Controle de Estoque Recebimento e embarque de Materiais

Controle de Estoque RECEBIMENTO DE MATERIAIS importante lembrar que para se receber qualquer material, o responsvel pelo almoxarifado dever verificar se existe lastro para o recebimento, ou seja, dever ter em seu arquivo a cpia do Pedido de Compras visando a conferncia com a Nota Fiscal, para ento, dar seqncia conferncia fsica dos materiais. Aps a conferncia da pedido de compras X nota fiscal, o responsvel dar incio ao recebimento do material, porm, dever conferir o seguinte: -a quantidade do material, -a validade, -a marca, -a cor, -voltagem e o -o vencimento da nota fiscal.

ENTRADA DA NOTA FISCAL

Neste passo j efetuamos todas as conferncias fsicas e fiscais, portanto, devemos efetuar o Registro da Entrada dos materiais no sistema.

Para se efetuar a entrada em caso de processo manual, devemos relacionar os dados da nota fiscal no kardex como por exemplo: data da entrada, nmero da nota fiscal, quantidade recebida, preo unitrio, preo total e o saldo existente.

Se a empresa possui sistema eletrnico, devemos antes de efetuar o lanamento, cadastrar o fornecedor, registrar a entrada nos campos pr-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento.

LISTA DE PONTOS QUE DEVEM SER CONFERIDOS DURANTE O RECEBIMENTO FSICO: -Quantidade declarada da Nota Fiscal X Quantidade fsica do produtoNo mercado existem algumas regras quanto a tolerncia de divergncias de quantidade, a mais comum a de produtos fornecidos em quilos, para os quais permite-se uma variao de 1% do total (tanto para maior como para menor). Esta variao deve-se aos diferentes tipos de projetos, capacidades, locais de instalaes das balanas etc. Os contratos efetuados entre empresas, muitas vezes, definem taxas de tolerncias acordadas entre partes, dai o conferente dever ter conhecimento deste detalhe, que constar do pedido de compra

-Embalagens: Material danificado no transporte, embalagens violadas, etc

-Prazo de validade : Checar a validade dos produtos e caso tenha mais de uma data usar sistema PEPS (Primeiro que entra primeiro que sai) para estocagem.

-marca ou modelo : Verificar se a marca de produto contratada a marca efetivamente entregue.

-nmero de identificao: Caso o produto tenha nmeros ou cdigos identificadores, os mesmos devero ser verificados individualmente.

-acessrios: Checar se todos os acessrios que devem acompanhar o produto esto sendo entregues.

BAIXA DO PEDIDOA baixa do pedido de compra poder ser feita manualmente ou atravs do sistema eletrnico.A baixa manual dever ser efetuada com a colocao de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotaes necessrias como: quem foi o responsvel pelo recebimento e conferncia do material.No caso do uso do sistema eletrnico a colocao do carimbo imprescindvel, porm, o pedido ser baixado eletronicamente e liberado para pagamento.Em ambos os casos, a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa.

SADAS DE MATERIAIS As sadas de materiais so efetuadas mediante a necessidade de fabricao, venda ou consumo prprio.Esse material dever ser solicitado ao estoque atravs de uma Requisio de Material que aps sua digitao ou anotaes manuais, permitir a liberao do material e a emisso da nota fiscal. de suma importncia deixar registrado que em qualquer almoxarifado, nenhum material liberado sem a requisio de sada devidamente assinada e autorizada.Aplicando esse procedimento voc estar mantendo os registros em ordem e evitar que no prximo fechamento ou no inventrio se detecte falta de materiais.

Conferncia de carga Operao 1 - Conferir a documentao de carga enviada por clientes (notas fiscais)1.1 - Verificando se a praa atendida pela empresa.1.2 - Verificando a consignao empresa.1.3 - Verificando o preenchimento da quantidade de volumes e pesos.1.4 - Verificando a descrio da mercadoria.1.5 - Verificando se h Cadastro Geral do Contribuinte (C.G.C.) e Inscrio Estadual (I.E).1.6 - Verificando se h nome e endereo completo do destinatrio.1.7 - Verificando a data da emisso.1.8 - Verificando nmero e srie.1.9 - Verificando se o frete ser pago no ato ou cobrado do destino.1.10 - Autorizando o descarregamento da mercadoria.1.11 - Informando ao emissor do conhecimento as caractersticas especiais da carga ou servio para efeito de clculo de frete.

