ORIENTAÇÕES SOBRE O SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS

ORIENTAÇÕES SOBRE O SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS

Secretaria de Estado da Educação de São Paulo

CIE - Centro de Informações Educacionais

Coordenação do Sistema de Cadastro de Alunos

SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS

Histórico

Acesso

Rotina Anual

Manutenção das Matrículas

R. A. (Registro do Aluno)

Manutenção da Ficha do Aluno

Consultas

Orientações Gerais

Cadastro de Docentes e Auxiliares de Educação Infantil

Histórico

CIE – Coordenação do Sistema de Cadastro de Alunos

Histórico

Decreto Nº 40.290, de 31 de agosto de 1995, instituiu Sistema de Cadastro de Alunos do Estado de São Paulo

Deliberação CEE nº 02/00 - Dispõe sobre o cadastramento geral dos alunos de educação básica no sistema de ensino do Estado de São Paulo

Resolução SE N.º 12, de 8 de fevereiro de 2007 - Institui o Sistema de Cadastro de Alunos do Estado de São Paulo como instrumento de coleta de dados do Censo Escolar

Resolução SE 20, de 17-2-2010 - Atribui responsabilidades pelas informações lançadas nos Sistemas de Informação Corporativos da Secretaria de Estado da Educação

4

Acesso


Acessar o site: www.gdae.sp.gov.brAcessar o site: www.gdae.sp.gov.br

“Clicar” em Alunos

6


7

“Clicar” em Cadastro de Alunos


8

Digitar Usuário e senha secundária e “Ciclar” em “ok”


9

Acesso ao Sistema de Cadastro de Alunos

Esta tela traz informações importantes sobre o Sistema de Cadastro de Alunos. Após sua leitura clicar em [OK]


10


Digitar

JCAA,008

e clicar em

OK


11


Digitar a Chave(Senha)

Primária e clicar em

OK

Obs: a chave(Senha) primária é gerada

centralizadamente para cada usuário do Sistema.


12


Digitar a Chave(Senha) Secundária e clicar em

OK

Obs: a chave secundária é

criada pelo usuário na primeira vez em que ele acessa o

Sistema. Para isso é necessário

somente seguir as

orientações apresentadas na

tela.Caso a senha secundária esteja expirada, entrar em contato com o telefone: 08007700012


13

Menu Principal do Sistema de Cadastro de Alunos

Este MENU pode sofrer

modificações como a inclusão ou exclusão de algum programa

específico, ou a alteração de ordem

das opções.

Rotina Anual

Quadro Resumo

Coleta de Classes

Formação de Classes / Matrícula

Quadro Resumo


16

Rotina Anual – Quadro Resumo

A partir do MENU PRINCIPAL clicar na

opção 15 - COLETA DE QUADRO RESUMO E

CLASSES


17


Clicar na opção 1 - COLETAR QUADRO

RESUMO


18


Para incluir o quadro da escola pela primeira vez a opção no MENU é a “1”.

[ENTER]

Caso a escola já tenha feito a Inclusão do Quadro e queira realizar alguma alteração a opção a ser utilizada é a 2 – ALTERAR QUADRO RESUMO


19


Digitar o Código CIE da

escola

[ENTER]


20


O Quadro Resumo da escola será apresentado em branco conforme demonstrado na tela ao lado. A escola deverá digitar para cada série, de cada nível de ensino, a quantidade de classes correspondentes.


21


Neste exemplo a escola - Código CIE 102647- possui apenas classes do Ensino Fundamental. (1ª e 2ª séries).Após efetuada a digitação do número de turmas na série e tipo de ensino correspondentes teclar [ENTER].

