Plataformas ECM (Enterprise Content Management) · Assim como os ERP ... que as plataformas...

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- Pág. 1 de 35 - White Paper Plataformas ECM (Enterprise Content Management) Desde as Aplicações até à Plataforma A próxima geração de soluções orientadas ao conteúdo de negócio www.adendo.pt www.gsoft.tv
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    White Paper

    Pla ta forma s ECM (Enterprise Content

    Ma na gement)

    Desde a s Aplica es a t Pla ta forma

    A prxima gera o de solues orienta da s a o contedo de negcio

    www.adendo.pt www.gsoft.tv

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    NDICE

    1 S u m rio E x e c u tiv o . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

    1.1 MBITO E OBJECTIVOS .............................................................................. 4

    1.2 AUDINCIA ALVO ................................................................................... 4

    2 D e fin i o d e E n te rp ris e C o n te n t e E n te rp ris e C o n te n t M a n a g e m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

    2.1 O QUE ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT? ..................................................... 5

    2.2 O QUE ENTERPRISE CONTENT? .................................................................... 6

    2.3 LINHAS ORIENTADORAS DO ECM .................................................................... 6

    3 T e n d n c ia s n o d o m n io d o E n te rp ris e C o n te n t M a n a g e m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

    3.1 ECM: NO SE TRATA APENAS DE PARTILHA DE FICHEIROS TRANSFORMADA EM FERRAMENTA DE CONTEDOS ............................................................................................... 8

    3.2 A EVOLUO DO ECM .............................................................................. 9

    3.3 A DIVERSIDADE DE CONTEDOS ................................................................... 10

    3.4 CONTEDO INTELIGENTE ......................................................................... 11

    3.5 BIG DATA BIG CONTENT .................................................................. 11

    4 R e q u is ito s e D e s a fio s p a ra u m a P la ta fo rm a M o d e rn a d e C o n te d o s . . . . . . . . . . . . . . . 1 4

    4.1 DESPOLETANDO PROCESSOS E APLICAES ORIENTADAS A CONTEDOS ........................... 14

    4.2 FORNECER MODULARIDADE E EXTENSIBILIDADE .................................................... 15

    4.3 SUPORTAR MAIS QUE APENAS A COMPONENTE SERVIDOR ........................................... 16

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    4.4 CORRE EM QUALQUER PLATAFORMA, INCLUINDO NA CLOUD ....................................... 17

    4.5 DESENVOLVIMENTO MODERNO: GIL E, BREVEMENTE, NA CLOUD ................................. 20

    5 A u ti l iz a o d e s ta n d a rd s in te re s s a , m a s s e m fu n d a m e n ta lis m o s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2

    5.1 PORQU UTILIZAR STANDARDS? ................................................................... 22

    5.2 STANDARDS EXISTENTES E EMERGENTES ........................................................... 22

    6 B u s in e s s C a s e p a ra A d o p o d e u m a A b o rd a g e m d e P la ta fo rm a s A p lic a e s d e C o n te d o . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 7

    6.1 RAZES QUALITATIVAS ........................................................................... 27

    6.2 CALCULAR O ROI ................................................................................. 27

    6.3 CALCULAR O ROI (EXEMPLOS) .................................................................... 28

    7 P la t a fo rm a E m p re s a ria l A d e n d o P ro : u m a P la t a fo rm a E C M A c t u a l . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 2

    8 C o n c lu s o . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 4

    8.1 O QUE SE PODE ESPERAR AO ADOPTAR UMA SOLUO ECM ........................................ 34

    8.2 CITAES ......................................................................................... 34

    8.3 RECURSOS ADICIONAIS ............................................................................ 35

  • 1 Sumrio Executivo

    1.1 mbito e Objectivos Este documento destinado a lderes da rea de tecnologia e pessoas com influncia, envolvidos na seleco de solues para a gesto de contedos empresariais. O presente documento proporciona aos leitores um conhecimento detalhado de como tm vindo a evoluir as necessidades organizacionais no que diz respeito gesto empresarial e porque crtica a implementao de processos e ferramentas que sejam suficientemente flexveis para suportar estas rpidas mudanas.

    Aps a leitura deste white paper dever compreender:

    O significado de enterprise content e enterprise content management.

    Como os contedos da empresa e as necessidades organizacionais de gesto desses

    contedos esto a evoluir.

    Por que importante ter ferramentas baseadas numa plataforma tecnologicamente

    robusta que suporte informao e processos de complexidade e tamanho diversos.

    Tecnologias e padres para apoio gesto de contedo empresariais (ECM) suportadas em

    processos.

    Como criar o business case para a adopo de uma plataforma para a criao de solues

    orientadas a contedos.

    1.2 Audincia Alvo Profissionais relacionados com a arquitectura de software, ou arquitectura empresarial e tomem ou influenciem decises relativas ao desenvolvimento de frameworks, sistemas de Enterprise Content Management ou outras plataformas orientadas ao contedo. expectvel que o leitor tenha um conhecimento geral relativamente a conceitos de Enterprise Content Management, mas no esperado que tenha um conhecimento detalhado de um processo, aplicao, framework ou plataforma especfica de ECM.

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    2 Definio de Enterprise Content e Enterprise Content Management

    2.1 O que Enterprise Content Management? As organizaes esto cada vez mais conscientes do valor dos contedos que possuem e do valor de serem capazes de utilizar esses contedos de forma eficaz. Isto precisamente do que trata o ECM. ECM vocacionado para a gesto do ciclo de vida da informaes desde a sua criao at arquivamento e eliminao. De acordo com a Associao para a Informao e Gesto de Imagem (AIIM):

    "Enterprise Content Management (ECM) so as estratgias, os mtodos e ferramentas usadas para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir contedo e documentos relacionados aos processos de negcio. ECM permite a gesto da informao estruturada e no estruturada de uma organizao, onde quer que a informao exista." (AIMM, 2011).

    Ainda que muitos possam assumir que o ECM apenas uma soluo tecnolgica, tal no corresponde verdade. O ECM inclui tambm qualquer processo operacional ou estratgico que dependa de contedo, para alm das ferramentas e tecnologia usadas para apoi-los.

    A primeira dcada do sculo 21 tem causado a evoluo dos "processos organizacionais" muito para alm do que muitos inicialmente consideraram possvel e os contedos suportam muitos desses processos. Esta evoluo tornou o ECM um componente crtico para a tecnologia da empresa. Tradicionalmente, as solues tecnolgicas que suportam o ECM dispem de capacidades, tais como:

    Pesquisa

    Colaborao

    Gesto de regras de negcio

    Gesto de workflow

    Digitalizao e captura de contedos

    Gesto de verses

    Gesto de metadados

    Estas capacidades ajudam a tornar o acesso, entrega e gesto de contedos mais controlado, eficiente e menos dispendioso. Esta lista de funcionalidades tem vindo a evoluir, assim como a rea de ECM est a evoluir - constantemente adicionando novos requisitos e sendo cada vez mais exigente, com uma maior nfase na integrao e flexibilidade a longo prazo.

    Assim como os ERP (Enterprise Resource Planning) aumentam a eficincia operacional e a competitividade, padronizando processos como a gesto financeira, o ECM permite s organizaes obter o controlo sobre os seus contedos para alcanar objectivos organizacionais.

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    2.2 O que Enterprise Content? A definio acima fornece uma descrio do que significa gerir contedo, mas o que o "contedo corporativo" (enterprise content) que est a ser gerido? O contedo corporativo evoluiu: j no se trata apenas de verses digitalizadas de documentos ou um conjunto baixo de registos.

    O contedo corporativo pode incluir qualquer tipo de contedo que uma organizao captura e usa diariamente nos seus processos dirios, desde contedo estruturado em bases de dados, documentos XML ou aplicaes empresariais, tais como CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) ou ERP (Enterprise Resource Planning), a contedo no estruturado, tal como texto, e-mails, e folhas de clculo.

    Mais ainda, o contedo corporativo no se limita ao que enuncimos anteriormente. Do contedo corporativo podem ainda fazer parte activos multimdia, tal como imagens, vdeos, voice mail, media streaming, e muitas outras formas inovadoras de informao e contedos. A rea de social media pode tambm ter impacto nestes contedos.

    Em resumo, contedo corporativo pode ser qualquer pode ser qualquer conjunto de dados, documentos, contedo de aplicativos corporativos ou activos multimdia associados aos processos de negcio da organizao, ou qualquer contedo que uma organizao considere suficientemente valioso armazenar e gerir.

    O contedo corporativo est no cerne dos sistemas de informao - parte importante dos processos e modelo de negcio. O contedo corporativo j no uma entidade esttica que existe paralelamente lgica de negcio; o contedo coexiste com a lgica de negcio. fundamental que as plataformas suportem tipos de contedo e meta dados que sejam capazes de representar com preciso as relaes complexas e as transaces que ocorrem todos os dias no negcio para permitir melhorias nos processos organizacionais.

