Plano de Comunicação Institucional 2019-2020 -...

Plano de Comunicação Institucional 2019-2020 Companhia Docas do Espírito Santo 1

Data:09/12/2018 Plano de Comunicação Institucional 2019-2020 (CODESA)

Plano de Comunicação Institucional 2019-2020

Companhia Docas do Espírito Santo



Ficha Técnica

Supervisão Fabricio Bernardes Diniz – Coordenador de Comunicação Social Elaboração Fabricio Bernardes Diniz – Coordenador de Comunicação Social José Carlos Mateddi – Analista portuário (Jornalista) Jan Gabriel Medeiros Kubit - Estagiário Apoio Coordenação de Marketing Superintendência Geral



SUMÁRIO

1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS ........................................................................................................... 4

2. JUSTIFICATIVA DO PLANO ........................................................................................................... 5

3. DIAGNÓSTICO INICIAL ................................................................................................................... 6

4. ESTRUTURAÇÃO DOS NOVOS CANAIS DE COMUNICAÇÃO .............................................. 7

4.1. E-MAIL corporativo .................................................................................................................. 9 4.2. BOLETIM COMERCIAL ........................................................................................................ 11 4.3. INTRANET .............................................................................................................................. 12 4.4. SITE INSTITUCIONAL (NOTÍCIAS) .................................................................................... 12 4.5. SITE INSTITUCIONAL (TRANSPARÊNCIA E ACESSO A INFORMAÇÃO)................ 13 4.6. MURAIS ................................................................................................................................... 14 4.7. MONITOR MIDIA IN DOOR ................................................................................................. 15 4.8. GRUPOS DE TRANSMISSÃO (WHATS APP) ................................................................. 17 4.9. JORNAL ELETRÔNICO ........................................................................................................ 19 4.10. PAINEL ELETRÔNICO ......................................................................................................... 20 4.11. REDES SOCIAIS ................................................................................................................... 20

4.12. DIÁRIOS OFICIAIS ................................................................................................................ 21 5. CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO .......................................................................................... 21

6. CUSTOS DE IMPLANTAÇÃO ....................................................................................................... 22

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................................................................................................... 23

8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................. 24



1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Prezados Diretores,

Com vistas a aprimorar e buscar uma maior evolução nos processos de comunicação da instituição, a COCECS (Coordenação de Comunicação Social) está estabelecendo uma nova fase, voltada a desenvolver um modelo de gestão da comunicação, voltado a obter uma maior interatividade com os empregados da CODESA e a comunidade externa, a partir da melhoria da comunicação institucional (interna) e, ampliação dos nossos canais de transparência dos serviços da companhia. Em um diagnóstico realizado pela atual gestão, foi identificado a possibilidade de desenvolver alguns pontos de melhoria no processo de comunicação da instituição. A partir dessa visão, a Coordenação de Comunicação, desenvolveu o presente documento, intitulado “Plano de Comunicação institucional 2019-2020”, com o objetivo de apresentar um conjunto de ações organizadas, visando melhoria e fortalecimento doa canais internos de comunicação, bem como fortalecimento da imagem institucional perante a sociedade e demais stakeholders. Deve ser destacado, que em decorrências das constantes mudanças no campo da comunicação, sobretudo em virtude do desenvolvimento de novas tecnologias da informação, faz-se necessário que o Plano de Comunicação Institucional seja revisado a cada 2 anos. Esperamos que o presente Plano possa auxiliar a diretoria no processo gerencial.

Atenciosamente

Fabricio Bernardes Diniz

Coordenador de Comunicação Social



2. JUSTIFICATIVA DO PLANO

Segundo manual de comunicação do IFES-SC, os planos de comunicação, que têm por função definir os caminhos para cumprir cada objetivo do planejamento, delimitando ações, públicos, prazos e orçamento. Os planos também apresentam as formas de avaliação para cada ação desenvolvida, permitindo que se verifique a sua efetividade. Deve ser destacado que a elaboração de um plano de comunicação parte do princípio da existência de um planejamento macro que engloba toda a empresa e que deve fazer parte do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).

Dessa forma, fica evidente que o planejamento de toda instituição, deverá ser divulgado de forma adequada e com o máximo de transparência, de maneira que os empregados, demais colaboradores e a sociedade tenham consciência de que a empresa planeja adequadamente as metas da empresa, a partir de ações específicas, com a definição de atividades, cronograma, recursos e metodologia de execução, acompanhamento e avaliação das atividades que são propostas.