Conferir as informações digitadas e confirmar com “S” [ENTER]

Coleta de Classes


23

Rotina Anual – Coleta de Classes

A partir do MENU PRINCIPAL, clicar ou

digitar a opção 15 [ENTER]


24


Neste MENU, digitar (ou clicar) a opção “2” – COLETAR

CLASSES / PROGRAMACAO DE

VAGAS


25


Neste MENU, conforme podemos observar, há duas opções que possibilitam a inclusão da coleta de classes:

1 - INCLUIR - POR NUMERO DA CLASSEPara realizar a coleta de classes através desta opção é necessário que a escola efetue, antes, uma consulta dos números de classes atribuídos a ela.

2 - INCLUIR - POR ESCOLA

Para realizar a coleta de classes através da segunda opção é necessário somente o Código CIE da escola.


26


Considerando a facilidade da opção utilizaremos como

exemplo a coleta de classes através da opção 2 – INCLUIR PROGRAMACAO DE VAGAS - POR

ESCOLA. Digite o código CIE da escola e tecle

[ENTER]


27


Esta tela traz os números disponíveis

para a escola coletar as classes no ano letivo.

Digitar um “X” no número desejado conforme

demonstrado. Após a

digitação do “X” teclar [ENTER]

Obs: É imprescindível coletar todas as classes informadas no Quadro Resumo, no entanto, a escola

poderá coletar da forma que avaliar mais conveniente: uma de cada vez, por tipo/nível de ensino, ou todas de

uma única vez.


28


A escola deverá preencher os campos da coleta de classes de acordo com a codificação do Sistema para Turno, Tipo de Ensino, Série, Tipo de Classe etc.

(ver tabelas anexas)

Após concluir teclar [ENTER]

No caso de campos que não recebem informação, por exemplo, Habilitação ou curso semestral, basta “pular” o campo usando a tecla TAB.

O Sistema apresenta uma sugestão de data início e data fim para a Classe. A Escola deve digitar as datas conforme o seu calendário.


29


Após a digitação dos

dados da classe teclar

[ENTER]

Conferir os

dados digitados

e confirmar com

a digitação de

um “S” e

[ENTER]

Esta operação deve ser repetida até que se conclua a digitação de todas as classes informadas no Quadro Resumo.


30


Codificação

• Tipo de Ensino e Série• Tipo de Classe • Turno


31


Tipo de Ensino e Série


32

Rotina Anual – Coleta de Classes - Tipo de Ensino e Série

ENSINO FUNDAMENTAL – 8 anos

TIPO DE ENSINO SÉRIE CÓDIGO

1ª série 1 (DESATIVADA)



4ª série 4

5ª série 5

6ª série 6

7ª série 7

8ª série 8

1


33


TIPO DE ENSINO SÉRIE CÓDIGO1ª série 12ª série 23ª série 3

2

ENSINO MÉDIO


34


EJA – Educação de Jovens e Adultos Anos Iniciais


1º e 2º termo 9

3º e 4º termo 103


35


EJA – Educação de Jovens e Adultos Anos Finais


1º termo 9

2º termo 10

3º termo 11

4º termo 12

4


36



1º termo 9

2º termo 10

3º termo 11

5

EJA – Educação de Jovens e Adultos Ensino Médio(Semestral)


37


Educação InfantilCreche e Pré-escola

TIPO DE ENSINO ETAPA IDADE CÓDIGO

1ª etapa pré-escola atende a crianças de 4 anos 1

2ª etapa pré-escola atende a crianças de 5 anos 2

3ª etapa pré-escola atende a crianças de 6 anos (DESATIVADA) 3

berçário 1 atende a crianças com até 11 meses 4

berçário 2 atende a crianças de 1 ano 5

maternal 1 atende a crianças de 2 anos 6

maternal 2 atende a crianças de 3 anos 7

6


38


TIPO DE ENSINO DEFICIÊNCIA

7 Educação Especial - Deficinete Auditivo (DA)

8 Educação Especial - Deficiente Físico (DF)

9 Educação Especial - Deficiente Mental (DM)

10 Educação Especial - Deficiente Visual (DV)

16 Educação Especial - Deficiente Múltiplo (DMU)

NÃO POSSUI SERIAÇÃO

Educação Especial – Rede Estadual


39


Educação Especial – Demais Redes

TIPO ENSINO NOME DESCRIÇÃO

32

AEE - ATENDIMENTO EDUCACIONAL ESPECIALIZADO

AEE - Atendimento Educacional Especializado. Somente admite o tipo de classe 15 - Classe Multifuncional. Utilizado