    2.3 Linhas Orientadoras do ECM

    Em meados da dcada de 1980, as organizaes estavam a implementar solues stand-alone, de fornecedores como FileNet, ViewStar e Lotus para capturar documentos em papel e reduzir o esforo e o tempo necessrios para encontrar a informao de que necessitavam. As empresas continuam a adoptar a gesto de contedos pelos mesmos motivos que o fizeram h duas dcadas atrs, sendo que o ritmo tem vindo a aumentar.

    De acordo com o 2011 State of the ECM Industry, pela AIIM, existe um conjunto de linhas orientadoras para adopo do ECM:

    0% 5% 10% 15% 20% 25%

    Improve efficiency

    Optimize business processes

    Compliance

    Reduce costs

    Mitigate risk

    Enable collaboration

    Improve customer service

    Faster turnaround/improved response

    Competitive advantageFigura 1: Drivers for

    ECM Adoption (Miles, 2011)

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    O estudo tambm recolheu razes para a adopo de novos sistemas de ECM

    Figura 2: Drivers for ECM Adoption (Miles, 2011)

    Ainda que este documento no pretenda entrar em detalhes sobre as linhas orientadoras para adopo de um ECM, fcil de prever que cada uma das questes referenciadas beneficiar do apoio de uma soluo de ECM baseada numa plataforma tecnolgica slida.

    0% 5% 10% 15% 20% 25%

    Our content is getting out of hand and we need to control it

    We are consolidating our existing systems

    Need to provide universal access in branches, at home and on-the-move

    Need to cut costs and improve efficiency

    We have compliance issues with increasing industry regulation and litigation

    Need to improve collaboration and project coordination

    Keen to maximize knowledge-sharing in the business

    Want to use Share Point for document management

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    3 Tendncias no domnio do Enterprise Content Management

    3.1 ECM: No se trata apenas de partilha de ficheiros transformada em ferramenta de contedos

    Emergiram ultimamente uma srie de solues no ECM (DropBox, Box.net, Google Docs, etc.) que permitem a partilha de ficheiros e outros contedos entre utilizadores. Embora este tipo de solues apoiem a partilha, colaborao e recursos limitados de segurana, no correcto consider-las solues holsticas de ECM.

    As modernas plataformas ECM no se restringem partilha de arquivos nem se assemelham a solues de gesto de documentos que, na maioria dos casos, pouco mais so que interfaces utilizador para partilha de contedos. As plataformas ECM incluem uma variedade de capacidades, tais como:

    Controlo de verses;

    Relaes entre documentos;

    Suporte para meta dados de documentos e/ou semntica;

    Workflow parametrizvel e gesto do ciclo de vida dos contedos;

    Check-in / check-out;

    Streaming de contedo;

    Auditoria;

    Regras de negcio.

    Estas capacidades so, na maioria dos casos, crticas para permitir que as organizaes consigam gerir os seus contedos eficiente mente e no so suportadas pelo tipo de ferramentas enumeradas anteriormente. Adicionalmente, uma plataforma ECM dever preencher os requisitos que so comuns a todo o software empresarial, nomeadamente:

    Integrao complexa com servios de directrio (ex.: LDAP);

    Capacidade para constar do portflio de tecnologia da empresa em conformidade com

    standards de arquitectura de software;

    Alta disponibilidade.

    Em geral, as aplicaes de partilha de ficheiros so projectados para contedos independentes, sem controlo, no estruturados e incluem poucas ferramentas para apoiar a gesto estrutural (por exemplo, taxonomias) ou a utilizao de meta dados. Alm disso, embora estas ferramentas suportem a partilha, eles no suportam a reutilizao de contedo, faltando-lhes o apoio para a aplicao de regras de negcio crticos, para a gesto do ciclo de vida dos contedos e para disponibilizao de workflows que suportem processos de negcio orientados a contedos. Sem a capacidade de classificar o contedo ou de representar a sua relao com outros contedos, a gesto de contedos torna-se quase impossvel medida que o volume cresce.

    As aplicaes de partilha de ficheiros tm outra limitao importante. medida que o contedo empresarial se torna mais diversificado, incluindo recursos multimdia, como vdeo e udio, h

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    uma necessidade crescente de suportar rich content e actividades, tais como streaming funcionalidade de que a maioria das ferramentas de partilha de ficheiros no dispe. As plataformas de gesto de documentos mais antigas tambm no tm suporte para muitos dos mais novos tipos de contedo.

    Por fim, as organizaes com condicionantes legais e regulamentares devero ser bastante cuidadosas na manipulao de contedos atravs de aplicaes de partilha de ficheiros, uma vez que estas no dispem dos padres de segurana nem dos mecanismos de auditoria ou controlo necessrios. Mesmo que no existam condicionalismos legais, a exposio de contedo privado pode ser uma grande mancha na reputao de uma organizao.

    3.2 A Evoluo do ECM Tal como todos os processos de negcio e a tecnologia que os suporta, o ECM est frequentemente em mudana para introduo de novos modelos, conceitos e enfrentar novos desafios. Tradicionalmente, as tecnologias ECM tm consistido num conjunto de solues independentes:

    Figura 3: Funcionalidades Tradicionais de ECM

    No entanto, e em nmero crescente, as organizaes querem mais integrao. As organizaes pretendem que o contedo possa ser difundido ou esteja disponvel a pedido, sempre que necessrio. As organizaes pretendem que o contedo esteja nas suas ferramentas de trabalho e possam gerir os seus processos de negcios, sem a necessidade de utilizar ferramentas diferentes com os respectivos processos isolados.

    As necessidades do negcio esto a impulsionar uma nova tecnologia de ECM. O ECM evoluiu de uma soluo em silos, departamentos, de finalidade nica para uma infra-estrutura de nvel empresarial. Estas solues modernas de ECM vo muito alm das aplicaes comerciais off the shelf que apontam para uma funo especfica, tal como gesto de documentos e das aplicaes que combinam mltiplas funcionalidades. A recente tecnologia ECM no uma aplicao; sim

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    uma plataforma integrada, de contedo flexvel, que expe componentes e servios que as organizaes podem facilmente integrar de forma a suportarem processos de negcio orientados a contedos nas aplicaes que integrem a plataforma. A nova plataforma ECM ideal transparente aos utilizadores apenas as funcionalidades so importantes. O diagrama abaixo ilustra esta evoluo.

    Figura 4: A Evoluo da Gesto de Contedos (Miles, 2011)

    3.3 A Diversidade de Contedos As organizaes no esto unicamente a pedir solues de gesto de contedos de forma a serem suficientemente flexveis para suportar mais processos de negcio; as solues ECM tm tambm de suportar um nmero crescente de tipos de contedos. As organizaes esto cada vez mais a utilizar novos tipos de informao para apoiar o seu funcionamento. medida que as organizaes gerem mais tipos de contedos diferentes, o seu nvel de preocupao relativamente preciso, confiabilidade e acessibilidade desses contedos aumenta.

    0% 20% 40% 60% 80% 100%

    Paper recordsScanned documents

    Web content - currentComplex design files / digital assets

    Web content - archiveFaxes

    Office documents (Word, Excel, etc)Vdeo/CCTV files

    Internal blog postsPhoto images

    E-mailsVoice/telephone call records

    E-mail attachmentsExternal blog postsInstant messages

    Tweets

    Chaotic

    Somewhat unmanaged

    Managed

    Well managed

    Siloed CM applications, best-of-breed specialists

    ECM suites: integration via APIs, Web Services

    Frameworks, templates content-enabled apps, case management

    2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

    Shift in emphasisfrom repository/security/control to

    role of content in business process enablement

    Figura 5: Avaliao de como o contedo gerido (Miles, 2011)

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    3.4 Contedo Inteligente

    Para alm de os contedos serem cada vez mais diversos, tambm se tm tornado inteligentes, em alguns casos. Isto significa que, tradicionalmente, os contedos geridos pelas solues de ECM seriam essencialmente ficheiros de grande dimenso e imagens digitalizadas interpretadas com solues de OCR e metadados limitados. No entanto, actualmente as plataformas de ECM devero ser mais sofisticadas: devero permitir interpretar os contedos dos documentos e associar significado informao neles contida. Este contedo inteligente permite que as organizaes possam ir alm do simples armazenamento de ficheiros binrios com um conjunto limitado de metadados associado para visualizao, permitindo associar relaes, metadados complexos e regras de negcio, automatizando os processos de negcio. Por exemplo, uma organizao envia uma factura. A tecnologia ECM pode extrair o nmero da factura e us-lo para relacionar com informao contida noutras aplicaes empresariais (por exemplo, um ERP), para que os utilizadores possam ter uma viso mais global da informao e possam ser associadas regras de negcio.

