ORÇAMENTO MATRICIAL

Histórico

O estudo sistemático da administração financeira iniciou-se por volta de 1900, com os movimentos de consolidação das empresas, decorrentes do final da construção de grandes ferrovias nos Estados Unidos, ocorridos por volta de 1880.

Na década de 1920, houve uma explosão de novas empresas, destacando-se o desenvolvimento das indústrias de rádio, química, de automóveis e siderurgia.

Nesse período, houve um grande número de falências de organizações, e os financiamentos ocorridos para a aquisição das novas empresas acabaram por gerar problemas de estrutura de capital em muitas delas.

Entre os anos de 1923 e 1929, as margens de lucros aumentaram consideravelmente. Iniciou-se a prática de utilização de orçamentos em algumas empresas. A liquidez e uma sólida estrutura de capital eram pontos importantes que as empresas deveriam valorizar, segundo os estudiosos da época.

O início da década de 1950 foi um período de rápida expansão econômica, com o crescimento das empresas que se dedicavam a ramos tecnologicamente inovadores. As empresas passaram a dar grande relevância à liquidez e aos instrumentos que permitissem prever necessidades de caixa a médio e longo prazos, fluxos e orçamentos de caixa. A previsibilidade das conseqüências econômicas das decisões relativas a investimentos ganhou destaque nessa década, com o surgimento dos conceitos associados ao orçamento de capital, hoje amplamente difundido nas empresas.

Em meados de 1970, o modelo de produção em massa entrou em crise de forma que o ambiente externo passou a chamar a atenção dos administradores de empresas.

A alta competitividade e a globalização determinaram a busca do aprimoramento da eficiência e da eficácia pelas empresas, por meio do desenvolvimento de novas técnicas e mecanismos de controle e avaliação de desempenho. A fim de suportar as crescentes demandas por novos controles, novas tecnologias têm sido desenvolvidas e aplicadas.

No Brasil, o estudo do orçamento passou a ser enfatizado a partir de 1940; entretanto, em 1970 as empresas passaram a adotá-lo com mais freqüência em suas atividades. Ao longo dos anos, o orçamento foi-se adaptando às tendências das modernas teorias de gestão.

O orçamento matricial corresponde a um dos métodos de gestão com o potencial de promover a alocação dos recursos de acordo com o uso mais adequado, pois está alinhado com as prioridades da organização como um todo e não somente de cada departamento.

Objetivos do Orçamento Matricial

- Tem como foco o controle de despesas e desperdícios objetivando o aumento de resultado da empresa.

- Ajudar os gestores empresariais na procura de oportunidades de melhoria.

- Avaliar as reais necessidades ou os excessos na empresa.

- Estabelecer metas e controlar suas diferentes atividades

Conceito

É um método de planejamento e controle orçamentário aplicável a qualquer organização. Tem como foco o controle de despesas e desperdícios objetivando o aumento de resultado da empresa.

É um meio prático de os gestores empresariais não caírem na zona de conforto e procurarem oportunidades de melhoria.

Avalia as reais necessidades ou os excessos na empresa.

Metodologia do orçamento matricial

O orçamento matricial desenvolvido pela INDG consiste em uma metodologia utilizada para elaboração, acompanhamento e controle do orçamento, baseada no PDCA, onde P significa planning (planejamento do orçamento), D significa doing (execução do orçamento, ou seja, a realização dos gastos); C provém de controlling (significa o confronto do que foi gasto com o orçamento disponível) e A significa action (ações que devem ser realizadas tempestivamente, todas as vezes que é identificada uma possibilidade de não-cumprimento orçamentário).

