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OS 7 SEGREDOS PARA UMA GESTAtildeODE PROJETOS DE ALTA PERFORMANCE

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SUMAacuteRIO

gtgt Introduccedilatildeo 3

gtgt O que eacute uma gestatildeo de projetos de alta performance 5

gtgt O papel do Gerente de Projetos (GP) de alta performance 7

gtgt Os pilares para a alta performance em projetos 9

gtgt Os 7 segredos para uma gestatildeo de projetos de alta performance 12

gtgt Habilidades indispensaacuteveis ao GP para a obtenccedilatildeo de resultados positivos 29

gtgt Conclusatildeo 31

gtgt Sobre a Project Builder 33

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A combinaccedilatildeo entre planejamento monitoramento e controle seja de prazos recursos financeiros ou mesmo pessoais sempre foi indicada como a melhor praacutetica para o sucesso no gerenciamento dos projeto Contudo este cenaacuterio evoluiu Estes fatores satildeo hoje vistos como triviais e seu cumprimento natildeo passa de uma obrigaccedilatildeo definida em contrato

Atualmente clientes e patrocinadores exigem mais do que isso para que o projeto natildeo seja um fracasso Eacute necessaacuterio gerar e entregar valor ou seja atender necessidades e contemplar diferenciais em suas entregas favorecendo natildeo apenas o projeto em si mas a empresa contratante Isto significa alta performance

INTRODUCcedilAtildeO

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A gestatildeo de projetos de alta performance condiz ao chamado ldquoestado da arterdquo Isto engloba as melhores praacuteticas e ferramentas de gestatildeo para o planejamento execuccedilatildeo monitoramento atribuiccedilatildeo de tarefas e inclusive para a geraccedilatildeo de valor em diversas perspectivas

A grande questatildeo eacute que quanto mais projetos maiores as dificuldades de gestatildeo e suas complexidades Por sua vez isto exige uma maior qualificaccedilatildeo teacutecnica para alcance da alta performance Caso contraacuterio os riscos de insucesso ampliam consideravelmente -ateacute mesmo aos que satildeo concluiacutedos jaacute que natildeo haacute garantias quanto a entrega do valor esperado

O QUE Eacute UMA GESTAtildeO DE PROJETOS DE ALTA PERFORMANCE

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A gestatildeo de projetos de alta performance natildeo eacute das tarefas mais simples e acaba por exigir o foco nas restriccedilotildees triviais padratildeo o equiliacutebrio entre verba prazo e escopo para o cumprimento do cronograma e consequentemente dos objetivos preestabelecidos Quando se almeja uma posiccedilatildeo de destaque e lideranccedila no mercado entatildeo tanto o planejamento quanto a execuccedilatildeo do projeto como um todo satildeo ainda mais complexos jaacute que haacute a necessidade de urgecircncia para introduzi-lo no mercado

O PAPEL DO GERENTE DE PROJETOS(GP) DE ALTA PERFORMANCE

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Noacutes acreditamos que existem basicamente 4 pilares para atingir a alta performance em projetos interna financeira futura e junto ao cliente Entenda melhor sobre o que se trata cada uma delas

Alta performance interna

Este pilar consiste na capacidade de manter um fluxo contiacutenuo de projetos gerenciados com ecircxito mesmo quando haacute um volume simultacircneo na gestatildeo de muacuteltiplos ou portfoacutelio de projetos usando uma metodologia de gerenciamento de projetos empresarial

Alta performance financeira

A alta performance financeira eacute de suma importacircncia para o sucesso do gerenciamento dos projetos jaacute que estaacute relacionada agrave capacidade de gerir uma verba preestipulada no longo prazo ndash periacuteodo de execuccedilatildeo ndash que contemple a satisfaccedilatildeo dos principais puacuteblicos envolvidos ndash ou stakeholders

Alta performance futura

Este pilar por sua vez diz respeito ao futuro de sua empresa conforme as entregas realizadas Ou

OS PILARES PARA A ALTA PERFORMANCE EM PROJETOS

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seja um fluxo de resultados finais satisfatoacuterio auxilia no crescimento sustentaacutevel de sua organizaccedilatildeo atraveacutes da retenccedilatildeo do cliente que gera oportunidade de novos negoacutecios

Alta performance junto ao cliente

Quando se trata da alta performance junto ao cliente lidamos com a capacidade de satisfazer continuamente suas necessidades custos prazos escopo e entrega de valor Desta forma vocecirc conseguiraacute o respaldo do cliente para lidar com novos projetos o que amplia a parceria entre ele e sua empresa ndash e natildeo apenas constroacutei uma relaccedilatildeo fornecedordemanda