para representar o atendimento complementar oferecido no contraturno aos alunos deficientes que estão matriculados

na educação básica comum. Nesse tipo de ensino admite-se a inclusão, na mesma turma, de alunos com deficiências

diversas.Tipo de Ensino disponível para as redes municipais e rede privada.

33EEE - EDUCAÇÃO

ESPECIAL EXCLUSIVA

EEE - Educação Especial Exclusiva. Utilizado para representar a matrícula dos alunos deficientes que estão matriculados

exclusivamente na educação especial. Nesse tipo de ensino admite-se a inclusão, na mesma turma, de alunos com

deficiências diversas. Tipo de Ensino disponível para as redes municipais e rede privada.


40


Ensino Fundamental – 9 anos

TIPO DE ENSINO ANO CÓDIGO1 ANO 12 ANO 23 ANO 34 ANO 45 ANO 56 ANO 67 ANO 78 ANO 89 ANO 9

14


41


CEL – Centro de Estudo de Línguas

TIPO DE ENSINO ESTÁGIO CÓDIGO

Nível 1 - 1º estágio 1






15

PARA O CAMPO HABILITAÇÃO UTILIZAR A TABELA DE CODIFICAÇÃO

DO SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS


42


Ensino Médio Integrado à Educação Profissional

TIPO ENSINO

SERIE / MODULO CODIFICAÇÃO DESCRIÇÃO / OBSERVAÇÃO

25

1ª 1

A tabela de habilitações está disponível para consulta no Sistema de Cadastro de

Alunos.

2ª 2

3ª 3

4ª 4


43


Atividade Complementar

TIPO DE ENSINO ESTÁGIO CÓDIGO

1 1 Educação Infantil

2 2 Ensino Fundamental anos iniciais

3 3 Ensino Fundamental anos finais

4 4 Ensino Médio

26


44


Educação Profissional – Nível Técnico

TIPO DE ENSINO MÓDULO CÓDIGO

1º módulo 1

2º módulo 2

3º módulo 3

4º módulo 4

5º módulo 5

6º módulo 6

7º módulo 7

8º módulo 8

35

PARA O CAMPO HABILITAÇÃO UTILIZAR A TABELA DE CODIFICAÇÃO

DO SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS (opção 2.7.1 ou 2.7.2)


45

Rotina Anual – Coleta de Classes - Tipo de Classe

Tipo de Classe


46

Rotina Anual – Coleta de Classes - Tipo de Classe

CÓDIGO TIPOS DE CLASSE

1 MULTISSERIADA

2 -

3 ACELERAÇÃO

4 -

5 RECUPERAÇÃO DE CICLO

6 SALA DE RECURSO

7 -

8 CONVENIADA (COM A SEE/SP)

9 -

10 PIC

11 ITINERANTE

Rotina Anual – Formação de Classes / Matrícula


48


A partir do MENU PRINCIPAL, clicar na

opção desejada ou digitar no campo

OPÇÃO o número do item.

No exemplo, o item ou opção é o “6”, que

corresponde à MATRICULA

INFORMATIZADA 2006.

[ENTER]


49


Nesta tela, o MENU apresenta as opções para formação de classes


50


Nesta tela, o MENU apresenta duas opções para inclusão da matrícula: 3- Incluir aluno na classe com RA e 4 - Incluir aluno na classe sem RA.Por isso, é fundamental que antes de incluir um aluno sem RA seja feita a consulta para verificar se o aluno já possui cadastro (usar as opções 02.1).

No exemplo, inclusão de um aluno sem RA.