As premissas básicas dessa metodologia são:

1. Resultado do orçamento matricial igual ao resultado contábil, ou seja, os relatórios gerenciais demonstram exatamente os mesmos números contábeis;

2. Utilização de dados reais históricos como base para elaboração de projeções futuras;

3. Locação adequada dos lançamentos contábeis (INDG, 2000). O principal objetivo da metodologia do orçamento matricial é ser um instrumento para a elaboração e o controle do orçamento. Tal processo envolve toda a linha gerencial da empresa, na busca de oportunidades para redução dos gastos, com vistas a atingir a meta corporativa, ou seja, a meta determinada pelo acionista, cuja formulação estratégica nada mais é que o planejamento estratégico da empresa.

Estrutura do orçamento matricial

Pacotes são agrupamentos de contas contábeis homogêneas, em relação à natureza do lançamento que as originou. Os pacotes são formados a partir da identificação dos gastos que compõem cada conta contábil e das atividades que estão envolvidas na geração do gasto. Por variáveis entende-se o nível de abertura da contabilidade, ou seja, as contas contábeis.

Para a preparação da base orçamentária em consonância com a metodologia do orçamento matricial, são considerados como elementos básicos os gastos que compõem os pacotes e onde eles ocorrem, ou seja, em quais centros de custos.

- Definição de estrutura organizacional:

Consiste primeiramente em identificar quais são as unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto) e o desdobramento dessas entidades, de acordo com a estrutura organizacional, desde unidades corporativas até centros de custo, com vistas a estabelecer uma clara definição da responsabilidade gerencial pelo controle dos gastos. Uma vez definida a estrutura organizacional, é possível estabelecer a matriz orçamentária.

Entende-se por entidades as unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto), ou seja, as áreas também denominadas gerências ou diretorias. Níveis de entidades por sua vez, são os desdobramentos das entidades, de acordo com a estrutura organizacional, ou seja, os denominados “centros de custos”.

- Definição de donos de pacotes e gestores de pacotes e centros de custos Dono de pacote: Diretor responsável pelo resultado de determinado pacote, ao qual compete estabelecer as metas de gastos do pacote sob sua responsabilidade, aprovar e acompanhar as diretrizes (metas e padrões) a ele referentes.

Gestores de pacotes: Técnicos ou gerentes, aos quais cabe entender completamente as contas que compõem o seu pacote, propor as metas e elaborar os padrões de gastos junto com os especialistas, que, por sua vez, são as pessoas responsáveis pelo processo que gera o gasto. O gestor de pacote é o responsável pelo resultado do pacote sob a sua responsabilidade, nos níveis de centros de custos.

Os princípios do orçamento matricial são:

1 – o controle cruzado, de forma que os gastos são controlados por duas pessoas ao mesmo tempo (os donos dos centros de custos e os gestores de pacotes), com foco tanto na conta contábil quanto no centro de custo;

2 – desdobramento dos gastos, ou seja, todos os gastos são detalhados até o nível de contas contábeis e centros de custos;

3 – acompanhamentos sistemáticos dos resultados através de uma dinâmica que envolve a comparação das metas orçadas com o realizado e a definição de ações corretivas para os desvios (INDG, 2000).

VANTAGENS E DESVANTAGENS

Vantagens

- Avaliação detalhada dos gastos realizados;

- Alocação de responsabilidades por pacotes de custo e unidades.

- Eficiência e eficácia nos processos de racionalização de gastos e despesas;

- Motivação dos colaboradores a fim de buscar melhores resultados para a empresa;

- Permite a definição e o alcance dos objetivos e metas da baseada nas diretrizes orçamentárias.

Desvantagens

- Inflexibilidade da ferramenta caso a padronização não for utilizada corretamente;

- Aumento dos custos de manutenção e implementação conforme o processo é modificado;

- Ausência de eficiência e eficácia nos processos de racionalização de gastos e despesas, caso não haja participação assídua da liderança;

- Ausência de benchmarking interno entre o centro de custos se o Orçamento Matricial não seja devidamente acompanhado.

COMPARAÇÃO ENTRE ORÇAMENTOS

Orçamento Base Zero

Não considera o passado da empresa, não tem base histórica.

