PGP – PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO

(VERSÃO 345 DO GRP)

Pág. 2

Sumário

2 PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO - PGP ........................................................................................ 4

3 CRIAÇÃO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO ............................................................................. 5

3.1 Alterando um Plano de Gerenciamento de Projeto: ..................................................................... 6

3.1.1 Excluindo um Plano de Gerenciamento de Projeto: ................................................................. 6

3.1.2 Copiando um Plano de Gerenciamento de Projeto: .................................................................. 7

3.1.3 Tornar oficial uma cópia de um Plano de Gerenciamento de Projeto .................................... 7

3.2 ABA ALINHAMENTO ESTRATÉGICO .......................................................................................................... 8

3.3 ABA EQUIPE ............................................................................................................................................. 8

3.4 ABA ESCOPO ............................................................................................................................................ 9

3.5 ABA UNIDADES INTERVENIENTES ...........................................................................................................10

3.6 ABA COMUNICAÇÕES .............................................................................................................................10

3.7 ABA TRAMITAÇÃO ..................................................................................................................................11

3.8 ABA ITENS PGP .......................................................................................................................................11

4 PROGRAMAS VINCULADOS .......................................................................................................................12

4.1.1 CRONOGRAMA PGP.............................................................................................................................12

4.1.4 VINCULADO CRONOGRAMA – REALIZAÇÃO DAS TAREFAS ..................................................................14

4.1.5 VINCULADO CRONOGRAMA – ANÁLISE CRÍTICA E AÇÕES GERENCIAIS ................................................14

4.1.6 VINCULADO ITENS DO PGP ..................................................................................................................15

4.1.7 RISCOS PGP .........................................................................................................................................16

4.1.8 VINCULADO TRAMITAÇÕES .................................................................................................................17

4.1.9 VINCULADO INDICADORES ..................................................................................................................18

4.1.10 VINCULADO CONTROLE DE ATUALIZAÇÕES .......................................................................................18

Pág. 3

1 Acessando o sistema

No navegador web, abra o sistema GRP (https: xxxxxxx), clique em no “login”,

informe o seu usuário e senha, após clique no botão “Entrar”.

Após informar a senha o sistema abrirá a “Seleção de Administração”, o usuário

deve selecionar a administração desejada e após clicar em “OK”.

Lembrando: Para saber a administração que está logado, basta verificar no

“cabeçalho”, conforme a imagem abaixo.

Para acessar o programa desejado pode se digitar o nome, no campo de busca (1)

ou clicar no Menu (2).

Pág. 4

2 Plano de Gerenciamento de Projeto - PGP (Menu> Planejamento Estratégico[Projeto]> Plano de Gerenciamento de Projeto -

PGP

.

Importante salientar que o PGP depende dos Planos Estratégicos previamente

cadastrados.

Na tala é realizado o cadastramento das Informações centrais do Plano de

Gerenciamento, tudo que tiver (*) é obrigatório o preenchimento:

• Unidades Organizacional;

• Identificação;

• Inicio Previsto;

• Final Previsto;

• Clientes;

• Responsável.

Pág. 5

3 Criação do Plano de Gerenciamento de Projeto

• Clicar no botão “Criar”;

• O número da versão, tipo de versão projeto e situação, será preenchido

automaticamente pelo sistema.

• Tipo, Estratégico e Ação Operacional será preenchido automaticamente pelo

sistema.

• Informe a Descrição Unidade;

• Identificação;

• Informar Descrição da Identificação;

• Data da Proposta;

• Início Previsto;

• Final Previsto;

• Início Execução:

• Final Execução;

• Justificativa;

• Informar Clientes, Responsável e Data;

• Clicar no botão “Salvar”.

Pág. 6

3.1 Alterando um Plano de Gerenciamento de Projeto:

• Clicar no botão Localizar;

• Digitar as informações do plano que se deseja alterar;

• Clicar no botão Recuperar

• Realizar as alterações desejadas;

• Clicar no botão "Salvar"

3.1.1 Excluindo um Plano de Gerenciamento de Projeto:

• Clicar no botão Localizar;

• Digitar as informações do plano que se deseja excluir;

• Clicar no botão Recuperar;

• Clicar no botão Excluir.

