Capacitação dos Gerentes e Apoiadores

PROGRAMA DE

AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DA

SECRETARIA DA SAÚDE

Secretaria da Saúde

Departamento de Recursos Humanos da Saúde

Abril / 2010

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1. Definição

Avaliação de desempenho é um instrumento gerencial que visa avaliar o desempenho profissional dos

trabalhadores e dos serviços, possibilitando aos gestores identificar e mensurar os resultados obtidos pelos

avaliados e pelas equipes de trabalho.

Pode ainda ser definida como uma interação entre avaliado e avaliador, em que o trabalho desenvolvido

é discutido e analisado por ambas as partes a fim de identificar os aspectos positivos e negativos do desempenho e

encontrar possibilidades de desenvolvimento e melhoria, proporcionando ao avaliado saber o que se espera do seu

desempenho.

2. Objetivosa) Propiciar interação entre avaliador, avaliado e equipe de trabalho;

b) Possibilitar ao avaliado saber o que se espera de seu desempenho e postura profissional.

c) Identificar oportunidades de melhoria e de desenvolvimento profissional, incluindo a evolução na

Carreira, através do Plano de Cargos, Carreira e Salários.

d) Estimular o comprometimento dos trabalhadores na execução do plano de ação e metas de sua

unidade

e) Subsidiar a elaboração do Plano de Educação Permanente com o levantamento das necessidades

de capacitação e qualificação profissional

f) Aperfeiçoar a prestação de serviços internos e externos, melhorando continuamente o

atendimento ao usuário.

g) Fortalecer a participação social na gestão do sistema local de saúde.

3. Abrangência do Programa de Avaliação de Desempenho

O modelo de Avaliação de Desempenho da Secretaria da Saúde fundamenta-se em uma metodologia

em que o desempenho será analisado, sob o olhar de diferentes atores, quebrando o paradigma do olhar exclusivo

do gestor. Neste contexto, terá em sua abrangência a Avaliação Individual, da Equipe, do Serviço de Saúde e Plano de Metas e Indicadores.

Demonstrativo dos Avaliadores e AvaliadosQuem avalia

Trabalhador Gerente/ Chefe Equipe Usuário Gestão da Informação

O que

Autoavaliação Autoavaliação

Avaliação do Superior imediato

Avaliação do Superior imediato

Avaliação da Equipe Avaliação da Equipe

Consenso da Equipe sobre a Avaliação da

Equipe

Avaliação das Condições de

Trabalho

Avaliação das Condições de

Trabalho

Consenso da Equipe sobre as Condições de

Trabalho

Avaliação do Trabalhador

Individualmente

Avaliação periódica Avaliação periódica

Avaliação do Serviço de

Saúde

Metas e Indicadores

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4. Responsabilidades no Processo de Avaliação

Este programa se propõe a criar uma nova cultura de relacionamento e de interação entre avaliadores e

avaliados visando à melhoria do desempenho individual, coletivo e do atendimento aos usuários dos serviços.

Tendo em vista que a proposta deste Programa é o aperfeiçoamento contínuo dos trabalhadores e das

equipes, deve ficar claro ao avaliador que este Programa não visa à punição por infrações disciplinares, violação de

deveres ou por desempenho insatisfatório. Trata-se de um processo distinto do regime disciplinar.

4.1. Como Avaliar

O avaliador deve ter em mente a diversidade dos membros que compõem uma equipe de trabalho, uma

vez que todas as funções são relevantes para o alcance dos resultados esperados. Deve-se atentar para alguns

princípios básicos:

• Refletir sobre os fatores a serem avaliados, dentro do ciclo de avaliação, cuidando para que o

seu julgamento não seja comparativo nem superficial.

• Respeitar a individualidade de cada um.

• Avaliar com impessoalidade e imparcialidade.

• Incentivar o diálogo entre avaliador e avaliado em busca do entendimento.

• Realizar a avaliação em tempo e local apropriados, cuidando para que não haja interrupção.

• Considerar o desempenho profissional durante o ciclo de avaliação.

4.2. Erros e Propensões mais comuns na avaliação

Os erros de avaliação de desempenho devem ser evitados uma vez que podem causar desmotivação e

ou diminuição dos níveis de produtividade dos trabalhadores. Os erros mais comuns são resultantes de

julgamentos e observações equivocadas que fazemos sobre o desempenho de outras pessoas.

a) Efeito de Halo / HornÉ a tendência em estender uma avaliação positiva (efeito de Halo) ou negativa (efeito de Horn) de uma

pessoa para todos os itens da avaliação, sem fazer uma análise adequada de cada um dos fatores separadamente.

