'Reflexos Das Irregular Ida Des Em Documentos Fiscais Nas Empresas

VALMIR MANOEL DOS SANTOS

OS REFLEXOS DAS IRREGULARIDADES EM DOCUMENTOS FISCAIS NAS EMPRESAS

Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior

Itajaí(SC)

2007

VALMIR MANOEL DOS SANTOS


Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior

Itajaí(SC)

2007

Trabalho de Conclusão de Curso desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Ciências Contábeis do Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior


Este trabalho de conclusão de curso foi julgado aprovado para a obtenção do grau

de Bacharel em Ciências Contábeis do Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior

– IFES

Itajaí, 28 de junho de 2007.

_______________________________

Prof. Wilson Reginatto Jr.

Coordenador de estágios

Banca Examinadora

________________________________ ______________________________

Prof. José Domingos dos Santos Neto Prof. José Hailton da Silva

Orientador

______________________________

Prof. Toni Haag

EQUIPE TÉCNICA

Estagiário

Valmir Manoel dos Santos

Coordenador de Estágio

Wilson Reginatto Jr.

Orientador de Conteúdo

José Domingos dos Santos Neto

Orientador de Metodologia

José Domingos dos Santos Neto

Supervisor de Campo

Paulo Antonio Schonhalz

AGRADECIMENTOS

A magia do tempo faz com que nossos

sonhos se tornem realidade. O tempo

passa, e aquilo que achamos impossível

se torna realidade. Um desejo, uma

vontade, uma realização. È isto que sinto

quando vejo que minha hora chegou.

Minha formação acadêmica, que quatro

anos atrás acreditava não ser mais

possível, hoje se torna realidade. E assim

tenho a certeza que nunca é tarde para

começar. Por isso agradeço a meus pais

e irmãos pelo apoio. Agradeço minha

esposa e meus filhos pela paciência que

tiveram comigo nos momentos de

ausência durante estes anos. Agradeço

em especial ao professor Jose Domingos

e a todos os professores com quem tive o

prazer de conviver. Agradeço também aos

amigos de faculdade que de uma forma ou

de outra me ajudaram a chegar até aqui. E

por fim, agradeço a Deus por ter me

permitido chegar até este momento tão

importante em minha vida.

RESUMO

As organizações encontram-se inseridas em um ambiente tão competitivo onde qualquer possibilidade de ganho pode ser a diferença. Assim, é possível observar que no ambiente interno das empresas, existem inúmeros elementos que se constitui em uma fonte potencial de perdas. Que tanto podem atingir processos internos, como também processos de outras empresas. Deste modo, o trabalho de estágio realizado na empresa Sadia S/A – Itajaí teve como finalidade, levantar as perdas decorrentes das irregularidades em documentos fiscais verificadas através de levantamentos de dados e análises documentais nos processos de entradas. Os resultados obtidos poderão servir para empresa no sentido de aprimorar seus sistemas de controles internos, trabalhando de forma preventiva e eliminando riscos de perdas.

Palavras chaves: documentos fiscais, irregularidades, perdas,

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................................10

1.2 Dados históricos da organização onde será realizado o estágio.........................11

1.3 Missão da empresa .............................................................................................12

1.4 Visão da empresa ...............................................................................................13

2. OBJETIVO GERAL ...............................................................................................14

2.1 Objetivos específicos ..........................................................................................14

3. FUNDAMENTAÇAO TEÓRICA ......................................................................................15

3.1 Documentos fiscais .............................................................................................15

3.2 Controle fiscal......................................................................................................18

3.3 Evasão fiscal .......................................................................................................19

3.4 Crimes contra a ordem tributária .........................................................................20

3.5 Idoneidade dos documentos fiscais ....................................................................22

3.6 Indícios de irregularidade em documento s fiscais..............................................22

3.7 Correção de irregularidades e Carta de Correção...............................................24

3.8 Infrações e penalidades ......................................................................................26

3.8.1 Infrações em geral............................................................................................26

3.8.2 Infrações referentes a transporte, posse, guarda, entrega e recebimento de

mercadorias e a prestação de serviço de transporte.................................................28

3.8.3 Infrações relativas à emissão de documentos fiscais.......................................29

3.8.4 Disposições gerais ...........................................................................................30

4. METODOLOGIA ................................................................................................................32

4.1 Característica da pesquisa ..................................................................................32

4.2 Coleta de dados ..................................................................................................33

5. RESULTADOS...................................................................................................................34

5.1. Caracterização da área funcional selecionada para pesquisa ...........................34

5.1.1 Departamentalização........................................................................................35

5.1.2 Missão da Controladoria...................................................................................35

5.1.3 Estrutura organizacional da Controladoria da Sadia – Filial Itajaí ....................36

5.1.4 Descrição dos processos realizados nos setores da Controladoria .................37

5.2 Fluxos de processos com documentos fiscais ....................................................40

5.2.1 Fluxograma do processo registro de entrada de CTRC ...................................41

5.2.2 Fluxograma do processo de registro de entrada de notas fiscais de serviços .43

5.3 Demonstrações de irregularidades que motivam a devolução do documento fiscal

..................................................................................................................................44

5.3.1 Irregularidades – Documento I .........................................................................45

5.3.2 Irregularidades – Documento II ........................................................................47

5.3.3 Irregularidades – Documento III .......................................................................49

5.3.4 Irregularidades – Documento IV.......................................................................51

5.3.5 Irregularidades – Documento V........................................................................53

5.4 Perdas com irregularidades em documentos fiscais ...........................................55

5.4.1 Perdas financeiras com irregularidades em documentos fiscais ......................56

5.4.2 Perdas intangíveis............................................................................................57

5.5 Pesquisa documental ..........................................................................................59

5.5.1 Documentos recebidos com irregularidades ....................................................60

5.5.1.1 Representação gráfica do quadro 2 ..............................................................60

5.5.1.2 Análise do resultado da representação gráfico do quadro 2 – Figura 9 ........61

5.5.2 Irregularidade por tipo de documento fiscal......................................................61

5.5.2.1 Representação gráfica do quadro 4 ..............................................................62

5.5.2.1.1 Análise do resultado da representação gráfica do quadro 4 – Figura 10 ...62

5.5.3 Irregularidades por fornecedores .....................................................................63

5.5.3.1 Representação gráfica I do quadro 5 ............................................................64

5.5.3.1.1 Análise do resultado da representação gráfica I do quadro 5 – Figura 11 .64

5.5.3.2 Representação gráfica II do quadro 5 ...........................................................65

5.5.3.2.1 Análise do resultado da representação gráfica II do quadro 5 – Figura 12 65

5.5.3.3 Representação gráfica III do quadro 5 ..........................................................66

5.5.3.3.1 Análise do resultado da representação gráfica III da quadro 5 – Figura 1366

5.5.4 Análise geral dos resultados da pesquisa documental.....................................67

5.5.4.1 Proposição de melhorias aos processos .......................................................69

5.5.4.2 Nota Fiscal Eletrônica ..............................................................................................70

5.5.4.3 Resultados após as sugestões de melhorias propostas....................................71

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................73

7. REFERÊNCIAS.....................................................................................................74

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Estrutura Organizacional do departamento de Controladoria da Sadia ....36

Figura 2 – Fluxograma do processo de entrada de CTRC........................................41

Figura 3 - Fluxograma do processo de entrada de Notas Fiscais de Serviços..........43

Figura 4 – Exemplo de documento fiscal com irregularidades I ................................45

Figura 5 – Documento fiscal com irregularidades II ..................................................47

Figura 6 – Documento fiscal com irregularidades III .................................................49

Figura 7 – Documento fiscal com irregularidades IV .................................................51

Figura 8 – Documento fiscal com irregularidades V ..................................................53

Figura 9 – Total de documentos recebidos com irregularidades ...............................60

Figura 10 – Irregularidades por tipo de documento fiscal..........................................62

Figura 11 – Irregularidades por fornecedor ...............................................................64

Figura 12 – Irregularidades por fornecedor em relação ao total de documentos

recebidos...................................................................................................................65

Figura 13 – Irregularidades por fornecedor em relação ao total de documentos

recebidos...................................................................................................................66

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 – Cálculo de perda com irregularidades por documento fiscal ..................57

Quadro 2 – Documentos Fiscais Recebidos com Irregularidades.............................60

Quadro 3 – Total de perdas no período apurado ......................................................61

Quadro 4 – Irregularidades por tipo de Documento Fiscal ........................................61

Quadro 5 – Irregularidades em documentos fiscais por fornecedor ..........................63

Quadro 6 – Quantidade de documentos recebidos com irregularidades após ações

de melhorias..............................................................................................................71

10

1. INTRODUÇÃO

A busca pela maximização dos lucros e a minimização dos custos faz com

que as empresas busquem as mais diversas formas e recursos para alcançarem

seus resultados. Por isso, muitas empresas investem em programas de qualidade.

Inegavelmente isto trás resultados benéficos a estas instituições.

Porém acreditamos que, para alcançar estes bons resultados, não podemos

direcionar estes programas de qualidade somente para as atividades internas das

organizações, pois fazemos parte de um todo, ou seja, não há empresa, que de uma

forma ou outra, não dependa de outras empresas. Como exemplos cita-se empresas

que prestam serviços a outras, na forma de serviços terceirizados, os fornecedores

de bens e materiais, transportadores, entre outros.

Por isto, a proposta, para este trabalho, é melhorar a qualidade dos

produtos/serviços adquiridos de nossos fornecedores no que diz respeito à

documentação fiscal exigida para cobertura de operações de aquisições de produtos

e serviços.

Temos percebido, nas movimentações fiscais realizadas pela empresa

estudada, que existem quantidades elevadas de erros em documentos, que

dificultam as atividades internas da organização. Estes documentos, como Notas

Fiscais de Venda de Produtos e Materiais, Conhecimentos de Fretes (CTRC) e

Notas de Serviços, preenchidos de forma indevida, têm dificultado o bom

desempenho das atividades da companhia. O resultado e o desempenho de setores

como, Contábil, Fiscal, Contas a Pagar, entre outros, estão sendo prejudicados. Não

há como negar esta realidade.

