Organização das Nações Unidas para o Desenvolvimento Industrial

Manual de Aquisições Julho de 2013

Índice 1. Introdução 4

1.1 Definição e Abrangência da Aquisição 5

2. Princípios de Aquisição 5 2.1 Proposta mais vantajosa 6 2.2 Equidade, Integridade, e Transparência 6 2.3 Competição Efetiva 7 2.4 Melhor Interesse da UNIDO 7

3. Autoridade de Aquisição 7 3.1. Oficiais Autorizados – Delegação de Autoridade de Aquisição 7 3.2 Níveis de Autoridade de Aquisição Delegada 8

3.2.1 Oficiais de Aquisição/Oficiais Autorizados 9 3.2.2 Data Efetiva da Delegação de Autoridade de Aquisição 9

3.3 Responsabilidade do Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado 9 3.4 Prestação de Contas 10 3.5 Segregação de Funções/Princípio dos Quatro Olhos 10

4. Sistema Eletrônico de Aquisições 11

5. Procedimentos de Aquisição 12 5.1 Aquisição Acelerada 14 5.2 Aquisição Descentralizada 15 5.3 Aquisição Centralizada 17 5.4 Acordos de Longo Prazo (ALPs) 18

6. Ética/Confidencialidade 20 6.1 Ética no Trato com Licitantes/Contratados 21 6.2 Comportamento Ético de Licitantes 23 6.3 Confidencialidade 24

7 Planejamento de Aquisições 25

8 Requisição/Criação e Aprovação de Cestas de Compras 26 8.1 Definição de Requerimentos 28 8.2 Tipos de Especificação 29

8.2.1 Especificações Técnicas 30 8.2.2 Termos de Referência (TDR) 30 8.2.3 Declaração de Trabalho 31

8.3 Requerimentos de Qualificação e Critérios de Avaliação 32 8.4 Aquisição Sustentável 35

9 Suprimento 36 9.1 Pesquisa/Avaliação de Mercado 36

9.1.1 Pedido de Informações (ROI) 37 9.1.2 Chamados de Manifestação de Interesse (Call for EOI) 37

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9.2 Gestão de Fornecedores/Contratados 38 9.2.2 Identificação de Potenciais Licitantes 38 9.2.3 Registro Mestre de Fornecedores em GRF/GM 39

10 Competição e Método de Aquisição da UNIDO 40 10.1 Métodos de Aquisição 41

10.1.1 Resumo 41 10.1.2 Solicitação de Orçamento (RFQ) 41 10.1.3 Aviso de Licitação (ITB) 42 10.1.4 Solicitação de Proposta (RFP) 43 10.1.5 Pedido de Oferta (RFO) 43

10.2 Seleção do Tipo de Competição 43 10.2.1 Competição Internacional Aberta 43 10.2.2 Competição Internacional/Local Limitada 44 10.2.3 Competição Restrita 45

10.3 Exceção de Competição (Isenção) 46 10.3.1 Aprovação de Requerimentos de Isenção 46 10.3.2 Condições para Isenção 47 10.3.3 Orientações para Isenção 48

11 Processo de Aquisição 51 11.1 Cronologia de Aquisição 51 11.2 Elaboração dos Documentos de Licitação 52 11.3 Aprovação e Emissão de Documentos de Licitação 53 11.4 Solicitações para Esclarecimentos por parte de Potenciais Licitantes 53 11.5 Emendas aos Documentos de Licitação 54 11.6 Recebimento e Abertura das Propostas 55

11.6.1 Recebimento de Propostas Através do Portal GRF/GM 55 11.6.2 Licitação Substituta 55 11.6.3 Propostas Tardias 56 11.6.4 Propostas Alternativas 57 11.6.5 Propostas Inadvertidamente Abertas Antes do Prazo 57 11.6.6 Propostas Não Solicitadas 57

11.7 Consulta com a Secretaria Jurídica 57

12 Avaliação 58 12.1 Considerações Gerais 58 12.2 Procedimentos de Avaliação 58 12.3 Processo de Avaliação 62

12.3.1 Verificação Preliminar 62 12.3.2 Avaliação Técnica 63 12.3.3 Avaliação Comercial 66

12.4 Sistema de Avaliação por Classificação/Pontuação 68 12.4.1 Critérios de Avaliação 68 12.4.2 Atribuição de Pesos entre os Critérios de Avaliação 69 12.4.3 Estabelecimento de um Grupo de Avaliação 70 12.4.4 Avaliação de Propostas do Grupo de Avaliação 71

12.5 Pedidos de Clarificação e Informações Adicionais dos Licitantes 72 12.6 Procedimentos de Negociação 73

12.6.1 Melhor e Última Proposta (BAFO) 75 12.7 Modificação de Propostas 77

12.7.1 Antes do Prazo para Recebimento de Propostas 77 12.7.2 Depois do Prazo para Recebimento de Propostas 77

12.8 Rescisão de Proposta depois do Prazo para Recebimento de Propostas 77 12.9 Verificação de Referências 77

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12.10 Cancelamento de Exercício de Aquisição 78

13 Seleção e Concessão de Contratos 78 13.1 Apresentação ao Comitê de Aquisições 79 13.2 Declaração de Concessão 81

13.2.1 Comprometimento de Fundos 81 13.2.2 Notificação de Concessão 82 13.2.3 Notificação e Informação aos Licitantes Perdedores 82 13.2.4 Procedimentos de Protesto 82

13.3 Procedimento para Aprovação Retroativa e Post Facto 83

14 Preparação de Contratos 83 14.1 Pedido/Contrato de Compra (ALP) 83

14.1.1 Termos de Entrega 85 14.1.2 Condições de Pagamento 85 14.1.3 Adiantamento de Pagamentos 86 14.1.4 Condições Gerais de Contrato (GCC) da UNIDO 86 14.1.5 Impostos 87 14.1.6 Garantia de Execução 87

14.2 Finalização, Emissão e Assinatura dos Pedidos/Contratos de Compra (ALPs) e Contratos de Locação 88 14.3 Tipos de Documentos de Pedido/Contrato de Compra 89

14.3.1 Pedido de Compra 89 14.3.2 Contrato (ALP) 90 14.3.3 Emenda aos Pedidos/Contratos de Compra (ALPs) 90

14.4 Encerramento de um Pedido e Contrato de Compra (ALP) 92 14.4.1 Resolução de Disputas 92 14.4.2 Finalização de Pedidos/Contratos de Compra 93

15 Documentação do Processo de Aquisição 93

16 Relatórios 93

17 Gerenciamento de Pedidos/Contratos de Compra 94 17.1 Monitoramento e Controle de Execução dos Contratos 94 17.2 Entrega, Inspeção, Recebimento dos Bens/Serviços/Trabalhos 94 17.3 Faturamento e Pagamento 95 17.4 Gerenciamento de Queixas 95

18 Desempenho do Contratado 97

19 Logística 98 19.1 Instruções de Embalagem, Endereçamento e Envio 98 19.2 INCOTERMS 99 19.3 Seguro de Transporte 99

20 Gestão e Inventário de Ativos 100 20.1 Transferência de Titularidade 101 20.2 Amortização ou Venda de Imóveis 101

Explicação dos Termos Usados no Manual 102

Lista das Abreviações Comumente Usadas 106

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1. Introdução Na gestão dos fundos disponibilizados por seus Estados Membros e doadores, espera-se que a UNIDO siga os Regulamentos e Regras relevantes da Organização, bem como os princípios de concessão de contratos públicos. Os fundos confiados aos cuidados da UNIDO para o cumprimento de suas atividades devem ser aplicados efetivamente e eficientemente de acordo com padrões fiduciários. O Manual de Aquisições fornece princípios, orientações e procedimentos para que a Organização mantenha esses padrões durante os processos de aquisição. Os princípios de equidade, transparência, integridade, economia, eficiência e efetividade devem ser aplicados para todas as transações aquisitivas, entregues com um alto nível de profissionalismo e assim justificando o envolvimento e valor da UNIDO no processo de implementação, agregando-lhe valor. As políticas, os procedimentos e as práticas de aquisição da UNIDO são governados pelas Regras e Regulamentos Financeiros da UNIDO (UNIDO/DG/B.74/Rev.2) datados de 18 de Agosto, 2006 (Regras 109.5.1 – 109.5.9). Esse Manual de Aquisições tem a intenção de oferecer direção e orientação quanto as políticas e procedimentos de aquisição da UNIDO para todos os funcionários e indivíduos envolvidos nos vários estágios do ciclo de aquisição. Ele também explica a responsabilidade e prestação de contas daqueles envolvidos no processo de aquisição, de acordo com os princípios de concessão de contratos públicos. Os funcionários e indivíduos contratados pela UNIDO, como definido nesse documento, são obrigados a cumprir com as disposições desse Manual. O Departamento de Aquisições oferece conselhos e orientações quanto as políticas, princípios e procedimentos de aquisições cotidianas da UNIDO, bem como suas interpretações, em consulta com a Secretaria Jurídica, quando necessário. O Manual de Aquisições é um documento vivo, que pode ser alterado de tempos em tempos quando for necessário para refletir mudanças nas melhores práticas de gestão de cadeias de fornecimento e/ou tendências em evolução dentro do sistema de organizações das Nações Unidas. Quaisquer mudanças serão providenciadas na forma de emendas ao Manual, ou, se for necessário, será publicada uma nova versão do Manual.

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O Manual de Aquisições fornece conexões com documentos de referência, material de aprendizado pela Internet e modelos padronizados.

1.1 Definição e Abrangência da Aquisição Aquisição é definida como o processo total de aquisição de bens, obras e serviços, que incluem todas as funções relacionadas ao planejamento, previsões, gestão de cadeias de fornecimento, identificação de demandas, suprimento e solicitação de propostas, preparação e concessão de contratos, bem como gestão de contratos até o cumprimento de todas as obrigações como definidas nos contratos relevantes. O processo de aquisição cobre todas as atividades necessárias para a compra, aluguel, locação ou venda de bens, serviços e outros requerimentos como obras e propriedades. A abrangência da aquisição 1 é limitada as atividades que envolvem entidades legais e não inclui a seleção e gestão de funcionários, que estão dentro da esfera de Recursos Humanos.

2. Princípios de Aquisição Os quatro princípios abaixo devem ser levados em consideração durante o cumprimento de funções de aquisição da UNIDO:

- proposta mais vantajosa; - equidade, prestação de contas, integridade e transparência no

processo de aquisição; - competição efetiva; - maior interesse da UNIDO.

Quer seja no cumprimento de aquisição única ou ações de aquisição integrada, a chave para cumprir os quatro princípios de aquisição está no planejamento de aquisições. O planejamento de aquisições é também a ferramenta que permite aos administradores estabelecer e monitorar os indicadores chave de desempenho, bem como avaliar e atenuar os riscos que têm o potencial de inviabilizar as metas de aquisições estabelecidas.

1 Os contratos de empréstimos reembolsáveis agora são tratados como contratos de serviços e processados em Gestão do Relacionamento com Fornecedores (GRF).

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2.1 Proposta mais vantajosa O princípio de proposta mais vantajosa deve ser aplicado ao longo de todo o processo de aquisição. Isso significa que o Oficial de Aquisições deve assegurar que os bens/serviços/trabalho requeridos são obtidos de maneira competitiva e transparente, dentro de um prazo razoável; cumprindo os requerimentos do usuário, ao mesmo tempo que leva em consideração todos os custos e benefícios relevantes dentro do processo total de aquisição. As decisões de proposta mais vantajosa são influenciadas por um número de fatores que incluem:

- a escolha de procedimento de aquisição; - competição efetiva; - não-discriminação; - o alcance geográfico do mercado de cadeias de suprimento

relevante; - desempenho; - risco; - considerações financeiras e contratuais; - custos operacionais, de ciclo de vida e de eliminação ao lidar com

equipamentos. Quando da aplicação do princípio de proposta mais vantajosa, os Oficiais de Aquisição/Oficiais Autorizados devem levar em consideração o seguinte:

1) maximizar a competição efetiva, quando relevante; 2) reduzir os riscos associados a aquisições complexas; 3) cuidadosamente estabelecer os requerimentos de qualificação e

critérios de avaliação e seus pesos de forma a selecionar a proposta com a maior possibilidade de cumprir as necessidades da organização; e

4) assegurar a avaliação imparcial e abrangente das propostas de maneira pontual.

2.2 Equidade, Integridade, e Transparência

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Equidade2, Integridade3 e transparência4 devem ser aplicados ao longo de todo o processo de aquisição. Todas as atividades de aquisição devem ser cumpridas com base em regras e procedimentos claros e apropriados que são aplicados a todos os licitantes de forma consistente.

2.3 Competição Efetiva A competição efetiva refere-se ao sucesso da UNIDO na criação de oportunidades iguais para que os potenciais candidatos possam participar das atividades de aquisições da UNIDO. Isso requer que a UNIDO assegure que as informações relevantes sejam fornecidas a todos os candidatos em tempo hábil, e dentro de uma programação que não tenha sinais de favoritismo. Isso também requer que os candidatos não sejam influenciados a fixar preços de bens e serviços na tentativa de prejudicar a competição aberta. A competição efetiva é mensurada em termo dos custos totais de conduzir um processo de aquisição, levando em consideração o interesse da Organização, bem como as expectativas dos beneficiários e doadores.

2.4 Melhor Interesse da UNIDO Aquisição do melhor interesse da UNIDO significa que as atividades de aquisição devem ser desempenhadas de maneira a ajudar a UNIDO a cumprir seus objetivos e metas organizacionais, em cumprimento com os Regulamentos e Regras Financeiros e os princípios de aquisição.

3. Autoridade de Aquisição

3.1. Oficiais Autorizados – Delegação de Autoridade de Aquisição A Lei Financeira 109.5.2(a) da UNIDO diz o seguinte: A não ser que indicado pelo Diretor-Geral, o Diretor Administrativo, PSM (MD/PSM) responde ao Diretor-Geral por todas as funções de aquisição

2 Tratar todos os licitantes da mesma forma, imparcialmente. 3 Comportamentos pessoais e institucionais tais como honestidade, sinceridade, precisão de ações, imparcialidade e incorruptibilidade. 4 Todas as transações são abertas, visíveis e bem documentadas, de forma a assegurar uma trilha de auditoria completa.

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da UNIDO. O MD/PSM pode também, quando apropriado, delegar a autoridade de aquisição aos funcionários na Sede e em outras unidades. A autoridade de aquisição é delegada por escrito e dada de forma individual e pessoal. A autoridade escrita normalmente define o limite de comprometimento do Oficial Autorizado e também o período de validade da autoridade de aquisição. A autoridade de aquisição e suas responsabilidades relacionadas não são transferíveis. 3.2 Níveis de Autoridade de Aquisição Delegada A UNIDO aplica aquisições centralizadas e descentralizadas em diferentes níveis de autoridade delegada. Os limites das presentes delegações de autoridade de aquisição estão indicados na tabela abaixo: Procedimento de Aquisição Oficial/Oficiai

s Autorizado(s)

Limite de Comprometimento Financeiro

Aquisição Centralizada

Aquisição Centralizada de bens/serviços/trabalho Estabelecimento de Contratos/Acordos de Longo Prazo (ALPs) Solicitação sobre contratos de ALPs.

Somente Funcionários de Departamento de Aquisições.

Todos os fundos UNIDO. Especificado a partir de grau/categoria (de acordo com IOM por MD/PSM). Para os limites de comprometimentos financeiros atuais para cada membro do Departamento de Aquisições por favor [clique aqui]

Aquisição Descentralizada

Aquisições aceleradas. Solicitação sobre contratos de ALPs. Aquisição Descentralizada

Todos Gestores de Projeto/Titulares de Atribuição na Sede ou nos Escritórios Regionais (por exemplo, URs) com autorização de aquisição delegada

Exceto para solicitação sobre contratos de ALPs, até €40.000 por contrato, por requerimento único, ou por série de requerimentos inter-relacionados, por projeto, por Gestor de Projeto/Titular de Atribuição por ano civil.

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3.2.1 Oficiais de Aquisição/Oficiais Autorizados Com respeito as aquisições centralizadas, os Oficiais Autorizados são o Diretor, Unidade de Serviços de Apoio Operacional, o Chefe, Oficiais de Contratos, Oficiais de Aquisição e Assistentes do Departamento de Aquisições (a seguir “Oficiais de Aquisição”). No caso de aquisição descentralizada, os Oficiais Autorizados normalmente são os Gestores de Projeto/Titulares de Atribuição para quem a autoridade de aquisição for delegada de forma individual, pessoal e não transferível pelo MD/PSM de acordo com a Instrução Administrativa No. 6 “Novo Sistema de Autorização Financeira” do Diretor-Geral, datada de 13 Maio 1998 (parágrafos 31 & 44).

3.2.2 Data Efetiva da Delegação de Autoridade de Aquisição A autoridade para atuar em aquisição descentralizada tem efeito a partir da data em que a pessoa para que a autoridade foi emitida assina o memorando de delegação de autoridade relevante emitido pelo MD/PSM. Para acessar um formulário padrão de ‘Delegação de Autoridade’, por favor [clique aqui].

3.3 Responsabilidade do Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve cumprir suas funções e responsabilidades com atenção, eficiência, imparcialidade e integridade. Antes de aceitar um comprometimento em nome da Organização, ele/ela deve certificar:

1) Cumprimento das Regras e Regulamentos Financeiros da UNIDO e desse Manual;

2) Disponibilidade de fundos para o comprometimento; 3) Baseado nas informações disponíveis no momento e

documentadas na ficha de aquisição, que a transação de aquisição é de interesse da UNIDO;

4) Que todas as atividades de aquisição sejam devidamente documentadas e relatadas de acordo com os requerimentos de

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relatório estabelecidos para monitorar o uso de delegação de autoridade.

3.4 Prestação de Contas Tendo delegado a autoridade de aquisição, os Oficiais de Aquisição/Oficiais Autorizados devem ter cuidado para certificar que todas as ações tomadas por eles ou por pessoas sob sua supervisão estejam de acordo com a Constituição da UNIDO, suas Regras e Regulamentos Financeiros, Regulamentos e Regras de Funcionários, Código de Conduta Ética, diretivas, instruções e políticas administrativas, incluindo esse Manual. Os funcionários devem ser lembrados da Regra Financeira 101.1.2 da UNIDO: “Todos os funcionários da UNIDO são obrigados a cumprir com os Regulamentos e Regras Financeiros e com instruções administrativas emitidas em ligação com esses Regulamentos e Regras. Qualquer funcionário que infrinja os Regulamentos e Regras Financeiros ou instruções administrativas correspondentes pode ser responsável pessoal e financeiramente por suas ações de acordo com a Regra de Funcionários 101.06”. A Regra de Funcionários 101.06 diz o seguinte: “Regra 101.06 – Responsabilidade Financeira. Os funcionários podem ser obrigados a reembolsar a Organização parcial ou totalmente por qualquer perda financeira que a Organização venha a sofrer em resultado de negligência ou não respeito a qualquer regulamentação, regra ou instrução administrativa, como determinado pelo Diretor-Geral.”

3.5 Segregação de Funções/Princípio dos Quatro Olhos Para reduzir o risco de erros, desperdícios ou ações incorretas e o risco de não detectar esses problemas, nenhum indivíduo ou equipe de controle terá acesso a todos os estágios chave de uma transação. Funções e responsabilidades serão atribuídos sistematicamente a um número de indivíduos para assegurar que o sistema de freios e contrapesos esteja funcionando. Na UNIDO, autoridades, responsabilidades e funções são segregados quando forem incompatíveis. Funções relacionadas devem ser sujeitas a revisões e monitoramento regulares. Discrepâncias, divergências e exceções são devidamente regulamentadas nos Regulamentos e Regras

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Financeiros e Regulamentos e Regras de Funcionários. Deve ser mantida uma clara segregação de funções entre gestão de programa/projeto, aquisição e gestão de cadeia de fornecimento, gestão de riscos, gestão financeira e contabilidade bem como auditoria e supervisão interna. Portanto, a segregação de funções é um princípio básico de controle interno importante e deve ser respeitada por todo o processo de aquisição. As diferentes etapas do processo de aquisição devem ser completadas, na medida do possível, por oficiais diferentes com as competências correspondentes. No mínimo, dois oficiais devem estar envolvidos no desenrolar do processo de aquisição. As funções são divididas entre os oficiais das seguintes funções:

- Departamento de Aquisições: para cumprir aquisição centralizada, incluindo revisão de especificações técnicas, termos de referência, e escala de obras, pesquisa/avaliações de mercado, fornecimento/solicitação, avaliação comercial de propostas, concessão de contrato, gestão de contrato;

- Escritório de Apoio Material: para dar início a requisições de aquisição com base em especificações técnicas bem formuladas, termos de referência, abrangência de obras, certificar a disponibilidade de verba, avaliação técnica de propostas; recomendação de concessão; recebimento de bens/serviços; avaliação de desempenho de fornecedores. Com respeito as aquisições descentralizadas, a segregação de funções ocorre entre o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição e seu Superior Técnico subordinado. Para Aquisição Acelerada, a segregação ocorre entre o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição e o Departamento Financeiro;

- Departamento Financeiro: para o processamento de pagamentos.

4. Sistema Eletrônico de Aquisições O sistema eletrônico de aquisições para a gestão de requerimentos de aquisição é auxiliado pelos módulos de Gestão de Relacionamento com o Fornecedores (GRF) e Gestão de Material (GM) do novo sistema (SAP) UNIDO de planejamento de recursos empresariais (PRE).

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O sistema eletrônico de aquisições (adiante denominado “GRF/GM” ou, dependendo do contexto, o “portal GRF/GM” ou “funcionalidade GRF/GM”) é desenhado para apoiar todas as etapas do processo de aquisição, para possibilitar monitoramento e controle online bem como gerar pareceres de aquisição. Os seguintes processos de gestão serão apoiados pelo sistema eletrônico de aquisições:

- Planejamento de aquisições; - Criação e aprovação de cestas de compras (requisições); - Criação e aprovação de eventos RFx (e-licitações); - Criação e aprovação de ordens/contratos de compras; - Criação e aprovação de Acordos de Longo Prazo (ALPs); - Criação e aprovação de solicitação sobre contratos de ALPs; - Gestão de ordens/contratos/ALPs de compras; - Relatórios e análises de aquisições.

Acesso ao portal GRF/GM será concedido somente a funcionários UNIDO e indivíduos autorizados que tenham concluído com sucesso o treinamento GRF/GM. O GRF/GM é mantido conjuntamente pela Gestão de Informação e Comunicações e Departamento de Aquisições. Para acessar o serviço de assistência, por favor [clique aqui].

5. Procedimentos de Aquisição Os seguintes procedimentos de aquisição estão disponíveis na UNIDO: Procedimento de Aquisição

Aplicabilidade Limite de Intenção de Comprometimento

Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado

Aquisição Acelerada

Aquisições de baixo valor Criação automática e aprovação de ordem de compra.