É feita uma análise, revisão e avaliação de todas as despesas propostas e não apenas das solicitações que ultrapassam o nível de gasto já existente; todos os programas devem ser justificados cada vez que se inicia um novo ciclo orçamentário.

Permite que os gestores não caiam na zona de conforto, é uma ferramenta que avalia as reais necessidades ou os excessos nas empresas sem repetir os mesmos números do ano anterior com pequenos acréscimos de 5% ou 10%.

Beyond Budget

Ações predeterminadas e os objetivos são revisados com frequência, baseados em objetivos elásticos, vinculados com desempenho em comparação a benchmarks (troca de experiência para melhoria de processos) de excelência, "peers", competidores e períodos anteriores. Ele é estimulado por quatro contribuintes diretos de valor: estratégias inovadoras, baixo custo, clientes leais e rentáveis, e reporting ético

Gerenciamento de Despesa Matricial

O gerenciamento matricial de despesas procura se antecipar ao erro na fase do controle orçamentário. Importante instrumento auxiliar no processo de alocação de recursos na fase de elaboração do orçamento principalmente, de controle orçamentário baseado em três princípios. São eles:

1. O controle cruzado. Por este princípio as principais despesas são orçadas e controladas, por duas pessoas: o gerente do centro de custos da entidade e o gerente do pacote de gastos;

2. O desdobramento dos gastos. Por este princípio, para a definição das metas, todos os gastos devem ser decompostos ao longo da hierarquia orçamentária até os centros de custos;

3. O acompanhamento sistemático. Por este princípio, os gastos são sistematicamente acompanhados e comparados com as metas, de forma que qualquer desvio observado seja objeto de uma ação corretiva.

Orçamento Matricial

Realiza um exame detalhado dos gastos, acompanha até o momento da realização e define metas de redução específicas, propondo desafios compatíveis com o potencial de ganho de cada área da empresa.

Realiza o controle orçamentário de forma cruzada, onde duas pessoas controlam os gastos.

Esta dividido em 2 etapas: A primeira constitui-se no planejamento orçamentário, na qual são definidas as metas dos planos e padrões para a redução dos gastos / aumento das receitas. A segunda é a fase de controle orçamentário, para a execução do planejamento realizado, a averiguação do cumprimento dos padrões estabelecidos, além da tomada de ações corretivas, caso haja algum desvio entre planejado e realizado. O controle se dá em todos os níveis da organização, através da atribuição de responsabilidades para cada meta definida.

Orçamento Matricial x Base ZeroOM -> Temos uma base históricaOBZ -> Não temos base histórica

Orçamento Matricial x Beyond BudgetOM -> Orçamento para um determinado período e acompanhamento das despesas (análises da diferenças)BB -> Objetivos revisados frequentemente (podendo ocorrer mudanças orçamentárias, estratégicas e organizacionais)

Orçamento Matricial x Gerenciamento Despesa MatricialOM -> Análise gerada pelo gerente do pacote de gastosGMD -> Análise departamental complementar, feita por controle cruzado (gerente do centro de custos da entidade e o gerente do pacote de gastos)

CASO REAL

Lojas Sketch

A rede de lojas de roupas masculinas Sketch aprendeu um novo sistema de controle de custos com o Instituto de Desenvolvimento Gerencial. O processo teve três etapas e

durou pouco mais de dois anos, período suficiente para a empresa conhecer conceitos de gestão que deram mais competitividade ao negócio. Orçamento Matricial era o nome do desafio. A Sketch precisava cortar custos. A Sketch tem 12 lojas. Cada uma teve seus custos analisados pela equipe do INDG e as filiais de melhor desempenho se tornaram modelo.

Após o primeiro ano de orçamento matricial, os resultados surpreenderam. "Nós ultrapassamos a meta de redução de custos", informa Rolphs. Mas para que todos esses resultados sejam alcançados, o processo tem que começar direito e por isso o INDG se empenha numa tarefa especial: "a primeira coisa que a gente faz é descobrir onde a empresa quer chegar", garante Vicente Falconi, orientador Técnico do INDG.

