MAPEAMENTO DE COMPETNCIAS DOS SETORES DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE CAXIAS DO SUL

APRESENTAO

A gesto por competncias tem sido descrita na literatura como uma importante ferramenta para o alcance dos objetivos estratgicos de uma organizao. O presente projeto de Mapeamento de Competncias dos funcionrios do Sistema de Bibliotecas tem como objetivo a implantao do modelo de gesto por competncias nos setores das bibliotecas. Na primeira fase do projeto ser conduzida uma pesquisa documental relativa estratgia organizacional das funes dos funcionrios de cada uma das bibliotecas para a identificao das competncias transversais. A segunda prope identificar as competncias individuais para servir de base a descrio das competncias necessrias a todos os setores das bibliotecas. Na terceira fase, as competncias dos funcionrios sero avaliadas pelos coordenadores com o intuito de identificar aquelas de maior importncia, mas que so mal desempenhadas por alguns funcionrios. Por ltimo, sero descritas as funes, apresentando as caractersticas e aspectos relevantes para desempenho. Estas lacunas guiaro as aes de desenvolvimento de pessoal nos setores de cada biblioteca.

INTRODUO

A motivao das pessoas no ambiente de trabalho um fator essencial a ser considerado. A forma como esse grupo se relaciona definir toda a cultura da organizao. Contudo, alguns fatores externos e internos, implcitos e explcitos podem gerar falta de motivao e insatisfao.

Pessoas so ativos ocultos no balano contbil, que no apenas adicionam valor, mas asseguram a sobrevivncia da organizao. Como consequncia, o alinhamento da estratgia do negcio com a estratgia de capital humano fundamental para alcanar os objetivos organizacionais. (PICARELLI, 2002, p. 271).

Neste contexto, uma competncia compreendida como um saber ou fazer qualquer coisa bem. Em termos organizacionais a competncia concentra-se na anlise da contribuio do indivduo para a organizao, bem como no modo dela ser concretizada, exigindo-se assim, no uma s competncia, mas um conjunto que envolve tanto um saber geral, quanto um conhecimento especfico para o exerccio da atividade. Ademais, no sentido da competncia para o exerccio profissional, o elemento foco centrado na habilidade, atitude e conhecimento do indivduo para atuar de modo pro ativo em determinado setor para o qual constituiu uma funo especfica.

A identificao e o desenvolvimento de competncias trazem vantagens tanto para os profissionais quanto para as bibliotecas. No mbito organizacional, percebe-se benefcios na qualidade dos produtos, dos servios e processos internos. J no quesito individual, podemos observar vantagens quanto identificao de novas aptides, habilidades ou competncias necessrias fora de trabalho e a obteno dos objetivos organizacionais.

Este projeto visa implantar um mapeamento por competncias humanas nas bibliotecas do SIBiUCS e fornecer s bibliotecas uma metodologia lgica para a conduo da gesto de seus Recursos Humanos, metodologia esta que mantm o foco nas pessoas e no seu desempenho e consequentemente nos resultados. O cenrio desta proposta o Sistema de Bibliotecas da UCS o qual visa incentivar a informao, difundir o ensino e a pesquisa, bem como atender os usurios na busca de informaes que auxiliem e completem seu aprendizado.

A implantao deste novo modelo de gesto remete tentativa de identificar e desenvolver competncias necessrias para a realizao eficiente do trabalho exercido pelos funcionrios das bibliotecas e, consequentemente, a busca por um servio mais qualificado e eficiente. Alm disso, a gesto por competncias promove a institucionalizao de um ambiente de trabalho mais dinmico, comprometido, que busca o aperfeioamento, a valorizao e a qualificao dos seus funcionrios (Pires & Macdo, 2006). Em busca dos resultados, tal gesto deve estar alinhada com os objetivos e metas do sistema, bem como a sua misso, viso, valores e estratgias.

COMPETNCIA

Considera-se competncia o termo utilizado para qualificar a pessoa apta a realizar sua atividade com maestria, tendo, para tanto, suficiente conhecimento, habilidades e atitudes. Esse conceito trata a competncia como um termo amplo, composto por aspectos intelectuais, emocionais e morais, importantes para o desempenho adequado das funes nas quais o profissional dito competente.

