O Perfil do Técnico de Secretariado e os seus novos … em hebraico significa SÔPHER. que...

I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa

24 de Abril de 2014

O Perfil do Técnico de Secretariado e os seus

novos desafios

Paulo Vieira [email protected]

AGENDA

I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira

- A importância do passado no futuro do secretariado;

- Os desafios do profissional de secretariado;

- Caso prático de inovação – Gestão Documental;

- O próximo passo: Criação da “Ordem dos Profissionais de

Secretariado e Assessoria (OPSA)”

Evolução

A HISTÓRIA

PASSADO

O secretariado, e o seu início como profissão está associado

originalmente à função dos escribas no antigo Egito

“O Secretariado surgiu nas civilizações antigas, das atividades dos escribas

(homem que dominava a escrita, fazia as contas, arquivava, redigia as ordens.

aquele que é capaz de recebê-las por escrito e que, por conseguinte, é

naturalmente encarregado de sua execução. Escriba em hebraico significa

SÔPHER. que significa contar.”

Fonte: Portal de Secretariado


A HISTÓRIA

EVOLUÇÃO HISTÓRICA DO SECRETARIADO

a) Idade Média - Restrito aos monges, nos mosteiros (copistas e

arquivistas);

b) 1400 - 1700: Mercantilismo: reaparece a necessidade do

Secretariado muito discretamente;

c) 1760: Revolução Industrial: A nova estrutura empresarial exigiu as

funções de assessoria administrativa.

d) Durante a segunda fase da Revolução Industrial, Christopher

Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. A sua filha, Lilian

Sholes, testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever

numa máquina, em público.


A HISTÓRIA

e) 2º Grandes Guerras Mundiais 1914-1918 e 1939 -1945 – Devido à

guerra surge a necessidade da mão-de-obra. Desta forma, os homens

afastam-se da profissão de secretariado.

f) Anos 60/70 - Aparecimento das teorias administrativas: Permitiu a

valorização das funções de secretariado, tornando o profissional de

secretariado parte integrante da dinâmica das organizações

EVOLUÇÃO HISTÓRICA DO SECRETARIADO


O passado como exemplo no presente

O passado marca uma profissão com milhares de anos, com tradição;

Os desafios ao longo da história transformaram o secretariado;

Os maus exemplos devem ser tomados como lições e desafios para o

futuro;

Cumpre-nos encontrar soluções duradoiras e eficazes;

O nosso maior desafio começa hoje:

O Secretariado é e será o que cada um de nós,

individualmente e em equipa conseguir que ele seja!

Compreender o passado, estudar o presente, projetar o futuro!


COMPETÊNCIAS ACTUAIS

• Um profissional de secretariado tem de possuir competências

pessoais e técnicas fundamentais, num mercado e o mundo cada vez

mais global;

• Um bom secretário destaca-se por cada tarefa assegurada estando

indissociavelmente ligada à das chefias que apoia e à da organização

que integra;

• Durante muito tempo foi considerada uma profissão em que um

curso superior, não era valorizado sequer e hoje tem um grande

potencial de crescimento em termos de desafios, e efetiva

progressão na carreira;


COMPETÊNCIAS ACTUAIS

• Um profissional multifacetado, polivalente e que busca e encontra

na inovação a sua capacidade de se diferenciar;

• Ser capaz de estar em atualização permanente, munindo-se de

ferramentas que lhe permitam vencer numa sociedade competitiva,

onde o valor acrescentado é a chave para o sucesso;

• Ter a capacidade de ser um bom gestor de tempo, conhecimento,

capacidade de organização, diferenciador;

• Ser capaz de acabar com o estereótipo de que o profissional de

secretariado é apenas alguém na organização que serve cafés,

atende telefones e anota os recados do “chefe”;


NOVOS DESAFIOS

• Passa por cada um de nós aqui presente mudar os paradigmas do

nossa profissão, projetando-a no presente para o futuro com:

Assertividade;

Convicção;

Visão de futuro;

Criatividade e empreendedorismo;


NOVOS DESAFIOS

• Passa por cada um de nós aqui presente mudar os paradigmas do

nossa profissão, projetando-a no presente para o futuro com:

Formação contínua;

Busca de novos métodos de trabalho;

Multidisciplinaridade, polivalência e flexibilidade.


“Os analfabetos do próximo século não são aqueles que não sabem ler ou escrever, mas aqueles que não souberem aprender, desaprender e reaprender.”

In “Rethinking the Future”, Alvin Toffle

UM CASO PRÁTICO - EXEMPLO

• O profissional de secretariado pode fazer a diferença na sua

organização.

