1AS ORGANIZAES E A NECESSIDADE DE ADMINISTRAO

As organizaes so instituies que compem a sociedade moderna. Elas podem ser: organizaeslucrativas (as empresas) ou organizaes no lucrativas (exrcito, igreja, os servios pblicos, asentidades filantrpicas, etc).

A nossa sociedade moderna e industrializada se caracteriza por ser uma sociedade composta deorganizaes. O homem moderno passa a maior parte do tempo dentro de organizaes, das quaisdepende para nascer, viver, aprender, trabalhar, ganhar o seu salrio, curar suas doenas, obter todosos produtos e servios de que necessita etc.

Qualquer organizao composta de: duas ou mais pessoas, que interagem entre si, atravs derelaes recprocas, para atingir objetivos comuns.

Importncia das Organizaes

Servem sociedade: as organizaes so instituies sociais que refletem alguns valores enecessidades culturalmente aceitos.

Realizam Objetivos: as organizaes coordenam os esforos de diferentes indivduos, nospermitindo alcanar metas que, de outra forma, seriam muito mais difceis ou at mesmoimpossveis de serem atingidas.

Preservam o conhecimento: as organizaes com as universidades, museus e corporaes soessenciais porque guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilizao juntoue registrou.

Proporcionam carreiras: as organizaes proporcionam aos seus empregados uma fonte desobrevivncia.

AS EMPRESAS

Cada empresa constitui uma criao particular, pois tem as suas prprias caractersticas, seusrecursos, seus objetivos, etc.

As empresas no so autnomas nem auto-suficientes. Elas precisam ser administradas porpessoas qualificadas.

So orientadas para o lucro: Lucro (retorno financeiro que excede o custo). As empresas assumem riscos: os riscos envolvem tempo, dinheiro, recursos e esforos. As

empresas no trabalham em condio de certeza. As empresas so dirigidas por uma filosofia de negcios: Os administradores tomam decises que

se relacionam com mercados, custos, preos, concorrncia, governos, etc.

uma organizao que utiliza recursos a fim de atingir determinados objetivos. uma organizaosocial por ser uma associao de pessoas que trabalham em conjunto para a explorao de algum

negcio.(Chiavenato, 2000)

Objetivo PrincipalA produo de bens ou de servios a serem oferecidos ao mercado.

2Classificao: Segundo Chiavenato as empresas classificam-se em: Quanto a propriedade as empresa so:

- Pblica: So as empresas de propriedade do Estado. Seu objetivo prestar servios pblicosfundamentais a coletividade (saneamento bsico, segurana pblica, energia eltrica, etc) e, poresta razo quase sempre tem a finalidade no lucrativa. So criadas por lei e so deResponsabilidade do Estado. Quase sempre requerem investimentos elevados e apresentamretorno lento, sendo pouco atrativas para a iniciativa particular.

- Privada: So as empresas de propriedade particular. Seu objetivo produzir produtos ou prestarservios a fim de obter lucro suficiente para remunerar o capital investido pelos investidoresparticulares.

Quanto ao tipo de produo:- Primrias ou extrativas: So as empresas dedicadas s atividades agropecurias e extrativas

(vegetais e minerais), como as empresas agrcolas, de minerao, de perfurao e extrao depetrleo.

- Secundrias ou de transformao: So as empresas que produzem bens fsicos por meio datransformao de matrias-primas, atravs do trabalho humano com o auxlio de mquinas,ferramentas e equipamentos. o caso da indstrias, construo civil e gerao de energia.

- Tercirias ou prestadoras de servios: so empresas especializadas em servios (como ocomrcio, bancos, financeiras, empresas de comunicaes, hospitais, escolas, etc.). Seuobjetivo prestar servios para a comunidade (empresas estatais) ou para obter lucro (quandoso particulares ou privadas).

Quanto ao tamanho:- Empresas Grandes: Requerem uma estrutura organizacional composta de vrios nveis

hierrquicos de administrao e de vrios departamentos. Segundo a Caixa Econmica Federal considerada uma empresa de grande porte, aquela que possui um faturamento anual acima deR$ 35.000.000,00. So organizadas na forma de sociedades annimas de capital aberto, comaes livremente negociveis nas bolsas de valores.

- Empresas Mdias: Deve possuir um faturamento a partir de R$1.200.000,00 at R$35.000.000,00.

- Empresas Pequenas: Nas pequenas e mdias empresas, os proprietrios habitualmentedirigem seus negcios. As pequenas empresas, geralmente organizam-se na forma desociedades por cotas, com responsabilidade limitada, ou sob forma de sociedade annima.Geralmente para ser considerada uma empresa de pequeno porte seu faturamento anual deverser at R$ 1.200.000.

- Microempresas: Segundo a Lei 9.841 de 05/10/99, considera-se microempresa a pessoa jurdica que tiver receita bruta anual igual ou inferior a R$ 244.000,00. De acordo com os artigos 170 e 179 da Constituio Federal, fica assegurada s microempresas e s empresas de pequeno porte tratamento jurdico diferenciado e simplificado nos campos administrativo, tributrio, previdencirio, trabalhista, creditcio e de desenvolvimento empresarial, visando seu o funcionamento e assegurando o fortalecimento de sua participao no processo de desenvolvimento econmico social.

3 Quanto a constituio, as empresas podem ser constitudas por:- Recursos Humanos (pessoas).- Recursos No Humanos (materiais, financeiros, tecnolgicos, mercadolgicos, etc.).

Quanto a organizao, as empresas podem ser:

- Firma Individual: a empresa constituda por uma nica pessoa que exerce atividadecomercial, industrial ou da prestao de servio, respondendo ilimitadamente pelas obrigaescontradas em nome da mencionada firma. Na Firma Individual o nome comercial deve ser o deseu Titular. Havendo nome igual j registrado, este poder ser abreviado, desde que no seja oltimo sobrenome, ou ser adicionado um termo que indique a principal atividade econmicaexplorada pela empresa, como elemento diferenciador.

- Sociedade por cotas de responsabilidade limitada: O capital dividido por cotas que podemser iguais ou desiguais. A responsabilidade do scio est limitada ao valor de sua cota. Asociedade poder adotar firma social ou denominao, devendo ser sempre seguida da palavralimitada. Ex.: Gabriel & Cia. Ltda., Marcos & Souza Ltda. O nome comercial em sociedade Ltda, dever ser composto segundo uma das formasseguintes:

a) Pelos sobrenomes de todos os scios, acrescidos da expresso Limitada ou Ltda.

Ex: Scios: Jos de AlmeidaJoo BorgesMarisa CampeloNome Comercial: Almeida, Borges e Campelo Ltda.

b) Pelo sobrenome de um ou de alguns dos scios, acrescidos da expresso & CompanhiaLimitada, por extenso ou abreviadamente.

Ex: Almeida & Cia LtdaAlmeida, Borges & Cia Ltda

c) Pelo nome completo, ou abreviado, de um dos scios, acrescido da expresso & CompanhiaLimitada, por extenso, ou abreviadamente.

Ex: Jos de Almeida & Cia LtdaJ. Borges e Cia Ltda

OBS1: Nas sociedades por quotas o nome comercial no pode reunir elementos de razo social,devendo esta quando for adotada, indicar sempre a atividade principal.

Ex: Almeida Distribuidora de Bebidas Ltda

OBS2: No caso de microempresa o nome comercial tanto em Firma Individual como emSociedade Comercial, dever conter a expresso "microempresa ou ME" em seu final.

Ex: Francisco Caldas Ribeiro ME

4Almeida & Cia Ltda ME

- Sociedades Annimas: Conhecida como companhia. O capital dividido em aes, aresponsabilidade dos scios ou acionistas limitada ao valor das aes subscritas ouadquiridas. A sociedade ser designada por denominao acompanhada das expressesSociedade Annima ou Companhia por extenso ou abreviadamente.

Obs: As modalidades de constituio de uma entidade comercial so duas: a individual e a coletiva.

As sociedades podem ser:

COMERCIAIS - So formadas com o intuito de vender ou industrializar produtos. Ex.: padarias,lanchonetes, fbricas de bloco, confeces, postos de gasolina, restaurantes etc.SERVIOS - So formadas com o intuito de prestar servios. Ex.: oficinas mecnicas,copiadoras, clnicas mdicas, odontolgicas, escolas em geral etc.

Excees: Outros tipos de sociedades de caractersticas especiais como:

- Sociedade de capital e indstria- Sociedade em nome coletivo- Sociedade em comandita simplesObs.: todas em desuso porque os scios respondem de forma ilimitada.

Breve Histria das Empresas

At meados do sculo 18 as empresas desenvolveram-se com uma grande lentido. Apesar de sempreter existido o trabalho organizado e dirigido na histria da humanidade, a histria das empresas esobretudo, a histria da sua administrao, so captulo recente, que teve seu incio h bem poucotempo.A histria das empresas, conforme Chiavenato (1985) pode ser dividida em seis fases:

1. Fase Artesanal: Vai at aproximadamente o ano de 1780 quando se inicia a Revoluo industrial(a revoluo do carvo e do ferro).- Regime de produo: artesanato.- Mo-de-obra: intensiva e no-qualificada na agricultura.- Predomnio: pequenas oficinas e granjas- Trabalho: escravo- Poder: Senhores feudais- Sistema comercial: trocas locais.

2. Fase de transio do artesanato industrializao: a nascente fase da industrializao, damecanizao das oficinas e da agricultura.- Produtos destaques: carvo e o ferro- Surgimento da mquina de fiar, tear hidrulico, descaroador de algodo, mquina a vapor,

fbricas e usinas.

3. Fase do desenvolvimento industrial: Corresponde a Segunda Revoluo Industrial, entre os anosde 1860 a 1914 ( revoluo do ao e da eletricidade)

5- Avano tecnolgico.- Transformaes nos transportes (automvel e do avio) e nas comunicaes (telgrafo sem fio,

telefone e do cinema).- Substituio do ferro pelo ao e do vapor pela eletricidade e pelos derivados do petrleo.- O capitalismo industrial cede lugar ao capitalismo financeiro, surgindo grandes bancos e

instituies financeiras.- Crescimento assustador das empresas passando por um processo de desburocratizao em

face do seu tamanho.

4. Fase do gigantismo industrial- Fase entre as duas grandes guerras mundiais (1914-1945).- Uso de tecnologia para fins blicos.- Grande depresso econmica de 1929, levando a crise mundial.- Atuao das empresas em mbito internacional e multinacional.- Aplicao tcnico-cientfica e nfase em materiais petroqumicos;- Navegao de grande porte e aprimoramento do automvel e do avio.- Comunicaes amplas e rpidas como o rdio e a televiso.- Mundo complexo.

