Organização de casamento: do planejamento à festaaladini · O CONTRATO COM OS NOIVOS O objeto do...

ESTE MATERIAL É PARTE INTEGRANTE DO CURSO ONLINE “ORGANIZAÇÃO DE CASAMENTO” DA EDUK (WWW.EDUK.COM.BR) CONFORME A LEI Nº 9.610/98, É PROI-BIDA A REPRODUÇÃO TOTAL E PARCIAL OU DIVULGAÇÃO COMERCIAL DESTE MATERIAL SEM AUTORIZAÇÃO PRÉVIA E EXPRESSA DO AUTOR (ARTIGO 29)

Organização de casamento:

com Andrea Saladinido planejamento à festa

ESTE MATERIAL É PARTE INTEGRANTE DO CURSO ONLINE “ORGANIZAÇÃO DE CASAMENTO” DA EDUK (WWW.EDUK.COM.BR) CONFORME A LEI Nº 9.610/98, É PROIBIDA A REPRODUÇÃO TOTAL E PARCIAL OU DIVULGAÇÃO COMERCIAL DESTE MATERIAL SEM AUTORIZAÇÃO PRÉVIA E EXPRESSA DO AUTOR (ARTIGO 29)

Olá, internautas! Casamentos se tornaram, pela história e simbologia que re-presentam, um evento marcante, um passo à frente da vida de um casal. É por isso que tudo deve sair como o planejado, tudo deve acontecer em perfeita sintonia.

Mas por onde começar? Quais os fornecedores? O que fazer com os convidados? As flores? E se as bebidas não gelarem? E se o som parar de funcionar? Bateu o desespero? Calma... Para uma história de amor não virar um pesadelo, Andrea Saladini, uma das maiores organizadoras de festa do Brasil e do mundo, veio à eduK ensinar tudo sobre o planejamento, desenvolvimento e finalização deste evento tão importante. Com aulas dinâmicas e superdidáti-cas, Andrea passou por todos os pontos cruciais da realização de um casamento, ensinando técnicas e dicas imprescindíveis.

A seguir você encontra alguns dos conceitos e dicas para co-meçar a colocar na prática!

Bons estudos,Equipe eduK


POSICIONAMENTO ESTRATÉGICO

• O que vai vender• Para quem vai vender• Como vai vender• Quanto vai cobrar

MATRIZ SWOT

Forças (Strengths) Fraquezas (Weaknesses) Oportunidades (Opportunities)Ameaças (Threats)

O CONTRATO COM OS NOIVOS

O objeto do contrato:Data, local, horários de montagem e desmontagem da festaCláusula 1ª.É objeto do presente contrato a prestação do serviço deAssessoria Completa de Evento e Cerimonial, para o casamento da CONTRATATANTE a se realizar em __________, às __________ horas, no endereço__________. A CONTRATANTE bem como sua equipe, permanecerá no(s) local(is) por até __________ horas totais.

O escopo do seu serviço:o tipo de assessoria, início, fim, obrigações, o que não incluiA CONTRATANTE bem como sua equipe, permanecerá no(s) local(is) por até __________ horas totais.

As obrigações da CONTRATADA e do CONTRATANTE.

O valor do seu serviço:O valor acertado, forma e datas de pagamento.

Cancelamento:Valores e condições em caso de cancelamento ou mudança da data.

Garantias:Multa determinada previamente em caso de não cumprimento das cláusulas por uma das par-tes.

Se diferencie sempre, saia da zona de conforto!


O planejamento

Para começar o planejamento da festa e a seleção dos fornecedores adequados, leve em con-sideração o perfil dos noivos e dos convidados.

Leve em consideração:• A profissão dos noivos;• O estilo de vida deles;• Pergunte os gostos pessoais para diversos itens (tipo de viagem, tipo de decoração do apar-tamento ou casa, estilo musical);• Cuidado com perguntas pessoais, principalmente em caso de ser uma pessoa pública.

A planilha

Erros comuns: • Gastar muito com um único item e sacrificar os demais; • Espaço sofisticado – decoração simples; • Jantar finger food – mesas montadas; • Bebidas importadas – música fora do perfil da festa.

A LISTA DE CONVIDADOS: sem isso nada poderá ser contratado.

ITENS ESSENCIAIS E ITENS COMPLEMENTARES

Carinho e atenção na montagem da lista de convidados


O assessor e os fornecedores • Tenha um bom relacionamento com os fornecedores; • Veja-os como aliados; • Cuidado ao fechar os valores.

Faça um breve manual contendo regras de vestuário, conduta, responsabilidades e obrigações.

