Natal GP02 - PMO - REGHF

PROJECT OFFICE

O projeto a ser apresentado trata do

desenvolvimento da consultoria prestada pela

empresa REGHF Consultoria S.A., formada

pelos profissionais Rafael Mendonça, Elizeu

Lucena, Gilromar Lima, Haniel Oliveira e Felipe

Boaz, ao país contratante LISARB por ocasião

da consultoria em gerenciamento profissional

de portfólios e projetos e implantação de um

PMO.

BRAINSTORM

A primeira técnica aqui empregue é o

brainstorm, a ser utilizado baseado no Plano

Estratégico do país fornecido pelo presidente.

Os integrantes do governo e da REGHF se

reuniram para identificar todos os possíveis

projetos que se encaixem nos objetivos

traçados, obtendo-se o slide a seguir.

BRAINSTORM

Zoo Legal LISARB segura Rua Segura

Show de Bola Saúde Sim

Megafone Século da Paz De LISARB Para o Mundo

Essa Casa Vai Ser Minha Droga Zero

Justiça Já Encontro Cultural Ócio Criativo

Corrupção Não! Sopro de Energia

Eco Economy Congresso Aberto Meu Carro Híbrido

TV Limpa Adeus Carbono

Criança 3000 Menor Cidadão Mobiliza LISARB

Bora Conectar Minha Família Minha Vida

Viva LISARB

Tchau Analfabetismo

CATEGORIZAÇÃO

Uma vez identificados os projetos candidatos à

implementação, estes serão categorizados de

acordo com as 9 áreas presentes no Plano

Estratégico de LISARB, permitindo assim os

passos seguintes de avaliação e seleção. Isto

se faz necessário pois não há verba suficiente

para a implementação de todos eles e também

porque alguns não se mostrarão eficazes e/ou

viáveis.

CATEGORIZAÇÃO

1

Aliança p/

LISARB Mais

Justo

2 Política Cidadã 3

Educação p/

Sociedade

Conhecimento

4 Economia

Sustentável 5 Proteção Social 6

Qualidade de

Vida e

Segurança

7 Cultura e

Diversidade 8

Política

Externa p/

Século 21

9 Combate à

Corrupção

1.1 Justiça Já 2.1 Mobiliza

LISARB 3.1

Tchau

Analfabetis-mo 4.1 Adeus Carbono 5.1 Droga Zero 6.1 Ócio Criativo 7.1 TV limpa 8.1 Século da Paz 9.1

Corrupção

Não!

2.2 Megafone 3.2 Criança 3000 4.2 Meu Carro

Híbrido 5.2 Saúde Sim 6.2

LISARB

Seguro 7.2

Encontro

Cultural 8.2

De LISARB

Para o Mundo

2.3 Menor Cidadão 4.3 Sopro de

Energia 5.3

Essa Casa Vai

ser Minha 6.3 Show de Bola 7.3 Bora Conectar

2.4 Minha Familia

Minha Vida 4.4 Eco Economy 6.4 Viva LISARB

2.5 Congresso

Aberto 4.5 Zoo Legal 6.5 Rua Segura

AVALIAÇÃO E SELEÇÃO

Deste ponto em diante será aplicada uma

avaliação baseada em 6 critérios e seus

respectivos pesos, apontando assim a média

ponderada das notas obtidas de cada projeto

numa reunião com os integrantes do governo de

LISARB. Os projetos selecionados serão aqueles

que tiverem as maiores médias, separando-se no

máximo 2 projetos por categoria, a fim de não

preterirmos nenhuma delas. Isto permitirá a

melhor avaliação dos projetos selecionados no

passo seguinte à seleção.

AVALIAÇÃO E SELEÇÃO

CR

ITÉ

RIO

S

1.1

Justiça J

á

2.1

Mobili

za L

ISA

RB

2.2

Me

gafo

ne

2.3

Menor

Cid

adão

2.4

Min

ha F

am

ilia M

inha V

ida

2.5

Congre

sso A

bert

o

3.1

Tchau A

nalfabetism

o

3.2

Cri

ança 3

000

4.1

Adeus C

arb

ono

4.2

Meu C

arr

o H

ibrido

4.3

Sopro

de E

nerg

ia

4.4

Eco E

conom

y

4.5

Zoo L

egal

5.1

Dro

ga Z

ero

5.2

Saúde S

im

5.3

Essa C

asa V

ai S

er

Min

ha

6.1

Ócio

Cri

ativo

6.2

LIS

AR

B S

eguro

6.3

Show

de B

ola

6.4

Viv

a L

ISA

RB

6.5

Rua S

egura

7.1

TV

Lim

pa

7.2

Encontr

o C

ultura

l

7.3

Bora

Conecta

r

8.1

Século

da P

az

8.2

De L

ISA

RB

Para

o M

undo

9.1

Corr

upção N

ão!

