O farol
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Este eBook faz parte do material didático daI Oficina de Planejamento e Projetos dos Diários Associados DF
realizada pela GEPLAN, em Brasília, no ano de 2013.
AULA 5 de 8Tópicos abordados durante esta aula:
I. Sinopse de projeto: O que é? Para que serve? Como funciona? Elementos, modelos e exemplos
II. Elementos da Sinopse: Nome do projeto, Código, Tipo, Responsável, Contato, Escopo
e Não-escopo, Objetivo, Produtos/Resultados, Clientes, Justificativa, Stakeholders, Estratégias,
Metas, Cronograma, Equipe, Orçamento e Outros
PLANEJO
LOGOEXISTO
A sinopse ou “project chart” ou “template”é a certidão de nascimento do projeto.
É a sinopse que oficializa a existência do projeto.Antes dela, não existe projeto.
A sinopse é o documento oficial que apresentao projeto e suas principais informações.
Antes da aprovação formal da sinopse,o que existe é um pré-projeto.
Pré-projeto são todas as informações e dados levantados para elaborar a sinopse do projeto.
A partir da sinopse, pode-se visualizartodo o desenvolvimento do projeto.
A partir da sinopse, é possível traçar um plano de ação para atingir o objetivo do projeto.
A partir da sinopse, é possível elaborar um plano de negócios, de marketing, de captação, comercial.
É a sinopse que dá o sinal verdepara a execução do projeto.
A sinopse precisa ser avaliada tecnicamente e aprovada formalmente, antes de sua execução.
Uma vez aprovada, a sinopse vira referencial:tudo deve ser feito conforme pactuado.
Portanto, se houver dúvidas durante a execuçãodo projeto, consulte a sinopse aprovada.
Por isso é que, depois de aprovada,a sinopse não pode mais ser alterada.
Um formulário de sinopse é composto porcampos (partes) que descrevem o projeto.
A ordem e o nome dos campos pode variar,mas uma sinopse é só um formulário.
Uma vez que você entende o significadode cada campo, preencher a sinopse fica fácil.
A sinopse é preenchida em uma ordeme apresentada em outra.
Na apresentação da sinopse, a ordem dos campos depende do público-alvo.
Comece o preenchimento da sinopse pelo nomedo projeto: use uma expressão curta e forte.
Nomes longos nunca são lembrados, dão origem a apelidos e atrapalham a promoção do projeto.
Como projetos são empreitadas únicas,os nomes também não devem se repetir.
Para resolver o problema de identidadedos projetos, usamos códigos.
Em seguida, defina a duração do projeto:data de início e fim no formato dd/mm/aaaa.
Todas os prazos, metas e atividades do projetodevem ocorrer dentro deste intervalo pré-fixado.
O escopo é uma breve descriçãoque delimita a abrangência do projeto.
O escopo do projeto cabe em um parágrafoque resume a iniciativa, em linhas gerais.
O objetivo (gol) está dentro do escopo (campo)do projeto mas eles não são sinônimos.
Para escrever o escopo complete a expressão:“Este projeto trata de...”
Se precisar, deixe claro, também, o “não-escopo”:“este projeto NÃO trata de...”
Todo projeto começa com umalvo (objetivo) bem definido.
O objetivo é o que o projeto pretende fazer,dito de forma objetiva, clara e cirúrgica.
O objetivo sempre começa com umverbo, no infinitivo, que indica ação:
criar, lançar, mudar, aperfeiçoar, desenvolver, alcançar, descobrir, ultrapassar, conquistar...
A definição do objetivo é a parte críticado planejamento e da sinopse.
Seguir adiante sem definir com clareza e precisãoo objetivo do projeto é lançar mão da sorte!
Se o objetivo for mal definido, a sinopsee todo o planejamento ficam comprometidos.
O objetivo do projeto Apollo era direto e preciso:“Levar o Homem à Lua (e trazê-lo de volta vivo)”.
Enxergar direito o que vai ser feito,antes de iniciar o projeto, é fator crítico de sucesso!
Se o objetivo não for claro, direto e preciso,o projeto pode sofrer de miopia.
Definir um objetivo míope significaperder o foco do projeto e arriscar o insucesso.
Era uma vez duas tribos que queriamconquistar o espaço sideral.
Uma delas inventou uma super caneta que escrevia em gravidade zero para equipar a tripulação.
A outra tribo usou lápis, economizou recursos e manteve o foco na conquista do espaço.
Para atingir um objetivo, é precisomanter o foco no alvo do projeto.
Se houver desvios, o projeto pode não alcançarseu objetivo e não gerar os resultados esperados.
Objetivo mal definido ou mal compreendido émeio caminho andado para o fracasso do projeto.
A partir do objetivo é possível definir os produtos que devem ser quantificados e detalhados.
Produto é algo tangível que será entregue ao cliente, caso o projeto alcance seu objetivo.
Produto é o resultado quantificávele mensurável que o projeto produz.
Produto é tudo aquilo que comprovaque o objetivo do projeto foi atingido.