Pág. 7

3.1.2 Copiando um Plano de Gerenciamento de Projeto:

Para criar uma cópia para revisão do PGP, deve-se selecionar a opção 'Gerar

Revisão' e para criar uma cópia de um PGP para continuidade deve-se selecionar a

opção 'Gerar cópia para continuidade'.

• Clicar no botão Gerar Cópia;

• Selecionar a opção ‘Gerar revisão’ ou ‘Gerar cópia’ para continuidade

• Clicar em SIM.

3.1.3 Tornar oficial uma cópia de um Plano de Gerenciamento de Projeto

A ação é feita pela DEGEP para tornar uma revisão a versão oficial do PGP.

• Clicar no botão Tornar Oficial;

• Clicar no botão SIM da pop-up que se abrirá.

Pág. 8

3.2 Aba Alinhamento Estratégico Definindo os alinhamentos estratégicos do Projeto:

• Selecionar a aba Alinhamento Estratégico;

• Clicar no botão Criar;

• Selecionar o Plano Estratégico, Tema e o Objetivo Estratégico;

• Clicar no botão "Salvar";

• Para Localizar um alinhamento clicar no botão "Localizar" e depois em

"Recuperar".

• Para Excluir um alinhamento clicar "Localizar", selecione o registro, em

seguida, clicar no botão "Excluir".

3.3 Aba Equipe Nesta aba é possível localizar os integrantes da equipe do Projeto e seu respectivo

papel.

No campo 'nome' deve-se digitar ao menos três letras do nome, e selecionar o

mesmo, na lista que aparece abaixo.

Pág. 9

Cadastrando a equipe do projeto:

• Clicar no botão "Criar";

• Informar o Tipo e o Nome do Usuário;

• Clicar no botão "Salvar";

• Clicar no botão “Localizar” e depois em "Recuperar" para exibir os dados

cadastrados.

• Para excluir um cadastro, é preciso localizá-lo, selecioná-lo e, em seguida,

clicar no botão “Excluir”.

3.4 Aba Escopo Nesta aba é possível lançar os dados relativos ao escopo do Projeto.

• Clicar no botão "Criar" e preencher os dados a seguir:

• Produto/Serviço;

• Situação problema;

• Abrangência;

• Benefícios e resultados;

• Fora do escopo;

• Clicar no botão “Salvar”;

• Clicar no botão “Localizar”, "Recuperar" para exibir os escopos cadastrados.

• Para excluir um escopo, apenas clique no botão “Excluir”.

Pág. 10

3.5 Aba Unidades Intervenientes Nesta aba é possível lançar as unidades que prestarão apoio à execução do

Projeto.

• Clicar no botão "Criar" e preencher os dados a seguir:

• Unidade;

• Síntese de Apoio;

• Prazo;

• Clicar no botão “Salvar”;

• Para excluir uma Unidade Interveniente, é preciso localizá-la, selecionar e,

em seguida, clicar no botão “Excluir”.

• O campo ‘Aceite’ é preenchido pela Unidade Interveniente no Programa

'Análise Itens e Apoio Unidades Intervenientes', assim como, os campos

Prazo Unidade e Justificativa.

3.6 Aba Comunicações Nesta aba é possível cadastrar as comunicações que deverão ser realizadas no

decorrer do Projeto, assim como destinatários e responsáveis pela comunicação.

Pág. 11

• Clicar no botão "Criar" e preencher os dados a seguir:

• Atividade;

• Destinatário;

• Responsável;

• Periodicidade;

• Meio de Envio;

• Clicar no botão “Salvar”.

3.7 Aba Tramitação Aba que demonstra as informações referentes as tramitações realizadas no

decorrer da elaboração da proposta até a finalização ou descontinuidade do Projeto.

3.8 Aba Itens PGP Aba que demonstra as informações dos Itens do Projeto que foram cadastrados no

Vinculado "Itens - PGP".

Pág. 12

4 Programas Vinculados No ‘Vinculado’ é possível realizar o cadastramento e visualizar: "Cronograma" ,

"Itens", "Risco", "Indicadores", "Tramitação" "Controle de Atuações - PGP".