Por isso, o tema escolhido para o trabalho de conclusão de curso é: Quais os reflexos das irregularidades em documentos fiscais nas empresas?

Esperamos, assim, além de beneficiar a empresa onde estará sendo

realizado o estágio, ampliar nossos conhecimentos, como também dos parceiros que

estarão conosco neste projeto.

11

1.2 Dados históricos da organização onde será realizado o estágio

A Sadia foi fundada por Attilio Fontana, em 1944, no oeste catarinense. Ao

longo dos anos, firmou sua excelência no segmento agroindustrial e na produção de

alimentos derivados de carnes suínas, bovina, de frango e de peru, além de massas

e margarinas. Nos últimos anos, a Sadia se especializou na produção e distribuição

de alimentos industrializados congelados e resfriados de maior valor agregado.

É uma das maiores empresas de alimentos da América Latina e uma das

maiores exportadoras do País. No mercado brasileiro tem um portifólio de cerca de

680 itens, que são distribuídos para aproximadamente 300 mil pontos de vendas.

Para o mercado externo, exporta perto de 250 produtos para 92 países.

Companhia aberta desde 1971, a Sadia lançou, em 2001, seus ADRs-

American Depositary Receipts na Bolsa de Nova York e aderiu ao Nível 1 de

Governança Corporativa da BOVESPA. No mesmo ano, foi eleita a marca mais

valiosa do setor de alimentos brasileiro, em pesquisa divulgada pela Interbrand,

consultoria inglesa conhecida pela elaboração da tradicional lista das 100 marcas

mais valiosas do mundo. No Brasil, a Interbrand avaliou 30 companhias nacionais

listadas na CVM e elegeu as 12 marcas brasileiras de maior valor no mercado. Em

2003, a Sadia foi reeleita pela consultoria como a marca mais valiosa do setor de

alimentos brasileiro.

A empresa mantém um parque fabril com 11 unidades industriais, duas

unidades agropecuárias e centros de distribuição espalhados por 14 Estados

brasileiros. No exterior, tem representações comerciais no Uruguai, Inglaterra,

Argentina, Chile, Alemanha, Rússia, Turquia, Emirados Árabes, Japão e Venezuela.

A Sadia está entre as maiores empregadoras brasileiras. Atualmente, conta

com aproximadamente 40 mil funcionários. Além disso, mantém, através de seu

Sistema de Fomento Agropecuário, parceria com cerca de 10 mil granjas integradas

de aves e suínos.

Dentre os centros de distribuição da Sadia, está a filial de Itajaí. Fundada em

29 de agosto de 1979, esta unidade atua diretamente com sua força de venda e

logística por todo litoral e planalto catarinense. As demais regiões, a empresa tem

atuação indireta, pois é representada através de empresas autônomas.

12

Com cerca de 180 funcionários diretos, a Sadia S/A – Filial Itajaí, está

localizada na rua Otto Hoier, numero 134, no bairro São Vicente.

A filial Sadia de Itajaí comercializa e distribui produtos alimentícios de maior

valor agregado, ou seja, produtos industrializados, visando benefícios e facilidades

no transporte, bem como maior margem de contribuição. Comercializa também

produtos de cortes, onde a entrega parte diretamente da produtora para o cliente,

facilitando assim o transporte e redução dos custos com armazenagens.

Exercendo também atividades de exportadora, a filial é responsável por

aproximadamente 25% de todas as exportações da Sadia, em volume, já em

faturamento representa 40%.

1.3 Missão da empresa

Segundo Maximiano (2004, p.165) “a missão estabelece o propósito ou a

razão de ser da organização. Identificar a missão é entender a qual necessidade do

mercado a organização atende”. Ainda conforme Maximiano (2004, p.166), “o

entendimento da missão possibilita compreender o papel que a organização

desempenha para seus clientes e partes relevantes”.

Missão da Sadia:

"Atender as necessidades de alimentação do ser humano, com produtos

saborosos e saudáveis. Criar valor para o acionista, para o cliente e para o

consumidor, contribuindo para o crescimento dos colaboradores”

(www.sadia.com.br).

13

1.4 Visão da empresa

Sua Visão preconiza:

“A Sadia se diferenciará pela imagem de sua marca, excelência nos serviços,

inovação e qualidade dos produtos”.

Na Perspectiva Financeira a Sadia será uma empresa uma empresa com alto

valor de mercado, baixo risco para o investidor e reconhecida pelo nível de

governança que garantirá crescimento constante com negócios rentáveis.

Na Perspectiva de Mercado e Cliente a Sadia crescerá o faturamento através

do poder de suas marcas, pelo conhecimento dos consumidores e pelo atendimento

dos diversos mercados com rentabilidade e excelentes níveis de serviços.

Na Perspectiva de Processos Internos a Sadia será uma empresa voltada

para a segurança alimentar, inovação constante em seu portifólio de produtos e

serviços, garantindo agilidade em relação à dinâmica do mercado.

Trabalhará na construção de alianças que maximizem competências.

Será agente de conservação do meio ambiente.

Na Perspectiva de Capacitação a Sadia será conhecida como empresa de

conhecimentos estruturados e preservados através de sua capacidade de atrair,

desenvolver e reter talentos em um ambiente de trabalho participativo, saudável e

seguro (www.sadia.com.br).

14

2. OBJETIVO GERAL

O objetivo geral deste trabalho é buscar soluções para um dos grandes

problemas encontrados no dia-a–dia da vida de um Contabilista: a quantidade excessiva de erros em documentos fiscais. Erros estes, que afetam mais

diretamente aqueles que trabalham nas áreas fiscal, contábil e financeira, de

empresas e escritórios de contabilidade.

2.1 Objetivos específicos

Como objetivos específicos:

Identificar os principais erros encontrados em documentos fiscais;

Verificar em que segmento de fornecedores de produtos e serviços ocorre

estes erros;

Levantar os custos decorrentes destas irregularidades;

Apresentar custo/benefício com os ajustes propostos;

Conhecer os princípios que regulamentam a emissão de documentos fiscais;

Padronizar, dentro do regulamento específico, a forma correta para emissão

de documentos fiscais;

Evitar retrabalhos nas áreas envolvidas no processo.

15

3. FUNDAMENTAÇAO TEÓRICA 3.1 Documentos fiscais

A nota ou o cupom fiscal, emitidos para formalizar a aquisição de um bem ou

prestação de serviço, somente se constituirá em documento fiscal hábil, capaz de

assegurar efeitos jurídicos, fiscais e acobertar a circulação de mercadorias e

prestações de serviços, se observadas as exigências quanto aos prazos de validade

fixados pelo Regulamento do ICMS de cada estado, se está sendo utilizada para

operação conforme descrito no documento fiscal, se há autorização para impressão,

confecção e utilização emitida pela autoridade fiscal competente, entre outras

obrigações acessórias.

Para emissão de documentos fiscais, empresas ou outras instituições, que

por ventura necessitarem, devem obedecer a regras impostas por regulamentos.

Documentos preenchidos de forma irregular podem trazer prejuízos aos

contribuintes através de multas devidas pelo não atendimento de obrigações

exigidas pela legislação.

Para fins de apuração e lançamento do imposto, os contribuintes são

obrigados a utilizar os documentos fiscais instituídos pela legislação tributária

vigente, quando da ocorrência dos fatos geradores do imposto.

Apesar da obrigatoriedade da emissão do documento fiscal ser do dono da

mercadoria ou prestador do serviço, os clientes, ou seja, aqueles a quem as

mercadorias ou serviços estão sendo destinados, também são co-responsáveis pela

sua emissão sempre que for obrigatória a emissão de documentos fiscais, aqueles a

quem se destinarem essas mercadorias/serviços são obrigados a exigir tais

documentos dos que devam emiti-los, contendo todos os requisitos legais.

A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação (Art.1º, Lei 8.846 de 21 de janeiro de 1994 do CTN).

16

É importante dizer que a correta emissão e preenchimento destes

documentos fiscais asseguram que os impostos embutidos nos preços das

mercadorias ou serviços e pagos pelos adquirentes, sejam recolhidos aos cofres

públicos, alem de dar ao adquirente do bem (cidadão, empresa, ou poder publico),

de que a sua compra está corretamente formalizada em um documento que lhes

assegura todos os direitos.

Caracteriza omissão de receita ou de rendimentos, inclusive ganhos de capital para efeito do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza e das contribuições sociais, incidentes sobre o lucro e o faturamento, a falta de emissão da nota fiscal, recibo ou documento equivalente, no momento da efetivação das operações a que se refere o artigo anterior, bem como a sua emissão com valor inferior ao da operação (Art.1º, Lei 8.846 de 21 de janeiro de 1994 do CTN).

Garantir a qualidade destes serviços é tarefa dos contabilistas, pois, de uma

forma ou de outra, o impacto destas distorções cairá sobre seus ombros.

Uma das mais comuns obrigações é a emissão de documentos fiscais, que

alem regular as operações entre contribuinte/consumidor, também serve para

facilitar o controle do Fisco. Assim, existe uma variedade de documentos que

poderão ser emitidos pelos contribuintes (vendedores de bens, mercadorias e

serviços) de acordo com a operação realizada. Conforme o RICMS/SC

(Regulamento do ICMS do Estado de Santa Catarina) em seu Anexo V, Art.15,

segue abaixo exemplos de alguns destes documentos:

• Nota fiscal, modelos 1 e 1-A;

• Nota fiscal de Venda a Consumidor;

• Nota Fiscal Avulsa;

• Cupom Fiscal;

• Nota fiscal/Conta de Energia Elétrica;

• Nota Fiscal de Serviço de Transporte;

• Conhecimento de Transporte Rodoviários de Cargas;

• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas;

• Conhecimento Aéreo;

• Conhecimentos de Transportes Ferroviário de Cargas;

• Bilhete de Passagem Rodoviário;

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• Bilhete de Passagem Aquaviário;

• Bilhete de Passagem Ferroviário;

• Nota fiscal de Serviço de Comunicação;

• Nota fiscal de Serviço de Telecomunicações;

• Nota Fiscal de Serviços;

• Ingressos para espetáculos artísticos, parque de diversões, entre outros.