Para um requerimento único, até €5.000 por contratante, por projeto/propósito, e por Gestor de Projeto/Titular de Atribuição Para uma série de requerimentos inter-relacionados,

Oficial Autorizado (Gestor de Projeto/ Titular de Atribuição).

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até €40.000 por contratante e por projeto/propósito e por Gestor de Projeto/Titular de Atribuição dentro de qualquer ano-calendário.

Aquisição Descentralizada

Aquisições de valor médio. Aquisições realizadas por Gestores de Projeto/Titulares de Atribuição UNIDO na Sede e nos Escritórios Locais.

Até €40.000 por contratante, por cada requerimento ou série de requerimentos inter-relacionados, por projeto/propósito, por Gestor de Projeto/Titular de Atribuição dentro de qualquer ano-calendário.

Oficial Autorizado (Gestor de Projeto/ Titular de Atribuição).

Aquisição Centralizada

Aquisições de alto valor ou alto risco. Aquisições realizadas pelo Oficial de Aquisições (Departamento de Aquisições).

Qualquer valor. Oficial de Aquisições.

ALPs Independente de valor de aquisição. ALP concluída entre UNIDO e um ou vários contratante(s) através de qual bens, serviços obras específicos podem ser requisitados repetidamente pela UNIDO a preços previamente combinados.

Qualquer valor. Oficial de Aquisições (para estabelecer ALPs). Gestor de Projeto/Titular de Atribuição para solicitação sobre contratos de ALPs.

Aquisição Restrita Independente de valor de aquisição. Competição Restrita.

Até €40.000 por contratante, por cada requerimento ou série de requerimentos inter-relacionados,

Para aquisição descentralizada: Diretor de Escritório de Apoio Material.

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por projeto/propósito, por Gestor de Projeto/Titular de Atribuição dentro de qualquer ano-calendário. Qualquer valor.

Para aquisição centralizada: Chefe, Departamento de Aquisições.

Exceção de Competição (Isenção)

Independente de valor de aquisição

Até €40.000 por contratante, por cada requerimento ou série de requerimentos inter-relacionados, por projeto/propósito, por Gestor de Projeto/Titular de Atribuição dentro de qualquer ano-calendário. Qualquer valor.

Para aquisição descentralizada: Superior Técnico de Gestor de Projeto/Titular de Atribuição. Para aquisição centralizada: MD/PSM, ou Chefe, Departamento de Aquisições.

5.1 Aquisição Acelerada Função: O procedimento de aquisição acelerada permite que Gestores de Projeto/Titulares de Atribuição com autoridade de aquisição delegada na Sede e Escritórios Regionais administrem requerimentos de aquisição de baixo valor cujo compromisso intencionado por requerimento único não exceda €5.000 por contratante, por projeto/propósito e por Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, e para uma série de requerimentos inter-relacionados não exceda €40.000 por contratante e por projeto/propósito e por Gestor de Projeto/Titular de Atribuição dentro de qualquer ano-calendário a partir da data inicial de concessão. Quando do uso do procedimento de aquisição acelerada, o seguinte se aplica:

- Em casos em que não há contratos (ALPs) válidos disponíveis, deverão ser feitos todos os esforços para aplicar o procedimento de aquisição acelerada para todas as necessidades de aquisição cujos compromissos intencionados estão de acordo com o parágrafo acima. Não obstante as provisões da Regra Financeira 109.2.3 (despesas abaixo de €2.000 não requerem obrigatoriedade de

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registro (despesa direta)), recomenda-se aplicar o procedimento de aquisição acelerada para essas transações.

- Processamento de transação pelo portal GRF/GM permitirá o registro correto de todos os bens no registro de bens.

- O Gestor de Projeto/Titular de Atribuição deve certificar que pelo menos um orçamento seja recebido, confirmando que esse orçamento está em consonância com taxas e preços de mercado e representa o melhor interesse da Organização. O(s) orçamento(s) devem incluir os detalhes relevantes com respeito ao procedimento de aquisição, que incluem mas não limitam-se a preço, quantidade, data de entrega etc. No caso de detalhes do orçamento terem sido explicados verbalmente (por exemplo pelo telefone ou pessoalmente), isso deve ser confirmado por escrito, por exemplo por e-mail, e o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição deve enviar esses dados ao portal GRF/GM, especificando os detalhes do orçamento e confirmando que recebeu o melhor preço/condição em boa fé.

O portal GRF/GM dispõe dos seguintes passos para aquisição acelerada: Cesta de Compras: Criação por membros da equipe do projeto e aprovação pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição em GRF/GM. Envio de orçamento(s) na cesta de compras. Ordem de Compras: Criação, aprovação e emissão automática da ordem de compras em GRF/GM. Recibo de Bens/Serviços: criação por membros da equipe do projeto e aprovação pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição em GRF/GM.

• Para assistência passo-a-passo para aquisição acelerada em GRF/GM por favor [clique aqui].

Se um cartão de compra for utilizado, os procedimentos em vigor devem ser seguidos5.

5.2 Aquisição Descentralizada

5 No momento, esse função não está disponível mas pode ser considerada no futuro.

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Função: O procedimento de descentralizada acelerada permite que Gestores de Projeto/Titulares de Atribuição com autoridade de aquisição delegada na Sede e Escritórios Regionais administrem requerimentos de aquisição de médio valor cujo compromisso intencionado por requerimento único não exceda €40.000:

- por contratante; - por projeto/propósito; - por Gestor de Projeto/Titular de Atribuição; e - dentro de qualquer ano-calendário a partir da data inicial de

concessão. Para todos os outros casos, o Departamento de Aquisições revisará e tomará outras medidas se necessário. Todas as transações de aquisição descentralizada serão monitoradas continuamente para que possíveis áreas para ALPs sejam consideradas. O portal GRF/GM dispõe dos seguintes passos para aquisição descentralizada: Cesta de Compras: Criação por membros da equipe do projeto e aprovação pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição6. No caso de isenções, aprovação adicional do Superior Técnico do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição. Evento RFx: Criação de Solicitação de Orçamento (RFQ) (em GRF/GM adiante referido como o “evento RFx” ou “funcionalidade RFx”) pelos membros da equipe de projeto baseado em modelos RFx básicos de GRF/GM e aprovação do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição7. Recebimento e Avaliação de Orçamentos: por meio de funcionalidade e-licitação (RFx).

6 No caso de atribuições de múltiplas contas, a aprovação da cesta de compras é feita pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, cuja cota correspondente for maior; no caso de cotas iguais, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição do primeiro item da cesta de compras. 7 No caso de atribuições de múltiplas contas, a aprovação do evento RFx é feita pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, cuja cota correspondente for maior; no caso de cotas iguais, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição do primeiro item do evento RFx.

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Ordem de Compras: Criação pelos membros da equipe do projeto e aprovação pelo Superior Técnico do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição8. Recibo de Bens/Serviços: Criação pelos membros da equipe do projeto e aprovação pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição em GRF/GM. O Gestor de Projeto/Titular de Atribuição deve permanecer responsável pela transação de aquisição relevante, certificando que todas as informações e relatórios relevantes são inseridos e mantidos em GRF/GM. Em casos excepcionais, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição pode autorizar que um Escritório Local do PNUD execute uma transação de aquisição e contrato específica em nome da UNIDO. Em GRF/GM, esse Escritório Local do PNUD será representado como contratante. Após o cumprimento bem sucedido da transação de aquisição, o PNUD cobrará na UNIDO uma taxa de serviço no preço previamente acertado estabelecido entre o PNUD e a UNIDO. Para assistência passo-a-passo em aquisição descentralizada em GRF/GM, por favor [clique aqui].

5.3 Aquisição Centralizada Sob a direção e supervisão do Diretor, Filial de Serviços de Apoio Operacional, os Departamento de Aquisições são responsáveis pela aquisição centralizada de bens/serviços/trabalho para os projetos de cooperação técnica e para as necessidades da Sede. O portal GRF/GM dispõe dos seguintes passos para aquisição centralizada: Cesta de Compras: Criação pelos membros da equipe do projeto e aprovação pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição5. No caso de isenções, aprovação adicional do Superior Técnico do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição e do Chefe, Departamento de Aquisições.

8 No caso de atribuições de múltiplas contas, a aprovação da OC é feita pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, cuja cota correspondente for maior; no caso de cotas iguais, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição do primeiro item da OC.

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Equipe de Aquisição: recebimento de cesta de compras aprovada. Evento RFx: Criação do RFP, ITB, RFO pela equipe de projeto relevante baseado em modelos RFx básicos de GRF/GM e aprovação do Oficial de Aquisições relevante. Recebimento e Avaliação de Orçamentos: recebimento e avaliação de orçamentos de acordo com o procedimento de aquisição relevante por meio do evento RFx: Análise preliminar: Pelo Oficial de Aquisições; Avaliação Técnica: Pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição/Grupo de Avaliação; Avaliação Comercial: Pelo Oficial de Aquisições Comitê de Revisão de Aquisição, se for o caso (folha de pedido e aprovação a ser anexada em GRF/GM. Ordem de Compras/Contrato: Baseada em documentos modelo, criação pela equipe de aquisições e aprovação pelo Oficial de Aquisições relevante. Recibo de Bens/Serviços: Criação pelos membros da equipe do projeto e aprovação pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição. * Para assistência passo-a-passo em aquisição centralizada em GRF/GM, por favor [clique aqui].

5.4 Acordos de Longo Prazo (ALPs) Função: Para bens e serviços que a Organização requer anualmente, por meio de procedimentos repetitivos de licitação, a intenção é entrar em Acordos de Longo Prazo (ALPs) por meio dos quais um relacionamento contratual pode ser estabelecido entre a UNIDO e um ou mais contratantes, para assegurar fornecimento adequado e constante. A vantagem é a diminuição de tempos de espera e a certeza de conseguir os preços e taxas mais competitivos para bens e serviços, dentro dos termos e condições que cumprem o melhor interesse da UNIDO. ALPs devem ser a primeira opção a ser considerada por Gestores de Projeto/Titulares de Atribuição durante o processo de requisição. A lista de ALPs estabelecidas pode ser acessada na forma de catálogos em GRF/GM.

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Ao estabelecer um ALP, o seguinte se aplica:

- O Departamento de Aquisições é responsável pelo estabelecimento de ALPs (globais, regionais ou nacionais), geralmente por meio de competição aberta.

- A necessidade possível de um ALP pode ser identificada durante o estágio de planejamento de aquisições.

- Normalmente os ALPs são estabelecidos para bens/serviços/trabalho em termos definidos (por exemplo preços, entrega, procedimento de pedido etc.) que são, ou serão, requisitados frequentemente.

- Os ALPs também podem ser estabelecidos nos casos em que os padrões técnicos foram aprovados para produtos e serviços específicos. Os ALPs também permitem que a UNIDO melhore sua posição no mercado aproveitando de seu tamanho, volume de compras e presença geográfica, a fim de obter o melhor preço.

- Se a necessidade constante de requisitar um bem ou serviço em particular é prevista, o Departamento de Aquisições pode considerar estabelecer um ALP ou utilizar um ALP adequado já estabelecido por outra entidade ONU. Os ALPs também podem ser estabelecidos por meio de requisições de filiais/escritórios locais que identifiquem uma necessidade repetitiva para bens e serviços específicos.

- Os ALPs normalmente são negociados e finalizados, de forma não-exclusiva, por um período de até 3 anos, com a possibilidade de extensão de até dois anos.

- Em geral, os ALPs não requerem ou comprometem a UNIDO a comprar qualquer nível ou volume mínimo de um bem ou serviço;

- Os ALPs em potencial (i) com um comprometimento esperado de mais de €200.000 ao longo de sua duração agregada proposta ou (ii) com duração agregada proposta que exceda o período de cinco anos devem ser submetidos à revisão pelo Comitê de Aquisição.

- O Departamento de Aquisições pode optar por realizar ALPs com vários contratantes diferentes para produtos e/ou serviços equivalentes para assegurar uma variedade de opções de fornecimento, disponibilidade oportuna, etc.

- Uma vez que um ALP foi aprovado e estabelecido pelo Departamento de Aquisições, pedidos individuais (isto é, solicitação sobre contrato) podem ser feitos contra o ALP em termos e condições pré-definidos sem licitação competitiva adicional. Não há limite estabelecido para pedido de ALPs. O procedimento de aquisição que pode ser escolhido quando da criação de uma cesta

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de compras no portal GRF/GM é a solicitação sobre contratos de ALP.

- Apesar do uso de ALPs por Gestor(es) de Projeto/Titular(es) de Atribuição não ser obrigatório, eles devem ser considerados como primeira opção. No caso do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição optar por não utilizar o ALP, ele/ela deve fornecer uma justificativa.

- Os termos e condições específicos de cada ALP podem variar. Gestor(es) de Projeto/Titular(es) de Atribuição devem estar cientes dos termos e condições em detalhes antes de requisitar qualquer bem ou serviços de ALPs.

- Além disso, um ALP é útil para providenciar disponibilidade imediata da estoque, por exemplo durante requisição de implementação acelerada de projetos.

- No caso de serem necessários serviços de frete, um pedido separado deve ser emitido dentro do ALP existente para o serviço de frete.

* Para assistência passo-a-passo para criação e administração de ALPs em GRF/GM, por favor [clique aqui]. Para criar e aprovar uma solicitação sobre contrato para o provisionamento de bens/serviços de ALPs existentes, os passos são os seguintes: Cesta de Compras: Criação pelos membros da equipe de projeto e aprovação do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição. Pedido de Compra: Criação pelos membros da equipe de projeto e aprovação do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição e pelo Superior Técnico do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição. Recibo de Bens/Serviços: Criação pelos membros da equipe de projeto e aprovação do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição. * Para assistência passo-a-passo para criação e aprovação de solicitação sobre contratos de bens/serviços/trabalho para um ALP existente em GRF/GM, por favor [clique aqui].

6. Ética/Confidencialidade

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Os fundos utilizados pela UNIDO são confiados à Organização por seus países membros e outras partes. As transações que concernem a UNIDO devem ser conduzidas em padrões impecáveis para assegurar o mais alto padrão de confiança pública. Assim, é absolutamente essencial que todas as atividades de aquisição sejam desempenhadas de forma a estar acima de qualquer suspeita, com imparcialidade completa e sem tratamento preferencial. Todos os Oficiais de Aquisição/Oficiais Autorizados e outros funcionários da UNIDO envolvidos com o processo de aquisição em nome da Organização são responsáveis pela proteção da integridade do processo de aquisição, da necessidade de poder justificar suas decisões de aquisição e demonstrar que bons padrões éticos foram seguidos. A obrigação de manter a confidencialidade e transparência do processo de aquisição não é interrompida quando do afastamento de funcionários da Organização. Para garantir que os requisitos quanto à ética e responsabilidade em aquisições sejam seguidos, cada participante do processo de aquisição (Oficiais de Aquisição, Oficiais Autorizados, Gestores de Projeto/Titulares de Atribuição, funcionários dos escritórios locais da UNIDO e quaisquer outros oficiais envolvidos no processo de aquisição) devem confirmar sua adesão à “Declaração de Observância com os Padrões de Responsabilidade Ética e Profissional de Aquisições da UNIDO” por favor [clique aqui] e seguir com cuidado as Regras e Regulamentos Financeiros, Regras e Regulamentos de Funcionários, diretivas, instruções administrativas, e/ou outras políticas da Organização. Ademais, a UNIDO adotou uma política de divulgação de informações financeiras e declaração de interesses. Para os documentos de políticas atuais, referir-se a:

- Código de conduta ética (UNIDO/DGB/(M).115, 1 Março 2010) [clique aqui]

- Política UNIDO de Divulgação Financeira e Declaração de Interesses (UNIDO/DGB/(M).118, 4 Março 2010) [clique aqui]

6.1 Ética no Trato com Licitantes/Contratados O processo de aquisição da UNIDO deve permitir que licitantes compitam pelos contratos da UNIDO de forma justa. Assim, funcionários associados à função de aquisição são responsáveis pela proteção da integridade do

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processo de aquisição e por manter a imparcialidade no tratamento de todos os licitantes. O padrão de conduta para todos os funcionários UNIDO envolvidos com o processo de aquisição inclui, mas não limita-se, ao seguinte:

(i) Durante o período pré-licitação, os funcionários UNIDO não devem permitir que qualquer empresa ou organização tenha acesso a informações sobre licitações específicas antes que essas informações estejam disponíveis para a comunidade empresarial;

(ii) Além disso, os funcionários não devem intencionalmente utilizar especificações técnicas ou termos de referência desnecessariamente restritivos ou “sob medida” que possam desencorajar competição;

(iii) Os funcionários UNIDO não podem solicitar ou aceitar, direta ou indiretamente, qualquer benefício financeiro, gratuidade, presente, favor, entretenimento ou qualquer promessa de emprego futuro de qualquer pessoa que faça ou que procura fazer negócios com a UNIDO;

(iv) Os funcionários UNIDO não devem ter qualquer interesse pessoal, familiar ou financeiro por qualquer licitante que responda à uma licitação da UNIDO, e estão proibidos de ter qualquer envolvimento em ações de aquisição se tiverem;

(v) Os funcionários UNIDO não devem divulgar, direta ou indiretamente, informações proprietárias e de seleção de fontes para qualquer pessoa que não seja autorizada a receber essa informação.

As ações de funcionários UNIDO no processo de aquisição devem ser transparentes para que seja possível verificar que esses padrões foram seguidos. Durante o processo de licitação, os contratos com licitantes, potenciais ou não, devem ser tratados da seguinte forma:

- Antes do prazo para o recebimento de propostas, não deve ocorrer qualquer comunicação entre destinatários de documentos de licitação e a UNIDO, exceto com o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado designado como o único ponto de contato com a UNIDO.

- Imparcialidade absoluta deve ser mantida com todos os potenciais licitantes durante todo o processo de licitação e seleção. As

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mesmas informações sobre os documentos de licitação devem estar disponíveis para todos os potenciais licitantes.

- Todos os potenciais licitantes que confirmarem sua intenção de participar no processo de licitação devem receber as mesmas informações, e na medida do possível, simultaneamente, para evitar a aparência de parcialidade, e para impedir a percepção de que outras partes tenham recebido informações que possam oferecer vantagem na concessão de contratos UNIDO.

- Qualquer mudança significativa quanto as informações relacionadas ao processo de licitação antes do prazo para o recebimento de propostas deve ser adicionada como uma emenda ao documentos de licitação e devem fazer parte do processo de licitação.

Qualquer funcionário de aquisição com conflitos de interesse ou possíveis conflitos de interesse devem notificar seu/sua supervisor imediatamente.

6.2 Comportamento Ético de Licitantes Os licitantes devem, em todos os momentos, aderir aos mais altos padrões de ética e provisões de confiabilidade especificados no Artigo 6.3. Para fins deste Manual, as seguintes definições se aplicam:

a) “prática de corrupção” significa oferecer, doar, receber ou solicitar, direta ou indiretamente, qualquer coisa de valor para influenciar de forma imprópria as ações de outra parte;

b) “prática fraudulenta” significa qualquer ato ou omissão, incluindo fraude, que conscientemente ou imprudentemente ludibriam, ou tentam ludibriar, uma parte a obter beneficio financeiro ou outro beneficio ou evitar uma obrigação;

c) “prática coercitiva” significa enfraquecer ou prejudicar, ou ameaçar de enfraquecer ou prejudicar, direta ou indiretamente, qualquer parte ou a propriedade da parte para influenciar de forma imprópria as ações de uma parte;

d) “prática colusiva” significa um acordo entre duas ou mais partes com o objetivo de atingir um propósito impróprio, incluindo influenciar de forma imprópria as ações de outra parte; e

e) “prática obstrutiva” significa (i) deliberadamente destruir, falsificar, alterar ou ocultar evidências das investigações ou dar falso

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testemunho aos investigadores a fim de materialmente impedir uma investigação sobre alegações de práticas de corrupção, fraude, coerção ou colusão e/ou ameaçar, assediar ou intimidar qualquer parte para evitar que exponha seus conhecimentos sobre questões relevantes à investigação ou que siga com a investigação, e (ii) agir de modo intencional para materialmente impedir o exercício dos direitos de inspeção e auditoria.

Caso os licitantes se comportem de modo antiético e/ou se envolvam em práticas de suborno, corrupção, fraude, colusão, coerção ou similares, a UNIDO pode rejeitar as suas propostas e/ou cancelar ou terminar os contratos/pedidos de compra. Qualquer tal ação em relação ao licitante deve ser bem documentada e aprovada pelo Diretor, Unidade de Serviços de Apoio Operacional após consulta ao Presidente do Comitê de Aquisições, a Secretaria de Ética ou Jurídica.

6.3 Confidencialidade O processamento das propostas, assim como o seu conteúdo, será tratado de maneira confidencial ao longo de todo o processo de aquisição. Entende-se que qualquer exercício de aquisição é confidencial e privado à UNIDO, contém informações privilegiadas, parte do qual pode ser de direitos reservados, e é recebido pelos licitantes na condição de que nenhuma parte ou qualquer informação relacionada possa ser copiada, exibida ou fornecida a outros sem o consentimento prévio por escrito da UNIDO, conforme determinado pelo Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado relevante. Esta condição poder sofrer exceções no tocante que o licitante pode exibir parte ou partes dos documentos de licitação aos subcontratantes para o propósito único de obter propostas. Não obstante qualquer outra provisão nos documentos de licitação da UNIDO, os licitantes são limitados aos termos e condições dos documentos de licitação se a empresa ou organização submeter ou não uma proposta ou resposta qualquer à notificação de aquisição. As informações relacionadas à analise, avaliação e comparação de propostas e a recomendação de concessão de contratos não serão reveladas aos licitantes ou qualquer outra pessoa não oficialmente envolvida com tal processo.

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Qualquer esforço por parte de um licitante de influenciar a UNIDO na análise, avaliação e comparação de propostas ou decisões de concessão de contratos pode resultar na rejeição de sua proposta. Do momento da abertura das propostas até o momento em que o contrato é concedido, se qualquer um dos licitantes quiser contatar a UNIDO sobre qualquer questão relacionado à esta proposta, deve fazê-lo por escrito ao Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado relevante.

7 Planejamento de Aquisições O Planejamento de Aquisições é considerado uma ferramenta importante para a gestão das necessidades de aquisição da UNIDO de maneira eficaz e oportuna. O processo de planejamento de projetos da UNIDO possui duas dimensões:

• Planejamento financeiro de projetos que acompanha os custos alocados para cada estrutura de projeto;

• Planejamento estratégico usado para fornecer as informações relacionadas ao tipo de aquisição necessária durante a implementação do projeto.

