Capacitação e formação de multiplicadores Instrutores:

Francisco Jackson Haglay Alice Ronilson Araújo

no MPPE

MINISTÉRIO PÚBLICO DE PERNAMBUCO PROCURADORIA GERAL DE JUSTIÇA

Secretaria Geral Grupo SEI

Recife 2018

EVOLUÇÃO SEI

(Imagem modificada para atender à evolução do SEI)

VÍDEO

Vídeo explicativo e motivacional sobre o SEI. Produzido pelo TRF4.

Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=8c1RdDzpeTw.

Acesso em 23/04/2018.

AGENDA

ESPECÍFICOS

1 Introdução

2 Objetivos

4 Sistema SEI no MPPE

10 Considerações

9 Avaliação e feedback

3 Problematização

7 Lotação

8 Protocolo

5 Funcionalidades do SEI

6. Administração e apoio

1 INTRODUÇÃO

O Ministério Público é uma instituição que tem sua missão e visão direcionados para o cidadão e para a democracia, aspirações que requerem cooperação, efetividade e transparência de seus atos. Para isso, o órgão público vem se apropriando de práticas de gestão e governança no tratamento da informação. O MPPE, compartilhando dos avanços nacional e das recomendações do CNMP, aderiu ao Acordo de Cooperação Técnica na cessão de direito do uso do software SEI - Sistema Eletrônico de Informações, sistema de repercussão nacional que atinge as três esferas do Poder em proporções irreversíveis. O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN), a fim de construir uma infraestrutura pública de processos administrativos eletrônicos. É uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que aumentam a eficiência administrativa permitindo a gestão de processos e documentos em um mesmo ambiente virtual. O sistema requer uma mudança cultural e investimento institucionais e, em certa medida, integra a gestão documental, ainda carente de efetividade, em gestão eletrônica. Para isso faz-se necessário um olhar estratégico da alta Administração.

2 OBJETIVOS

2.1 GERAL

2.2 ESPECÍFICOS

Orientar e capacitar os servidores representantes das

unidades ministeriais do MPPE, a fim de consolidar um

grupo de multiplicadores no processo de

conscientização e utilização do SEI no MPPE.

- Contextualizar o Sistema SEI no âmbito nacional e no

MPPE trazendo os aspectos culturais, vantagens e

riscos. - Orientar os participantes no processo de motivação e

multiplicação do conhecimento sobre o SEI. - Treinar os participantes no uso do SEI com foco nos

processos da primeira fase da implantação.

- Criar um canal de relacionamentos entre os

multiplicadores e a equipe do SEI.

- Criar uma curadoria para análise de dúvidas e

melhoria contínua no uso e aplicação do SEI.

3 PROBLEMATIZAÇÃO

3.1 Premissas e Diretrizes

Conhecer a gestão de documento e informações

Apoio institucional

Capacitação

Alinhamento com Missão, Valores e Visão da Instituição

Cultura do sigilo e de papel

Sensibilização

3 PROBLEMATIZAÇÃO

3.2 Benefícios e Riscos

Alinhamento com Missão, Valores e Visão da Instituição

Portabilidade

Acesso remoto

Navegabilidade

Customização

Trâmite múltiplos

Controle de acesso

Eficiência na Gestão de documentos e Informações

Acesso à Informação e ao conhecimento

Transparência

3.2.1 Benefícios

Efetividade Institucional

2 PROBLEMATIZAÇÃO

2.2.2 Riscos

Alinhamento com Missão, Valores e Visão da Instituição

Diretrizes

Organizacionais

Processos

Pessoas

Implantação imediata

Falta de previsão orçamentária

Pouco apoio da alta Administração

Dificuldade na mudança cultural

Falta de equipe de apoio

Os processos estão mapeados?