Sendo assim, com base no exposto foi observado por esta COCECS que grande parte dos problemas enfrentados pelos administradores da CODESA, estão por muitas vezes, relacionados aos ruídos na comunicação, sobretudo com relação comunicação interna da empresa. Logo, com o objetivo de buscar uma melhoria na comunicação institucional, foi elaborado uma reformulação dos canais de comunicação da empresa, de maneira que pudessem ser obtidos:

• Maior velocidade na transmissão da informação;

• Redução nos ruídos da comunicação;

• Melhoria da imagem institucional;

• Auxiliar no fomento de novos negócios.

Por isso, a implantação de novas ações, voltadas ao fortalecimento dos canais de comunicação tornam-se de suma importância. Em sequência será apresentado um diagnóstico realizado pela COCECS, que identificou os principais pontos de melhoria no atual modelo adotado.



3. DIAGNÓSTICO INICIAL

Para realização de uma avaliação de negócios, é muito importante que seja realizado um diagnóstico da atual condição do modelo de comunicação adotado pela empresa, com vistas a buscar o fortalecimento doa atuais modelos adotados, bem como também de propor novas mudanças.

Dessa forma foram identificados os principais veículos de comunicação que são utilizados atualmente e após a identificação foram apontadas as potencialidades e fragilidades de cada um deles.

Veículo Status atual Pontos de melhoria

E-mail Corporativo

Atualmente pouco utilizado para comunicação institucional.

Foi identificado que poderia ser utilizado com uma maior frequência, sobretudo quando atrelado a outros veículos de comunicação, por ser uma ferramenta de rápida de divulgação junto ao público interno.

Boletim Comercial Recentemente utilizado, ainda em fase de avaliação

Sem comentários

Intranet

Apesar da grande evolução ainda é pouco utilizado pelos empregados.

Com a criação do novo site institucional poderá tornar-se uma

ferramenta importante para divulgação dos regulamentos

internos.

Site Institucional (Notícias)

Está entre os veículos de comunicação mais utilizado pela empresa.

Necessidade de estabelecimento de critérios de classificação de

importância das notícias a serem veiculadas.

Site Institucional (Transparência e

Acesso a informação)

Ficou classificado pelo TCU na posição de 134 entre 135 empresas avaliadas.

Há necessidade de reformulação total do site corporativo, em decorrência das exigências legais.

Murais

Atualmente está desativado

Importante ferramenta de divulgação de normativos e

eventos junto ao público interno

Jornal impresso Amplamente utilizado pela

empresa.

Além de ter um custo anual de aproximadamente R$ 12.000,00 ao ano com a impressão, o canal possui uma grande limitação de prospecção por utilizar a mídia impressa.

Painel Eletrônico Amplamente utilizado pela

empresa.

Não possui contrato de manutenção do equipamento, o que acaba gerando frequentes falhas na veiculação das notícias para o público externo.



Redes sociais Utilizado de forma moderada Poderiam ser desenvolvidas de forma mais planejada e voltadas a melhoria da imagem institucional.

Diários Oficiais

Canal forma Pode ser reavaliado o fluxo dos processos internos de veiculação.

Tabela 1: Diagnóstico dos atuais veículos de comunicação da CODESA

4. ESTRUTURAÇÃO DOS NOVOS CANAIS DE COMUNICAÇÃO

Após a realização do diagnóstico, foi realizado uma reunião com todos os colaboradores que trabalham na COCECS, com vistas a apresentar uma composição dos veículos de comunicação da instituição, de maneira que ´fosse obtido:

• Fortalecimento dos atuais veículos de comunicação;

• Melhoria na prospecção de novos públicos nos atuais veículos;

• Maior utilização de novas tecnologias da informação;

• Planejar sistematicamente o processo de comunicação interna e externa,

visando reduzir a existência de ruídos;

• Propor novos veículos de comunicação.

Após estas considerações, foi elaborado uma tabela demonstrando como será a utilização dos veículos de comunicação da CODESA, a partir do novo plano de comunicação institucional, conforme apresentado na tabela 2 abaixo:

Veículo

Escopo do Canal de comunicação Quando utilizar?