5. Fase moderna: 1945-1980- Separao entre os pases desenvolvidos (industrializados, os subdesenvolvidos (no-

industrializados) e os pases em desenvolvimento.- Surgimento do plstico, alumnio, concreto, energia nuclear e solar, computador, TV por satlite;- Predomnio do petrleo e da eletricidade.- Crise mundial, acompanhada por uma inflao e recesso, aumento da dvida externa.

6. Fase da incerteza: Aps 1980- Grandes desafios, dificuldades, ameaas, coaes, restries e toda sorte de adversidades para

as empresas.- Revoluo do computador.- Grandes mudanas e transformaes.

Apesar do fato de as empresas terem adquirido suas feies atuais a partir da Revoluo Industrial queocorreu no decorrer da Segunda metade do sculo 18, somente a partir do incio deste sculo que aadministrao comeou a receber a ateno e estudos mais profundos da parte de alguns pioneiros.Ao final da Revoluo Industrial o mundo j no era mais o mesmo. A moderna administrao surgiu emresposta a duas conseqncias provocadas por ela:q Crescimento acelerado e desorganizado das empresas, que passaram a exigir uma administrao

cientfica capaz de substituir empirismo (sistema filosfico que atribui a experincia a origem doconhecimento humano).

q Necessidade de maior eficincia e produtividade das empresas, para fazer face intensaconcorrncia e competio no mercado.

ADMINISTRAO E OUTRAS PALAVRAS

A) ADMINISTRAO

6A palavra administrao tem origem no latim e significa: administrationeAd = (direo para, tendncia, junto de) Minister = Comparativo de inferioridade, o sufixo ter(subordinao e obedincia) aquele que realiza uma funo abaixo do comando de outrem. Funo quese desenvolve sob o comando de outro, um servio que se presta a outro.

q A administrao tem como tarefa, interpretar os objetivos propostos pela empresa e transform-losem ao empresarial atravs do planejamento, organizao, direo e controle de todos os esforosrealizados, em todas as reas e em todos os nveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos.

q A administrao uma condio indispensvel para o sucesso de cada empresa.

q A administrao representa a soluo da maior parte dos problemas que afligem a humanidade nosdias de hoje. Na realidade no existem pases desenvolvidos ou subdesenvolvidos, mas pases bemou mal administrados - Peter Druck).

Segundo MORAES (2001) a tarefa da Administrao envolve a interpretao de objetivos a fim detransform-los em ao organizacional por meio do planejamento, da organizao, da direo e docontrole.

A) CONTROLE

B) GERNCIA

Do latim gerentia, de gerere, fazer. Ato de gerir.

C) GESTO Do latim gestione. Ato de gerir; gerncia; administrao.

Objeto de Estudo da Administrao

As Organizaes.

Definio de Administrao

o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforos realizados pelos membros daorganizao e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcanar os objetivos propostos(CHIAVENATO,2000).

Administrar o processo de tomar, realizar e alcanar aes que utilizam recursos para alcanarobjetivos. A principal razo para o estudo da administrao o seu impacto sobre o desempenho dasorganizaes. a forma como so administradas que torna as organizaes mais ou menos capazesde utilizar corretamente seus recursos para atingir os objetivos corretos. (MAXIMIANO, 2000, p. 26).

Administrar significa, em primeiro lugar, ao, A administrao um processo de tomar decises erealizar aes que compreende quatro processos principais interligados: planejamento, organizao,execuo e controle.

7Objetivo da AdministraoProporcionar eficincia e eficcia s empresas. A eficincia refere-se aos meios: mtodos, processos,regras e regulamentos sobre como as coisas devem ser feitas na empresa, a fim de que os recursossejam adequadamente utilizados. A eficcia refere-se aos fins: objetivos e resultados a seremalcanados pela empresa.

Qual o IDEAL? Tanto a eficincia como a eficcia so importantes. De nada vale a eficincia (fazer bem) se a eficcia (alcanar os objetivos e obter resultados) no for

alcanada.

EFICINCIASegundo MAXIMIANO (2000) a eficincia de um sistema depende de como seus recursos soutilizados. Eficincia significa:

Realizar atividades ou tarefas de maneira certa. Realizar tarefas de maneira inteligente, com o mnimo de esforo e com o melhor

aproveitamento possvel dos recursos.

O princpio geral da eficincia o da relao entre esforo e resultado. Quanto menor o esforonecessrio para produzir um resultado, mais eficiente o processo. Para analisar a eficincia de umsistema (ou processo), deve-se considerar inicialmente, de forma isolada, dois critrios: produtividade equalidade.

a) Produtividade: definida como a relao entre os recursos utilizados e os resultados obtidos(ou produo). Todo o sistema tem um ndice de produtividade, que se verifica com a contagemda quantidade produzida por unidade de recursos. Ento produtividade a relao entreresultados obtidos e recursos utilizados. Ex.: Quantidade de produtos por trabalhador, alunospor professor, vendas por metro quadrado. De forma geral, quanto mais elevada a quantidadede resultados obtidos com a mesma unidade de recursos, mais produtivo o sistema . Aprodutividade pode aumentar porque a produo aumenta e, ao mesmo tempo, porque diminui ovolume de recursos empregados.

b) Qualidade: no contexto do estudo da eficincia, a qualidade representa a coincidncia entre oproduto ou servio e sua qualidade planejada. Quanto mais alto o nmero de itens aproveitveisem relao ao total de itens produzidos, mais qualidade (e eficincia) o sistema tem. Falta deconformidade, ou falta de qualidade, significa que o produto ou servio precisa ser refeito. Oudescartado, se for impossvel consert-lo. A falta de qualidade acarreta os custo da noqualidade, como os seguintes: reclamaes e perda de clientes; projeo de imagem pblicacomprometedora; reposies e consertos que devem ser efetuados sem custo para o cliente, seo produto estiver no perodo de garantia, etc.

EFICCIAAinda de acordo com MAXIMIANO (2000) eficcia a relao entre resultados e objetivos. No adiantamuito produzir resultados de maneira eficiente, se no forem os resultados corretos. A diferena entreeficincia e eficcia pode ser ilustrada pela histria das duas principais empresas automobilstica domundo: Ford e General Motors. Embora Henry Ford fosse um mestre da eficincia, foi a GM que se

8transformou na maior e mais bem-sucedida empresa do ramo. Esse desempenho o resultado de suaorientao para o mercado e no apenas para o processo produtivo. Enquanto a Ford tinha umaestratgia de fazer eficientemente o mesmo carro, a GM orientou-se para fazer um carro para cada tipode cliente. Portanto eficcia significa:

Grau de coincidncia dos resultados em relao aos objetivos; Capacidade de um sistema, processo, produto ou servio de resolver um problema; Fazer as coisas certas; Sobrevivncia.

Para avaliar o grau de eficcia de um sistema, necessrio saber quais so os objetivos e quais osresultados de fato alcanados. Ex.: H vrias empresas que querem vender seus automveis,sabonetes e computadores. A mais eficaz aquela que consegue transformar um grande nmero depessoas em seus clientes, obter lucro e sobreviver com isso.

CompetitividadeAs empresas tm natureza competitiva elas concorrem entre si, disputando a preferncia dos mesmosclientes e consumidores. O sucesso de uma pode significar o fracasso de outra. Para seremcompetitivas, as empresas precisam ter desempenho melhor que outras que disputam os mesmosclientes. Uma empresa competitiva quando tem alguma vantagem sobre os seus concorrentes, que afaz ser preferida pelos clientes ou mais apta em alguma forma de relacionamento com o ambiente.So inmeras vantagens competitivas que uma empresa pode ter. As mais importantes so: qualidade,custo baixo, velocidade, inovao e flexibilidade. Alcanar essas vantagens depende do entendimento eda correta aplicao dos conceitos de eficincia e eficcia.

Funo da Administrao

1. Desempenho Econmico:Segundo DRUCKER, (1981) em cada deciso e medida que tomar, a administrao deve colocar odesempenho econmico em primeiro lugar. Ela s pode justificar sua existncia e sua autoridademediante os resultados econmicos que produzir. Mesmo que haja grandes resultados no-econmicos a felicidade dos membros da empresa, uma contribuio ao bem-estar ou cultura da comunidade,etc -, a administrao ter fracassado se no houver obtido resultados econmicos. Ter fracassado seno fornecer os bens e servios desejados pelo consumidor a um preo que esteja disposto a pagar.Ter fracassado se no melhorar, ou ao menos mantiver, a capacidade geradora de riquezas dosrecursos econmicos que lhe foram confiados.

2. Administrar administradores:Para haver desempenho econmico preciso antes haver uma empresa. A segunda funo daadministrao portanto, transformar recursos humanos e materiais numa empresa produtiva. administrar administradores.

Eficcia = Resultados Objetivos

9Uma empresa deve ser capaz de produzir mais e melhor que os recursos que a compem. Deveconstituir uma entidade genuna: maior ou no mnimo diferente que a soma das suas partes, cujaproduo maior que a soma de todos os insumos. A organizao dos administradores e de suasfunes o que queremos dizer, falamos de liderana e do esprito de uma firma. Se uma empresaapresenta um desempenho medocre, ns contratamos um novo presidente e no novos trabalhadores.Logo, administrar administradores consiste em tornar os recursos produtivos, transformando-os numempreendimento. E a administrao algo to complexo, com tantas facetas, mesmo nas menoresempresas, que a administrao de administradores inevitavelmente no s uma tarefa vital, mastambm enormemente complexa.

3. Administrao do trabalho e do trabalhador:A ltima funo da administrao administrar o trabalho e os trabalhadores. O trabalho tem que serexecutado; o recurso existente para sua execuo so os trabalhadores variando desde osabsolutamente no-especializados at os artistas, dos serventes de pedreiros aos vice-presidentesexecutivos. Isto significa organizar o trabalho de modo a torn-lo o mais adequado possvel a sereshumanos e organizar pessoas de modo a faze-las trabalhar da maneira mais produtiva e eficazpossvel. Significa considerar os seres humanos como dotados de habilidades e limitaes, comotambm considera-los com seres humanos, dotados de personalidade, cidadania, capacidade detrabalhar pouco ou muito, bem ou mal, e que portanto, precisam de motivao, participao,satisfaes, incentivos e recompensas, liderana, status e funo definida.

O tempo um outro fator fundamental em todo o problema, em toda deciso, em toda a aoadministrativa. A administrao deve sempre considerar tanto o presente como o futuro a longo prazo.No se resolve um problema administrativo se lucros imediatos so conseguidos s custas dalucratividade a longo prazo, ou mesmo s custas da prpria sobrevivncia da empresa.

Princpios Gerais da Administrao

A Administrao no uma cincia exata. Ela no pode basear-se em leis rgidas. Ela precisa basear-se em princpio gerais e flexveis capazes de serem aplicados a situaes diferentes. Os princpios socondies ou normas dentro das quais o trabalho administrativo deve ser aplicado e desenvolvido.