Falta de clareza dos processos para SEI

Apego ao papel/rejeição à tecnologia/SEI

Pouco envolvimento

Modelo de treinamento inadequado

3 PROBLEMATIZAÇÃO

3.2.2 Riscos

Infra e Tecnologia

Gestão de Documentos

Aspectos legais

Poucos equipamentos e softwares

Falta de organização e adequação da TTD e PCD para base de referência

Falta de comunicação interna

Comunicação estratégica

Falta de normativos internos norteadores das formas inovadoras de trabalho

Não priorização do sistema

Comunicação

4 SISTEMA SEI NO MPPE

GERAL

ESPECÍFICOS

O SEI é um sistema assentado em tecnologias da informação e do conhecimento que, embora exista previsão na legislação arquivística e outras normas afins, traz uma forte mudança de paradigma na concepção da gestão de documento e informações sedimentada pela cultura do sigilo e do papel, trazendo novos elementos de recuperação e acesso à informação. Para isso, dentro de um processo colaborativo, sua estrutura foi pensada observando 4 fases, quais sejam: Planejar, Instalar, Administra e Usar.

4.1 ELEMENTOS DA TELA INICIAL

O que é

4.2 TABELA DE ASSUNTOS DO CNMP (TAXONOMIA)

O que é

https://sgt.cnmp.mp.br/consulta_publica_assuntos.php

O que é

4.3 TABELA DE ASSUNTOS

4.4 TIPOS DE PROCESSOS (Primeira fase)

O que é

4.5 TIPOS DE DOCUMENTOS (Primeira fase)

O que é

4.6 TIPOS DE FORMULÁRIOS (Primeira fase)

O que é

4.7 PORTAL DO SEI do MPPE

O que é

https://www.mppe.mp.br/novaintranet/images/sei/sei-portal.html

4.3 USAR

Funcionalidades do SEI

5 FUNCIONALIDADES DO SEI

5.1 ACESSANDO O SISTEMA

O que é

ESPECÍFICOS

5.2 TELA INICIAL

O que é

5.3 CONTROLE DE PROCESSO

O que é

5.4 TELA DE PROCESSO

O que é

ESPECÍFICOS

5.5 ABRIR DOCUMENTO

O que é

ESPECÍFICOS

5.6 ASSINATURA ELETRÔNICA

O que é

ESPECÍFICOS

5.7 TIPOS DE PROCESSOS

O que é

ESPECÍFICOS

5.8 GERAR PROCESSO

O que é

ESPECÍFICOS

5.9 GERAR DOCUMENTO

O que é

ESPECÍFICOS

5.10 EDITOR SEI

O que é

ESPECÍFICOS

5.11 ENVIAR PROCESSO

O que é

ESPECÍFICOS

5.12 ATIVIDADE 01

O que é

ESPECÍFICOS

5.13 ORGANIZAR PROCESSO

O que é

ESPECÍFICOS

5.14 PESQUISAR PROCESSO

O que é

ESPECÍFICOS

5.15 DOCUMENTO EXTERNO

O que é

ESPECÍFICOS

5.16 ATIVIDADE 02

O que é

ESPECÍFICOS

5.17 TRANSIÇÃO

O que é

ESPECÍFICOS

• Caso o processo físico tenha previsão de encerramento antes

do período de transição (6 meses a partir do lançamento),

pode-se optar pela digitalização ou não dos documento;

• Caso o processo, como, por exemplo, uma contratação, tenha

previsão de durar mais do que 6 meses, ele deve ser

digitalizado;

• Os processos físicos arquivados comportarão duas situações:

Solicitado apenas para consulta de uma área administrativa.

Neste caso, não deverá ser digitalizado, nem inserido no

SEI. Apenas, encaminhado para consulta;

Solicitado para receber nova demanda, com inserção de

novos documentos, deverá ser digitalizado e inserido no

SEI.

5.18 CONCLUSÃO DO PROCESSO

O que é • Ao finalizar a instrução de um processo, a unidade deverá realizar a

operação de conclusão do processo.

• Se uma unidade marcar a opção “Manter aberto na unidade atual”,

quando o processo houver alcançado seu objetivo, ele deverá ser

concluído em todas as unidades.

• A partir de então, a contagem de temporalidade será iniciada para

fins arquivísticos.

• A digitalização não substitui o documento ou processo original, que

deve ser preservado. A eliminação de documentos públicos (tanto

físicos quanto eletrônicos) que ser realizada com base no

estabelecido pela resolução PGJ n. 002/2015, de 05 de fevereiro de

2015, da política de Gestão de Documentos, no âmbito do Ministério

Público de Pernambuco (MPPE).