O plano de aquisições da UNIDO é uma previsão baseada nas estimativas das necessidades de aquisições fornecidas pelos Gestores de Projeto/Titulares de Atribuição. As informações fornecidas pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição devem ser revistas pelo Departamento de Aquisições e relatórios regulares gerados para publicação na página da Internet da UNIDO conforme necessário. Em geral deve cobrir o período do ano-calendário, isto é, de 1 de janeiro até 31 de dezembro. Quando possível, o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição deve fornecer as seguintes informações para o preparo do plano de aquisição:

• Descrição dos bens/serviços/trabalho e o Código de Produtos e Serviços Padrão das Nações Unidas (UNSPSC);

• Quantidade e quantia estimados; • Fonte de financiamento; • Data de entrega ou período estimado de execução;

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• Antecipação do método de aquisição para atender os requerimentos, em especial em relação as isenções de competição planejadas.

Para assistência passo-a-passo, por favor [clique aqui]. Em seu planejamento, o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, em coordenação com o Oficial de Aquisições, deve considerar o tempo necessário para o preparo dos documentos de licitação, o processo de licitação, a análise das propostas, revisão pelo Comitê de Aquisição e, quando necessário, negociação e preparação dos contratos/pedidos de compra. O plano de aquisição pode ser usado pelo Departamento de Aquisições para:

• Aliviar os períodos de pico quando um grande número de transações de aquisição são esperados;

• Ajudar no planejamento e distribuição da carga de trabalho dentro da Unidade;

• Gerar estatísticas que identificam a frequência de certas necessidades de aquisição e assim apoiar a decisão de fechar ALPs, etc.;

• Publicar as próximas necessidades de aquisição (em um nível agregado) na página da Internet de aquisições da UNIDO para informar aos potenciais licitantes antes da emissão dos documentos de licitação; e

• Iniciar outras ações de aquisição proativas conforme necessário.

8 Requisição/Criação e Aprovação de Cestas de Compras No processo de avaliação das necessidades (que pode incluir pesquisa de mercado/pesquisa de opiniões), o membro da equipe de projetos (em GRF/GM, o comprador de projetos) inicia o processo de aquisição através da requisição de bens/serviços/trabalho. A requisição inclui a criação e aprovação de uma cesta de compras com as informações relevantes, isto é, especificações técnicas/termos de

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referencia/declaração de trabalhos, assim como requerimentos de qualificação, critérios de avaliação e outros documentos e informações relevantes. A fim de ser aprovada, em geral a cesta de compras deve conter as seguintes informações:

• Informações do projeto, isto é, a Estrutura Analítica de Projetos (EAP), código do centro de custo, subvenção, financiamento (para projetos TC e RB);

• Nome(s) do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição; • Breve descrição dos bens, serviços ou trabalhos requeridos e seu

UNSPSC associado; • Fundos disponíveis para o pedido/contrato de compra; • Nome completo, endereço e informações de contato para o(s)

destinatário(s)/ beneficiário(s) do projeto. Com a exceção da aquisição acelerada, os itens de natureza similar que preencham os requerimentos de aquisição similares, isto é, que tem a intenção de ser fornecidos por um só contratado, serão agrupados em uma só cesta de compras. A cesta de compras deverá então ser aprovada pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição. No caso de isenções, são necessárias aprovações adicionais pelo Superior Técnico ao Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, e, no caso de aquisições centralizadas, pelo Chefe, Departamento de Aquisições. GRF/GM executa a verificação da disponibilidade de fundos durante o fluxo de trabalho de aprovação. Em relação as aquisições centralizadas, quando da atribuição da cesta de compras à equipe de aquisição correspondente, as especificações/termos técnicos das referências/declarações dos trabalhos, incluindo os requerimentos de qualificação e critério de avaliação propostos, são revisados pelo Oficial de Aquisições responsável pela sua completude e consistência com os requerimentos mencionados acima. Se, como resultado desta revisão, o Oficial de Aquisições estabelecer que as especificações/termos técnicos das referências/declarações dos trabalhos não estão de acordo com os requerimentos do Manual, o Oficial de Aquisições solicitará ao Gestor de Projetos/Titular de Atribuição que faça modificações/mudanças ao documento correspondente. As modificações/mudanças deverão ser feitas sem demora e os documentos modificados novamente submetidos ao Oficial de Aquisições para processamento.

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Qualquer modificação/mudança nas especificações/termos técnicos das referências/declarações dos trabalhos feita depois do prazo de recebimento das propostas não é admissível. Portanto, deve-se prestar muita atenção à completude e claridade dos requerimentos no estágio de preparação. Para informações detalhadas de como criar e aprovar cestas de compras em GRF/GM, por favor [clique aqui].

8.1 Definição de Requerimentos o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição é responsável pela definição, junto com o Oficial de Aquisições, dos requerimentos de uma ação de aquisição. O principio dos 4 quatro olhos é então assegurada pelo Oficial de Aquisições que avaliará os requerimentos recebidos, que satisfazem o proposito e objetivo do requerimento de aquisição, e identificará quaisquer questões que aparentemente não cumprem com as provisões das Regras e Regulamentos Financeiros e deste Manual, p. ex. uso de marcas comerciais sem justificativa, datas de entrega irreais, super/sub especificação, requerimentos ou critério de avaliação que não são essenciais, objetivos ou mensuráveis, etc. O Gestor de Projetos/Titular de Atribuição deve se esforçar ao máximo para assegurar, através do envolvimento do Departamento de Aquisições logo no inicio dos estágios de desenho/formulação do projeto, que os aspectos relevantes de aquisição sejam devidamente considerados. Não é admissível dividir os requerimentos de aquisição, que contêm a mesma ou uma série de itens relacionados, em várias transações menores pelo único propósito de evitar a aplicação de um procedimento formal de aquisição. Se a divisão de pedidos (conceder pedidos/contratos de compra para partes de itens para mais de um contratado) é prevista, o direito da UNIDO de dividir o pedido/contrato de compra entre vários contratados deverá ser especificada nos documentos de licitação. Ao determinar se deve ou não dividir um pedido/contrato de compra, a possível economia de itens adquiridos a um preço mais baixo deve ser comparada com os custos de transação da UNIDO ao fazer vários pedidos/contratos de compra, assim como as questões de cadeia de suprimento, logística e de garantia relacionadas.

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Para os procedimentos de aquisição acelerada, as provisões acima não se aplicam, isto é, uma cesta de compras pode conter requerimentos de aquisição em itens separados, de diferentes fornecedores (p.ex. eventos que incluem bufê, logística, reservas de hotel, etc.).

8.2 Tipos de Especificação Os seguintes documentos podem ser usados para especificar requerimentos:

1) Especificações Técnicas; 2) Termos de Referência (TDR); 3) Declaração de Trabalho (DT)/Caderno de Encargos (CE); 4) Outros documentos relevantes.

As especificações fazem parte dos documentos de licitação. Para requerimentos de serviços ou trabalhos complexos, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição pode contratar os serviços de um consultor para assisti-lo na elaboração das especificações técnicas, termos de referencia ou declaração de trabalho e desenhos/esboços relacionados. Em geral, os termos de referência/especificações técnicas/declaração de trabalho devem:

• Descrever de forma clara, concisa e lógica as funções e desempenho etc. de um requerimento;

• Ser genéricos e neutros e não incluir marcas comerciais; • Não super especificar o requerimento (p.ex. incluir características

desnecessárias), pois isso pode levar a um aumento do preço proposto e/ou diminuição no número de propostas recebidas;

• Não sub especificar o requerimento pois isso pode levar a propostas que não atendem aos requerimentos.

• Para informações detalhadas de como escrever especificações

técnicas/termos de referencia/declaração de trabalho, por favor consultar o documento ‘Preparação de especificações técnicas/termos de referencia/declaração de trabalho’. Para acessar o documento, por favor [clique aqui].

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• Modelos adicionais de especificações técnicas/termos de referencia/declaração de trabalho para bens/serviços/trabalho frequentemente usados estão disponíveis na biblioteca PRS. Para acessar estes documentos, por favor [clique aqui].

8.2.1 Especificações Técnicas As especificações técnicas são geralmente usadas para a aquisição de bens (equipamentos, produtos, instrumentos, materiais, suprimentos, etc.) e de trabalhos (construção, reabilitação e renovação de prédios, trabalhos de pré-instalação, trabalhos de construção, etc.). As especificações técnicas devem ser neutras, claras e técnicas e/ou orientadas para o resultado. Elas devem descrever os requerimentos de forma completa e plena. Deve-se evitar referências a marcas comerciais. Quando isso não for possível, as palavras “ou equivalente” devem ser incluídas nos documentos de licitação. O Gestor de Projetos/Titular de Atribuição deve escrever que a marca comercial em particular é essencial para os requerimentos do projeto da UNIDO e convidar os licitantes a demonstrar que quando produtos e serviços de diferentes marcas forem propostos, eles satisfazem as especificações técnicas funcionais/de resultado relacionadas. Em geral, as especificações técnicas devem ser formuladas levando-se em conta:

(i) Características funcionais, isto é, definir com o produto requerido deve funcionar;

(ii) Características de desempenho, isto é, definir quais os níveis de desempenho são esperadas do produto (p.ex. referência ao padrão do produto, requerimentos MOSS (requisitos mínimos de segurança no trabalho), ISO e padrões similares, garantias, etc.)

(iii) Descrição técnica suficientemente detalhada, isto é, descrever as características físicas e dimensões dos bens requeridos (p. ex. desenho, dimensão, materiais, características, etc.).

8.2.2 Termos de Referência (TDR)

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Os termos de referência são usados para contratar serviços técnicos, de consultoria ou outros, pacotes de serviços e equipamentos, onde os serviços desempenham um papel decisivo, operações completas ou semi-completas, etc. Os termos de referência devem ser suficientemente claros e precisos ao descrever a abrangência e natureza dos serviços requeridos. Os termos de referência devem conter informações que incluem, mas não se limitam a:

• Objetivo, histórico e impactos gerais esperados dos serviços requeridos;

• Enumeração de todas as tarefas e atividades requeridas a serem desempenhadas pelo contratado;

• Descrição dos resultados e produção requeridos, por nível de atividade/tarefa;

• Programação de pagamentos e relatórios; • Requerimentos mínimos de qualificação dos funcionários

contratados; • Padrões mínimos de desempenho; • Qualquer outro requerimento e critério que possa ser apropriado

para um caso de aquisição em particular (por exemplo, requerimentos MOSS).

8.2.3 Declaração de Trabalho Geralmente a Declaração de Trabalho é usada para trabalhos de construção. Em geral, a declaração de trabalho deve fornecer as informações necessárias para permitir que o contratado faça o trabalho (p.ex. localização, requerimentos MOSS, cronograma para a execução do trabalho, informações relevantes sobre o local da construção e outros requerimentos técnicos necessários). A Declaração de Trabalho é normalmente acompanhada do Caderno de Encargos, que lista todos os principais insumos para um projeto de trabalho (equipamento, suprimentos, serviços auxiliares, etc.). O caderno de encargos deve incluir, de forma tabular, as quantidades estimadas de cada item (p.ex. movimento/escavação de solo, estruturas, pisos, tetos, saneamento etc.) A declaração de trabalho também deve conter detalhes sobre os termos de pagamento e faturamento (p.ex. preço por unidade ou montante fixo).

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8.3 Requerimentos de Qualificação e Critérios de Avaliação As condições neste Artigo normalmente se aplicam apenas à aquisição centralizada. Os Gestores de Projeto/Titulares de Atribuição podem também considerar os requerimentos abaixo para casos de aquisição descentralizada. O Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, junto com o Oficial de Aquisições, à luz da aquisição requerida, deve formular todos os requerimentos de qualificação técnica e critérios de avaliação técnica relevantes que serão usados para a avaliação técnica das propostas. Quando relevante para um requerimento de aquisição específico, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição deve também indicar os requerimentos e critérios técnicos obrigatórios, sob os quais as propostas podem ser consideradas tecnicamente não aceitáveis e portanto rejeitadas. O Oficial de Aquisições, junto com o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, deve formular os requerimentos de qualificação administrativa e comercial e critérios de avaliação comercial. Quando for relevante para uma aquisição especifica, o Oficial de Aquisições deve também indicar os requerimentos e critérios comerciais obrigatórios, sob os quais as propostas podem ser consideradas comercialmente inaceitáveis e portanto rejeitadas. No caso da aplicação do sistema de classificação para as avaliações, o peso designado para cada critério de avaliação técnica e a nota técnica mínima necessária para que a proposta seja considerada tecnicamente aceitável normalmente devem ser estabelecidos pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição ou, quando relevante, pelo Grupo de Avaliação em consulta com o Oficial de Aquisições, durante o preparo dos documentos de licitação, mas em todo caso antes do prazo para o recebimento das propostas. Os pesos dos critérios de avaliação não devem ser incluídos nos documentos de licitação. Todos os requerimentos e critérios de qualificação técnica e comercial, e seus pesos correspondentes, devem ser diretamente relevantes e proporcionais ao requerimento de aquisição em particular e devem ser suficientemente razoáveis a fim de não desqualificar as empresas e organizações de modo desnecessário e permitir uma competição aberta e justa.

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Uma vez publicados, não é permitida a introdução de novos requerimentos e/ou critérios além daqueles contidos nos documentos de licitação, a não ser que seja feito na forma de uma emenda aos documentos de licitação, emitida antes do prazo de recebimento das propostas. Os documentos de licitação devem indicar claramente todos e quaisquer critérios de avaliação a serem aplicados na análise, comparação e avaliação das propostas. Durante o preparo dos critérios de avaliação para uma aquisição, os seguintes exemplos de critérios de avaliação devem se aplicados:

• Requerimentos e critérios de qualificação: A serem usados para verificação da completitude das propostas, p.ex. assinaturas, registro e solidez financeira da empresa ou organização, documentos relacionados, etc.;

• Critérios de avaliação técnica: São normalmente incluídos nas especificações técnicas/termos de referencia/declaração de trabalho etc. Dependendo da natureza dos bens/serviços/trabalho a serem adquiridos, seu conteúdo pode variar de uma descrição breve até descrições longas e detalhadas;

• Critérios de avaliação comercial: Quais os fatores de preços que serão incluídos no preço usado para a avaliação comercial (p.ex. custos de entrega, custos operacionais, custos iniciais, custos de eliminação, custos do ciclo de vida etc.). Para serviços e trabalhos, um modelo do repartição de custos deve ser incluído nos documentos de licitação.

Exemplos de requerimentos de qualificação que são relevantes para a maioria dos casos:

• Registro/incorporação; • Licença/autorização de funcionamento (se e quando aplicável); • Período de tempo no negócio (números de anos); • Experiência anterior em contratos similares; • Referências; • Padrões de qualidade internacionalmente reconhecidas para bens

e/ou serviços (se aplicável, fornecer cópias dos certificados); • Demonstrativos financeiros auditados;

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• Lucratividade: Coeficiente de margem de lucro ou taxa de retorno dos ativos (p.ex. normalmente mais de 1%);

• Índice de liquidez: a razão entre os ativos circulantes e os passivos circulantes (p.ex. normalmente maior que 1);

• Faturamento: O faturamento médio anual para os três últimos anos (ou para o período de tempo no qual a empresa ou organização esteja trabalhando, no caso de ainda não ter atingido três anos) (p.ex. normalmente 2 a 5 vezes o volume antecipado do pedido/contrato de compra);

• Confirmação de ausência de conflito de interesses, isto é, nenhum funcionário do licitante é associado – de forma financeira, familiar, trabalhista – com os oficiais da UNIDO relacionados, especialistas/consultores da UNIDO contratados sob o projeto em questão ou com o Contraparte da UNIDO;

• Confirmação de que o licitante não participou no preparo da notificação de aquisição nem dos documentos de licitação correspondentes, incluindo mas não se limitando aos termos de referência, abrangência dos trabalhos e especificações técnicas, que foram subseqüentemente usados pela UNIDO.

Exemplos de critérios de avaliação técnica:

• Experiência em campos similares para o mesmo tipo de requerimentos;

• Competência da empresa ou organização; • Plano proposto de metodologia, estratégia e implementação; • Estrutura de gestão; • Disponibilidade de capacidade e equipamento; • Disponibilidade de serviços pós-venda ou representante no país de

entrega; • Qualificação e experiência dos funcionários propostos; • Outras questões, conforme necessário.

Dependendo do método de aquisição, os critérios de avaliação podem ser determinados de acordo com a sua:

• Conformidade ou não-conformidade com os requerimentos (para RFO, RFQ, ITB, RFP); ou

• Pontuação ponderada (para RFP apenas).

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Os modelos para os critérios de avaliação (padrões e específicos) estão disponíveis na biblioteca PRS. Para acessar o documento, por favor [clique aqui].

8.4 Aquisição Sustentável O reconhecimento de sustentabilidade em uma transação de aquisição é melhor obtido na fase de especificação. Os Gestores de Projetos/Titulares de Atribuição são recomendados a incluir rótulos ecológicos e rótulos sociais como parte das especificações técnicas e para especificar métodos sustentáveis de produção e processamento, contanto que não impactem significativamente a competição justa e não-discriminatória. Os Gestores de Projetos/Titulares de Atribuição que desejam levar as questões de sustentabilidade em consideração no preparo dos requerimentos de aquisição e aplicá-las durante o processo de avaliação devem considerar os seguintes aspectos:

• Referência relacionada à sustentabilidade na notificação de aquisição que expressa a relevância da sustentabilidade na transação especifica da aquisição;

• Identificação específica de potenciais licitantes com consciência ambiental/sustentável que poderiam estar bem posicionados para satisfazer os requerimentos de aquisição;

• Elaborar requerimentos de qualificação tendo em vista a demonstração por parte dos licitantes de bons registros de sustentabilidade;

• Assegurar que os licitantes tenham as necessárias qualificações e capacidade sustentáveis, isto é, experiência prévia, sistemas de gestão ambiental, etc.;

• Especificar e usar critérios de sustentabilidade quantificáveis junto com outros critérios técnicos de avaliação;

• Permitir a apresentação de propostas alternativas com opções sustentáveis;

• Considerar os custos de ciclo de vida e custos de reciclagem como parte da avaliação comercial;

• Como parte dos requerimentos de qualificação, fazer checagens do histórico e referências de seus registros de responsabilidade social e ambiental.

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9 Suprimento

9.1 Pesquisa/Avaliação de Mercado As pesquisas/avaliações de mercado são usadas no processo de suprimento/requisição, especialmente nos casos onde os requerimentos de aquisição são novos para a Organização. Ademais, as pesquisas/avaliações de mercado devem ser feitas para determinar se os bens/serviços/trabalhos estão disponíveis para satisfazer as necessidades de UNIDO ou poderiam ser modificados para satisfazer estas necessidades. Uma pesquisa/avaliação de mercado deve levar a um entendimento claro das práticas comerciais e termos e condições comerciais preferidos do mercado de suprimento que podem ser usados para facilitar a elaboração de uma estratégia de aquisição (incluindo documentos de licitação, especificações técnicas/termos de referencia/declaração de trabalhos, requerimentos de qualificação e critérios de avaliação e metodologias de avaliação e seleção). O esforço necessário para as pesquisas/avaliações de mercado depende do valor/risco do requerimento. Para um valor médio, a pesquisa padrão dos requerimentos de aquisição pode se limitar a pesquisar listas existentes e revisar contratos/ordens de compra anteriores. Para valores altos ou alto risco e requerimentos de aquisição complexos, uma análise extensiva do mercado pode ser necessária. A condução de uma pesquisa/avaliação do mercado está dentro da abrangência da função de aquisição e deve ser feita nas aquisições descentralizadas e centralizadas. Não obstante o acima mencionado, espera-se que o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição realize a sua própria pesquisa técnica do setor industrial relevante, e participe de discussões profissionais em vários fóruns para se manter informado dos desenvolvimentos tecnológicos e outros dentro de sua área de competência. É recomendado o envolvimento do Departamento de Aquisições neste processo. Quando aplicável, antes do desenvolvimento de novas especificações técnicas e solicitação de novos produtos que não são familiares à UNIDO, o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição deve solicitar que o Departamento de Aquisições faça a pesquisa/avaliação de mercado. A pesquisa/avaliação de mercado feita pelo Departamento de Aquisições

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deve ser baseada em descrições genéricas e de preferência baseada em resultados dos requerimento de aquisição a serem preenchidos. Para conduzir uma pesquisa/avaliação de mercado, o Departamento de Aquisições pode:

• Contatar indivíduos versados no setor/indústria relevante; • Revisar os resultados de pesquisas/avaliações recentes feitas pela

UNIDO ou outras organizações para satisfazer requerimentos de aquisição similares;

• Conduzir pesquisas/comunicações na Internet com a indústria; • Obter listas de suprimentos de itens similares de outras agências,

organizações de comércio ou outras fontes; • Emitir Pedido de Informações (ROI) ou Chamados de Manifestação

de Interesse (Call for EOI) na página da Internet da UNIDO, UNGM e/ou outra página relevante.

Os resultados da pesquisa/avaliação de mercado devem estar documentados na pasta do processo de aquisição.

9.1.1 Pedido de Informações (ROI) Um Pedido de Informações (ROI) pode ser usado para solicitar informações sobre qualquer coisa, de desenvolvimentos técnicos, disponibilidade de suprimento a indicações de preços. O ROI pode ser abertamente divulgado ou enviado para empresas ou organizações individuais sugeridas pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição e/ou identificado pelo Oficial de Aquisições. Todos os ROIs devem ser preparados com o uso de um modelo padrão, que está disponível [clique aqui].

9.1.2 Chamados de Manifestação de Interesse (Call for EOI) Uma manifestação de interesse (EOI) fornece informações gerais sobre os requerimentos por bens/serviços/trabalho de uma transação de aquisição planejada. Através do Call for EOI, as empresas ou organizações são solicitadas a expressar o seu interesse antes do prazo prescrito e, se for necessário, fornecer algumas informações sobre a sua empresa ou organização e o mercado no qual operam.

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A avaliação/os resultados recebidos do Call for EOI podem ser usados para:

• Testar se existe mercado para certos requerimentos de aquisição para o qual um procedimento de aquisição aberto está garantido; e/ou

• Preparar uma lista breve de empresas ou organizações para serem convidadas a submeter propostas detalhadas como parte de uma transação formal de aquisição.

Todos os Calls for EOI devem ser divulgados na página da Internet da UNIDO, Mercado Global das Nações Unidas (UNGM) e outras página similares. Todos os Calls for EOI devem ser preparados com o uso do modelo padrão, disponível [clique aqui].

9.2 Gestão de Fornecedores/Contratados Além do portal GRF/GM, a UNIDO usa o UNGM como o seu rol para registro de empresas ou organizações. O UNGM é um portal eletrônico da ONU para o registro de empresas ou organizações e publicação de notificações de aquisições que é usado pela maioria das agencias e organizações da ONU. O suporte do sistema e manutenção é fornecido pelo Secretariado do UNGM. É recomendado que, em relação a aquisição centralizada, as empresas ou organizações se registrem com o UNGM antes de receber um contrato da UNIDO.