Os mais importantes princpios gerais de administrao so os seguintes:

a) Princpio da Diviso do Trabalho e da Especializao: Todo o trabalho deve ser dividido a fim depermitir a especializao das pessoas em alguma atividade.

b) Princpio da Autoridade e Responsabilidade: Deve haver uma linha de autoridade eresponsabilidade claramente definida, conhecida e reconhecida por todos.

c) Princpio da Hierarquia ou Cadeia Escalar: Quanto maior a empresa, maior o nmero de nveishierrquicos.

d) Princpio da Unidade de Comando: Cada pessoa deve subordinar-se a um e somente a um nicosuperior.

e) Princpio da Amplitude Administrativa: Refere-se a quantidade de funcionrios que um chefe deveter.

f) Princpio da Definio: Definio prvia por escrito da autoridade e da responsabilidade, deveres,relaes ou rgos, bem como devem ser devidamente comunicados.

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O PROFISSIONAL DE ADMINISTRAO: O ADMINISTRADOR

o elemento dinmico e vital de toda e qualquer organizao. Se a sua liderana, os recursos deproduo permanecem recursos e nunca se tornam produo. Sobretudo numa economia competitiva,so o calibre e a qualidade da atuao dos administradores que determinam o sucesso, ou mesmo asobrevivncia, de uma empresa. Pois o calibre e a qualidade da atuao de seus administradoresconstituem a nica vantagem efetiva de uma organizao dentro de uma economia competitiva(DRUCKER, 1981).

a pessoa que gerencia, dirige uma organizao, faz com que ela seja bem-sucedida em alcanarseus objetivos.

q Soluciona problemas;q Dimensiona recursos;q Desenvolve estratgias;q Efetua diagnsticos de situaes;q Toma decises embasadas em fatos concretos.

O conhecimento tecnolgico da administrao importantssimo, bsico e indispensvel, mas dependeda personalidade e do modo de agir do administrador, ou seja de suas habilidades.

Atividades dos Gerentes

Tomar decises e resolver problemas; Processar informaes: ler correspondncias, as notcias de economia e finanas, os resumos

providenciados pela empresa, os relatrios de atividades dos funcionrios, escrever relatriospara apresentar aos superiores.

Representar a empresa; Administrar pessoas: selecionar novos funcionrios, resolver conflitos e tomar decises sobre

demisses e admisses; Cuidar da prpria carreira: estudar, adquirir novas habilidades e informaes, procurar

estabelecer e manter relaes com pessoas importantes da empresa, manter-se atualizado comas inovaes.

Competncias Gerenciais

Segundo MAXIMIANO (2000, p. 41-44) Competncias so as qualificaes que uma pessoa deve terpara ocupar um cargo e desempenha-lo eficazmente.As competncias especficas que so necessrias para ocupar um cargo de gerente dependem do nvelhierrquico, das tarefas do gerente, do tipo de organizao e de outros fatores. De forma geral, ascompetncias gerenciais so classificadas em trs categorias: conhecimentos, habilidades e atitudes.

a) Conhecimentos: os conhecimentos incluem todas as tcnicas e informaes que o gerentedomina e que so necessrias para o desempenho de seu cargo. O principal tipo deconhecimento a competncia tcnica sobre o assunto administrado. Alm da competnciatcnica, outros conhecimentos importantes para um gerente abrangem conceitos sobre ocomportamento humano e sobre tcnicas de administrao.

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b) Habilidades: Robert L. Katz dividiu as habilidades gerenciais em trs categorias: HabilidadeTcnica, Humana e Conceitual.

Para um administrador executar eficazmente um processo administrativo so necessrios pelo menostrs habilidades: Habilidade Tcnica: consiste em utilizar conhecimentos, mtodos, tcnicas e equipamentos

necessrios para a realizao de suas tarefas especficas; Relaciona-se com a atividade especficado gerente.

Habilidade Humana: consiste na capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas,compreender suas atitudes e motivaes e aplicar uma liderana eficaz.

Habilidade Conceitual: consiste em compreender as complexidades da organizao global e oajustamento do comportamento da pessoa dentro da organizao.

c) Atitudes: so competncias que permitem s pessoas interpretar e julgar a realidade e a siprprios. As atitudes formam a base das opinies segundo as quais outras pessoas e os fatos,as idias e os objetos so vistos, interpretados e avaliados. As atitudes esto na base dasdoutrinas administrativas e da cultura organizacional. As atitudes referem-se ainda prpriapessoa e a outros aspectos de seu ambiente, como seu trabalho ou seu cargo. H pessoas queencaram de maneira positiva a possibilidade de ocupar um cargo gerencial. Este tipo de atitudedeve ser determinante na escolha de pessoas para ocuparem tais posies, porque suaprobabilidade de sucesso maior do que aqueles que no enxergam atrativos na carreiragerencial.

Seleo de Pessoal

Definio de Seleo

a escolha da pessoa certa para o cargo certo, ou seja, entre os candidatos recrutados aqueles maisadequados aos cargos existentes na empresa, visando manter ou aumentar a eficincia e desempenhodo pessoal (Chiavenato, 1999). A seleo visa solucionar dois problemas bsicos:

Adequao da pessoa ao cargo; e Eficincia da pessoa no cargo.

Necessidade de Seleo:

tendem a ter muita gente com salrios baixos. Devemos sempre prestigiar os profissionais daempresa sem deixarmos de introduzir novos profissionais.

Papel do Selecionador de Pessoal

Possui um papel de assessoramento, cuja caracterstica a de oferecer um instrumental para que orequisitante possa melhor decidir entre os candidatos recrutados aqueles que tenham maioresprobabilidades de ajustar-se ao cargo vago.

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Objetivos Bsicos da Seleo

Escolher e classificar os candidatos adequados s necessidades da organizao. Diagnosticar a efetiva necessidade da contratao do novo colaborador. Avaliar se a prata da casa no pode suprir a vaga em aberto. Planejar, de modo srio e profundo, qual o processo seletivo mais adequado, qual tcnica seletiva

mais apropriada, como entrevistar com qualidade, sabendo ouvir, perguntar e concluir.

Vantagens de uma Boa Seleo de Pessoal

Aumento da produtividade. Maiores chances de oferecer a sua clientela um servio de primeira. Realizao de bons negcios com seus fornecedores. Diminuio do turnover (rotatividade de pessoal). Eliminao dos gastos em indenizaes e novos processos de seleo.

Processos da Seleo

1. Seleo como processo de comparao De um lado os requisitos do cargo a ser preenchido (descrio e anlise de cargos) = X De outro lado o perfil das caractersticas dos candidatos que se apresentam para disput-lo

(aplicao das tcnicas de seleo) = Y

X > Y = candidato no atinge as condies ideais para ocupar determinado cargo. X = Y = candidato atinge e aprovado.

X < Y = candidato superdotado para aquele cargo.

Ideal: faixa de aceitao admitindo uma certa flexibilidade a mais ou a menos.

A seleo uma responsabilidade de linha e funo de staff, onde o rgo de RH presta assessoriaaplicando provas e testes, enquanto o gerente de linha toma as decises a respeito dos candidatos.

2. Seleo como processo de deciso e escolha: acontece aps a comparao entre ascaractersticas exigidas pelo cargo e as caractersticas oferecidas pelos candidatos e vrios desteapresentem condies aproximadamente equivalentes para serem indicados para ocupar o cargovago. O rgo de RH apenas pode prestar o servio especializado, aplicar as tcnicas de seleo erecomendar aqueles candidatos que julgar mais adequados ao cargo.

3. Modelo de colocao, seleo e classificao de candidato: acontece quando s existe umcandidato para uma vaga; ou quando existe vrios candidatos para uma vaga; ou ainda vrioscandidatos para vrias vagas, respectivamente.

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Identificao das Caractersticas Pessoais do Candidato

Exige sensibilidade; Requer razovel conhecimento da natureza humana e das repercusses que a tarefa impe

pessoa que ir execut-la.

1. Execuo da tarefa em si: a tarefa exige certas caractersticas humanas ou aptides: atenoconcentrada ou aptido para detalhes, viso ampla, aptido numrica, verbal e auditiva.

2. Interdependncia com outras tarefas: a tarefa executada depende de outras tarefas, exigindoaptides: ateno dispersa e abrangente, facilidade de coordenao, resistncia a frustrao e aconflitos.

3. Interdependncia com outras tarefas: a tarefa executada exige contatos com pessoas: colaborao,cooperao, trabalho em equipe, iniciativa, liderana de pessoas, comunicao, etc.

Bases Para a Seleo de Pessoas

1. Informaes sobre o cargo:

Descrio e anlise do cargo: levantamento do contedo do cargo e dos requisitos que o cargoexige de seu ocupante.

Tcnica de Incidentes crticos: baseia-se no arbtrio do gerente ou de sua equipe, apontando ascaractersticas desejveis e indesejveis do futuro ocupante de acordo com fatos queproduziram um bom ou mau desempenho e que devem ser investigadas no processo seletivo.

Requisio de Pessoal: uma ordem de servio que o gerente emite para solicitar uma pessoapara ocupar um cargo vacante, onde devem ser anotados os requisitos e caractersticasdesejveis do futuro.

Anlise do cargo no mercado: quando a organizao no dispe sobre os requisitos ecaractersticas dos cargos a ser preenchidos por se tratar de algo novo.

Hiptese de trabalho: Caso nenhuma das alternativas possa ser utilizada. Previso aproximadado contedo do cargo e de sua exigibilidade em relao ao ocupante. Trata-se de estabelecerhipteses ou idias antecipadas a respeito do cargo a ser preenchido.

Mtodos de Apropriao de Custos

Existem diversos mtodos de apropriao de custos e cada um emprega critrios diferentes.Cada um desses mtodos possui campos de aplicao especficos, podendo-se dizer que um nosubstitui o outro, mas se complementam. Veremos mais adiante, os dois principais mtodos de custeio,que so: o Custeio por Absoro e o Custeio Varivel:

Custeio por Absoro: o mtodo de custeio que consiste em atribuir aos produtos fabricadostodos os custos de produo, quer de forma direta ou indireta (rateios). Assim, todos os custos, sejameles fixos ou variveis, so absorvidos pelos produtos. o mtodo utilizado para custear os estoques,cujos saldos constam do Balano Patrimonial, e determina o Custo dos Produtos Vendidos, constanteda Demonstrao de Resultado do Exerccio.

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Custeio Varivel: o mtodo que considera que os produtos devem receber somente os custosque causam ao serem fabricados (ocasionam variao por unidade produzida). Nesse caso, os custosa serem apropriados aos produtos so somente os variveis. Os custos fixos so tratados como custodo perodo, indo diretamente para o resultado, como despesas.

