O Arquivo Público Municipal Nilson Cardoso de Carvalho e a gestão documental

pública de Indaiatuba

Adriana Carvalho Koyama Julho de 2010

Instalado em 1994, o Arquivo Público Municipal, órgão da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba, é pioneiro no que se refere à guarda e preservação da documentação pública municipal no Brasil, integrando, como representante dos arquivos municipais brasileiros, a equipe de pesquisadores que definiu as bases da política nacional de arquivos, no interior do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)1 na década de 1990. Segundo Jayme Antunes, diretor do Arquivo

Nacional e presidente do Conarq, apesar dos avanços na modernização dos arquivos públicos, o Conarq ainda enfrenta grandes desafios no terreno dos municípios brasileiros, uma vez que a maioria deles nem sequer dispõe de arquivo público.

1 Criado pela Lei 8.159, de 8 de janei ro de 1991 – também conhecida como Lei de Arquivos – e instalado em 1994, o Conarq define toda a política nacional de arquivos públicos e privados e provê orientação normativa para gestão ou proteção de documentos de arquivo. Ver t ambém a nota de fim, depois dos anexos.

Arquivo setorial da prefeitura, antes do recolhimento documental pelo Arquivo Público

Envolvimento pioneiro do Arquivo Público de Indaiatuba com as discussões especializadas da área.

Esses municípios estão em franco desrespeito à lei geral de arquivos, que diz que o

documento público só pode ser eliminado com autorização da instituição arquivística

pública do seu âmbito, diz Antunes. O Conarq deflagrou uma campanha junto aos prefeitos que assumiram o cargo em janeiro de 2009, para que os mesmos encaminhem ao Poder Legislativo propostas de criação de sistemas municipais de arquivo. Ação semelhante vem sendo feita nos municípios paulistas pelo Ministério Público, através de uma parceria com o Arquivo do Estado de São Paulo2.

Tendo implantado seu Arquivo Público em 1994, Indaiatuba encontra-se bastante avançada em relação à política de gestão e guarda documental. Durante a instalação do arquivo público, foi recolhida a documentação da administração pública municipal, distribuída em muitas das unidades da

administração municipal e no pátio municipal, em condições extremamente precárias. Foram recolhidos documentos produzidos de 1832 à década de 1980. Essa documentação administrativa foi avaliada, classificada, organizada, higienizada e conservada nas divisões de arquivo intermediário e permanente do Arquivo Público Municipal. Em 1998 o Arquivo Público foi ampliado e a documentação em fase intermediária de guarda ficou em um depósito com espaço para 1500 metros lineares de documentos, enquanto a então nova sede do Arquivo Permanente ganhou o espaço de mais 1500 metros lineares de prateleiras, o que ampliou a área total de guarda de documentos para 3000 metros lineares de espaço para guarda da documentação municipal, distribuídos em

2 Ver anexo 2

Arquivo em 2003

dois depósitos que juntos somam cerca de 900 metros quadrados. Os documentos compõem-se de textos manuscritos e impressos, livros-rol, folhetos, cartazes, fotografias, plantas e mapas e microfilmes. A partir da implantação do Sistema Municipal de Arquivos a documentação da Prefeitura e da Câmara começou a receber tratamento técnico. A documentação de guarda permanente, em especial a produzida entre 1832 e 1940, foi identificada, higienizada, classificada e ordenada, com a confecção de alguns instrumentos de pesquisa parciais. Atualmente estão sendo adotados procedimentos para a migração das descrições parciais para uma base de dados conforme à NOBRADE. Foram feitas tabelas de temporalidade e destinação de documentos para as áreas da Administração, Finanças, PROCON, Saúde, Defesa Civil e Assessoria de Imprensa, na Prefeitura e das atividades-meio da Câmara de Vereadores, SEPREV e SAAE. A partir dos avanços das pesquisas do Arquivo do Estado de São Paulo sobre os prazos de guarda da administração municipal, em 2008, foram feitas revisões das tabelas de compra direta, licitações e defesa civil. i

O Arquivo em 2010

Uma boa política de preservação só se constitui com o apoio de uma boa política de avaliação, triagem e eliminação da massa documental que já esgotou seu valor legal e não tem valor para a pesquisa e para a memória pública. O Arquivo Público eliminou, somente entre 2006 e 2009, 14 toneladas de papéis, equivalente a cerca de 280 metros lineares de documentos3, com seus prazos de guarda e editais de eliminação aprovados e publicados na Imprensa oficial do Município, de acordo com seu prazo de guarda prescricional, conforme as tabelas de temporalidade publicadas.