Periodicidade

Interno Externo

E-mail

Corporativo

X

Comunicados de grande importância: falecimento de

funcionário e doação de sangue (apenas parentes em primeiro

grau), campanhas internas, avisos de ampla relevância

(exemplos: DIRPRE, segurança interna, etc).

Outros (menos importante): Intranet. (Itens não citados acima

Diário

Boletim Comercial

X

Trimestral

Intranet X Quando utilizar – Matérias referentes à comunidade portuária (avisos, cursos, serviços, etc.)



comunicados, portarias, resoluções e manuais internos.


X X

Manchetes: notícias de grande interesse externo e para a companhia, além de informes do DIRPRE (exemplos: dados, inaugurações, visitas de autoridades, etc.). No caso específico do programa Da Cidade ao Porto, as visitas serão publicadas dependendo da relevância; Outras notícias – As que não se encaixam nas manchetes: notícias de baixo interesse externo (semana de prevenção de acidentes, cursos, etc.).

Variável

Site Institucional

(Transparência e Acesso a informação)

X X

Variável

Murais X

Solicitação de divulgação das coordenações, campanhas internas, serviços de segurança e comunicados, tais como: portarias, editais, notícias, cartazes de divulgação institucional; campanhas educativas; avisos diversos; etc. Importante: essa ferramenta de comunicação trará o Perfil do funcionário do mês. Não será permitida mensagens com conteúdo calunioso, difamatório, injurioso, racista, de incitação à violência ou a qualquer ilegalidade, ou que desrespeite a privacidade alheia.

Variável

Monitor Midia In Door

X

Informações contidas nas manchetes do site e comunicados de PESO 1, e briefing de segurança. Além da exibição imagens, vídeos e informações relevantes (notícias) de conteúdo institucional.

Variável

Grupos de transmissão (Whats app)

X Comunicados PESO 1 e 2, campanhas internas e avisos do DIRPRE, Jornal do Porto.

Diário

Jornal eletrônico

X X A intenção é divulgar semanal/mensal, notícias novas e importantes para o Porto de Vitória

Quinzenal

Painel Eletrônico

X

Divulgação de assuntos de interesse da Comunidade (Obras, estatísticas, visitas, campanhas educativas, etc.)

Variável



Redes sociais X Divulgação de assuntos de interesse da Comunidade (Facebook, Twiter e Instangran)

Variável

Diários Oficiais

X

Divulgação de licitações, contratações, convênios, processos seletivos e de outros instrumentos exigidos em lei.

Variável

Tabela 2: Utilização dos veículos de comunicação da CODESA a partir do novo plano de comunicação institucional

Figura 1: Diagrama Plano de Comunicação Institucional

Dessa forma, segue em sequência uma breve descrição de cada uma destas ferramentas de comunicação que serão utilizadas.

4.1. E-MAIL CORPORATIVO

Diferentemente do e-mail pessoal, que possui domínios de empresas que fornecem esse tipo de serviço, como Google, Yahoo, Hotmail, entre outras, o e-mail corporativo tem o domínio da empresa, criando uma identidade corporativa para o usuário do e-mail. A partir do momento que você recebe um e-mail corporativo, você passa a assinar seus e-mails representando a empresa, e por isso é fundamental que você o utilize exclusivamente para fins profissionais. Apesar da empresa já possuir instituída uma norma de utilização do e-mail corporativo, a COCECS realizou um diagnóstico com relação a sua utilização e sob o ponto de vista da comunicação interna foram identificados os seguintes problemas:

http://www.task.com.br/registro-de-dominios



• Falta de padronização das assinaturas eletrônicas;

• Falta de padronização do papel de parede dos e-mails;

• Envio de comunicados não institucionais, em desacordo aos interesses

da Companhia, por empregados ou a pedido de outros.

Neste caso, são apresentadas as seguintes soluções:

A- Problema: Falta de padronização das assinaturas eletrônicas;

Solução: Elaboração de assinatura eletrônica padrão;

Figura 2: Assinatura de e-mail Padrão

B- Problema: Falta de padronização do papel de parede dos e-mails;

Solução: Estabelecer a não utilização de papeis de parede em e-mails institucionais;

C- Problema: Envio de comunicados não institucionais, em desacordo aos

interesses da Companhia, por empregados ou a pedido de outros.