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OS 7 SEGREDOS PARA UMA GESTAtildeO DE PROJETOS DE ALTA PERFORMANCE

Para que vocecirc consiga cumprir suas responsabilidades com ecircxito atrelado aos 4 pilares da gestatildeo de projetos de alta performance selecionamos 7 segredos para compartilhar Eles foram baseados na experiecircncia de diversos projetos realizados com os melhores profissionais do mercado e o auxiliaratildeo para atingir natildeo apenas os objetivos como tambeacutem na estruturaccedilatildeo ou otimizaccedilatildeo de processos para manutenccedilatildeo de um fluxo contiacutenuo de projetos gerenciados com ecircxito

1 Coloque o foco nos resultados em vez de direcionaacute-lo agraves atividades

Eacute comum aos GPs se atentarem demasiadamente nas atividades que precisam ser cumpridas conforme determinadas no escopo acreditando ser este o caminho para o sucesso para a alta performance nos projetos Contudo isto eacute um erro visto que as atividades devem ser obrigatoriamente cumpridas mas natildeo necessariamente levarem aos resultados almejados

Neste contexto cabe ao gerente do projeto especificar quais satildeo os resultados a serem alcanccedilados e trabalhar a todo momento para que eles sejam cumpridos mesmo que isto leve a uma reformulaccedilatildeo do escopo inicial Para isto eacute fundamental um acompanhamento contiacutenuo de forma sistecircmica

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atraveacutes de meacutetricas que indiquem o caminho a ser seguido para alcanccedilar a alta performance nos projetos Quando isto eacute cumprido automaticamente as atividades tambeacutem seratildeo bem executadas

2 Torne cada objetivo SMART (inteligente em inglecircs)

bull Aleacutem de significar ldquointeligenterdquo em inglecircs SMART eacute um acrocircnimo das palavras

bull Specific (especiacutefico)

bull Measurable (mensuraacutevel)

bull Attainable (atingiacuteveis)

bull Realistic (realista)

bull Time Bound (temporizaacuteveis)

Elas representam como cada objetivo dos projetos que vocecirc gerencia deve ser definido Em outras


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palavras isto significa que eles precisam ser controlaacuteveis auxiliando para que vocecirc e seu time consigam visualizar como eacute possiacutevel influenciar diretamente no alcance destes objetivos Por isso sempre que for defini-los questione-se se eles satildeo

Especiacuteficos

O seu objetivo deve ter definiccedilotildees especificadas como quem o que e quando ele deve ser atingido Aleacutem disso eacute indispensaacutevel identificar quais satildeo os requisitos restriccedilotildees propoacutesitos e benefiacutecios existentes nele

Mensuraacuteveis

Natildeo haacute como gerenciar o que natildeo pode ser medido A maacutexima reafirma o quatildeo fundamental eacute definir o que e como seratildeo mensurados a evoluccedilatildeo destes objetivos

Atingiacuteveis

Vocecirc precisa se assegurar de que possui profissionais qualificados e engajados para bater as metas


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definidas aleacutem de ter tambeacutem as habilidades necessaacuterias para liderar o projeto em busca deste objetivo produtos ou serviccedilos de qualidade bem como um mercado que comporte isto

Realistas

A possibilidade destes objetivos serem atingidos eacute diferente de eles serem realistas Para isto eacute necessaacuterio que eles natildeo firam princiacutepios eacuteticos se o time estaacute disposto a trabalhar em busca deles bem como se eles estatildeo alinhados agraves definiccedilotildees estrateacutegicas da empresa

Temporizaacuteveis

Aleacutem do prazo estabelecido para o cumprimento dos objetivos eacute importante que eles natildeo tenham prazos nem muito curtos nem muito longos para serem concluiacutedos Isto porque na primeira situaccedilatildeo pode natildeo ser possiacutevel concluiacute-los Jaacute na segunda pode haver dispersatildeo do foco almejado

3 Capacite e desenvolva o seu time

Contar com profissionais qualificados eacute primordial para a alta performance em projetos Afinal se falta


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conhecimento teacutecnico faltaraacute tambeacutem habilidade em desenvolvecirc-lo para o alcance dos objetivos Neste sentido compete ao liacuteder desenvolver e capacitar seu time Para isto contudo eacute primordial estipular indicadores-chave de performance com base nos objetivos definidos para o projeto Desta forma seraacute possiacutevel identificar as necessidades de melhoria em cada um dos profissionais aleacutem de orientaacute-los em uma metodologia com foco em entregas