Fleury e Fleury (2001) descrevem o conceito de competncia como sendo o conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes que justificam o alto desempenho de um indivduo. o saber agir responsvel reconhecido pelos outros. Significa saber como mobilizar, integrar e transferir conhecimentos, recursos e habilidades, em um determinado contexto profissional. O conceito de competncia est relacionado, ento, a verbos como: saber agir, mobilizar recursos, integrar saberes mltiplos e complexos, saber aprender, saber engajar-se, assumir responsabilidades e ter viso estratgica (FLEURY & FLEURY, 2001).

Segundo Belluzzo (2008, p. 49), encontra-se o conhecimento em documentos, bases de dados e sistemas de informao, processos de negcios, prticas de grupo e experincia acumulada pelas pessoas. Pessoas competentes definem suas necessidades informacionais e como efetivamente busc-la e acess-la. Avaliam a informao acessada em relao sua pertinncia e relevncia e organizam a informao transformando-a em conhecimento.

O modelo de gesto baseado em competncias importante para planejar, captar, desenvolver e avaliar competncias imprescindveis para a obteno das metas organizacionais, obtendo resultados a partir da gesto estratgica de pessoas.

3 GESTO DE PESSOAS POR COMPETNCIAS

O desenvolvimento de um indivduo dentro da organizao pode ser identificado pela sua capacidade de assumir e executar atribuies e responsabilidades de maior complexidade, e como esta maior complexidade tende a fazer com que o indivduo agregue mais valor organizao, preciso estabelecer uma ligao direta entre desenvolvimento e remunerao. Os indivduos mais competentes em geral so chamados a encarar novos desafios e, na medida em que correspondem de maneira positiva, recebem desafios ainda maiores. Os sistemas tradicionais (estratgia de controle) no conseguem dar respostas adequadas a tal situao, pois reconhecem os indivduos apenas pelo que fazem no pelo que entregam, e porque no conseguem mensurar a ampliao do espao ocupacional das pessoas (ZARIFIAN, 2001).

pensando nos tpicos descritos acima que o modelo de gesto por competncias classificado em processos e caractersticas, conforme o quadro abaixo:

Quadro 1 Gesto de pessoas por competncias

Processos

Caractersticas

Treinamento e Desenvolvimento

Mecanismos de evoluo das competncias; Permite reconhecer e desenvolver os atributos de competncia.

Recrutamento e Seleo

Construo de uma equipe mais eficiente e eficaz; Permite a recomposio da equipe de forma mais eficiente.

Avaliao de Desempenho

No existe evoluo sem avaliao!. Garante os mecanismos de avaliao (feedback) imprescindveis a um modelo de gesto como esse, no qual a interveno uma parte fundamental.

Carreira e Sucesso

Motivao / Reconhecimento / Espao ocupacional; Ao invs de valorizar apenas o tempo de casa do funcionrio, esse modelo leva em considerao a forma como a carreira do profissional construda, segundo os aspectos que agregam valor organizao.

Segurana e Sade ocupacional

Com esse modelo, a empresa se torna mais apta a reconhecer e assumir suas responsabilidades junto a seus funcionrios.

Relaes trabalhistas

Esse modelo leva alguma desvantagem nesse quesito, frente ao modelo tradicional, mais bem adaptado s leis trabalhistas vigentes.

Remunerao

Esse modelo permite associar a remunerao ao desempenho, premiando os profissionais mais competentes, e aqueles que evoluem no sentido de agregar valor empresa.

Fonte: Amaral et al. (2006).

Podemos verificar que a remunerao um dos processos que dever ser estudado, analisado e posto em prtica. A remunerao por competncias tem por finalidade motivar os profissionais a uma melhor capacitao, de acordo com as necessidades da organizao, quebrar paradigmas tradicionais de hierarquia, tempo de servio e remunerar por suas caractersticas pessoais, ou seja, aquelas que se aplicam no seu trabalho. Desta forma, indivduos que ocupam o mesmo cargo, podem possuir remuneraes diferenciadas de acordo com suas caractersticas e habilidades individuais aliadas aos resultados e desempenho alcanados pela equipe.

4 DESEMPENHO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITRIAS

O funcionrio inserido em bibliotecas universitrias deve dispor de uma formao conceitual (conhecimento explcito) aliada capacidade de aplicao destes conhecimentos cientficos em sua rea de atuao (conhecimento tcito) de forma a agregar valor econmico organizao e valor social ao indivduo.

de suma importncia que este funcionrio esteja disposto a aprender sempre. Alm de saber trabalhar em equipe, estar aberto a novos conhecimentos, ser flexvel determinadas situaes, ser pr-ativo, no ter medo de errar e acreditar na empresa na qual faz parte.