ObservaoSe a mercadoria a ser conferida foi enviada por uma filial da empresa vide operao 2.

Operao 2 - Conferir a documentao de carga enviada por filiais.

2.1 - Verificando se as notas ficais e conhecimentos relacionados no manifesto esto anexados.

2.2 - Verificando se os dados relacionados no manifesto conferem com os dos conhecimentos e notas fiscais.

2.3 - Verificando no manifesto se o destinatrio servido por aquela filial.

2.4 - Conferindo a discriminao dos produtos, quantidade de volumes e peso pelo manifesto.

2.5 - Verificando as condies das embalagens e possveis avarias.

2.6 - Encaminhando os volumes para distribuio.

Documentao de carga

Toda carga que recebida pela empresa para ser transportada vem acompanhada de alguns documentos, os quais denominamos Documentao de Carga.

Esta documentao de carga serve para controlar as transaes entre clientes e transportadora, bem como permite a fiscalizao pelos rgos pblicos.

Os principais documentos so: a Nota Fiscal, o Manifesto, o Conhecimento, o Romaneio

de Entregas, a Guia de Exportao e a Guia de Importao.

Nota Fiscal

A Nota Fiscal (N.F.) um documento que todas as firmas so obrigadas, por lei, a emitir quando vendem um produto ou prestam um servio para outra firma ou pessoa, regulando essas transaes comerciais.

Algumas Notas Fiscais s tem o nome do fregus e o valor da compra, e por isso so chamadas: Notas Fiscais Simplificadas. Outras empresas do o ticket da caixa registradora e estes valem como se fossem uma Nota fiscal Simplificada.

Entretanto, para algumas transaes comerciais so exigidas Notas Fiscais Completas, isto , notas que trazem uma srie de informaes, das quais as que interessam a uma transportadora so:

Nome e endereo do remetenteVem impresso tipograficamente e serve para indicar quem o emitente da Nota Fiscal.

Nome e endereo do destinatrioIndica a firma ou pessoa que comprou a mercadoria e onde a transportadora deve entreg-la. muito importante que o endereo do destinatrio esteja completa (Rua, n, Bairro, Cidade e Estado), pois s assim a mercadoria chegar ao seu destino.

Endereo de entregaEm muitas Notas Fiscais existe um campo indicando um segundo endereo, ou seja, o endereo onde efetivamente a mercadoria dever ser entregue.Outras Notas Fiscais no tm um local para endereo de entrega, mas este endereo pode estar mencionado no corpo da Nota Fiscal.

Nmero e srie da Nota FiscalO nmero da Nota Fiscal indica quantas notas j foram emitidas por uma determinada firma.

A srie indica o tipo de operao que foi feita. As Notas Fiscais podem ser das sries: A, B, C, D, E e Srie nica.

Srie A - Emitidas para destinatrios localizados no mesmo Estado do remetente e, que tem lanamento do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).Srie B - Emitidas para destinatrios localizados no mesmo Estado ou no Exterior, e que no tem lanamento de IPI.Srie C - Emitidas para destinatrios localizados em outros Estados da Federao com ou sem IPI.Srie D - Emitidas nas vendas a consumidor e quando este mesmo vai retirar a mercadoria.Srie E - Quando uma mercadoria est guardada num depsito e vai voltar para a loja, por exemplo, emitida uma Nota Fiscal da srie E para controlar essa transao.Srie nica - Estas notas substituem as outras anteriores, mas s no caso de haver um acordo com a Fiscalizao.Lembre-se:Para o transporte interestadual, a Nota Fiscal ser obrigatoriamente da Srie C, ou de Srie nica se houver acordo com a Fiscalizao.