Eacute importante inclusive definir metas a serem acompanhadas Isto tambeacutem indicaraacute pontos a serem desenvolvidos em cada um dos profissionais aleacutem de auxiliaacute-lo na tomada de decisotildees mais adequadas em relaccedilatildeo agrave sua lideranccedila e ateacute mesmo premiar os bons exemplos de sua equipe ou seja quem se destacou Por sua vez esta lideranccedila precisa ser trabalhada em cima de metas tambeacutem SMART caso contraacuterio o efeito pode ser inverso gerando desmotivaccedilatildeo no time

4 Implante uma metodologia focada em entregas

Muitos processos e burocracias para a execuccedilatildeo das atividades eacute tambeacutem um fator desmotivante para o seu time Afinal o tempo de produtividade pode ser reduzido consideravelmente para o


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cumprimento de cada uma das tarefas a serem executadas aleacutem de dificultaacute-las Por isso o ideal eacute que vocecirc esqueccedila as metodologias complexas e trabalhe na implantaccedilatildeo de uma cultura focada em entregas ou seja nos resultados

Para garantir a eficiecircncia contudo eacute fundamental desenvolver e padronizar processos Isto facilita o treinamento dos recursos humanos disponiacuteveis bem como auxilia na identificaccedilatildeo de falhas otimizaccedilatildeo da metodologia melhor disseminaccedilatildeo da cultura criada ndash jaacute que os profissionais satildeo treinados com base nesta premissa ndash e assim melhores resultados para os projetos e para a empresa

5 Evidencie e mantenha o comprometimento junto a sua equipe

Eacute preciso ter em mente de forma clara e evidenciada ao time que vocecirc sozinho natildeo garantiraacute o sucesso do projeto Afinal a sua funccedilatildeo eacute gerenciar o escopo as atividades os recursos e garantir assim que os objetivos sejam alcanccedilados Por isso deixe clara a importacircncia do comprometimento de cada um destes profissionais para a alta performance do projeto Trabalhando juntos cada um cumprindo a sua parte do todo a certeza do ecircxito eacute maior Para isto confira algumas dicas que o


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ajudaratildeo a motivar evidenciar e manter o comprometimento da atuaccedilatildeo em equipe para a obtenccedilatildeo de melhores resultados

bull Natildeo imponha o que deve ser feito esclareccedila como o cumprimento de cada uma das tarefas beneficiaraacute o alcance dos objetivos a organizaccedilatildeo como um todo e tambeacutem cada um destes profissionais

bull Decirc o exemplo cumpra a sua parte e demonstre ao seu time que o compromisso com as responsabilidades designadas faz toda a diferenccedila para os resultados

bull Envolva os integrantes do time traga-os para as tomadas de decisatildeo Utilize o conhecimento deles para agregar valor aos projetos definir objetivos e metas SMART bem como estimar prazos e recursos necessaacuterios Isto o auxiliaraacute a tomar melhores decisotildees aleacutem de motivar o grupo

bull Demonstre que planejar eacute possiacutevel e necessaacuterio auxilie os profissionais a enxergar valor no planejamento mostrando que este eacute o melhor caminho para a alta performance nos projetos


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bull Feedback eacute fundamental todos os envolvidos no projeto sejam eles colaboradores cliente patrocinadores ou gestores precisam receber retorno frequente sobre as atividades individuais e sobre o avanccedilo de estaacutegios nos projetos Isto minimiza a ansiedade e auxilia tambeacutem na otimizaccedilatildeo do trabalho

bull Reconhecimento eacute indispensaacutevel seja em forma de elogios bonificaccedilotildees premiaccedilotildees ou recompensas A melhor forma em sua empresa eacute vocecirc quem sabe Afinal vocecirc conhece melhor a sua equipe e saberaacute dizer o que eacute mais motivador a eles

6 Saiba detectar previamente armadilhas em potencial

Vocecirc saberaacute mensurar o sucesso de seu projeto conforme o alcance dos resultados Eles precisam cumprir prazos orccedilamento e escopo para assegurar a satisfaccedilatildeo do cliente e assim o ecircxito na tarefa Geralmente quando este sucesso natildeo vem eacute comum ouvir desculpas e justificativas similares o que tira toda a sua razatildeo mesmo que vocecirc de fato a tenha


