O PROGRAMA 5S

Programa 5S

Prof. MSc. Adeildo Caboclo, MBAFLAP Novos Negócios, Consultoria e Treinamento

diretoria@flapbusiness.com.br

O PROGRAMA 5S

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Começando nossa conversa

Em nossa vida estamos sempre preocupados com a qualidade. As empresasconsideram a qualidade uma forma de melhorar a produção e reduzir gastospara conquistar seus clientes.

Para atingir a qualidade, e se tornar a melhor, cada organização segue umcaminho. Alguns desses caminhos foram chamados de programas dequalidade. Um desses programas de qualidade é o 5S.

Mas o que é isso? Como ele funciona? É difícil?

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Entendendo os 5S

Em 1950, foi criado pelos japoneses um

sistema de tarefas que poderia ser usado

por equipes ou pessoas para organizar o

local de trabalho, melhorando o desempenho,

o conforto, a segurança e a limpeza.

Ele foi batizado de 5S.

O 5S é um programa de qualidade

que reúne cinco conceitos simples.

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Os conceitos

O programa de qualidade criado por Kaoru Ishikawa recebeu o nome de 5S

Porque ele se baseia em cinco conceitos:

• Seiri – Senso de utilização• Seiton – Senso de arrumação ou ordenação• Seiso – Senso de limpeza• Seiketsu – Senso de saúde e higiene• Shitsuke – Senso de disciplina ou autodisciplina

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Os conceitos

Podemos considerar o 5S um sistema para melhorar e transformar nãosó empresas, mas também pessoas. O objetivo dele é trazer qualidadepara a empresa, mas lembre-se de que você também faz parte dela.

Essa é a ideia do 5S: Selecionar o que realmente precisamos,

organizar e manter tudo para ganhar tempo, evitar desperdícios e

aumentar o bem-estar

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Senso de Utilização

O senso de utilização envolve separar aquilo que é necessário daquilo que

não precisamos, ou seja, separar o útil do inútil. Com isso:

• Ganhamos espaço,

• Ajudamos na organização,• Deixamos de perder tempo com coisas que não têm utilidade,• Evitamos desperdício.

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Senso de Utilização

• Separar o útil do inútil, às vezes, não é suficiente. É importante também organizar aquilo que precisamos. O trabalho fica mais fácil se soubermos onde está cada coisa.

• Nosso corpo, por exemplo, separa dos alimentos aquilo de que precisa para funcionar direito e, aquilo de que não precisa, elimina. E assim não desperdiça energia com aquilo que não é útil.

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Senso de Arrumação

Uma vez que nossos materiais de trabalho

foram organizados, é fundamental

que eles fiquem sempre em ordem. É preciso,

então, manter o local arrumado

e isso nem sempre fazemos sozinhos.

Por isso, as “regras” da arrumação devem ficar bastante claras a

qualquer pessoa que use o local.

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Senso de Arrumação

• Além disso, manter tudo organizado também evita desperdício.

• O senso de arrumação é fundamental para tornar o trabalho mais eficiente.

• O senso de arrumação facilita o senso da utilização, pois a arrumação coloca os recursos úteis de forma sistemática dentro de um espaço e estabelece um excelente sistema de comunicação visual para o rápido acesso a eles.

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Senso de Limpeza

• Sentir-se bem é muito importante para que a gente consiga aumentar a produtividade.

• Mas, para isso, não basta que nosso ambiente esteja organizado, ele precisa também estar limpo.

• Em um lugar sujo, por exemplo, as máquinas ficam mais propensas a problemas de funcionamento. Quando isso acontece, temos gastos com o conserto, além do prejuízo de deixarmos de produzir enquanto o equipamento não funciona.

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Senso de Limpeza

• O barulho excessivo ou a poluição visual também prejudicam e são levados em consideração.

• E de quem é a obrigação de manter uma empresa limpa? Cada funcionário é responsável por manter limpo o local que usa e também de conservar os equipamentos que utiliza.

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Senso de Saúde e Higiene

Este senso favorece a higiene e a saúde dosfuncionários e da empresa. Viver em um ambiente saudável evita que a gente pegue doenças mais fácilou sofra acidentes.

Vamos adotar a cozinha de nossa casa para dar os exemplos desteQuarto senso:

• Sem luvas, avental ou colheres compridas, fica muito difícil cozinhar sem se queimar.

• Em uma cozinha sem janelas, se fizermos alguma fritura ficamos com cheiro de gordura, com a sensação de sujeira, e certo mal-estar.

• Lavar a louça em pia muito baixa pode dar dor nas costas.

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Senso de Disciplina

Se não tivermos disciplina, não vamos conseguir usar os conceitos quevimos aqui. Esse senso requer respeito as regras, respeito aos demais ea adoção de práticas no nosso dia a dia.

A disciplina vale para as empresas e também outros locais, como nossa cozinha,onde temos de cuidar do bem-estar da nossa família e de nossos amigos.

E esse processo requer constante aperfeiçoamento: se está bom, pode

ficar ainda melhor!

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Aplicação

O sistema 5S transforma as pessoas, modifica suas

atitudes no trabalho, com quem nos cercam e com a

gente mesmo. É possível mudar nossa atitude com a

sociedade, para melhorar algumas coisas.

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Senso de utilização

Atitude Exemplo em nosso trabalhoDividir todos os materiais, equipamentos, ferramentas, móveis etc. como necessários ou desnecessários.

Separar as pastas já rasgadas daquelas que ainda podem ser usadas.

Jogar fora ou vender como sucata materiais quebrados, antigos ou que não são mais utilizados.

Levar a um posto de reciclagem as pastas de papelão que não são mais usadas.

