Número: PP.421

Revisão: 01

Status: Aprovado

Emissão: 18/07/14

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Título: DOCUMENTOS DO SGQ

Esta Norma é de propriedade e uso exclusivo da Câmara Municipal de Manaus

PROCEDIMENTO PADRÃO

1 OBJETIVOS Definir os documentos necessários para assegurar o planejamento e a operacionalização dos processos e apresentar sua estrutura dentro do Sistema de Gestão da Qualidade na Câmara municipal de Manaus.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO Todas as atividades pertencentes ao escopo do SGQ na Câmara Municipal de Manaus.

3 REFERENCIAS ÀS NORMAS EXTERNAS 3.1 – NBR ISO 9001:2008, requisito 4.2 – Requisitos de Documentação;

3.2 - ABNT NBR ISO 9000:2008 - Sistema de Gestão da Qualidade – Fundamentos e Vocabulário.

4 DEFINIÇÕES E SIGLAS 4.1 – Acessibilidade: quando os procedimentos estão acessíveis a todos os usuários, na hora e no momento que querem consulta-las ou utiliza-las. 4.2 - Check List: ferramenta da Qualidade que auxilia na coleta de informações e dados em um formato sistemático para melhor compilação e análise.

4.3 – Clareza: quando os usuários compreendem perfeitamente o que está descrito nos procedimentos.

4.4 – Consistência: quando os procedimentos são adaptados ou adequados ao treinamento dos usuários.

4.5 – Credibilidade: quando os usuários dos procedimentos acreditam nela.

4.6 - Dados: documento de natureza comprobatória e utilizado para complementar uma atividade, porém diferente do registro, pode sofrer atualizações (Ex: Cronograma, mapas, tabelas e etc...). Sua rastreabilidade decorre do número e data da revisão.

4.7 - Fluxograma do Processo: ferramenta da Qualidade utilizada para identificar e definir de forma gráfica a sequência lógica das etapas de um processo.

4.8 - Mapeamento de Processo: ferramenta gerencial que elabora uma cadeia de valor através da identificação dos fatores críticos dos processos de modo a tornar mais visíveis as decisões sobre o fluxo do mesmo.

4.9 - Registros: documento de gênero textual ou gráfico, físico ou eletrônico, comprobatório preenchido em forma de relatório. Por ser considerado como a fotografia do momento em que foi emitido, não pode ter sua data modificada, ou seja, não sofre atualizações. Sua rastreabilidade decorre de sua numeração e data de emissão.

4.10 – Restore: procedimento de recuperação de arquivos após o processo de backup.

4.11 – Usabilidade: quando os procedimentos contem apenas assuntos relacionados ao trabalho dos usuários.

Alta direção - Grupo formado pelo Presidente e Diretores da CMM. CMM - Câmara Municipal de Manaus. IT - Instrução de trabalho. SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade.

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PROCEDIMENTO PADRÃO

MGQ - Manual de Gestão da Qualidade. PP - Procedimento padrão. PQ - Plano da qualidade.

5 PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES 5.1 Estrutura da documentação que compõe o SGQ De modo a facilitar o controle de documentos do SGQ, sua estrutura foi dividida em cinco níveis de documentos de acordo com o grau de importância e sua operacionalização, conforme pode ser observado na figura abaixo:

a) Nível 1 (Estratégico) – Política da Qualidade.

b) Nível 2 (Estratégicos e Normativos) – Manual de Gestão da Qualidade.

c) Nível 3 (Estratégicos, Táticos e Normativos) – Planos da Qualidade e Procedimentos Padrão.

d) Nível 4 (Tático, Operacional e Normativos) – Instruções de Trabalho.

e) Nível 5 (Operacionais e Comprobatórios) – Registros e dados da qualidade.

5.2 Política da Qualidade 5.2.1 A Política da Qualidade é uma proposta do Presidente da CMM e nela apresenta a intenção da organização ou alta direção com relação à qualidade dos serviços fornecidos pela mesma.

5.2.2 É revisada eventualmente nas reuniões de análise crítica da alta direção e por isso deve ser acompanhada pelo seu código e revisão. O texto original é publicado inicialmente no Manual da Qualidade juntamente com os propósitos organizacionais.

5.2.3 Das intenções do texto da Política da Qualidade são extraídos os Objetivos da Qualidade onde são gerados indicadores institucionais para acompanhamento da eficácia do SGQ.

Política da Qualidade

Manual da Qualidade

Plano da Qualidade / Procedimento Padrão

PO - Procedimento Operacional

Registros e dados da Qualidade

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PROCEDIMENTO PADRÃO

5.3 Manual da Qualidade 5.3.1 O Manual da Qualidade descreve e fornece às diretrizes gerais dos requisitos do SGQ em atendimento a norma ABNT NBR ISO 9001:2008, sua abrangência e exclusões.

5.4 Plano da Qualidade 5.4.1 O plano da qualidade é o documento que descreve o macrofluxo ou fluxograma onde são identificados os elementos do processo (mapeamento) e estabelece os indicadores de desempenho para medir a sua eficácia ou realização.

