organizaçao manutençao de arquivo - PACC

7/27/2019 organizaao manutenao de arquivo - PACC

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OBJETIVOS

Divulgar a importncia do arquivo eda gesto documental.


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ORGANIZAO

Segundo Wight Bakker: Uma organizao umsistema contnuo de atividades humanasdiferenciadas e coordenadas, que utiliza,

transforma e amalgama um conjunto especficode recursos humanos, materiais, de capital,ideolgico e naturais, num todo nicosolucionador de problemas, empenhado em

satisfazer necessidades humanas de suaambientao.


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cliente

Aquele que procura um

produto ou serviooferecido pelas diversas

instituies,estabelecendo um

vnculo.


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GOVERNO

O Governo uma forma derepresentao do Estado,criado pela sociedade a partirdas necessidades comoregulamentao, garantia daordem, distribuio de bens esatisfao das necessidades

bsicas do cidado. A suamisso garantir o bemcomum, servir ao cidado.


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INFORMAO

Para McGee e Prusak, a informao so dadoscoletados, processados, organizados e ordenadosaos quais so atribudos significados e contexto.

So dados em uso, o que pressupe aparticipao de utilizadores para manipul-los noseu contexto geral, independente da forma emque se apresentam.

(Do livro Gerenciamento Estratgico da Informao)


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NECESSIDADE DEINFORMAO

O que leva uma pessoa a procurarinformao?

1. Resoluo de problemas.

2. Objetivos especficos.

3. Necessidade de ampliar oconhecimento.


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Arquivo Conjunto de documentos naturalmenteacumulados por pessoas ou instituio, frutode sua actividade laboral, social, cultural,

intelectual etc. So nicos em sua criao e recepo,descrevem e provam acontecimentos de

uma determinada poca. Se isolado, o documento perde o seuvalor.


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O que arquivologia?

o ramo da cinciadestinada ao estudo da

natureza dos arquivos, dasteorias, dos mtodos e

tcnicas a seremobservados na implantao,

organizao,desenvolvimento eutilizao dos documentos

e das informaes.


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DOCUMENTO

Suporte onde ainformao

registrada.Suporte: material sobreo qual as informaesso registradas.


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Finalidade

Servir a sociedade;

Promover a cidadania;

Ser prova material histria;

Perpetuar e preservar as fontes

histricas;Auxiliar e servir de fonte primria para

o desenvolvimento cientfico.


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Funo

Conservar, preservar, disponibilizar edivulgar a informao;

Possibilitar e investir em pesquisa quevise o resgate histrico e odesenvolvimento social;

Desenvolver polticas de acesso eperpetuao da informao e assegurar aproteo do seu suporte;

Auxiliar o processo decisrio.


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Caractersticas dos arquivos

Pblicos

Institucionais

Pessoais


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Corrente

Intermedirio

Permanente


Uso:


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Setorial

Geral/central


Uso:


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Natureza do documento:

Arquivo Especial

Arquivo Especializado


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Diferenas entre as Fontes deInformao


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Natureza do documento

Ostensivo

Sigiloso


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ESPCIE DOCUMENTALX

TIPOLOGIA DOCUMENTALEspcie Documental Funo

TipologiaDocumental

Ofcio Inscrio em curso Ofcio de solicitao

FormulrioAdquirir material deconsumo

Formulrio deaquisio - PIM

Ata Registrar assemblia Ata de assemblia

Contrato Prestao de servioContrato de prestaode servio

CartaProposta de patrocnioou uma simples

comunicao.

Carta de apresentaode proposta de

patrocnio


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Gesto de Arquivos

Gesto de arquivos ou GestoDocumental, um conjunto deatividades desenvolvidas, desde acriao do documento at a suadestinao final eliminao ou

recolhimento, visando: a preservaoda informao; a perpetuao dosuporte; a racionalizao e garantir aeficincia administrativa; a economia detempo e de recursos humanos,

logsticos, financeiros e material.A gesto de arquivos inclui aadministrao de recursos humanos,material e equipamentos em umsistema integrado interligando todas as

etapas/ciclos dos documentos.


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POSIO DO ARQUIVO


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PROTOCOLO

rgo responsvelpelo recebimento,

registo,movimentao,

controlo, expedio, eclassificao de

documentos decarter corrente.