É bom lembrar que os documentos fiscais deverão ser fornecidos sempre que

ocorrer o fornecimento de mercadorias ou prestação de serviços, ainda que a saída

ou prestação do serviço esteja isenta ou imune do pagamento de impostos.

O RICMS/SC, especificamente em transações que envolvem a circulação de

mercadorias, que os estabelecimentos deverão emitir os documentos fiscais nas

seguintes situações:

• Sempre que promoverem a saída de mercadorias;

• Na transmissão de propriedade de mercadorias, quando estas não devam

transitar pelo estabelecimento transmitente;

• Sempre que, no estabelecimento, entrarem bens ou mercadorias, real ou

simbolicamente, que exija emissão desse documento pela entrada;

• No caso de mercadorias cuja unidade não possa ser transportada de uma só

vez, desde que o imposto deva incidir sobre o todo;

• No reajuste de preços, em virtude de contrato escrito, de que decorra

acréscimo do valor das mercadorias;

• Na regularização, em virtude da diferença de preços ou de quantidade das

mercadorias;

• Nas vendas de bens e produtos a consumidor final;

Nos casos de vendas de mercadorias onde a operação esteja amparada por

algum benefício fiscal (isenção, imunidade, diferimento, suspensão, entre outros),

também será necessário a emissão de documento fiscal para acobertar o trânsito

das mesmas. Nestes casos a emissão de documento fiscal é ainda mais importante,

pois demonstrará ao fisco, através de dispositivo legal, o motivo pelo qual a

operação é isenta do imposto.

18

3.2 Controle fiscal

Como verificado anteriormente, existe uma variedade de documentos fiscais

exigidas pelo Fisco. A maioria são aqueles que servem para regularizar transações

comerciais entre comerciantes e consumidores de produtos ou serviços dos mais

diversos ramos de negócios. Muito comuns no nosso dia-a-dia, e que talvez por isso,

muitas vezes deixamos passar despercebidos, e que se devidamente emitidos pelos

contribuintes, ou exigidos por nos consumidores, ajudariam a reduzir a possibilidade

de evasão fiscal de tributos.

Existem dois tipos de impostos:

Os diretos: são aqueles em que o pagamento é feito diretamente pelo

contribuinte. Quem faz o pagamento é a mesma pessoa que suporta o seu

ônus;

Os indiretos: são aqueles sustentados pelo consumidor final. É aquele em

que o valor do tributo está incluso no preço da mercadoria ou serviço

adquirido pelo consumidor final. Por isso o contribuinte tem a obrigação de

emitir o documento para acobertar a respectiva operação sujeita, ou não, a

incidência de impostos.

De modo geral todos os impostos são repassados aos preços de produtos e

serviços, e uma vez cobrados pelo contribuinte de direito (aquele que realiza o

recolhimento do tributo) e não repassado aos cofres da união, estados ou

municípios, estaria este contribuintes lesando principalmente nos consumidores

finais.

Assim, os documentos exigidos pela legislação do ICMS e ISS também são

utilizados para apuração de outros impostos como IPI, PIS e COFINS, alem da CSLL

e IR. Estes dois últimos, mesmo não incidindo diretamente sobre o faturamento, têm

nele o seu ponto de partida.

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3.3 Evasão fiscal

Segundo Gorges (2004, p.280) Evasão Fiscal “trata-se de conduta ilícita,

proibida pela legislação tributaria, configurando crime contra a ordem tributaria.

Sujeita-se às penalidades cíveis e criminais.”

Na área do ICMS, a evasão pode ocorrer de forma simples ou qualificada. Na

evasão simples, basicamente o problema aparece na divergência entre o valor

declarado pelo contribuinte ao fisco, mas não recolhido (total ou parcial).

Já na evasão qualificada, existem duas vertentes principais: aumentos

indevidos de créditos ou, redução indevida dos débitos. As mais encontradas pelo

fisco são:

• Entradas de mercadorias e serviços (com credito), mas cujas saídas serão

realizadas sem o debito do imposto;

• Credito de imposto a maior do que o destacado no documento fiscal;

• Credito de imposto destacados em documentos inidôneos;

• Créditos de imposto utilizando-se de compras fictícias

• Utilização indevida de exoneração tributária (suspensão, diferimento, isenção,

imunidade não incidência de do imposto);

• Utilização de alíquota menor que a devida para a operação ou prestação;

• Subfaturamento, consignando valores inferiores aos praticados na operação

ou prestação, descontos fictícios e consignado como bonificação em

produtos, cujo valor é efetuado “por fora”;

• Emissão de documentos fiscais com valores diferentes nas respectivas vias

(nota causada);

• Documentos não correspondentes à operação ou prestação;

• Vendas sem emissão de nota fiscal, mas com outro documento de controle

não fiscal (orçamentos, pedidos, controle internos etc.);

Para IPI a forma de evasão se assemelha ao do ICMS, excluindo-se os

produtos em que o controle do recolhimento é realizado por selos (nestes casos a

falsificação ou reutilização de selos permite a evasão).

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Nos casos do PIS e COFINS a evasão se dará sempre que houver uma

alteração (para baixo) do valor do faturamento, o que acaba afetando no cálculo e

consequentemente na apuração da CSLL e IR da empresas.

Caso a irregularidade esteja no campo de serviços sujeitos a ISS, além do

próprio imposto, permitirá a evasão dos impostos acima, incidentes sobre o

faturamento.

3.4 Crimes contra a ordem tributária

A Lei nº 8.137 do Código Tributário Nacional, de 27 de dezembro de 1990 no

seu Capitulo I, Seções I e II define os crimes de conduta de contribuinte e

funcionários contra a ordem tributária. Segue na integra: Dos crimes praticados por particulares Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: (Vide Lei nº. 9.964, de 10.4.2000): I - omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias; II - fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal; III - falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável; IV - elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato; V - negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação. Pena - reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos e multa. Parágrafo único. A falta de atendimento da exigência da autoridade, no prazo de 10 (dez) dias, que poderá ser convertida em horas em razão da maior ou menor complexidade da matéria ou da dificuldade quanto ao atendimento da exigência, caracteriza a infração prevista no inciso V.

21

Art. 2° Constitui crime da mesma natureza: (Vide Lei nº. 9.964, de 10/04/2000) I - fazer declaração falsa ou omitir declaração sobre rendas, bens ou fatos, ou empregar outra fraude, para eximir-se, total ou parcialmente, de pagamento de tributo; II - deixar de recolher, no prazo legal, valor de tributo ou de contribuição social, descontado ou cobrado, na qualidade de sujeito passivo de obrigação e que deveria recolher aos cofres públicos; III - exigir, pagar ou receber, para si ou para o contribuinte beneficiário, qualquer percentagem sobre a parcela dedutível ou deduzida de imposto ou de contribuição como incentivo fiscal; IV - deixar de aplicar, ou aplicar em desacordo com o estatuído, incentivo fiscal ou parcelas de imposto liberadas por órgão ou entidade de desenvolvimento; V - utilizar ou divulgar programa de processamento de dados que permita ao sujeito passivo da obrigação tributária possuir informação contábil diversa daquela que é, por lei, fornecida à Fazenda Pública. Pena - detenção, de 6 (seis) meses a 2 (dois) anos, e multa. Seção II Dos crimes praticados por funcionários públicos Art. 3° Constitui crime funcional contra a ordem tributária, além dos previstos no Decreto-Lei n° 2.848, de 7 de dezembro de 1940 - Código Penal (Título XI, Capítulo I): I - extraviar livro oficial, processo fiscal ou qualquer documento, de que tenha a guarda em razão da função; sonegá-lo, ou inutilizá-lo, total ou parcialmente, acarretando pagamento indevido ou inexato de tributo ou contribuição social; II - exigir, solicitar ou receber, para si ou para outrem, direta ou indiretamente, ainda que fora da função, ou antes, de iniciar seu exercício, mas em razão dela, vantagem indevida; ou aceitar promessa de tal vantagem, para deixar de lançar ou cobrar tributo ou contribuição social, ou cobrá-los parcialmente. Pena - reclusão, de 3 (três) a 8 (oito) anos, e multa. III - patrocinar, direta ou indiretamente, interesse privado perante a administração fazendária, valendo-se da qualidade de funcionário público. Pena - reclusão, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa.

Desta forma crimes contra a ordem tributária estão sujeitos não apenas a

penalidades civis e administrativas, como também sanções penais.

22

3.5 Idoneidade dos documentos fiscais

Para que um documento fiscal seja considerado idôneo, deve ser observado

pelo contribuinte, uma série de requisitos que estão dispostos nos regulamentos de

cada estado, município ou obrigações fiscais federais. Em especial, tomamos como

base o regulamento do ICMS do estado de Santa Catarina, que no seu Anexo V

descreve os procedimentos e obrigatoriedades para emissão de documentos fiscais.

Ainda, no próprio regulamento temos a definição do que este considera como

documentos fiscais inidôneos. Segue: É considerado inidôneo para todos os efeitos fiscais, fazendo prova apenas em favor do fisco, o documento que: I - omita indicações obrigatórias; II - não seja o legalmente exigido para a respectiva operação ou prestação; III - não guarde as exigências ou requisitos previstos neste Regulamento; IV - contenha declarações inexatas, esteja preenchido de forma ilegível ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza (Art.29 do Anexo V, incisos I a IV do RICMS/SC).

A emissão de notas fiscais deverá ser feita com atendimento de todos os

requisitos legais, em especial aqueles que determinam o lançamento do imposto, ou

seja, classificação fiscal, alíquota e valor tributável. Na hipótese da nota fiscal ter

sido emitida com erros, a legislação prevê em determinados casos, a adoção de

alguns procedimentos para a sua regularização.

3.6 Indícios de irregularidade em documento s fiscais

Em algumas situações pode-se considerar um documento fiscal falso ou

irregular. Comprovado isto, cabe a nos usuários destas informações, tomar as

devidas providencias para que este fato não venha a nos prejudicar, ou prejudicar as

empresa para quem prestamos nossos serviços.