BUSQUE SINERGIA ENTRE OS FORNECEDORES

Os clientes passamOs fornecedores ficam

Os dias que antecedem a festa

Com 30 dias de antecedência da festa há um roteiro importante a ser seguido. Todo o planejamento deve ser feito até 1 dia antes da festa, pois o dia do evento é apenas para a montagem e administrar imprevistos.


• Finalizar a entrega dos convites;• Teste de cabelo e maquiagem;• Prova do vestido;• Chá de cozinha;• RSVP e possíveis ajustes nas contratações em função deste nú-mero;• Retomar contato com cada fornecedor contratado:

30 dias antes da festa

- Telefone;- E-mail para formalizar o que será entregue;- Aviso de recebimento;- Reforçar a data da festa;- Checar se o fornecedor está ativo no mercado;- Pedir informações para a montagem do roteiro.

• Buffet: o Repassar o cardápio contratado; o Amostras das louças; o Degustação (caso não tenha feito na contratação).

• Decorador: o Amostra dos arranjos; o Flores disponíveis; o Amostra de porta-guardanapos, sousplats; o Fotos do mobiliário; o justes na planta baixa, devido a mudanças; o Cópia das guias de taxas recolhidas; o O buquê da noiva; o Buquê para jogar; o Buquê daminhas; o Lapelas.

• Ensaio com padrinhos.


20 dias antes da festa

• Pagamentos dos fornecedores;• Relação final das equipes: o Nome e RG; o Placas de carros.• Monte o organograma;• Faça o roteiro da festa;• Faça o cronograma para cada fornecedor;• Reunião de pré-produção;• Checklist.


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Dicas ao fazer o roteiro da festa

Tudo o que tiver que acontecer desde a montagem até o final da festa deverá constar neste roteiro.

Para quem: assessor e sua equipe somente

Anotações importantes para a equipe da assessoria (por exemplo, 2h - lembrar a mãe da noiva sobre a surpresa que está no camarim).

LogísticaAproveitamento do motoristaTraçar rotas inteligentes e rápidas (retirada de materiais)

Revezamento equipeTurnos para horários de almoço e jantar para sempre ter alguém trabalhando e não prejudi-car o gerenciamento do tempo

Planejamento de açõesDistribuição das responsabilidades atribuindo os nomes e escopo da responsabilidade

DiscursosCaso haja algum texto a ser lido, este deverá estar descrito no roteiro

Exemplo de roteiro

Sábado 07 de junhoHorário Ação Responsável 07:00 Abertura do espaço Assist. 107:00 Equipe Andrea Saladini Equipe cenografia Obs.:.............................................................. Equipe iluminação Equipe som


09:00 Entrega e montagem mobiliário Tapetes11:00 Toalhas, sousplats Início passadoria toalhas12:00 Almoço equipe 1 * Marcelo, Flávia, Eduardo13:00 Almoço equipe 2 * Raquel, Luciano, Roberto14:00 Flores Porta-guardanapos 15:00 Entrega e montagem bem-casados Entrega dos doces e chegada da copeira Entrega do bolo 17:30 Chegada fotógrafo da decoração18:00 Término iluminação e som Ensaio geral som19:00 Término da montagem19:30 Chegada das recepcionistas Chegada da equipe de valet e seguranças Chegada da equipe de foto e vídeo Posicionar livro de assinaturas no aparador da entrada * Colocar um segurança full time ao lado para evitar que danifiquem o livro20:00 Montagem dos kits de toaletes 21:00 Todos posicionados Início da festa Chegada dos noivos * fotos na sala reservada Chegada convidados Recepcionistas com seguranças farão checagem de lista Welcome drink Início projeção Som ambiente Coquetel volante e serviço de bar21:30 Entrada dos noivos Corte do bolo, brinde e dança 23:00 Início do serviço de jantar23:50 Assessoria avisa mãe, pai e avô da noiva para a surpresa24:00 Interromper o serviço do buffet Entrada música “She” – surpresa do noivo para a noivaDomingo 08 de junho00:30 Abertura da pista de dança - música: “........” Distribuição das rasteirinhas


Projetar fotos na pista de dança Servir sobremesa Servir o café Distribuição das sacolinhas e gifts na saída do evento02:30 Servir o lanchinho da madruga03:00 Entrada do DJ internacional06:00 Término da festa Início da desmontagem07:30 Término da desmontagem

Cronograma

Cronograma é a timeline simplificada, ou seja, o passo-a-passo das ações para cada horário da montagemÉ distribuído para todos os envolvidos

O objetivo principal é evitar retrabalho.O benefício principal é a equipe toda ter autonomia, não dependendo do comando de um coordenador.Comece com o primeiro e o último horário:

Horário Ação Empresa Resp. Resp. Asess.