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O segredo aqui eacute saber identificar previamente as armadilhas em potencial que podem minar todo o trabalho desenvolvido ateacute entatildeo Para isso a documentaccedilatildeo de projetos anteriores tem muito a contribuir Eacute a chamada ldquogestatildeo do conhecimentordquo que faz com que vocecirc jaacute saiba que tipo de erros podem levaacute-lo ao insucesso Algumas das situaccedilotildees que devem ser evitadas de um modo geral satildeo

bull Centralizar as decisotildees e natildeo envolver todos os stakeholders fundamentais para o sucesso do projeto

bull Ter objetivos vagos que natildeo trabalham a riqueza em detalhes que auxiliaratildeo na identificaccedilatildeo dos resultados

bull Falta ou falha na definiccedilatildeo do papel e responsabilidade de cada um dos envolvidos e como isto impacta no projeto como um todo

bull Natildeo estabelecer um cronograma com as devidas necessidades de recursos interdependecircncia das tarefas conhecimento sobre habilidade necessaacuterias para a execuccedilatildeo de cada atividade e estimativa de horas para alocaccedilatildeo dos recursos humanos


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bull Falta de documentaccedilatildeo do projeto por escrito

bull Natildeo utilizar do conhecimento em outros projetos para se resguardar de riscos e incertezas comuns

bull Falta de monitoramento sobre a evoluccedilatildeo das atividades dos recursos humanos envolvidos e do projeto como um todo

bull Natildeo trabalhar a retenccedilatildeo dos recursos humanos envolvidos o que pode gerar a necessidade de substituiccedilatildeo e consequentemente o atraso nas entregas e a insatisfaccedilatildeo com os resultados Caso vocecirc natildeo tenha um profissional substituto com as devidas habilidades este problema se agrava haja visto que a curva de aprendizado geralmente eacute maior do que a margem de risco definidas

bull Falhas ou falta de comunicaccedilatildeo entre o time

bull Falta de comprometimento dos integrantes da equipe


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bull Suporte inconsistente seja do gerente para a equipe ou mesmo do cliente para o gerente

bull Natildeo contar com um liacuteder com as habilidades essenciais para a alta performance nos projetos

7 Melhore suas estimativas de pessoal

Chegar a uma gestatildeo de projetos de alta performance natildeo eacute algo simples Enquanto algumas empresas optam por acompanhar suas estimativas de pessoal com planilhas eletrocircnicas ou softwares instalados localmente outras jaacute sabem que isso tem um impacto muito significativo no tempo investido para a geraccedilatildeo de informaccedilotildees de qualidade Por isso optam por investir em uma soluccedilatildeo que faccedila esse trabalho de forma mais profissional aacutegil e segura

A recomendaccedilatildeo pela nossa soluccedilatildeo o Project Builder (PB) eacute justamente pela flexibilidade propiciada Utilizada desde as pequenas empresas e consultores individuais ateacute os 20 maiores grupos econocircmicos do Brasil o Project Builder permite acompanhar dentro de um uacutenico ambiente todas as questotildees necessaacuterias para melhorar suas estimativas de pessoal Dentre elas podemos citar


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bull Sua estrutura organizacional

bull Os recursos humanos seus conhecimentos habilidades e atitudes

bull Alocaccedilatildeo de profissionais em diferentes projetos de forma muito simples e efetiva

Com essa estrutura eacute possiacutevel gerar de forma dinacircmica relatoacuterios que evidenciam como estaacute a gestatildeo de projetos dentro das diferentes aacutereas de negoacutecio de sua organizaccedilatildeo Tudo isso dentro de um ambiente colaborativo onde eacute possiacutevel registrar cada recurso do projeto e suaexecuccedilatildeopublicar documentos e automatizar a comunicaccedilatildeo O proacuteprio PB evidencia tendecircncias e emite alertas automaacuteticos que notificam os principais envolvidos sobre atrasos nas entregas Desta forma eacute possiacutevel tomar medidas corretivas de forma mais aacutegil e assertiva

O preceito para a alta performance contudo estaacute em certificar-se de ter as pessoas certas realizando os trabalhos certos Neste contexto novamente uma soluccedilatildeo tecnoloacutegica auxilia muito Isto porque ela o auxiliaraacute a verificar se vocecirc estaacute alcanccedilando de fato todo o potencial de sua equipe Para ajudaacute-lo nesta tarefa criamos uma lista com algumas dicas para identificaccedilatildeo desta questatildeo


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bull Faccedila a distinccedilatildeo entre esforccedilopessoa e duraccedilatildeo a quantidade de tempo que uma pessoa efetivamente trabalha em uma atividade e o tempo no calendaacuterio necessaacuterio para completar uma atividade Veja como funciona no PB