23

Considerando o disposto no Art.29 do Anexo 5 do RICMS/SC, pode-se

considerar irregularidade, ou com indício de falsidade, documento que:

• Tenha sido confeccionado sem a devida autorização fiscal;

• Documentos que embora revestido das formalidades legais, tenha sido

utilizado com intuito comprovado de fraude;

• Emitido por contribuinte fictício ou que não mais exercite suas atividades;

• Inexistência de selo fiscal quando exigido pelo regulamento;

• Selo fiscal mal colocado ou recolados sobre a primeira via do documento

fiscal (quando o selo for exigido conforme regulamento de cada estado);

• Mercadorias originárias de localidades reconhecidamente não produtora ou

distribuidora do produto constante do documento fiscal;

• Data de emissão anterior ao da impressão da NF;

• Omissão do número e data da AIDF (Autorização para Impressão de

Documentos Fiscais), no rodapé ou lateral da NF;

• Lançamento de quantidades e valores sem pontuação;

• Contenha declarações inexatas

• Preenchido de forma ilegível;

• Apresente emendas ou rasuras que lhe prejudique a clareza;

• Omissão do preenchimento das quantidades e valor do ICMS por extenso, em

se tratando de nota fiscal do produtor ou avulsa, de emissão da GERE;

• Tonalidades diferentes, nas diversas vias, em reprodução carbonadas;

• Falta da indicação da natureza da operação;

• Ausência das datas de emissão da nota fiscal e saída dos produtos;

• Código Fiscal da Operação (CFOP) incompatível para a operação;

• Vias de uma mesma nota fiscal, que não guardem correspondência em

relação aos dados obrigatoriamente impressos, à grafia ou autenticação;

• Nota fiscal acobertando mercadorias tributadas sem o destaque do ICMS;

• Nota fiscal registrando dados com valores inferiores à realidade

(subfaturamento);

• Documento fiscal emitido com grafia ou cor diferente. Ex: dados do

destinatário e dos produtos;

• Omita as indicações determinadas na legislação;

24

• Seja emitida por contribuinte cuja inscrição tenha sido baixada;

• No caso da não existência dos dados: nome da empresa, CNPJ, Inscrição

Estadual e AIDF.

3.7 Correção de irregularidades e Carta de Correção

Os erros mais comuns e não relacionados com o valor do imposto, como erro

no nome, no endereço, nos números de inscrição do destinatário, não prejudicam a

idoneidade do documento fiscal, desde que as demais indicações estejam corretas e

possibilitem a identificação da mercadoria, sua procedência e destino. No caso

desses erros, será admitido o envio de correspondência ao destinatário, dando-lhe

conhecimento da irregularidade.

O Regulamento do ICMS do estado de Santa Catarina, no seu artigo 30 e §§

1º e 2º, descreve situações em que irregularidades em documentos fiscais podem

ser corrigidas. O documento, conhecido no meio fiscal como de “Carta de Correção”

ou “Comunicação de Irregularidades”, deve ser emitido com a descrição de todos os

dados incorretos e ser dirigido ao emitente do documento irregular. Este por sua vez,

deverá visá-lo devolvendo ao emissor da carta para o arquivamento junto com o

documento irregular.

Mas há certa limitação para emissão de Cartas de Correções. O fisco não

permite regularizações quando o erro estiver ligado diretamente ou indiretamente ao

imposto e a identificação do destinatário. Também, segundo o regulamento, Cartas

de Correções não são permitidas após o inicio de qualquer procedimento fiscal.

Então, como podemos verificar os documentos mencionados acima para correções

em documentos, não tem muita abrangência na questão de regularizações. São

limitados a simples dados cadastrais.

Os estabelecimentos que adquirirem mercadorias ou serviços acompanhados de documentos fiscais apresentando irregularidades poderão regularizá-las por carta dirigida ao emitente, com descrição minuciosa dos dados incorretos, da qual uma via, depois de visada pelo emitente do documento fiscal, será arquivada juntamente com o documento fiscal a que se referir. § 1° Não será admitida a regularização na forma deste artigo quando o erro for relativo à base de cálculo, à alíquota, ao valor do imposto destacado ou à identificação do destinatário. § 2° Não produzirá efeitos a regularização efetuada após o início de qualquer procedimento fiscal (Art.30 do Anexo V do RICMS/SC).

25

Para o estado do Paraná a Carta de Correção além de ser permitida para

correções de imposto destacado a maior em documentos fiscais (sem prejuízo do

disposto no § 2º do art. 51 de seu regulamento e devidamente visada pela repartição

fiscal de origem), poderá ainda ter correção de outras indicações preenchidas

incorretamente no documento fiscal, exceto quando relacionada a valor e quantidade

de mercadoria ou serviço ou para substituir ou suprimir a identificação das pessoas

nele consignadas. Para estes casos é dispensado o visto da repartição fiscal de

origem (parágrafo único do Art.180 do RICMS/PR).

Nos casos em que o erro é percebido antes da saída da mercadoria do

estabelecimento, a nota fiscal errada deverá ser cancelada devendo ser emitida

nova nota fiscal. Caso a nota fiscal já tenha sido lançada no livro Registro de Saídas,

será necessário o estorno do lançamento e, em seguida, o cancelamento da nota. A

nota fiscal cancelada deverá permanecer em arquivo, com todas as suas vias sendo

anotada a razão do cancelamento, e o número do novo documento fiscal emitido em

substituição, se for o caso.

Quando o documento fiscal for cancelado, conservar-se-ão todas as suas vias, com declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido, sob pena de exigência do imposto como se a operação houvesse sido realizada (Art.31 do Anexo V do RICMS/SC).

Se o erro for percebido após o envio da mercadoria, a nota fiscal não poderá

ser mais cancelada, e a empresa poderá se aproveitar de alguns procedimentos

para a sua regularização.

O destinatário ao receber as mercadorias adquiridas, deve verificar se a

mesma está acompanhada dos documentos exigidos e se estes foram regularmente

emitidos.

Erros relacionados com o valor do imposto, a maior ou a menor, referem-se a

erros de cálculo do imposto, erros na aplicação da alíquota, mercadoria em

quantidade divergente da nota fiscal etc. Para estes tipos de erros existem formas de

regularização, que podem ser através de notas fiscais de complementos, ou cartas

notificando aos envolvidos na operação do fato ocorrido, esta ultima quando houver

erro por destaque a maior do imposto no documento. Desta forma a carta servirá

para comprovar que o destinatário não se apropriou do valor a maior do imposto

destacado no documento fiscal.

26

O que temos observado, também, é que em determinadas operações, como

por exemplo, serviços de transporte de mercadorias, o número de erros de

preenchimento de documentos, no caso o CTRC – Conhecimento de Transporte

Rodoviários de Cargas é muito elevado. Talvez em função do setor não estar bem

estruturado, ou até mesmo as operações não estarem bem regulamentadas.

Nota-se que o próprio documento (CTRC) dificulta o preenchimento. Não há

um padrão, como o já definido para notas fiscais modelos 1 e 1A. Igualmente

podemos dizer para notas fiscais de prestações de serviços.

3.8 Infrações e penalidades

Tomando como base o Regulamento do ICMS do Estado de Santa Catarina,

elencaremos a seguir uma serie de infrações e penalidades, as quais acredita-se

sejam as mais interessantes para nosso trabalho.

Conforme a Lei nº. 10.297/96, no capitulo X, artigos 51 a 71 e artigos 91 a 97

o RICMS/SC dispõe assim sobre as infrações e penalidades relativas ao ICMS:

Obs: A multas ou valores expressos em Unidades Fiscais de Referência na legislação tributária passam a ser expressos em Reais, na proporção de R$ 1,0641 (um real e seiscentos e quarenta e um décimos milésimos) para cada UFIR, desprezando-se os centavos (Art. 2º da Lei nº. 13.194/04 do RICMS/SC).

A seguir relaciona-se os artigos do Regulamento do ICMS do Estado de

Santa Catarina onde estão descritas as infrações e penalidades para os casos de

descumprimento das obrigações exigidas pelo fisco:

3.8.1 Infrações em geral

Art. 51. Deixar de recolher, total ou parcialmente, o imposto: I. Apurado pelo próprio sujeito passivo; II. Devido por responsabilidade ou por substituição tributária; III. Devido por estimativa fiscal: Multa de 50% (cinqüenta por cento) do valor do imposto.

27

Art. 52. Deixar de submeter, total ou parcialmente, operação ou prestação tributável à incidência do imposto: Multa de 75% (setenta e cinco por cento) do valor do imposto. Parágrafo único. A multa prevista neste artigo será reajustada para: I. 100% (cento por cento) do valor do imposto, quando não tiver sido

emitido documento fiscal; II. 150% (cento e cinqüenta por cento) do valor do imposto, quando a

operação ou prestação estiver consignada em documento fiscal:

a) Com numeração ou seriação repetida; b) Que indique, nas respectivas vias, valores ou destinatários diferentes; c) Que indique valor inferior ao efetivamente praticado na operação ou

prestação; d) Que descreva de forma contraditória, nas respectivas vias, os dados

relativos à especificação da mercadoria ou serviço; e) De outro contribuinte ou de empresa fictícia, dolosamente constituída

ou cuja inscrição foi baixada ou declarada nula segundo edital publicado pela administração tributária;

f) Indicando tratamento tributário vinculado à destinação da mercadoria ou do serviço e que não tenha chegado ao destino nele declarado.

Art. 53. Submeter tardiamente operação ou prestação tributável à incidência do imposto ou recolher o imposto apurado, pelo próprio contribuinte, ou o devido por estimativa fiscal, após o prazo previsto na legislação, antes de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização: Multa de 0,3% (três décimos por cento) ao dia, até o limite de 25% (vinte e cinco por cento). Art. 54. Deixar de registrar, na escrita fiscal, documento relativo à entrada de mercadoria ou à prestação de serviço: Multa de 20% (vinte por cento) do valor da mercadoria ou serviço. Parágrafo único. A multa prevista neste artigo somente será aplicada se o documento não tiver sido contabilizado. Art. 55. Apropriar crédito de imposto considerado indevido pela legislação tributária: Multa de 75% (setenta e cinco por cento) do valor do crédito indevido. Parágrafo único. A multa prevista neste artigo será reajustada para: I. 100% (cento por cento) do valor do crédito quando o imposto estiver

destacado em documento fiscal declarado inidôneo em edital publicado pela administração tributária;

II. 150% (cento e cinqüenta por cento) do valor do crédito quando:

a) O imposto estiver destacado em documento fiscal fraudulento; b) Não corresponder a uma entrada efetiva de mercadoria no

estabelecimento; c) Não corresponder a uma efetiva prestação de serviço; d) A empresa emitente não existir ou for dolosamente constituída.