Sábado 07 de junho

07:00 Abertura do espaço

21:00 Chegada dos convidados

Na sequência preencha com as empresas que deverão começar primeiro: LustresDecoração aéreaLuz de pista (box suspenso)


E também os mais demorados:CenografiaCortinadoTecnologiaPainéis revestidos em flores naturais

Importante:

Tenha a posição dos lustres bem demarcada na planta baixa pois será impossível refazer essa montagem.Preencha todo o cronograma com início e término de cada etapa e fornecedor.

Sábado 07 de junho07:00 Abertura do espaço07:00 Equipe Andrea Saladini Equipe cenografia Equipe iluminação Equipe som09:00 Entrega e montagem mobiliário Tapetes11:00 Toalhas, sousplats Início passadoria toalhas12:00 Almoço 1 13:00 Almoço 214:00 Término passadoria Montagem das flores Entrega porta-guardanapos 15:00 Entrega e montagem bem-casados Entrega dos doces e chegada da copeira Entrega do bolo 16:00 Chegada buffet Dobras nos guardanapos17:30 Chegada fotógrafo da decoração18:00 Término iluminação e som Ensaio geral som19:00 Término geral da montagem19:30 Chegada das recepcionistas Chegada da equipe de valet e seguranças Chegada da equipe de foto e vídeo20:00 Montagem dos kits de toaletes 21:00 Todos posicionados Início da festa Chegada dos noivos Chegada convidados Welcome drink


Início projeção Som ambiente Coquetel volante e serviço de bar21:30 Entrada dos noivos Corte do bolo, brinde e dança 22:00 Vídeo retrospectiva22:10 Abertura da pista Servir o jantar23:50 Assessoria avisa mãe, pai e avô da noiva para a surpresa24:00 Interromper o serviço do buffet Entrada música “She” – surpresa do noivo para a noivaDomingo 08 de junho00:30 Distribuição das sandálias Projetar fotos na pista de dança Servir sobremesa Servir o café Distribuição das sacolinhas e gifts na saída do evento02:30 Servir o lanchinho da madruga03:00 Entrada do DJ internacional06:00 Término da festa Início da desmontagem07:30 Término da desmontagem

1 semana antes da festa

• ECAD;• Comprar os acessórios para pista de dança;• Buscar chinelos personalizados;• Pegar os porta-retratos dos noivos;• Livro de assinaturas;• Reunião com equipe para: - Criação de cenários (hipóteses, possibilidades negativas e positivas); - Possibilidades; - Soluções em stand by (prontas para colocar em prática).

Com um bom planejamento antecipado, o dia da montagem será um sucesso


Modelo de checklist


Excelência

Os negócios mais bem-sucedidos oferecem aos clientes o mais alto senso de valor e serviço.

Em se tratando de casamento, a excelência é o fator que decide a venda, pois passa tranquilidade de uma forma inconsciente aos noivos.

Prefira as críticas a ouvir elogios.

Os elogios só servem para inflar o ego, enquanto as críticas te fazem crescer, melhorar a cada dia.

Excelência na prática: Fornecedores não fazem mágica. A mágica depende de você.

NÃO TENHA MEDO DE OFERECER ALGO QUE PAREÇA LOUCURA!BUSQUE A EXCELÊNCIA BEIRANDO A OBSESSÃO.

Logística e segurança

Ao criar cenários de possibilidades o assessor conseguirá agir mais rápido.Improvisar só aumentará o risco da festa.

O perfil da festa • Faixa etária média dos convidados; • Tipo de música; • Quantidade esperada de pessoas; • Perfil de comportamento esperado.

O local • Facilidades de acesso; • Índices de criminalidade do bairro;


• Local para vallet ou estacionamento dos carros; • Iluminação das ruas; • Percentual de cortes de luz na região; • Rotas de fuga, extintores, alvará do Corpo de Bombeiros; • Portas antipânico funcionando; • Instalações elétricas do local; • Histórico de ocorrências; • Cálculo para avaliar a capacidade de convidados do local: 4 pessoas por metro qua-drado.

Controle de acesso • O controle de acesso é muito importante, nem sempre apenas a lista de convidados impede a presença de estranhos.

O que pode acontecer no controle de acesso: • Nomes fora da lista; • Convidado com mais de um acompanhante; • Convidado portando arma ou bebida; • Convidado chegar embriagado.

Análise de risco • Ambiente externo • Ambiente interno

Identificação inicial de riscos:

• Humano o Mal estar o Óbito o Furto o Atentado o Assédio (personalidades) o Embriaguez / drogas

• Técnico o Falha no gerador o Som / projeção o Queda de palco

• Biológicos o Banheiros com vazamento o Contaminação de alimentos o Ar condicionado sujo o Água

• Naturais o Enchente o Raio o Queda de cobertura


Enumere também possíveis serviços importantes em caso de emergência que estejam pró-ximo ao local da festa:HospitalBombeiroPonto de táxiPolíciaDelegacia

Enumere os problemas do ambiente interno:Portões de entrada dos materiaisRotas de fugaAlvarásEquipamentos da brigada de incêndioDisjuntoresFiação elétricaCarga que a instalação elétrica (quadro) da casa comporta

Torne os riscos tangíveis:Informe seu cliente sobre a possibilidade de algum incidente e já apresente uma solução, bem como os custos que acarretarão.