Objetivos da Contabilidade de Custos

Os custos so determinados a fim de atingir os seguintes objetivos: determinao do lucro,controle das operaes e tomada de decises.

Para que esses objetivos sejam atingidos, as empresasse valem dos mtodos de custeioestruturados a fim de serem alimentados de informaes coletadas internamente. Essas informaesfluem de todas as reas: almoxarifado, recursos humanos, vendas, produo, etc., devendo estarregistradas em relatrios que abastecem o sistema para, proporcionar os resultados pretendidos. Paraisso, as fontes de informaes devem prezar pela qualidade, sob pena de os resultados no atingiremos objetivos propostos.

Alm desses objetivos, as informaes geradas pela contabilidade de custos atendem:a) determinao dos custos dos insumos aplicados na produo;b) determinao dos custos das diversas reas que compem uma organizao;c) reduo dos custos dos insumos aplicados na produo ou diversas reas que compem uma

organizao;d) ao controle das operaes e das atividades;e) administrao, auxiliando-a para tomar decises ou resolver problemas especiais;f) reduo de desperdcios de materiais, tempo ocioso, etc.;g) elaborao de oramentos.

A contabilidade de custos tambm auxilia na soluo de problemas relacionados:a) ao preo de venda;b) contribuio de cada produto ou linha de produtos para o lucro da empresa;c) ao preo mnimo de determinado produto em situaes especiais;d) ao nvel mnimo de atividade em que o negcio passa a ser vivel;e) a outros problemas especiais.

Significado de Custos e Despesas

Uma industria incorre diariamente em uma srie de gastos para realizar suas atividadesadministrativas, de vendas e fabris, tais como compras de matrias-primas para seus produtos,compras de materiais de escritrio, pagamento de taxas e impostos, manutenes, folha depagamentos, etc.

No entanto, nem sempre esses gastos so considerados Custos.Para atender esse situao, observamos a estrutura de uma DRE (Demonstrao de Resultado

do Exerccio):

Receitas de Vendas......................................... R$(-) Custos dos Produtos Vendidos.................. (R$)(=) Lucro Bruto............................................... R$(-) Despesas Operacionais.............................. (R$)

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(=) Lucro Operacional.................................... R$

Observa-se que Custos e Despesas so demonstrados separadamente. H a deduo do Custodos Produtos Vendidos das Receitas de Vendas e a deduo das Despesas do Lucro Bruto.

Assim, entre os gastos de uma empresa, vamos encontrar os Custos e as Despesas.Os Custos correspondem aos gastos relativos a obteno dos produtos, e as

Despesas.correspondem aos gastos relacionados com a administrao e com a gerao das receitas.Para tornar mais fcil o entendimento da origem dos custos e das despesas, vamos utilizar um

organograma, agrupando os departamentos de uma empresa em trs divises: Fbrica, Administraoe Vendas.

Fbrica: engloba todos os departamentos de apoio produo: almoxarifado, engenharia defbrica, planejamento e controle da produo, etc., e os departamentos de produo: usinagem,montagem, pintura, etc.

Administrao: engloba todos os departamentos administrativos: recursos humanos, centro deprocessamento de dados, contabilidade, organizao, finanas, etc.

Vendas: engloba todos os departamentos relacionados com atividade comercial: servio deatendimento ao cliente, vendas, representantes, propaganda, etc.

Desta maneira, a empresa poderia assim ser representada:Fbrica, nesta diviso da empresa ocorrem os CUSTOS.Administrao e Vendas, nestas divises da empresa ocorrem as DESPESAS.

Na Demonstrao de Resultado, as despesas correspondem quelas incorridas nas divises deAdministrao e de Vendas, durante o exerccio.

J o Custo dos Produtos Vendidos, so aqueles incorridos na diviso fabril, correspondente quantidade que foi vendida, isto porque nem toda a produo de um perodo pode ter sido vendida, eassim ter sido estocada para venda em outro perodo.

Terminologia aplicada em Custeio

Para facilitar o entendimento da sistemtica de apurao de custos necessrio compreender osignificado dos principais termos utilizados. Sendo Gasto, Custo, Despesa e Investimento os termosmais importantes para a Contabilidade de Custo, no que diz respeito classificao dos referidosvalores a cada um deles incumbidos.

Gasto: Vamos entender por gasto o compromisso financeiro assumido por uma empresa naaquisio de bens ou servios. Podendo o gasto ser definido como gasto de investimento,quando o bem ou servio for utilizado em vrios processos produtivos, e como gastos deconsumo, quando o bem ou servio for consumido no momento mesmo da produo ou doservio que a empresa realizar. Dependendo da destinao do gasto de consumo, ele poderconverter-se em custo ou despesa.

Custo: So os gastos, no investimentos, necessrios para fabricar os produtos da empresa.So os gastos efetuados pela empresa que faro nascer os seus produtos. Portanto, podemosdizer que os custos so os gastos relacionados aos produtos, posteriormente ativados quandoos produtos objeto desses gastos forem gerados. De modo geral so os gastos ligados reaindustrial da empresa.

Despesa: Bem ou servio consumidos direta ou indiretamente para a obteno de receitas.

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Investimento: So todos os bens e direitos registrados no ativo das empresas para baixa emfuno de venda, amortizao, consumo, desaparecimento, perecimento ou desvalorizao.Assim , quando se comparam materiais, realiza-se um investimento em estoque. O consumo nafabricao de um produto ou na realizao de um servio gera um custo, assim como oconsumo nas divises administrativas ou de vendas gera uma despesa. Do mesmo modo, aaquisio de uma mquina gera um investimento no imobilizado. Pela depreciao teremos umcusto ou despesa.

Exemplificando, consideramos a compra de uma matria-prima. A compra em si (a vista ou aprazo) um gasto. Ao abastecer o estoque de matria-prima, temos um investimento (pois o materialficar estocado at que seja requisitado para consumo, isto , aplicado na produo de um bem). Aorequisita-lo do estoque e aplic-lo na produo, temos a ocorrncia do custo. Ao concluir o produto eestoca-lo para venda, temos novamente um investimento no estoque (estoque de produtos acabados).Para realizar a venda do produto, os gastos incorridos sero considerados despesas, como tambm osgastos incorridos na administrao da empresa.

Assim, os custos so a parcela do gasto ligado produo, como mo-de-obra da rea fabril (amo-de-obra compreende qualquer funcionrio de uma empresa que trabalhe no processo defabricao ou em funes administrativas da diviso fabril. O custo da mo-de-obra corresponde somatria dos gastos com salrios e encargos sociais), matria-prima (a matria-prima compreende osmateriais usados no processo de fabricao, transformados em produtos), aluguis de prdios dafbrica, depreciao de mquinas e instalaes fabris, energia eltrica consumida na fbrica, etc.Despesa a parcela do gasto no ligado produo, como mo-de-obra dos departamentos deadministrao e de vendas, comisses de vendedores, aluguis de escritrios, depreciao de mveis eutenslios, manuteno e depreciao dos prdios administrativos, etc.

Classificao dos Custos

Os Custos so classificados de vrias formas para atender s diversas finalidades para as quaisso apurados. As duas classificaes bsicas compreendem aquelas que permitem determinar o custode cada produto fabricado e o seu comportamento em diferentes nveis de produo em que umaempresa possa operar.

a) Quanto aos produtos fabricados: para alocar os custos aos produtos, eles so classificados emCustos Diretos e Indiretos.

b) Quanto ao comportamento em diferentes nveis de produo: para determinar os custos devrios nveis de produo, eles se classificam em Custos Fixos e Custos Variveis.

Custos Diretos e Custos Indiretos

Como vimos anteriormente, todos os gastos ocorridos na diviso fabril so classificados comocustos. Assim, matria-prima, mo-de-obra, energia eltrica, depreciao, etc., e at mesmo ocafezinho e o material de higiene e limpeza consumido pela diviso fabril constituem custos. E, como oscustos so apropriados aos produtos, necessrio estabelecer critrios para isto. A separao destescustos em diretos e indiretos vem ao encontro dessa necessidade.

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A regra bsica para essa classificao a seguinte: se for possvel identificar a quantidade doelemento de custo aplicada no produto, o custo ser direto. Se no for possvel identificar a quantidadeaplicada no produto, o custo ser indireto.

Os ternos Direto e Indireto so empregados com os seguintes sentidos:a) Direto: que a apropriao de um custo ao produto se d pelo que efetivamente ele consumiu. No

caso da matria-prima, pela quantidade que foi efetivamente consumida e, no caso da matria-prima, pela quantidade que foi efetivamente consumida e, no caso da mo-de-obra direta, pelaquantidade de horas que foi efetivamente utilizada.

Indiretos: que a apropriao de um custo ao produto ocorre por intermdio de rateio. Neste caso, orateio descaracteriza a apropriao como direta.

Para entender o que significa direto e indireto, suponha que um grupo de amigos resolva fazeruma comemorao qualquer em um restaurante. Todos se sentam mesa e os pedidos so feitos. Aotrmino da confraternizao h de ser feito um rateio do valor gasto entre os presentes. Para isso,pode-se usar como base de rateio o nmero de pessoas presentes (em que cada um contribuir com omesmo valor) ou outra base qualquer, como ratear proporcionalmente ao peso de cada um dospresentes, ou ratear pela idade e assim por diante. Caracteriza-se, dessa forma, a distribuio do valorgasto aos presentes de forma indireta, a base de rateio acordada procura refletir o que cada um deveter consumido.

Por outro lado, se cada um dos presentes sentasse em mesas diferentes e fossem, a cada umdeles, identificados os seus gastos, estes seriam diretos.

Assim, podemos dizer que: Custos Diretos: so aqueles apropriados aos produtos conforme o consumo realizado.

So exemplos clssicos de custos diretos, a matria-prima (a matria-prima classificadacomo custo direto corresponde aos materiais cujo consumo podemos quantificar noproduto. Se no for possvel a identificao da quantidade aplicada no produto, passa aser um elemento de custo indireto. Por exemplo: os parafusos aplicados em uma carteiraescolar sero custos diretos. J a tinta ou a solda consumida, na cadeira, pelo fato deno se obter o consumo por unidade de produto fabricado, sero consideradas custoindireto) e mo-de-obra direta (a mo-de-obra direta compreende aos funcionrios queatuam diretamente no produto, e cujo tempo gasto possa ser identificado, isto ,apontado no produto). Se outro elemento de custo tiver a medio do consumo noproduto, o custo tambm ser considerado como custo direto, por exemplo, a energiaeltrica. Caso haja aparelhos medidores de consumo de energia nas mquinas e sehouver o seu controle, este custo tambm ser direto.

