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Projeto de documentação de lições aprendidas na obra da

REGAP

Mauro Gonçalves Faísca – Eng. Mecânico, PMP

Ilien Calixto Neder – Eng. Mecânico, PMP

Lauro Zanforlin Alves Pereira – Eng. Civil, PMP

Resumo: O objetivo deste projeto consistiu em coletar situações e soluções relevantes

ocorridas durante a execução do contrato, envolvendo as fases de engenharia detalhada,

fornecimento de materiais e equipamentos, construção civil, montagem eletromecânica

e comissionamento de uma planta de refino da Petrobrás, selecionadas para integrar as

bases de conhecimento corporativas das empresas do Consórcio AG-MJ-KTY.

1. Introdução

O contrato consistiu na ampliação da Refinaria Gabriel Passos, em Betim –

MG, visando possibilitar o fornecimento de gasolina adequada às exigências do

CONAMA, com emissões em baixos teores de enxofre. As empresas Construtora

Andrade Gutierrez S.A., Mendes Junior Trading Engenharia S.A. e KTY Consultoria e

Projetos de Instalações Ltda compõem o Consórcio AG-MJ-KTY.

O prazo do contrato foi de 48 meses e os quantitativos principais estão

descritos na figura 1:

O efetivo da obra chegou a 2.200 pessoas no pico, conforme figura 2.

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Figura 2 – Histograma de pessoal

Durante a execução dos serviços algumas interferências surgem, sejam elas

previsíveis ou imprevisíveis e as equipes que trabalham na execução dos serviços são

responsáveis pelas soluções de cada situação que se apresente sem impactar

significativamente nos resultados previstos na fase de contratação, e muitas das vezes

estas soluções não são documentadas formalmente, ficando somente no conhecimento

das pessoas da equipe do projeto envolvidas mais diretamente.

É de extrema importância melhorar os índices correntes de registro destas

soluções, e para tal é necessário aumentar o retorno de todas as experiências adquiridas

para as empresas durante o processo dentro do fechamento do ciclo do projeto, ou seja,

documentar o que funcionou ou não funcionou, o que deu certo e aquilo que deu errado,

como foram contornadas as dificuldades e tratadas as oportunidades.

2. Tema

Como coletar as soluções utilizadas no tratamento das mais diversas

situações positivas ou negativas, previsíveis ou não? E qual a importância desta

coleta e sua divulgação para o crescimento e o futuro da empresa?

3. Justificativa

No decorrer da execução dos serviços, em ambientes nem sempre favoráveis,

sujeito as mais diversas pressões tanto por parte do cliente como por parte das próprias

empresas, em especial a pressão por prazos e custos cada vez mais arrojados nos

empreendimentos modernos, onde a simultaneidade de atividades é uma constante, as

equipes criam soluções para o tratamento das mais diversas situações positivas ou

negativas, previsíveis ou não.

Este conhecimento gerado na prática durante a execução deve ser documentado

pela equipe e encaminhado para a empresa para que seja divulgado, normalmente

usando recursos de intranets e seminários internos de apresentação de casos, pela

própria equipe que fez a documentação. Isto possibilitará seu aproveitamento por outras

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equipes que poderão passar pelas mesmas situações, somando-se ao corpo do

conhecimento das empresas.

4. Projeto de documentação das lições aprendidas

O foco do projeto de documentação das lições aprendidas na obra da REGAP foi

buscar o envolvimento de pessoal de todas as áreas e documentar todas as situações

onde a equipe criou ou melhorou os processos ou procedimentos usados na execução

dos serviços.

5. Implementação e os resultados do projeto de documentação de lições

aprendidas numa obra de montagem industrial

O projeto de documentação das lições aprendidas foi desenvolvido em cinco etapas.

1ª. Etapa :

Montagem / aprovação do modelo e Reunião de apresentação do projeto de

levantamento das lições aprendidas da obra, incluindo pequena apresentação do assunto

pelo PMBOK 4ª Ed para nivelamento conhecimento, apresentação do formulário e

discussão de exemplos.

Nos meses de Março e Abril foi definido um modelo em arquivo MS Word

para preenchimento das informações de lições aprendidas pelo pessoal do Consórcio e

todo o pessoal envolvido no levantamento passou por um treinamento sobre a utilização

do documento, sobre o próprio levantamento e a importância do registro das lições

aprendidas para as empresas.

