GUGP - GRUPO DE USUÁRIOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

OS DESAFIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE ERP

Pauta

• Contextualização do Cenário

• Desafios e Fatores Críticos de Sucesso:→ Projeto x Planejamento Estratégio→ Comprometimento da Alta Gestão→ Metodologia de Implantação→ Gestão de Mudanças e Plano de Comunicação→ Formação das Equipes do Projeto→ Gerenciar x Liderar→ Gestão compartilhada do projeto

Contextualização

Projetos de Implantação de ERP:

Integrar PESSOAS + PROCESSOS + FERRAMENTAS

Pessoas Capacitadas

Ferramentas

Adequadas

Processos definidos e monitorado

s

Organização Integrada

Contextualização

As organizações acreditam que, pelo simples fato de selecionarem o melhor sistema disponível no mercado,

bem como uma consultoria experiente que lhe dê suporte metodológico para a implantação desse sistema de ERP,

possuem as condições suficientes para garantir o sucesso do projeto.

Somente isto é suficiente?

Contextualização

E outros fatores como:

• O projeto está alinhado com a estratégia da organização?• A alta gestão está comprometida?• A organização está preparada para a mudança?• A metodologia está difundida e sendo bem empregada?• E o Plano de Comunicação?• E a Formação de Equipes?

Contextualização

Fatores como esses, poderão contribuir para a obtenção de melhores ou piores resultados

quando nos referimos a um projeto de implantação de um sistema de ERP.

Desafios

Gerenciamento do Projeto

Metodologia de Implantação

Gestão Stakeholders

ComunicaçãoFormação de Equipes

Gerenciar e Liderar

Cultura Organizacional

Gestão da MudançaGestão Compartilhada

Pessoas

Comprometimento da Alta estão

Projetos x Estratégia

Projetos devem refletir a estratégia da organização e gerar valor para o negócio!

O projeto precisa estar alinhado com o planejamento estratégico, caso contrário terá grandes chances de

fracassar.

Cultura Organizacional

Projetos podem falhar ou ser bem sucedidos de acordo coma a Cultura de uma organização.

Tanto a Cultura da empresa como a Cultura de um projeto dentro de uma empresa, são mutuamente

interdependentes influenciando um ao outro.

A Cultura da organização, afeta o planejamento estratégico, sua implementação e consequentemente,

a gestão de projetos dentro da organização.

Cultura Organizacional

Organizações mais reativas a processos de transformação organizacional, tendem a dificultar e

criar barreiras ao processo de implantação de sistemas de ERP, influenciando diretamente no seu

sucesso ou fracasso.

Cultura Organizacional

Transformar e modernizar uma organização com a implantação de um sistema ERP, mesmo utilizando as melhores práticas de gerenciamento, não garante o sucesso dessa implantação se a própria organização

não encontrar o modo mais adequado de como mudar e o que mudar.

Gestão da Mudança

Projetos de Implantação de ERP geram mudanças nos processos, nas ferramentas, nas estruturas e nas PESSOAS!

“Não é o mais forte da espécime que sobrevive, nem o mais inteligente, mas aquele que responde melhor às mudanças.” (Charles Darwin)

10% - ACEITAM DE IMEDIATO

20% - ACEITAM COM UM POUCO DE CONVENCIMENTO

40% - ACEITAM COM ALGUM CONVENCIMENTO

30% - SÓ ACEITAM DEPOIS QUE A MUDANÇA FOI BEM SUCEDIDA

Gestão da Mudança

Se a mudança for gerenciada ela será implementada com mais sucesso.

Reduzir resistência, aumentar comprometimento.

Comitê de Mudanças deve dar apoio e suporte à gerencia do projeto.

A facilidade com que a empresa encara a mudança vai facilitar o processo de implantação do sistema de ERP.

Comprometimento da Alta Gestão

Comprometer-se é:- Envolver toda a organização Gestão da Mudança!- Patrocinar e participar ativamente do projeto- Ouvir e agir sempre que acionado

Desafio do Gerente do Projeto: Manter o envolvimento da Alta Gestão durante todo o projeto!

Como fazer isso?

Gestão de Stakeholders

Stakeholders com alta influência e a favor do projeto, atuam como aceleradores, enquanto que os com alta influência e interesses contrários

ao do projeto atuam como bloqueadores.

Gestão de Stakeholders

INTERESSE

PODER

Alto

BaixoBaixo Alto

Mantenha Satisfeito

• Cuidado com excesso de informação• A escolha da forma de comunicação é crucial

Monitore

• Comunicação genérica de pontos importantes• Avalie mudanças de poder ou interesse

Contato Próximo

• Contato pessoal• Tente formar relacionamento

Mantenha Informado

• Precisam saber o que está acontecendo• Garanta que recebam e emitam a informação necessária ao Projeto

Matriz de Poder x Interesse

Gestão da Comunicação

Deve ser definida uma estratégia e um Plano de Comunicação para o Projeto para garantir que a informação chegue a todos os envolvidos.

Premissas:- Credibilidade e transparência- Discurso alinhado com atitudes

Metodologia

Porque usar uma Metodologia?

• Instrumento de Orientação• Estabelecer Padrão de Procedimentos• Aumentar a qualidade• Controle e Acompanhamento do Projeto• Aumentar as chances de SUCESSO do projeto

Metodologia

A metodologia, por parte da implementadora, deve ser flexível ao perfil do cliente e ao tipo de projeto!

Projetos são únicos!

Metodologia

Pontos de Atenção:

A metodologia é bem conhecida e aplicada pela equipe da implementadora, mas ....

...precisa ser apresentada e compreendida pela equipe do cliente.

A metodologia deve ser utilizada por TODOS os envolvidos no projeto!

Metodologia

Pontos de Atenção:

• Aderência aos processos (GAPs)• Customizações zero• Workflow para solicitações de mudança• Escopo x Prazo x Custo x Qualidade

Formação de Equipes

Um projeto falha normalmente não pela falta do emprego de técnicas e metodologias mas sim, pela falta de qualificação da equipe de projeto.

• Perfil da equipe para o projeto

• Sinergia entre equipes cliente e implementadora

• Team building (relacionamento)

Quem é o usuário chave?• O conhecedor do processo;• Pessoa de referência;

Missão do usuário chave:• Apoiar a gestão;• Compartilhar as informações do processo de forma clara;• Dar o suporte ao demais colegas;• Multiplicador;

Formação de Equipes

Gerenciar x Liderar

Gerenciar ou Liderar?É preciso Gerenciar coisas e Liderar pessoas!

O GP precisa ser um líder!

• Ser o exemplo• Facilitador• Habilidade de se relacionar• Ouvir e agir

Gestão Compartilhada

GP Cliente

Gerenciamento do Projeto

GP Implementadora

Caminho para o sucesso

Caminho para o sucesso

• A organização é formada por PESSOAS

• O projeto é executado por PESSOAS

• Os processos são executados por PESSOAS

• O SUCESSO ou o FRACASSO depende SOMENTE DAS PESSOAS

Caminho para o sucesso

O sucesso dos projetos depende de PESSOAS! Depende de VOCÊ!

DAIANE DA COSTA

Gerente de Projetosdaiane.mcosta@gmail.com(54) 9994-1007