Custos indiretos: so aqueles apropriados aos produtos em funo de uma base derateio ou algum critrio de alocao. Essa base de rateio deve guardar uma relaoprxima entre o custo indireto e o objeto de custeio, evitando causar distores noresultado final. So empregados como bases de rateio: horas apontadas de mo-de-obra, horas de mquinas utilizadas na fabricao dos produtos, quilos de matria-primaconsumida. Exemplo: custo de energia eltrica, o rateio pode ser feito proporcionalmentes horas de mquinas utilizadas, considerando que o consumo de energia tenha umarelao de causa e efeito muito prxima dessas horas.

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Custos Fixos e Custos Variveis

Para estudo do comportamento dos custos, as mesmas contas que antes foram classificadas emcustos diretos e indiretos sero agora classificadas em custos fixos e custos variveis. Essaclassificao ocorre em funo do comportamento dos elementos de custos em relao s mudanasque possam ocorrer no volume de produo. A idia a seguinte: a um certo nvel de produo incorre-se em um montante de custos. Se este nvel de produo aumentar ou diminuir, o consumo de algunselementos acompanhar esta oscilao para mais ou para menos, e outros no.

Veja o que pode acontecer quando algum resolve montar uma fbrica com capacidade paraprocessar mensalmente 10.000 kg de matria-prima na fabricao de seu produto. Primeiramente seinstala uma estrutura capaz de suportar esse volume de produo. Essa estrutura provoca a ocorrnciade certos elementos de custos, tais como aluguel do prdio onde a empresa ser instalada, depreciaode mquinas e equipamentos, funcionrios etc. Nada produzido ou tendo sua produo entre 0 a 10.000kg, estes custos sero os mesmos. So chamados custos fixos, isto , ocorrem de qualquer maneira,pois sero eles que suportaro a estrutura da empresa. Quando a empresa produzir a primeira unidadede seu produto, passar a consumir matria-prima, energia eltrica e outros custos decorrentes do atode produzir. Esses sero os custos variveis, cujos consumos sero maiores ou menores conforme ovolume de produo. Eles ocorrem somente se houver produo.

Para classificar um custo como fixo ou varivel preciso verificar como ele reage a alteraesno volume de produo. Se o volume se alterar e o custo tambm, ele ser varivel, do contrrio, serfixo.

Assim, podemos dizer que: Custos Fixos: so aqueles decorrentes da estrutura produtiva instalada da empresa, que

independem da quantidade que venha a ser produzida dentro do limite da capacidadeinstalada.

No exemplo citado, produzido entre 0 a 10.000 kg do produto, os custos fixos ocorrero namesma intensidade.

Alm de classificar os custos em fixos e variveis, h duas outras classificaes, chamadas deCustos Semivariveis e Custos Semifixos.

Custos Semivariveis: so aqueles que possuem em seu valor uma parcela fixa e outravarivel. Isto , tm um comportamento de custo fixo at certo momento e depois secomportam como custo varivel. Esse caso ocorre com um elemento de custo que fazparte da estrutura da empresa (custo fixo) o qual, a partir de um certo volume deproduo, passa a ter seu custo aumentado (comportamento de custo varivel). Temos,como exemplo, a energia eltrica e a gua. Se no houver utilizao desses insumos ouse o consumo ficar abaixo de um mnimo estipulado pela companhia de energia eltrica ede gua, paga-se uma taxa fixa (custo fixo). Conforme a utilizao desses elementoscresce, o valor da conta se eleva (custo varivel).

Custos Semifixos: so aqueles elementos de custos classificados de fixos que se alteramem decorrncia de uma mudana na capacidade de produo instalada. No exemploutilizado para os custos fixos, tendo a produo localizada entre 0 e 10.000kg do produto,esses custos ocorrero na mesma intensidade. Caso haja crescimento do negcio, e se

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decide expandir a capacidade, passando para 15.000kg, poder haver a necessidade dealugar mais outro galpo, adquirir novas mquinas, contratar novos funcionrios etc. Oscustos fixos agora nessa nova capacidade sero maiores. Se ocorrer um outro aumentoda capacidade, o processo se repete. Como se v, os custos fixos crescem empatamares. O oposto tambm ocorre, ou seja, reduzindo a capacidade de produo, taiscustos sero reduzidos nos mesmos patamares.

Outras Classificaes de Custos

Custos de Transformao: correspondem aos custos incorridos para transformar a matria-primaem produto. Compreendem os custos com a mo-de-obra direta e os custos indiretos defabricao. Os custos de transformao so chamados tambm de custos de converso.

Custos Primrios: correspondem aos custos de matria-prima e de mo-de-obra direta.

Custos de Produo: correspondem aos custos de matria-prima e de mo-de-obra direta ecustos indiretos.

Bases para o Conhecimento de Custos

Os custos devem refletir a empresa. So reflexos de atitudes, comportamentos,estruturas e modos de operar. Quanto mais estruturada for uma empresa, melhores sero osresultados encontrados. Quanto menos informaes estiverem disponveis, ou se a qualidadedessas informaes no for das melhores, os resultados encontrados por certos serodeficientes.

Por se tratar de um assunto que mistura simplicidade quanto aos objetivos ecomplexidade no tratamento dos dados, necessrio definir os objetivos que se pretende atingirao estruturar um sistema de custeio.

Assim, uma empresa apura seus custos para:a) atendimento de exigncias legais quanto apurao de resultados de suas atividades

e avaliao de estoques;.b) Conhecimento dos seus custos para tomada correta de decises e o exerccio de

controles.

Para atender s exigncias legais, a empresa precisa adequar seus mtodos de apurao decustos aos princpios contbeis em conformidade com normas e legislaes vigentes.

Para a tomada de decises, podem ser empregados mtodos de apurao derivados daqueleanterior, capaz de fornecer as informaes que atendam s necessidades gerenciais daempresa.

CLASSIFICAO DE MATERIALO objetivo da classificao de materiais definir uma catalogao, simplificao,

especificao, normalizao, padronizao e codificao de todos os materiais componentes do

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estoque da empresa. A necessidade de um sistema de classificao primordial para qualquerDepartamento de Materiais, pois sem ela no pode existir um controle eficiente dos estoques,procedimentos de armazenagem adequados e uma operacionalizao do almoxarifado de maneiracorreta.

Simplificar material , por exemplo, reduzir a diversidade de um item empregado para omesmo fim. Assim, no caso de haver duas peas para uma finalidade qualquer, aconselha-se asimplificao, ou seja, a opo pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos suanormalizao, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa,nmero de folhas e formato idnticos contribuem para que haja a normalizao. Ao requisitar umaquantidade desse material, o usurio ir fornecer todos os dados (tipo de capa, nmero de folhas eformato), o que facilitar sobremaneira no somente sua aquisio, como tambm o desempenhodaqueles que se servem do material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra forma demaneira totalmente diferente.

Aliado a uma simplificao necessrio uma especificao do material, que umadescrio minuciosa e possibilita melhor entendimento entre o consumidor e o fornecedor quanto aotipo de material a ser requisitado.

A normalizao, se ocupa da maneira pela qual devem ser utilizados os materiais em suasdiversas finalidades e da padronizao e identificao do material, de modo que tanto o usurio como oalmoxarifado possam requisitar e atender os itens, utilizando a mesma terminologia. A normalizao aplicada tambm no caso de peso, medida e formato.

Classificar um material ento agrup-lo segundo sua forma, dimenso, peso, tipo, uso etc.A classificao no deve gerar confuso, ou seja, um produto no poder ser classificado de modo queseja confundido com outro, mesmo sendoeste semelhante. A classificao, ainda, deve ser feita de maneira que cada gnero e material ocupeseu respectivo local. Por exemplo: produtos qumicos podero estragar produtos alimentcios seestiverem prximos entre si. Classificar material, em outras palavras, significa orden-lo segundocritrios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhana, sem contudo, causar confuso oudisperso no espao e alterao na qualidade.

Identificao de Material

A identificao o primeiro e o mais importante passo para a classificao do material econsiste na anlise e no registro dos principais dados individualizadores que caracterizam eparticularizam um item em relao ao universo de outros materiais existentes na empresa.

Ela busca, portanto, estabelecer a identidade do material atravs da especificao dasprincipais caractersticas do item. Entretanto, para especificar necessrio dispor de determinadosdados que descrevam o material, de modo a identific-lo perfeitamente. E nesta pesquisa e no registrodos elementos descritivos do material que se resume o trabalho de especificao.

Os elementos bsicos necessrios especificao so:

a) medidas;

b) voltagem, amperagem etc;

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c) tipo de acabamento;

d) material empregado na fabricao;

e) normas tcnicas;

f) referncias comerciais, compreendendo o nmero da pea, o nmero ou nomedo modelo;

g) especificao da embalagem;

h) forma de acondicionamento;

i) nmero e/ou nome do catlogo ou lista de peas (part list);

j) cor;

l) nome do fabricante;

m) aplicao do material (identificao do equipamento ou da unidade em que aplicado).

A obteno destes dados feita atravs de consultas a catlogos ou listas de peas dosfabricantes e s normas tcnicas existentes ou, at mesmo, pela visualizao do material.

Mtodos de Identificao

Quando a identificao feita pela descrio detalhada do material, em que procuramosapresentar todas as particularidades ou caractersticas fsicas que individualizam o material,independentemente da referncia do fabricante (ou comercial), dizemos que o mtodo adotado odescritivo.

O mtodo Descritivo utilizado para especificar os materiais que, para a sua identificao,necessitam de particularizao descritivas ou que no apresentam referncias comerciais que, de modogeral, por si s, j caracterizam e individualizam determinados tipos de material.

No exemplo a seguir, vemos que ambos os itens apresentam a mesma referncia comercialatribuda pelo fabricante - Ref. 1205. Se fssemos especificar qualquer um dos itens, apenas,associando sua nomenclatura (Lpis, Escritrio) e nmero referencial, no estaramos identificandonem um nem outro, porque o primeiro apresenta graduao 7 e o segundo, graduao 2, o que os tornadiferentes.

1205 .................... Referncia Comercial ........................... 1205

Grafia ..................................Mina .................................Grafia

7................................... Graduao .................................. 2

Madeira....................... Revestimento ......................... Madeira

Cilndrico.......................... Formato .......................... Cilndrico

8 mm............................ Dimetro............................... 8 mm

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Na aplicao do mtodo, devemos evitar, tanto quanto possvel, uma certa tendncia para oexagero de pormenores descritivos, que s contribuem para tornar mais volumoso e cansativo umcatlogo de material.

O mtodo descritivo visa atribuir uma nomenclatura padronizada em toda a empresa,segundo regras especficas, que se constituem em orientao segura na determinao da descrio domaterial, devendo ser evitado o uso de grias, expresses regionais, termos de sentido no tcnico ouempregados em lngua estrangeira, palavras que indicam a forma de apresentao do material oumarcas etc.

