Projeto de implantação de um sistema ERP

O software ERP é um sistema de informática responsável por cuidar de

todas as operações diárias de uma empresa, desde o Faturamento até o

balanço contábil, de Compras a fluxo de caixa, de apuração de impostos a

Administração de Pessoal, de inventário de estoque às contas a receber, do

ponto dos funcionários a controle do maquinário da fábrica, enfim, todo o

trabalho administrativo e operacional feito numa empresa.

O que é um sistema ERP?

Devido ao crescimento, a entidade tem maior necessidade de

que suas operações sejam registradas em tempo real, afim de

gerar informações aos gestores com tempestividade.

Com a utilização de diversos sistemas, um para cada área, e que

não interagem entre si, a empresa não consegue manter o

controle efetivo sobre seus ativos e como consequência os

processos ficam prejudicados.

Justificativa

Os Colégios Rotciv vêm crescendo ao longo dos últimos anos, quando

iniciou suas atividades, atuava apenas na educação infantil em um

pequeno imóvel alugado, com o passar dos anos e o sucesso de sua

metodologia de ensino o Centro Educacional Rotciv cresceu e se tornou

uma rede de colégios, que oferecem da educação infantil até o ensino

médio.

Caracterização do contexto

A empresa vem trabalhando com uma contabilidade externa

(serviço terceirizado), porém com o crescimento demasiado nos

últimos anos, sua contabilidade precisa ser trazida para dentro

da entidade, o que vem a calhar, tendo em vista necessidade de

a empresa integrar seus processos, desde a cotação de preços

com fornecedores até a saída dos materiais.

Caracterização do contexto

Falta de controle sobre os ativos;

Falta de integração entre os setores e a contabilidade;

Falta de tempestividade.

Seleção dos problemas

Implantação de um sistema ERP

Solução proposta

O objetivo geral deste projeto é a implantação de um sistema ERP que irá substituir os atuais sistemas, otimizando a gestão contábil e empresarial.

Objetivo geral

Implementar um sistema ERP que poderá sofrer ajustes para atender as especificações da rede de colégios Rotciv.

Melhorar e ampliar a qualidade nos procedimentos contábeis, além de otimizar os processos de entrada e saída e um maior controle na estocagem garantindo maior agilidade e exatidão na distribuição dos materiais.

Otimizar todas as atividades operacionais e administrativas dentro dos processos organizacionais.

Utilizar uma metodologia de implantação rápida e com menor custo possível e que não interfira nos processos administrativos da rede de colégios

Objetivos específicos

Otimização da gestão e do controle do negócio; e

Implantação de um software ERP.

Metas

Contratação de uma consultoria especializada;

Definição da equipe de contabilidade;

Segregação dos processos;

Instalação do software ERP;

Validação;

Utilização e Manutenção.

Ações

Inicialmente a empresa atuava com apenas um pequeno imóvel alugado e a

sua contabilidade era externa.

Devido à complexidade de sua expansão, houve a necessidade de contratar

a consultoria de uma empresa especializada e montar uma equipe para

atuar no novo setor de contabilidade.

Detalhamento de Ações

Dado os primeiros passos, a empresa precisou definir seus processos,

desde a compra até a saída de materiais, afim de estabelecer um padrão

para que as informações coletadas sejam fidedignas e representativas.

Após a preparação, foi dado treinamento para os funcionários que utilizarão

o sistema, assim como a instalação e validação do mesmo.

Detalhamento de Ações

Com todas as etapas deste processo prontas, a empresa pode utilizar o

sistema e usufruir dos benefícios gerados por ele.

Em virtude de possíveis erros, aprimoramento de ferramentas e novas

tecnologias, a manutenção do sistema será feita com o suporte da empresa

responsável.

Detalhamento de Ações

A fim de que as metas estabelecidas ocorram de acordo o planejado deve ser realizado um estudo de viabilidade do projeto. Após confirmação de viabilidade, segundo PADOVEZE (2014), precisam ser seguidos os seguintes processos:

Organização do projeto; Implantação; Treinamento; Operação; Avaliação final.

Implementação

Estrutura Organizacional

Tendo em vista o crescimento ocorrido a instituição deve dispor de infraestrutura para atender as novas necessidades. A estrutura organizacional da empresa precisa então ser revista, disponibilizando mais espaço para os equipamentos e execução das atividades.

Recursos HumanosA instituição precisa disponibilizar de mão de obra para atender as novas necessidades da empresa. Caso o quadro de funcionários atual não seja suficiente, é preciso que seja feita a contratação de novos funcionários.