Ex: Se ele é bom em algo, automaticamente torna-se bom em tudo ou o contrário.

b) Tendência CentralO avaliador deixa de atribuir notas muito baixas para não prejudicar o avaliado; ou muito altas, para

não ter que justificá-las no futuro.

c) Efeito de RecenticidadeTendência para dar relevo às situações mais recentes que marcaram a vida profissional do avaliado,

ignorando o período do ciclo da avaliação, agindo de forma pontual.

d) Erro constanteAvaliadores condescendentes estabelecem padrões de avaliação muito baixos e avaliadores muito

exigentes, padrões de desempenho muito elevados que os trabalhadores não podem atingir.

e) Erro de "primeira impressão"A primeira impressão que o avaliador forma do avaliado tem tendência a permanecer e sobrepor-se ao

desempenho real.

f) Erro de semelhança O avaliador costuma ser mais favorável àqueles que se parecem consigo mesmo, seja pelas

características profissionais, pelos interesses pessoais, pela formação na mesma faculdade ou por pertencer ao

mesmo grupo social.

g) Erro de fadigaPropensão a não prestar muita atenção ao processo de avaliação quando se deve avaliar muitos

trabalhadores num curto prazo.

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5. Fluxo do Programa de Avaliação de Desempenho

1º Passo: Acesse o Site http://www.guarulhos.sp.gov.br/sad

2º Passo: Digite o número do seu CPF (sem pontos)

3º Passo: Digite a senha 123456. Essa será a senha para todos os trabalhadores no seu primeiro acesso.

4º Passo: Clique no botão Efetuar Login.

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5º Passo: Clique o Botão Senha para cadastrar nova Senha.

6º Passo: ATUALIZAÇÃO CADASTRAL

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7º Passo: Confira seu Nome completo, RG,

CPF, Data de Nascimento.

11º Passo: Preencha os campos de telefones Residencial, Comercial e Celular.

É obrigatório constar, no mínimo, um dos campos.

13º Passo: Clique na aba CURSOS DE ESPECIALIZAÇÃO

9º Passo: Confira seu Cód. Funcional e Data de

Admissão.

8º Passo: Confira o Sexo.

Altere se necessário.

Obs.: Caso haja divergência nas informações

referentes ao 7º e ao 9º Passo procure o

Atendimento ao Servidor no Departamento de

Recursos Humanos da Secretaria de Administração e

Modernização para requerer as alterações.

10º Passo: Confira o CEP, Logradouro, Nº,

Complemento, Bairro, Cidade e Estado.

Caso haja divergência, faça as alterações necessárias.

12º Passo: Insira o endereço eletrônico (e-mail) que você utiliza.

13º Passo: Selecione seu nível de escolaridade.

14º Passo: Insira o Nome do curso.

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14º Passo: Selecione o Tipo de Curso, se houver.15º Passo: Insira o Nome do Curso.

16º Passo: Clique no Botão Adicionar Curso. Repita os Passos 14º, 15º e 16º quantas vezes for necessário.

17º Passo: Clique na aba Cursos Extracurriculares.

Obs.: Se desejar excluir algum curso cadastrado, clique no botão “X”.

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18º Passo: Selecione o Tipo de Curso, se houver.19º Passo: Insira o Nome do Curso.20º Passo: Insira a Carga Horária do Curso.

21º Passo: Clique no Botão Adicionar Curso. Repita os Passos 18º, 19º e 20º quantas vezes for necessário.

22º Passo: Retornar na aba Dados Pessoais.

Obs.: Se desejar excluir algum curso cadastrado, clique no botão “X”.

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23º Passo: Gravar Dados.Antes de gravar, confira as alterações que você realizou.

24º Passo: Clique no Botão Continuar.

Após gravar os dados termina a Atualização Cadastral.Agora você iniciará a Avaliação de Desempenho.

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Sugestão:Inicie pelo preenchimento da Autoavaliação, da Avaliação do seu superior imediato, da Avaliação da Equipe de Trabalho (da qual você faz parte) e da Avaliação das Condições de Trabalho.Na seqüência avalie os seus subordinados hierárquicos, se houver.No caso dos Gerentes, acompanhe com os trabalhadores a efetivação das respectivas Avaliações.

25º Passo: Clique no ícone do formulário da Avaliação que você irá preencher.Nesta tela irão constar as Avaliações em que você será o Avaliador.

Você poderá acompanhar o andamento das Avaliações através do campo Status

O ícone do formulário indica que ele pode ser acessado.Nas situações em que o ícone estiver ausente, indica que você não tem acesso ao formulário.Ex.: Avaliação já finalizada ou Avaliação que fará parte da pontuação do trabalhador porém é preenchida pelo superior hierárquico (consenso da equipe).

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Este é o formulário em que o Gerente avalia o Trabalhador.

26º Passo: Preencha todos os fatores de avaliação.

27º Passo: Após preencher o formulário, confira e clique no botão Salvar Avaliação.

Importante: Depois de salvar, você não poderá mais alterar as

informações.

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Após o preenchimento do formulário ocorre a alteração do Status para Aguardando Confirmação.A partir de então, o formulário fica disponível para que o trabalhador acesse e conheça sua avaliação.

O ícone do formulário foi alterado e, agora, você não tem mais acesso para realizar modificações.

