( só usar uma cor , ou preto e branco ) não podemos utilizar muitas cores, usa-se padrões diferentes
MS Excel 17 TM
Problemas em gráficos
Problemas:
• Este tipo de gráfico não tem sentido, não se consegue saber se por exemplo do 1Q para o 2Q em Beja houve aumento ou diminuição.
MS Excel 18 TM
Problemas em gráficos
Problemas:
• São muitos gráficos num só.
• Compara-se unidades diferentes ( litros, Quilogramas)
MS Excel 19 TM
Problemas em gráficos
Problemas:
• Usar duplo eixo, podemos manipular para o que no interessa.
MS Excel 20 TM
Problemas em gráficos