Solução: Estabelecer regras mais rígidas de punição, na política de pessoal da empresa, com vistas a punir os empregados que realizam tais práticas;



4.2. BOLETIM COMERCIAL

Elaborado em parceria com as a COMARK e COCECS o Boletim Comercial é uma ferramenta de divulgação do Porto de Vitória e, sobretudo, de busca de novos clientes a partir da apresentação dos nossos serviços – operacionais, preços/tabela, logística, obras, etc. Com o objetivo de fomentar o Porto de Vitória, o Boletim é enviado através da realização de mala direta eletrônica, enviado através do e-mail corporativo, sendo que tal boletim é enviado trimestralmente. Segue abaixo modelo do boletim:

Figura 3: Modelo - Boletim comercial



4.3. INTRANET

A Intranet é uma rede baseada em protocolos TCP / IP. Por outras palavras, trata-se duma rede privada dentro de uma organização que está de acordo com os mesmos padrões da Internet, acessível apenas por membros da organização, empregados ou terceiros com autorização de acesso (GESTOR DE CONTEÚDOS 2018).

Na análise desta Coordenação, a tendência é de que a intranet continue exercendo o seu papel de divulgação, sobretudo em relação a matérias referentes à comunidade portuária (avisos, cursos, serviços, etc.) comunicados, portarias, resoluções e manuais internos. Deve ser ressaltado que a partir da atualização do site institucional, prevista para janeiro de 2019, espera-se obter melhorias significativas com relação a facilidade de acesso das informações dos usuários.

4.4. SITE INSTITUCIONAL (NOTÍCIAS)

O site institucional é o local onde a empresa possui total liberdade para mostrar os seus diferenciais ao público, bem como a sua filosofia de trabalho, história e características intrínsecas. Esse espaço também é bastante eficaz para divulgar conteúdos que atraiam novos clientes e demonstrar autoridade na sua área de atuação (HOSTMIDIA 2018).

Conforme já identificado no diagnóstico preliminar, a utilização do site institucional para veiculação de notícias é amplamente utilizada pela empresa, no entanto foi observado que por algumas vezes, não é realizado um diagnóstico preliminar com as notícias que são veiculadas, de maneira que sejam divulgadas através de um critério preestabelecido, que realize a divulgação das notícias em locais definidos no site da instituição de acordo com à sua importância.

Com base no exposto, a COCECS estará promovendo a veiculação das notícias através da utilização de um critério baseado em peso da notícia, que servirá para estabelecer o local que ocorrerá a veiculação. Sendo assim, os critérios são:

• Notícias de peso 1: Tratam-se de Manchetes ou notícias de grande

interesse externo e para a companhia, além de informes do DIRPRE

(exemplos: dados, inaugurações, visitas de autoridades, etc.). No caso

específico do programa Da Cidade ao Porto, as visitas serão publicadas

dependendo da relevância;



• Notícias de peso 2: Tratam-se de outras notícias – As que não se

encaixam nas manchetes: notícias de baixo interesse externo (semana de

prevenção de acidentes, cursos, etc.).

Dessa forma, a partir desta classificação prévia, será possível que seja realizada uma seleção prévia das notícias que serão veiculadas, melhorando dessa maneira a disposição e eficiência das informações que serão veiculadas, através de um melhor direcionamento das notícias.

4.5. SITE INSTITUCIONAL (TRANSPARÊNCIA E ACESSO A

INFORMAÇÃO)

De uma maneira em geral, as empresas públicas devem realizar a publicação de suas informações, com base em leis específicas. Neste caso, as principais legislações que acabam estabelecendo regramentos estão compreendidos entre a Lei da Transparência (LC 131/2009) e a Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011). No caso da Lei da Transparência, deve ser ressaltado que esta foi criada com o objetivo de divulgar em tempo real a receita e despesas de toda entidade pública em um site na internet. A lei estabelece que tais informações devem ser disponibilizadas Quanto às despesas

• o valor do empenho, liquidação e pagamento; • o número do correspondente processo da execução, quando for o caso; • a classificação orçamentária, especificando a unidade orçamentária,

função, subfunção, natureza da despesa e a fonte dos recursos que financiaram o gasto;

• a pessoa física ou jurídica beneficiária do pagamento, inclusive nos desembolsos de operações independentes da execução orçamentária, exceto no caso de folha de pagamento de pessoal e de benefícios previdenciários;

• o procedimento licitatório realizado, bem como à sua dispensa ou inexigibilidade, quando for o caso, com o número do correspondente processo;

• o bem fornecido ou serviço prestado, quando for o caso.