    .

    Figura 6: A Evoluo do Contedo

    As solues ECM tambm esto a aumentar os contedos com o aumento das quantidades de metadados, tais como identificadores de verso e informao de segurana, que podero ser teis ao permitir uma gesto ainda mais eficiente. Os metadados deixam de ser apenas informativos e passam a desempenhar o papel de variveis contempladas nos processos de negcio.

    3.5 Big Data Big Content O contedo no est apenas a tornar-se mais diverso e inteligente, est tambm a aumentar a uma velocidade muito considervel. As empresas esto a capturar volumes crescentes de informao sobre clientes, fornecedores e operaes. A McKinsey Global Institute prev que o volume de dados cresa a um rcio de 40% por ano (Manyika, et al, 2011) provenientes de media social, contedos mveis, vdeo, entre outros, ajudados pelo baixo custo do armazenamento e de solues cloud, que

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    encorajam as empresas a querer gravar tudo. O IDC prev rcios ainda superiores: prev que em 2011 a quantidade de informao digital produzida mundialmente seja 10 vezes superior produzida em 2006. Isto faz com que se preveja um crescimento anual na ordem dos 60% (Chute, Manfrediz, Minton, Reinsel, Schlichting, & Toncheva,2008).

    Figura 7: Crescimento dos contedos na Organizao

    (Chute, Manfrediz, Minton, Reinsel, Schlichting, & Toncheva,2008)

    O crescimento dos contedos ter sido, anteriormente, preocupao de alguns nichos de mercado, mas neste momento causa impacto em todos os sectores e organizaes e est rapidamente a transformar-se numa forma de as empresas lder se destacarem dos seus pares, ao tirarem partido da informao armazenada. Por exemplo, de acordo com o McKinsey Global Institute, 30% das vendas da Amazon.com so originadas pelas recomendaes do produto escritas por compradores anteriores (Manyika, et al., 2011). Se esta informao gerida como contedo empresarial pode ser utilizada noutros processos orientados ao contedo, para alm das recomendaes de venda.

    A capacidade de analisar e utilizar grandes volumes de informao com base nas sofisticadas tecnologias ECM traz alguns benefcios:

    T ra n s p a r n c ia : Tornar o contedo mais facilmente acessvel aos stakeholders onde e

    quando dele necessitam. Isto reduz o tempo e esforo necessrios para localizar a

    informao e contribui para a melhoria da performance.

    D e c is e s s u p o rta d a s e m in fo rm a o: As empresas esto a armazenar quantidades

    crescentes de informao que pode auxiliar a que as tomadas de deciso sejam suportadas

    em dados quantitativos e que contribui para uma maior previsibilidade da deciso. Por

    exemplo, guardar informao sobre o tempo gasto em cada etapa de um determinado

    workflow pode informar a organizao sobre que partes dos processos so mais

    demoradas ou mais caras.

    0

    50000

    100000

    150000

    200000

    250000

    300000

    350000

    2005 2006 2007 2008 2009 2010

    Enterprise Information(Petabytes)

    N. of "Files" (T)

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    S e g m e n ta o d e c l ie n te s : medida que a tecnologia melhora, as organizaes

    tornam-se mais capazes de desenvolver perfis de clientes personalizados, de forma a

    abord-los de forma mais direccionada. Por exemplo, consolidando informao dos

    sistemas CRM com e-mails no estruturados e informao proveniente de social media, de

    forma a criar um conhecimento mais global das necessidades dos clientes.

    T o m a d a d e d e c is o a u to m a tiz a d a : O acesso aos contedos pode dar toda a

    informao necessria para que algumas decises possam ser automatizadas, reduzindo

    custos operacionais associados aos RH. Mesmo que a totalidade de uma deciso no seja

    automatizada, os contedos auxiliam de forma substancial a uma tomada de deciso mais

    informada e com base em dados muitas vezes quantitativos.

    Id e n t if ic a o d e n o v o s M o d e lo s d e N e g c io , P r o d u t o s e S e r v i o s: A agregao

    do contedo e subsequente anlise origina inmeras oportunidades de negcio, desde

    servios de comparao de preos em tempo real, at solues preventivas no sector da

    sade.

    Apesar da informao adicional ser valiosa, as organizaes ainda se debatem como armazenamento, gesto e extraco de dados do contedo. Em muitos casos, medida que o tamanho dos contedos aumenta, aumenta igualmente a complexidade e o custo associado com a gesto desse contedo.

    As tcnicas de gesto da informao utilizadas nos sistemas legados deixaram de ser suficientes, com volumes crescentes de contedo. O crescimento dos contedos torna essencial a adopo de novos processos e tecnologias. Desde o armazenamento baseado na cloud at s tecnologias semnticas que auxiliam a pesquisa o crescimento de contedos est a transformar todo o ambiente ECM.

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    4 Requisitos e Desafios para uma Plataforma Moderna de Contedos

    4.1 Despoletando Processos e Aplicaes Orientadas a Contedos

    Algumas organizaes tm feito avanos significativos com a utilizao de ferramentas de ECM. No entanto, na maioria casos, a utilizao da tecnologia ainda no ptima. Porqu? Muitos ainda consideram ECM uma ferramenta stand-alone, em vez de um componente de um middleware que fornece servios capazes de suportar um conjunto extremamente diversificado de funes de negcio.

    Por exemplo, um departamento de recursos humanos pode precisar de uma soluo de tecnologia para auxiliar na execuo de um novo processo de contratao. Este um processo centrado em contedo. Um currculo, um potencial empregado, o seu perfil e a entrevista de feedback so todos potenciais tipos de contedo. A situao pode ser ainda mais complexa. Pode haver uma exigncia de colocar-se automaticamente um candidato aceite na directoria de utilizadores, ou se integrar com um sistema de gesto de contedos web ou outros processos de negcios. Provavelmente, nenhuma aplicao ECM consegue responder a estes requisitos de raiz.

    Figura 8: Arquitectura para Aplicaes Orientadas a Contedos

    Neste modelo, uma camada de interface de utilizador expe os seus servios para diferentes tecnologias de interface de utilizador. Estes servios podem ser utilizados para criar interfaces de

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    utilizador personalizadas para se adaptarem ao contexto organizacional, fazendo com que o utilizador adira mais facilmente aplicao, e reduzindo a curva de aprendizagem do utilizador.

    A plataforma deve ser projectada de forma modular e flexvel. Deve expor um framework para ser utilizado por programadores, e no ser simplesmente um repositrio de contedo. Muitas ferramentas de ECM tendem a ser projectadas em torno de um repositrio de contedo apenas. Esta mais uma abordagem tradicional, herdada da era cliente-servidor.

    A plataforma tambm deve fornecer um conjunto abrangente de servios e ser desenhada como uma plataforma para suportar a integrao: projectada para ser extendida por programadores fazendo evoluir a soluo base oferecida.

    Seja este o modelo implementado, ou uma arquitectura ECM alternativa, a verdade que a chave para entregar um ECM verdadeiramente flexvel atravs de uma aborgadem modular, centrada na plataforma.

    4.2 Fornecer Modularidade e Extensibil idade Nenhum fornecedor pode antecipar todos os casos de uso que devem ser implementados para gesto dos contedos corporativos. Novos tipos de contedo, padres e modelos de negcios esto a ser continuamente desenvolvidos e, portanto, importante seleccionar uma plataforma de ECM que esteja preparada para a interoperabilidade, personalizao e extenso. A falta de extensibilidade pode ter um impacto directo sobre a capacidade do negcio. Mais de metade das empresas indicam que a falta de suporte da ferramenta ECM para as suas necessidades est restringindo a sua aquisio (Miles, 2011). O grfico abaixo ilustra algumas das razes fornecidas:

    Figura 9: Razes para a no adopo das solues ECM

    Uma plataforma ECM bem desenhada ser extensvel e customizvel de forma previsvel, sustentvel e com um custo razovel. Vamos explorar o que isto significa.

    No mnimo, uma plataforma de contedos bem projectada deve ser modular, orientada a componentes e entregar funcionalidades como um conjunto de caractersticas dissociadas, independentes (servios), com poucas dependncias entre os componentes ou do ambiente tcnico. Esse desenho permite que os arquitectos possam escolher o conjunto preciso de recursos e servios necessrios para atender aos requisitos de cada projecto. Alm disso, a plataforma deve disponibilizar uma que possa ser usada para aceder aos servios de plataforma. Outros recursos da plataforma para apoiar um modelo sustentvel para a construo de aplicaes de ECM incluem:

    0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

    Requires custom integration with other systems

    Has created point-solutions

    Has held back our adoption of ECM

    Has restricted our ability to consolidate systems

    Has restricted our choice of vendor

    Limits system utilization

    Has limited our ability to roll-out worldwide

    Restricts our uptake of new releases and products

    None of these

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    T e s ta b il id a d e : A plataforma deve suportar extenses de teste/customizaes sem ser

    excessivamente pesado. Idealmente, a plataforma deve integrar-se facilmente com uma

    plataforma de testes e permitir a integrao contnua, de modo que os aspectos funcionais

    e no funcionais (por exemplo, desempenho) de personalizaes/extenses possam ser

    verificados.