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Art. 56. Deixar de estornar crédito de imposto, quando determinado pela legislação tributária: Multa de 75% (setenta e cinco por cento) do valor do crédito indevido. Art. 57. Antecipar o momento de apropriação do crédito do imposto: Multa de 10% (dez por cento) do valor do crédito antecipado, por mês ou fração. Art. 58. Transferir ou receber em transferência, irregularmente, crédito do imposto: Multa de 75% (setenta e cinco por cento) do crédito transferido. Art. 59. Deixar o agente arrecadador ou o estabelecimento bancário de repassar o imposto arrecadado: Multa de 100% (cem por cento) do valor do imposto.

3.8.2 Infrações referentes a transporte, posse, guarda, entrega e recebimento de mercadorias e a prestação de serviço de transporte

Art. 60. Transportar mercadoria: I. Sem documento fiscal, com documento fiscal fraudulento ou com via

diversa da exigida para acompanhar o transporte; II. Que não corresponda à descrição contida no documento fiscal; III. Em quantidade maior ou menor que a descrita no documento fiscal; IV. Antes do início ou após o término do prazo de validade, para fins de

transporte ou de emissão, do documento fiscal; V. Procedente de outro Estado ou do Distrito Federal, sem o comprovante

de recolhimento do imposto, quando for devido por ocasião da entrada da mercadoria no território do Estado;

VI. Destinada à venda fora do estabelecimento, sem portar os documentos fiscais a serem emitidos por ocasião das vendas;

Multa de 30% (trinta por cento) do valor da mercadoria. § 1º Nas hipóteses previstas nos incisos I, II e III, a multa será reduzida para 5% (cinco por cento) do valor da mercadoria, se esta gozar de isenção ou não-incidência em todas as operações, independente de sua origem, destino ou dos intervenientes. § 2º Na hipótese prevista no inciso III, a multa será aplicada sobre a quantidade excedente ou faltante. § 3º A penalidade prevista neste artigo será aplicada contra o emitente do documento fiscal quando: I. O tipo ou espécie da mercadoria transportada for diverso da descrita no

documento fiscal e a comprovação dependa de classificação; II. A mercadoria estiver acondicionada em volumes fechados, verificada

qualquer das hipóteses previstas nos incisos II e III do “caput”;

29

III. A fraude identificada for relativa à emissão do documento fiscal; IV. No caso de venda fora do estabelecimento, por meio de veículos,

inclusive na hipótese prevista no inciso IV do “caput”; V. Por ocasião da entrada no Estado, em relação à mercadoria sujeita à

substituição tributária, proveniente de Estado signatário de convênio ou protocolo, for constatado que o imposto substituído não foi retido antecipadamente, ou retido a menor, pelo estabelecimento remetente e o transporte estiver desacompanhado de comprovante de recolhimento, ou recolhido parcialmente.

Art. 61. Prestar serviço de transporte sem documento fiscal, com documento fiscal fraudulento ou com via diversa da exigida para acompanhar o transporte: Multa de 30% (trinta por cento) do valor do frete. Art. 62. Entregar, receber ou manter em estoque ou depósito, em local inscrito ou não no cadastro de contribuintes do imposto, mercadoria sem documento fiscal ou com documento fiscal fraudulento: Multa de 30% (trinta por cento) do valor da mercadoria. Art. 63. Entregar mercadoria por meio de veículo utilizado na venda fora do estabelecimento sem emitir documento fiscal: Multa de 30% (trinta por cento) do valor da mercadoria. Parágrafo único. Aplica-se à hipótese prevista neste artigo o disposto no § 1º do art. 60. Art. 64. Transportar mercadoria destinada à venda ambulante sem portar o respectivo documento de arrecadação, nas hipóteses previstas em regulamento. MULTA de 30% (trinta por cento) do valor da mercadoria. Art. 65. Remeter mercadoria ou prestar serviço de transporte, sujeitos ao recolhimento do imposto por ocasião de sua saída ou início da prestação, sem o respectivo comprovante de recolhimento. Multa de 75% (setenta e cinco por cento) do valor do imposto. Art. 66. Entregar ou receber mercadoria em estabelecimento diverso do indicado no documento fiscal como destinatário: Multa de 30% (trinta por cento) do valor da mercadoria. Art. 66-A. Entregar ou comercializar em território catarinense, mercadoria acompanhada de Passe Fiscal Interestadual, destinada a outro Estado ou ao Distrito Federal. Multa de trinta por cento do valor da mercadoria.

3.8.3 Infrações relativas à emissão de documentos fiscais

Art. 67. Emitir documento fiscal sem o destaque, quando compulsório, do total ou de parte do imposto devido, ou indicando indevidamente que se trata de operação sem débito do imposto:

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Multa de 100% (cem por cento) do valor do imposto não destacado. Art. 68. Emitir documento fiscal com destaque de imposto indevido, ou com destaque de imposto maior que o devido: Multa de 75% (setenta e cinco por cento) do valor do imposto indevidamente destacado ou destacado a maior. Parágrafo único. A penalidade prevista neste artigo não será aplicada se o agente da infração comprovar, mediante intimação da autoridade fazendária, com prazo mínimo de 10 (dez) dias, que deverá preceder a lavratura da notificação, que o destinatário não aproveitou o crédito relativo ao imposto indevidamente destacado. Art. 69. Emitir documento fiscal consignando declaração falsa quanto ao estabelecimento remetente da mercadoria ou prestador de serviço, ou quanto ao destinatário da mercadoria ou usuário do serviço: Multa de 30% (trinta por cento) do valor da operação ou prestação. Art. 70. Emitir documento fiscal de forma ilegível, com omissões, incorreções ou que apresente emendas ou rasuras que dificultem ou impeçam a verificação dos dados nele apostos: Multa de 5 (cinco) Unidades Fiscais de Referência - UFIR por documento, não inferior a 100 (cem) Unidades Fiscais de Referência - UFIR, limitada a 1.000 (mil) Unidades Fiscais de Referência - UFIR. Parágrafo único: A imposição da multa prevista neste artigo não elide a exigência do imposto e da multa cabíveis. Art. 71. Deixar de emitir documento fiscal, estando a operação ou prestação submetida à incidência do imposto e registrada no livro fiscal respectivo: Multa de 3% (três por cento) do valor da operação ou prestação, não inferior a 150 (cento e cinqüenta) Unidades Fiscais de Referência - UFIR.

3.8.4 Disposições gerais

Art. 91. Constitui infração toda ação ou omissão que importe descumprimento de obrigação tributária, principal ou acessória, prevista na legislação. Art. 92. Para caracterização das infrações previstas neste Capítulo é irrelevante a intenção do agente ou o efeito econômico ou tributário do ato ou omissão. Art. 93. Considera-se fraude, para os fins deste Capítulo, toda ação ou omissão tendente a impedir ou retardar, total ou parcialmente, o fato gerador da obrigação tributária principal, ou a excluir ou modificar qualquer de suas características essenciais, de modo a reduzir o montante do imposto ou a evitar ou postergar o seu pagamento.

31

Art. 94. Considera-se inidôneo, para os efeitos desta Lei, fazendo prova apenas em favor do fisco, o documento fiscal que contenha vícios que o tornem impróprio para documentar a operação ou prestação a que se refere. Art. 95. Considera-se transportador, para os fins previstos neste Capítulo, a pessoa identificada como tal no documento relativo ao transporte ou, na sua falta:

I. O proprietário do veículo transportador; II. O arrendatário, se o veículo estiver submetido a arrendamento

mercantil; III. O devedor fiduciante, se o veículo estiver submetido à alienação

fiduciária em garantia. Art. 96. As mercadorias transportadas ou estocadas sem documentação fiscal ou com documentação fraudulenta poderão ser retidas em depósito até a identificação do seu proprietário, que poderá levantá-las, mediante assunção de responsabilidade pelo crédito tributário, caso em que contra ele será lavrada a notificação. Parágrafo único. Caso o sujeito passivo não seja domiciliado neste Estado, deverá ser garantido o crédito tributário, mediante fiança idônea ou depósito de bens, valores ou títulos mobiliários. Art. 97. As multas previstas neste capítulo serão majoradas em 50% (cinqüenta por cento) em caso de reincidência. § 1º Considera-se reincidência o cometimento de nova infração ao mesmo dispositivo, no prazo de cinco anos contados da data: I. Da decisão condenatória irrecorrível, na esfera administrativa, referente

à infração anterior; II. Do deferimento do pedido de parcelamento; III. Do ciente da notificação, caso não ocorra nenhuma das hipóteses

anteriores. § 2º O disposto neste artigo não se aplica às multas proporcionais previstas neste capítulo.

32

4. METODOLOGIA

4.1 Característica da pesquisa

O tipo de pesquisa que será utilizada neste trabalho será uma abordagem

quali-quantitativa.

Na situação de pesquisa qualitativa, faremos um levantamento a fim de

buscar informações necessárias para o desenvolvimento, análise, interpretações e

explicações sobre o tema escolhido. Neste tipo de pesquisa caberia a pergunta:

“Como ocorre o problema?”.

Já pesquisa quantitativa, porque através da reunião dos dados coletados,

classificaremos e analisaremos informações de forma, a saber, se existe um

seguimento, ou atividade, em que as irregularidades são mais evidenciadas e os

problemas são mais encontrados.

A estratégia de pesquisa que será adotada será na forma de estudo de caso,

com o intuito de apurar e obter informações sobre a questão-problema. Segundo Gil

(1991), o estudo de caso diferencia-se pelo estudo com ênfase em um determinado

assunto, de modo que torne possível a sua capacidade de compreensão e

conhecimento detalhado.