As competncias humanas necessrias em bibliotecas universitrias tornam evidentes determinados aspectos que privilegiam o ser humano quando inserido num ambiente predominantemente tecnolgico. A valorizao do capital humano gira tambm em torno de vrios outros fatores, como traos de personalidade, autoconceito, conhecimentos e habilidades bem estruturados para garantir sua estabilidade e reconhecimento no mercado de trabalho.

Uma biblioteca universitria pode e deve sofrer vrias mudanas em seu processo administrativo, gerencial e de servio. So estas mudanas que proporcionam o seu desenvolvimento onde o foco a prestao de servios de qualidade aos seus usurios.

Espera-se dos funcionrios, alm do conhecimento tcnico especfico e habilidades com amplo conhecimento da biblioteca na qual atuam. O grande desafio para a obteno da competncia organizacional a superao de resistncias s novas prticas, a insegurana em se adotar os novos modelos, o apego s velhas prticas, o que implica em mudanas de comportamento. Para solucionar essas dificuldades se torna fundamental a participao do RH.

4.1 Desafios da gesto por competncias humanas

Alguns desafios devero ser verificados junto equipe dos funcionrios, tais como:

foco na excelncia do atendimento;

integrao entre os objetivos estratgicos da biblioteca e da instituio;

utilizao de mtodos de avaliao de desempenho, visando reconhecer o desempenho nas atitudes, habilidades, conhecimento e resultados;

conhecimento do ambiente de trabalho e das atividades desempenhadas;

capacidade de trabalho em equipe;

conhecimento e facilidade no uso da tecnologia da informao;

capacidade de comunicao oral e escrita;

domnio da infraestrutura e servio de informao;

flexibilidade;

abertura inovao;

atualizao profissional e postura tica.

5 O SISTEMA DE BIBLIOTECAS

O Sistema de Bibliotecas possui destacada importncia junto Universidade de Caxias do Sul. Prova disto a localizao privilegiada da sua Biblioteca Central, que se encontra no centro da Cidade Universitria, facilitando o acesso de seus usurios.

A Biblioteca Central foi criada em 04 de maio de 1970, a partir da juno dos acervos das bibliotecas das instituies que deram origem Universidade de Caxias do Sul: Escola de Enfermagem Madre Justina, Escola de Belas Artes de Caxias do Sul, Faculdade de Cincias Econmicas, Faculdade de Filosofia e Faculdade de Direito.

Inicialmente, a Biblioteca Central esteve alojada em dois espaos. O seu primeiro local de funcionamento foi junto ao atual prdio da Reitoria, espao que ocupou at o ano de 1978, quando foi deslocada para junto do Bloco F, no Campus Central. Um fato interessante, quando do incio de suas atividades, que os alunos e professores tinham livre acesso ao acervo, porm somente aos professores era permitida a retirada de livros. O atendimento aos usurios era realizado por funcionrios do quadro geral da Universidade e por professores.

Em 1985, a Biblioteca Central (BICE) passou a ocupar um prdio prprio, representando um marco significativo na prestao de seus servios. Este prdio ocupava uma rea de 2.507m.

Em 1993, com o processo de regionalizao da UCS, novas bibliotecas foram criadas e instituiu-se o Sistema de Bibliotecas da Universidade de Caxias do Sul (SiBi-UCS). Este Sistema gerenciado, at os dias de hoje, pela Biblioteca Central, onde ocorre, inclusive, o processo de catalogao de todo o acervo disponibilizado. Este um dos diferenciais do SiBi-UCS em relao maioria dos sistemas de bibliotecas universitrias brasileiras. O servio de preparo tcnico das obras realizado somente na Biblioteca Central, garantindo uma maior uniformidade do processo de catalogao e registro de autoridades.

Atualmente o SiBi-UCS composto por 12 bibliotecas, distribudas em 10 municpios de atuao da UCS. Compem o acervo do SiBi-UCS:

a) Livros: 285.840 ttulos e 568.605 exemplares;

b) Materiais especiais: 13.199 ttulos e 26.405 exemplares;

c) Peridicos (colees): 11.112 ttulos e 463.410 exemplares;

d) Total geral: 310.151 ttulos e 1.058.420 exemplares.

Outro diferencial existente no SiBi-UCS a possibilidade de o acadmico de qualquer uma das unidades universitrias ter acesso a todo o acervo bibliogrfico, independente de onde esteja vinculado, pois este pode solicitar, atravs do emprstimo interbibliotecas, obras disponveis nas demais unidades. Desta forma, os mais de um milho de exemplares existentes esto disposio de todos os membros da comunidade acadmica.