9.2.2 Identificação de Potenciais Licitantes É de responsabilidade do Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado a identificação de potenciais licitantes. A identificação de potenciais licitantes deve ocorrer de maneira transparente e não-discriminatória a fim de assegurar a integridade e imparcialidade do processo de aquisição.

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O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve considerar as seguintes fontes de informação para identificação de potenciais licitantes:

• Registro mestre de fornecedores da UNIDO em GRF/GM; • Sugestões do Gestor de Projetos/Titular de Atribuição; • Rol do UNGM ou lista de fornecedores mantida por outra

agencia/organização da ONU ou internacional; • Pesquisas/avaliações de mercado; • Outras fontes de informações que, na opinião do Oficial de

Aquisições/Oficial Autorizado, possam ajudar na identificação de potenciais licitantes e que estão disponíveis para a UNIDO (Internet, listas de fornecedores, catálogos, câmara de comercio, diretórios ou referências de livros, etc.).

9.2.3 Registro Mestre de Fornecedores em GRF/GM O registro mestre de fornecedores da UNIDO está arquivado em GRF/GM. Os seguintes procedimentos de criação e aprovação se aplicam:

1) Criação de um novo fornecedor: No caso de aquisição descentralizada, a equipe de projeto ou, no caso de aquisição centralizada, o Oficial de Aquisições entra com os seguintes dados obrigatórios:

a) Dados gerais, nome, endereço, etc.; b) Código de dados da empresa ou organização, conta de

reconciliação, dados bancários, etc.; c) Dados de compra, função de parceiros, etc.

2) Qualquer documento de suporte (isto é, certificado de registro de

negócio, autorizações, relatórios financeiros, padrões ISO, etc.) pode ser enviados para o registro mestre de fornecedores quando solicitado.

3) Ativação de um fornecedor novo: Depois da criação de um dado mestre do fornecedor, o Departamento Financeiro deve desbloquear o registro mestre do fornecedor, particularmente verificando que os dados bancários reconciliam com aqueles declarados nos documentos de suporte e outros meios de controle (como verificação IBAN, etc.).

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Para orientações sobre como criar e aprovar fornecedores, por favor [clique aqui]. O Departamento de Aquisições, junto com o Departamento Financeiro, irá periodicamente rever o registro mestre de fornecedores (p.ex. eliminação de dados repetidos, erros de ortografia, etc.).

10 Competição e Método de Aquisição da UNIDO A solicitação de propostas através de vários métodos de aquisição (isto é, Solicitação de Orçamento, Aviso de Licitação, Solicitação de Proposta, etc.) em GRF/GM é feita através da funcionalidade RFx. Antes da seleção do método de aquisição, o Oficial de Aquisições, junto com o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, pode identificar o procedimento de aquisição mais adequado ao determinar se o requerimento de aquisição:

• Primeiro, pode ser satisfeito com uma solicitação sobre contrato de um ALP existente;

• Segundo, pode ser satisfeito através de um método de aquisição de competição aberta;

• Terceiro, pode ser satisfeito através de um método de aquisição restritivo;

• Por ultimo, pode ser satisfeito por aquisição direta (isenção). No caso de competição aberta, o método de aquisição mais adequado deve ser selecionado, dependendo da complexidade e natureza do requerimento de aquisição. Dependendo da natureza, complexidade e valor agregado pretendido, o conteúdo dos documentos de licitação pode variar. Em geral, a estrutura dos documentos de licitação da UNIDO é a seguinte:

(i) Carta convite; (ii) Instruções aos licitantes; (iii) Requerimentos de qualificação e critérios de avaliação; (iv) Especificações técnicas/termos de referência/declaração dos

trabalhos;

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(v) Formas de elaboração das propostas técnicas e financeiras; (vi) Contrato modelo9.

Modelos de documentos de licitação são mantidos pelo Departamento de Aquisições e estão disponíveis no portal GRF/GM e na biblioteca PRS. Para acessar estes documentos, por favor [clique aqui].

10.1 Métodos de Aquisição Para a solicitação de propostas, o Oficial de Aquisições ou o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição deve usar, dependendo do comprometimento pretendido da transação de aquisição, métodos informais e formais.

10.1.1 Resumo A tabela abaixo fornece um resumo dos métodos de aquisição da UNIDO, suas características e limitações:

Método de aquisição Requerimento de aquisição Limitação Solicitação de claro e específico INFORMAL Não exceder Orçamento (RFQ) €40.000 Aviso de licitação Bens, serviços, trabalhos (ITB) com especificações firmes ou padronizadas que podem ser expressas qualitativamente e quantitativamente Solicitação de Bens, serviços, trabalhos com Proposta (RFP) requerimentos que não podem FORMAL Todos os ser expressos qualitativamente valores e quantitativamente Acordos de Longo Bens, serviços, trabalhos com Prazo (ALP) termos e condições pré-acordados com contratado(s) específico(s)

10.1.2 Solicitação de Orçamento (RFQ)

9 Incluindo como documentos anexados as Condições Gerais de Contrato UNIDO, e, quando necessário, a forma de garantia de execução, etc.

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RFQ é um método de aquisição informal que se aplica a requerimentos de aquisição de valores baixos e médios. Normalmente, a RFQ deve ser usada quando uma única cesta de compras envolve um comprometimento pretendido que não ultrapassa €40.000. A funcionalidade RFx da GRF/GM é geralmente usada para despachar as RFQs. Os licitantes responderão e submeterão os seus orçamentos para o evento RFx na GRF/GM. Em casos excepcionais de falta de acesso a GRF/GM, os licitantes podem submeter as suas propostas por escrito, fazendo referência ao evento RFx (licitação substituta) Quando possível, um mínimo de três empresas ou organizações serão diretamente convidadas para um evento RFx. Para RFQs emitidas na GRF/GM, a notificação de aquisição correspondente ficará disponível em www.unido.org/procurement.

10.1.3 Aviso de Licitação (ITB) Aviso de Licitação (ITB) é um método de licitação formal normalmente usado quando uma única cesta de compras envolve um comprometimento pretendido acima de €40.000. O ITB deve ser usado como método de aquisição para a aquisição de bens ou trabalhos de especificação quantitativas e qualitativas padronizadas e/ou objetivamente mensuráveis (isto é, produtos claramente definidos ou continuamente utilizados). A funcionalidade RFx da GRF/GM é normalmente usada para despachar os ITBs. Os licitantes responderão e submeterão as suas propostas para o evento RFx na GRF/GM. Em casos excepcionais de falta de acesso a GRF/GM, os licitantes podem submeter as suas propostas por escrito, fazendo referência ao evento RFx (licitação substituta). Para ITBs emitidos na GRF/GM, a notificação de aquisição correspondente ficará disponível em www.unido.org/procurement.

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10.1.4 Solicitação de Proposta (RFP) Solicitação de Proposta (RFP) é um método de aquisição formal normalmente usado quando uma única cesta de compras envolve um comprometimento pretendido acima de €40.000. A RFP deve ser usada como método de aquisição para a aquisição de serviços ou trabalhos e bens correspondentes onde os produtos não podem ser expressos quantitativamente ou qualitativamente em suficientes detalhes para permitir o uso de outro método de aquisição (p.ex. para serviços profissionais, combinação de serviços e equipamentos tecnicamente complexos, etc.). A funcionalidade RFx da GRF/GM é normalmente usada para despachar as RFPs. Os licitantes responderão e submeterão as suas propostas para o evento RFx na GRF/GM Em casos excepcionais de falta de acesso a GRF/GM, os licitantes podem submeter as suas propostas por escrito, fazendo referência ao evento RFx (licitação substituta). Para RFPs emitidos na GRF/GM, a notificação de aquisição correspondente ficará disponível em www.unido.org/procurement.

10.1.5 Pedido de Oferta (RFO) O Pedido de Oferta (RFO) é usado nos casos onde a exceção de competição é considerada.

10.2 Seleção do Tipo de Competição As propostas competitivas são obtidas com o uso dos seguintes tipos de competição:

10.2.1 Competição Internacional Aberta A competição internacional aberta é o tipo de competição padrão. Para todas as competições internacional abertas usando o portal GRF/GM, uma

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notificação de aquisição ficará automaticamente disponível em www.unido.org/procurement. Em relação a aquisições centralizadas, o Oficial de Aquisições deve se assegurar que, no mínimo, a notificação esteja disponível também na página da Internet do UNGM. Dependendo da natureza e conteúdo da transação de aquisição, a notificação pode também ficar disponível em outras páginas da Internet. O requerimento de aquisição podem também ser divulgado na mídia/publicações de grande circulação. Os potenciais licitantes podem acessar o portal GRF/GM depois de receber da UNIDO as credenciais de acesso. Para informações de como publicar uma notificação de aquisição em outras páginas da Internet diferente da www.unido.org/procurement, por favor [clique aqui]. Para informações de como os potenciais licitantes podem acessar o portal GRF/GM, por favor [clique aqui].

10.2.2 Competição Internacional/Local Limitada Competição limitada é usada quando a competição é limitada pelo(s) doador(es) do fundos de um ou vários países, de acordo com a Regra Financeira 109.5.4 (b) (limitação geográfica de competição). Para tais casos, os documentos de licitação devem indicar que apenas empresas ou organizações de determinado(s) país(es) ou de uma determinada região são qualificados para submeter propostas. O uso deste método deve ser aprovado, baseado na solicitação e justificativa do Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, como se segue:

• Para aquisição descentralizada: Pelo Diretor do Escritório correspondente, ou, no caso de Chefes de Escritórios UNIDO, o Diretor, PTC/BRP;

• Para aquisição centralizada: Pelo Chefe, Departamento de Aquisições. O Oficial de Aquisições deve assegurar uma distribuição justa e equitativa dos potenciais licitantes. A fim de assegurar que os potenciais licitantes locais estejam cientes da aquisição vindouro, uma proposta de evento RFx que estará disponível em www.unido.org/procurement conterá uma provisão das limitações

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geográficas. A notificação de aquisição correspondente poderá também ser enviada para empresas ou organizações convidadas, identificadas pelo Oficial de Aquisições, junto com o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição. Em países com acesso limitado à Internet e correio eletrônico, o requerimento de aquisição poderá também ser divulgado na mídia/publicações locais/regionais de grande circulação.

10.2.3 Competição Restrita Este tipo de competição é usada quando a competição é restrita a uma lista de empresas ou organizações qualificadas. As possíveis razoes para a aplicação deste método incluem:

• Pré-qualificação de empresas ou organizações depois do Chamado para Manifestação de Interesse;

• A competição aberta para um requerimento de aquisição similar foi feita no mesmo ano calendário. De acordo com esta provisão, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado pode recomendar o reuso do resultado da licitação competitiva aberta anterior se esta foi conduzida no mesmo ano calendário, adquirindo substancialmente os mesmos bens, trabalhos ou serviços;

• Tais resultados de licitações competitivas abertas podem ser usados como uma alternativa à emissão de uma nova licitação se: • Não existirem evidências de uma mudança substancial nas condições do mercado; • Substancialmente os mesmos termos e condições da oferta original forem confirmados pelo contratado; • A quantidade de bens ou o valor dos trabalhos/serviços não excede de forma substancial aquele no qual a oferta em questão se baseia.

O uso deste método deve ser aprovado, baseado na solicitação e justificativa do Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, como se segue:

• Para aquisições descentralizadas: Pelo Diretor do Escritório correspondente, ou, no caso de Chefes dos escritórios UNIDO, o Diretor, PTC/BRP;

• Para aquisições centralizadas: Pelo Chefe, Departamento de Aquisições.

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No caso de aprovação deste tipo de competição, uma lista de potenciais licitantes representando uma parte razoável do mercado deverá ser preparada pelo Oficial de Aquisições junto com o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, de acordo com as razões acima mencionadas.

10.3 Exceção de Competição (Isenção) Como regra geral, o método de aquisição de competição internacional aberta deve ser aplicado. A isenção de competição é uma exceção aos métodos de aquisição aberta e deve portanto ser considerada um sério desvio do processo regular de aquisição. Julgamento sensato e cautela são necessários na aplicação de qualquer exceção para a abertura de competição listada na Regra Financeira 109.5.5. Os severos processos de aprovação e revisão descritos abaixo foram estabelecidos para assegurar que o processo de isenção não sofra abusos.

10.3.1 Aprovação de Requerimentos de Isenção Quando, não obstante, o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição considerar que uma isenção à licitação competitiva deve ser invocada para um requerimento de aquisição em particular, ele/ela deve preparar a requisição e submete-la para aprovação de acordo com os seguintes procedimentos:

a) Para requerimentos de aquisição sob aquisição descentralizada: O Gerente de Linha do Gestor de Projetos/Titular de Atribuição correspondente, está satisfeito (i) que o requerimento correspondente está completo, (ii) que a(s) justificativa(s) detalhada(s) fornecida(s) pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição correspondente satisfaz(em) uma ou mais pré-condições mencionadas abaixo para invocar isenções, e (iii) ao invocar uma isenção, os princípios de aquisição da UNIDO estão conservados.

b) Para requerimentos de aquisição sob aquisição centralizada e cujo comprometimento pretendido é menor que €200.000: o Chefe, Departamento de Aquisições sujeito à endosso pela equipe de aquisição correspondente confirmando (i) que o requerimento correspondente está completo, (ii) que a(s) justificativa(s) detalhada(s) fornecida(s) pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição

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correspondente satisfaz(em) uma ou mais pré-condições mencionadas abaixo para invocar isenções, e (iii) ao invocar uma isenção, os princípios de aquisição da UNIDO estão conservados.

c) Para requerimentos de aquisição sob aquisição centralizada sob as Regras Financeiras 109.5.5 (a) (i) até (vii) e cujo comprometimento pretendido é igual ou maior que €200.000: MD/PSM, sujeito à recomendação pelo Comitê de Aquisição confirmando (i) que o requerimento correspondente está completo, (ii) que a(s) justificativa(s) detalhada(s) fornecida(s) pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição correspondente satisfaz(em) uma ou mais pré-condições mencionadas abaixo para invocar isenções, e (iii) ao invocar uma isenção, os princípios de aquisição da UNIDO estão conservados.

d) Para requerimentos de aquisição sob aquisição centralizada sob a Regra Financeira 109.5.5 (a) (viii) e cujo comprometimento pretendido é igual ou maior que €200.000: MD/PSM, sujeito a endosso do Diretor, Departamento de Serviços de Suporte Operacional e Chefe, Departamento de Aquisições confirmando (i) que o requerimento correspondente está completo, (ii) que a(s) justificativa(s) detalhada(s) fornecida(s) pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição correspondente satisfaz(em) uma ou mais pré-condições mencionadas abaixo para invocar isenções, e (iii) ao invocar uma isenção, os princípios de aquisição da UNIDO estão conservados.

Os procedimentos acima mencionados não impedem o MD/PSM de procurar aconselhamento do Comitê de Aquisições nos casos onde ele/ela considera apropriado. É recomendado que os requerimentos de isenção de competição sejam evidenciados no plano de requisição.

10.3.2 Condições para Isenção As exceções à competição aberta estão listadas na Regra Financeira 109.5.5 (a) que estipula que os pedidos/contratos de compra podem ser concedidos sem competição quando:

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• O comprometimento pretendido para a aquisição é menor do que o limite monetário de €5.000 para aquisições aceleradas. Não obstante este limite monetário, os Gestor de Projetos/Titulares de Atribuição devem obter mais de uma proposta sob a aquisição acelerada.

• Existe evidência da inexistência de um mercado competitivo para o requerimento, por exemplo quando existir um monopólio, onde os preços são fixados por lei ou regulamentação governamental, ou quando o requerimento envolve um produto ou serviços particular;

• A padronização de suprimentos ou equipamentos foi aprovada pelo Comitê de Aquisições, o que torna a competição impraticável;

• O pedido/contrato de compra proposto se refere a serviços que não podem ser avaliados com base em critérios objetivos;

• O pedido/contrato de compra proposto resulta da cooperação com outras organizações do sistema das Nações Unidas;

• Existe uma exigência verdadeira e documentada da atividade em questão que não permite o tempo necessário para a emissão de avisos de licitação ou solicitação de propostas;

• O pedido/contrato de compra proposto é para a aquisição ou locação de imóveis;

• MD/PSM determina especificamente através de um processo justo, estabelecido de acordo com as provisões do subparágrafo (c)(i) da Regra Financeira 109.5.2, que a solicitação de competição não deve ser aplicada. Em tais casos, um registro por escrito deve ser feito apontando as razões para tal determinação.

10.3.3 Orientações para Isenção As seguintes orientações gerais devem ser consideradas para cada uma das exceções listadas:

(i) A exceção sob a Regra Financeira 109.5.5 (a) (ii) se aplica a casos onde não há mercado competitivo. O requerimento deve ser apoiado por documentação adequada, isto é,

• o nome do corpo regulatório/legislativo; e/ou • a lei/decreto/ordem que controla ou regulamenta a(s)

taxa(s)/honorário(s) ou índice(s) de preço(s). É necessário anexar uma tabela de tarifas/honorários/preços. Em relação a bens ou serviços particulares, é necessário submeter ao Gestor de Projetos/Titular de Atribuição as evidências que confirmam que a existência

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de apenas um fabricante e proveniência ou que não existe disponibilidade de itens similares ou genéricos que satisfaçam os requerimentos.

(ii) A exceção à necessidade de padronizar o requerimento (Regra Financeira 109.5.5 (a) (iii)) apenas deve ser usada quando a padronização limita a aquisição de apenas produto ou serviço e tal padronização foi recomendada pelo Comitê de Aquisições e aprovada pelo MD/PSM. Caso vários fornecedores possa satisfazer os requerimentos padronizados, a competição deve ser promovida na base de “sem substitutos” para o número ou marca comercial específicos. O requerimento deve fornecer informações claras, simples e diretas baseadas em fatos, que possa ser compreendido por uma pessoa sem conhecimentos técnicos.

(iii) A exceção para a aquisição de serviços que não podem ser avaliados com base em critérios objetivos (Regra Financeira 109.5.5 (a) (iv)) se aplica quando os requerimentos de aquisição dificultam o estabelecimento de critérios de avaliação dos propostas de competitividade. Por exemplo:

• Serviços legais; • Serviços médicos; • Serviços de pesquisa e desenvolvimento relacionados com atividades

cientificas e tecnológicas; • Produção de obras de arte ou filmes, etc.

(iv) A exceção para pedidos/contratos de compra que resultam de

cooperação com outras organizações do sistema das Nações Unidas (Regra Financeira 109.5.5 (a) (v)) deve ser usada desde que as regulamentações e regras daquelas organizações sejam consistentes com as da UNIDO e se aplicam em circunstâncias tais como:

• A UNIDO confia na decisão de aquisição de outra organização da ONU

e entra em um pedido/contrato de compra direto com um fornecedor vencedor sem empreender em um processo de seleção separado. Neste caso, é preciso que certas condições sejam respeitadas, isto é, os requerimentos são substancialmente os mesmos; os termos e condições são substancialmente os mesmos; os custos são favoráveis à UNIDO e os custos administrativos da contratação direta do fornecedor ultrapassam de forma significativa os custos;

• A UNIDO pode também cooperar com outra(s) organização(s) do sistema das Nações Unidas para atingir economizas de escala. Neste caso, as organizações pode escolher uma organização como “líder” no

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processo de aquisição (isto é, a “Agencia Líder”), e a “Agência Líder” assina o mesmo contrato em nome de todas as outras organizações; ou todas as organizações assinam o mesmo contrato; ou outras organizações emitem ordens de compra contra o contrato assinado pela “Agência Líder” na medida do necessário; ou outras organizações assinam um contrato/pedido de compra separado com o fornecedor sob os termos e condições consistentes com aquelas negociadas pela Agência Líder. Neste caso, os documentos de licitação que contêm o modelo de contrato devem refletir cláusulas que abordam os conceitos da agência principal.

• A UNIDO solicita que outra organização conduza o exercício de aquisição em seu nome. Esta alternativa deve ser usada quando a UNIDO não possui a competência necessária e a outra organização possui experiência reconhecida nos requerimentos de aquisição correspondentes, acrescentando valor ao processo ao economizar tempo e custos administrativos e maximizando economias de escala.

(v) A exceção para exigência 10 da atividade justificada e genuína

((Regra Financeira 109.5.5 (a) (vi)) se aplica quando existe uma necessidade persuasiva e urgente, não resultante de planejamento deficiente ou má administração ou de preocupações sobre a disponibilidade de fundos, que levará a sérios danos, perda ou prejuízo para propriedade ou pessoas, atraso na execução de trabalhos/serviço, se não for resolvido imediatamente. A exigência não é uma solução aceitável em situações que resultam de atrasos ou omissão na criação e aprovação de cestas de compras por Filiais.

(vi) A exigência para compra ou locação de imóveis (Regra Financeira 109.5.5 (a) (vii)) se aplica caso uma propriedade similar não esteja disponível nas cercanias geográficas imediatas da propriedade requisitada. O Oficial de Aquisições deve, até um ponto aceitável e em colaboração com o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, buscar o serviço de um agente imobiliário ou consultor qualificado para confirmar que o valor de locação proposto está de acordo com os preços de mercado para locações equivalentes.

(vii) O MD/PSM pode autorizar o desenvolvimento de uma ação de aquisição sem competição, desde que o MD/PSM o determine especificamente através de um processo justo, quando relevante apoiado pelo Comitê de Aquisições, que a competição não será aplicada (Regra Financeira 109.5.5 (a)(viii)). Nestes casos, um

10 Uma necessidade persuasiva e urgente que não resulta de planejamento deficiente ou má administração ou de preocupações sobre a disponibilidade de fundos que levará a sérios danos, perda ou prejuízo, atrasos na execução dos trabalhos ou fornecimento de serviços, se não for resolvido imediatamente.

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registro por escrito deve ser feito apontando as razões para tal determinação. Esta exceção normalmente se aplica a casos em que os acordos contratuais podem ser feitos com uma só empresa ou organização devido ao modo de execução do projeto e/ou programa acordado pela UNIDO com doadores relevantes e Governos recipientes, assim antecipando qualquer procedimento de aquisição competitiva. Exemplos típicos de tais casos incluem:

• Pedidos/contratos de compra com beneficiários/contrapartes/favorecidos de projetos para pagamento de custos de compensação ou reembolsos, em concordância com os acordos com doadores;

• Pedidos/contratos de compra com organizações, agências ou entidades governamentais para execução nacional de projetos e programas, de acordo com as provisões nos correspondentes documentos do projeto;

• Pedidos/contratos de compra para permitir atividades (ferramentas distintas de subvenções, co-financiamento, etc.) de acordo com as provisões nos correspondentes documentos do projeto;

• Outros pedidos/contratos de compra onde o doador e o Governo recipiente entram em acordo sobre uma organização ou empresa em particular para implementar parte ou partes do projeto.