O estudo de caso como uma estratégia de pesquisa pode ser utilizado de modo exploratório (visando levantar questões e hipóteses para futuros estudos, através de dados qualitativos), descritivos (buscando associações entre variáveis, normalmente com evidencia de caráter quantitativo) e, mesmo, explanatório (ROESCH, 1996, p.147).

Quanto ao objetivo, o método de pesquisa que será utilizado será a pesquisa

exploratória, que visa aprimorar idéias a respeito de um determinado assunto ou

descobrir fatos a respeito do problema de pesquisa.

33

4.2 Coleta de dados

Para realização deste trabalho, serão realizadas coletas de dados primários.

Segundo Mattar (1996, p.48) “dados primários são aqueles que não foram antes

coletados, estando ainda em posse dos pesquisadores, e que são coletados com o

propósito de atender às necessidades específicas da pesquisa em andamento”.

Para Marconi e Lakatos (2006, p.32) a coleta de dados é a “etapa da pesquisa em

que se inicia a aplicação dos instrumentos elaborados e das técnicas selecionadas,

a fim de se efetuar a coleta dos dados previstos.

Serão levantadas informações que possam auxiliar na melhoria dos

processos da Supervisão de Controladoria e consequentemente, nos processos de

outras supervisões. E com a análise e interpretação destes dados poderemos

verificar onde ocorrem os desvios e sugerir melhorias.

Na coleta de dados para realização deste trabalho, faremos analises

documentais e aplicaremos planilhas, a fim de dispor em tabelas informações como:

tipo de erro, fornecedores, tipo de documento, entre outros dados. Estas coletas de

dados serão realizadas diretamente nos setores da empresa que estão envolvidos

nos processos de conferências e análise de documentos. Para Marconi e Lakatos

(2006), à tabulação de dados possibilita maior facilidade na verificação das inter-

relações entre eles.

Também, para melhor entender e dar uma solução adequada ao problema,

faremos uma pesquisa junto aos nossos fornecedores, para conhecermos as

dificuldades destes com relação ao assunto estudado.

Com isto, buscaremos coletar o máximo de informações necessárias para um

bom desenvolvimento de nosso projeto.

34

5. RESULTADOS

Verifica-se neste capítulo a pesquisa realizada pelo estagiário nos setores

envolvidos nos processos de entrada e registros de documentos fiscais na empresa

Sadia S/A – Filial Itajaí, sendo que esta inicia pela apresentação da área funcional

onde foi feita a pesquisa. Serão elencados também os setores sob responsabilidade

desta área, como também a apresentação dos resultados dos levantamentos de

dados e informações, sugestões de melhorias e conclusões, com o propósito de

atender aos objetivos deste trabalho.

5.1. Caracterização da área funcional selecionada para pesquisa

A Supervisão do Departamento de Controladoria da Sadia Itajaí engloba o

setor Fiscal, Contabilidade, Financeiro, Células de Entrada e Saídas dos Mercados

Externo e Interno. Todos estes setores estão sob a responsabilidade de uma

Supervisão de Controladoria local, e prestam serviços a clientes internos e externos

da empresa, como também são clientes de fornecedores internos e externos de

outras áreas ou instituições. As divisões dos trabalhos são de acordo com a

especialização de cada área. Para cada setor há um colaborador especialista na

função.

Segundo Maximiano (2004, p.211) as divisões de tarefas distintas, permitem

que as Organizações realizem objetivos complexos. Para Freeman e Stoner (1994,

p.230) a divisão do trabalho simplifica as tarefas e podem ser aprendidas

rapidamente. Por outro lado se as tarefas forem divididas em passos pequenos e

separadas, e se cada trabalhador é responsável por apenas um passo, pode surgir a

ausência da sensação de controle.

Já Attie (1998, p.116) enfatiza que para um sistema de controle interno

funcionar corretamente, não basta apenas planejamento efetivo, eficiência dos

procedimentos ou praticas instituídas pela empresa, mas também a competência

das pessoas.

35

5.1.1 Departamentalização

Segundo Maximiano (2004, p.228), o processo de organizar consiste em

dividir tarefas entre blocos de trabalho chamado departamentos. A escolha das

tarefas que serão atribuídas aos departamentos baseia-se nos critérios de

departamentalização. Assim, os departamentos são criados de forma a facilitar o

fluxo de informações em uma organização. Por exemplo, todas as atividades

realizadas por uma empresa têm efeito na tesouraria pelo fato de afetar uma entrada

ou saída de numerário. Dessa forma, uma venda realizada à vista movimenta

diretamente a disponibilidade e, na mesma linha, as compras de materiais,

recebimentos de contas, folha de pagamento, obrigações sociais e tributarias e

assim por diante. Um critério de departamentalização é uma forma de atribuir tarefas

e de especializar os blocos de trabalhos da organização. Na estrutura organizacional

do departamento de controladoria da Sadia, podemos verificar dos tipos de critérios

de departamentalização. São os seguintes:

Departamentalização Territorial – Mostrada nos níveis acima da Supervisão

de Controladoria (gráfico 1). O critério geográfico ou territorial pode ser

utilizado quando a organização opera numa área grande, ou em locais

diferentes, e em cada local é necessário disponibilizar certo volume de

recursos ou certa autonomia.

Departamentalização Funcional - Mostrada nos níveis abaixo da

Supervisão de Controladoria. Ocorre pelo fato de que cada integrante é

responsável por uma função especifica: fiscal, célula de entrada ME,

Contabilidade e assim por diante. A departamentalização funcional consiste

em atribuir a cada uma das unidades de trabalho a responsabilidade por uma

função organizacional.

5.1.2 Missão da Controladoria

A missão da Controladoria é: “Preservar o patrimônio e a continuidade da empresa, garantindo, com integridade, o suporte e a origem das informações econômico-financeiras de natureza fiscal, societária e gerencial para viabilização das operações da companhia e promover o crescimento das pessoas.” (Controladoria – Sadia)

36

5.1.3 Estrutura organizacional da Controladoria da Sadia – Filial Itajaí

Segundo Araújo (1992, p.158), o organograma é um gráfico que representa a

estrutura formal de uma organização. Ainda conforme Araújo (1992, p.158), o

objetivo do organograma e demonstrar, de forma a permitir uma análise

organizacional, a divisão do trabalho, a relação superior-subordinado, e o trabalho

desenvolvido pelas frações organizacionais.

Assim, como se observa no organograma abaixo, a Supervisão de

Controladoria da Sadia – Filial Itajaí está subordinada a outras estruturas superiores

e, por sua vez, sob sua subordinação, estão os setores que desenvolvem e

operacionalizam todas as atividades e processos de responsabilidade desta

supervisão.

Segue organograma:

Figura 1 - Estrutura Organizacional do departamento de Controladoria da Sadia

Fonte: elaborado pelo estagiário

SUPERVISÃO DE CONTROLADORIA SADIA – FILIAL ITAJAÍ

CELULA DE

ENTRADA ME CELULA DE SAIDA ME

CELULA DE

SAIDA MI CELULA DE

ENTRADA MI SETOR FISCAL

SETOR

CONTABIL

GERENCIA DE CONTABILIDADE E ORÇAMENTO (CURITIBA)

GERENCIA DE CONTROLADORIA UNIDADES DE VENDAS (CURITIBA)

SUPERVISÃO DE CONTROLADORIA REGIONAL SUL

SETOR FINANCEIRO

37

5.1.4 Descrição dos processos realizados nos setores da Controladoria

Para um melhor entendimento de como ocorre o problema, nesta etapa estão

relacionadas diversas práticas e atividades realizadas pelos setores que são mais

afetados na Supervisão de Controladoria Sadia – Filial Itajaí.

Os problemas gerados pelas irregularidades em documentos fiscais são

mais evidenciados nos setores de Célula de Entrada Mercado Externo, Célula de

Entrada Mercado Interno, Contabilidade, Financeiro e com mais intensidade o Setor

Fiscal, que é onde são geradas todas as informações aos fiscos federal, estaduais e

municipais, alem do setor de Custeio da Supervisão de Operações Portuárias, que é

um dos maiores fornecedores de informações e serviços a Controladoria, e onde

também são realizadas atividades de conferencias e validação de documentos.

Nos setores de Célula de Saída ME e Célula de Saída MI, o impacto dos

problemas são reduzidos, pois tratam-se de atividades controladas de dentro para

fora. Ou seja, o processo se inicia na filial e para que não ocorram anomalias, a todo

um controle das atividades que envolvem as emissões de documentos fiscais de

saídas.

Segundo Attie (1986, p.215), “a eficiência do sistema de controle interno como

um todo deve permitir detectar não somente irregularidades de atos intencionais,

como também erros de atos não intencionais”. Ainda conforme Attie (1986, p.201), “a

importância do controle interno fica patente a partir do momento em que se torna

impossível conceber uma empresa que não disponha de controles que possam

garantir a continuidade do fluxo de operações e informações proposto”. Ainda

continuando, Attie (1992, p.215), “o controle é parte integrante de cada segmento da

organização e cada procedimento correspondente a uma parte do conjunto de

controle interno”.

Cada setor é responsável por diversos processos, que devem ser garantidos

a fim de evitar retrabalhos aos processos seguintes. Conforme Campos (1994, p.17),

”processo é um conjunto de causas (que provoca um ou mais efeitos)”. Afirma

Campos que, ”uma empresa é um processo e dentro dela existem vários processos

de serviço”.

38

Seguem agora a descrição dos processos realizados nos setores envolvidos:

Setor: Célula de Entrada – Mercado Externo

• Processos desenvolvidos pelo setor: Registrar entradas por transferências de produtos com fim específico de

exportação;

Registrar entradas de compras de mercadorias com fim específico de

exportação;

Registrar devoluções de remessas para armazenagens;

Registrar remessas por conta e ordem;

Controlar saldo de ICMS sobre remessas de armazenagens.

Setor: Célula de Entrada – Mercado Interno

• Processos desenvolvidos pelo setor: Compra de materiais de uso e consumo;

Criação de pedidos e folha de serviços (fretes, serviços, materiais);

Registrar entradas por transferências de produtos para venda no mercado

interno;

Registrar entradas por compra de materiais de consumo;

Registrar entradas por compras de serviços de fretes;

Registrar entradas por compras de outros serviços.