Quanto mais tangível for o produto,mais fácil será encerrar o projeto.
Produto é o resultado concreto do projetoque o cliente vai receber, se tudo der certo.
Entre objetivo e cliente existe uma ligação direta:a ponte que os une é o produto.
Cliente é o beneficiado pelo projeto.É o principal stakeholder.
respiração
comida
sexo
sono
homeostase
excreçãosegurança
amorrelacionamento
(auto)estima
confiançaconquistarespeito
realizaçãopessoal
moralidadecriatividade
espontaneidadesolução de problemas
ausência de preconceitoaceitação dos fatos
vidasaúde
empregorecursosfamília
propriedade
amizadefamília
intimidade
O projeto só existe porque o cliente tem necessidades a serem satisfeitas.
O cliente é a razão de existir do projeto.Sem cliente não existe projeto algum.
É o cliente que define as especificações do produtoe como o resultado do projeto deve ser.
É o cliente que determina se o resultado do projeto corresponde ao esperado ou não (validação).
As premissas são as condições prévias que devem ser atendidas antes de se iniciar o projeto.
A justificativa é um conjunto de motivos queatraem as pessoas para aderirem ao projeto.
Boas justificativas trazem estatísticas, dados e fatosconcretos que seduzem os stakeholders do projeto.
A justificativa é o texto mais longo da sinopsee pode vir em forma de lista.
Para escrever a justificativa, pense nos stakeholders e complete a frase: “considerando que...”
A justificativa deve atender aos interesses dos stakeholders para que eles apoiem o projeto.
Stakeholders são pessoas (físicas e jurídicas) que influenciam ou são influenciadas pelo projeto.
Identificar os obstáculos ajuda a definir metas: resultados parciais na direção do objetivo.
As metas também podem ser determinadasa partir da EAP (WBS) do projeto.
A conclusão das metas leva à conclusãodo objetivo e do projeto, por definição.
As metas são as paradas intermediáriaspara se chegar a um destino (objetivo) final.
Portanto, o cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do objetivo.
Metas devem ser quantificáveis, conter um prazoe mencionar um responsável para executá-las.
A equipe é composta por funcionários responsáveis pelo cumprimento das metas do projeto.
A partir das metas, é possível fazer umaestimativa do orçamento do projeto.
O orçamento do projeto deve dar uma noção de grandeza do investimento no projeto.
Estime despesas por conta: fornecedores, viagens, consultorias, material, eventos, campanhas,
etc...
O retorno do investimento pode ser calculadoe usado como justificativa: VPL, TIR, payback...
A sinopse finaliza com assinaturas, como um contrato, para selar um compromisso.
A aprovação da sinopse inaugura a fase de desenvolvimento (execução) do projeto.
EXERCÍCIOS
Miopia de Objetivo 1MODO DE USAR:1. Leia o objetivo do projeto no retângulo2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto
Realizar um curso na empresa, em 2013
Miopia de Objetivo 2MODO DE USAR:1. Leia o objetivo do projeto no retângulo2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto
Atualizar o site da empresa, em 2013
Miopia de Objetivo 3MODO DE USAR:1. Leia o objetivo do projeto no retângulo2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto
Lançar um novo produto, em 2013
Plano de Metas 1MODO DE USAR:1. Leia o objetivo do projeto no círculo2. Determine algumas metas possíveis para o objetivo proposto3. Verifique se a somatória das metas é igual ao objetivo
Publicarum livro,até 2014
meta prazo responsável
Plano de Metas 2MODO DE USAR:1. Leia o objetivo do projeto no círculo2. Determine algumas metas possíveis para o objetivo proposto3. Verifique se a somatória das metas é igual ao objetivo
Escalar oMonte
Roraima,até 2014
meta prazo responsável
Plano de Metas 3MODO DE USAR:1. Leia o objetivo do projeto no círculo2. Determine algumas metas possíveis para o objetivo proposto3. Verifique se a somatória das metas é igual ao objetivo
Construirum jardim,em 2013
meta prazo responsável
MODO DE USAR:1. Defina o escopo, o objetivo, os produtos, os clientes e os demais campos da
sinopse do seu projeto2. Verifique se o escopo descreve o projeto em linhas gerais e se começa com
a expressão “este projeto trata de...”3. Verifique se é necessário determinar o não-escopo do projeto4. Verifique se o objetivo começa com um verbo no infinitivo que indica ação5. Verifique se os produtos estão alinhados ao objetivo e se estão
suficientemente detalhados6. Verifique se a somatória das metas é igual ao objetivo7. Verifique se as datas das metas cabem dentro do período do projeto8. Verifique se a justificativa considera o ponto de vista e os interesses dos
stakeholders do projeto, se está em forma de lista e se começa com a expressão “considerando que...”
9. Verifique se o orçamento está dividido por contas10. Apresente suas dúvidas na próxima aula
Tarefa de Casa
FIMPróxima aula: 16/5/2013Conteúdo: Método cartesiano de solução de problemas,Como elaborar o plano de ação do projeto e o método 5W2H