CONCLUSÃO

O Orçamento não substitui o planejamento estratégico, mas é um apoio que a empresa tem para administrar o curto prazo, sem se esquecer do longo prazo.

O orçamento Matricial requer uma qualificação maior de seus gestores, que precisam conhecer seus gastos nos detalhes, possui metas de redução específicas para cada área de desafios compatíveis com o potencial de ganho.

O objetivo do orçamento matricial é a redução de custos obtida por meio de análise detalhada da situação atual e histórica, identificando as lacunas e oportunidades para projetos de redução de custos fixos, bem como as melhores práticas entre os diversos departamentos e ou filiais, de modo a produzir um processo de aperfeiçoamento e redução contínua dos níveis de despesas de uma empresa, sem prejudicar a qualidade, produtividade, segurança, meio - ambiente e valores estratégicos da empresa.

Dentre os benefícios da aplicação desta técnica estão: Conhecimento detalhado dos gastos por diversos níveis hierárquicos, avaliação do desempenho de cada área, estabelecimento de metas justas e desafiadoras, melhoria da qualidade da base de dados para tomada de decisão, implementação de mudanças/melhorias no processo de gestão dos recursos, elaboração do orçamento de custos que assegure o alcance de uma diretriz anual de redução de despesas, especialização do corpo gerencial e de supervisão para gestão focada em resultado financeiro, um maior entendimento das rotinas da empresa e uma maior sinergia e relacionamento entre as áreas e gestores envolvidos.

O orçamento Matricial procura disciplinar a elaboração orçamentária, substituindo um corte de despesas imposto de cima para baixo por uma proposta de alocação de recursos de baixo para cima, agindo antes que o erro aconteça, racionalizando o processo e criando um compromisso dos executivos com as metas propostas. O orçamento matricial das despesas, além de funcionar como um importantíssimo instrumento auxiliar no processo de alocação dos recursos na fase de elaboração do orçamento, procura se antecipar ao erro na fase do controle orçamentário, bem como evita os famosos cortes flat pela direção, pois todos conhecem em detalhes suas propostas de orçamento e cada corte sugerido deve ser criteriosamente analisado.

São considerados elementos chaves para a implementação do orçamento matricial, o controle cruzado, por este princípio as principais despesas são orçadas e controladas, por duas pessoas: o gerente do centro de custos da entidade e o gerente do pacote de

gastos; o desdobramento dos gastos, para a definição das metas, todos os gastos devem ser decompostos ao longo da hierarquia orçamentária até os centros de custo; a negociação das metas, ou seja, os gestores de centro de custos e gestores de pacotes devem estar perfeitamente alinhados com as metas e os projetos de redução de custos devem ser implementados em conjunto e, finalmente, o acompanhamento sistemático, os gastos são sistematicamente acompanhados e comparados com as metas, de forma que qualquer desvio observado seja objeto de uma ação corretiva. O acompanhamento também é cruzado de forma a ter gestão das despesas por centros de custos e por pacotes de despesas.

O uso correto do orçamento matricial irá auxiliar a organização a ser mais competitiva no mercado, em termos de preço, qualidade e serviço ao ofertar seus produtos.

Hoje a empresa que utiliza o orçamento matricial, apresenta um diferencial em relação à concorrência, em termos de custos, serviços e preços de produtos, considerando que cada unidade de negócio deve ter o seu representante legalmente constituído como gestor em outra área da empresa ou vice-versa. Em síntese as empresas estão obtendo vantagens competitivas ao implantar o orçamento matricial, pois terão no mínimo, uma visão atualizada dos custos fixos com almoxarifado, viagens, serviços contratados de terceiros como limpeza, refeitório etc, além de um gerenciamento muito fino dos custos variáveis.