Setor: Contabilidade

• Processos desenvolvidos pelo setor: Conciliar, compor e validar saldos das contas patrimoniais;

Validar Gastos Fixos;

Validar faturamento de vendas;

Controlar Ativo Imobilizado da filial;

Controlar e validar estoques de itens produtivos e improdutivos;

39

Setor: Financeiro

• Processos desenvolvidos pelo setor: Recebimento de vendas a vista;

Elaboração do Fluxo de Caixa Realizado, Diário e Projetado;

Pagamentos a fornecedores;

Pagamentos diversos;

Conciliação bancaria.

Setor: Fiscal

• Processos desenvolvidos pelo setor: Validar movimentos de entradas e saídas de notas fiscais;

Apurar impostos (ICMS, IRRF, PIS, COFINS, CSLL e ISS);

Liberar arquivos SINTEGRA;

Controlar Regimes Especiais e Certidões Negativas;

Elaborar DIME.

Alem dos setores citados acima, que estão sob a supervisão de Controladoria

Sadia - Filial Itajaí, também o setor de Custeio está envolvido nas questões de

movimentação fiscais.

Está célula está sob o comando da Supervisão de Operações Portarias, e é

um setor importante na conferência e liberação de informações para Controladoria.

Com isso, se faz necessário e importante descrever as atribuições deste

setor, que facilitará também entender o fluxo dos documentos entre as áreas

envolvidas pela empresa.

Assim segue descrição das atividades deste setor:

Setor: Custeio

• Processos desenvolvidos pelo setor: Conferência e liberação de despesas portuárias;

Gerenciamento dos gastos do setor;

40

Controle de ponto dos colaboradores da área;

Fechamento dos custos portuários;

Análise das quebras, omissões e transferências de container;

Recuperação de despesas de responsabilidade de terceiros;

5.2 Fluxos de processos com documentos fiscais

A seguir serão descritas as movimentações dos documentos fiscais entre os

setores. Visualizar como ocorre este fluxo trará um melhor entendimento dos

problemas que podem ocorrem quando se verifica anomalias entre os processos

envolvidos. Para isto foram elaborados fluxogramas dos principais processos onde

ocorre o maior fluxo de documentos de entradas nesta filial da empresa Sadia. Para

Campos (1992, p.55), “o estabelecimento de fluxograma é fundamental para a

padronização e, por conseguinte, para o entendimento do processo”. Attie (1986,

p.228), afirma que “os fluxogramas permitem representar graficamente os ciclos

operacionais”. Em comparação com outros métodos o fluxograma apresenta as

seguintes vantagens:

• Efetuar o levantamento numa seqüência lógica e ordenada; • Visualizar, num lance de olhos, as áreas em conjunto, o que não se pode obter com o uso de questionários, normalmente divididos em seções e, muito menos, com o método descritivo; • Evitar a duplicidade de descrições que quase sempre exigem o uso de formulários quando várias áreas são alcançadas por determinada operação; • Facilitar a identificação de deficiências de controle interno em especial, pois evidenciam aspectos relacionados com a eficiência operacional, que podem passar despercebidos quando se empregam questionários; • Evitar problemas de semântica, que ocorrem na utilização de métodos narrativos, desde que a simbologia utilizada seja perfeitamente definida e não suscite dúvidas (ATTIE, 1986, P.228).

41

5.2.1 Fluxograma do processo registro de entrada de CTRC

Figura 2 – Fluxograma do processo de entrada de CTRC Fonte: elaborado pelo estagiário

Como se vê neste fluxograma, o processo de validação dos Conhecimentos

de Transportes Rodoviários de Cargas inicia-se na Célula de Custeio, onde são

verificadas as seguintes informações:

valor do frete, que deve estar de acordo com a tabela de valores pré-

aprovados pela empresa;

base de calculo, alíquota e valor do ICMS;

PRESTADOR DE SERVIÇO CUSTEIO CÉLULA DE ENTRADA MI SETOR FISCAL

Confere CTRC (preço do serviço e impostos

incidentes)

CTRC Ok?

Envia CTRC para

empresa tomadora do

serviço

Não

Aprova pagamento

Registra CTRCValida

fiscalmente CTRC

Recebe CTRC para da Célula

de Entrada

Sim

Envia CTRC para Célula de Entrada

MI

Recebe CTRC do Custeio

Envia CTRC para Setor

Fiscal

Arquiva CTRC

Recebe CTRC do Prestador de Serviço

42

dados cadastrais da empresa origem e destino do frete, como: razão social,

CNPJ, Inscrição Estadual, endereço;

dados da mercadoria transportada: peso, quantidade, valor da mercadoria e

numero da nota fiscal transportada;

informações sobre o veiculo transportador da mercadoria: placa do veiculo,

motorista e numero do container (quando é o caso);

verificação da modalidade de pagamento se o frete “pago” ou “a pagar” e qual

unidade da empresa deverá registrar o documento.

Como observado, neste estágio do processo de entrada do CTRC, as

conferencias são bem detalhadas. Desta forma a possibilidade de algum documento

seguir para uma próxima etapa com alguma irregularidade é muito pouca.

Assim, concluídas as atividades do Custeio, o documento em enviado para

Célula de Entrada onde são executadas basicamente seguintes atividades:

criação do pedido do serviço de frete no sistema da empresa;

registro financeiro, contábil e fiscal do documento.

Conforme informado pelos colaboradores responsáveis por este processo,

também nesta etapa são verificadas anomalias que impedem o registro do

documento. Verificado isto, o documento fiscal é devolvido ao setor de Custeio para

que este tome as devidas providencias para regularização. Com o processo da

Célula de Entrada concluído o documento é enviado ao setor Fiscal para validação

do registro do documento nos livros próprios. Após esta validação o documento é

arquivado.

Caso haja alguma divergência entre as informações do documento e o

registro no livro, as ações deste setor são as seguintes:

devolver para Célula de Entrada caso o erro seja no documento fiscal;

corrigir o livro caso o erro seja no registro fiscal.

Também, conforme os colaboradores deste setor, a casos em que a

irregularidade é passível de regularização por Carta de Correção. Assim sendo, o

documento é registrado e enviado ao setor Fiscal para que seja providenciado o

documento e encaminhado ao prestador do serviço para protocolo.

43

5.2.2 Fluxograma do processo de registro de entrada de notas fiscais de serviços

Figura 3 - Fluxograma do processo de entrada de Notas Fiscais de Serviços Fonte: elaborado pelo estagiário

A exemplo do processo de validação dos Conhecimentos de Transportes

Rodoviários de Cargas, as Notas Ficais de Serviços também tem suas conferencias

iniciadas na Célula de Custeio, sendo estas as seguintes:

PRESTADOR DE SERVIÇO CUSTEIO CÉLULA DE ENTRADA MI SETOR FISCAL

Confere Nota de Serviço (preço do serviço e

impostos incidentes)

Nota de Serviço

Envia NF Serviço para

empresa tomadora do

serviço

Não

Insere requisição no

sistema

Registra Nota de Fiscal de

Serviço(fiscal/contabil/financ

eiro)

Valida fiscalmente a

Nota de Serviço

Recebe Nota de Serviço

da Célula de Entrada MI

Sim

Envia Nota de Serviço para Célula de Entrada

MI

Recebe Nota de

Serviço do Custeio

Envia Nota de Serviço para Setor

Fiscal

Arquiva a Nota de Serviço

Recebe Nota de

Serviço do Prestador

Aprova e libera pagamento (supervisor)

44

confirmar se o valor do serviço corresponde ao valor contratado, ou se esta

de acordo com a tabela de valores pré-aprovados pela empresa no caso de

fretes intramunicipal;

base de calculo, alíquota e valor do ISS;

dados cadastrais da empresa: razão social, CNPJ, Inscrição Estadual,

endereço;

informações sobre o serviço realizado;

Após estas atividades, basicamente este tipo de documento segue os

mesmos passos do documento analisado anteriormente (CTRC), ou seja, é

encaminhado a Célula de Entrada e Setor Fiscal, tendo o mesmo tratamento em

caso de irregularidades ou não.

5.3 Demonstrações de irregularidades que motivam a devolução do documento fiscal

“Um problema é o resultado indesejável de um processo”, (Campos, 1992

p.20). E em meio aos processos de conferencias de documentos é que são

localizadas e identificadas as anomalias que interferem no andamento normal das

atividades dos setores envolvidos.

Assim, serão apresentados nestes capitulo, exemplos das irregularidades em

documentos fiscais verificadas durante a coleta de dados, bem como algumas

amostras de documentos fiscais irregulares que foram selecionados e copiados a fim

de uma melhor visualização.

Estes exemplos são importantes para se ter uma idéia de como os problemas

são apresentados nos documentos fiscais e, também trará base para que se possa

demonstrar como ocorrem as irregularidades.

Por solicitação da empresa onde está sendo realizado o estagio, a fim de

garantir o sigilo quanto a identificação dos fornecedores de matérias ou prestadores

de serviços, foram ocultados todos os dados que pudessem de alguma forma

identificá-los.

45

5.3.1 Irregularidades – Documento I

• Tipo de documento fiscal: CTRC – Conhecimento de Transporte

Rodoviário de Carga.

Observação: as informações do emitente deste documento foram ocultadas por solicitação da empresa objeto de pesquisa do presente estágio. Figura 4 – Exemplo de documento fiscal com irregularidades I Fonte: Sadia S/A

• Irregularidades encontradas no documento

1. Falta de informações sobre os produtos/mercadorias transportados:

Quantidade dos produtos/mercadorias;

Espécie de produtos/mercadorias;

Peso, metro cúbico, litros, etc.

46

2. Falta de informações sobre o(s) documento(s) dos produtos/mercadorias transportados:

Numero da Nota Fiscal dos produtos/mercadorias transportadas;

Data da Nota Fiscal dos produtos/mercadorias transportadas;

Valor das mercadorias.

3. Preenchimento irregular da composição do valor do frete:

Campo “Frete/Peso/Vol” preenchido indevidamente;

Campo “Frete Valor” sem preenchimento;

Campo “Total da Prestação” preenchido de forma mecânica, enquanto o

restante do documento foi preenchido eletronicamente.