A composio da nomenclatura padronizada constitui-se na associao das seguintespartes :

- Nome bsico - a denominao mais simples ou primria do material e que se constituino ponto de partida para a identificao.

- Nome modificador - a denominao complementar do nome bsico e se destina aestabelecer a individualizao de cada um dos itens portadores do mesmo nome bsico.

PAPEL, ALMAO

Nomes bsicos PAPEL, CORRESPONDNCIA Nomes modificadores

PAPEL, EMBALAGEM

Na determinao dos nomes modificadores, no existem regras fixas, podendo, entretanto,serem estabelecidos em funo do (a):

* Formato do material

(ARRUELA, CNCAVA)

* Tipo do material

(LMPADA., FLUORESCENTE)

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* Apresentao do material

(SABO, BARRA)

* Aplicao do material

(DISCO, FREIO)

* Composio do material

(GUA, MINERAL)

Observamos, nos exemplos apresentados, que o nome bsico aparece, sempre, separadodo nome modificador por uma vrgula. A fim de possibilitar e facilitar a ordenao alfabtica dosmateriais, suprimimos as preposies, substituindo-as por vrgulas.

Caractersticas Fsicas

So os dados relativos composio, dimenso, tolerncia, capacitncia etc. de um item.Constitui-se em complemento do nome padronizado e formando, juntamente, com este, a descriopadronizada do material. Normalmente, estes elementos especificados so objetos de normas tcnicase/ou presentes nos manuais ou catlogos dos fabricantes.

Identificao Auxiliar

A identificao auxiliar, como parte constitutiva e complementar de uma descrio ounomenclatura padronizada, aparece como informao opcional. Depende do lay-out de sadas docomputador, podendo aparecer como elemento integrante da descrio ou como informao parte.Ela composta dos dados apresentados a seguir.

Aplicao. a informao que indica a que conjunto maior pertence o item.

Embalagem. a informao que indica o tipo de apresentao do invlucro do item. Emmuitos casos, a embalagem fator determinante de diferenciao de materiais que possuem osmesmos nomes padronizados e as mesmas "caractersticas fsicas", mais apresentam invlucros ou,melhor dizendo, unidades de fornecimento diferentes.

Referncia Comercial. Corresponde ao nmero ou ao nome do material (cdigoreferencial) atribudo pelo fabricante, podendo, tambm, referir-se ao tipo e/ou ao modelo do item.

Concludo o mtodo descritivo de identificao, vejamos o segundo mtodo: O Referencial.

O mtodo Referencial forma de especificar um material que atribui uma descrio ou umanomenclatura mais simplificada, apoiada, basicamente, na prpria referncia do fabricante.

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A nomenclatura referencial usada em situaes em que so desnecessrios maioresdetalhamentos para a identificao, aquisio e controle do material, tendo como suficiente, areferncia do fabricante para a sua caracterizao e individualizao. Este cdigo, referenciadocomo part-number, , na realidade, o prprio nmero de estoque do fabricante, com base, no qual, ospedidos so feitos.

A importncia de uma boa identificao, seja atravs de qualquer um dos mtodosapresentados, contribui, de forma significativa, para a movimentao de material, seu controle,localizao, registro em computador, compra e obteno pelo usurio.

Por outro lado, a m identificao, devido especificao incorreta ou incompleta, possibilitaa ocorrncia de: duplicidade de nmeros de estoque, divergncias de saldos fsicos, sobrecarga nasreas de estocagem, controles duplos, estatsticas de consumo falhas e aumento de trabalho no rgode classificao.

Codificao De Material

Depois de realizada a identificao do material, o passo subseqente consiste na atribuiode um cdigo representativo dos elementos identificados do item que simboliza a identidade domaterial.

A atribuio do cdigo visa a simplificar e facilitar as operaes na empresa, uma vez quetodo um conjunto de dados descritivos e individualizadoresdo material substitudo por um nico smbolo representativo. O cdigo torna-se tanto mais necessrioquanto maior for o universo e a diversificao dos itens existentes e transacionados na empresa. Oregistro e o controle, principalmente, das transaes de material, com base, apenas, na nomenclaturado item, tornam-se impraticveis e perigosos.

Existem trs tipos de codificaes usados na classificao de material: alfabtico,alfanumrico e numrico.

Independentemente, deste aspecto, com o incremento do processamento de dados, tornou-se obrigatria a introduo de cdigos que possibilitem a entrada e o registro de dados em computador.

No sistema alfabtico o material codificado segundo uma letra, sendo utilizado umconjunto de letras suficientes para preencher toda identificao domaterial; pelo seu limite em termos de quantidade de itens e uma difcil memorizao, este sistema estcaindo em desuso.

O sistema alfanumrico uma combinao de letras e nmeros e permite um nmero deitens em estoque superior ao sistema alfabtico. Normalmente dividido em grupos e classes, assim:

AC - 3721

cdigo indicadorclassegrupo

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O sistema numrico o mais utilizado pelas empresas, pela sua simplicidade e compossibilidades de itens em estoque e informaes incomensurveis. Suponhamos que uma empresautilize a seguinte classificao para especificar os diversos tipos de materiais em estoque:

01 - matria-prima

02 - leos, combustveis e lubrificantes

03 - produtos em processo

04 - produtos acabados

05 - material de escritrio

06 - material de limpeza

Podemos verificar que todos os materiais esto classificados sob ttulos gerais, de acordocom suas caractersticas. uma classificao bem geral. Cada um dos ttulos da classificao geral submetido a uma nova diviso que individualiza os materiais. Para exemplificar tomemos o titulo 05 -materiais de escritrio, da classificao geral, e suponhamos que tenha a seguinte diviso:

Material de Escritrio

01 - lpis

02 - canetas esferogrficas

03 - blocos pautados

04 - papel carta

Devido ao fato de um escritrio ter diversos tipos de materiais, esta classificao torna-senecessria e chama-se classificao individualizadora.

Cadastramento De Material

Aps a identificao, seja pelo mtodo descritivo ou pelo mtodo referencial, e em seguida atribuio do cdigo, o material cadastrado.

O cadastramento visa, portanto, ao registro em computador, dos dados identificadores domaterial e do cdigo por que ser conhecido o item na empresa,alm evidentemente de outras informaes referentes ao material, como a unidade de fornecimento, porexemplo.

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o passo necessrio emisso das listagens de material, que servem de base para aconfeco e distribuio de catlogos para consulta e referncias dos rgos envolvidos, direta ouindiretamente, com o Sistema de Material da empresa.

A forma pela qual se processa o cadastramento (incluses) feita atravs de preenchimentoe emisso de formulrios prprios da entrada em computador, para processamento das informaes edos dados dos materiais. De posse deste formulrio, o setor encarregado digita estes dados nosistema.

Catalogao De Material

A catalogao a ltima fase do processo de Classificao de Material e consiste emordenar, de forma lgica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados ecadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas reas da empresa.

Visa, portanto, consolidao, em publicaes especficas, de todo um acervo deinformao e dados dos itens cadastrados na empresa. De sistema para sistema de classificao, aspublicaes variam de acordo com as necessidades e a seleo de informaes e em funo dosprogramas e lay-out de sadas de computador.

O importante, na catalogao, usar de simplicidade, objetividade e conciso dos dadosgerados, bem como, ainda, permitir o fcil acesso e rapidez na pesquisa. Uma publicao que obriga auma certa demora na consulta e localizao do dado procurado est deixando de cumprir seusobjetivos, que so basicamente, os que seguem:

a) Fazer com que o usurio saiba, com certeza, o item que deseja requisitar, a fim de que no lhe sejafornecido um material diferente, por no ter sido, suficientemente, claro no que especificou. A funodo almoxarifado e do rgo de compras no adivinhar o que o rgo usurio pretende.

b) Facilitar aos rgos de compra a obteno correta do material.

c) Evitar que itens j cadastrados sejam, novamente, includos no catlogo com outros cdigos.

d) Possibilitar a conferncia dos dados de identificao dos materiais colocados nos documentos eformulrios do Sistema de Material.

Basicamente, existem duas situaes de localizao dos dados de um item no catlogo: - conhecida, apenas, a nomenclatura do material ou, ento, somente, a referncia do fabricante.

Comparativamente, a estas situaes, a. localizao do telefone ou doendereo de um assinante resume-se nos seguintes casos:

a) conhecido, apenas, o nmero do telefone. No se sabe o nome (completo) e nem o endereo doassinante. Para chegar a esta ltima informao, por exemplo, preciso consultar dois catlogos:atravs do catlogo de nmero dos Telefones (catlogo especfico e no publicado), chegamos ao

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nome do assinante. Conhecido o seu nome, conseguimos o seu endereo atravs do Catlogo deAssinantes.

b) conhecido, apenas, o nome (completo) do assinante, no se sabendo o nmero de seu telefone enem o seu endereo. Para se obter qualquer uma destas informaes, basta consultar o Catlogode Assinantes.

c) conhecido, apenas, o endereo do assinante. Desconhece-se o seu telefone e o seu nome. Paraobter qualquer uma destas informaes, basta procurar no Catlogo de Endereos.

Da mesma forma, os catlogos de material devem oferecer opes na localizao dequalquer informao prevista pelo sistema a respeito do material desejado, a partir do conhecimento danomenclatura o item ou, somente, com base na referncia do fabricante que, em muitos casos, vemimpresso na prpria pea.

No primeiro caso, uma 1istagem alfabtica, organizada em ordem crescente por nomebsico, j suficiente para conhecermos a nomenclatura oficial do material, o seu nmero de estoquee/ou a referncia do fabricante. A segunda situao demanda na emisso de uma listagem ordenadaalfanumericamente por ordem crescente de cdigo (part number), de modo que, a partir doconhecimento desta informao, cheguemos, igualmente, ao nmero de estoque e/ou nomenclatura doitem.

Alm destas listagens bsicas de material, outras de natureza mais especfica podem a seremitidas de acordo com a convenincia ou necessidade do sistema, como por exemplo, uma lista dechanges. Seria uma relao cruzada, produzida pelo sistema para informar aos seus usurios o partnumber que dever substituir o anteriormente cadastrado, devido sua alterao pelo prpriofabricante.

CUSTOS DE ESTOQUE

Todo e qualquer armazenamento de material gera determinados custos que so:

Juros; Depreciao; Aluguel; Equipamentos de movimentao; Deteriorao; Obsolescncia; Seguros; Salrios; Conservao.

Todos eles podem ser agrupados em diversas modalidades:

Custos com pessoal (salrios, encargos sociais); Custos de capital (juros, depreciao); Custos com edificao (aluguel, impostos, luz, conservao);

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Custos de manuteno (deteriorao, obsolescncia, equipamento).