Em alguns casos, onde a solicitação para invocar a isenção à luz de requerimentos de um projeto em particular são considerados “óbvios” pelo Oficial de Aquisições correspondente, o Pedido de Oferta (RFO) pode ser obtido do fornecedor em potencial antes da submissão da solicitação da isenção. Independente do RFO ser enviado antes ou depois da aprovação da isenção, o pedido de oferta deve ser processado através da funcionalidade RFx do portal GRF/GM ou por e-mail, fax ou correios. Para assistência passo-a-passo, por favor [clique aqui].

11 Processo de Aquisição

11.1 Cronologia de Aquisição

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Em relação aos vários métodos de aquisição descritos abaixo, a cronologia de aquisição é um processo padrão, que deve ser considerado pelos Gerentes de Projetos/Titulares de Atribuição para propósitos de planejamento e para a elaboração dos planos de aquisição. A real cronologia de aquisição pode variar do padrão, dependendo no tempo real usado para completar certas atividades até a concessão do contrato, como:

(i) Revisão das especificações/termos técnicos da referencia/declaração dos trabalhos;

(ii) Elaboração e publicação dos eventos RFx; (iii) Apresentação das propostas pelos licitantes; (iv) Avaliação técnica e comercial das propostas; (v) Revisão pelo Comitê de Aquisição (quando cabível); (vi) Negociações (quando relevante); (vii) Concessão do contrato; (viii) Emissão do contrato/pedido de compra.

Considerando o acima mencionado, a seguinte cronologia de aquisição indicativa deve ser considerada pelos Gerentes de Projetos/Titulares de Atribuição:

• Solicitação de Orçamento (RFQ) até 2 semanas • Competição Internacional Aberta até 10 semanas • Competição Internacional Restrita até 10 semanas • Solicitação sobre contrato de compras de ALP até 1 semana • Isenção (fornecedor único) de 1 a 10

semanas

11.2 Elaboração dos Documentos de Licitação O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve preparar os documentos de licitação através da funcionalidade RFx do portal GRF/GM. Dependendo da natureza e valor do requerimento de aquisição, o conteúdo dos documentos de licitação pode variar. Em relação os requerimentos de serviço, o Oficial Aquisição/Oficial Autorizado deve revelar o orçamento disponível estimado para o requerimento de aquisição.

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O portal GRF/GM fornece diferentes modelos, requerimentos de qualificação pré-formulados e critérios de avaliação para diferentes métodos e requerimentos de aquisição. Os Oficiais de Aquisição/Oficiais Autorizados devem preencher os modelos correspondentes para reunir todos os dados e as informações sobre cada requerimento de aquisição específico. O evento RFx pode ser alterado para refletir requerimentos adicionais, antes do prazo final para o recebimento das propostas. Caso os requerimentos estejam divididos em lotes nos documentos de licitação, é imperativo que os documentos declarem se o pedido/contrato de compra resultante será concedido baseado nos lote ou no conjunto de lotes. Geralmente os documentos de licitação são elaborados nos idiomas oficiais de trabalho da UNIDO. A fim de melhor satisfazer os requerimentos de aquisição correspondentes, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado pode optar pela elaboração dos documentos de licitação em um idioma diferente daqueles idiomas oficiais de trabalho do UNIDO, respeitando os princípios de aquisição da UNIDO. Para assistência passo-a-passo de como gerar documentos de licitação no GRF, [clique aqui].

11.3 Aprovação e Emissão de Documentos de Licitação Para assistência passo-a-passo de como aprovar documentos de licitação em GRF/GM, [clique aqui].

11.4 Solicitações para Esclarecimentos por parte de Potenciais Licitantes As solicitações para esclarecimento por parte de potenciais licitantes que podem surgir durante o processo de licitação só deverão ser atendidas caso forem por escrito e endereçadas para o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado responsável pela aquisição. Caso a solicitação seja verbal ou endereçada a um membro ou indivíduo11 da equipe da UNIDO que não seja

11 Por exemplo, o Assessor Técnico, um especialista/consultor da UNIDO ou um representante de um beneficiário/contraparte.

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o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado responsável, ele/ela não deve entrar em maiores discussões além de informar o potencial licitante para enviar a questão, por escrito, para o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado responsável. O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve empenhar-se para responder à qualquer solicitação para esclarecimentos que a UNIDO receber antes do prazo final para o recebimento das propostas, descrito nos documentos de licitação. O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado, junto com o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, quando cabível, deve responder à solicitação por escrito. As respostas, incluindo uma explicação da solicitação sem identificação da fonte da pergunta, devem ser enviadas simultaneamente para todos os potenciais licitantes que demonstraram interesse em participar do processo de aquisição.

11.5 Emendas aos Documentos de Licitação Em casos excepcionais, os documentos de licitação podem sofrer emendas antes do prazo final para o recebimento das propostas descrito nos documentos de licitação, contanto que contenham condições apropriadas para isso. A emenda deve fazer referência ao documento original de licitação, incluir o número da emenda e definir de maneira clara e completa as modificações exatas feitas. Todos os potenciais licitantes que receberam os documentos de licitação devem ser notificados de qualquer emenda simultaneamente e por escrito. Todas as emendas feitas de acordo com a provisões de um evento RFx serão compulsórias a todos os licitantes. Nos casos em que se torna necessário modificar as especificações técnicas/termos de referência/declaração de trabalhos, o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição deve submeter as modificações solicitadas ao Oficial de Aquisições responsável, quando cabível, com uma explicação das razões para a emenda proposta. Uma emenda aos documentos de licitação pode também ser necessária com base em uma solicitação de esclarecimento recebida de um potencial licitante. O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve avaliar se há tempo disponível para que os potenciais licitantes considerem a emenda feita aos documentos de licitação. Caso não haja tempo suficiente, o Oficial de

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Aquisições/Oficial Autorizado pode estender o prazo final para dar aos potencial licitantes tempo suficiente para levar a emenda em consideração.

11.6 Recebimento e Abertura das Propostas Os licitantes devem submeter as suas propostas através do portal GRF/GM. Caso um licitante não tenha acesso ao portal GRF/GM, as propostas podem ser recebidas fora da plataforma (isto é, licitação substituta). Em todos os casos, os licitantes devem submeter as propostas rigorosamente de acordo com os documentos de licitação.

11.6.1 Recebimento de Propostas Através do Portal GRF/GM No portal GRF/GM, as ofertas submetidas não podem ser revisadas antes do prazo final de recebimento das propostas. Para assistência passo-a-passo para o recebimento e avaliação das propostas no portal GRF/GM, [clique aqui].

11.6.2 Licitação Substituta Em relação a aquisição centralizada, propostas recebidas fora do portal GRF/GM devem ser carimbadas com a data de recebimento e guardadas em lugar seguro. Nos casos excepcionais de propostas recebidas via e-mail, um endereço de e-mail específico deve ser criado e uma senha para acesso a este endereço deve ser fornecida aos membros do painel na data de sua abertura. Todas as propostas devem ser abertas no mesmo dia, na presença de três funcionários. Excluindo o Oficial de Aquisições e Gestor de Projetos/Titular de Atribuição correspondentes, um painel constituído de três funcionários deve abrir todas as propostas. Para assistência passo-a-passo dos procedimentos de abertura em relação a licitação substituta, [clique aqui].

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O protocolo de abertura deve ser preparado e assinado por todos os membros presentes à sessão de abertura. O protocolo de abertura deve indicar a data e hora da abertura, o nome dos participantes da reunião e listar todas as propostas recebidas [número do evento RFx, nome e país do licitante, quantia e moeda (se cabível), comentários (se houver) etc.] Os orçamentos recebidos em resposta à RFQ não necessitam de protocolo de abertura e portanto não necessitam ser abertos no mesmo dia. O protocolo de abertura das propostas recebidas em dois envelopes selados (técnico e comercial) deve ser feito em duas etapas, a seguir:

(i) As propostas técnicas devem ser abertas primeiro e a avaliação técnica correspondente deve ser feita de acordo com os procedimentos descritos aqui mencionados pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição ou, quando cabível, pelo Grupo de Avaliação;

(ii) Depois do término da avaliação técnica, o Oficial de Aquisições organiza a abertura das propostas comerciais para aqueles licitantes cujas propostas técnicas são substancialmente adequadas e, quando necessário, atingem o padrão técnico mínimo.

Depois do recebimento e abertura das propostas, a Equipe PRS correspondente deve transferir as partes relevantes que foram abertas para o portal GRF/GM para permitir que sejam acessados online pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição. No caso de licitações substitutas, o conjunto original de propostas deve ficar arquivado.

11.6.3 Propostas Tardias Quando uma proposta é recebida depois do prazo final para o recebimento das propostas indicado nos documentos de licitação, a data e a hora efetivas de recebimento devem estar indicados no envelope exterior da proposta. Em geral, propostas recebidas depois do prazo final acima devem ser rejeitadas. Nestes casos, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve perguntar ao licitante correspondente se a proposta deve ser retornada fechada ou destruída. Contudo, caso uma proposta de aquisição centralizada seja recebida no intervalo entre o prazo final para o recebimento das propostas e a data de

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abertura especificada no portal GRF/GM, o Chefe, Departamento de Aquisições pode, a seu próprio critério, aceitar a proposta tardia e decidir se pode ser aberta junto com as outras propostas, contanto que o licitante correspondente apresente evidências suficientes de que a proposta foi enviada bem antes dos prazos especificados nos documentos de licitação. O Oficial de Aquisições correspondente deve documentar por escrito a decisão de aceitar a proposta tardia.

11.6.4 Propostas Alternativas As propostas alternativas devem ser tratadas conforme determina os documentos de licitação correspondentes.

11.6.5 Propostas Inadvertidamente Abertas Antes do Prazo Qualquer proposta inadvertidamente aberta antes do prazo final de recebimento das proposta deve ser levada à atenção do Chefe, Departamento de Aquisições para providências e registro. O Chefe, Departamento de Aquisições deve analisar as circunstâncias de cada caso e iniciar medidas para evitar que essas situações se repitam.

11.6.6 Propostas Não Solicitadas No caso de competição limitada, propostas não solicitadas recebidas (isto é, propostas de empresas ou organizações que não receberam convites) em geral devem ser rejeitadas ou retornadas, caso solicitado pela empresa ou organização, e o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição devidamente informado. De qualquer forma, uma declaração deve ser feita para o arquivo de aquisição.

11.7 Consulta com a Secretaria Jurídica Quando o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado considera que uma aquisição em particular será especialmente complexa ou sensível (p.ex. quando a aquisição é de um valor especialmente alto ou de alto risco; apresenta questões legais inovadoras; ou possui sério risco de danos à propriedade ou prejuízo), o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado, através do Chefe, Departamento de Aquisições, deve buscar orientação e aconselhamento da Secretaria Jurídica. Tal orientação e aconselhamento

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deve ser procurado no início do processo de aquisição a fim de assegurar que todas as questões legais implicadas por documentos de licitação e/ou os modelos de contrato anexos sejam tratadas de forma oportuna.

12 Avaliação

12.1 Considerações Gerais A avaliação é o processo de analisar e comparar propostas de acordo com a metodologia de avaliação apresentada nos documentos de licitação para determinar qual proposta melhor cumpre os critérios definidos de avaliação, e portanto representa a proposta mais vantajosa para a UNIDO. A responsabilidade de certificar que a proposta cumpre todos os requisitos e critérios é compartilhada entre o Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado e o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, quando aplicável. O Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado deverá coordenar o processo de avaliação e oferecer orientação e conselhos sobre questões processuais relacionadas ao exame, comparação e avaliação de propostas.

12.2 Procedimentos de Avaliação Do ponto de vista do procedimento, a avaliação de propostas segue caminhos diferentes dependendo do valor pretendido do contrato de requisição. Na UNIDO os seguintes procedimentos de avaliação aplicam-se: Valor Pretendido do Contrato Descrição dos Procedimentos de

Avaliação Até €40.000 (limite para aquisição descentralizada)

- Propostas recebidas; - Oficial Autorizado realiza

avaliação técnica e comercial; - Oficial Autorizado seleciona a

proposta tecnicamente admissível de menor valor.

Até €200.000 (limite para Comitê de Aquisição)

- Todas as propostas são recebidas;

- O Oficial de Aquisição realiza uma avalição preliminar de todas as propostas;

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- O Gestor de Projeto/Titular de Atribuição prepara e aprova a avaliação técnica e a apresenta para o Oficial de Aquisição relevante;

- Tendo averiguado que a avaliação técnica é compatível com as disposições de avaliação relevantes dos documentos de licitação e desse Manual, o Oficial de Aquisição prepara a avalição comercial, a certifica e seleciona a melhor proposta de acordo com os critérios de seleção relevantes especificados nos documentos de licitação.

De €200.000 até €1.000.000 (o limite para aplicação do sistema de dois envelopes é €1.000.000)

- Todas as propostas são recebidas;

- O Oficial de Aquisição realiza uma avalição preliminar de todas as propostas;

- O Gestor de Projeto/Titular de Atribuição prepara e aprova a avaliação técnica e a apresenta para o Oficial de Aquisição relevante;

- Tendo averiguado que a avaliação técnica é compatível com as disposições de avaliação relevantes dos documentos de licitação e desse Manual, o Oficial de Aquisição prepara a avalição comercial e a certifica. Ele/ela prepara um documento de apresentação para o MD/PSM contendo uma recomendação de concessão baseada nos critérios de seleção especificados nos documentos de licitação;

- O MD/PSM, com base no conselho do Comitê de Aquisição, considera e aprova/rejeita a recomendação de concessão.

De €1.000.000 até €3.000.000

- Todas as propostas técnicas são recebidas;

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(o limite para possível avaliação em grupo é de €3.000.000)

- O Oficial de Aquisição realiza uma avalição preliminar de todas as propostas;

- O Gestor de Projeto/Titular de Atribuição prepara e aprova a avaliação técnica e a apresenta para o Oficial de Aquisição relevante;

- Tendo averiguado que a avaliação técnica é compatível com as disposições de avaliação relevantes dos documentos de licitação e desse Manual, o Oficial de Aquisição providencia o recebimento de propostas comerciais relevantes;

- Em consulta com o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, o Oficial de Aquisição prepara a avaliação comercial e a certifica. Ele/ela prepara um documento de apresentação para o MD/PSM contendo uma recomendação de concessão baseada nos critérios de seleção especificados nos documentos de licitação;

- O MD/PSM, com base no conselho do Comitê de Aquisição, considera e aprova/rejeita a recomendação de concessão.

Acima de €1.500.000 (possível avaliação em grupo)

- Um Grupo de Avaliação pode ser estabelecido;

- Todas as propostas técnicas são recebidas;

- Em consulta com o Grupo de Avaliação, o Oficial de Aquisição realiza uma avaliação preliminar de todas as propostas;

- O Grupo de Avaliação prepara e aprova a avaliação técnica e apresenta-a ao Oficial de Aquisição relevante;

- Tendo averiguado que a avaliação técnica é compatível com as disposições de avaliação relevantes dos

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documentos de licitação e desse Manual, o Oficial de Aquisição providencia o recebimento de propostas comerciais relevantes;

- Em consulta com o Grupo de Avaliação, o Oficial de Aquisição prepara a avaliação comercial e a certifica. Um relatório de avaliação é preparado e assinado por todos os membros do Grupo de Avaliação;

- O Oficial de Aquisição prepara o documento de apresentação, contendo o relatório de avaliação, para o MD/PSM contendo uma recomendação de licitação baseada nos critérios de seleção especificados nos documentos de licitação;

- O MD/PSM, baseado nas recomendações do Comitê de Aquisição, considera e aprova/rejeita a licitação.

Em geral, as decisões de avaliação devem ser feitas por consenso tanto pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição e pelo Oficial de Aquisição. No caso pouco provável que um consenso não pode ser alcançado entre o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição e o Oficial de Aquisição, o dissenso relacionado ao conteúdo e/ou conclusões da avaliação devem ser encaminhadas para o Chefe, Departamento de Aquisição para revisão e recomendação. Quando um Grupo de Avaliação é estabelecido para uma licitação em particular, as decisões e recomendações do Grupo de Avaliação devem ser feitas por consenso. Em casos em que um consenso não for alcançado, o dissenso entre os membros do Grupo de Avaliação quanto ao conteúdo e conclusões das avaliações técnicas e comerciais devem ser encaminhadas para o Diretor, Serviços de Apoio Operacional para revisão e recomendação.

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- Modelos de formulários para avaliação técnica e comercial recomendados estão disponíveis no portal SRM/MM e na biblioteca PRS. Para visualizar os documentos [clique aqui].

12.3 Processo de Avaliação Quando as ofertas forem recebidas e analisadas, o processo de avaliação deve ser conduzido por meio da estrita observância dos requerimentos de qualificação e dos critérios de avaliação especificados nos documentos de licitação. Uma característica essencial do processo de aquisição honesto e transparente é que em nenhuma circunstância os requerimentos de qualificação e os critérios de avaliação devem ser alterados ou modificados durante o processo de avaliação. Normalmente, o processo de avaliação consiste os seguintes passos:

- Verificação preliminar de propostas; - Avaliação técnica de propostas; - Avaliação comercial de propostas; - Seleção de licitante(s) e recomendação de licitação (com

negociações quando necessário).

12.3.1 Verificação Preliminar Quanto à aquisição centralizada, o processo de avaliação deve começar com uma verificação preliminar e revisão administrativa de todas as propostas recebidas e aceitas. O Oficial de Aquisição, em cooperação com o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição relevante, se aplicável, examinará todas as propostas a fim de determinar se são substantivamente adequadas ,isto é, se conformam com todos os termos e condições dos documentos de licitação, sem desvio significativo. Um desvio significativo é um que:

- afetaria significativamente o alcance, qualidade ou desempenho dos bens, obras ou serviços requisitados pela UNIDO;

- seria significativamente inconsistente com os documentos de licitação, com os direitos da UNIDO ou com as obrigações do licitante sob o pedido/contrato de compra;

- se corrigido afetaria deslealmente a posição competitiva do outros licitantes que enviaram propostas significativamente receptivas;

- a proposta é substancialmente incompleta (ou seja, que não contem as informações mandatórias como requeridas nos documentos de licitação);

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- informações comerciais são incluídas na oferta técnica quando da utilização do método de dois envelopes.

A verificação preliminar inclui assim uma revisão dos seguintes pontos:

- cumprimento dos requerimentos de qualificação e critérios obrigatórios especificados nos documentos de licitação;

- integridade das propostas; e - que os documentos foram devidamente assinados.

É de responsabilidade do Oficial de Aquisição verificar a disponibilidade e transparência da informação oferecida. Para isso, o Oficial de Aquisição pode entrar em contato com o licitante para obter clarificações/mais informações necessárias para avaliar a conformidade. Uma proposta que for avaliada como não substancialmente adequada não será mais considerada no processo de avaliação e deve ser rejeitada. Essa oferta não pode então ser considerada adequada por correção da não-conformidade. O Oficial de Aquisição deve documentar por escrito os resultados da revisão preliminar, com um formato tabulado que descreve os resultados. Os resultados devem ser encaminhados junto com cópias das propostas enviadas que cumpriram os requerimentos de qualificação do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição ou, se relevante, do Grupo de Avaliação para avaliação técnica. A revisão preliminar também pode envolver uma verificação de antecedentes dos licitantes (tais como verificação de referencias, verificação que o licitante está legalmente estabelecido, financeiramente solvente, etc.). Com respeito a aquisição descentralizada, o Oficial Autorizado pode conduzir a revisão preliminar das propostas equivalente com o nível de risco da necessidade de aquisição relevante.

12.3.2 Avaliação Técnica O Gestor de Projeto/Titular de Atribuição é responsável pela avaliação dos aspectos técnicos e materiais das propostas e pela preparação da avaliação técnica. O Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado deve providenciar a devida assistência processual e administrativa para o

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Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, se aplicável, no que diz respeito a avaliação técnica sem interferir nos aspectos técnicos e materiais. No caso de aquisição centralizada, se o processo de avaliação técnica e documentação não cumprirem os padrões exigidos, o Oficial de Aquisição deve devolver a avaliação técnica para o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição/Grupo de Avaliação para análise e revisão e subsequentemente, reapresentação. A avaliação técnica normalmente inclui mas não se limita ao seguinte:

(i) Análise e comparação de propostas, em formulário tabular e com base em itens individuais, com todas as necessidades descritas nas especificações técnicas, documentação de referência ou ambrangência de obras, indicando cumprimento ou não.

(ii) Análise e revisão comparativa concisas dos seguintes parâmetros das propostas que podem ser relevantes de acordo com os requisitos das especificações técnicas, documentação de referência ou abrangência de obras:

- Histórico, experiência, sistemas de controle de qualidade e desempenho anterior dos licitantes;

- Organização e instalações dos licitantes para cumprir com as demandas;

- Entendimento dos requerimentos técnicos; - Conceito do melhor método para alcançar os resultados

desejados inclusive cronograma para realização do serviço; - Experiência e qualificações dos funcionários chave propostos; - Qualificações dos subcontratantes (quando aplicável); - Instalação, montagem, comissionamento, custos iniciais

(quando aplicável); - Garantias e cauções; - Programa de treinamento; - Peças de reposição (quantas, e que tipo).

(iii) Uma declaração clara identificando o cumprimento técnico e a admissibilidade da proposta; se a proposta não for aceitável, razões específicas que determinaram que a proposta não era aceitável.

Para requisições de aquisição complexas ou de alto valor ou risco, a avaliação técnica pode incluir a apresentação de proposta técnica pelo(s) licitante(s) se for assim especificado nos documentos de licitação. Nesse caso, os seguintes princípios fundamentais devem ser levados em consideração:

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- As propostas técnicas normalmente devem ser apresentadas em mãos em um escritório da UNIDO, ou, por meios eletrônicos como videoconferência, etc.;

- Licitantes devem ser informados que a apresentação é parte integral da avaliação técnica. Os licitantes são, portanto, aconselhados a não divulgar informações ou entregar documentos de qualquer natureza que contenham preços ou informações comerciais;

- Os documentos de apresentação devem ser recebidos pelo Oficial de Aquisição para distribuição para o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição ou, se relevante, para o Grupo de Avaliação antes da apresentação. Os documentos de apresentação devem representar a estrutura da oferta técnica correspondente e pode se referir aos aspectos técnicos adicionais que foram indicados pelo Oficial de Aquisição ao licitante antes da apresentação. Se for permitido, uma sessão de perguntas e respostas pode seguir a apresentação, que assim como a apresentação deve ser devidamente documentada.

- Em geral, as informações divulgadas durante a apresentação devem ser tratadas de forma confidencial e não devem ser divulgadas para funcionários ou indivíduos que não estão envolvidos com, ou associados ao, exercício de aquisição em questão.