51


Digite o número da classe e tecle [ENTER]

106214596


52


Digite os dados do aluno e tecle

[ENTER]

O Sistema “abre” a outra da parte da ficha do aluno para preenchimento


53


Completar a digitação e teclar ENTER, conferir os dados e confirmar digitando “S”


54


O Sistema gera um RA para o aluno.

Anotar o RA do aluno no prontuário, pois este é o seu identificador definitivo.

Ficha do Aluno


56

Ficha do Aluno

Para facilitar a coleta de dados no Sistema de Cadastro de Alunos, foi criada uma ficha de cadastramento para coletar os dados dos estudantes. Embora seja um instrumento facilitador, hoje, o preenchimento dessa ficha não é mais obrigatório, pois a digitação dos dados pode ser efetuada diretamente no Sistema ou com base em impresso específico da escola.


57

Ficha do Aluno

Algumas orientações básicas devem ser observadas:

Não utilizar acentuação, ç, sinais gráficos; Utilizar sempre um documento oficial como base

(RG civil, Certidão de Nascimento etc); Ao preencher os campos: nome do aluno, nome do pai e da

mãe não abreviar nenhuma palavra, escrever os nomes completos;

No campo sexo, preencher com as letras F ou M; Data de nascimento no formato: xx(dia) / xx (mês) / xxxx

(ano).


58

R.A. : Registro do Aluno

Deve-se digitar os dados completos e corretos inclusive com as informações do endereço, RG civil no caso de brasileiro ou RNE (registro nacional de estrangeiro) no caso de aluno estrangeiro.

Todo aluno cadastrado no Sistema de Cadastro de alunos recebe uma “chave”, o R.A. (Registro do Aluno), que é gerado automaticamente pelo Sistema no momento do cadastramento/matrícula do aluno.

Essa chave identifica o aluno de forma precisa, facilita sua localização e a manutenção de seus dados (correções de dados cadastrais, matrícula, transferência etc).


59


O Sistema de Cadastro de Alunos possui mecanismos de “bloqueio” para impedir que sejam lançados cadastros duplicados. No entanto, isso pode ocorrer se houver erro na digitação; por isso é muito importante utilizar todas as opções de consulta da ficha do aluno (opção 02.1) .

Antes de efetuar o novo cadastramento é importante o máximo de atenção para evitar que erros de digitação venham a gerar mais de um “R.A.” para o mesmo aluno.


60


O R.A. na época de sua implantação, devido a um convênio entre a SEE e a Secretaria de Segurança Pública de SP, podia ser o próprio RG do aluno, ou transformava-se no número do R.G. Civil do aluno no momento que ele fosse emitido pela Secretaria de Segurança.

Atualmente, os R.A.’s na faixa numérica a partir do 100.000.000 são de uso exclusivo da Educação (Secretaria Estadual e Municipais) que digitam no Cadastro de Alunos da SEE. O RG é, então hoje, um campo informativo a ser preenchido.

Rotina de Manutenção da Ficha do Aluno


62


Para alterar algum dado da ficha do aluno, utilize as opções:

03.3.3 (por RA)

ou

03.3.2 (por classe)


63


O operador escolhe os campos que

necessita alterar:

Dados Pessoais

Endereço

Documentos

Rotina de Manutenção da Matrícula


65

Rotinas de Manutenção da Matrícula

Opções para manutenção da matrícula a serem utilizadas diariamente pelas escolas.

Principais Consultas


67

Consultas

A partir da opção (item) 2 temos disponíveis as seguintes consultas:

Ficha de aluno Classes Matrículas Escolas Endereço Dados

Gerenciais Etc.Escolha a Opção e

tecle [ENTER]


68

Principais Consultas - Ficha do Aluno

Escolha a Opção e tecle [ENTER]

Opções de Consulta da

Ficha do Alunopor: R.A.

Nome fonéticoNome

completoEscola MãePai R.G.