Via de transporteInforma-se a mercadoria ir ser transportada por via rodoviria, frrea, area ou martima.No nosso caso dever estar escrito:Rodoviria.

Data da emisso da notaIndica o ms e ano que a mercadoria foi vendida. Para efeito de transporte, a Nota Fiscal s vale por 30 dias. Quando este prazo estiver vencido a mercadoria no poder trafegar, sob pena de ser apreendida pela Fiscalizao.

C.G.C. e Inscrio EstadualC.G.C. significa Cadastro Geral do Contribuinte. um nmero que o Governo d a todas as firmas e que serve para controlar suas atividades.Quando o destinatrio no for uma firma mas uma pessoa fsica, no lugar do C.G.C. usado o C.P.F. (Cadastro de Pessoa Fsica), que aquele nmero que usamos no Imposto de Renda. muito importante verificar na Nota Fiscal se existe o nmero do C.G.C., pois a transportadora, quando vai emitir um recibo de transporte, ou mesmo vai faturar o frete, tem que mencionar o C.G.C do cliente nesses documentos.A Inscrio Estadual um nmero que o Governo do Estado d s firmas e que serve tambm para controlar as transaes comerciais. As pessoas fsicas no tem esse nmero. Quando elas forem as destinatrias, no local de Inscrio Estadual, estar escrito a palavra ISENTO.

Tal qual o C.G.C. muito importante verificarmos se o nmero da Inscrio Estadual est mencionado na Nota Fiscal.

Discriminao da mercadoria

Neste campo da Nota Fiscal temos as seguintes informaes:

Quantidade: indica quantos produtos iguais foram vencidos.Unidade: alguns produtos so vencidos um a um, como a geladeira, o saco de cimento, etc. Outros so vencidos em caixas (caixa de sabonetes), outros em dzia, outros em quilo e assim por diante. Quando formos conferir as mercadorias, devemos relacionar quantidade e unidade, pois s assim saberemos quantos produtos sero transportados.Descrio do produto: o nome do produto vendido. Pode indicar ainda cor, tipo, cdigo, etc.Preo unitrio: o valor de uma unidade de cada produto.Preo total: o valor de todas as unidades do mesmo produtoValor total da nota: a soma de todos os valores da Nota Fiscal.ICM: significa Imposto por Circulao de Mercadoria e imposto cobrado pelo Governo Federal. A firma vender obrigada a calcular o valor do imposto e mencion-lo na Nota Fiscal.

Caractersticas dos volumesNeste campo so discriminadas as formas de acondicionamento dos produtos, pois cada volume contm uma determinada quantidade de produtos.Compreende os seguintes itens:Marca - um cdigo utilizado pelo remetente para identificar os volumes com as respectivas Notas Fiscais.Nmero - tem a mesma finalidade da marca, sendo que a identificao dos volumes que contm uma mercadoria feita atravs de um cdigo prprio do vendedor.Quantidade de volumes - informa em quantos volumes esto acondicionadas as mercadorias com a mesma marca ou mesmo nmero.Espcie - informa o tipo de volume, isto , a forma de acondicionamento das mercadorias. Por exemplo: caixa de papelo, tambor, engradado, saco, malote, etc. Quando for mercadoria a granel, no so informados os dados referentes a marca, nmero e quantidade.Peso Lquido - indica o peso dos volumes menos o de sua embalagem. Deve coincidir com a descrio da mercadoria.Peso Bruto - indica o peso dos volumes mais o da embalagem. O Peso Bruto deve ser sempre maior que o Peso Lquido, a no ser quando se tratar de carga a granel.

Os dados referentes s caractersticas dos volumes so os que possibilitaro s transportadoras calcular o frete a ser pago.

Nome e endereo do transportadorUma empresa de transporte s pode transportar uma carga se na Nota Fiscal estiver mencionado o seu nome e endereo.

Comprovante de entrega uma parte (canhoto ou via) da Nota Fiscal que serve para comprovar que as mercadorias relacionadas foram entregues transportadora.