Existem duas variveis que aumentam estes custos:

Quantidade em estoque.

Tempo de permanncia em estoque.

Todos estes custos relacionados podem ser chamados de custo de armazenagem. so calculadosbaseados no estoque mdio e geralmente indicados em percentual (%) do valor em estoque (fatorarmazenagem).

Os custos de armazenagem so proporcionais quantidade e tempo que um item de materialpermanece em estoque.

Custo de Armazenagem ( I )

Motivado pela concorrncia entre es empresas, tm-se dedicado intensa ateno minimizaode custos.

Entre os tipos de custo que afetam a rentabilidade da empresa, o custo de estocagem ouarmazenamento se coloca entre eles.

Anos atrs o foco principal era dado produo, relegando segundo plano as atividades ligadasa guarda, a movimentao e a estocagem de materiais.

Atravs da ordem mundial aps a segunda guerra , ou seja, a elevao da atividade industrial,incio da era da automao, aumentando-se a produo com considervel baixa nos custos defabricao.

Verificou-se que os custos decorrentes de armazenagem representavam grande entrave para aconcorrncia entre as empresas, representando o meio de eficincia de diminuir consideravelmente oscustos globais da empresa.

Frmula para clculo de custo de armazenagem:

Custo de armazenagem = (Q/2)x t x p x i

Onde:Q = quantidade de material em estoque no tempo considerado.

P = preo unitrio do material.

I = taxa de armazenamento, expressa geralmente em porcentagem do custo unitrio (*) T = tempo considerado de armazenagem.

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(*) No ha impedimento para que seja expresso em valores unitrios.

2) O preo unitrio deve ser considerado constante no perodo analisado.

Se no for, deve ser tomado um valor mdio. o valor de I taxa de armazenamento obtidoatravs da soma de diversas parcelas. assim temos:

a) Taxa de retorno de capital

IA = 100 xLUCRO

VALOR ESTOQUES.

O capital investido na compra do material armazenado deixa de render juros.

b) Taxa de armazenamento fsico

IB = 100 xSxACxP

Onde: s = rea ocupada pelo estoque

a = custo anual do m2 de armazenamentoc = consumo anualp = preo unitrio

Portanto, CxP = valor dos produtos estocados.

c) Taxa de seguro

IC = 100 xCUSTO ANUAL DO SEGURO

VALOR ESTOQUE EDIFICIOS. . .

. +

d) Taxa de transporte, manuseio e distribuio

ID = 100 xDEPRECIACAO ANUAL DE EQUIPAMENTO

VALOR DO ESTOQUE. . .

. .

e) Taxa de obsolescncia

IE = 100 xPERDAS ANUAIS POR OBSOLESCENCIA

VALOR DO ESTOQUE. . .

. .

f) Outras taxas

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Taxas como: gua, luz, etc...

1F = 100 XDESPESAS ANUAIS

VALOR DO ESTOQUE.

. .

Conclui-se que a Taxa de Armazenamento :

I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If

Os valores acima, podem ser obtidos pela contabilidade ou utilizar valores mencionados noltimo balano, sem a preocupao de preciso.

Para determinao do valor da taxa de armazenagem devem-se levar em conta os tipos demateriais estocados.

Em certas empresas, algumas parcelas de I tem um peso to grande que torna desnecessrio oclculo da outra.

Por exemplo:

1) Para algumas empresas a taxa de retorno de capital e a de seguro so as mais importantes por sereferirem a materiais de grande valor. o caso de joalherias, empresas que trabalham com materiaiseletrnicos, etc.

2) Para outras o espao ocupado o fator que pesa mais. por exemplo, as que trabalham com espumade poliuretano e papel.

3) Para outras, ainda, a segurana o mais importante, razo pela qual suas taxas de seguro so altas(caso de empresas que trabalham essencialmente com inflamveis e explosivos).

Custo de Pedidos (B)

o custo em ($) de um pedido de compra. Para calcularmos o custo anual de todos os pedidoscolocados no perodo de um ano necessrio multiplicarmos o custo de cada pedido pelo numero devezes que, em um ano, foi processado.

Se ( n ) for o nmero de pedidos efetuados durante um ano, o resultado ser:

Custo Total Anual de Pedidos = B x N

O total das despesas que compem o Custo Anual de Pedidos so:

a) Mo-de-obra Para emisso e processamento

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b) Material Utilizado na confeco do pedido ( papel, lpis, borracha, envelope, etc.)

c) Custos Indiretos Despesas ligadas indiretamente com o pedido ( telefone, luz, escritrio decompra, etc.)

Aps a apurao anual destas despesas teremos o custo total anual dos pedidos. Para calcular o custounitrio. s dividir o cta pelo nmero total anual de pedidos.

Custo total anual de pedidos (cta)B = = Custo Unitrio do Pedido

Nmero anual de pedidos (n)

ctaLogo n = b

LOTE ECONMICO

Introduo

A deciso de estocar ou no determinado item bsica para o volume de estoque em qualquermomento. ao tomar tal deciso, h dois fatores a considerar:

1) econmico estocar o item ?

2) interessante estocar um item indicado como antieconmico a fim de satisfazer um cliente e,portanto, melhorar as relaes com ele ?

O primeiro fator pode ser analisado matematicamente. em geral, no econmico estocar umitem se isso excede o custo de compr-lo ou produzi-lo. tambm pode ser demonstrado que no econmico estocar itens quando as necessidades dos clientes, ou a mdia de consumo da produo,tenham um excesso correspondente metade da quantidade econmica do pedido.

Com a finalidade de prestar o melhor servio ao cliente, mesmo em condies antieconmicapara a empresa, torna-se necessrio a criao de estoques de determinados itens, com o intuito de nocriar uma ruptura para o cliente.

Quanto deve ser comprado ou produzido de cada vez ?

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Existem custos que aumentam a medida que a quantidade do material pedido aumenta, porqueem mdia, considerando consumo uniforme, metade da quantidade pedida estar em estoque. taiscustos so aqueles vinculados a armazenagem dos materiais, incluindo espao, seguro, juros, etc.

Existem custos que diminuem a medida que a quantidade de material pedida aumenta, com adistribuio dos custos fixos por quantidade maiores.

No grfico abaixo podemos perceber um aumento dos custos de armazenagem medida que aquantidade dos produtos comprados ou produzidos aumenta, devido maior quantidade que deve serarmazenada.a curva mais baixa indica o custo total para encomendar material, o qual diminui medida que aumentaa quantidade de produtos pedidos de uma s vez.

Esta reduo se deve ao fato de que poucos pedidos tero de ser emitidos durante determinadoespao de tempo e, como resultado, haver despesas menores de emisso de pedidos de compra. acurva superior representa o custo total do estoque que obtido adicionando-se os custos dearmazenagem aos custos de pedido.

Distribuio Fsica

A logstica de distribuio trata das relaes empresa-cliente-consumidor, sendo responsvel peladistribuio fsica de matria prima, produto em processo e produto acabado at o ponto de seuconsumo e deve assegurar que os pedidos sejam pontualmente entregues, precisos e completos.Distribuio fsica fazer o produto chegar aos consumidores, isto , ligar a empresa aos seus clientes.

ode usar depsitos para executar tarefas industriais simples.

Postergao de Transporte: Produtos acabados apenas em poucas facilidades centrais at pedido ser realizado pelo

consumidor; uma vez iniciado processo logstico, a entrega feita por sistema direto. Baseado em sistema de informaes logstico capaz de transmitir pedidos com alta preciso e

velocidade. Conforme o caso, posterga-se a fabricao do produto at chegada de pedido. Exemplo: sistema EDI + entrega rpida; esquemas interorganizacionais: Sears + Whirlpool =

tempo de resposta para entrega de geladeiras de 5 dias.

Consolidao de Carga: a tcnica de otimizao do transporte visando unicamente a diminuio doCusto total logstico de transporte, consiste em puxar os produtos dos fornecedores para um local queconsolida e ento moviment-lo at o cliente final. Este tipo de armazm pode ter objetivo somente deconsolidao sem manter nenhum estoque.

Conseguir economia de escala em transporte; Consolidao por rea geogrfica: Entrega consolidada em local intermedirio e posterior distribuio; Segurar entregas at surgir volume mnimo;

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Juntar-se a outras empresas e formar um pool.

Distribuio programada: Limitar entrega a dias predeterminados Pool de empresas para distribuio. H limites para consolidao: ltima fase pode ser justamente a entrega de carga parcelada.

Localizao de Depsitos

Uma rede logstica pode ser uma interao complexa dos pontos de: fornecimento, estocagem edemanda final.As decises sobre localizao envolvem dois nveis de pensamento. Primeiro, uma localizao geralprecisa ser determinado com base nas consideraes de custo e servio. Em seguida isto pode ter umajuste fino utilizando seleo de locais dentro da rea geralmente definida.

So varveis intrnsecas a um problema de localizao as questes relativas a: Nmero de depsitos Local geogrfico Dimensionamento

A deciso baseada em critrios: Qualitativos Quantitativos

Critrios qualitativos:So utilizados quando as varveis so de difcil quantificao e o no cumprimento de um critrio pode

desqualificar uma alternativa de qualificao.Muitos critrios qualitativos se relacionam com questes ambientais e geralmente podem ser feitas emforma de perguntas. Tais como:

Existe mo-de-obra qualificada e em quantidade suficiente? mercado de transporte pode suprir as necessidades? Existe infra-estrutura de transportes? Existe infra-estrutura Urbana e de servios (telecomunicaes, bancos, manuteno,

hospitais, restaurantes, etc.) ? H disponibilidade no que tange a utilidades e energia? Existem terrenos disponveis? O mercado de construo civil adequado? Existem facilidades para alugar? Como a topologia dos mercados de fornecedores e de consumo?

Muitas vezes, a avaliao desses critrios j oferece um conjunto de alternativas de localizaobastante enxuto.

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Critrios quantitativos:So tomada decises baseadas em informaes relativas a clientes e fornecedores, inclui-se a estas, ademanda por produtos, necessidades de insumos para o processo fabril e as distancias e tempos emrelao ao mercado fornecedor e consumidor.

Utiliza-se modelos matemticos para a determinao dos locais: conhecimento de pesquisaoperacional e uso de computadores so requisitos bsicos

Existem diversos modelos de otimizao, onde o objetivo minimizar o custo total; Em muitos destes modelos, algumas parcelas de custo no so levadas em conta explicitamente,

devendo ser agregadas exogenamente aos custos calculados pelos modelos para a avaliao dasalternativas;

O nvel de servio geralmente considerado como restrio. Por exemplo, tempo ou distnciamxima do depsito ao fornecedor;

Normalmente trabalha-se com produtos agregados, no item a item (pela prpria natureza dadeciso);

O modo de transporte pode ser uma varivel, pois os custos dos diversos modos podem serdeterminados.