O planejamento da segurança da festa

Licenças e alvarás:Construção de coberturas em calçadasAlvará de funcionamento do evento

Legislação:ECADANVISAPolícia Militar BombeirosPrefeitura

Credenciamento da equipe:NomeRGComprovante de residênciaFoto atual


Atestado de antecedentes criminais

Brigada de incêndio:Quando o espaço não fornece é obrigatório contratar

Ambulância UTI:É obrigatório contratar

Plano de contingência:É um roteiro que elaboramos previamente onde já planejamos que tipo de providência toma-remos em casos como:TumultoDesabamentoIncêndio

Detectores de metais:Portais (exceto para quem possui marca-passo)Manuais

Comunicação:É um fator decisivo e importantíssimoDistribuir rádios e ter baterias de reserva(cuidado com falhas no sinal)

A empresa de segurança:Roteiro detalhado da festaTreinamento (especificar ações esperadas)

A empresa de segurança:Roteiro Tempos e Movimentos

ART (Anotação de responsabilidade técnica)CenografiaDecoraçãoElétricaSom

IgnifugaçãoCortinadosParedes revestidas em tecido


O que é logística em evento: • Motorista da equipe • Transporte de todos os materiais • Deslocamento da equipe (igreja, festa)

Roteiro de logística: • Prever todos os movimentos necessários, traçar rotas e determinar quem fará.

Planeje o inesperado sem medo de parecer pessimista.

O DIA DA MONTAGEM

LEMBRETES IMPORTANTES:

Tudo o que deveria ser planejado já foi, encerrou-se no dia anterior.Hoje o foco é apenas na ação, na montagem e na solução de imprevistos.

• Descanse bem, pois o dia será intenso; • Tome um café da manhã esplendoroso; • Prepare uma bolsa térmica com água e lanche leve; • Coloque um tênis superconfortável; • Roupa discreta, cor escura, evite saias.

Prepare a pasta do dia da montagem com todos os documentos, como roteiro da festa, planta baixa, checklist, relação dos fornecedores com telefones, alvarás, ART.


A DESMONTAGEM DA FESTA

• Faça um cronograma e roteiro da desmontagem;• Faça com a sua equipe uma relação de materiais que devem ser retirados e de quem é a res-ponsabilidade;• Lembre-se de contratar um motorista com um carro pequeno para transportar coisas sensíveis e de valor.

Relatório de bebidas


O ENCERRAMENTO COM OS NOIVOS

Quando os noivos voltarem da lua-de-mel é hora de sentarem e finalizarem todos os detalhes como: • Análise dos valores investidos; • Valores a serem pagos ainda; • Fechamento da lista de presença.

Após isso tudo, ofereça ajuda aos noivos no envio dos cartões de agradecimento pelos presen-tes e presença.Gerencie a edição do vídeo e a entrega do álbum com as fotos do casamento.

O ENCERRAMENTO COM A EQUIPE

O mais importante nesta fase é se reunir com a equipe, de preferência no primeiro dia de tra-balho após a festa (segunda-feira talvez), e repassarem tudo o que deu certo e o que não deu.

O que deu certo: envie um e-mail geral para toda a equipe agradecendo e compartilhando o sucesso da festa e os elogios que recebeu.

O que não deu certo: prepare um relatório minucioso detalhando o fato e a solução em-pregada e use essa informação no início do planejamento da próxima festa.

Obrigada!

“Faz da tua vida um sonho e do teu sonho uma realidade.”Antoine de Saint-Exupéry


Nome____________________ Data evento__________ Local_____________________Data Contato_________

Evento________________________________________

Tel. res.____________________ Celular _____________Tel. com.____________________ Email _____________

Coordenação_________________ Telef. Indicação______________________________________

OBS._________________________________________

Data Follow up


Cerimônia religiosa HorárioLocalNavePassadeiraAltarÁrvoresMóveisCor IluminaçãoGeradorBouquetBouquet jogarDaminhaLapelasOBS.

Civil

LocalMóveis Iluminação

Entrada do salão

EntradaMóveisOBS.Cocktail

Local cocktailMóvelOBS.


Recepção HorárioConvidadosJantarMesasQuantidade mesasCadeirasGuardanaposToalhasArranjosFlorCorÁrvoreIluminação GeradorMesa de docesMesa de boloBem casadoPalcoPistaBar Lounge

OBS.__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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