O Arquivo Público hoje abriga 3 mil metros lineares de documentos da Câmara Municipal, Prefeitura Municipal, SEPREV e FIEC. 3 Um metro cúbico de documentos corresponde a 12 metros lineares ou 600 kg. Quatorze toneladas equivalem aproximadamente a 280 metros lineares de documentos.

ANEXO 1 Legislação Federal e Municipal

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei. Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II DOS ARQ UIVOS PÚBLICOS

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipa l em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES

ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1° - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4°°°° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. § 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. § 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170° da Independência e 103° da República.

FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

(Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991)

Lei n° 3.076 de 16 de Dezembro de 1993 “Dispõe sobre o patrimônio arquivístico de Indaiatuba e institui o Sis tema Municipal de Arquivos.”

Flávio Tonin, Prefeito do Município de Indaiatuba, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei,

Faz saber que a Câmara Municipal aprovou e ele sanciona e promulga a seguinte lei:

Art. 1° - Cabe ao Município de Indaiatuba a proteção de seu patrimônio arquivístico.

Art. 2° - O patrimônio arquivístico de que trata a presente lei engloba documentos de qualquer natureza produzidos ou recebidos no

desempenho de atividades orgânicas por pessoa natural ou jurídica, a nível municipal.

§ 1° - Consideram – se públicos os documentos cuja acumulação é produto do exercício de atividades de pessoas jurídicas de direito

público interno.

§ 2° - Consideram-se privados os documentos cuja acumulação é produto do exercício de atividades de pessoas jurídicas de direito

privado.

§ 3° - Ficam organizadas sob forma sistêmica as atividades de administração e proteção do patrimônio arquivístico de Indaiatuba, na

esfera da documentação pública.

Art. 4° - Integram o Sistema Municipal de Arquivos todas as unidades da administração pública municipal direta e indireta onde se

realizam atividades de arquivo, consideradas em função das fases em que se subdivide o ciclo vital dos documentos:

I- fase corrente ou ativa;

II- fase intermediária;

III- fase final ou permanente;

Art. 5° - Os arquivos correntes ficam sob a custódia centralizada dos órgãos responsáveis pela acumulação dos documentos

produzidos e recebidos pelas diferentes unidades administrativas como conseqüência natural de suas funções.

Parágrafo único – a custódia a que se refere este artigo implica:

I- a guarda e conservação temporária dos documentos, vedada sua destruição parcial ou total;

II- o direito de disciplinar o acesso aos documentos;

Art. 6° - Às unidades responsáveis pela custódia de arquivos correntes compete, além das atribuições que lhe são próprias:

I- sistematizar a acumulação de documentos de forma a espelhar as funções e atividades dos órgãos de origem;

II- participar do levantamento da produção documental para fins de elaboração de planos de destinação de documentos de

arquivo e respectivas tabelas de temporalidade;

III- encaminhar os documentos, de acordo com os prazos fixados pelas tabelas de temporalidade, à Divisão de Arquivo

Intermediário da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba.

Art. 7° - Os documentos da fase intermediária ficam sob a custódia da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba, através de sua Divisão

de Arquivo Intermediário.

Parágrafo Único - A custódia a que se refere este artigo compreende o cumprimento dos planos de destinação de documentos

de arquivo, continuando como prerrogativa dos órgãos de origem o direito de disciplinar o acesso a eles.