Se houverem desvios significativos nas propostas recebidas que podem ser atribuídos a discrepâncias, inconsistências ou ambiguidades nas especificações técnicas, termos de referência ou declaração de trabalho especificados nos documentos de licitação, deve-se conduzir um novo exercício de aquisição. Nesse caso, todas as propostas recebidas deverão ser rejeitadas e os licitantes afetados informados. De acordo com o termo “substancialmente adequado”, somente propostas que cumprem ou superam os requisitos dos documentos de licitação serão aceitas. Desvios pequenos que não afetam a qualidade de um item ou serviço não devem afetar a aceitabilidade deste item ou serviço, se o Oficial de Aquisição e o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição ou, se relevante, o Grupo de Avaliação estão satisfeitos que os pequenos desvios não são relevantes. Qualquer opção ou alternativa que um licitante proponha em sua proposta que não tenha sido prevista nos documentos de licitação devem ser

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cuidadosamente analisada para determinar que essa ou outra proposta respeita os termos e condições dos documentos de licitação. Em geral a avaliação técnica de propostas é realizada pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição. Em alguns casos, ele/ela pode contratar especialistas/consultores externos para apoiar, ou aconselhar, partes específicas do processo de avaliação. Tanto funcionários UNIDO quanto especialistas/consultores externos envolvidos na revisão e/ou avaliação de propostas devem declarar conflitos de interesse reais, potenciais ou aparentes. Para isso, funcionários UNIDO e especialistas/consultores externos envolvidos no processo de avaliação devem completar o formulário de Declaração de Possível Conflito de Interesse, que pode ser encontrado aqui.

12.3.3 Avaliação Comercial Depois do término da avaliação técnica das propostas e no caso de haver um sistema de dois envelopes, o Oficial de Aquisição pode proceder com a abertura das propostas comerciais das licitações que foram avaliadas como substancialmente adequadas e que atinjam a nota técnica mínima. O Oficial de Aquisição é responsável pela avaliação dos aspectos comerciais das propostas como o envolvimento do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição se necessário. A avaliação comercial deve:

- determinar se as propostas comerciais estão completas (por exemplo, se os licitantes forneceram uma discriminação de custos para todos os itens da proposta técnica correspondente; caso contrário, o custo desses itens deve ser adicionado ao custo total), devidamente assinadas, aritmeticamente/computacionalmente corretas e que incluem todos os custos pertinentes para os requerimentos especificados nos documentos de licitação.

- Conter em uma tabela de qualquer uma ou todas as seguintes informações:

o Quantidade(s) e preço(s) discriminados; o Custos de manutenção e eliminação; o Custo de peças de reposição; o Custos de transporte e forma de entrega; o Custos de instalação, comissão, e custos iniciais;

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o Garantias, cauções e serviços pós-venda; o Taxas aplicáveis, divididas entre serviços realizados

no local do projeto e no escritório sede, para possíveis membros chave do pessoal;

o DSA e custos de transporte quanto aos funcionários do licitante;

o Custos diretos e indiretos discriminados (comunicação, preparação de relatórios, etc.);

o Custos de treinamento. Erros computacionais/aritméticos devem ser corrigidos da seguinte maneira:

- se há discrepância entre o preço de unidade e o custo total que é obtido pela multiplicação de preço de unidade e quantidade, o preço de unidade prevalecerá e o custo total deve ser corrigido.

- Se há discrepância entre palavras e números o valor em palavras prevalecerá.

Se o licitante não aceitar a correção, sua oferta pode ser rejeitada. A avaliação deve incluir toda e qualquer taxa, imposto, tributo, encargos, etc. que se aplica sob as leis e regulamentos do local da cessão e que podem ser pagáveis pela UNIDO. Para aquisições de alto valor ou de alto risco, recomenda-se que, como parte da revisão pós-qualificação, uma última verificação de antecedentes seja conduzida com respeito ao licitante cuja proposta for considerada para licitação. Sob a discrição do Oficial de Aquisição e do Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, os resultados da avaliação podem ser compartilhados com o beneficiário dos serviços/equipamento para assegurar concordância. Os documentos de licitação modelo da UNIDO dão à Organização o direito de conduzir a avaliação comercial e adjudicação de contrato baseados somente nos preços dos bens/equipamentos, com base em obras anteriores, se o Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado determinar que os custos de transporte (frete e/ou seguro) oferecidos pelos licitantes são maiores que os custos estimados da UNIDO, se adquiridos de seus próprios despachantes e seguradores. O Oficial de Aquisição deve preparar uma tabela de avaliação comercial para todas as propostas substantivamente adequadas e apresentá-la

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para o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição ou, quando relevante, para o Grupo de Avaliação para revisão e endosso.

12.4 Sistema de Avaliação por Classificação/Pontuação O sistema de classificação/pontuação permite uma análise detalhada por meio da atribuição de pesos para os critérios de avaliação dependendo de sua importância e o estabelecimento de uma nota mínima para cumprir os requerimentos de aceitabilidade. O sistema de classificação/pontuação para avaliação deve ser aplicado a RFPs com comprometimento intencionado que exceda €1.000.000. Nesses casos, as propostas são avaliadas contra um conjunto pré-definido de critérios de avaliação, pelo qual os pesos relativos são atribuídos para cada critério de avaliação e as propostas são classificadas de acordo com os pontos recebidos. As notas são relacionadas a critérios de avaliação e uma nota mínima que torna a proposta tecnicamente aceitável normalmente devem ser determinadas antes que o documentos de licitação sejam enviados aos convidados mas em qualquer caso antes do prazo para o recebimento de propostas. Não é permitido aplicar um sistema de classificação que seja determinado depois do recebimento de propostas e/ou para introduzir critérios de avaliação adicionais e/ou requisitos técnicos ou comerciais além daqueles contidos nos documentos de licitação.

12.4.1 Critérios de Avaliação Dois conjuntos de critérios de avaliação, técnicos e comerciais, devem ser estabelecidos conjuntamente pelo Gestor de Projeto/Titular de Atribuição/Grupo de Avaliação e o Oficial de Aquisição. O Gestor de Projeto/Titular de Atribuição/Grupo de Avaliação em consulta com o Oficial de Aquisição deve definir os critérios de avaliação técnica e atribuir pesos/notas relativos em uma escala de, por exemplo, 100 pontos de acordo com suas respectivas importâncias. Um pontuação técnica mínima (ou “pontuação mínima de qualificação”) deve ser definida. Qualquer proposta que não cumpra com a pontuação técnica mínima deve ser considerada não aceitável e não pode mais ser considerada no processo de avaliação.

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Os critérios de avaliação e, quando relevante, a pontuação mínima devem ser definidos antes da publicação dos documentos de licitação e especificados nestes. Os critérios de avaliação devem ser mensuráveis e específico para que tenham significado. Os critérios e seus pesos associados devem ter relação direta com, e ser proporcionais a, e estar baseados nos requisitos descritos nas especificações técnicas, nos termos de referencia e descrição de obras ou em outras partes do documento de licitação. A quantidade específica e tipos de critérios de avaliação depende da natureza do requerimento e devem ser especialmente desenvolvidos para cada caso de aquisição específico. No entanto, deverá existir um número razoável de critérios de avaliação e esses devem ser o mais simples possível para fazer com que a avaliação e comparação de propostas não seja mais difícil e desnecessariamente complexa. Cada critério de avaliação deve representar uma consideração chave para a decisão de seleção e deve permitir comparações significativas entre as propostas.

12.4.2 Atribuição de Pesos entre os Critérios de Avaliação Cada critério de avaliação deve ter seu peso, por exemplo expresso por meio de pontos de um número total de pontos (100 ou 1.000). Critérios com maior importância devem ter maior peso. O número mínimo de pontos (pontuação mínima) que faz com que a proposta seja aceitável deve ser determinado conjuntamente pelo Oficial de Aquisição e o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição/Grupo de Avaliação. A tabela abaixo é um exemplo dos pesos atribuídos os critérios de avaliação para um caso típico de aquisição: Critério de Avaliação Peso em Pontos (ilustrativo) Requerimentos Técnicos/Comerciais (a serem detalhados de acordo com os requerimentos específicos

45 15 15

5 5

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explicados no Termos de Referência). - - -

5

Adequação do plano operacional para satisfazer os requerimentos (a serem detalhados):

- Recursos Humanos - Instalações do

Fornecedor - Plano de Mobilização - Equipamento - Subcontratação

40

10 10

10

5 5

Termos e Condições Garantidos 15 Total: 100

12.4.3 Estabelecimento de um Grupo de Avaliação O Oficial de Aquisição é responsável pela realização do exercício de aquisição em cooperação com o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição. Dependendo da natureza, complexidade e comprometimento intencionado do requerimento de aquisição e se competências multidisciplinares forem necessárias, o Oficial de Aquisição, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, o Chefe do Escritório de Apoio Material e o Chefe, Departamento de Aquisição, podem juntamente estabelecer um Grupo de Avaliação. O objetivo do Grupo de Avaliação é verificar que os licitantes e suas propostas satisfazem os requerimentos dos documentos de licitação, e avaliar as propostas de acordo com os critérios e requerimentos de avaliação pré-definidos. O Grupo de Avaliação deve ser estabelecido antes da publicação dos documentos de licitação e deve, no mínimo, ser formado pelo Oficial de Aquisição, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição e outros funcionários UNIDO que tenham conhecimento e experiência sobre o requerimento de aquisição específico. Se o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição é

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também o Oficial de Aquisição, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição deve ser substituído por outro oficial do mesmo ofício. Um Presidente deve ser nomeado pelos membros do Grupo de Avaliação. Todos os membros do Grupo de Avaliação devem oferecer conselhos objetivos e independentes e ter conhecimento e experiência relevantes quanto ao requerimento de aquisição específico. Para apoiar as deliberações, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, em consulta com o Grupo de Avaliação, pode convidar especialistas/consultores da área para oferecer conselhos e orientação relevantes. Qualquer especialista/consultor deve participar dentro da capacidade de observadores não-votantes. O Grupo de Avaliação deve revisar e endossar os critérios de avaliação técnica e comercial propostos, incluindo o sistema de classificação/pontuação, quando relevante. Em especial, o grupo deve revisar e endossar os o critérios e requisitos que são considerados mandatórios. O Oficial de Aquisição deve incluir todos os critérios de avaliação e requisitos de qualificação endossados nos documentos de licitação. Todos os membros do grupo de avaliação bem como outros funcionários envolvidos na avaliação devem assinar o formulário de ‘Declaração de Objetividade, Imparcialidade e Confidencialidade’.

- Para ter acesso ao formulário de ‘Declaração de Objetividade, Imparcialidade e Confidencialidade’, [clique aqui].

12.4.4 Avaliação de Propostas do Grupo de Avaliação A princípio, materialmente o processo de avaliação segue as provisões dispostas a seguir: A partir do recebimento e abertura das propostas técnicas, o Oficial de Aquisição juntamente com o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição relevante deve fazer uma análise preliminar e revisão administrativa de todas as propostas para assegurar que todas as propostas são substantivamente adequadas, ou seja, estão em conformidade como todos os termos e condições dos documentos de licitação sem desvios materiais.

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Seguindo a análise preliminar e revisão administrativa de todas as propostas, o Oficial de Aquisição, em cooperação com o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, prepara uma versão do relatório de avaliação para ser distribuída ao Grupo de Avaliação para revisão e aprovação. O Grupo de Avaliação normalmente deve adotar suas decisões e recomendações por consenso. Se em um caso em particular não é possível encontrar um consenso, o Grupo de Avaliação pode adotar uma decisão ou recomendação por meio de voto majoritário. Se os votos estiverem divididos, o voto do Presidente será decisório. As opiniões do Grupo de Avaliação devem ser registradas na ata. Depois da aprovação da versão do relatório de avaliação, o Grupo de Avaliação conduz a avaliação técnica de acordo com os procedimentos acima. Após o término da avaliação técnica, o relatório de avaliação é finalizado e assinado por todos os membros do grupo. O relatório final deve ser apresentado ao Chefe, Departamento de Aquisição para novas medidas. Depois disso, as propostas comerciais correspondentes as propostas técnicas podem ser abertas. O Oficial de Aquisição em cooperação como o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição prepara uma versão do avaliação comercial para revisão do Grupo de Avaliação, que discute a avaliação e recomenda a seleção para a proposta vencedora. O Oficial de Aquisição finaliza a avaliação comercial, certifica-a, e organiza a assinatura do documento pelos membros do Grupo de Avaliação e prepara o envio para o Comitê de Aquisição e assinatura do Chefe, Departamento de Aquisição, incluindo as avaliações técnica e comercial e recomendação de licitação de acordo com os critérios de seleção.

12.5 Pedidos de Clarificação e Informações Adicionais dos Licitantes Se a proposta não for clara ou se for ambígua, o(s) licitante(s) podem ser contatados por escrito pelo Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado para clarificações. Essas clarificações devem ser limitadas a causa material, e não podem ser utilizadas para modificar a proposta. No pedido deve constar as possíveis interpretações da UNIDO e um pedido de clarificação dessas interpretações.

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Se alguma informação estiver faltando em uma proposta, o Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado pode optar por obter essas informações e não rejeitar a proposta de imediato. Se um licitante não conseguir providenciar as informações pedidas dentro do prazo especificado pelo Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado, a proposta pode ser rejeitada. Pedidos de clarificação devem ser mandados para os licitantes por escrito. No entanto, para algumas atividades de aquisição reuniões de clarificação podem ser necessárias. Nesses casos a ata das reuniões ou documentos similares devem ser preparados e incluídos na pasta de aquisição. Não é permitido que nenhum participante do processo de aquisição, exceto o Oficial de Aquisição, entre em contato com os licitantes durante o processo de avaliação de propostas.

12.6 Procedimentos de Negociação A negociações podem ser feitas com licitante(s) selecionado(s) antes da concessão do contrato com o objetivo de assegurar competição efetiva, melhor valor e melhor interesse dos princípios da Organização. No entanto, em alguns casos, as negociações podem ser feitas depois da concessão do contrato. As negociações não devem comprometer os princípios de equidade e transparência. Depois que o processo de licitação competitiva for conduzido, negociações com o(s) licitante(s) podem ser necessárias pelas seguintes razões: Para reduzir o preço da proposta submetida, ou para entrar em acordo sobre termos e condições contratuais específicos. As negociações também podem ser uma boa ferramenta em casos de isenção de licitação competitiva. As razões possíveis para entrar em negociações são:

- a(s) proposta(s) está/estão acima do orçamento planejado ou disponível;

- Existem diferenças significativas entre a proposta com maior nota e as outras;

- Somente uma proposta foi recebida; - A abrangência da proposta inclui equipamentos e/ou serviços

adicionais que não foram originalmente especificados nos documentos de licitação;

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- A proposta contém DSA, custos de viagem, e outras cobranças similares que não estão de acordo com os preços normais;

- O Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado está de acordo com o Gestor de Projeto/Titular(es) de Atribuição/Grupo de Avaliação que considera que participação em negociações poderiam melhorar um ou mais aspectos da(s) proposta(s) técnica e/ou comercial.

Em casos em que as negociações estão previstas o seguinte procedimento deve ser seguido:

- Para comprometimentos abaixo de €200.000, negociações podem ser conduzidas pelo Oficial de Procuração/Oficial Autorizado dentro de sua autoridade delegada de aquisição.

- Para comprometimentos de €200.00 e acima, a autorização deve ser dada pelo MD/PSM seguindo recomendação do Comitê de Aquisição.

- Para casos acima de €200.000, o Oficial de Aquisição pode informar o Comitê de Aquisição do resultado das negociações por meio de documentação por escrito.

As negociações devem ser feitas levando em consideração o princípio de equidade e tratamento justo dos licitantes e estar de acordo com os processos de aquisição da UNIDO. Durante as negociações, nenhuma informação obtida de outros licitantes deve ser divulgada para o(s) licitante(s) com quem negociações estão sendo conduzidas. Os licitantes devem ser informados que sua participação nas negociações não representam nenhuma obrigação ou comprometimento por parte da UNIDO quanto aos termos e condições propostos em discussão durante as negociações ou em respeito a adjudicação final do contrato. Quaisquer custos incorridos pelo licitante e/ou seu(s) representante(s) em conexão com as negociações são de responsabilidade do licitante. No mínimo, o Oficial de Aquisição responsável pelo projeto, o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição responsável ou, se relevante, um ou vários dos membros do Grupo de Avaliação devem representar a UNIDO nas negociações. Além disso, outros funcionários de aquisição bem como

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representantes de outros escritórios, tais como a Secretaria Jurídica, podem ser representados. As negociações podem ser baseadas nas especificações técnicas/termos de referência/declaração de trabalho originais incluídas nos documentos de licitação. Modificações ou mudanças no alcance proposto para bens e serviços não são permitidas, já que isso prejudicaria a integridade do processo de aquisição. Se nenhum acordo pode ser alcançado, todas as propostas podem ser rejeitadas e um novo exercício de aquisição deve ser feito, baseado nas especificações técnicas/termos de referencia/declaração de trabalho modificados. As negociações podem ser feitas na forma de discussões diretas/reuniões entre a UNIDO e licitante(s) (negociações diretas) ou por meio de um pedido unilateral do Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado para uma proposta melhor e final ou combinação para melhorar aspectos específicos da(s) proposta(s) (técnica e/ou comercial). A seleção de procedimento de negociação depende de diferentes fatores tais como método de aquisição selecionado, a justificação para negociações, a natureza e complexidade dos requerimentos de aquisição, etc.

12.6.1 Melhor e Última Proposta (BAFO) Depois da finalização da avaliação técnica e comercial, e para proteger competição efetiva, melhor preço e também melhor interesse dos princípios da Organização, o Oficial de Aquisição em acordo com o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição/Grupo de Avaliação pode decidir entrar em negociações competitivas com um ou mais dos licitantes cujas propostas forem consideradas tecnicamente aceitáveis, tendo passado com nota técnica mínima. O procedimento para atingir BAFO que requer habilidades profissionais de negociação só podem ser utilizadas em casos especiais e com decisão profissional para atingir uma decisão que cumpre com os princípios de aquisição da Organização. Além disso, BAFO deve ser aplicado a transações de aquisição cujos comprometimentos intencionados são de acima de €200.00 e devem ser conduzidos pelo Oficial de Aquisição em cooperação com o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição/Grupo de Avaliação.

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Todos os licitantes, por aderência estrita aos princípios de tratamento igualitário e não-discriminação, são obrigados a providenciar seu BAFO dentro de um prazo pré-determinado. O pedido para submeter um BAFO deve conter somente informações relativas a proposta técnica e/ou comercial de cada licitante relevante sem divulgar os resultados da avaliação técnica ou comercial. Licitante(s) será/serão informado(s) das deficiências de sua(s) proposta(s) e que aumentos de preço não serão aceitos, e se a decisão for feita por alterar os termos de sua proposta original, essa decisão não os desqualificará. Por exemplo, licitantes podem ser pedidos para oferecer extensões em seus períodos de seguro, para oferecer mais descontos eu/ou encurtar prazos de entrega e outros indicadores de performance beneficiais a Organização. O pedido de BAFO não pode conter nenhuma informação que comprometa a Organização. Para manter a integridade do processo, informações técnicas, comerciais ou de mercado reveladas durante as discussões com licitantes devem ser confidenciais. Todas as comunicações com licitantes devem ser devidamente documentadas. Normalmente, BAFO(s) entregues pelo(s) licitante(s) devem consistir de propostas completas e revisadas, submetidas pelo portal GRF/GM ou por meio de envelopes fechados. O BAFO normalmente só permitirá que licitantes abaixem seus preços se a abrangência de obras oferecido em relação aos requerimentos de aquisição da UNIDO não for alterado. Um licitante pode negar uma alteração de preço(s) contido(s) em sua proposta original. Nesse caso o licitante não será desqualificado. Em casos em que a abrangência de obras for ligeiramente modificado depois de negociações, o mudança de preço resultante serão sujeitas a revisão pelo Oficial de Aquisição em colaboração com o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição/Grupo de Avaliação. Esses casos devem ser destacados e documentados durante a última etapa de aprovação. Tendo recebido o(s) BAFO(s) do(s) licitante(s), o Oficial de Aquisição e o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição/Grupo de Avaliação devem reconvir e completar a avaliação técnica e comercial, obter clarificações

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adicionais, se for necessário, e então, baseado na comparação final das propostas em competição, chegar a uma decisão final.

12.7 Modificação de Propostas

12.7.1 Antes do Prazo para Recebimento de Propostas As propostas podem ser modificadas pelos licitantes, por escrito, antes do prazo para o recebimento de propostas especificado nos documentos de licitação.

12.7.2 Depois do Prazo para Recebimento de Propostas Não devem ser aceitas quaisquer alterações de proposta depois do prazo para recebimento de propostas, a não ser que tais alterações forem resultado de erros ou omissões obvias e se os documentos de licitação permitem essas correções.

12.8 Rescisão de Proposta depois do Prazo para Recebimento de Propostas Propostas rescindidas depois do prazo para recebimento de propostas não serão aceitas. No entanto, para fins de documentação o licitante pode ser pedido para dar razões para a rescisão, por escrito.

12.9 Verificação de Referências O Oficial de Aquisição, em consulta com o Gestor de Projeto/Titular de Atribuição, pode decidir verificar referencias com o objetivo de determinar, para satisfação da UNIDO, a validade das informações oferecidas pelo licitante. Essas verificações de referencias devem ser documentadas e podem incluir mas não se limitam aos seguintes aspectos relevantes a transação de aquisição:

- verificação de exatidão, veracidade e autenticidade das informações fornecidas pelo licitante nos documentos legais, técnicos e financeiros entregues;

- validação da conformidade com requerimentos de aquisição e critérios de avaliação;

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- inquérito e verificação de referencias com entidades governamentais da jurisdição do licitante, ou qualquer outra entidade que pode ter feito negócios com o licitante;

- inquérito e verificação de referencias com outros clientes anteriores quanto a qualidade do desempenho de ordens/contratos existentes ou passados;

- inspeção física dos escritórios, filiais ou outros lugares de trabalho do licitante;

- avaliações de qualidade quanto a trabalhos, obras e atividades existentes ou passados similares aos requisitos de aquisição relevantes, se relevante;

- outras medidas que a UNIDO acredita necessárias, a qualquer momento dentro do processo de avaliação e seleção, antes da adjudicação de contrato.

12.10 Cancelamento de Exercício de Aquisição Na medida do possível, o cancelamento de um exercício de aquisição deve ser evitado, a não ser que seja claro que os produtos a serem entregues não são mais necessários; se os requerimentos mudaram substancialmente; se os fundos não estão mais disponíveis; ou se a continuação do exercício de aquisição não for mais do melhor interesse da UNIDO. Se for necessário cancelar um exercício de aquisição, o Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado pode emitir uma notificação que o exercício de aquisição foi interrompido. Essa notificação deve ser distribuída simultaneamente para todos os licitantes em potencial que tenham expressado interesse em participar no exercício de aquisição ou para todos os licitantes que entregaram propostas. As razões para cancelamento devem ser registradas pelo Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado na forma de uma nota de cancelamento que deve ser incluída na pasta de aquisição.