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MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Alfabtica

Geogrfica Numrica

Cronolgica

Dgito terminal

Assunto


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CLASSIFICAO

Atividade tcnica destinada a organizar adocumentao de carter corrente,

agrupando os documentos de acordo comcaractersticas comuns que apresentam noato de sua criao, com a sua finalidade a

que se destina e a estrutura administrativada instituio.


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Organizao

Codificao: etapa que sucede aclassificao, a tarefa de ler,

interpretar, identificar o assunto eatribuir a ele uma classe, umaclassificao.

Ordenao/arquivamento: a atividadede organizao dos documentos dentrodas pastas, arquivos...


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Princpios Arquivsticos

Provenincia ourespeito ao fundo;

Territorialidade;

Teoria das trs

idades.


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CICLO VITAL DOSDOCUMENTOS

Arquivopermanente

Arquivocorrente

Arquivointermedirio


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Plano de Classificao

O sistema decimal declassificao, no qualest fundamentado oinstrumento, constitui

cdigo numricodividido em dez classes

e estas em dezsubclasses, seguindo o

mesmo critrio paragrupos e subgrupos.


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Plano de Classificao000 Administrao Geral100200300400 destinam-se aos assuntos relativos s500 atividades-fim do rgo.500600700800900 Assuntos Diversos


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Plano de ClassificaoA classe 000 Administrao Geral, tem

como subclasses: 010 Organizao e funcionamento 020 Pessoal

030 Material 040 Patrimnio 050 Oramento e finanas 060 Documentao e informao 070 Comunicaes 080 Vaga 090 Outros assuntos referentes

Administrao Geral


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Plano de ClassificaoA classe 900 Assuntos diversos

910

Solenidades, comemoraes,homenagens 920 Congressos, conferencias, seminrios,

simpsios, encontros, convenes, ciclos depalestras, mesas redondas.

930 Feiras, sales, exposies, mostras,

festas e concursos 940 Visitas e visitantes 990 Assuntos transitrios 991 Cartas de apresentao e recomendao 992 Comunicao e informes 993 Convites diversos 994 Felicitaes, agradecimentos, psames,

despedidas 995 Protestos, reivindicaes, sugestes 996 Associaes: culturais, de amigos e de

servidores

997

Pedidos, oferecimentos e informaesdiversas


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Plano de Classificao

GRUPO 022 Aperfeioamento e treinoSUBGRUPO 022.1 Cursos

SRIE 022.11

Promovidos pela instituioSRIE 022.12 Promovidos por outrasinstituies

SUBSRIE 022.121 No PortugalSUBSRIE 022.122 No Exterior

CLASSE


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CLASSE000

Administrao Geral

Subclasse010

Organizao e funcionamento

Grupo

021Recrutamento e seleo

Subgrupo022.1Cursos

Srie022.12

Promovidos por outra instituio

Srie022.11

Promovidos pela instituio

Subclasse020

Pessoal

Subclasse030

Material

Grupo

022Aperfeioamento e treino

Grupo023

Quadros, tabelas epolticas de pessoal

Subgrupo022.2

Estgios

Subsrie

022.122No Exterior

Subsrie

022.121Em Portugal


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TABELA DE TEMPORALIDADEA Tabela deTemporalidade uminstrumento que visaidentificar o valor dos

documentos e atribuir-lhes prazo de guarda edestinao final nas fasesdo arquivo.


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Tabela de TemporalidadeCDIGO ASSUNTO

PRAZOS DE GUARDADESTINA

O FINALOBSERVAES

QUANTO AOPRAZO DE

GUARDAFASE

CORRENTEFASE

INTERMEDIRIA

005 Jurisprudncia 10 anos 10 anosGuarda

Permanente

opcional aalterao dosuporte(microfilme oudisco tico)

previamente aorecolhimento,para que o rgopermanea comcpias paraconsulta

010Organizao efuncionamentoNormas,regulamentaes,directrizes

5 anos 5 anos GuardaPermanente

010.1 Registro nos rgoscompetentes

Enquanto

vigorarElimina

o

T b l d T lid d


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Tabela de Temporalidade


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ndiceO ndice um instrumento auxiliar

classificao, portanto a suautilizao deve ser seguida do

Cdigo de Classificao.

Exemplo:

Abastecimento de veculos 042.4

Cadastro- De fornecedores 030.1


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concluso

NATHAN LIMA

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