69

Principais Consultas - Matrículas


Opções de Consulta de

Matrículas


70

Principais Consultas - Classes



Classes


71

Principais Consultas - Escolas



Escolas


72

Principais Consultas – Matrículas / Vagas Disponíveis

O Sistema apresenta, também, outras consultas da matrícula do ano letivo

corrente.



73

Principais Consultas – Dados Gerenciais

Dados Gerenciais da escola podem ser

obtidos pelas opções 02.8.1 ou 02.8.3.



74

Principais Consultas – Dados Gerenciais – Idade e Sexo

A consulta 02.8.1

apresenta um resumo dos dados dos alunos

(ano de nascimento e sexo) por

tipo de ensino e

série.

Estas informações têm o mesmo formato das informações solicitadas

no Censo Escolar do MEC.


75

Impressão da Tela

Para imprimir a tela do

Sistema use a opção Arquivo

na barra de menu

conforme demonstrado

ao lado.


76

Cadastro de Docentes e Auxiliares

de Educação


77


1 - Cadastro da classe / turma

2 - Informar as disciplinas da classe / turma

3 - Cadastro do Docente /Auxiliar de Educação

Infantil

4 - Informar o Docente / Auxiliar de Educação

Infantil na turma/disciplina


78


Classe/Turma

“A”

Cadastro do Docente/ Auxiliar

Escola

Disciplina 1

Disciplina 2

Disciplina 3

Cadastro do Docentes / Auxiliar

Cadastro do Docentes / Auxiliar


79


1 - Cadastro da classe / turma • Para iniciar a digitação do Cadastro de Docentes / Auxiliares de Educação Infantil é necessário que a turma esteja coletada e formada no Sistema de Cadastro de Alunos.•A escola deve ter informado o término da digitação na opção 03.4.1 INFORMAR TERMINO DA DIGITACAO DA PROG. DE VAGAS E MATRICULAS.


80


2 - Informar as disciplinas da classe / turma


81

MENU PRINCIPAL

Opção 8 - CADASTRO DE DOCENTE E AUXILIAR


82

Opção - 08.1.0 - INFORMAR DISCIPLINAS DA TURMA


83

A escola deve informar as disciplinas pelo tipo de ensino/série (8.1.1) ou pelo número da classe (8.1.2)


84

OPÇÃO - 08.1.1 INFORMAR DISCIPLINAS DOS TIPOS DE ENSINO DA ESCOLA

A Escola digitará uma única vez as disciplinas para o tipo de ensino/série.


85

OPÇÃO 08.1.2 INCLUIR DISCIPLINAS NA TURMA - POR NUMERO DA CLASSE

Caso a escola tenha criado uma nova turma após a digitação das disciplinas por tipo de ensino / série, deverá utilizar a opção 08.1.2. para informar as disciplinas dessa nova turma.


86

Exemplo opção 8.1.1

Digitar o código CIE da escola


87

Digitar “X” para selecionar a classe/turma

O Sistema apresentará na tela todas as classes/turmas da escola por tipo de ensino/série


88

O Sistema apresentará as disciplinas para o tipo de ensino/série selecionado


89

Selecionar as disciplinas do tipo de ensino/série marcando “X”


90

Conferir e confirmar digitando “S”


91

- O sistema irá PROTEGER/INIBIR as disciplinas não permitidas para o tipo de ensino / série conforme tabela de restrições de disciplina / tipo de Ensino (ANEXO).

O sistema irá verificar se foi digitada pelo menos uma disciplina para o Tipo de Ensino / Série.

OBSERVAÇÕES


92


3 – Cadastrar Docente/Auxiliar


93

Semelhante ao RA (Registro do Aluno), ao docente/auxiliar, cadastrado no Sistema, será atribuído um número identificador que foi denominado RD (Registro de Docente).

Cada docente deverá ter um único RD, por isso é fundamental que a escola realize as consultas disponíveis no Sistema antes de fazer o cadastramento de um professor/auxiliar.