É essencial que os responsáveis pelo projeto tenham habilidade suficiente para o gerenciamento dos aspectos humanos e motivacionais envolvidos. É indispensável a qualificação de todo o quadro de funcionários para a utilização devida do programa.

Recursos MateriaisDevem ser reestruturados os computadores já utilizados pela entidade para que tenham a capacidade de satisfazer os requisitos necessários para implantação do novo sistema de informações. A empresa pode ainda optar por adquirir novos computadores, máquinas mais modernas, possivelmente melhorando o desempenho do sistema. Esse aspecto é muito importante no processo pois podem haver falhas caso não forem atendidos os quesitos propostos.

Cronograma de ExecuçãoO cronograma de execução servirá para elencar os processos necessários para a realização da aquisição do sistema ERP bem como o término da implantação do mesmo. É uma etapa essencial para êxito do projeto de implantação pois com base nele é possível estimar custos, tempo, gerenciamento de atividades e avalição da viabilidade do projeto.

Objetivo do cronogramaO objetivo do cronograma é o de definir como serão os procedimentos ou as etapas de elaboração do projeto de implantação do sistema ERP na empresa. Este deve compor uma lista de atividades/serviços que pretendem ser executados.

Etapas do cronograma

Custos e financiamentosOs custos e financiamentos de um determinado sistema ERP, estará diretamente relacionado com o porte da empresa, com o grau de necessidade, quais os tipos de módulo e se atende ao seu negócio de maneira eficiente e eficaz.

Custos

• Custos para a contratação do sistema ERP;• Licença de uso;• Integração e testes do sistema;• Custos de manutenção e suporte;• Consultoria;• Treinamento;• Customização.

Financiamento Com relação ao financiamento, é necessário possuir um cadastro em algum banco. No Brasil, muitas empresas precisam de linha de crédito, porém poucas conhecem o BNDES (Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social). Este possui juros baixos e passa credibilidade para as empresas que querem adquirir algum financiamento.

Desembolso

O custo do ERP não se limitará ao desembolso da fase de

implantação. Deverá compreender o ciclo de vida completo do

produto, que se inicia na implantação e continua durante o seu

uso com atualizações e manutenções, seja por equipe própria

ou por terceiros.

Adquirir um ERP: QUANTIDADE UNITÁRIO TOTAL– licenciamento do fabricante ERP (POR PONTO DE ACESSO)

90 R$ 189,00 R$17.010,00

– servidor da aplicação do ERP 1 R$40.000,00 R$40.000,00– consultoria para implantação (POR HORA) 120 R$ 117,00 R$ 14.040,00– treinamentos (datashows, desktops, material didático e locais para treinamentos)

1 R$15.000,00 R$15.000,00

– customizações 1 R$ 8.000,00 R$ 8.000,00– atualização dos desktops 90 R$ 49,90 R$ 4.491,00– servidor de banco de dados 1 R$28.000,00 R$28.000,00– licenciamento para o software gerenciador de banco de dados

1 R$ 899,00 R$ 899,00

– despesas de viagem, estadia e alimentação para o time de projeto

1 R$12.000,00 R$12.000,00

– sistema operacional para os servidores 2 R$ 239,90 R$ 479,80– sistema anti-virus para os servidores 2 R$ 399,00 R$ 798,00– sistema de backup para os servidores (ANUAL) EM NUVEM

1 R$ 7.300,00 R$ 7.300,00

– mídias e unidades de backups 2 R$ 9.000,00 R$18.000,00– datacenter 1 R$30.000,00 R$30.000,00

R$196.017,80

Manter um ERP:

– manutenção mensal do fabricante do ERP (MENSAL)

1 R$ 7.000,00 R$ 7.000,00

– suporte interno ao ERP (EQUIPE DE TI) - MENSAL

1 R$12.000,00 R$ 12.000,00

– customizações futuras (ajustes a mudanças da empresa, relatórios e melhorias)

VARIÁVEL

– manutenção das licenças dos demais softwares envolvidos (ANUAL)

90 R$ 239,90 R$ 21.591,00

– upgrades VARIÁVEL

R$ 40.591,00

MONITORAMENTO E AVALIAÇÃOMonitoramento é o acompanhamento contínuo do desenvolvimento da implantação do sistema, gerenciando o cronograma do projeto garantindo o cumprimento dos prazos.

Avaliação compreende (dentro das diversas datas cronogramadas):

•Verificação do atendimento dos objetivos previstos;•Verificação da eficácia das novas operacionalidades pretendidas;•Verificação do alcance das metas de desempenho determinadas quando da organização do projeto;•Verificação do alcance do retorno do investimento pretendido.

Obrigado!

Andressa MonteiroMithelle Maximino

Rodrigo BorgesVictor Claudio