O modelo, ver figura 3, apresenta 2 quadros de classificação, um indicar a área

e outro para a fase do empreendimento e 4 quadros descritivos, um para descrever a

origem da lição ou o que aconteceu, um para descrição dos impactos por área, um para

descrever o que foi feito ou as ações tomadas e outro para descrever as recomendações

relativas à lição.

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Figura 3 – Formulário de levantamento das lições

Registro de lições aprendidas Nome: Data:

Áreas (marcar) Engenharia

Suprimentos

Construção (Produção)

Planejamento

QSMSR

Administração

Documentação

Descritivo da lição ( O que aconteceu )

Impactos por área

Ações e plano ( O que foi feito )

Recomendações ( Melhorar / Mitigar / Monitorar )

Fase (marcar) Iniciação

Planejamento

Execução

Fechamento

Monitoramento e Controle

Descrever o que aconteceu e como a obra tratou cada item

em destaque como lição, se houve relação com o resultado

do contrato, positivo ou negativo e recomendações para mitigação

em próximos contratos

Associar lições ou sugerir novos itens para o check list de análise de risco para avaliações futuras

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2ª. Etapa :

Envio de e-mails para toda a equipe com o material utilizado na apresentação

do treinamento para preenchimento do formulário do levantamento.

3ª. Etapa :

Consolidação do material retornado pelo pessoal das várias áreas, apresentação

da versão inicial do livro de compilação das lições aprendidas.

Na compilação do material retornado para montagem da versão inicial do livro

de lições, foi gerado também um resumo para facilitar a etapa seguinte de análise

crítica, como mostra a Figura 4 abaixo.

N

u

m

Lição Recomendação Área Fase

3 Emissão do primeiro TAKE OFF de

tubulação, com base na

documentação do FEED,

objetivando atender marcos do

cronograma e fluxo financeiro.

Não comprar materiais com base em

documentação de FEED, licenciadora,

etc.

Engenha

ria

Execuç

ão

7 Vários visores de nível estão

instalados de maneira que o

operador não consegue visualizar a

medição de nível do equipamento

em questão.

Na fase de projeto o responsável pelos

comentários do desenho de

fornecedor deve ficar atento aos

bocais que serão instalados os visores

de nível, e já prever uma solução de

engenharia que poderá ser girar o LG

em direção a escada/plataforma mais

próxima ou colocar uma

plataforma/escada exclusiva para a

visualização do instrumento.

Engenha

ria

Execuç

ão

9 Parafusos curtos na tubulação Programar no PDMS um

comprimentos adicional,

padronizando os comprimentos de ¼”

em ¼”

Constru

ção

(Produç

ão)

Execuç

ão

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Figura 4 – Modelo do resumo das lições aprendidas

Foram documentadas 52 lições pelo pessoal das várias áreas da obra, como

mostrado na Figura 5.

Figura 5 – Compilação das lições aprendidas coletadas por

área e por fases

4ª. Etapa :

Reunião de Análise crítica, para adequação de textos, classificação quanto a

relevância e definição das lições que relevantes, que serão enviadas para a área

corporativa da empresa.

Após a análise crítica, foram selecionadas 19 lições pelo pessoal das várias

áreas da obra, como mostrado na Figura 6.

Figura 6 – Compilação lições aprendidas coletadas por área e por fases, após análise crítica

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5ª. Etapa :

Reunião de apresentação do projeto e seu desenvolvimento, do livro das lições

aprendidas e encaminhamento para implantação do material na Gestão do

Conhecimento Corporativa.

6. Considerações finais

Muito do sucesso das empresas tem relação com sua adaptação ao constante

processo evolutivo presente na sociedade. O registro das lições aprendidas é parte da

Gestão do Conhecimento Corporativa das empresas de sucesso buscando sempre a

máxima efetividade na utilização dos seus recursos. A difusão dos conhecimentos

adquiridos na execução das obras é importante na melhoria de resultados e o ciclo de

documentação é fator de satisfação de seus colaboradores.

7. Cronograma

O Quadro 1, abaixo, mostra o desenvolvimento das atividades do projeto entre

os meses de Março a Junho de 2011.

Quadro 1 – Cronograma das atividades do projeto

8. Referências bibliográficas

PMBOK, 4ª. Ed. - PMI