Art.8° - A divisão de Arquivo Intermediário da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba compete, além das atribuições que lhe são

próprias:

I- prestar assistência técnica aos órgãos encarregados da custódia de arquivos correntes, com vistas não só à racionalização

da produção documental e controle de seu crescimento, mas também à implantação de sistemas adequados de recuperação

de informações;

II- proceder ao levantamento e análise da produção documental e elaborar, com a assessoria das unidades administrativas,

os planos de destinação de documentos de arquivos e respectivas tabelas de temporalidade.

III- submeter os planos de destinação ao juízo da Comissão de Análise de Documentos de Arquivos, executando as

operações de descarte por ela determinada;

IV- encaminhar à Divisão de Arquivo Permanente da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba, de acordo com tabelas de

temporalidade, os documentos cuja guarda definitiva for indicada pela Comissão.

§ 1° - A Comissão de Análise de Documentos de Arquivos de que tratam os incisos III e IV deste artigo, obrigatoriamente

convocada pelo Conselho Adminitrativo da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba para deliberar sobra a destinação final de

documentos, será integrada por um representante do deferido Conselho, pelo diretor da Fundação, por dois profissionais da área

jurídica, sendo um por indicação da 113° Sub-Secção da AOB-SP, por autoridade administrativa da instituição de origem dos

documentos avaliados, por dois especialistas da área de História, sendo um por indicação da APEOESP – Regional de Indaiatuba, e

por outros especialistas cuja colaboraçao aquele colegiado julgue indispensável.

§ 2° - O processo de análise, cujos critérios serão divulgados, levará em conta os prazos prescricionais legais e o valor probatório e

informativo dos documentos, fazendo recair o descarte, de preferência, sobre as cópias, duplicatas e textos com equivalentes

recapitulativos.

Art. 9° - Os documentos de valor permanente ficam sob a custódia da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba através de sua divisão

de Arquivo Permanente.

Parágrafo único – A custódia a que se refere este artigo implica:

I- a guarda e conservação permanente dos documentos, vedada a sua distribuição parcial ou total;

II – o direito de disciplinar o acesso aos documentos.

Art. 10° - À Divisão de Arquivo Permanente da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba compete, além das atribuições que lhe são

próprias, descrever e divulgar seu acervo através de instrumentos de pesquisa.

Art. 11 - O Sistema Municipal de Arquivos reivindicará para si, através dos órgãos que integra, a custódia dos documentos públicos

do município que se acharem fora de sua jurisdição administrativa.

Art. 12 - A proteção do patrimônio arquivístico de Indaiatuba, na esfera da documentação de caráter privado, cabe à Fundação Pró-

Memória de Indaiatuba.

Art. 13 - O arquivo Público do Município de Indaiatuba manterá, no âmbito de sua atuação, um cadastro dos documentos

acumulados por pessoas naturais ou jurídicas de direito privado.

Art. 14 - Através de seu Conselho Administrativo, fica a Fundação Pró-Memória de Indaiatuba autorizada a classificar como de

interesse público municipal documentos de natureza particular previamente cadastrados.

Parágrafo único – O pronunciamento do Conselho não implica a transferência automática dos documentos automática dos

documentos ao Arquivo Público da Fundação, mas o propósito de assegurar sua preferência no processo de aquisição.

Art. 15 - Para os fins da presente lei, as unidades responsáveis pela proteção do patrimônio arquivístico municipal poderão, a critério

do Conselho Administrativo da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba:

I- celebrar convênios com entidades diversas;

II- transferir a instituições competentes os documentos públicos e privados cuja custódia for justamente reclamada.

Art. 16 – Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos pelo Conselho Administrativo da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba.

Art. 17 – Esta lei entrará em vigor na data de sua publicação.

Art. 18 – Revogam-se as disposições em contrário.

Prefeitura Municipal de Indaiatuba, aos 16 de dezembro de 1993,

Flávio Tonin

Prefeito Municipal

Lei n° 3.081 de 20 de deze mbro de 1993

“Dispõe sobre a criação da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba, e dá outras providências.”

Flávio Tonin, Prefeito do Município de Indaiatuba, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei,

Faz saber que a Câmara Municipal aprovou e ele sanciona e promulga a seguinte lei:

Capítulo I

Dos Objetivos da Fundação

Art. 1° - Fica criada, como pessoa jurídica de direito público interno, a Fundação Pró-Memória de Indaiatuba com personalidade

jurídica própria, sede e foro na cidade de Indaiatuba.