13 Seleção e Concessão de Contratos A concessão de um contrato de aquisição deve ser feita levando-se em conta o princípio da proposta mais vantajosa e os interesses da UNIDO de acordo com a Regra Financeira 109.5.6, como se segue:

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(i) Quando da emissão da Solicitação de Orçamento, os

contratos são concedidos ao licitante que submeteu a menor cotação ao satisfazer os requerimentos dos documentos de licitação;

(ii) Quando da emissão de um Aviso de Licitação formal, o contrato de aquisição será concedido ao licitante qualificado cuja licitação está de acordo com os requerimentos estabelecidos nos documentos de licitação e que oferece à UNIDO o menor custo;

(iii) Quando da emissão de uma Solicitação de Proposta formal, o contrato de aquisição será concedido ao licitante qualificado cuja proposta técnica atinge os padrões mínimos predefinidos e cujo preço é o mais baixo.

Os pedidos/contratos de compra serão concedidos pelo Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado de acordo com as suas respectivas autoridades de aquisição.

13.1 Apresentação ao Comitê de Aquisições O Comitê de Aquisições deve revisar as apresentações do Departamento de Aquisições quanto à sua conformidade com as Regras e Regulamentos Financeiros da UNIDO, outros documentos regulatórios e o Manual de Aquisições corrente, e emitir recomendações sem ambiguidade ao MD/PSM. As apresentações são elaboradas e feitas pelos Oficiais de Aquisição correspondentes, baseado no resumo que reflete a avaliação técnica e avaliação comercial de toda(s) a(s) proposta(s) recebida(s), sujeitas à triagem e endosso do Chefe, Departamento de Aquisições. A apresentação deve ser abrangente e detalhada, e deve incluir, no mínimo, os seguintes documentos e informações:

• Resumo da avaliação técnica e avaliação comercial; • Sob a Regra Financeira 109.5.5 (a) (i) a (vii), os requerimentos de

aquisição elaborados sob aquisição centralizada com comprometimento pretendido igual ou acima de €200.000: endosso por escrito:

(i) que a solicitação correspondente está completa,

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(ii) que as justificativas detalhadas fornecidas pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição correspondente satisfaçam uma ou várias pré-condições prescritas para invocar isenções, e

(iii) ao invocar a isenção, os princípios de aquisição da UNIDO são mantidos;

• Especificações técnicas/termos de referência/declaração de

trabalhos; e • Outros documentos complementares, conforme apropriado.

Os seguintes casos de transações de aquisição devem ser submetidos ao Comitê de Aquisições para consideração e recomendação ao MD/PSM:

(i) Todos os pedidos/contratos de compra iniciais propostos (ALPs) que envolvam comprometimentos reais ou potenciais a único contratado para um único projeto ou propósito específico, ou uma série de projetos ou propósitos interligados, requisições que satisfaçam um requerimento de aquisição específico de €200.000 e acima dentro de qualquer ano calendário (isto é, de janeiro e dezembro) a partir da data da concessão;

(ii) Todos os pedidos/contratos de compra ou série de pedidos/contratos de compra interligados, incluindo aqueles para atividades de televisão ou filmes, que envolvam renda para a Organização de €40.000 ou mais, e qualquer contrato relacionado a atividades onde a renda anual estimada decorrente, quando agregada com a renda anual estimada de qualquer outro contrato ou contratos já firmados com o mesmo comprador no mesmo ano, totalize €40.000 ou mais;

(iii) Acordos contratuais resultante de recomendações da Comissão de Fiscalização de Bens ou da Comissão de Publicações não serão referidos ao Comitê de Aquisições;

(iv) Qualquer emenda, modificação ou renovação proposta de um pedido/contrato de compra (ALP) anteriormente revisado pelo Comitê de Aquisições que modifica o montante contratual originalmente aprovado por mais de vinte (20) por cento ou €200.000, o que for o menor;

(v) Qualquer emenda, modificação ou renovação proposta de um pedido/contrato de compra existente que, no parecer do Departamento de Aquisições, deve ser revisado pelo Comitê de Aquisições;

(vi) Qualquer emenda, modificação ou renovação proposta de um pedido/contrato de compra (ALP) pertinente a um projeto ou

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propósito específico e um único contratado não submetido anteriormente ao Comitê de Aquisições que, durante o ano calendário (isto é, de janeiro a dezembro) a partir da data da concessão de um pedido/contrato de compra (ALP), o valor agregado exceda €200.000;

(vii) Potenciais ALPs cuja duração agregada exceda o período de cinco anos devem ser submetidas ao Comitê de Aquisições para revisão;

(viii) Ademais, se o aumento de preço de qualquer ALP pendente exceder 5% em qualquer ano, é necessária a revisão pelo Comitê de Aquisições e a aprovação pelo MD/PSM.

(ix) Qualquer outra questão que possa ser referida ao Comitê de Aquisições pelo Diretor Geral, MD/PSM ou outro oficial autorizado sob a Regra Financeira 109.5.2 (a).

Para acessar os Termos de Referência do Comitê de Aquisições, [clique aqui]. Para acessar o formulário de submissão padrão do Comitê de Aquisições, [clique aqui].

13.2 Declaração de Concessão Os pedidos/contratos de compra são concedidos pelo Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado dentro de seu nível de autoridade de aquisição delegada ou aprovados pelo MD/PSM, se cabível. A base (isto é, Regra Financeira) para um pedido/contrato de compra e qualquer emenda deve ser declarada como “Nota de Aprovação” no portal GRF/GM.

13.2.1 Comprometimento de Fundos Quando da aprovação da concessão, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado cria e aprova o pedido/contrato de compra. No portal GRF/GM, uma verificação automática de fundos é feita e o comprometimento é confirmado simultaneamente. Para assistência detalhada de como criar e aprovar pedidos/contratos de compra no portal GRF/GM, por favor [clique aqui].

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13.2.2 Notificação de Concessão Para aumentar a transparência, as informações sobre todos os pedidos/contratos de compra assinados que excedem €200.000 devem ser postados na página da Internet da UNIDO. Estas informações devem incluir o número ITB/RFP, uma breve descrição dos serviços/bens adquiridos, a data do pedido/contrato de compra e o nome do contratado e valor do pedido/contrato de compra em Euros.

13.2.3 Notificação e Informação aos Licitantes Perdedores Depois do recebimento do pedido/contrato de compra autenticado, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve informar os licitantes perdedores através do portal GRF/GM ou por escrito (licitante substituto) que eles não obtiveram sucesso. O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado e o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, quando cabível, podem informar os licitantes perdedores. A abrangência da comunicação deve ser limitada à identificação das falhas nas propostas. Sob hipótese nenhuma o resultado da avaliação de outras propostas deve ser discutido ou revelado ao licitante sendo informado.

13.2.4 Procedimentos de Protesto As notificações de protesto de licitantes que não indicarem a base para o protesto não serão consideradas. Após o recebimento de um protesto por escrito de um licitante perdedor, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado em questão deve:

(i) Imediatamente informar o Chefe, Departamento de Aquisições, com uma cópia ao Diretor, PSM/OSS e o Diretor da filial correspondente que em conjunto revisarão a base do protesto;

(ii) Dentro de dois dias úteis, reconhecer o recebimento do protesto do licitante;

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(iii) Buscar aconselhamento da Secretaria Jurídica, se for necessário;

(iv) Preparar uma resposta para ser assinada pelo Chefe, Departamento de Aquisições, e depois transmitir a decisão formal por escrito ao licitante.

13.3 Procedimento para Aprovação Retroativa e Post Facto Uma situação retroativa ocorre quando a UNIDO não emitiu qualquer pedido/contrato de compra ou emenda respectiva, mas os produtos já foram iniciados e/ou parcialmente fornecidos. Uma situação post facto ocorre quando a UNIDO não emitiu qualquer pedido/contrato de compra ou emenda respectiva, mas os produtos já foram fornecidos por completo. As situações retroativa e post facto são exceções raras e podem ser aceitas pela UNIDO apenas sob circunstâncias excepcionais. No entanto, quando ocorrem, estas situações devem ser revistas pelo Departamento Financeiros antes da autorização e realização dos pagamentos, ou, se o pagamento já foi feito, para que tais despesas sejam aceitas pela UNIDO. É também importante compreender que a aceitação de tais despesas, caso sejam aprovadas, não pode ser considerada como aprovação retroativa das ações do Gestor de Projetos/Titular de Atribuição que comprometeu a UNIDO sem seguir os procedimentos padrões. Tal Gestor de Projetos/Titular de Atribuição permanece pessoalmente e financeiramente responsável por suas ações. Cada caso retroativo ou post facto deve ser apresentado pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição correspondente ao Departamento Financeiro para revisão de acordo com os procedimentos estabelecidos pelos Departamento Financeiro.

14 Preparação de Contratos

14.1 Pedido/Contrato de Compra (ALP) Um pedido ou contrato de compra é um documento legal entre a UNIDO e o contratado, e normalmente contém os seguintes termos e condições:

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• Nome e endereço das partes e pessoas autorizadas para agir em

seu nome; • Referência ao documento de licitação, a proposta, clarificação(s) e

emenda(s) emitidas, etc.; • Natureza dos bens/trabalhos/serviços; • Quantidade(s); • Duração do pedido/contrato de compra, isto é, datas de início e

término; • Requerimentos de execução e/ou entrega, isto é, marco(s), critérios

de aceitação, etc.; • Requerimentos dos funcionários principais: Os pedidos/contratos

de compra para trabalhos e serviços devem especificar o nome dos funcionários principais, e a sua contribuição em termos de estimativa de dias/semanas/meses de trabalho;

• Termos de entrega; • Condições de pagamento; • Condições Gerais de Contrato da UNIDO.

Pedidos/contratos de compra por escrito devem preferencialmente ser emitidos para a aquisição de todos os bens/serviços/trabalhos; contudo, devem ser obrigatórios para todos os comprometimentos acima de €5.000. Os pedidos/contratos de compra devem ser assinados por todas as partes interessadas antes do início dos trabalhos. No caso, a autenticação do formulário não é prática usual para valores de aquisição baixos para certos bens/serviços ou certas áreas (p.ex. compra de óleo, suprimentos, impressão de cartões, etc.). O Gestor de Projetos/Titular de Atribuição deve escrever o seguinte texto no campo ‘Nota de Aprovação’ da Cesta de Compras: “Eu aqui certifico que a UNIDO está verbalmente ou de outra forma comprometida a pagar pelos bens/serviços indicados.” Dependendo da complexidade e natureza dos bens/serviços/trabalhos, as especificações técnicas, termos de referência, etc. devem ser anexados ou seu conteúdo diretamente incluído no documento de pedido/contrato de compra. Se o pedido/contrato de compra envolver comprometimentos de futuros anos financeiros, quando possível e apropriado, deve incluir uma cláusula permitindo que a UNIDO cancele o pedido/contrato de compra caso os fundos necessários não estejam disponíveis. Ao elaborar um pedido ou contrato de compra, deve-se levar em consideração o seguinte:

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• Para aquisições descentralizadas: Quando possível, o Oficial

Autorizado deve usar os modelos de formulário do pedido/ordem de compra que podem ser gerados através do portal GRF/GM.

• Para aquisições centralizadas: Quando possível, o Oficial de Aquisições deve usar os modelos de formulário de pedido/ordem de compra disponíveis no portal GRF/GM ou baixados da biblioteca PRS.

Constitui boa prática formular os termos e condições correspondentes para o potencial contrato ao preparar os documentos de licitação. Em casos complexos, o Oficial de Aquisições pode consultar a Secretaria Jurídica através do Chefe, Departamento de Aquisições. Todos os modelos de compra, acordos de aluguel e contrato são mantidos pelo Departamento de Aquisições e estão disponíveis no portal GRF/GM e na biblioteca PRS. Para assistência detalhada na elaboração e aprovação de pedidos e contratos de compra no portal GRF/G, por favor [clique aqui].

14.1.1 Termos de Entrega Os pedidos/contratos de compra para o fornecimento e entrega de bens/equipamentos geralmente incluem termos de entrega largamente aceitos, conforme definido na mais recente versão dos Termos Comerciais Internacionais da Câmara Internacional de Comércio (INCOTERMS 2010) por favor [clique aqui].

14.1.2 Condições de Pagamento Os pagamentos devem ser feitos de acordo com as condições de pagamento especificadas no documento de pedido/contrato de compra. As condições normais de pagamento da UNIDO são 30 dias após a entrega satisfatória dos bens ou término dos trabalhos/serviços e posterior aceitação pela UNIDO. Os pagamentos progressivos são apenas aceitos caso estejam previstos no pedido/contrato de compra. Os pedidos/contratos de compra para o fornecimento de serviços ou trabalhos são geralmente estruturados de acordo com as prazos/produtos especificados nos termos de referência. Assim, cada

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prazo/produto deve estar associado com um pagamento progressivo pré-definido cujo montante e condições de pagamento devem ser proporcionais à complexidade e valor do produto da UNIDO. Em geral, os pagamentos progressivos necessitam de comprovação por parte do contratado de que os produtos correspondentes podem ser fornecidos. O pagamento final será feito depois da aceitação da UNIDO de todo e qualquer produto especificado no pedido/contrato de compra. As Regras e Regulamentos Financeiros da UNIDO impedem o pagamento através de cartas de crédito. O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve especificar as condições de pagamento requeridas nos documentos de licitação.

14.1.3 Adiantamento de Pagamentos Quando as práticas comerciais prudentes ou o melhor interesse da UNIDO assim solicitar, os adiantamentos de pagamentos podem ser acordados. Sempre que houver um acordo em relação a um adiantamento de pagamentos, a razão para tal deve ser registrada e quando possível uma garantia do Governo ou bancária deve ser obtida. Exemplos de atividades que possam justificar um adiantamento de pagamento incluem mobilização de custos, custos de iniciação, custos de desenho e manufatura, assinatura de revisas ou acordos de licenciamento de serviços, mensalidades de associações, etc. Para ordens de pagamento de valores médios ou altos ou de alto risco onde não é possível obter garantias, o adiantamento de pagamento geralmente não pode exceder 20% do pedido/contrato de compra. Em tais casos, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve incluir uma cláusula no pedido/contrato de compra para salvaguardar o interesse financeiro da UNIDO.

14.1.4 Condições Gerais de Contrato (GCC) da UNIDO As Condições Gerais de Contrato (GCC) da UNIDO devem formar uma parte integral de todo e qualquer pedido/contrato de compra da UNIDO.

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Modificações, alterações, mudanças, omissões ou adições as Condições Gerais de Contrato da UNIDO são estritamente proibidos. Em circunstâncias excepcionais onde as modificações ou mudanças as GCC da UNIDO são necessárias ou quando o potencial contratado insistir no uso de seus termos e condições gerais, o Departamento de Aquisições deve ser consultado. Para acessar as GCC da UNIDO, por favor [clique aqui].

14.1.5 Impostos Como uma agência especializada das Nações Unidas, a UNIDO é isenta de impostos diretos como imposto sobre lucro, e em geral pode solicitar uma isenção ou reembolso de impostos indiretos, como impostos sobre vendas e IVA, em relação a compras importantes para uso oficial. Os direitos da UNIDO neste respeito derivam de várias fontes de direito internacional, como a Convenção dos Privilégios e Imunidades das Nações Unidas (Convenção Geral) adotada pela Assembleia Geral em 1946, assim como o acordo da Sede da UNIDO com a Áustria. Caso o contratado solicite informações sobre a condição de imposto livre da UNIDO (por exemplo, isenção de impostos sobre vendas), no caso de aquisições centralizadas, o Departamento de Aquisições e, no caso de aquisições descentralizadas, o Departamento Financeiro podem ser contatados para fornecer uma carta padrão.

14.1.6 Garantia de Execução A fim de assegurar a adequada salvaguarda dos interesses da UNIDO através do cumprimento do acordo contratual, o Oficial de Aquisições pode solicitar que o contratado providencie uma garantia de execução na forma de uma fiança bancária, título bancário ou garantia de execução bancária ou garantia de execução similar, caso tal requerimento esteja incluído nos documentos de licitação, ou acordado durante a finalização do pedido/contrato de compra. Fatores decisivos podem incluir a força financeira e as referências do licitante e a abrangência, natureza e valor do requerimento de aquisição correspondente.

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Para ordens de pagamento de valores médios ou altos ou de alto risco onde não é possível obter garantias, a execução deve ser assegurada pela inclusão de uma cláusula no pedido/contrato de compra para salvaguardar o interesse financeiro da UNIDO. Em geral, o pagamento correspondente não deve exceder 20% do pedido/contrato de compra. Para acessar modelos de garantia de execução, [clique aqui].

14.2 Finalização, Emissão e Assinatura dos Pedidos/Contratos de Compra (ALPs) e Contratos de Locação Na maioria dos casos, o Departamento de Aquisições recomenda o uso do formulário que pode ser gerado através da ferramenta ‘print preview’ dentro do procedimento acelerado do portal GRF/GM e contra assinado pelo respectivo contratado. Contudo, no caso de falha do procedimento acima devido ao fato de que a contra assinatura do formulário não ser uma prática comercial normal para valores baixos de aquisição de certos bens/serviços ou em certas áreas (p. ex. compra de óleo, provisões, cartões de visita etc.), o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição pode escrever o seguinte texto no campo ‘Nota de Aprovação’ no Cesto de Compras: “Eu certifico que a UNIDO está verbalmente ou de outra forma comprometida a pagar pelos bens/serviços indicados.” Para valores baixos de aquisição, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado pode enviar o pedido de compra junto com a sua assinatura eletrônica via e-mail para que o contratado contra assine. Para valores médios de aquisição, depois da finalização dos documentos de pedido/contrato de aquisição através do portal GRF/GM, os documentos devem ser impressos, rubricados em todas as páginas e assinados pelo Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado, e então enviado em formato pdf ao contratado para contra assinatura. A versão contra assinada deve ser eletronicamente retornada em formato pdf para ser transferido para o portal GRF/GM. Para valores altos de aquisição, depois da finalização dos documentos de pedido/contrato de compra, os documentos devem ser impressos, rubricados em todas as páginas e assinados pelo Oficial de Aquisições. Dois conjuntos originais dos documentos devem ser enviados por courier

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ao contratado para contra assinatura. Depois do recebimento da versão contra assinada, deve ser transferido para o portal GRF/GM. Em relação a contratos de locação, uma vez que o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição tenha identificado uma propriedade adequada e tenha feito um acordo com o respectivo proprietário sobre os termos comerciais essenciais (como aluguel mensal, termos de aluguel e data de mudança), o Departamento de Aquisições deve ser solicitado para elaborar um contrato de locação, baseado no modelo, e negociar diretamente com o proprietário ou se manter ciente das negociações. Os contratos de locação devem seguir os procedimentos aqui especificados. Em geral, a conclusão do contrato de locação deve seguir os procedimentos descritos neste Artigo. No caso em que o signatário não ser o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado, a autorização deve ser obtida do Diretor Administrativo, PSM, através do Departamento de Aquisições.

14.3 Tipos de Documentos de Pedido/Contrato de Compra Os seguintes tipos de documentos de pedido/contrato de compra são usados pela UNIDO para a aquisição de bens, serviços e trabalhos.

14.3.1 Pedido de Compra No portal GRF/GM, o modelo de pedido de compra deve ser usado para o estabelecimento de um relacionamento contratual entre a UNIDO e um contratado para bens, serviços ou trabalhos, assim como para solicitação sobre contrato/ordens de serviço de contratos existentes (ALPs). Os seguintes modelos de pedidos/contratos de compra estão disponíveis no portal GRF/GM: Nome do Modelo de Acelerado Descentralizado Centralizado Link ao Pedido/Contrato de Documento Compra √ PC para bens e √ √ Clique aqui serviços PC para serviços (curtos) √ Clique aqui p.ex. consultoria, treinamento, etc. PC para serviços CT √ Clique aqui PC para serviços HQ √ Clique aqui PC para trabalhos CT √ Clique aqui PC para trabalhos HQ √ Clique aqui

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PC para custos operacionais √ Clique aqui incrementais (IOC) PC para custos de capital √ Clique aqui Incrementais (ICC) Outros modelos não mencionados acima, p. ex. modelos de contrato para POPs, construção de larga escala, etc. estão disponíveis na biblioteca PRS.

14.3.2 Contrato (ALP) Para detalhes, por favor verifique o Artigo 4.4.

14.3.3 Emenda aos Pedidos/Contratos de Compra (ALPs) Uma emenda a um pedido/contrato de compra deve ser emitida quando pedidos/contratos de compra em andamento necessitam de uma modificação ou mudança. Uma emenda pode ou não ter um impacto no valor total do pedido/contrato de compra. Uma emenda não deve ser emitida depois do término ou expiração do pedido/contrato de compra em questão. Não são permitidas emendas retroativas ou post facto a pedidos/contratos de compra. As emendas a pedidos/contratos de compra podem ser iniciadas pelo Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado, Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, quando cabível, e/ou o contratado. As emendas devem ser aprovadas pelo Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado, levando-se em conta os comprometimentos acumulados emitidos sob o mesmo pedido/contrato de compra. Antes de propor uma emenda a um pedido/contrato de compra, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve se assegurar do seguinte:

(i) A emenda proposta em relação aos requerimentos e critérios no qual a concessão do pedido/contrato de compra original foi feita não afeta de modo significativo o processo de aquisição ou os termos e condições originais e abrangência dos serviços e

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produtos, e assim não impacta a integridade do processo de aquisição;

(ii) O contratado desempenha e tem desempenhado de modo satisfatório;

(iii) Como uma condição da emenda proposta, quando relevante, o contratado concorda em estender e reemitir qualquer fiança bancária de execução requerida de acordo aos termos e condições da emenda;

(iv) Se cabível, uma estimativa de custos comparativos deve ser feita para determinar se o preço oferecido pelo contratado ainda é competitivo e razoável em relação aos preços de mercado comparáveis, e para determinar qual seria o custo comercial caso a UNIDO se envolvesse em um procedimento de aquisição aberto.

Qualquer aumento no preço do pedido de compra deve ser justificado com base em uma descrição detalhada da abrangência dos bens, serviços ou trabalhos adicionais a serem fornecidos, que devem estar diretamente ligados e relacionados à abrangência do pedido/contrato de compra original, e/ou a abrangência adicional do pedido/contrato de compra adicional pode ser verificado pelas mudanças feitas no caderno de encargos original. O processo de aquisição para emendas deve ser igual ao aplicado para pedidos/contratos de compra originais. Uma emenda proposta a um pedido/contrato de compra existente deve ser revisada pelo Comitê de Aquisições, e a submissão deve conter descrições e justificativas correspondentes. Os procedimentos para a assinatura de uma emenda devem seguir a alçada da autoridade de aquisição delegada, considerando o valor agregado do pedido/contrato de compra correspondente e a emenda proposta. Os modelos de emenda estão disponíveis na biblioteca PRS, por favor [clique aqui]. No caso de uma emenda a um contrato (ALP), as provisões acima deve ser aplicadas de forma similar, exceto que tal emenda é de responsabilidade do Departamento de Aquisições.