Quanto às receitas

• Deve-se publicar os valores de todas as receitas da unidade gestora, compreendendo no mínimo sua natureza, relativas a previsão;

• lançamento, quando for o caso; • arrecadação, inclusive referente a recursos extraordinários.



Já no caso da Lei de Acesso à Informação, diz respeito às informações públicas e permite a qualquer pessoa que esteja interessada solicitar documentos ao órgão público fazendo o pedido sem qualquer justificativa. Neste caso o site deve compreender uma página com o mínimo de conteúdo obrigatório disponibilizado e exigido por lei, ou seja:

• Institucional: Nesta seção devem ser divulgadas informações institucionais e organizacionais da Prefeitura. São obrigatórias as informações de funções, competências, estrutura organizacional, telefone e e-mail para contato e horários de atendimento.

• Convênios: Nesta seção devem ser divulgadas informações sobre os repasses e transferências de recursos financeiros efetuados pela Prefeitura.

• Despesas: Nesta seção devem ser divulgadas informações sobre a execução orçamentária e financeira detalhada da Prefeitura.

• Licitações e Contratos: Nesta seção devem ser divulgadas as licitações e contratos realizados pela Prefeitura.

• Ações e Programas: Nesta seção devem ser divulgadas as informações pertinentes aos programas, ações, projetos e atividades implementadas pela Prefeitura.

• Perguntas Frequentes: Nesta seção devem ser divulgadas as perguntas frequentes sobre a Prefeitura e ações no âmbito de sua competência

Dessa forma, considerando que após constatação do Tribunal de Contas da União (TCU), no relatório Nº 017.368/2016-2, que dentre as 135 organizações pesquisadas, a Codesa atingiu a classificação de 134º. Houve o entendimento de que haveria a necessidade de uma grande reformulação no site institucional. Logo foi estabelecido como meta da COCECS o lançamento do novo site institucional até o dia 21/01/2019, já contendo as adequações necessárias estabelecidas em lei. Destacamos ainda que a COCECS, em parceria com prestador de serviço, está estabelecendo critérios e definindo as responsabilidades, para inserção de informações institucionais junto ao site corporativo. Paralelamente está sendo desenvolvido um relatório eletrônico para acompanhamento mensal da inserção das informações obrigatórias previstas em lei.

4.6. MURAIS

Durante a análise dos atuais instrumentos de comunicação utilizados, foi observado que a empresa não estava utilizando os murais de recado adequadamente. Neste caso, com vistas a fortalecer, ainda mais, os canais de comunicação interna, a COCECS resolveu reativar os murais de recados institucionais, com vistas a buscar:



• Padronização na veiculação das informações;

• Normatizar a metodologia de veiculação das informações em tal

ferramenta;

• Acabar com a poluição visual, em decorrência da fixação indevida de

cartazes;

O modelo de mural, está apresentado, na figura abaixo. Deve ser ressaltado que uma grande vantagem deste canal está relacionada ao seu baixíssimo custo de implementação. Para reativar este canal a COCECS desembolsará aproximadamente R$ 280,00.

Figura 4: Layout novo mural de informações

4.7. MONITOR MIDIA IN DOOR

Com o advento de novas tecnologias da informação e comunicação, torna-se importante que as organizações utilizem cada vez mais tais tecnologias, com vistas a fortalecer os canais de comunicação. Dessa forma, é importante que com vistas a aumentar a velocidade de veiculação das informações institucionais, com vistas a reduzir os ruídos na comunicação, que a Coordenação de Comunicação faça uso de novas tecnologias da informação.



Uma destas tecnologias é denominada “Monitor Midia In Door” que no caso da Codesa consiste basicamente em um monitor de 32’’ em LED, que estará veiculando diariamente, Informações contidas nas manchetes do site e comunicados de PESO 1, e briefing de segurança. Além da exibição imagens, vídeos e informações relevantes (notícias) de conteúdo institucional. Um levantamento preliminar da COCECS, estimou que a partir da aquisição dos 5 equipamentos para veiculação da mídia, a CODESA estaria investindo aproximadamente R$ 35.000,001, em média.

Figura 5: Layout Monitor mídia In Door

1 Com base na aquisição de 5 televisores LED de 32’’, um computador específico já contendo as configurações e serviços de instalação e manutenção.



Figura 6: Exemplo de aplicação da Midia In Door

4.8. GRUPOS DE TRANSMISSÃO (WHATS APP)

Na mesma linha do monitor mídia in door, a utilização de grupos de transmissão, por meio do aplicativo eletrônico de mensagens (Whats app), possibilitará uma série de vantagens, dentre as quais temos:

• Rapidez no envio de notícias e comunicados de caráter emergencial;

• Fortalecimento do Jornal eletrônico e de demais mídias correlatas;

• Redução de custos com impressos;

• Possibilidade de segmentação de grupos de transmissão;

Especificamente com relação a este canal, serão implementados, inicialmente, os seguintes grupos:

• CODESA Comunica: Voltado a todos os empregados, estagiários,

menores aprendizes que tenham o interessem em estar recebendo

informes periódicos da empresa e de notícias relacionadas às atividades

do Porto de Vitória.



• Gerencial CODESA: Voltados aos gestores da empresa, tais como

Coordenadores, Assessores e Secretários, que necessitem de estar

recebendo informações de cunho gerencial, específicos aos gestores.

Deve ser destacado, que em ambos os casos, os canais permitem que os participantes apenas recebam informações, não sendo possível, dessa forma que ocorram debates ou trocas de informações.

Figura 7: Modelo de cartaz de divulgação



4.9. JORNAL ELETRÔNICO

O Jornal eletrônico consiste basicamente na migração do Jornal do Porto, já existente de uma mídia impressa, para uma mídia eletrônica. Tal ação está alinhada a tendência mundial de virtualização das informações. Também deve ser ressaltado que no ano de 2017, a CODESA realizou um gasto de aproximadamente R$ 12.000,00 por ano, ou seja, a partir da migração do jornal para veiculação em mídia eletrônica irá possibilitar:

• Redução de custos;

• Aumento da abrangência do Jornal, possibilitando a utilização de outros

veículos de divulgação (Whats app, E-mail corporativo para o público

interno e externo;

Figura 8: Layout Jornal eletrônico



4.10. PAINEL ELETRÔNICO

O Painel eletrônico é um dispositivo que exibe informações por meio de LEDs. Geralmente é utilizado para informar o público-alvo com informações variáveis. No caso específico da CODESA usualmente o painel é utilizado para Divulgação de assuntos de interesse da Comunidade (Obras, estatísticas, visitas, campanhas educativas, etc.). O novo plano de comunicação prevê a manutenção das ações que já são adotadas pela COCECS, além de realizar a contratação de empresa para realização de manutenção no painel, tendo em vista que atualmente não existe serviço deste tipo contratado pela empresa.

Figura 9: Painel eletrônico

4.11. REDES SOCIAIS

Seguindo a linha, de melhorar a utilização de ferramentas eletrônicas, a COCECS estabeleceu que em parceria com a Assessoria da presidência, estará fortalecendo a utilização das mídias sociais, com vistas a buscar, cada vez mais, a melhoria da imagem institucional perante a sociedade. Dessa forma, será dada ênfase na veiculação das seguintes mídias sociais:

• Facebook;

• Twiter;

https://pt.wikipedia.org/wiki/Diodo_emissor_de_luz



• Instangran

Destacamos que este trabalho será conduzido pela Assessoria da Presidência, que estará realizando as divulgações nas mídias sociais em questão.

4.12. DIÁRIOS OFICIAIS

A publicação junto aos Diários oficiais, na maioria dos casos são realizadas com o objetivo de dar maior transparência a atos realizados pela administração, neste caso se destacam:

• Licitações;

• Concursos

Apesar da publicação estar relacionada à exigências legais, a COCECS estará adotando algumas ações, com vistas a melhorar a eficiência e reduzir custos. Dentre as ações se destacam:

• Revisão dos processos de publicação: Revisão dos procedimentos de

publicação com base na nova lei das estatais.

• Diminuição do tamanho das publicações oficiais no Diário oficial,

migrando das dimensões de 15x5 com para 9x5 cm: Estima-se uma

redução anual em torno de 40% nos valores anuais gastos com este tipo

de publicação junto ao EBC (Empresa Brasileira de Comunicação).

Considerando que em 2017 foram gastos algo em torno de R$ 200.000,00

teríamos uma redução em torno de R$ 80.000,00 por ano.

5. CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO

Após a apresentação das propostas, foi elaborado um cronograma com a implantação das ações a serem desenvolvidas junto aos veículos de comunicação.

Ferramentas

Previsão de implantação

Dez 2018

Jan 2019

Fev 2019

Mar 2019

Abr 2019

Mai 2019

Jun 2019

Jul 2019

Ago 2019

Set 2019

E-mail Corporativo

Boletim Comercial Intranet






Murais

Monitor Midia In Door


Jornal eletrônico Painel Eletrônico

Redes sociais

Diários Oficiais

Tabela 3: Cronograma de implantação

Legenda

6. CUSTOS DE IMPLANTAÇÃO

Após um levantamento das ações a serem adotadas no novo plano de comunicação foram levantados os seguintes custos e reduções para elaboração do presente Plano de Comunicação institucional.

Veículo Custos

adicionais de implantação

Redução de custos

Saldo

E-mail Corporativo Sem custos adicionais

Sem reduções adicionais

R$ 0,00

Boletim Comercial Sem custos adicionais


R$ 0,00

Intranet

Sem custos adicionais


R$ 0,00




R$ 0,00





R$ 0,00

Murais R$ 280,00 - (R$ 280,00)

Monitor Midia In Door R$ 35.000,00 - (R$ 35.000,00)




R$ 0,00

Jornal eletrônico Sem custos adicionais

R$ 12.000,00 R$ 12.000,00

Painel Eletrônico R$ 10.000,002 - (R$ 10.000,00)

Redes sociais Sem custos adicionais


R$ 0,00

2 Estimativa



Diários Oficiais


R$ 80.000,00 R$ 80.000,00

TOTAL R$ 46.720,00 Tabela 4: Resumo financeiro

Dessa forma, estima-se que ao final de 2019, a Coordenação de comunicação estará reduzindo em quase R$ 50.000,00, os gastos do setor, relativos a utilização dos canais de comunicação.

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS

A partir da elaboração de um plano de comunicação institucional, torna-se uma importante ferramenta facilitadora na implementação das diretrizes da alta administração, bem como também possibilita um maior alinhamento entre os empregados e a gestão. Logo, um bom plano de comunicação torna-se essencial ao planejamento estratégico das empresas. Com base no exposto, a implantação de tal instrumento, acaba estabelecendo os parâmetros de comunicação que a empresa estará assumindo. Logo, a existência de tal plano, acaba gerando uma série de vantagens estratégicas para a empresa, logo a empresa acaba estando cada vez mais preparada para as dinâmicas do ambiente. Finalmente o estabelecimento de tal instrumento torna-se de suma importância, para que a empresa esteja cada vez mais preparada para os novos desafios que estarão por vir, sobretudo em decorrência das modificações no cenário econômico e nas constantes modificações dos marcos regulatórios.



8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

GESTOR DE CONTEÚDOS. Disponível em: http://www.gestordeconteudos.com/tabid/3788/Default.aspx . Acessado em 07/12/2018 INSTITUTO FEDERAL DE SANTA CATARINA . Manual de Planos de Comunicação. Disiponível em: http://politicadecomunicacao.ifsc.edu.br/files/2013/03/IFSC_manual_planos_comunicacao_maio_2016.pdf . Acessado em 07/12/2018 HOSTMIDIA. https://www.hostmidia.com.br/blog/o-que-e-e-o-que-deve-ter-um-site-institucional-de-sucesso/ . Acessado em 10/12/2018

http://www.gestordeconteudos.com/tabid/3788/Default.aspx

http://politicadecomunicacao.ifsc.edu.br/files/2013/03/IFSC_manual_planos_comunicacao_maio_2016.pdf

http://politicadecomunicacao.ifsc.edu.br/files/2013/03/IFSC_manual_planos_comunicacao_maio_2016.pdf

https://www.hostmidia.com.br/blog/o-que-e-e-o-que-deve-ter-um-site-institucional-de-sucesso/

https://www.hostmidia.com.br/blog/o-que-e-e-o-que-deve-ter-um-site-institucional-de-sucesso/

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