    M lt ip la s e s t ra t g ia s A P I : Uma plataforma de ECM extensvel deve expor mltiplas

    APIs para permitir diferentes estratgias de integrao.

    S u p o rte p a ra l in g u a g e n s s ta n d a rd , ta is c o m o J a v a , P H P ou outros, em

    detrimento de linguagens proprietrias. Alguns vendedores podem optar por implementar

    o suporte para linguagens recentemente introduzidas, que estejam na moda, para gerar

    interesse nos seus produtos. Os arquitectos devem avaliar cuidadosamente o valor das

    linguagens suportadas por factores como a adopo da lngua, a dimenso da comunidade

    de programadores, as qualidades intrnsecas da linguagem e a capacidade tcnica de

    suporte a aplicaes que utilizem essas linguagens.

    C lie n te A P I e p ro g ra m a o c o n s is te n te s: um mecanismo consistente e apoiado de

    extensibilidade pelo desenvolvimento interno (fornecedor) e desenvolvimento externo, o

    que permite ao cliente que as extenses funcionem similarmente s caractersticas nativas

    da soluo.

    D e p lo y m e n t: A plataforma de ECM deve suportar mltiplas estratgias de deployment

    desde um nico servidor de alta disponibilidade activo / activo e recuperao de desastres,

    at solues cloud. Deve suportar configuraes de deployment complexas concebidos

    para validao de aplicao (por exemplo, teste de preparao para a produo). Alm

    disso, a plataforma deve permitir a distribuio de customizaes e extenses de uma

    forma previsvel e controlada em todos os ambientes, sem afectar a funcionalidade da

    plataforma central.

    B e n c h m a rk in g d e d e s e m p e n h o : A plataforma deve ter dados de benchmark regulares

    publicados e permitir que as equipes responsveis pela implementao definam os seus

    prprios testes de desempenho, com base em casos de uso especficos e necessidades de

    aplicao.

    4.3 Suportar mais que apenas a componente Servidor Frequentemente, programadores, arquitectos de software e gestores de projecto avaliam as aplicaes empresariais com base nas caractersticas de arquitectura do lado do servidor. Analisam a implementao do armazenamento dos dados, a forma como a lgica de negcios foi projectada e as APIs que esto disponveis para integrao com outras aplicaes. No entanto, os recursos do lado do cliente so to importantes quanto os do lado do servidor. Ao avaliar uma plataforma ECM, importante considerar mais do que apenas as principais capacidades englobadas nos componentes do lado do servidor. Os arquitectos de software devem tambm garantir que a

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    plataforma no impe restries excessivas sobre a interface que o utilizador final ir utilizar para aceder ao contedo da aplicao e/ou oo fornecimento de contedo do prprio contedo.

    As plataformas de ECM devem apoiar a entrega e interaco de contedos multicanal. Esta capacidade est a tornar-se cada vez mais crtica, medida que as empresas aumentam a utilizao de dispositivos mveis, tablets e outras ferramentas. Idealmente, a plataforma vai fornecer ou permitir a integrao com uma ou mais frameworks para apoiar desenvolvimento rpido de aplicaes:

    Gama de diferentes fra m e w o rk s d e in te rfa c e u ti l iz a d o r W e b para diferentes casos

    de uso (por exemplo, JSF, GWT, templates web bsicos, etc) para garantir que todos os tipos

    de aplicaes web, incluindo interfaces de utilizador baseadas em mveis e tablets, pode

    ser efectuado da forma mais adequada.

    F ra m e w o rk s R IA (R ic h In te rn e t A p p lic a tio n s ), que suportam Flex e middleware

    relacionado, tais como Adobe Life Cycle ou Granite DS, para facilitar o desenvolvimento

    dessas interfaces.

    "A p lic a e s s i le n c io s a s " para scripting e processamento batch.

    A p lic a e s d e d e s k to p .

    A p lic a e s m v e is , principal tecnologia de suporte, tais como Android e iOS, e

    fornecendo SDKs dedicados a empacotar os servios de plataforma e API.

    \

    Figura 10: Entrega de Contedos Multi Canal

    4.4 Corre em qualquer plataforma, incluindo na Cloud

    O software empresarial tradicional foi pensado para correr localmente, e ainda hoje uma grande parte das solues de ECM esto desenvolvidas dessa forma e so geridas internamente pela equipa de IT. Neste cenrio, importante destacar a necessidade de ter um middleware standard. Por exemplo, em termos de tecnologia Java, deveria ser possvel instalar toda a soluo em

    Web Application(e.g. JSF, GWT)

    RichInternet

    Application(e.g. Flex)

    Shell/Script/Command

    LineApplication

    Desktop Application

    Mobile Application

    Enterprise Content Platform

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    servidores aplicacionais Java standards (tais como o lean Apache Tomcat servlet engine, servidores aplicacionais JBoss, ou outra infra-estrutura standard que no necessite de componentes adicionais especializados). As mesmas consideraes so importantes base de dados. "Instale onde quiser e como quiser" deve ser o lema. Isto permite s empresas alcanar um melhor ROI, permitindo-lhes partilhar e alavancar os seus actuais investimentos numa nica plataforma uniforme.

    As solues tradicionais muitas vezes falham nesta rea. Muitos exigem configuraes especficas e sistemas, resultando nalguns casos na necessidade de manuteno e processos operacionais especficos, que trazem custos adicionais para as organizaes.

    As solues Cloud vm trazer uma grande variedade de oportunidades e promessas, tendo contribudo para a democratizao da tecnologia para muitas organizaes. Em vez de contratar pessoal especializado e fazer um grande investimento em infra-estrutura e software, as organizaes podem obter os mesmos recursos com um baixo custo de start-up e um pagamento mensal.

    As plataformas baseadas na Cloud permitem o desenho de solues de Enterprise Content sofisticadas, fiveis e de alta disponibilidade, sem a preocupao com:

    Requisitos de instalao

    Capacidade de armazenamento

    Configuraes de software

    Investimento em Hardware

    Escalabilidade futura

    A Forrester Research ilustra a taxonomia da Cloud da seguinte forma:

    Figura 11: Taxonomia da Cloud

    IaaS PaaS SaaS

    Dynamicinfrastructure

    services

    Integration-as-a-service

    Dynamic appsservices

    Infrastructurevirtualization

    tools

    Middlewarevirtualization

    tools

    Appsvirtualization

    tools

    Purecloudmarket

    Extendedcloudmarket

    Level ofsharing

    Publiccloud

    Hosted(virtual private)

    cloud

    Privatecloud

    Infrastructure Middleware Applications Businessvalue

    Source: Forrester Research, Inc.

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    A Cloud habitualmente segmentada nas seguintes camadas:

    In fr a s t r u c t u r e-a s -a -s e rv ic e ( Ia a S ): IaaS o mais baixo nvel de abstraco na nuvem

    pilha de tecnologia. IaaS fornece sistema operacional suporte, armazenamento e

    processamento. vendedores em este setor incluem o Windows Azure e Amazon EC2.

    P la t fo rm -a s -a -S e rv ic e (P a a S ): PaaS essencialmente o middleware da nuvem. mais

    abstrato do que a camada IaaS e fornece componentes, um ambiente e estruturas para

    construo de aplicaes de alto nvel. Fornecedores neste espao incluem Heroku e

    CloudBees.

    S o ftw a re -a s -a -S e rv ic e (S a a S ): SaaS geralmente o mais alto nvel da pilha de nuvem e

    inclui solues de aplicativos completos projectados para ser utilizado pelos utilizadores

    finais, tais como correio web eo Google Apps.

    Apesar de SaaS ser actualmente o mais utilizado, a adopo de PaaS est em crescimento; estima-se que o mercado v crescer para 11,91 bilhes $ na prxima dcada, impulsionado pelas organizaes que procuram reduzir os custos de tecnologia, melhorando ao mesmo tempo os seus servios.