Parágrafo Único – A Fundação Pró-Memória de Indaiatuba gozará de autonomia econômica, financeira e administrativa.

Art. 2° - A Fundação Pró-Memória exercerá a sua ação em todo o território do Munícipio, competindo-lhe, com exclusividade:

I- Custodiar, proteger e organizar:

a) o Arquivo Público de Indaiatuba, nos termos da lei;

b) o Museu do Município;

c) a Biblioteca Pública Rui Brabosa;

II - promover as ações destinadas a preservar o patrimônio histórico, cultural e ambiental de Indaiatuba, competindo-lhe,

nesse mister:

a) classificar como de interesse público municipal bens móveis e imóveis de valor permanente, e iniciar processo de tombamento,

fiscalizando o seu uso depois de tombados pelo executivo municipal;

b) promover a impressão de obras literárias, opúsculos, revistas, jornais ou outros tipos de publicações, a realização de cursos e

palestras, bem como, a produção de filmagens, reproduções fotográficas, e obras semelhantes, que tenham por objetivos preservar e

divulgar a memória do município e de sua agente;

c) indicar nomes de pessoas , fatos e acontecimentos, locais ou datas significativas na história do Município para a denominação ou

alteração da denominação de vias, logradouros públicos e próprios municipais;

d) escolher e indicar os nomes de pessoas a serem agraciadas com a Medalha “João Tibiriçá Piratininga” (Lei 2.086 de 16 de

novembro de 1984).

Parágrafo único – Iniciado o processo de tombamento a que se refere a alínea “a” do inciso IV deste artigo, ficará vedada a prática

de qualquer ato de destruição, demolição, modificação ou reforma que descaracteriza o valor permanente do bem a ser tombado.

Capítulo II

Do Arquivo Público

Art. 3° - Na implantação do Arquivo Público de Indaiatuba competirá à fundação:

I- localizar, recolher, reunir, recuperar, adquirir, organizar e preservar documentação pública e particular em geral,

centralizando-a, a fim de que possa ser utilizada, pesquisada e divulgada, por qualquer forma, com o objetivo de resguardar

a memória do Município e sua gente;

II- prestar assistência técnica aos órgãos públicos encarregados da custódia de arquivos correntes, assim definidos em lei

especial;

III- responsabilizar-se pela custódia e organização dos documentos de fase intermediária, a serem definidos em lei especial,

reservando-se aos órgãos de origem o direito de disciplinar o acesso a eles;

IV- responsabilizar-se pela custódia e organização dos documentos de valor permanente, disciplinando o acesso eles;

V- proteger o acervo, constituído por qualquer documento escrito-manuscrito ou impresso, iconográfico, fonofotográfico,

pertencente a entidades públicas do Município e particulares, culturais, religiosas, pessoas físicas, estabelecimentos rurais,

comerciais, industriais e outras;

VI- organizar a documentação em seu poder, segundo as modernas técnicas arquivísticas;

VII- cadastrar os documentos acumulados por pessoas naturais ou jurídicas de direito privado;

VIII- classificar como de interesse público municipal documentos de natureza particular previamente cadastrados.

[...]

Prefeitura Municipal de Indaiatuba, aos 20 de dezembro de 1993.