4.1.1 Cronograma PGP Plano de Gerenciamento de Projeto - PGP> Vinculado> Cronograma-PGP

Programa para inclusão das entregas e ações do cronograma do PGP.

• Clicar no botão "Criar" e preencher os dados a seguir:

• Exercício;

• Tipo: preencher pelo sistema automaticamente como proposta;

• Entregas/Ações;

• Descrição Entregas/Ações;

• Entrega Relacionada;

• Responsável;

• Descrição Responsável;

• Peso;

• Unidade Interveniente;

• Descrição da Unidade Interveniente;

• Custo;

• Data Entrega Inicial;

• Data Entrega Final adicionar entrega a lista no botão (+);

• Após adicionar todas as entregas clicar em "Salvar".

Pág. 13

4.1.2 Cronograma inclusão das Entregas do PGP

Primeiramente, deverá ser realizado o lançamento das entregas.

Selecionar no campo Tipo a opção ‘Entrega’, preencher todos os campos descritos

anteriormente e clicar no (+), após lançar todas as entregas, clicar em "Salvar".

4.1.3 Cronograma inclusão das Ação do PGP

Após preencher as "Entregas", deverão der incluídas as "Ações" referentes às

Entregas.

Selecionar no campo Tipo a opção ‘Ação’, preencher todos os campos descritos

anteriormente e clicar no (+), após lançar todas as ações de uma entrega, clicar em

"Salvar".

Pág. 14

4.1.4 Vinculado Cronograma – Realização das Tarefas Programa para lançamento das tarefas realizadas do cronograma de

entregas/ações do PGP.

Entregas e Ações, Peso Realizado da Ação vêem preenchidos automaticamente,

apenas informar:

• Data Inicial da Ação;

• Data Final da Ação;

• Clicar no botão "Salvar"

4.1.5 Vinculado Cronograma – Análise Crítica e Ações Gerenciais Programa onde será informada a análise crítica de alguma intercorrência do projeto

e quais ações gerenciais deverão ser tomadas para contornar a situação.

• Clicar no botão "Criar" e preencher os dados a seguir:

Pág. 15

• Assunto;

• Análise Crítica;

• Ações Gerenciais;

• Clicar no botão "Salvar";

• Clicar no botão Localizar e depois em Recuperar para exibir todos os

registros cadastrados.

• Para excluir um registro, é preciso localizá-lo e, em seguida, clicar no botão

Excluir.

4.1.6 Vinculado Itens do PGP Para se "Criar" um Item de PGP deve se preencher os campos:

• Nº - Número da ordem do item dentro do PGP. Preenchido automaticamente

pelo sistema;

• Situação: "Ativo", "Cancelado" ou "Finalizado"

• Classificação;

• Descrição;

• Unidade Responsável;

• Exercício:

• Quantidade;

• Valor;

• Clicar no botão "salvar".

Pág. 16

4.1.7 Riscos PGP Programa para lançamento dos Riscos inerentes à execução do PGP.

• Clicar no botão "Criar" e preencher os dados a seguir:

• Código:

• Detalhamento;

• Conseqüência;

• Probabilidade;

• Impacto;

• Severidade, preenchido automaticamente pelo sistema;

• Para buscar clicar no botão Localizar;

• Clicar no botão Recuperar.

• Para excluir um é preciso localizá-lo, selecioná-lo e, em seguida, clicar no

botão “Excluir”.

Pág. 17

4.1.8 Vinculado Tramitações Programa para realizar as tramitações dentro dos fluxos de andamentos do PGP e

indicadores

• Preencher os dados a seguir:

• Situação;

• Prazo;

• Tramitação;

• Observação;

• Enviar e-mail;

• Clicar no botão Tramitar.

Pág. 18

4.1.9 Vinculado Indicadores Programa para cadastro de indicadores do projeto.

• Clicar no botão "Criar" e preencher os dados a seguir:

• Indicador de Resultado;

• Situação Inicial %;

• Meta %;

• Clicar no botão "Salvar";

• Clicar no botão Localizar e depois em Recuperar;

• Para excluir clicar no botão "Excluir.

4.1.10 Vinculado Controle de Atualizações O programa demonstra todas as alterações realizadas nas revisões do PGP, de

acordo com a versão."

Pág. 19