    A tecnologia ECM, tal como quase todas as outras tecnologias, tm tido o impacto da Cloud. No entanto, no deve considerar-se que as solues de ECM podem facilmente ser utilizadas na Cloud. Muitas ferramentas ECM tm uma srie de caractersticas que as tornam de utilizao difcil, seno no impossvel, num ambiente Cloud. Por exemplo, muitos fornecedores de ECM construram as suas solues atravs da aquisio ou ciclos de desenvolvimento de produtos independentes que no partilham uma arquitectura comum e no tm (e podem nunca vir a ter) uniformizao das condies ambientais, resultando em ferramentas com um elevado nmero de dependncias externas que no podem ser suportados em ambientes mais standard, como na Cloud.

    Ao pensarmos em ECM na Cloud apontamos primeiramente para SaaS. Embora esta seja uma opo vlida, a realidade que uma plataforma de ECM deve permitir o uso das outras opes na Cloud:

    Ia a S : permite que as organizaes que j esto tirando proveito de uma infra-estrutura

    organizada possam continuar a utiliz-la sem a necessidade de configuraes especficas

    de ambiente, que tornariam a utilizao da Cloud impraticvel.

    P a a S : permite a entrega de frameworks e componentes que podem ser customizados,

    abstraindo-se da complexidade da infra-estrutura de baixo nvel permite uma boa

    adequao s plataformas modernas de ECM.

    S a a S : Uma parte significativa dos utilizadores da plataforma ECM ir entregar as

    aplicaes desta forma, solicitando os requisitos tcnicos que aqui esto implicados:

    o Alocao flexvel de recursos

    o Multi-tenancy

    o Segurana e privacidade

    o Monitorizao de implementaes em larga escala

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    Alm de permitir que todas as trs abordagens a computao em nuvem, uma boa plataforma tcnica deve tornar mais fcil para se deslocar de um modo para outro, e tambm para alternar entre as opes de implantao sem grande esforo, alto custo ou longo tempo de mercado.

    When considering a new ECM technology, it is important to consider more than just a supports the cloud check-box on an RFP. Cloud support is not a simple YES/NO question; cloud requirements and capabilities vary and should be examined in detail. It is not sufficient to rely on the shiny Cloud based marketing collateral.

    4.5 Desenvolvimento moderno: gil e, brevemente, na Cloud Um conjunto de melhores prticas pode garantir solues de alta qualidade com um menor custo de implementao do que as abordagens tradicionais de entrega de software:

    A d o p ta r p r tic a s A g ile e d e d e s e n v o lv im e n to it e ra t iv o . Adopte a mxima

    "release early, release often. Estas prticas tm servido para reduzir o risco em

    comparao com as prticas tradicionais de gesto de projectos.

    G a ra n tir in te g ra o . Construir a cada mudana a garantia de que as alteraes no

    cdigo que tm um impacto negativo so identificadas precocemente, antes que possam

    causar problemas adicionais.

    Im p le m e n t a r t e s t e s a u t o m t ic o s. Isto reduz o tempo, esforo e custos dos testes para

    confirmar a validade das alteraes de software.

    U til iz a o d e fe rra m e n ta s e t c n ic a s m o d e rn a s p a ra c o n tro lo d o c d ig o

    fo n te que oferecem aos programadores maior eficincia que as ferramentas tradicionais

    que bloqueiam um ficheiro inteiro, enquanto um nico programador faz alteraes. Este

    leque mais recente de ferramentas de controlo do cdigo fonte tambm permite o

    desenvolvimento verdadeiramente distribudo - algo que era difcil e caro com solues

    anteriores.

    Im p le m e n t a o c o n t n u a e t e s t e /b e n c h m a r k d e p e r fo r m a n c e a u t o m t ic o .

    Estabelece as linhas de base para a soluo para que a equipe possa facilmente identificar

    quaisquer alteraes que causem impacto substancial no desempenho.

    Im p le m e n t a o d e d e p lo y m e n t c o n t n u o . O deployment contnuo automatiza o

    processo de deploy e reduz o tempo necessrio para a realizao das tarefas, bem como o

    risco de perder passos crticos.

    IaaS, SaaS e PaaS so agora reas bem estabelecidos na Cloud, mas est a emergir uma rea - desenvolvimento na Cloud. O desenvolvimento baseado na Cloud permitindo que s organizaes no s utilizao (SaaS), montagem (PaaS) e execuo (IaaS), mas realmente construir software remotamente. No ambiente de "tudo como um servio, no exagerado afirmar que o desenvolvimento como um servio ser o prximo passo de crescimento das solues Cloud.

    O desenvolvimento na Cloud tem muitos dos mesmos benefcios que outras ofertas baseadas Cloud, como menor custo de aquisio, a adopo mais rpida, instalao e configurao mais simples e reduzida gesto e esforo de manuteno. Uma srie de IDEs baseados na Cloud tm sido recentemente introduzidas (por exemplo, Orion do Eclipse e o Salesforce), oferecendo uma soluo

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    de alto nvel de abstraco do cdigo fonte. No entanto, o desenvolvimento na Cloud no se resume ao desenvolvimento em ambiente integrado (IDE). Para ser verdadeiramente holstico, o desenvolvimento como um servio deve suportar todo o ciclo de vida de desenvolvimento, que inclui:

    P ro d u o d e c d ig o

    C o m p ila o

    C o n tro lo d e v e rs e s

    In t e g r a o c o n t n u a

    A u to m a tiz a o d e te s te s

    D e p lo y m e n t p a ra m ltip la s p la ta fo rm a s

    Este modelo ilustrado abaixo e est j a ser oferecido em produtos como VMWare Code2Cloud e CloudBees [email protected] Uma plataforma ECM ideal dever abraar este modelo de desenvolvimento:

    Figura 12: Development as a Service

    O desenvolvimento como um servio encontra-se ainda nos seus estados iniciais. Muita evoluo dever ainda ocorrer antes do ciclo completo de desenvolvimento ser suportado na Cloud. No entanto, j existe um valor real em adoptar esta nova abordagem para o desenvolvimento - quando possvel combinar e integrar um ambiente de desenvolvimento baseado na Cloud, com uma infra-estrutura de desenvolvimento local.

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    5 A util izao de standards interessa, mas sem fundamentalismos

    5.1 Porqu util izar standards? Os utilizadores com perfil no-tcnico no esto interessados em saber quais os standards que existem e quais os que esto emergindo. Para eles importa que as diferentes plataformas se consigam conjugar; no fundo, eles pretendem a interoperabilidade. Pretendem solues que possam comunicar umas com as outras, sem custo e esforo excessivos.

    Os standards fornecem um conjunto de directrizes e mecanismos para interagir com uma tecnologia. A adopo de standards tem uma srie de benefcios, sendo o mais citado a interoperabilidade. Nenhuma organizao quer ficar refm de uma nica soluo de um fornecedor ou produto para implementao de uma soluo de tecnologia independentemente da qualidade das solues e servios desse fornecedor. A adopo de standards tem um nmero de benefcios adicionais, tais como:

    D im in u i o d o c u s to d e a q u is i o d e te c n o lo g ia

    A u m e n to d a c o n s is t n c ia e s im p lic id a d e d o d e s e n v o lv im e n to

    A u m e n to d a re u ti l iz a o d e c d ig o

    R e d u o d o c u s to , te m p o e e s fo r o n a tra n s i o e n tre s o lu e s e

    fo rn e c e d o re s

    M e n o r n e c e s s id a d e d e fo c o n a in fra -e s tru tu ra

    C a p a c id a d e d e c ria r in t e rfa c e s a d a p ta d o s s n e c e s s id a d e s d e fu n e s

    e s p e c f ic a s d o n e g c io

    M e lh o ria d a p o rt a b il id a d e d a a p lic a o

    D im in u i o d o t im e d o m a rk e t , p o is m a is f c i l c o m p ra r c o m p o n e n te s o ff

    th e s h e lf e a p lic a e s q u e p o d e m s e r in te g ra d a s , fo rn e c e n d o a s

    fu n c io n a lid a d e s n e c e s s ria s p a ra a s o lu o .

    As organizaes devero compreender quais os standards que fornecem os benefcios mais importantes para as suas necessidades aquando da adopo de uma soluo ECM.

    5.2 Standards Existentes e Emergentes Diz-se que a vantagem dos standards que existem muitos para escolher. Isto poderia ser apenas uma piada para tecnlogos, mas a experincia diz que existe um fundo de verdade na afirmao e para o mundo da gesto de contedo corporativo no acontece de forma diferente. No existe um padro nico que mais importante do que todos os outros. No existe uma definio universal do que mais valioso; varia sempre de acordo com as necessidades tcnicas e de negcio da organizao.

    Nem todos os fornecedores de ECM e produto iro apoiar todos os standards. No entanto, importante determinar os standards que so mais importantes para o futuro do negcio e da

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    tecnologia e garantir que eles so compatveis com a plataforma ECM potencial. Por exemplo, uma organizao preocupado com a indstria editorial pode ter um forte interesse em adoptar o NewsML, enquanto uma organizao com uma cobertura mais genrica e horizontal pode ter mais interesse em apoiar o Content Management Interoperability Standard.