Apresentando soluções para resolver problemas,

identificando-os e corrigindo-os;

EXEMPLO:

Um arquivo de papel, grande, desorganizado e de difícil

consulta pode ser uma grande “dor de cabeça”, quando

a capacidade de resposta é um fator diferenciador;

o Como o poderemos resolver:

Utilizando um Software de Gestão Documental


UM CASO PRÁTICO - EXEMPLO

• A Gestão Documental destaca-se por:

Inovação para os Arquivos das organizações;

Redução dos tempos de pesquisa;

Maior controlo sobre o fluxo de informação


GESTÃO DOCUMENTAL - DEFINIÇÃO

A Gestão Documental define-se pela utilização da tecnologia para digitalizar,

armazenar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informação produzida no seio de

uma organização de forma digital, integrando as suas capacidades nos processos

diários da organização.

Exemplo Fluxo da Gestão Documental

Fonte: http://www.quidgest.pt/p_documentPT.asp


FUNCIONALIDADES DE UM SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Um sistema de Gestão Documental deverá possibilitar:

Criar um sistema de classificação de acordo com o qual os documentos são

arquivados;

Gerir os documentos de arquivo, bem como os seus meta dados;

Registar um documento eletrónico, transformando-o numa prova fidedigna das

transações e decisões inerentes aos processos de negócios realizados;

Pesquisar e recuperar documentos de arquivo, sempre que necessário;


FUNCIONALIDADES DE UM SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Um sistema de Gestão Documental deverá possibilitar:

Gerir de forma consistente a conservação e eliminação de documentos;

Controlar os acessos aos documentos existentes no sistema, através de rotinas;

Fornecer mecanismos utilizáveis e robustos que permitam efetuar as tarefas inerentes à

Gestão Documental.


PRÓXIMO PASSO E DESAFIO

• Proteger o título e a profissão de secretário, promovendo

procedimento legal contra quem o use ou exerça a profissão

ilegalmente;

• Fomentar o desenvolvimento da formação e da investigação,

pronunciar-se sobre os modelos de formação e a estrutura dos

cursos;

• Ser ouvida em processos legislativos relacionados com suas

atribuições;

• Promover o intercâmbio de ideias, experiências e conhecimentos

científicos entre membros e organismos congéneres, nacionais ou

estrangeiros;

CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL

VANTAGENS DA CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL DE

SECRETARIADO


PRÓXIMO PASSO E DESAFIO

• O exercício da profissão de secretariado depende e dependerá

sempre das competências técnicas detidas por cada profissional,

mas fundamentalmente das suas características pessoais e do

empenho que colocar naquilo que define como a sua missão.

SUBSCREVAM HOJE MESMO E DIVULGUEM ESTA INICIATIVA:

http://www.peticaopublica.com/pview.aspx?pi=OS

CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL

VANTAGENS DA CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL DE

SECRETARIADO


Devemos refletir sobre os novos desafios do Secretariado;

Saber enquadrar o Secretariado como profissão de futuro e de excelência nas

organizações, através da multidisciplinaridade e polivalência ;

Existem muitas culturas onde o erro, é aproveitado para criar uma oportunidade de

melhoria. Claro que não devemos procurá-lo, mas sim quando este acontece, usá-lo

como uma oportunidade de corrigir algo que correu menos bem. E o profissional de

Secretariado tem um papel imprescindível na mudança deste paradigma;

O sucesso não se compra, conquista-se e trabalha-se todos os dias para o conseguir;

O enfoque deve estar, no fazer mais e melhor, criando valor acrescentado. É o valor

acrescentado que traz as mais-valias e a potenciação do negócio para o sucesso das

organizações e a chave para o sucesso.

CONCLUSÕES


Inovar nas organizações é uma função de todos pelo que devemos ter presente,

entre outros, os seguintes desafios :

Definição de objetivos mensuráveis onde nunca devemos desistir antes de os

alcançar;

Definir a Inovação e formação contínua como metas integrantes para alcançar o

sucesso

Estabelecer como parte integrante do trabalho, a colaboração e trabalho de

equipa.

CONCLUSÕES


PARA REFLECTIR NO NOSSO

DIA A DIA: «Um cliente é a visita mais importante da nossa casa.

Ele não depende de nós. Nós é que dependemos dele.

Ele não é uma interrupção do nosso trabalho, é o objectivo dele.

Não fazemos favor nenhum em servi-lo. Ele é que nos faz um favor

dando-nos essa oportunidade» (Mahatma Gandhi)

ESTE PENSAMENTO FAZ PARTE DO MEU DESAFIO DIÁRIO NA BUSCA DA

EXCELÊNCIA NO SECRETARIADO E QUE PARTILHO, CONVOSCO!

FIM I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa Escola Superior de Educação – Instituto Politécnico de Bragança Paulo Vieira

http://youtu.be/nEwPBV1jV7c

O Perfil do Técnico de Secretariado e os seus novos … em hebraico significa SÔPHER. que...

Documents

Transcript of O Perfil do Técnico de Secretariado e os seus novos … em hebraico significa SÔPHER. que...