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14.4 Encerramento de um Pedido e Contrato de Compra (ALP) Os pedidos/contratos de compra são finalizados quando da conclusão satisfatória de todas as obrigações contratuais e de comum acordo entre as partes envolvidas. Um pedido/contrato de compra pode ser encerrado por razões como:

• não execução; • por predefinição indicado do documento de pedido/contrato de

compra que permite encerramento; • encerramento unilateral após solicitação de qualquer parte para

exercer a provisão de encerramento; etc. No caso de predefinição ou não execução pelo contratado, um pedido/contrato de compra pode ser encerrado depois que o contratado falhar na remedição da não execução solicitada formalmente pela UNIDO. Em geral, as remediações para a quebra de pedido/contrato de compra estão declaradas no documento de pedido/contrato de compra. Caso não estejam, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve consultar o Chefe, Departamento de Aquisições.

14.4.1 Resolução de Disputas Tendo em vista os privilégios e imunidades da UNIDO, especialmente a imunidade a processos legais, em geral os contratos da UNIDO preveem arbitragem como uma maneira formal de resolver disputas. Por esta razão, as Condições Gerais de Contrato da UNIDO se referem as regras e procedimentos de conciliação e arbitragem da UNCITRAL. No caso de uma disputa com o contratado, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado, junto com o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, quando cabível, deve tentar chegar à uma solução amigável com o contratado. Quando a disputa não pode ser resolvida amigavelmente, e o contratado faz ou ameaça fazer uma reclamação formal contra a UNIDO (por exemplo, ao transferir a questão para o seu advogado ou invocar as provisões de resolução de disputas no pedido/contrato de compra), o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve imediatamente se referir as provisões de Gerenciamento de Queixas do Manual de Aquisições.

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14.4.2 Finalização de Pedidos/Contratos de Compra Antes de considerar um pedido/contrato de compra satisfatoriamente finalizado, o Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado deve se assegurar que:

• Todo e qualquer bem/serviço/trabalho foi recebido e aceito pela UNIDO em total concordância com os termos e condições especificados no pedido/contrato de compra e com todos os documentos correspondentes guardados no portal GRF/GM;

• Não existem reclamações pendentes; • A fatura final foi recebida e o pagamento liberado de acordo.

15 Documentação do Processo de Aquisição O portal GRF/GM fornece rastreamento do processo de aquisição. Os documentos adicionais gerados fora do portal deve ser anexados nas várias etapas do processo de aquisição. Para uma lista completa dos documentos de aquisição necessários, por favor [clique aqui].

16 Relatórios O portal GRF/GM fornece diversos relatórios sobre requerimentos de registro estatístico e para propósitos de monitoramento e controle que podem ser usados para gerenciamento. Em uma base bianual, o Departamento de Aquisições deve fornecer relatórios sobre as transações de aquisição que ocorreram no períodos precedente.

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Para assistência detalhada de como gerar relatórios em GRF/GM, [clique aqui].

17 Gerenciamento de Pedidos/Contratos de Compra

17.1 Monitoramento e Controle de Execução dos Contratos Os pedidos/contratos de compra são gerenciados pelo Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado junto com o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, quando cabível. O gerenciamento de um pedido/contrato de compra deve, no mínimo, incluir monitoramento proativo do desempenho do contratado para assegurar o cumprimento dos termos e condições do pedido/contrato de compra.

17.2 Entrega, Inspeção, Recebimento dos Bens/Serviços/Trabalhos O Gestor de Projetos/Titular de Atribuição é responsável por organizar o recebimento e a inspeção dos bens/serviços/trabalhos adquiridos e por sua aceitação. Em caso de rejeição, o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, em consulta com o Oficial de Aquisições, quando cabível, deve decidir na providência mais apropriada. Quando os bens/serviços/trabalhos são recebimento e aceitos, um certificado de aceitação deve ser preparado e assinado pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, em consulta com o beneficiário/contraparte, quando cabível, e o contratado. O Gestor de Projetos/Titular de Atribuição deve transferir o certificado de aceitação e aprovar o processo de confirmação de recebimento dos respectivos bens/serviços para o portal GRF/GM. O Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, em consulta com o Oficial de Aquisições correspondente, deve decidir o uso de uma agência de vigilância ou inspeção para fazer a inspeção detalhada dos bens/equipamentos entregues. Uma agência de vigilância ou inspeção é um terceiro independente que representa os interesses da UNIDO, verificando que os bens entregues estão de acordo com as listas de empacotamento, recebidos sem danos e em boas condições, qualidade (ou não). O uso de tais agências de vigilância ou inspeção deve ser

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considerado para bens frágeis, como equipamentos de descontaminação, laboratório, análise, calibragem, computadores e outros bens de alto valor. Para informações detalhadas de como aprovar o recebimento de bens/serviços/trabalhos no portal GRF/GM, por favor [clique aqui]. A fim de não reter o pagamento de forma demasiada, o Oficial de Aquisições/Titular de Atribuição deve organizar uma inspeção hábil dos bens/serviços/trabalhos entregues. Nenhum pagamento deve ser feito para bens/serviços/trabalhos que foram rejeitados.

17.3 Faturamento e Pagamento Para propósito de pagamento, o pedido/contrato de compra deve especificar os termos de faturamento e pagamento. Nos casos em que os detalhes bancários indicados na fatura diferem dos dados bancários correspondentes no arquivo de fornecedores do portal GRF/GM, o Departamento Financeiro deve exercer devida diligência antes de liberar o pagamento.

17.4 Gerenciamento de Queixas Quando possível, os seguintes procedimentos devem ser seguidos em relação a qualquer queixa por compensação ou danos pelo contratado:

1) Uma queixa do contratado deve ser por escrito e submetida de acordo com os termos do pedido/contrato de compra ao Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado correspondente, para providências.

2) O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve avaliar preliminarmente, quando necessário junto com o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, quando cabível, se a queixa está de acordo com as provisões do pedido/contrato de compra. Caso o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado considere que a queixa não está de acordo com o pedido/contrato de compra, o Oficial de

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Aquisições/Oficial Autorizado deve informar o contratado por escrito que a queixa foi rejeitada pela UNIDO e explicar a razão, se necessário depois de aconselhamento junto ao Departamento de Aquisições (e, se solicitado pelo PRS, a Secretaria Jurídica).

3) Se o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado considerar que a queixa se justifica, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve solicitar ao Departamento Financeiro (no caso de queixas que trazem um ônus financeiro para a Organização) que revise a queixa do ponto de vista financeiro. A solicitação de revisão financeira deve estar acompanhada da posição do Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado em relação à queixa e as justificativas para a sua regularização.

4) O Departamento Financeiro revisará a queixa e fará uma recomendação ao Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado. Caso o Departamento Financeiro recomende a rejeição da queixa, o Oficial de Aquisição/Oficial Autorizado deve informar ao contratado por escrito que a sua queixa foi rejeitada, a menos que o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado seja da opinião que existe motivo razoável para a regularização da queixa.

5) Caso o Departamento Financeiro não tenha objeção financeira alguma para a regularização da queixa, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve solicitar à Secretaria Jurídica que emita uma opinião sobre a validade da queixa. O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado pode também buscar uma opinião legal, caso o Departamento Financeiro recomende a rejeição da queixa mas que ainda seja da opinião de que existe motivo razoável para regularizá-la.

6) Ao solicitar aconselhamento legal de acordo com os parágrafos 2 e 5 acima, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado deve enviar um memorando para a Secretaria Jurídica e incluir cópias da seguinte documentação:

(a) a queixa por escrito do contratado e informações de suporte

relevantes, incluindo, se disponível, a recomendação do Departamento Financeiro;

(b) o pedido/contrato de compra atual e qualquer anexo e emendas ou modificações ao mesmo;

(c) toda a correspondência, incluindo e-mails, de e para o contratado a respeito da questão sob disputa, assim como qualquer correspondência que possa existir sobre a concessão, negociação e conclusão do pedido/contrato de compra e qualquer emenda ou modificação ao mesmo.

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O memorando anexo deve apresentar por escrito a posição do Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado em relação à queixa, assim como a cronologia dos eventos. Caso a questão seja urgente, um prazo para a resposta da Secretaria Jurídica deve ser claramente especificado.

7) A Secretaria Jurídica emitirá o seu parecer por escrito ao Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado, que por sua vez submeterá uma recomendação de aceitar ou rejeitar a queixa ou pedir alguma outra providência adequada (por exemplo, uma solicitação por informações adicionais ou uma reunião com o reclamante) ao Diretor, Serviço de Apoio Operacional para uma decisão final. Se necessário, o Diretor pode submeter a questão ao Diretor Administrativo, PSM para um parecer. A decisão final a respeito da queixa deve ser comunicada por escrito ao contratado pelo Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado.

8) Enquanto a queixa estiver sob consideração e nenhuma decisão foi ainda tomada sobre a sua aceitação ou rejeição, ou outra providência adequada, nenhum oficial da UNIDO está autorizado a revelar qualquer informação ao contratado ou terceiros sobre a posição da UNIDO em relação à queixa.

9) Toda a correspondência interna entre departamentos em relação a qualquer queixa deve ser copiada para o Diretor, Serviço de Apoio Operacional.

18 Desempenho do Contratado Uma avaliação do desempenho do contratado deve ser feita pelo Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado junto com o Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, quando cabível. A avaliação deve revisar o desempenho do contratado utilizando os seguintes critérios:

(i) Qualidade dos bens/serviços/trabalhos; (ii) Período de entrega; (iii) Serviços pós venda/garantia; (iv) Precisão da documentação; (v) Rapidez nas respostas; (vi) Cooperação, etc.

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O portal GRF/GM fornece informações sobre desempenho do contratado. Para informações detalhadas sobre a avaliação do desempenho de contratados no portal GRF/GM, por favor [clique aqui].

19 Logística

19.1 Instruções de Embalagem, Endereçamento e Envio As instruções de embalagem aos contratados devem levar em consideração os seguintes fatores:

• a natureza dos bens; • modo de envio; • condições climáticas durante o transporte; e • o local de entrega etc.

O contratado deve embalar os bens com material apropriado e com cuidado, de acordo com os padrões comerciais normais para exportação do tipo de produto especificado no pedido/contrato de compra. Tais materiais de embalagem usados devem ser adequados para salvaguardar os bens durante o trânsito. O contratado é responsável por qualquer dano ou perda que comprovadamente tenha resultado de embalagem inadequada. Os contratados devem:

• embalar os produtos de modo adequado para resistir a manuseio descuidado durante o transporte e podem ser considerados responsáveis por qualquer queixa que possa surgir por causa de embalagem inadequada;

• incluir uma cópia da listagem de produtos embalados pelo contratado, identificando o conteúdo de acordo com o número do item que aparece no pedido/contrato de compra;

• marcar todos os pacotes (indelével) assegurando que as marcas e números dos produtos empacotados correspondam as marcas e números indicados na guia de carga aérea e/ou documento de transporte;

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• enviar todos os detalhes de transporte para o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado, indicando claramente as seguintes informações: • Destinatário; • Destino dos bens/endereço do recipiente; • Número do pedido/contrato de compra; • Identificação do projeto; • Número do processo.

19.2 INCOTERMS As regras INCOTERMS ou termos Internacionais de Comércio são uma série de termos comerciais pré-definidos publicados pela Câmara de Comércio Internacional (ICC) que são largamente usados nas transações comerciais internacionais ou processos do aquisição. Uma série de termos comerciais de três letras que definem práticas de vendas contratuais normais, as regras INCOTERMS tem como objetivo principal comunicar de forma clara as tarefas, custos e riscos associados ao transporte e entrega de bens. Para todos os pedidos de compra, os INCOTERMS 2010 devem ser usados e os INCOTERMS correspondentes indicados no documento. Informações detalhadas sobre o uso de INCOTERMS 2010 podem ser acessadas na página da Internet da Câmara Internacional de Comércio em www.iccwbo.org. A UNIDO recomenda o uso dos seguintes INCOTERMS nos pedidos de compra: CIF – Custo, Seguro e Frete DAP – Entregue No Local DDP – Entregue com Direitos Pagos EXW – Na Fábrica FCA – Franco Transportador

19.3 Seguro de Transporte Todas as remessas de pedidos/contratos de compra de valor maior que USD 500,00 (excluindo o frete) em geral são asseguradas contra todos

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os riscos de perda ou dano físico devido a causas externas caso forem referidas à seguradora padrão da UNIDO. O seguro cobre o transporte de bens do ponto de embarque até o ponto final de entrega. O Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado pode opcionalmente solicitar ao contratado que cubra todos os riscos e custos de transporte de bens até o ponto final de entrega, especificando os INCOTERMS 2010 correspondentes nos documentos de licitação. Todas as remessas de um pedido/contrato de compra para serviços e trabalhos deve ser asseguradas contra todos os riscos pelo contratado de acordo com os termos e condições de tal pedido/contrato de compra. As remessas devem ser imediatamente inspecionadas no recebimento por um oficial autorizado pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição para possíveis perdas ou danos. O oficial designado deve tomar nota de qualquer perda ou dano no recibo de entrega antes de assiná-lo, e imediatamente apresentar uma queixa por escrito contra a transportadora. Qualquer dano ou perda de bens deve ser imediatamente relatado por escrito pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição ao Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado competente, quando cabível, que fornecerá as informações sobre a abrangência dos documentos necessários para a elaboração do pedido de seguro e enviar uma notificação preliminar de perda e danos para a(s) seguradora(s). Depois do recebimento dos documentos necessários do Gestor de Projetos/Titular de Atribuição, o Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado, quando cabível, deve submeter o pedido para a(s) seguradora(s) para processamento. Para acessar os formulários de pedido de seguro, [clique aqui].

20 Gestão e Inventário de Ativos O Departamento Geral de Apoio mantem, em conformidade com os documentos regulatórios, registro de inventário e controle de movimentação e descarte de todos os ativos fixos registrados e bens especiais que foram adquiridos através do orçamento regular/orçamento operacional ou fundos de projetos.

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Os registros de todos os ativos são automaticamente gerados depois da aprovação do pedido/contrato de compra correspondente. De acordo com as IPSAS, os ativos são ativados depois da aprovação da confirmação do recebimento dos bens pelo Gestor de Projetos/Titular de Atribuição. Para informações detalhadas sobre gestão de ativos, por favor [clique aqui].

20.1 Transferência de Titularidade A titularidade da propriedade TC em geral deve ser transferida aos recipientes do projeto depois da execução dos projetos de acordo com os requerimentos de projeto. A titularidade da propriedade TC permanece com a UNIDO até que a transferência da titularidade dos documentos tenha sido assinada pela UNIDO e remetida ao Recipiente do Projeto. Os Gestores de Projetos/Titulares de Atribuição são responsáveis pela propriedade TC em questão, incluindo possíveis danos e perda até que o processo de transferência de titularidade tenha sido implementado. Por favor clique aqui.

20.2 Amortização ou Venda de Imóveis A amortização ou venda de imóveis além das necessidades da UNIDO ou inutilizáveis devido à obsolescência, desgaste normal ou perda deve ser processada de acordo com as provisões da Regra Financeira 109.1.10, Comissão de Fiscalização de Bens e o Manual de Gestão de Imóveis. Para acessar os Termos de Referência da Comissão de Fiscalização de Bens, por favor [clique aqui].

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Explicação dos Termos Usados no Manual Para uma listagem atualizada, por favor [clique aqui] Autorizador Usuário que autoriza um documento no GRF. Arbitragem Método de resolução de uma disputa de pedido/contrato de compra pela apresentação de um ou mais árbitros para um julgamento contratual; a arbitragem é geralmente usada para evitar litigio, isto é, processos judiciais. Oficial Autorizado Funcionário da UNIDO autorizado para adquirir bens, serviços e trabalhos de acordo com a Regra Financeira 109.5.2 (a). Concessão Aceitação de uma proposta com a intenção de contratação. Licitação Resposta formal de um licitante em geral em resposta a um evento/processo de licitação RFx.

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Licitante Empresa ou organização que submete uma licitação em resposta a um evento/processo de licitação RFx. Protesto de Licitação Uma queixa contra o método usado ou decisões deitas pela UNIDO na administração do processo que leva à concessão de um pedido/contrato de compra. Documento de Licitação Um convite formal para potenciais licitantes que consiste na documentação necessária para descrever totalmente os requerimentos para a ação de aquisição, assim como os procedimentos para a apresentação de propostas. Documento de Transporte Documento que acompanha a carga em embarcações; pode ser definido com um recibo para bens, assinado por uma pessoa autorizada em nome do proprietário da embarcação. Constitui um documento de titularidade dos bens especificados. Parceiro Comercial No contexto da GRF: licitante, contratado, vendedor, fornecedor. Solicitação sobre Contrato Pedidos de compra para um ALP estabelecido. Contratos/Pedido de Aquisição Documento/acordo legal entre a UNIDO e o contratado, independente da natureza do produto, trabalho ou serviço sendo adquirido. Empresa Entidade ou organização ou instituição empresarial que fornece bens, trabalhos e serviços para a UNIDO. O termo também pode se referir a convidados, licitantes, proponentes, vendedores. Criador Usuário que inicia um documento na GRF. Produtos

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Bens, trabalhos ou serviços entregues ou para ser entregues à UNIDO de acordo com os termos e condições de um pedido/contrato de aquisição. Grupo de Avaliação Avalia a habilidade dos licitantes em satisfazer os requerimentos e critérios declarados da UNIDO e fornece a base para a determinação dos méritos relativos das licitações e propostas competidoras. Regras Financeiras As Regras Financeiras governam a administração de todas as atividades e transações financeiras da Organização, exceto quando de outra forma fornecido pela Conferencia Geral, ou expressamente e por escrito isento pelo Diretor Geral. O MD/PSM é em geral responsável pela administração das Regras Financeiras atuais em nome do Diretor Geral. A autoridade do MD/PSM pode ser delegada por escrito sob as Regras Financeiras atuais, conforme apropriado, contanto que o Diretor Geral tenha autorizado por escrito. Obrigação Condição de ser realmente ou potencialmente sujeito a uma obrigação, uma condição de ser responsável por uma perda, penalidade, mal, despesa ou fardo possível ou real. Prejuízos Liquidados Uma provisão contida em um pedido/contrato de aquisição usada quando o prazo de entrega ou execução são tão importante ao Oficial de Aquisições/Oficial Autorizado que ele/ela antecipa danos pela não execução. Sob tal provisão, o contratado pode ser obrigado a pagar pelos danos, p.ex., por cada semana de atraso na entrega. Litígio Um processo judicial, ação legal, incluindo todos os procedimentos envolvidos. A UNIDO está imune a ações legais. As disputas com contratados são resolvidas por negociação, conciliação ou arbitragem (veja UNIDO GCC). Proposta Uma cotação, licitação ou oferta submetida pelo licitante. Garantia de Execução

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Um instrumento por escrito normalmente emitido por um banco ou seguradora a favor da UNIDO para assegurar a execução das obrigações do contratado. Oficial de Aquisições Funcionário do Departamento de Aquisições com autoridade delegada para aquisição. Dependendo do contexto, este termo também pode significar Oficial Autorizado. Comprador de Projetos Papel da GRF para Aquisição Decentralizada. Equipe de Projetos A Equipe de Projetos consiste do Gestor de Projetos/Titular de Atribuições, seu(s) Assistente(s) e outras pessoas que possuem acesso autorizado à GRF/GM. Remediação Significa que um direito ou obrigação contratual é imposta ou a violação de tal direito é prevenida, reduzida ou compensada. Substancialmente Adequado Uma proposta válida que materialmente está de acordo com os requerimentos, critérios, especificações contidas nos documentos de licitação. Segregação de Funções (Princípio dos Quatro Olhos) Mecanismo de controle interno que assegura que um individuo não participe de todas as etapas operacionais do processo de aquisição. Aquisição Sustentável Aquisição Sustentável é um processo pelo qual as organizações atendem as suas necessidades por bens, serviços e trabalhos e utilizam uma maneira que atinge valor pelo dinheiro em um base de ciclo de vida total em termos da geração de benefícios não só para a organização, mas também para a sociedades e a economia, enquanto que minimiza danos para o meio ambiente. Comprador Estratégico Papel da GRF para o pessoal do Departamento de Aquisições. Evento RFx Sinônimo para todos os eventos de licitação.

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Garantia Uma promessa ou representação feita pelo contratado em relação aos bens ou serviços fornecidos por um pedido/contrato de aquisição. Uma garantia pode ser expressa ou implícita e é legalmente executável.

Lista das Abreviações Comumente Usadas Para uma listagem atualizada, por favor [clique aqui] ALP Acordos de Longo Prazo ATC Assessor Técnico Chefe BAFO Melhor e Última Proposta BRP Escritório de Programas Regionais CA Comitê de Aquisições CC Cesta de Compras CC Centro de Custo CE Caderno de Encargos DG Diretor Geral DGB Comunicado do Diretor Geral DSA Subsídio Diário de Subsistência DT Declaração de Trabalho EOI Chamados de Manifestação de Interesse EAP Estrutura Analítica de Projetos GCC Condições Gerais de Contrato GM Gestão de Material GRF Gestão de Relacionamento com o Fornecedor HQ Sede da UNIDO em Viena IA Instrução Administrativa INCOTERMS Termos Comerciais Internacionais da Câmara

Internacional de Comércio IPSAS Normas Internacionais de Contabilidade do Setor

Público ISO Organização Internacional para Padronização

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ITB Aviso de Licitação IVA Imposto sobre Valor Agregado KMC Gestão do Conhecimento e Colaboração MD Diretor Geral MOSS Requisitos Mínimos de Segurança no Trabalho – ONU NPC Coordenador Nacional de Projetos OSS Serviço de Apoio Operacional PC Pedido de Compra PRE Planejamento de Recursos Empresariais PRS Departamento de Aquisições PSM Programa de Apoio e Administração Geral PTC Divisão de Desenvolvimento de Programas e

Cooperação Técnica RFO Solicitação de Orçamento RFP Solicitação de Proposta RFQ Solicitação de Orçamento ROI Pedido de Informações SAP Nome de sistema de PRE TA Titular de Atribuição TDR Termos de Referência UNCITRAL Comissão das Nações Unidas para o Direito Mercantil

Internacional UNGM Mercado Global das Nações Unidas UNSPC Código de Produtos e Serviços Padrão das Nações

Unidas UR Representante da UNIDO

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