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Após o preenchimento do formulário, na tela do trabalhador, o Status também foi alterado. Agora ele consta como preenchido e o trabalhador já pode visualizá-lo.

28º Passo: O avaliado visualiza sua avaliação.

Nesta tela irão constar as Avaliações em que você será o Avaliado.

O ideal é que haja interação do avaliador e avaliado no início do processo de avaliação.Caso não tenha ocorrido, este é o momento de fazê-lo. O gerente deve agendar um horário para expor a avaliação que fez do trabalhador e conhecer a avaliação que o trabalhador fez dele.Na seqüência, as avaliações deverão ser finalizadas.

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O avaliado pode visualizar sua avaliação, mas não pode alterá-la. Após verificar quais foram os conceitos dados para cada fator de avaliação, deve retornar a tela anterior.

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29º Passo: Ciente de sua avaliação, o avaliado tem duas opções:

1. Aprovar e finalizar o Formulário de Avaliação: esta opção encerrará a avaliação e não permitirá mais nenhuma alteração, nem do avaliado, nem do avaliador.

2. Solicitar Revisão: esta opção abrirá uma outra tela e permitirá que seja feita revisão pelo avaliador.

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30º Passo: Nesta tela o avaliado que deseja solicitar revisão deverá informar na caixa de texto de qual item está pedindo revisão.A Solicitação deve ser fundamentada, para que o avaliador possa entender as razões pelas quais o avaliado não concorda com o conceito que recebeu.

O avaliado poderá solicitar revisão de quantos fatores julgar necessário.

31º Passo: Clique no botão Solicitar revisão.

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Quando o avaliado solicita revisão o Status muda para Aguardando Revisão.

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Na tela do avaliador, quando o avaliado solicitar revisão haverá alteração do Status para Revisão Solicitada.

32º Passo: O Avaliador deverá acessar o formulário para verificar qual foi à revisão solicitada.

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32º Passo: Ciente da Solicitação de Revisão, o Avaliador deve refletir e decidir sobre a alteração, ou não, dos conceitos atribuídos, levando em consideração os princípios propostos para efetivar a Avaliação de Desempenho, bem como, os erros mais freqüentes.

34º Passo: Após efetuar as alterações que julgar necessárias, confira e clique no botão Salvar Avaliação. Após salvar, o formulário não poderá mais ser alterado.

33º Passo: O Avaliador deverá preencher o campo Parecer do Avaliador, dizendo se concorda ou não com o pedido do avaliado e porque. Caso concorde, deverá informar para qual conceito irá alterar o item solicitado.

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Após o Avaliador encerrar a Revisão o Status do formulário é alterado para Aguardando Confirmação e o Avaliador não poderá mais acessá-lo.

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35º Passo: Após a revisão do Avaliador, o Avaliado tem acesso, novamente, ao formulário e pode verificar se o Avaliador atendeu sua Solicitação ou não.

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O avaliado pode novamente visualizar sua avaliação, mas sem alterá-la, verificar se o avaliador aceitou seu pedido de revisão ou não, e saber qual o motivo que o levou a tomar tal decisão.

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1. Aprovar e finalizar Ficha de Avaliação: esta opção encerrará a avaliação e não permitirá mais nenhuma manifestação do avaliado.

2. Aprovar Avaliação com Ressalva: esta opção abrirá uma tela e permitirá que o avaliado se manifeste.

36º Passo: Ciente da Revisão, o avaliado tem duas opções:

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37º Passo: Nesta tela o avaliado que ainda discorda da avaliação, deverá informar qual o motivo devidamente fundamentado.Obs.: Este campo poderá ser consultado pela Comissão Avaliadora de Recursos caso o avaliado entre com recurso.

38º Passo: Clique no botão Aprovar avaliação com ressalva.

Com esta ação, a Avaliação de Desempenho é finalizada, podendo apresentar 2 tipos de Status:

• Finalizado• Finalizado com Ressalva

Em quaisquer das hipóteses, tanto o avaliador quanto o avaliado, poderão visualizar a Ressalva.

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5.1. Avaliações das Equipes e das Condições de Trabalho

Nesta tela irão constar as Avaliações da Equipe e somente estará disponível para os Gerentes.

39º Passo: Clique no formulário para preencher a avaliação com o consenso da equipe que você coordena, após a reunião na qual você, gerente, é o mediador.

Constarão desta tela:• os formulários de Avaliação de Equipe e das Condições de Trabalho que você irá

preencher conforme o consenso da equipe que você coordena.

• os formulários de Avaliação de Equipe e das Condições de Trabalho da equipe que você faz parte e que será preenchido pela sua chefia imediata e que você só terá acesso após serem finalizados.

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Perceba que aqui irá aparecer o nome da Equipe que você coordena.

40º Passo: Assinale os conceitos, conforme o consenso da Equipe registrado em Ata.41º Passo: Após preencher o formulário, confira e clique no botão Salvar Avaliação.

Importante: Depois de salvar, você não poderá mais alterar as

informações.

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