5.4.2 O plano da qualidade é elaborado no formulário FQ.C421 (modelo de plano da qualidade), anexo deste procedimento.

5.5 Procedimento Padrão 5.5.1 O procedimento padrão descreve como o processo é realizado tomando como base a descrição do macrofluxo ou fluxograma do processo devidamente apresentado no plano da qualidade. 5.5.2 para facilitar sua elaboração, necessita descrever o texto respondendo as indagações a seguir: o que faz, como faz, quando faz, quem faz, onde faz e por que faz, quando aplicável.

5.5.2.1 Quando a ação é óbvia não precisa definir o “por que faz”.

5.5.2.2 Quando a ação é realizada no mesmo lugar onde está locada a pessoa da ação não necessita definir o “onde faz”.

5.5.3 O procedimento padrão é elaborado no formulário FQ.A421 (modelo de procedimento padrão), anexo deste procedimento.

5.6 Instrução de Trabalho 5.6.1 A instrução de trabalho descreve como é realizada uma atividade específica do processo apresentado no procedimento padrão.

5.6.2 idem item 5.2.

5.6.3 A finalidade da IT, como é bem mais detalhada que o PP, é facilitar o treinamento de novos integrantes, facilitar a padronização, conservar o know-how, aumentar o nível de segurança em atividades que envolvam risco, facilitar a análise da atividade por alguém externo ao processo (um auditor, por exemplo) e também facilitar o mapeamento de processos, já que pode funcionar como a descrição inicial que dará origem aos fluxogramas.

5.6.4 A instrução de trabalho é elaborado no formulário FQ.B421 (modelo de instrução de trabalho), anexo deste procedimento.

5.7 Registros da Qualidade 5.7.1 São documentos comprobatórios de que ocorreu uma atividade. Possuem as seguintes características:

Revisão: não pode ter sua data ou preenchimento modificados, pois sua rastreabilidade decorre de sua numeração e data de emissão;

Extinção: Caso sejam extraviados, não tem como comprovar que a atividade foi realizada;

Aprovação: Como são comprobatórios necessita da assinatura do elaborador e do aprovador;

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PROCEDIMENTO PADRÃO

Restore: como são evidências, necessita de definição de identificação, armazenamento, responsabilidade pelo acesso, tempo de recuperação e retenção e forma de descarte após período de retenção;

Formato: relatório, planilha, check list, indicador ou gráfico.

5.7.2 A criação dos registros fica na responsabilidade do Responsável do processo e sua estrutura depende da adequação ao uso, sendo assim não há necessidade de padronização do seu corpo.

5.7.3 A data de emissão deve constar no documento para a comprovação da realização da atividade.

5.8 Registros externos 5.8.1 A elaboração e aprovação dos documentos externos são de responsabilidade do emitente (cliente, órgão público, etc). São todos os documentos, leis, decretos, projetos, normas referenciais, desenhos, especificações, manuais e outros, que balizam ou definem as características dos serviços a serem executados na CMM.

5.9 Dados da Qualidade 5.9.1 Os dados da qualidade são documentos ou informações que visam auxiliar na execução das atividades e por isso, diferente dos registros, possuem as seguintes características:

Revisão: podem ser revisados ou alterados desde que haja controle de revisão;

Extinção: Caso sejam extraviados ou cancelados, não comprometem a evidência de realização da atividade;

Aprovação: Como são comprobatórios necessita da assinatura do elaborador e do aprovador;

Restore: como são evidências, necessita de definição de identificação, quem analisa e quem aprova e como é controlado;

Formato: mapa, cronograma, tabela, lista, relação, quadro, etc.

5.10 Considerações gerais 5.10.1 Todos os procedimentos documentados para o SGQ da CMM devem possuir as seguintes características: acessibilidade, clareza, consistência, credibilidade e usabilidade, de acordo com o nível em que são utilizadas.

6 REGISTROS E DADOS 6.1 Registros da Qualidade Não aplicável. 6.2 Dados da Qualidade Não aplicável.

7 ANEXOS

FQ.A421-01 (Modelo de Procedimento Padrão). FQ.B421-01 (Modelo de Instrução de Trabalho). FQ.C421-01 (Modelo de Plano da Qualidade).

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8 REVISÕES DATA REV. DESCRIÇÃO DA REVISÃO

10/03/14 00 Primeira emissão

15/07/14 01

Descrição mais detalhada de todos os documentos que fazem parte da estrutura do SGQ (definição, finalidade, apresentação e origem) nos itens de 5.2 a 5.9; acrescentado a diferença entre registros e dados da qualidade nos itens 5.7 e 5.9; Alteração da logo ISOCÃMARA em todos os anexos.

9 APROVAÇÃO

ELABORAÇÃO APROVAÇÃO 18/07/2014 18/07/2014

Leôncio Oliveira Antônio Gilson Nogueira