ROI 1,25 0,5 1,0 1,25 1,0 0,5 1,2 1,3 2,4 2,3 2,4 2,4 2,0 1,2 1,4 1,3 1,9 0,9 0,6 0,9 1,1 1,1 0,8 2,1 0,4 2,1 2,4

CUSTO 0,6 1,0 0,9 0,8 0,7 0,8 0,9 0,8 0,6 0,7 0,8 0,8 0,7 0,9 0,7 0,8 1,0 0,8 0,9 0,8 0,7 0,9 0,7 0,8 0,9 0,7 0,8

PROMOÇÃO 0,8 1,0 0,9 0,9 0,7 0,6 1,0 1,0 1,0 0,9 0,9 1,0 1,0 0,9 0,8 0,9 1,0 0,9 1,0 0,9 0,8 0,8 0,9 0,7 0,9 1,0 1,0

RISCO 0,7 0,8 0,7 0,6 1,2 1,1 0,8 0,7 0,5 0,6 0,7 0,6 0,6 0,9 0,8 0,7 0,9 0,8 0,8 0,7 0,6 0,7 0,9 1,2 1,3 1,4 1,5

IDH 2,5 2,3 2,4 2,5 2,4 2,3 2,5 2,5 2,0 2,1 1,9 1,9 2,1 2,2 2,1 2,4 2,2 2,3 2,2 2,1 2,0 2,1 2,2 2,1 2,2 1,9 1,8

DURAÇÃO 0,8 1,2 1,3 1,3 1,1 1,4 1,5 1,4 1,2 1,1 1,3 1,2 1,2 1,4 1,3 1,2 1,3 1,4 1,2 1,1 1,0 1,2 1,0 0,9 1,3 1,0 1,2

Média Ponderada 6,7 6,8 7,2 7,4 7,1 6,7 7,9 7,7 7,7 7,7 8,0 7,9 7,6 7,5 7,1 7,3 8,3 7,1 6,7 6,5 6,2 6,8 6,5 7,8 7,0 8,1 8,7

CRITÉRIOS PESO

ROI 25% LEGENDA

CUSTO 10%

PROMOÇÃO 10% Projetos selecionados

RISCO 15%

IDH 25%

DURAÇÃO 15%

TOTAL 100%

DIAGRAMA DE BOLHAS

A técnica aplicada a seguir será o Gráfico de Bolhas,

pois permite visualizar facilmente os projetos de

maior importância. Para tanto utilizamos os dois

critérios de maior peso no processo de avaliação para

representar respectivamente os tamanhos e cores

das bolhas, ou seja, o ROI (Taxa de retorno interno) e

o IDH (Índice de Desenvolvimento Humano),

escolhidos ainda pela adequação e simplicidade de

entendimento. Utilizamos uma grade com dois eixos

principais: as esferas governamentais e as 9

categorias. O resultado será mostrado no próximo

slide.

DIAGRAMA DE BOLHAS E

sfe

ra

Global

Federal

Estadual

Municipal

1 2 3 4 5 6 7 8 9

6.2

4.3

5.3

7.3

8.1

8.2

9.1

6.1

5.1

2.2

1.1

2.3

4.4

3.2

3.1

7.1

Alto Médio Baixo

BAIXO

ALTO ROI IDH

8.1

DIAGRAMA DE BOLHAS - CONCLUSÕES

Neste ponto já somos capazes de obter algumas conclusões, como: a) algumas áreas foram pouco exploradas no brainstorm e, portanto, deveriam ser revistas; b) a inclusão de novos projetos no portfólio de LISARB por consequência poderá alterar o resultado final da análise; c) o “loop” PDCA poderá e deverá ser feito sempre que os resultados não forem satisfatórios e as 9 áreas não forem plenamente alcançadas na análise.