Os recursos eletrnicos tambm se destacam como diferencial de acesso informao aos usurios, como o acesso s bases de dados do portal da Capes, as revistas eletrnicas da instituio, bem como o acesso ao banco de teses e dissertaes.

Buscando uma maior aproximao com seus usurios, o SiBi-UCS iniciou, no ano de 2010, uma srie de atividades com a finalidade de criar novos canais de comunicao com os mesmos, com destaque para seu Blog, que conta com mdia diria de 500 visualizaes, e para um canal exclusivo no site de vdeos YouTube, onde esto disponibilizados os tutoriais destinados aos seus usurios, todos na forma de vdeo, algo inovador em bibliotecas no Brasil. Destaca-se, ainda, a presena em redes sociais como Facebook e Twitter.

6 JUSTIFICATIVA

A gesto de uma biblioteca universitria tem uma funo estratgica em relao a todos os processos dentro da instituio. Considerada um ponto de sustentao da vida acadmica, as bibliotecas universitrias tm por funo essencial subsidiar as atividades de ensino, de pesquisa e de extenso desenvolvidas nas universidades, mediante a proviso de recursos informacionais seletivos, diversificados e organizados.

A educao de nvel superior tem sido instigada a corresponder aos anseios sociais da comunidade na qual a biblioteca est inserida. Sendo assim, justifica-se uma necessidade de viso gerencial proativa por parte dos gestores das bibliotecas universitrias.

preciso elaborar e estabelecer planos estratgicos, os quais priorizem a formao de recursos humanos que atuaro em ambientes flexveis, que estejam capacitados para a convivncia com novas situaes, que saibam superar os obstculos e que busquem suporte terico em reas interdisciplinares, para poder auxili-lo a atuar em todos os campos, nos quais a informao e o conhecimento forem objetos de ao.

A motivao no ambiente de trabalho de suma importncia para a qualidade dos servios que so prestados. Mudar a cultura, de um setor ou de uma instituio, um grande desafio para os gestores, ainda mais por se tratar de pessoas, logo a mudana se faz necessria quando os servios prestados no esto correspondendo ao bom funcionamento das atividades da biblioteca.

Justifica-se em trabalhar e aperfeioar as competncias de cada funcionrio, atravs de observao, acompanhamento e mensurao durante a execuo das suas rotinas de trabalho. Logo o processo todo se constituir em colocar cada funcionrio diante de atividades que os mesmos desempenhariam com mais eficcia e que ao mesmo tempo proporcionasse satisfao. Alguns funcionrios sero transferidos de funes, atividades e horrios de trabalho e novos servios e produtos sero implementados, bem como a reestruturao de setores.

6.1 OBJETIVOS

6.1.1 Geral

Mapear as competncias individuais dos funcionrios do SiBi-UCS.

6.1.2 Especficos

a) Estabelecer as competncias organizacionais dos funcionrios do SiBi-UCS.

b) Levantar as competncias individuais dos funcionrios do SiBi-UCS em seus respectivos cargos.

c) Avaliar as competncias dos funcionrios do SiBi-UCS.

d) Identificar as lacunas de competncias individuais.

e) Promover aes de desenvolvimento de funcionrios com o objetivo de minimizar ou sanar as lacunas de competncias nas bibliotecas do sistema.

7 METODOLOGIA

O primeiro passo na implantao desse modelo de gesto o mapeamento das competncias. Esse processo consiste na elucidao das competncias da organizao e dos indivduos, atravs do levantamento dos indicadores de competncia, os quais so reunidos por semelhana e convertidos em competncias. Indicadores de competncia so informaes a respeito do cargo cujas competncias se desejam mapear. So indicadores tpicos, a formao requerida para o cargo, o nvel de experincia pregressa em suas atividades crticas, seus principais desafios, dentre outros. Todos esses aspectos podem ser obtidos atravs do conhecimento detalhado do cargo, o que pode se dar por uma srie de mecanismos, desde a observao da atuao de profissionais reconhecidamente competentes, at a anlise das fichas de descrio de cargos (RUZZARIN, 2002).

A metodologia constituir-se de:

- mapeamento das principais funes estabelecidas nos setores da Biblioteca Central e posteriormente nas setoriais;

- distribuio das funes dos setores conforme quadro e horrio dos funcionrios, bem como de competncias.

Espera-se atravs desse projeto alcanarmos os objetivos propostos e identificar pontos importantes quanto as questes de competncias.

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