5.19 ORIENTAÇÃO DE DOCUMENTOS

O que é

• Para orientações sobre como proceder a eliminação de documentos públicos, consulte o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do MPPE ou entre em contato com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) ou com a Divisão Ministerial de Arquivo Histórico (DIMAH).

6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO

O que é

Porta de Entrada: HELP-DESK

Algumas funcionalidades da administração:

Assinaturas das Unidades

6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO

O que é

Autenticidade do documento:

https://aplicacoes.mppe.mp.br/sei/controlador_externo.php?aca

o=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0

6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO

O que é

Envio de e-mail:

6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO

O que é

Publicação de Documento:

• Tipo de documento deve ser de publicação;

• Assinar documento;

• Agendar publicação;

•Consulta da publicação :

https://aplicacoes.mppe.mp.br/sei/publicacoes/controlador_publicacoe

s.php?acao=publicacao_pesquisar&acao_origem=publicacao_pesquis

ar&id_orgao_publicacao=0

Grupos institucionais:

6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO

O que é

Acesso Externo:

Poder visualizar processos e/ou assinar documentos

Visualizar Processos

• Para permitir o acesso externo, é necessário clicar no número do

processo e selecionar o ícone

• O destinatário não precisa estar previamente cadastrado

• O destinatário receberá um e-mail que contém um link para o

processo e a informação da validade da disponibilização de acesso.

6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO

O que é

Visualizar Processos

• Esta funcionalidade exige prévio cadastro no sistema como um

“Usuário Externo”.

• Para liberar assinatura para usuário cadastrado, é necessário

selecionar o número do processo a receber a assinatura, selecionar o

documento a ser assinado na árvore de documentos e selecionar o

ícone na tela do documento.

•https://aplicacoes.mppe.mp.br/sei/controlador_externo.php?acao=us

uario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0

7 LOTAÇÃO

O que é

Problemática: -As lotações dos servidores (DEMAPE) serão base para as permissões do SEI; -As lotações atuais dos servidores são baseadas no siglário antigo (NÃO Centro de Custo) - Problema para os servidores que atuam na área fim; - Problema para lotações de membros (cargos e funções dos membros estão relacionados ao siglário antigo). Ações: - Verificar as lotações e solicitar ao demape atualização da lotação; - Atualizar a tabela de cargos. - Ajustar programas de navegação para liberar as telas do Pop UPs.

8 PROTOCOLO

O que é

-Receber, expedir, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente

o que for digitalizado, registrar, distribuir e tramitar os documentos

de origem externa recebidos pelas unidades do órgão ou entidade,

assim como o enviar ao Arquivo Geral ou especial, conforme

definição interna de cada Unidade, os documentos originais em

suporte papel, em CDs, DVDs, entre outros;

-Expedir documentos via correios quando não for possível a

expedição eletrônica;

- Caso haja violação dos documentos recebidos via ECT,

comunicar o fato à área de documentação do órgão ou entidade e

à área ou ao servidor destinatário;

O que é

9 AVALIAÇÃO E FEEDBACK

https://goo.gl/forms/mKD8lkOyZcOKd6TL2

10 CONSIDERAÇÕES

O que é O percurso para Planejar, Instalar, Administrar e Usar o SEI com eficiência e sustentabilidade requer, além do compromisso institucional, um aprimoramento das diretrizes e dos benefícios, e uma responsável atenção aos riscos. A mudança cultural necessária ao desapego do papel e à apropriação do sistema eletrônico sugere um processo de sensibilização e capacitação proporcional à memória e maturidade organizacional para a mudança. As etapas de parametrização e customização não são um fim em si, elas estão alinhadas à base de referência e ao conhecimento institucional de seus processos, documentos e informações. Enfim, a efetividade do SEI é um processo de empenho e superação institucional.

O que é

Francisco Jackson Rodrigues dos Santos Haglay Alice Nunes da Silva Ronilson de Araújo Andrade Grupo de Pesquisa SEI sei@mppe.mp.br

A equipe do SEI agradece. Obrigado!