    In t e r o p e r a b il id a d e

    Conforme referido anteriormente, a interoperabilidade um dos principais impulsionadores para a adopo de standards. A interoperabilidade assume muitas formas. No ECM, a interoperabilidade est principalmente orientada para proporcionar s aplicaes baseadas em contedo uma forma standard de partilhar os seus activos digitais.

    Os principais standards relacionados com interoperabilidade para solues ECM incluem os Content Management Interoperability Services (CMIS) e Java Content Repository (JCR). Os CMIS tm vindo a ser ligeiramente mais populares que os JCR, devido ao facto de terem uma abordagem agnstica face tecnologia.

    O CMIS um dos standards mais recentes na rea de gesto de contedo, tendo sido especificamente projectado para suportar a interoperabilidade entre as solues de ECM. Adoptado oficialmente em Maio de 2010, gerido pelo OASIS, e apoiado por um grande nmero de fornecedores, a norma define um modelo de fornecedor de domnio agnstico, uma abstraco de protocolo e um conjunto de ligaes que permitem partilhar e aceder ao contedo atravs de mltiplas ferramentas de ECM. Os principais servios prestados pelo CMIS incluem:

    S e rv i o s d e R e p o s it rio : Permite a pesquisa de informao e contedos no repositrio,

    bem como a existncia de tipos de objecto definidos para o repositrio.

    S e rv i o s d e N a v e g a o : Suporta a navegao pela hierarquia de pastas num

    repositrio CMIS.

    S e rv i o s d e M a n ip u la o d e O b je c to s: Gesto de objectos do repositrio (Create,

    Retrieve, Update, Delete).

    S e rv i o s d e P e s q u is a : Pesquisa de objectos no repositrio.

    S e rv i o s d e V e rs io n a m e n to : Gesto do ciclo de vida dos objectos no repositrio.

    Diferentes fornecedores tm-se dedicado a fazer evoluir o standard CMIS. Umexemplo disso so as implementaes de CMIS feitas pela Apache Foundation, no mbito do projecto Apache Chemistry, com o apoio de programadores provenientes de diferentes fornecedores de gesto de contedo, como a Adobe.

    Outros standards oficiais ou de facto, em termos de interoperabilidade, incluem:

    W in d o w s S h a re p o in t S e rv ic e s (W S S ) : no se trata propriamente de um standard, mas

    de um conjunto de servios para aceder ao contedo dos produtos Microsoft SharePoint.

    W e b -b a s e d D is tr ib u te d A u th o rin g a n d V e rs io n in g (W e b D A V ): um standard

    baseado em http que facilita a colaborao entre utilizadores na edio e gesto de

    documentos e ficheiros armazenados em servidores web.

    J a v a C o n te n t R e p o s ito ry (J C R ) : especificao Java de baixo nvel, ainda que tenham

    sido criadas adaptaes para outras linguagens, definida pelo Java Community Process.

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    C o m m o n In te rn e t F i le S y s te m (C IF S ): protocolo que permite que as aplicaes faam

    pedidos de ficheiros e servios em computadores remotos via Internet.

    M e t a d a d o s

    Os Metadados contribuem para aumentar o contedo armazenado por solues de ECM, com detalhes adicionais, tais como taxonomia, relacionamentos, atributos de segurana, caractersticas de uso de informao de auditoria, entre outros. Qual a importncia dos metadados para uma soluo de ECM? crtica. Sem metadados torna-se quase impossvel de gerir, manter o controlo e encontrar contedo numa ferramenta de ECM. H um certo nmero de standards que causam impacto na criao e gesto de metadados nas solues de ECM, tais como XML, Dublin Core e standards relacionados a tecnologia semntica (por exemplo, RDF). Suportar algumas dessas normas, como Dublin Core, importante, mas no suficiente para enderear todas as necessidades de metadados de ECM. necessrio ter em ateno que muitos destes standards esto ainda em evoluo, pelo que a chave ser a capacidade de adopo de uma plataforma com a flexibilidade para suportar o standard futuro.

    A norma mais importante, embora seja um standards de nvel muito mais baixo do que muitos dos outros discutidos neste documento , sem dvida, o XML. O XML (Extensible Markup Language) um padro gerido pelo World Wide Web Consortium (W3C) e presentemente familiar para a maioria dos tecnlogos.

    Ao contrrio do HTML, o XML no tem um nico conjunto definido de tags e atributos; o XML permite que os programadores definam os seus prprios elementos ou utilizem um vocabulrio definido por ua terceira parte. O XML uma tecnologia fundamental para a definio de contedos e dados estruturados e, claro, dos metadados; tambm a base para uma srie de outros standards, como Dublin Core e XMP.

    O XML tem sido uma tecnologia core que quase todos os fornecedores declaram suportar. No entanto, os arquitectos de software devem ter em ateno o que esse "suporte" quer dizer. Nem todos os fornecedroes suportam o XML de forma similar para a integrao e transformao, armazenamento e publicao. Os arquitectos de software devem explorar em detalhe os recursos de XML de uma plataforma de ECM quando se trata de gesto, armazenamento e processamento de dados baseados em XML.

    Outro domnio que mencionado mais frequentemente relacionado aos metadados a tecnologia semntica. A tecnologia semntica permite associao do significado ou contexto ao contedo digital - e no apenas do que significa para as pessoas - mas para computadores tambm. Se os computadores puderem aprender o significado por trs de contedo, eles podem saber o que interessa aos utilizadores e prestar assistncia com tarefas comuns, tais como pesquisa ou melhorando os dados com detalhes existentes, baseados em relaes conhecidas. Sem a tecnologia semntica, o contedo traduz-se tipicamente apenas nas ligaes entre os recursos estruturados e no estruturados. A tecnologia semntica fornece o contexto para estes recursos e outros relacionados, de modo que as mquinas possam reconhecer entidades como pessoas, lugares, eventos, organizaes, etc., dentro do contedo.

    O suporte para tecnologias semnticas limitado na maioria das plataformas de ECM, embora alguns fornecedores com viso de futuro estejam a comear a incorporar esta tecnologia. Se a tecnologia semntica fizer jus s suas promessas, as melhorias que proporciona para metadados, categorizao e enriquecimento de contedo, vai melhorar substancialmente a tecnologia ECM.

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    Isto pode ser visto em projectos de investigao e open source, como o projecto Interactive Knowledge Stack (IKS). O IKS um projecto de investigao da Unio Europeia que envolve diferentes fornecedores, e que tem por objectivo a construo de um dilogo aberto e de uma plataforma tecnolgica flexvel para gesto de contedos. A partir do IKS tm resultado vrios projectos Open Source, como o projecto Apache Stanbol, que fornece uma ligao entre as fontes de dados Semantic Web e as solues de gesto de contedo tradicionais.

    O u tro s s ta n d a rd s n o re la c io n a d o s a c o n te d o q u e im p o rta c o n s id e ra r

    A tecnologia e o desenvolvimento de linguagens de programao tm vindo a evoluir e h uma srie de standards tcnicos que so um "must-have" e de alto valor para uma plataforma de desenvolvimento de contedos moderna.

    O OpenSocial um deles. O OpenSocial foi originalmente criado como uma especificao aberta para acesso e partilha do perfil do utilizador, contedos e actividade em redes sociais, ao invs de trabalhar com as interfaces proprietrias oferecidas por cada site. No entanto, a sua adopo tem crescido para alm do domnio das redes sociais.

    O OpenSocial composto por dois conceitos de alto nvel: gadgets e APIs. Os gadgets so componentes pequenos, plug-ins baseados em HTML/JavaScript. A API do OpenSocial fornecer capacidades para gesto de pessoas, actividades e dados e so expostos via JavaScript e REST. Os gadgets OpenSocial tambm podem ser utilizados para proporcionar uma soluo simples de integrao entre aplicativos, e podem aceder a qualquer informao na organizao que esteja exposta via REST.

    Alm das capacidades existentes nos OpenSocial, existem esforos correntes para proporcionar maior integrao entre OpenSocial e CMIS; essas mudanas esto previstas para a verso 2.0 da especificao OpenSocial.

    H uma srie de normas adicionais que no esto directamente relacionadas com os contedos que so importantes para o desenvolvimento do ECM, como o OAuth, REST e LDAP. Cada uma destas tecnologias pode desempenhar um papel importante na entrega da soluo.