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bull Descreva claramente o trabalho a ser feito em cada atividade quais satildeo as entradas os resultados outros tipos de recursos e processos necessaacuterios para a execuccedilatildeo das atividades

bull Relate as atividades com detalhes suficientes descreva quais satildeo as estimativas do esforccedilo de trabalho lembrando que o indicado eacute que elas natildeo sejam superiores a duas pessoassemana

bull Identifique quais satildeo os requisitos de pessoal especificando as habilidades e conhecimentos indispensaacuteveis para a execuccedilatildeo das tarefas e natildeo o nome de uma pessoa ou um cargo Veja como funciona no PB


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bull Envolva as pessoas nas estimativas de esforccedilo para as atividades que elas executaratildeo para que vocecirc tenha uma ideia mais real da possibilidade de alocaccedilatildeo de recursos

bull Reconfirme e revise todas as estimativas realizadas apoacutes a alocaccedilatildeo dos recursos humanos em cada uma das atividades

bull Reflita os seguintes fatores em suas estimativas de esforccedilo

1 Produtividade medida por unidade de tempo

2 Eficiecircncia mensurada pela proporccedilatildeo de tempo gasto no trabalho com o projeto em oposiccedilatildeo agraves demais atividades organizacionais rotineiras natildeo relacionadas com projetos especiacuteficos

3 Disponibilidade avaliada pela proporccedilatildeo de tempo em seu trabalho em oposiccedilatildeo a ausecircncia dos profissionais Veja como funciona no PB


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HABILIDADES INDISPENSAacuteVEIS AO GP PARA A OBTENCcedilAtildeO DE RESULTADOS POSITIVOS

Para que o ldquoestado da arterdquo seja atingido em sua empresa eacute indispensaacutevel que vocecirc desempenhe ou desenvolva algumas habilidades triviais para o gerenciamento de projetos Isto asseguraraacute uma melhor visualizaccedilatildeo sobre o seu trabalho como um todo uma equipe mais motivada e clientes mais satisfeitos Por isso listamos 10 destas habilidades para que vocecirc avalie a sua performance em cada um destes itens e desta forma atinja tambeacutem a alta performance nos projetos que gerencia

bull Competecircncia teacutecnica

bull Lideranccedila

bull Organizaccedilatildeo

bull Planejamento

bull Mediaccedilatildeo e resoluccedilatildeo de conflitos

bull Seleccedilatildeo de equipes

bull Empreendedorismo

bull Visatildeo no longo prazo

bull Flexibilidade

bull Boa comunicaccedilatildeo

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A alta performance em projetos apenas eacute possiacutevel trabalhando os 4 pilares defendidos neste eBook Por isso avalie qual a situaccedilatildeo atual dos projetos processos e metodologia utilizados em sua empresa e quais os impactos deles no crescimento do seu negoacutecio Com base nos 7 segredos compartilhados verifique como cada um deles tem sido trabalhado e como vocecirc poderia melhoraacute-los para um gerenciamento de projetos de alta performance

CONCLUSAtildeO

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Haacute mais de 15 anos no mercado a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefiacutecios da Gestatildeo de Projetos conseguindo assim atingir a alta performance em seus negoacutecios Para isto trabalhamos trecircs formas principais

raquoraquo Nossa soluccedilatildeo o Project Builder foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e por isso se tornou uma plataforma indispensaacutevel para o ganho de eficiecircncia e a alta performance em projetos

raquoraquo Temos uma metodologia passo a passo de implementaccedilatildeo da Gestatildeo de Projetos Oferecemos pacotes de consultoria baseadas nesta metodologia para o uso efetivo do Project Builder

raquoraquo Produzimos muito conteuacutedo educativo na aacuterea de Gestatildeo de Projetos estrateacutegia e desenvolvimento de produto Eles satildeo disponibilizados como posts no blog eBooks Webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder

Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa soluccedilatildeo atraveacutes de uma demonstraccedilatildeo por viacutedeo ou realize um teste gratuito

SOBRE A PROJECT BUILDER

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SUMAacuteRIO

gtgt Introduccedilatildeo 3

gtgt O que eacute uma gestatildeo de projetos de alta performance 5

gtgt O papel do Gerente de Projetos (GP) de alta performance 7

gtgt Os pilares para a alta performance em projetos 9

gtgt Os 7 segredos para uma gestatildeo de projetos de alta performance 12

gtgt Habilidades indispensaacuteveis ao GP para a obtenccedilatildeo de resultados positivos 29

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