A Nota Fiscal um documento muito importante para a Empresa Transportadora, pois ela s poder transportar uma carga se estiver acompanhada da mesma.Alm disso, da Nota Fiscal que so extrados dados para preenchimento dos outros documentos de carga utilizados pela empresa.Por estas razes que o Conferente deve sempre exigir a Nota Fiscal bem como conferir se todos dados acima esto preenchidos.

ConhecimentoSeu nome completo Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas. um documento emitido pela Transportadora onde consta o valor do frete cobrado.O conhecimento faz parte da documentao de carga e deve acompanhar a carga no decorrer do transporte: serve, tambm , como comprovante de entrega ao destinatrio.Para cada Nota Fiscal ou grupo de Notas Fiscais expedidas por um mesmo remetente para um mesmo destinatrio emitido um Conhecimento.Dos dados constantes no Conhecimento, uns so extrados da Nota Fiscal e outros so includos pela Transportadora.

Da Nota Fiscal:Nome e endereo do remetente;Nome e endereo do destinatrio;Caractersticas dos volumes transportados: marca, nmero, quantidade, espcie, peso total (somado nas Notas Fiscais);Valor;Nmero das Notas Fiscais.

Da TransportadoraValor do frete - o valor que a Transportadora cobra para levar a mercadoria ao seu destino. Para calcular o freta a empresa leva em considerao o peso, o volume e o valor da mercadoria mais a taxa de seguro, os Impostos, pedgio, etc.Freta pago - significa que quem pagar o frete o remetente.Freta a pagar - significa que o destinatrio ir pagar o frete quando receber a mercadoria.

Existem ainda no Conhecimento dois outros campos. - Num deles, o destinatrio assina confirmando que recebeu as mercadorias relacionadas em perfeitas condies. - No outro campo, o cobrador da Transportadora assina confirmando que recebeu o valor do frete.

Caractersticas especiais das cargas e/ou do servio

Algumas cargas merecem uma ateno especial do Conferente, pois, se forem cobradas pela tabela normal, traro prejuzos transportadora.

Nesse caso, o Conferente deve informar essas caractersticas ao encarregado que calcula o frete, para que os clculos sejam os corretos.

Caractersticas especiais da carga:

CubagemCargas de grande volume e pouco peso no podem ser cobradas por peso.Exemplos: isopor, papel higinico, sacos de bolas, bombril, etc.Cargas no limpasSo aquelas que exigem limpeza, lavagem ou manuteno extra do veculo aps o transporte.Exemplos: p preto, cimento, sal, etc.

Embalagem inadequadaSo mercadorias que no esto embaladas convenientemente, necessitando de uma nova embalagem ou acondicionamento por parte da transportadora.Exemplos: louas, sanitrios, baldes, etc.Cargas especiaisSo cargas perigosas ou perecveis que exigem cuidados especiais quando do seu manuseio ou transporte.Exemplos: vacinas, produtos qumicos, produtos txicos, produtos explosivos, etc.

Caractersticas especiais do servio: Coleta/entrega Nas seguintes condies:Horrios especiais;Andares superiores;Calades;Ruas interditadas ao trfego de caminhes;Fora do permetro urbano;Etc.

CobranaQuando o remetente pede transportadora para que cobre do destinatrio o valor da mercadoria.

Devoluo do comprovante de entregaQuando o remetente exige da transportadora que lhe devolva o comprovante de entrega assinado pelo destinatrio.

ManifestoNeste documento o motorista assume a carga e serve tambm para facilitar a fiscalizao.Num mesmo caminho podemos encontrar diversas mercadorias com muitas Notas Fiscais e Conhecimentos diferentes.Para evitar desperdcio de tempo na fiscalizao, estes documentos so agrupados e relacionados num outro documento chamado Manifesto, que um documento numerado que discrimina todas as Notas Fiscais e Conhecimentos referentes s mercadorias transportadas, devendo todos eles acompanharem a carga.Esse documento composto de vrias vidas, de acordo com as necessidades da empresa, e contm dados referentes ao Transportador, Nota Fiscal e ao Conhecimento.