Flávio Tonin

Prefeito Municipal

ANEXO 2 Descrição da parceria entre o Arquivo do Estado de São Paulo e o Ministério Público Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Parceria com o Ministério Público Estadual Em pesquisa realizada no ano de 2000 pela Fundación Histórica Tavera (Espanha) em parceria com o Banco Mundial e a Organização dos Estados Americanos sobre os arquivos na América Latina, verif icou-se que 83% dos arquivos públicos brasileiros ainda não tinham sido institucionalizados do ponto de vista jurídico, embora o Brasil fosse considerado pioneiro na promulgação de uma lei nacional de arquivos e dispunha de um dos patrimônios documentais mais ricos do continente.1 Decorridos sete anos, essa situação pouco se alterou e os arquivos existentes continuam na condição de meros depósitos de documentos, sem dispor de quadro funcional e recursos próprios, e ocupam uma posição secundária na estrutura administrativa dos Estados e Municípios, incompatível com suas atribuições técnicas, o que favorece a ignorância sobre a importância da gestão de documentos para a administração pública. Em relação ao Estado de São Paulo, dados recentes do Núcleo de Assistência aos Municípios do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo indicam que, dos 645 municípios do Estado, apenas 60 deles contam com Arquivos Públicos institucionalizados. A fim de reverter esse quadro o Arquivo Público do Estado, comprometido com a def esa e a preservação do patrimônio arquivístico de São Paulo, propôs ações conjuntas com o Ministério Público Estadual visando assegurar o cumprimento da legislação arquivística em vigor, ainda que respeitada a completa autonomia das administrações municipais. Essa parceria foi formalizada mediante a celebração de um Termo de Cooperação Técnica, em 30 de agosto de 2000, publicado no Diário Of icial do Estado em 1.º de setembro de 2000. No que consiste essa parceria do Arquivo Público do Estado com o Ministério Público Estadual? O ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO, criado em 1721, é a mais antiga repartição pública do Estado. Na condição atual de Coordenadoria Técnica da Casa Civil, além de órgão de preservação e difusão cultural, atua como órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, instituído pelo Decreto estadual n.° 22.789, de 19 de outubro de 1984. Nessa condição, é responsável pela formulação e implementação de política pública de arquivos e gestão documental no âmbito da administração paulista, propondo normas e procedimentos de organização de arquivos, autorizando eliminações de documentos, e prestando orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema. O MINISTÉRIO PÚBLICO ESTADUAL, por outro lado, é a instituição a quem incumbe, na sua esfera de atuação, a defesa dos direitos assegurados nas Constituições Federal e Estadual, sempre que se cuidar de garantir-lhe o respeito pelos poderes estaduais ou municipais e pelos órgãos da administração pública estadual ou municipal, direta ou indireta, pelos concessionários e permissionários dos serviços públicos estaduais ou municipais e por entidades que exerçam outra função delegada do Estado ou do Município ou executem serviços de relevância pública (Lei Orgânica do Ministério Público do Estado de São Paulo, artigo 103, incisos I e VII). A sua integração voluntária ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo- SAESP representa importante aspecto do ajuste f irmado. É de se destacar, ainda, que pelo Termo de Cooperação Técnica, o Arquivo Público do Estado é considerado órgão técnico consultivo do Ministério Público Estadual na área de arquivos, inclusive atendendo a eventuais requisições de perícias técnicas a f im de subsidiar a instauração de Inquéritos Civis ou Ações Civ is Públicas. De sua parte, o Ministério Público deverá zelar pelo cumprimento da legislação federal e estadual sobre arquivos e documentos públicos, inclusive recebendo notícias de desrespeito a suas normas, para as prov idências cabíveis. Ainda em decorrência da referida parceria, o Arquivo Público do Estado de São