Obteremos finalmente uma representação

satisfatória dos projetos no gráfico de bolhas,

podendo-se balanceá-los de acordo com as

estratégias organizacionais, os objetivos

estratégicos, os critérios de gerenciamento de

portfólio, as métricas de desempenho e as

restrições de capacidade e financeira de

LISARB.


Uma vez concluídos os 7 processos de

alinhamento (identificação, categorização,

avaliação, seleção, priorização, balanceamento

e autorização) deveremos prover condições

suficientes para a implementação eficaz dos

projetos autorizados. Para tanto, necessitamos

aplicar um questionário para descobrir o nível

de maturidade de LISARB.

PESQUISA DE MATURIDADE

Foi aplicado um questionário baseado em aspectos do gerenciamento de projetos com pontuação de 1 a 5 representando, portanto, a maturidade da organização em critérios de A a N, sendo o “zero” interpretado como questão não aplicável. Quanto maior a área atingida no radar maior o nível de maturidade, em semelhança à figura ao lado.

0

1

2

3

4

5A

B

C

D

E

FG

H

I

J

N


Os critérios que apresentarem menor pontuação merecerão maior atenção e, numa classificação geral, encaixaremos a organização em um dos cinco níveis abaixo:

• Acima de 160 pontos: Nível 5

• Entre 121 e 160 pontos: Nível 4





Pela pontuação obtida (69 pontos) verificamos que trata-se de um governo com baixo nível de maturidade em projetos, ou seja, o nível 2 da escala adotada. Iremos propor um diagnóstico que contará com 5 passos, conforme a seguir: Focos de implementação;

Principais Funções que deverão ser aplicadas para o PMO a construir...

Modelos recomendados de PMO;

Quantidade de profissionais e cargos, etapas sugeridas e fatores críticos de sucesso;

Principais Indicadores / Métricas de sucesso.

DIAGNÓSTICO – FOCO DO PMO

Dentre os 7 focos de implementação,

consideramos como mais adequados o

Resource Management e o Reporting, pois as

pessoas precisam ser primeiramente treinadas

e a alta direção da organização deve

acompanhar de perto a evolução dos seus

processos. Os demais focos somente poderão

ser utilizados em momentos de maior

maturidade da organização.

DIAGNÓSTICO – FUNÇÕES DO PMO

Em consonância com o foco adotado,

sugerimos as funções Gerência de Recursos

seguido por Método e Procedimentos, pois

esses alguns recursos precisarão ser

contratados e outros treinados e

desenvolvidos; os métodos e procedimentos

deverão ser ato contínuo perpetuados dentro

da organização e perfeitamente absorvidos por

todos stakeholders e equipe.

DIAGNÓSTICO – MODELOS DO PMO

Dada a pluralidade dos projetos (multi-funcionalidade), LISARB precisa do modelo Pool de Recursos, porém com implantação em estágios devido ao seu nível de maturidade (nível 2). Desta forma sugerimos o modelo Torre de Controle combinado à Estação Meteorológica para iniciar a implantação do PMO. LISARB necessita de apoio permanente até o alcance da maturidade necessária para tocar seu portfólio de projetos.

DIAGNÓSTICO – COMO...

A quantidade de profissionais envolvidos na implantação deve ser o máximo possível, ou seja, mais de 20 profissionais. Deve haver treinamentos extensivos e até contratações para imprimir um nível melhor de conhecimento em projetos. A direção de LISARB deve participar ativamente e, portanto, a escolha de um sponsor que responda aos seus anseios é a parte nevrálgica de todo o processo. Campanhas de endomarketing são extremamente essenciais e devem ser bastante envolventes para o sucesso da implantação. O processo de mudança cultural deve ser de cima para baixo para que tenha efeito e o nível de envolvimento de todos precisa ser integral.

DIAGNÓSTICO – MÉTRICAS DE SUCESSO

As métricas a serem adotadas devem refletir com clareza a evolução dos processos ao passo que deve possuir simplicidade de obtenção condizente com o nível de maturidade da organização. Desta forma sugerimos os seguintes itens:

• Nº de profissionais treinados por trimestre;

• Quantidade de projetos implantados por ano;

• Variação máxima de orçamentos em 10%;

• Modificações de escopo em no máximo 5 itens;

• Nº projetos dentro do prazo em até 80%;

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