Do Transportador so extrados os seguintes dados:Placa do veculo.Municpio do emplacamento.Proprietrio do veculo.Nome do motorista.Data e hora de chegada e sada do veculo da empresa.Destino do veculo.

Da Nota Fiscal so extrados os seguintes dados:Remetente.Destinatrio.Destino da mercadoria.Quantidade de volumes.Tipos de volumes.Espcie de mercadoria.Nmero da Nota Fiscal.Peso da mercadoria.Valor da mercadoria.

Do Conhecimento so extrados os seguintes dados:Nmero do Conhecimento.Local do pagamento do frete.Valor do frete e despesas.

Para fazer a conferncia destas mercadorias deve-se, em primeiro lugar, comparar o Manifesto com os documentos anexos (Nota Fiscal e Conhecimento), checando se os dados relacionados esto corretos.Feito isso, passamos a conferir a mercadoria propriamente dita, comparando-a com os dados relacionados no Manifesto.Ao final da conferncia, caso seja constatada alguma irregularidade, deve-se fazer uma observao no Manifesto, em espao adequado, mencionando a ocorrncia e visitando-o.Se nenhuma irregularidade for constatada, o Conferente deve colocar em visto em local visvel.Encerrada a conferncia, deve-se encaminhar as mercadorias para os boxes das praas de destino.

Romaneio de entregasFaz parte da documentao de carga e sua finalidade estabelecer uma ordem que facilite a entrega das mercadorias aos destinatrios.A importncia do Romaneio comea com a arrumao da carga, quando o Arrumador vai dispondo a mercadoria na carroceria do caminho de acordo com a necessidade de descarregamento.Os Romaneios tm, geralmente, os seguintes dados:Nmeros dos Conhecimentos.Peso ou quantidade de volumes por Conhecimento.Endereo do destinatrio por Conhecimento.Horrio de chegada e sada do caminho em cada entrega.Nome do motorista.Placa do caminho.Local de embarque.Localidade de destino.Ao fazer a conferncia de expedio, o Conferente deve ter em mos, alm da Nota Fiscal, o Romaneio de entregas para poder conferir as mercadorias a serem carregadas, auxiliando o Arrumador na distribuio da carga e evitando o extravio de mercadorias.

Para fazer a conferncia destas mercadorias deve-se, em primeiro lugar, comparar o Manifesto com os documentos anexos (Nota Fiscal e Conhecimento), checando se os dados relacionados esto corretos.Feito isso, passamos a conferir a mercadoria propriamente dita, comparando-a com os dados relacionados no Manifesto.Ao final da conferncia, caso seja constatada alguma irregularidade, deve-se fazer uma observao no Manifesto, em espao adequado, mencionando a ocorrncia e visitando-o.Se nenhuma irregularidade for constatada, o Conferente deve colocar em visto em local visvel.Encerrada a conferncia, deve-se encaminhar as mercadorias para os boxes das praas de destino.

Guia de exportao e de importao

Guia de Exportao um documento que acompanha somente as mercadorias que se destinam a outros pases.Dessa forma, quando o destinatrio residir no exterior, juntamente com a Nota Fiscal deve vir a respectiva Guia de Exportao.A Guia de Importao acompanha todas as mercadorias que vierem do exterior para um destinatrio que resida no Brasil. Sem ela, a mercadoria no entra no pas.

Operao 3 - Conferir as mercadorias comparando com a documentao de carga 3.1- Comparando a descrio marcada no volume com a descrio da mercadoria.3.2 - Contando os volumes e conferindo com as notas.3.3 - Verificando as condies da embalagem e possveis avarias.3.4 - Assinando e carimbando o comprovante de entrega.