    O OAuth um protocolo standard para autenticao. Fornece uma forma standard para que os programadores possam oferecer os seus servios via uma API, sem que os utilizadores tenham de expor as suas credenciais. Da perspectiva do utilizador, este protocolo permite que um utilizador (proprietrio do recurso) conceda acesso a um recurso protegido por um aplicativo (prestador de servios) para outro aplicativo (consumidor de servio). OAuth uma forma de autenticao delegada, que permite que uma nica identidade seja partilhada entre vrios sites sem expor as suas credenciais. Alm de fornecer uma forma standard de concesso de acesso entre as aplicaes, OAuth tambm fornece um mecanismo para restringir o mbito e durao da autenticao do consumidor do servio. Esta uma estratgia muito mais segura do que partilhar credenciais e conceder acesso ilimitado a um terceiro.

    Tendo em conta que o contedo corporativo essencial para muitos processos de negcio, importante que a plataforma fornea uma forma standard para controlar o acesso aos seus servios. Em vez de reinventar a roda, muitos fornecedores integraram o OAuth nas suas plataformas, para controlar quais os servios e os dados que so partilhados entre aplicaes.

    O Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) outro protocolo standard a ser considerado. O protocolo LDAP permite que as aplicaes acedam informao armazenada num servidor LDAP. Os Servidores LDAP podem armazenar qualquer tipo de informao, mas so mais frequentemente

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    utilizados para armazenar informao de contacto, credenciais de segurana e informao de grupo. A maioria das organizaes que suportam acesso seguro a recursos ou e-mail armazenam a informao dos utilizadores num directrio LDAP. Os servidores LDAP so to comuns que as plataformas de ECM devero suportar esta integrao, pelo menos a um nvel de leitura, para que as informaes do utilizador no necessitem ser replicadas em vrios locais.

    O REST (Representational State Transfer) um estilo arquitectural baseado na web, no um standard para integrao de aplicaes. As interaces via REST envolvem dois componentes - clientes e servidores. Os clientes fazem solicitaes aos servidores; os servidores recebem pedidos, processam-nos e retornam uma resposta. Os pedidos e as respostas transferem representaes de recursos. Um recurso qualquer objecto num endereo (URI) que pode fornecer informaes ou executar operaes.

    Dada a crescente popularidade dos servios de estilo REST, os arquitectos de software que adoptarem por este estilo de integrao devem examinar cuidadosamente quais os servios que uma plataforma expe via REST. Alguns fornecedores indicam que eles suportam REST, mas apresentam recursos muito limitados.

    Finalmente, a um nvel mais baixo, standards como OSGi permitem a modularidade e extensibilidade do software. Os arquitectos de software que ainda esto a utilizar tecnologia Java para o trabalho pesado e difcil que incrementar as primeiras verses do J2EE devem definitivamente considerar explorar o standard OSGi. Ele trs ao Java uma nova abordagem para a modularidade e extensibilidade.

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    6 Business Case para Adopo de uma Abordagem de Plataforma s Aplicaes de C ontedo

    A maioria dos engenheiros de software sabe, ou pelo menos suspeita, que implementao de uma abordagem centrada na plataforma para construir aplicaes orientadas ao contedo tem algum valor organizacional. Processos ad-hoc, mltiplas ferramentas e prticas inconsistentes raramente servem o melhor interesse de qualquer empresa. No entanto, a justificao "confie em mim" no convincente o suficiente para um executivo levar a cabo alteraes nos processos de negcio, nos colaboradores e/ou investir em novas plataformas tecnolgicas.

    fundamental que os arquitectos de software saibam definir ou contribuir para a definio de um business case. O que um business case? Um business case justifica a razo de recomendaes de arquitectura de forma coesa e convincente. Um business case bem definido deve incluir razes qualitativas, e se possvel uma justificao quantitativa, ou retorno sobre o investimento (ROI) para a realizao de um projecto - e no apenas o ponto de vista tcnico.

    As seces a seguir apresentam um modelo de amostra para calcular o ROI e benefcios genricos do uso de uma plataforma para gerenciar contedo corporativo.

    6.1 Razes Qualitativas A implementao de uma abordagem centrada na plataforma para construir aplicaes orientadas ao contedo tem um nmero de benefcios, tais como:

    Necessidades mais reduzidas de formao para os recursos tcnicos, uma vez que uma

    nica abordagem est em uso em toda a empresa. Arquitectos, programadores e designers

    podem aprender os pontos fortes, pontos fracos, caractersticas, restries e interfaces uma

    vez e construir inmeras aplicaes. Isto permite que os recursos se foquem na entrega de

    recursos de alto valor em vez de aprenderem mltiplas ferramentas de fornecedores.

    Melhoria da reutilizao de contedo e consistncia.

    Reduo de custos devido a um reduzido nmero de ferramentas necessrias para apoiar

    os casos de uso necessrios.

    Reduo do time to market, j que se est a utilizar uma ferramenta consistente para

    fornecer mltiplas aplicaes.

    Tenha em conta que estes so apenas benefcios gerais. Devem ser feitos esforos para identificar os benefcios especficos para a organizao que adopta a plataforma de ECM.

    6.2 Calcular o ROI Adoptar uma plataforma de gesto de contedo empresarial (ECM) pode significar um investimento organizacional de relevo. E, como qualquer investimento, importante compreender quando que aquisio ir ser paga por si mesma - ROI. Um certo nmero de tcnicas podem ser utilizadas para o clculo do retorno sobre o investimento (ROI). Uma abordagem simplista envolve identificar o benefcio de implementao da nova soluo, quantificando cada benefcio, e deduzir

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    o custo. As categorias abaixo incluem o benefcio da amostra e as reas de custos, que vo variar para cada organizao / projecto:

    Figura 13: Categorias de Custo e Benefcio

    6.3 Calcular o ROI (exemplos) As tabelas seguintes mostram as estimativas de ROI de uma organizao para a entrega de trs aplicaes usando um aplicativo especfico para desenvolver cada uma versus a utilizao de uma plataforma de contedos nica. Neste exemplo, as aplicaes podem ser classificados como aplicativos orientados ao contedo.

    O Projecto A um projecto de gesto de documentos com vista a cumprir os requisitos de

    uma determinada organizao no que diz respeito gesto interna de documentos.

    O Projecto B uma aplicao de contedos orientada a processos: trata-se de uma

    implementao de uma extranet para gerir devolues de produtos por parte dos clientes.

    Integra com o ERP.

    O Projecto C uma aplicao DAM para o departamento de Marketing e Comunicao.

    Este exemplo assume que a plataforma de contedo Open Source, e adquirida atravs de um modelo de subscrio. Assim sendo, a maior parte do custo de software para a plataforma trata-se

    Modelo de Benefcios

    Benefcios de negcio

    Produtividade do utilizador

    Custos de suporte reduzidos

    Custos de IT reduzidos

    Integrao

    Reutilizao de informao

    Aumento da utilizao de contedo

    Diminuio da redundncia da informao

    Benefcios futuros

    Modelo de Custos

    Custos de infraestrutura

    Formao e educao

    Software aplicacional

    Consultoria e pessoal

    Operaes em curso

    Integrao e alteraes de processos

    Alteraes organizacionais

    Comunicaes

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    de um custo operacional, em oposio aos grandes custos de CAPEX. No se deve assumir que Open Source significa grtis. No exactamente assim. O Open Source tem um custo, que se traduz essencialmente em manuteno e suporte.

    Este modelo ficcional pode ser usado como um ponto de partida para a sua prpria anlise de ROI para adopo de uma plataforma de ECM. Tenha em mente que, para avaliar o verdadeiro valor da adopo de uma plataforma de ECM, deve-se olhar para alm de um nico projecto e analisar o impacto ao longo do tempo.

    Tabela 1: Exemplo de Clculo de ROI: projecto A

    Abordagem especfica (aquisio de um software especfico de gesto documental de um fornecedor)

    Abordagem orientada plataforma

    CAPEXConsultoria (levantamento, customizao e integrao) 65000 65000Interno (definio de processos, formao, gesto de projecto) 34000 34000Aquisio de Software 45000 0Instalao da Infraestrutura 15000 15000TOTAL 159000 114000OPEXAno 1 17600 37600Custos do projecto em curso 24000 16000Manuteno e suporte de software 10000 30000Infraestrutura 7600 7600 Ano 2 35600 49600Custos do projecto em curso 18000 12000Manuteno e suporte de software 10000 30000Infraestrutura 7600 7600Ano 3 45600 55600Custos do projecto em curso 28000 18000Manuteno e suporte de software 10000 30000Infraestrutura 7600 7600TCO (nos 3 anos apenas) 257800 256800

    Projecto A: Gesto de Documentos

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    Abordagem especfica, adquirindo uma soluo DAM out-of-the-box

    Utilizao da plataforma de contedos do Projecto A

    CAPEXConsultoria (levantamento, customizao e integrao) 5000 5000Interno (definio de processos, formao, gesto de projecto) 5000 5000Aquisio de Software 60000 0Instalao da Infraestrutura 14000 0TOTAL 84000 10000OPEXAno 1 15000 0Custos do projecto em curso 0 0Manuteno e suporte de software 10000 0Infraestrutura 5000 0Ano 2 15000 0Custos do projecto em curso 0 0Manuteno e suporte de software 10000 0Infraestrutura 5000 0Ano 3 15000 0Custos do projecto em curso 0 0Manuteno e suporte de software 10000 0Infraestrutura 5000 0TCO (nos 3 anos apenas) 129000 10000

    Projecto C: Digital Asset Management

    Tabela 2: Exemplo de Clculo de ROI: projecto B

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    Tabela 3: Exemplo de Clculo de ROI: projecto C

    Tabela 4: Exemplo de Clculo de ROI: total

    Embora este modelo seja puramente fictcio, ilustra o valor de adoptar uma plataforma de contedo em vez de se utilizar aplicaes de finalidade nica ou o desenvolvimento de solues personalizadas. Observe que os custos de consultoria, infra-estrutura e software para as solues pontuais continuam altos sobre cada implementao do aplicativo, enquanto estes custos diminuem ou so eliminados em posteriores implementaes usando a plataforma de ECM.