INVENTRIO FSICO

Uma empresa de porte, decididamente organizada tem uma estrutura de Administrao deMateriais com polticas e procedimentos claramente definidos. Assim sendo uma das suas funes apreciso nos registros de estoques; ento, toda a movimentao do estoque deve ser registrada pelosdocumentos adequados. Considerando que o almoxarifado ou depsito tem como uma das funesprincipais o controle efetivo de todo estoque, sua operao deve ir ao encontro dos objetivos de custo ede servios pretendidos pela alta administrao da empresa.

Periodicamente a empresa deve efetuar contagens fsicas de seus itens de estoque eprodutos em processo para verificar:

a) Divergncias em valor, entre o estoque fsico e o estoque contbil.

b) Divergncias entre registros e o fsico (quantidade real na prateleira).

c) Apurao do valor total do estoque (contbil) para efeito de balanos ou balancetes. Neste caso oinventrio realizado prximo ao encerramento do ano fiscal.

d) Avaliar o cumprimento de normas e tcnicas de armazenamento e de segurana das instalaes.

e) Avaliar o grau de eficincia das operaes de controle e armazenamento de material.

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f) Apurar indcios de desvios de material.

g) Regularizar situaes caticas decorrentes de sinistros havidos com o material estocado nosalmoxarifados ou da perda de informaes.

Classificao Do Inventrio De Estoque

O inventrio Classifica-se quanto a:

a modalidade

b freqncia

c abrangncia

d mtodo

Quanto a modalidade, o inventrio pode ser:

a Normal aquele realizado rotineiramente, decorrente da normal operao do Sistema deMaterial.

b Especial aquele realizado para atender uma solicitao especifica, para averiguao de falta,extravio ou desvio de materiais, perda parcial de registros ou outros motivos que justifiquem suarealizao.

Quanto a freqncia, o inventrio pode ser:

a Anual aquele realizado, obrigatoriamente, ao final do exerccio Financeiro.

b Peridico aquele realizado, segundo cronograma pr-estabelecido, em vrios perodos doExerccio Financeiro.

c Rotativo - aquele realizado, permanentemente, durante todo o Exerccio Financeiro, de forma aabranger at o final do ano a totalidade dos itens estocados.

Quanto abrangncia, o inventrio pode ser:

a Geral - aquele realizado para todos os itens, sem exceo, armazenados nos almoxarifados.

b Parcial - aquele realizado para um determinado item ou um conjunto de materiais armazenadosnos almoxarifados.

Quanto ao mtodo, o inventrio pode ser realizado com:

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a Armazm Aberto aquele em que as transaes de recebimento e fornecimento so efetuadas,normalmente, durante o inventrio e sem prejuzo da contagem.

b Armazm Fechado aquele em que as transaes de recebimento e fornecimento permanecemsuspensas enquanto efetuada a contagem, exceto nos casos de emergncia.

Preparao e Planejamento Para o Inventrio Convencional

Um bom planejamento e preparao para inventrio imprescindvel para a obteno debons resultados. Devero ser providenciados:

a) Folhas de convocao e servios, definindo os convocados, datas, horrios e locais de trabalho.

a) Fornecimento de meios de registro de qualidade e quantidade adequada para uma corretacontagem.

b) Reanlise da arrumao fsica.

c) Metodologia para inicio do inventrio e treinamento

d) Atualizao e anlise dos registros

f) Equipe de corte para documentao e movimentao de materiais a serem inventariados.

Atualizao e registros de estoques

Todas as entradas e sadas e conseqentemente saldos dos itens devero estarobrigatoriamente atualizados at a ata do inventrio. O responsvel pela atualizao do estoque, terincumbncia de assegurar que todos os tipos de documentos utilizados para registrar o movimentoforam considerados. Os emitentes dos documentos ou o almoxarifado que implicam movimentao doestoque devero carimbar com Antes do Inventrio os documentos emitidos um dia antes da data decontagem e da mesma forma sero identificados com Depois do Inventrio os documentos queregistrem o movimento de itens emitidos no dia seguinte ao inventrio; o saldo atualizado no sistema decontrole de estoque ser bloqueado para movimentao. sendo essa a quantidade disponvel na datade inventrio. Este saldo ser utilizado como estoque para fins de reconciliao com o inventrio fsico eeventual reajuste.

Contagem do estoque

Todo item do estoque, sujeito ao inventrio ser contado necessariamente duas vezes. A primeiracontagem ser realizada pela 1 equipe, a qual poder efetu-la imediatamente aps ter fixado ao lote ocarto de inventrio. Feitas as anotaes de contagem na primeira parte do carto, o executor da

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contagem o entregar ao responsvel pela primeira contagem, o qual os entregar, por sua vez, aoresponsvel pela segunda contagem. A segunda equipe analogamente registrar oresultado de sua contagem na segunda parte do carto, entregando-o depois ao coordenador deinventrio. Se a primeira contagem conferir com a segunda contagem, o inventrio para este item estcorreto; no caso de no conferir, faz-se necessrio uma terceira contagem por outra equipe, diferentedas que contaram anteriormente. A tala identificadora do lote permanecer afixada ao material comoprova de que ele foi contado. Esta poder ser retirada somente aps o trmino do inventrio.

Reconciliaes e Ajustes

Os setores envolvidos nos controles de estoque devero providenciar justificativas para asvariaes ocorridas entre os estoque contbil e o inventariado. O departamento de controle de estoqueprovidenciar a valorizao do inventrio em um mapa chamado "Controle das Diferenas deInventrio" como se v na figura a seguir; ser assim efetuada a somatria dos valores contbil, fsico,diferenas "a mais", diferenas "a menos" e diferena global. Dentro da poltica da empresa, ospercentuais de diferenas podem ser aceitos ou no, como regra geral para os itens classe A, nodevem ser aceitos ajustes de inventrios, procurando sempre justificar o motivo da diferena.

Contabilidade e Oramento Empresarial

A contabilidade e o oramento empresarial apresentam uma estrutura semelhante, o quenos leva a crer, inicialmente, que ambas possuem os mesmos objetivos. Ao contrrio, so duasatividades distintas, que possuem objetivos diferentes, o que nos fora a comparar os objetivos de cadauma delas.

Inicialmente, a Contabilidade possui um importante papel fiscal, que exige delaobedincia total a determinados procedimentos legais. Segundo, por lidar com fatos reais ocorridos, acontabilidade, em princpio, no admite mltiplas interpretaes.

J o oramento, por ter uma funo essencialmente gerencial, no est sujeito de formaintegral s especificaes legais e contbeis. Por lidar com o futuro e suas incertezas, o oramento estsujeito a receber mltiplas interpretaes, s vezes at absurdas.

Por fim, a contabilidade permite um grau de detalhamento, em geral, muitas vezes maiordo que aquele recomendado para o oramento - que apenas d uma interpretao monetria aosgrandes rumos traados pelos planos de negcios da empresa.

Apesar dessa distino entre os processos de oramento e contabilidade, odesenvolvimento do oramento exige intensa interao entre os dois, pois a contabilidade forneceimportantes informaes para os encarregados da elaborao e implementao dos oramentos, comopor exemplo alquotas de impostos, custos de produtos e mercadorias vendidas, taxas de encargossociais, depreciao, imposto de renda e outros custos e despesas que terminam por influenciar noresultado operacional da empresa.

A Comunicao no Oramento

O oramento no deve ser visualizado como a mera elaborao de um relatrio anual,para uma nica previso financeira do exerccio. Ao contrrio, uma ferramenta dinmica que deve serutilizada com freqncia para manter sempre atualizados os planos desenvolvidos pelos encarregados

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das despesas das organizaes dentro de um determinado perodo de tempo, seja ele um ms,trimestre, semestre ou ano. Ao integrar as operaes totais dos diferentes departamentos da empresa -Administrativo, Comercial, Marketing, Produo, Distribuio, Estoque, etc. -, o oramento impe umintenso relacionamento entre esses departamentos, onde cada encarregado de despesa deve negociarconstantemente a sua verba para que possa atingir as metas desejadas pela empresa. Exige tambm adiscusso dos investimentos necessrios em cada departamento bem como a origem das verbasdisponveis para financiar esses investimentos, que no fazem parte das operaes corriqueiras daempresa.

A manuteno do oramento exige reunies peridicas de controle, onde ser avaliado odesenvolvimento das operaes previstas pelo planejamento. Devem estar presentes nessas reuniestodos os interessados pelas reas envolvidas pelo oramento. Ser discutido nessa reunio oandamento das operaes previstas, comparando o resultado obtido com o desempenho esperado,especialmente apresentando as possveis falhas oramentrias, remanejando a verba disponvel emuma operao para possveis reas carentes de mais verbas.

Enfim, esse instrumento exige uma intensa e constante discusso, apresentando osresultados e renegociando a verba disponvel para cada rea da organizao.

Premissas e Fontes de Informaes

O desempenho de uma organizao no pode ser atribudo a apenas um pequenonmero de detalhes operacionais internos. Na verdade, o resultado obtido por uma empresa emdeterminada poca se deve a uma relao de fatores internos e externos (cenrio de negcios). Apreparao das projees oramentrias das empresas pressupe uma certa viso de futuro, ou seja, necessria a formulao de hipteses, com determinadas premissas acerca do desenvolvimentodesse cenrio de negcios. Como estar a inflao (demnio que assombrou as empresas nacionaispor anos)? Como estar o poder aquisitivo da clientela ? Os custos de matria prima e mo de obra? Oque far a concorrncia?

Questes como estas precisam receber respostas antes sejam preparados osoramentos.

As premissas podem ser agrupadas em dois grandes conjuntos: Premissas Internas ePremissas Externas.

As primeiras dizem respeito a fatores internos organizao:

Capacidade de Produo; Custos de Produto; Objetivos e Metas; Capacidade Competitiva; etc.

As premissas de ordem externa se referem a indicadores relativos economia, em geral,e aos mercados ligados aos negcios da empresa, de forma especfica. Destacam-se os indicadoreseconmicos relativos :

Inflao;

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Taxa de Juros; Polticas Salariais; Crescimento dos Mercados; Investimentos dos Governos; Poltica Cambial; entre outros.

So essas premissas que vo fornecer aos planejadores uma viso geral do cenrio aoqual a empresa se adaptar, indicando as tendncias de crescimento ou recesso que seroenfrentadas pelas empresas no perodo seguinte. Elas podem surgir tanto da experincia da empresaquanto de informaes externas a ela.

Despesas Operacionais

Nas despesas operacionais sero includas as Despesas Administ