Conferncia de mercadorias

Conferir a mercadoria comparar todos os volumes descritos na documentao de carga com os volumes existentes.Essa atividade muito importante, pois qualquer falta de mercadoria implicar no pagamento da mesma pela transportadora, e qualquer sobra implicar em grande perda de tempo para outros funcionrios.A conferncia da mercadoria no implica s na verificao das quantidades, mas, tambm, nas condies da mercadoria recebida.A existncia de avarias nas embalagens, ou mesmo uma embalagem inadequada para determinado tipo de mercadoria s trar problemas para e empresa transportadora.Outro detalhe a ser verificado a existncia dos smbolos de segurana nas embalagens, o que permitir a manipulao das carga com maior segurana.O Conferente deve ter certeza de que sua conferncia est a mais correta possvel, e s depois disso que assinar o canhoto de recebimento de carga e autorizar o embarque.

Operao 4 - Codificar as mercadorias conferidas - 4.1 - Consultando na lista de praas de atendimento o cdigo da localidade de destino. - 4.2 - Marcando nos volumes o cdigo da localidade de destino de acordo com as normas da empresa.-4.3 - Encaminhando os volumes para distribuio nas PRAAS.-4.4 - Encaminhando as Notas Fiscais para confeco de Manifesto, Conhecimento e Romaneio, segundo as normas da Empresa.

Codificao de mercadoriasTodas as mercadorias recebidas pela empresa para transporte, depois de conferidas, recebem dois cdigos: um de identificao e um de endereamento.Cdigo de IdentificaoServe para amarrar a mercadoria com sua respectiva Nota Fiscal, facilitando a identificao.Normalmente as empresas utilizam o sistema de marcar em um volume de um lote o nmero de Nota Fiscal e a quantidade de volume daquele lote.Um outro sistema marcar nos volumes as iniciais do nome da firma destinatria.Entretanto, cada uma das empresas pode adotar um Cdigo de Identificao prprio.

Cdigo de Endereamento

Esta um outro cdigo que as empresas utilizam para indicar o destino da mercadoria, o que facilita a colocao dos volumes nas praas.As transportadoras tm uma lista onde constam todas as localidades que elas servem, e cada localidade conhecida por um cdigo. muito importante que o Conferente saiba codificar as mercadorias conforme as normas de sua empresa para evitar extravios, o que implicar em prejuzos para os clientes e para a transportadora.

Operao 5 - Reconferir as mercadorias para carregamento do veculo

-5.1 - Separando a documentao fiscal na ordem de carregamento, levando-se em conta o peso e tamanho dos volumes.5.2 - Localizando os volumes nas praas.5.3 - Comparando a codificao do volume com a documentao fiscal.5.4 - Conferindo a quantidade de volumes.5.5 - Somando o peso total das Notas Fiscais.5.6 - Liberando as mercadorias para o carregamento.5,7 - Informando ao arrumador a ordem de carregamento (eventual)

Reconferncia de mercadorias

A reconferncia de mercadorias uma atividade semelhante de conferncia inicial, isto , comparar todos os volumes descritos na documentao de carga com os volumes existentes.Isso se torna necessrio porque desde o momento em que a carga d entrada na transportadora at o seu efetivo despacho decorre algum tempo, oportunidade em que pode haver mistura de lote, avaria, enfim extravio.Quando se trata de diversas cargas, com diferentes destinatrios, que sero despachadas em um s caminho, o Conferente deve informar ao Arrumador sobre ordem de carregamento. Isso facilitar na hora da entrega aos clientes, pois mercadorias que descero primeiro no estaro no fundo do caminho.Uma outra preocupao do Conferente a de somar o peso da carga indicado nas diversas Notas Fiscais, a fim de que o caminho no fique com excesso de peso.

Lembre-seExecutando todas as etapas previstas na Conferncia de cargas rigorosa verificao da quantidade de volume, dos dados de todos os documentos, das condies das embalagens, etc - o Conferente evitar o surgimento de pendncias.A soluo das pendncias demanda vrios telefonemas, deslocamentos desnecessrios da carga, trabalho extra de outros funcionrios, armazenagem por tempo prolongado, o que acarreta , sem dvida, aumento do custo operacional da empresa e prejuzos para o cliente e para a imagem da transportadora.

FIM