Dar para outros departamentos materiais que possam ser utilizados por eles.

Dar uma calculadora ao pessoal de vendas e ficar apenas com a que precisamos.

Devolver ao almoxarifado (ou outro departamento) o estoque que está sobrando, mantendo consigo apenas a quantidade necessária para aquele período.

Devolver ao almoxarifado as pastas, envelopes, canetas etc., sem uso.

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Atitude Exemplo em nosso trabalhoEscolher como armazenar os objetos que são úteis para nós.

Separar uma gaveta para documentos, outra para material de escritório.

Escolher locais e condições para guardar os materiais que facilitem o uso de cada um deles.

Deixar documentos que usamos todo dia na gaveta da mesa e documentos que trabalhamos com menos frequência no armário.

Marcar (com etiquetas, por exemplo) onde está cada coisa para que qualquer pessoa entenda.

Identificar o conteúdo de cada pasta com etiquetas.

Após o uso, sempre colocar os objetos no lugar em que estavam.

Deixar o material de escritório que todos usam sempre no armário a que todos têm acesso.

Senso de arrumação

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Atitude Exemplo em nosso trabalhoFazer faxina completa (que inclua chão, paredes, partes externa e interna de móveis etc.)

Manter a estação de trabalho limpa.

Chamar o pessoal da limpeza regularmente ou sempre que necessário.

Se cair café sobre a mesa, procurar a moça da limpeza, ou você mesmo limpar.

Chamar o pessoal da manutenção regularmente ou sempre que necessário.

Pedir que uma lâmpada seja trocada assim que ela queimar.

Evitar sujar o local. Não deixar papel no chão.

Evitar danificar equipamentos ou materiais. Seguir as instruções de uso da máquina de xerox.

Guardar objetos, depois de usá-los, prontos para o próximo uso (limpos).

Alimentar as folhas da impressora após o uso.

Senso de limpeza

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Atitude Exemplo em nosso trabalho

Adotar as práticas dos três sensos anteriores. Manter a mesa limpa, organizada e sem objetos

desnecessários.

Prestar atenção às condições do ambiente. Ajustar a altura da cadeira de acordo com nossa

altura e a da mesa.

Adotar hábitos saudáveis. Beber água regularmente, mesmo que esteja muito

ocupado.

Manter a higiene pessoal. Manter os banheiros da empresa limpos.

Senso de saúde e limpeza

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Atitude Exemplo em nosso trabalhoFazer dos sensos anteriores parte das tarefas do dia a dia.

Fazer das atividades mencionadas uma rotina.

Definir as mesmas regras a todos os envolvidos e respeitá-las.

Combinar com os colegas de trabalho onde devem ser guardados os materiais de escritório comuns.

Insistir pacientemente na aplicação dos novos hábitos.

Insistir nos novos hábitos, até que se tornem rotina.

Participar de treinamentos. Procurar informações sobre a aplicação do 5S.

Fazer da autoavaliação um hábito. Verificar constantemente onde pode melhorar

Senso de disciplina

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A iniciação ao programa

• A mudança de atitude individual é, sem dúvidas, fundamental para o resultado como um todo.

• Geralmente, quando cada S é trabalhado, primeiro corrigimos aquilo que está errado e depois criamos processos para que o erro não volte a acontecer.

• Em algumas empresas é criado um comitê com alguns funcionários para ajudar e facilitar o início do programa 5S.

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Os resultados

• Se o sistema 5S for iniciado aos poucos e de modo planejado e envolver todos os funcionários da empresa, não importa quais sejam os cargos ou departamentos, é difícil não ver os resultados desejados.

• Os resultados esperados do 5S podem também ser observados de acordo com cada senso.

Cada um é responsável pelo sucesso do programa como um todo.

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Os resultados

Senso de utilização

• Mais espaços para armazenar objetos necessários;

• Mais visibilidade aos objetos necessários;

• Ambientes mais agradáveis;

• Diminuição de gastos com compra de materiais desnecessários.

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Senso de arrumação

• Espaços disponíveis melhor utilizados;

• Materiais e equipamentos encontrados mais rapidamente;

• Objetos estocados em quantidades precisas;

• Ambientes mais agradáveis que requerem menos esforço físico e mental.

Senso de limpeza

• Locais mais limpos;

• Dedicação de todos com a limpeza;

• Ambientes de trabalho mais saudáveis e agradáveis;

• Melhor qualidade de vida dentro da organização.

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Senso de saúde e higiene

• Diminuição do número de acidentes de trabalho;

• Diminuição de faltas de funcionários por problemas de saúde;

• Maior índice de satisfação de funcionários;

• Melhoria nas relações humanas.

Senso de disciplina

• Mais facilidade na execução das tarefas diárias;

• Cumprimento de tarefas dentro do prazo e orçamento planejado;

• Autodesenvolvimento dos profissionais;

• Implementação de programas de qualidade mais elaborados.

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A manutenção

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A manutenção

• Equipes de acompanhamento.

• Relatórios mensais que são divulgados a todos.

• Prática de autoverificações diárias.

• Apresentamos na tabela a seguir um modelo reduzido de uma lista de verificação que pode, naturalmente, ser adaptado à qualquer realidade de trabalho.

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Conclusão

O sistema 5S promove a melhoria do local de trabalho, diminui o desperdício,aumenta a produtividade e melhora a qualidade de vida.

• É composto por cinco conceitos: senso de utilização, sensode arrumação,sendo de limpeza, senso de saúde e higiene e sensode disciplina.

• Iniciar o sistema 5S exige a disciplina e o envolvimento de todos na empresa.

• Os conceitos do 5S também podem ser usados em nossa casa ou em nossasatitudes como cidadãos.

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