CADASTRAR DOCENTE / AUXILIAR

RD – REGISTRO DE DOCENTE


94

Lembramos que é muito comum um mesmo docente atuar em mais de uma unidade escolar e por isso é possível que seu cadastro já tenha sido realizado por outra escola onde o mesmo tem vínculo.

Portanto, antes de iniciar o cadastro do Docente / Auxiliar de Educação Infantil a escola deve realizar consultas para se certificar se o profissional já se encontra ou não cadastrado no Sistema.

CADASTRAR DOCENTE / AUXILIARCONSULTA


95

Opções para consulta


96

08.3.0 - CADASTRAR DOCENTE / AUXILIAR


97


Digitar o código CIE da escola


98


FICHA DO DOCENTE


99


O cadastro de Auxiliar de Educação Infantil será permitido apenas para turmas de educação infantil (tipo de ensino 6).


100

OPÇÃO 08.4 – INFORMAR DOCENTE POR TURMA/DISCIPLINA


101

OPÇÃO 08.4.1 – INFORMAR DOCENTE POR ESCOLA


102

Digitar o Código CIE da escola


103

Marcar com “X” a(s) turma(s)


104

Selecionar com “X” a(s) disciplina(s) que o docente leciona na turma selecionada.


105

Digitar o RD do Docente da(s) disciplina(s) selecionada (s) da turma.


106

O docente foi incluído


107

Após a digitação de todos os docentes, de todas as disciplinas, de todas as turmas, a escola deverá informar o término da digitação.


108


Para solucionar problemas no Sistema:

Confira se está usando a opção adequada; Realize as consultas pertinentes: por exemplo, ao tentar

cadastrar um novo aluno consulte a 2.1.0 (ficha do aluno), ou para matrículas use a 02.4.0 (consulta de matrículas);

No caso de realizar alguma operação incorreta (erro), entre em contato com a DE para receber orientação de como proceder;

No caso de não conseguir realizar alguma operação anote a mensagem informada pelo Sistema, a opção utilizada e tenha as informações necessárias para solucionar o caso (RA , número da classe, número de chamada do aluno na classe, data início da matrícula etc.) ;


109


Os usuários do Sistema de Cadastro de Alunos devem estar atentos e observar as determinações da Resolução SE 20, de 17-2-2010 que atribui responsabilidades pelas informações lançadas nos Sistemas de Informação Corporativos da Secretaria de Estado da Educação

Em caso de dúvida não “crie” a solução, busque orientação na DE;

O Sistema tem várias regras de consistência para garantir a precisão dos dados. Nenhum operador tem a obrigação de conhecer todas elas.

Sempre que necessário entre em contato com o setor de Planejamento da DE e solicite orientação;


110


Teclas de atalho:

Use a tecla TAB para avançar de um campo a outro; Use a tecla Shift+TAB para retroceder de um campo a

outro; Use a tecla Print Screen para “capturar” a imagem

apresentada na tela e colar em outros aplicativos (por exemplo no Word);

A tecla F11 retorna para o Menu Inicial; A tecla F8 retorna a mesma opção que estava em uso; A tecla Pause Break retorna uma tela.


111


Situações comuns no Sistema:

Nomes de alunos muito comuns são “barrados” na hora do cadastramento pelo Sistema, pois ele “identifica” como se fosse um aluno já cadastrado. Confirme na consulta por nome se o aluno já não tem um RA atribuído a ele;

O Sistema não permite que o aluno seja reclassificado em série anterior à matrícula atual. Confirme pela opção de consulta de matrícula (2.4.0) se o aluno já foi matriculado em série posterior à matrícula atual, caso localize uma ocorrência desse tipo deve-se confirmar na documentação do aluno;


112


Chave secundária expirada, perdida ou esquecida

0800 -7700012

Nome do responsável na DE (Setor de Planejamento ou Cadastro de Alunos) = __________________________

Telefone da DE = (...) ________________

E-mail da DE = ________________

ORIENTAÇÕES SOBRE O SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS

Documents

Transcript of ORIENTAÇÕES SOBRE O SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS