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Rua Garibaldi, 1214/504 - Marcílio Dias

CEP: 90540-140 – Porto Alegre – RS – Brasil

www.3layer.com.br

MARCELO MRACK

OUTUBRO DE 2010

Plataforma Atlassian na Gestão de Horas e Timesheet de Atividades

VISÃO GERAL A suíte de produtos Atlassian é mundialmente conhecida pela

flexibilidade de configuração e versatilidade de uso. Entre as diversas

soluções que podem ser montadas nesta ampla plataforma de

software, a gestão do tempo em projetos é apenas uma das facetas.

Este artigo descreve um cenário de uso típico neste ambiente,

apresentando os principais elementos envolvidos e fragmentos do caso

de uso implementado na LM2 Consulting, parceira de vendas e serviços

Atlassian no Brasil.

ARQUITETURA Conforme mostra a Figura 1, uma solução para a gestão de horas e

acompanhamento de atividades (timesheet) pode ser montada com

base em três softwares Atlassian, que operando em conjunto fornecem

uma arquitetura escalar, segura e altamente integrável a outros

produtos em uma organização.

Figura 1 - Diagrama esquemático de uma possível solução Atlassian para gestão de horas em projetos.

A Figura 1 pode ser assim explicada:

1. A base operacional para gestão das horas e

acompanhamento de atividades de trabalho é mantida

pelo software Atlassian Jira. Nele, registros de trabalho

podem ser feitos através de uma interface web flexível e

segura, com aparência customizável. Cada usuário pode

registrar seus horários de trabalho e atividades, e ao

gestor é possível fazer ajustes pontuais caso necessário,

tudo conforme os requisitos de segurança que forem

elencados para cada tipo de projeto, programa, perfis e

envolvidos. Diversos programas, projetos, esquemas de

segurança, workflows de trabalho, tipos de tarefa, telas,

campos e outras informações podem ser configuradas,

conforme a necessidade da organização.

2. O software Confluence é uma wiki corporativa, que

operando em sincronia com o Jira maximiza a geração de

saídas para diversos conteúdos (relatórios, gráficos,

tabelas, resumos, etc.). Embora o Jira já possua uma

gama de relatórios padrões (que ainda podem ser

estendidos via plugins diversos – gratuitos ou pagos), a

inclusão do Confluence permite integrar conteúdos

externos diversos, e criar saídas conforme cada

necessidade, com rápida alternância de contexto e reuso

de modelos (templates) para cada tipo de programa ou

projeto.

3. O software Atlassian Crowd complementa o pacote da

solução, permitindo o gerenciamento unificado de

usuários e grupos. Ele também pode reusar essas

informações de bases legadas da organização (tal como

LDAP ou Active Directory). De forma geral, o Crowd é

peça fundamental para gerenciar de forma unificada os

diversos produtos Atlassian em um ambiente. Ainda,

como benefício, ele pode ser utilizado em outras

aplicações da organização e interfaceamento para

autenticação externa, como Google Apps, por exemplo.

4. Neste tipo de solução, usuários de áreas diversas podem

registrar o trabalho do dia-a-dia no sistema em formato

unificado para todos os projetos e programas que ele

participa, o que inclui variados setores e segmentos da

organização, desde áreas administrativas, gerencial,

diretoria, helpdesk, ouvidoria, projeto e contratos

terceirizados. Cada área pode ser configurada para ter

direitos de acesso e visibilidade conforme os perfis de

interesse, sem prejuízo à segurança e/ou poluição visual.

5. Em cada área, cada equipe tem suas atividades e

registros de trabalho representados na ferramenta Jira

tal como estão definidas pelos fluxos da metodologia da

organização. Gerentes de áreas têm domínio completo

dos seus subordinados, incluindo controles dos

programas e projetos, tais como marcos de referência,

carga de trabalho, atrasos, datas e toda uma gama de

subsídios gerenciais. Todo esse controle pode ser

configurado através de painéis (dashboards) que exibem

somente as informações de interesse para cada caso. O

mesmo vale para as equipes envolvidas, que tem suas

demandas sempre atualizadas e disponíveis, incluindo

ainda um rico e flexível suporte para a execução e

controle de horas trabalhadas, pois workflows e gatilhos

de eventos podem ser definidos para cada tipo de

atividade ou etapa do processo. Acrescido ao Confluence,

estes dados podem ser formatados em páginas web

conforme aparência desejada e em concordância com o

padrão visual da organização.

6. Pessoas externas à organização também podem se valer

dos benefícios da solução. Informações publicadas na

Internet/Intranet ou em ambientes específicos (email,

twitter, RSS, etc.) podem ser acessadas prontamente.

Elas também podem colaborar abrindo demandas de

trabalho, seja por emails direcionados aos projetos da

organização ou pela interface do sistema Jira ou mesmo

em formulários web criados no Confluence.

7. Para a diretoria e alto escalão, todas as informações

podem ser aglutinadas e formatadas em relatórios e

gráficos de fácil interpretação, permitindo rápida

assimilação dos dados acessados. As informações

prestadas estão sempre atualizadas, mostrando em

tempo real o status de toda a organização, permitindo

agilidade na tomada de decisões.

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NEUTRALIDADE Como praxe, os produtos Atlassian e a solução como um todo é

neutra em relação à plataforma de Sistema Operacional e Banco de

Dados, e integra-se a gerenciadores de repositórios versionados e

aplicações de terceiros nos mais variados formatos, o que permite

à organização reutilizar conteúdo legado nas mais variadas formas,

minimizando os custos de adoção e maximizando o ROI da solução.

COMPONENTES Como elementos de uma solução nesse formato, os seguintes

softwares devem ser instalados e configurados para operar em

sincronia:

� Atlassian Jira, base para controle das demandas, horários

e relatórios;

� Atlassian Confluence, maximiza e flexibiliza a exibição e

integração de conteúdos;

� Atlassian Crowd, centraliza o gerenciamento de usuários

e grupos da organização;

� Plugin JPlug TimeTracking, plugin com mais de 30 tipos

de relatórios de acompanhamento de horas em projetos;

� Plugin Timesheet Report, plugin com opção de saída em

grade de horários e recursos de projeto.

IMPLEMENTAÇÃO Uma solução desse tipo pode ser implantada em sete etapas:

1. Conscientização: Com a anuência da diretoria, as áreas

envolvidas assumem a mudança cultural iminente, e

começam um trabalho de revisão de valores e quebra de

paradigmas;

2. Formalização: Cada área envolvida mapeia, valida e

formaliza os perfis, fluxos de trabalho e demandas a

serem gerenciadas na nova plataforma;

3. Mapeamento: As informações definidas são inseridas

nas ferramentas, e ajustes realizados conforme cada

caso;

4. Piloto: Um projeto piloto de pequena envergadura, com

usuários específicos e incentivados é desenvolvido;

5. Adequação: Componentes diversos da solução sofrem

ajustes, visando remover etapas burocráticas, controles

desnecessários e outros, buscando fluidez na produção.

6. Produção: Após o período de ajustes, o ambiente de

produção é montado e os projetos e programas são

migrados um a um para a nova plataforma.

7. Evolução: Continuamente, elementos novos podem ser

agregados à solução, evoluindo o cenário e maximizando

os benefícios no dia-a-dia da organização.

CASO DE SUCESSO: 3LAYER TECNOLOGIA No site da Atlassian, são encontradas diversas organizações que

utilizam seus produtos para os mais variados fins.

No Brasil, a 3layer Tecnologia, parceira Atlassian, além de revender

tais produtos e oferecer serviços de consultoria e mentoria, utiliza

ativamente a plataforma Atlassian na gestão do seu portfólio

operacional, incluindo:

� Gerenciamento de projeto: Todos os projetos

desenvolvidos são controlados pela plataforma Jira,

desde a etapa de planejamento até encerramento e

repasse ao cliente;

� Gestão compartilhada: Serviço semelhante à Helpdesk,

onde clientes solicitam demandas e acompanham seus

programas de gestão em formato online;

� Prospecção de negócios: O levante de oportunidades,

relacionamento com o cliente e gestão comercial das

prospecções de negócios é controlado na plataforma

Atlassian, incluindo volumes financeiros, taxas de sucesso

e áreas de atuação.

� Gestão de conteúdo: Todo o espectro documental de

projetos é baseado na plataforma Confluence, incluindo

documentos de clientes, área operacional, administrativa

e comercial.

� Gestão de recursos humanos: Base de dados curriculares

de profissionais e contatos com clientes são armazenadas

no Confluence em conjunto com o Google Docs,

permitindo a rápida localização de conteúdo e

cruzamento de informações em processos seletivos.

� Comunidade: News, RSS, blogs, Image Galleries, Vídeo,

Twitter, agendas e outros conteúdos presentes em

ambientes colaborativos da Internet são integrados e

trabalhados pela interface unificada do Confluence.

CONCLUSÕES Este artigo cobriu apenas uma faceta de uso dos produtos

Atlassian. Diversos outros formatos e possibilidades são possíveis,

tal como uso em Sistemas de Ouvidoria, Gerenciamento Eletrônico

de Documentos (GED), etc.

Se você achou relevante este conteúdo e tem interesse em

desenvolver uma solução na área, utilize os links abaixo para

maiores informações:

MAIORES INFORMAÇÕES � www.3layer.com.br

� www.atlassian.com/jira

� www.atlassian.com/confluence

� www.atlassian.com/crowd

� http://www.jplugs.com/jacrm