    Abordagem especfica, desenvolvendo a aplicao de raiz, utilizando uma framework de desenvolvimento

    Utilizao da plataforma de contedos do Projecto A

    CAPEXConsultoria (levantamento, customizao e integrao) 80000 60000Interno (definio de processos, formao, gesto de projecto) 12000 24000Aquisio de Software 3000 0Instalao da Infraestrutura 15000 2000TOTAL 110000 86000OPEXAno 1 9500 6000Custos do projecto em curso 18000 15000Manuteno e suporte de software 500 5000Infraestrutura 9000 1000Ano 2 22500 15000Custos do projecto em curso 13000 9000Manuteno e suporte de software 500 5000Infraestrutura 9000 1000Ano 3 33500 23000Custos do projecto em curso 21000 17000Manuteno e suporte de software 500 5000Infraestrutura 12000 1000TCO (nos 3 anos apenas) 175500 130000

    Projecto B: Processamento de devolues de clientes

    Abordagem especfica Abordagem Orientada PlataformaTOTAL Cost of Ownership, todos os projectos 652.300 396.800

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    7 Plataforma Empresarial Adendo Pro: uma Plataforma ECM Actual

    A GSoft, atravs da soluo Adendo Pro, soluo ECM Open Source, adoptou uma abordagem orientada plataforma para entrega de contedos. Ao contrrio das ferramentas tradicionais de ECM, o Adendo Pro oferece uma soluo modular, organizada em lgica de camadas. O diagrama abaixo apresenta uma viso de alto nvel da soluo ECM Adendo Pro.

    Figura 14: Diagrama de Arquitectura do Adendo Pro

    O Adendo Pro baseia-se numa arquitectura modular. Este modelo d uma enorme flexibilidade tcnica e comercial para criar aplicaes orientadas ao contedo com as caractersticas especficas necessrias para suportar cada processo de negcio. A arquitectura Adendo Pro suporta diferentes casos de uso:

    Customizao de aplicaes

    Desenvolvimentos medida

    Integrao de aplicaes com a plataforma Adendo Pro

    Para alm de uma arquitectura modular, a plataforma Adendo Pro fornece mecanismo de extensibilidade, que podem ser usados para:

    Configurar servios e componentes

    Estender os actuais servios existentes

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    O Adendo Pro intensifica a colaborao entre as equipas e os colaboradores, por meio de uma p la ta fo rm a d e w o rk flo w , u m d o s p o n to s fo rte s d o A d e n d o P ro , que permite gerir os processos colaborativos e orientados a contedos, dando ainda a possibilidade de aplicaes externas interagiram nos processos de negcio do cliente.

    As principais funcionalidades que compem o ECM Adendo Pro so as seguintes:

    C a p tu ra e D ig ita l iz a o : Captura de contedos a partir de qualquer fonte de dados.

    Digitalizao com captura simultnea de contedos e metadados, utilizando tecnologia

    OCR.

    G e s t o d o s c o n te d o s : Mecanismos de aprovao, controlo de verses, reviso e edio

    de contedos.

    P a rt i lh a d e c o n t e d o s: Permite aos utilizadores partilhar e editar os contedos

    acedendo atravs do ambiente Web.

    G e s t o d o c ic lo d e v id a d o s c o n te d o s : Gesto do processo de mudana do

    contedo por meio das fases do ciclo de vida (ex: elaborao, aprovao, expirao,

    reteno, eliminao, destruio).

    P e s q u is a d e a lt a p e rfo rm a n c e: Pesquisa de alta performance com funcionalidades

    avanadas: full text, tags, facets, sugestes "ser que quis dizer?", sinnimos, palavras

    proibidas.

    C o n v e rs o d e fo rm a to s: Renderizao do contedo em mltiplos formatos.

    G e s t o d e n o tif ic a e s : Gesto de alertas de reviso, publicao de documentos,

    prazos de expirao, arquivo de contedos, tarefas de workflow, entre outros.

    G e s t o d e re g is to s : Implementa polticas de reteno, eliminao, proteco e auditoria

    sobre os registos de negcio.

    S e g u ra n a e c o n t ro lo d e a c e s s o s: Incorpora mecanismos de segurana para controlo

    de acessos e edio de contedos.

    Ao nvel tecnolgico, o Adendo Pro baseia-se numa arquitectura flexvel e de alto desempenho, com as seguintes principais caractersticas:

    100% Java-based (corre em qualquer sistema operativo Windows, Linux, Unix, MacOs)

    Escalabilidade e desempenho

    Utilizao Open Source

    Capacidade de integrao com aplicaes externas

    Suporta diferentes bases de dados (SQL Server, MySQL, Oracle)

    Arquitectura Orientada a Servios (SOA)

    Storage Integration

    A estratgia arquitectural do Adendo Pro um exemplo de uma plataforma ECM moderna, que oferece todo o valor e benefcios descritos ao longo deste documento. Esta estratgia contrasta com as estratgias seguidas por fornecedores que oferecem uma gama de ferramentas ou aplicaes com uma nica finalidade.

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    8 Concluso

    Aps a leitura deste white paper o leitor dever compreender:

    O significado dos termos enterprise content e enterprise content management.

    De que forma os contedos empresariais e as necessidades das organizaes em termos de

    gesto de contedos tm vindo a evoluir.

    Por que importante ter processos e ferramentas que suportem dados de mltiplos

    formatos, complexidade e tamanho.

    Os principais standards que suportam a tecnologia ECM.

    Tecnologias e standards que suportem ECM centrado em processos.

    Como criar um business case para adopo de uma plataforma para criar ferramentas

    orientadas ao contedo.

    O que necessrio para criar uma plataforma ECM que no suporta um nico use case pr-

    definido, mas que oferece s equipas de TI uma forma eficiente e elegante de construir,

    customizar e manter solues que so igualmente evolutivas.

    8.1 O que se pode esperar ao adoptar uma soluo ECM No importa qual a estratgia que seguida para apoiar as necessidades de contedo empresarial. No se deve esperar que todos os processos empresariais e questes existentes possam ser resolvidos num nico projecto. Inicialmente, a organizao deve seleccionar um ou mais casos de uso, trabalhar e entender a plataforma e usar as lessons learned na implementao seguinte.

    Alm disso, as organizaes devem esperar que o contedo, os standards e as necessidades de negcio evoluam ao longo do tempo. A plataforma de ECM dever ser reavaliada regularmente para determinar se ainda est adequada s necessidades organizacionais.

    8.2 Citaes

    Association for Information and Image Management (AIIM), 2011. What Is ECM? Retrieved

    06 10, 2011, from AIIM Website: http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-

    Management.

    Miles, 2011. State of the ECM Industry 2011. AIIM.

    Manyika, et al., 2011. Big Data: The Next Frontier for Innovation, Competition and

    Productivity. McKinsey Global Institute.

    Chute, Manfrediz, Minton, Reinsel, Schlichting, & Toncheva, 2008. An Updated Forecast of

    Worldwide Information Growth Through 2011. IDC.

    Ried & Kisker, 2011. Sizing the Cloud. Forrester Research.

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    8.3 Recursos Adicionais

    Oauth: http://www.oauth.net/.

    Open Social: http://www.opensocial.org/

    W3C SWEO Linking Open Data: http://www.w3.org/wiki/SweoIG/TaskForces/

    CommunityProjects/LinkingOpenData

    OSGi: http://www.osgi.org/

    Jenkins/Hudson: http://java.net/projects/hudson/

    Apache Chemistry: http://chemistry.apache.org/

    Apache Stanbol: http://incubator.apache.org/stanbol/

    Interactive Knowledge Stack: http://www.iks-project.eu/