Paulo encaminhou, em 23 de julho de 2001, uma representação ao Ministério Público Estadual com fundamento na Constituição Federal, em seus artigos 5.º e 30, inciso III do artigo 129, artigos 215 e 216, na Lei federal n.º 8.159, de 8/01/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos, e ainda na Lei n.º 7.347, de 24/07/1985, disciplinadora da ação civil pública, solicitando as prov idências necessárias para que as administrações públicas municipais do Estado de São Paulo institucionalizassem os seus Arquivos Públicos Municipais e formulassem política de gestão de documentos, nos termos da def inição prevista no art. 3.º da Lei federal de arquivos n.º 8.159, de 8/01/1991. A representação visava denunciar irregularidades e eventuais crimes por danos patrimoniais, bem como danos aos direitos individuais e coletivos, efetivados e potenciais de ocorrerem, além de uso nocivo de práticas que acarretem risco ao patrimônio arquivístico público. Desde então, o Arquivo Público do Estado de São Paulo vem desenvolvendo um trabalho integrado com as Promotorias de Justiça do Estado para divulgar o mais amplamente possível a legislação ref erente aos arquivos e documentos públicos e para disseminar o conhecimento arquivístico, visando a institucionalização de arquivos públicos municipais e a implementação de gestão documental nas administrações municipais, em conformidade com a legislação vigente. A parceria do Ministério Público Estadual com o Arquivo Público do Estado na def esa do patrimônio arquivístico paulista tem sido amplamente divulgada pela Internet, em publicações técnicas e em eventos arquivísticos nacionais e internacionais, e vem sendo, por sua característica inovadora, considerada uma ref erência singular às demais instituições arquivísticas do país. A criação e organização de arquivos, bem como o pleno acesso aos documentos e inf ormações gerados pelas administrações públicas, são realizações indispensáveis à consolidação da democracia no Brasil. Os arquivos públicos que eram considerados, até bem pouco tempo, apenas "celeiros" para a erudição histórica, estão cada vez mais associados à garantia de direitos individuais e coletivos e ao exercício pleno da cidadania. A implantação de políticas públicas de arquivo e de gestão de informações vem ao encontro das atuais demandas da sociedade brasileira por serviços públicos de qualidade, ética na política e transparência administrativa. Ameaças ao patrimônio arquivístico público ou de interesse público e social O Ministério Público Estadual colocou-se pronto para entrar em ação, por meio de suas unidades regionais, diante de situações que representem ameaça à integridade do patrimônio documental público. Assim, qualquer cidadão ou instituição interessada, que identifique situações de irregularidade, descaso ou omissão com relação aos documentos públicos pode provocar o Ministério Público Estadual por meio de uma representação para que sejam tomadas as medidas jurídicas cabíveis. Como formalizar uma denúncia ao Ministério Público Estadual O Ministério Público Estadual colocou-se pronto para entrar em ação, por meio de suas unidades regionais, diante de situações que representem ameaça à integridade do patrimônio documental público estadual e municipal. Assim, qualquer cidadão ou instituição interessada, que identifique situações de irregularidade, descaso ou omissão com relação a documentos públicos pode provocar o Ministério Público Estadual por meio de uma representação formal para que sejam tomadas as medidas jurídicas cabíveis. (clique aqui) Informar ao Arquivo Público do Estado sobre ameaças ao patrimônio arquivístico Comunique-se com o Arquivo Público do Estado - SAESP para obter orientação técnica ou enviar informações e/ou sugestões.

:: ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO http://www.arquivoestado.sp.gov.br/parceria.php 23/3/2009

i A gestão documental pública é essencial, porque preserva e dá acesso a instrumentos que auxiliam na tomada de decisão e na prestação de contas. Os documentos podem servir como garantia de direitos e até como fonte de provas e testemunhos de ação. A sua gestão cobre um ciclo que vai da produção, tramitação, uso e avaliação para efeito de arquivamento ou eliminação. Etapa essencial no processo de gestão, a avaliação do documento é que irá definir, com base na teoria das idades, quanto tempo ele permanecerá em um dos três seguintes arquivos: o corrente (onde ficam os documentos que estão em tramitação ou são objeto de consultas freqüentes), o arquivo intermediário (onde estão os documentos que não são mais de uso corrente, mas cumprem um prazo previsto de arquivamento antes de serem eliminados ou transferidos), e o arquivo permanente (destino final dos documentos que não devem ser eliminados, seja por razão histórica, probatória ou informativa). Muitas vezes o documento nunca mais será utilizado, mas precisa ficar no arquivo intermediário apenas para cumprir um prazo legal. Depois disso, ele pode ser eliminado, sem passar pelo permanente. Esse processo deve ser orientado pela tabela de temporalidade e destinação dos documentos da administração municipal. É esse instrumento que define tudo o que vai acontecer com um documento, antes mesmo de ele ser produzido. Com base nessa tabela, sabe-se quanto tempo o documento vai ficar em cada arquivo, É como se fosse um mapa da produção documental da administração municipal, e instrumento para facilitar tarefas de recuperação, avaliação seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. Tabelas de temporalidade ainda são elementos relativamente raros nas administrações municipais.