• Possíveis penalidades aplicáveis:

Prestar serviço de transporte sem documento fiscal, com documento fiscal

fraudulento ou com via diversa da exigida para acompanhar o transporte (Art. 61. do RICMS/SC): Multa de 30% (trinta por cento) do valor do frete.

Emitir documento fiscal de forma ilegível, com omissões, incorreções ou que

apresente emendas ou rasuras que dificultem ou impeçam a verificação dos

dados nele apostos (Art. 70. do RICMS/SC): Multa de 5 (cinco) Unidades Fiscais de Referência - UFIR por documento,

não inferior a 100 (cem) Unidades Fiscais de Referência - UFIR, limitada a

1.000 (mil) Unidades Fiscais de Referência - UFIR.

• Ação tomada para regularização do problema:

Como a prestação de serviço já havia ocorrido, foi solicitado ao

transportador uma Carta de Correção para complementação dos dados

faltantes.

47

5.3.2 Irregularidades – Documento II

• Tipo de documento fiscal: CTRC – Conhecimento de Transporte Rodoviário

de Carga.

Observação: as informações do emitente deste documento foram ocultadas por solicitação da empresa objeto de pesquisa do presente estágio. Figura 5 – Documento fiscal com irregularidades II Fonte: Sadia S/A

48

• Irregularidades encontradas no documento:

1. Documento ilegível:

CTRC com quase todos os campos rasurados, impossibilitando, quase que

total, a identificação das informações nele contidas;

2. Informações dos produtos/mercadorias transportadas preenchidos de forma inadequada:

Os campos “Peso”, “Nota Fiscal nº.” e “Valor da Mercadoria” preenchido de

forma mecânica, enquanto o restante do documento foi preenchido

eletronicamente.

3. Falta da observação quanto ao Direito Fiscal de isenção da não tributação da operação:

Como mostrado nos campos “Base de Calculo”, “Alíquota” e “ICMS”, não

houve destaque do valor do ICMS referente a prestação do serviço de frete,

mas, em contra-partida, não a menção do Direito Fiscal que isenta ou não

tributa esta operação.




dados nele apostos (Art. 70 do RICMS): Multa de 5 (cinco) Unidades Fiscais de Referência - UFIR por documento,




Foi solicitado ao prestador de serviço a emissão de um novo documento.

49

5.3.3 Irregularidades – Documento III

• Tipo de documento fiscal: NFS – Nota Fiscal de Serviço

Observação: as informações do emitente deste documento foram ocultadas por solicitação da empresa objeto de pesquisa do presente estágio. Figura 6 – Documento fiscal com irregularidades III Fonte: Sadia S/A

1

50

• Irregularidades encontradas:

1. Valor dos Serviços diferente do Valor Total da Nota:

O valor do ISS não pode ser somado ao valor do serviço para compor o total

da nota fiscal. Assim, no caso acima, o valor total da nota fiscal deveria ser

R$ 490,00 e não R$ 514,50; O campo da nota fiscal denominado “ISS” tem somente a finalidade de

destacar o valor do imposto.


As infrações às normas da legislação tributária sujeitam o infrator às

seguintes penalidades:

I - multa de 20 (vinte) UFM , aos que:

f) consignarem em documento fiscal importância inferior à receita

efetivamente auferida (Art. 112 da Lei Complementar 20 do Código Tributário do Município de Itajaí). Obs: valor da UFM em 30/05/07 é de R$ 88,98.


Através de contato com o prestador do serviço, foi comprovado que o valor

real do serviço era R$ 490,00 e, portanto, o valor do ISS estava destacado

corretamente conforme alíquota aplicável para este tipo de serviço. Assim,

para que posteriormente não houvesse duvidas quanto ao valor total do

serviço, a empresa contratante emitiu uma carta de correção comunicando o

prestador do serviço sobre a anomalia verificada, solicitando também nesta

carta, assinatura do responsável para comprovação do recebimento e ciência

do problema ocorrido.

51

5.3.4 Irregularidades – Documento IV

• Tipo de documento fiscal: NF – Nota Fiscal Modelo 1A

Observação: as informações do emitente deste documento foram ocultadas por solicitação da empresa objeto de pesquisa do presente estágio. Figura 7 – Documento fiscal com irregularidades IV Fonte: Sadia S/A

52

• Irregularidades encontradas:

1. Numero da Nota Fiscal diferente do numero do “Canhoto”.

Neste caso percebe-se claramente que houve um erro na impressão dos

formulários de notas fiscais. Erro da própria gráfica que prestou o serviço de

impressão dos blocos de notas.




dados nele apostos (Art. 70 do RICMS): Multa de 5 (cinco) Unidades Fiscais de Referência - UFIR por documento,




Foi solicitado ao emissor do documento uma verificação da numeração de

todo bloco de notas fiscais, o qual atestou que tal problema ocorreu de forma

geral (em todo o bloco). Com isto, foi orientado ao cliente que fizesse contato

o seu contador responsável, para que este formalizasse junto a Secretaria da

Fazenda o fato ocorrido, informando neste comunicado também, o

cancelamento das notas não utilizadas do bloco. E para regularização das

notas já emitidas, foi solicitada a emissão de carta de regularização. E ainda

fazer constar todas estas informações do no livro Registro de Utilização de

Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência - RUDFTO, modelo 6

53

5.3.5 Irregularidades – Documento V

• Tipo de documento fiscal: CTRC – Conhecimento de Transporte Rodoviário

de Carga.

Observação: as informações do emitente deste documento foram ocultadas por solicitação da empresa objeto de pesquisa do presente estágio.. Figura 8 – Documento fiscal com irregularidades V Fonte: Sadia S/A

• Irregularidades encontradas no documento:

1. Documento sujeito à Substituição Tributária:

O transportador é contribuinte inscrito no estado do Paraná. Portanto o

imposto deve ser recolhido pelo tomador do serviço inscrito no estado Santa

Catarina ou, recolhido pelo transportador antes do inicio do transporte.

Assim, o documento deixa duvidas quanto a quem deveria ter a

responsabilidade pelo recolhimento do imposto:

1

1

1

54

Art. 124. Na prestação de serviço de transporte promovida por transportador autônomo ou por transportador não inscrito como contribuinte neste Estado, fica atribuída a responsabilidade pela retenção e recolhimento do imposto devido na prestação de serviço de transporte de carga: I - ao alienante ou remetente da mercadoria, inscrito como contribuinte neste Estado; II - ao depositário, a qualquer título, estabelecido neste Estado, na saída de mercadoria ou bem depositado; III - à empresa transportadora contratante, desde que inscrita como contribuinte neste Estado, na hipótese de subcontratação, observado o disposto no Anexo 5, art. 68 (Anexo VI do RICMS/SC). Art. 60. O imposto será recolhido até o 10° (décimo) dia após o encerramento do período de apuração, ressalvadas as hipóteses previstas nesta Seção. § 1° Nos seguintes casos, o imposto será recolhido: I - por ocasião do fato gerador : e) na prestação, realizada por transportador não inscrito como contribuinte deste Estado, de serviço de transporte: 1. rodoviário de cargas, exceto quando sujeito à substituição tributária (RICMS/SC).


Emitir documento fiscal com destaque de imposto indevido, ou com destaque

de imposto maior que o devido:

Multa de 75% (setenta e cinco por cento) do valor do imposto indevidamente

destacado ou destacado a maior.


Como o transportador é contribuinte e outro estado; como no documento de

transporte (CTRC) há um carimbo informado que o responsável pelo

recolhimento do imposto é a empresa contratante; como na nota fiscal da

mercadoria transportada foi também mencionado que o ICMS sobre o serviço

de frete seria recolhido por substituição tributaria, a empresa assumiu esta

responsabilidade pelo recolhimento do imposto.

55

5.4 Perdas com irregularidades em documentos fiscais

Por meio das observações realizadas nos documentos fiscais, verifica-se uma

série de irregularidades que são onerosas tanto para o vendedor ou prestador de

serviço, como também para o comprador ou tomador do serviço. Por isso é

importante elaborar um cálculo dos custos que envolvem estas irregularidades.

Cumpre-se observar também, que as penalidades possíveis e previstas nos

regulamentos, não serão consideradas neste cálculo, já que a maioria das empresas

solicita as regularizações antes mesmo do registro do documento. Também vale

lembrar que não é objetivo deste trabalho analisar irregularidades do ponto de vista

do fisco, mas sim minimizar o impacto (perdas) que estas irregularidades trazem as

empresas nos seus processos internos. Talvez ai esteja um ponto importante para

as organizações, já que nestes períodos de programas de redução de despesas,

toda e qualquer oportunidade de economia deve ser observada.

Assim, a partir dos dados observados, foram relacionadas abaixo, as

possíveis perdas que se pode ter em conseqüências das irregularidades. Segue:

Perdas do recebedor do documento:

Mão de obra dos funcionários responsáveis pelas conferencias, validações e

registros dos documentos;

Ligações telefônicas para comunicação das irregularidades aos fornecedores;

Perdas do emissor do documento:

Mão de obra do funcionário responsável pela emissão do documento;

Custo do formulário de Nota Fiscal;

Despesa pela coleta do documento irregular que está em posse do cliente;

Despesa para reenvio do novo documento ao cliente;

56

5.4.1 Perdas financeiras com irregularidades em documentos fiscais

Como visto anteriormente, dentro dos processos internos da empresa

ocorrem eventos que impedem a circulação normal dos documentos. Estes eventos,

ou anomalias, que chamamos de irregularidades em documentos fiscais, além de

interferirem nos processos internos da empresa, também causam perdas

financeiras.

Para mensurar tais perdas, tomamos como base os fluxos de entradas

demonstrados nos subtítulos 5.2.1 e 5.2.2, medindo-se as perdas de cada setor

quando da verificação de documentos irregulares. Assim podem-se ter perdas no

Setor de Custeio, Célula de Entrada e Setor Fiscal quando as irregularidades nos

documentos não são barradas nos setores anteriores.

Quando um setor verifica um erro, devolve toda documentação ao setor

responsável pela tarefa anterior. Quando o erro é localizado no setor subseqüente,

as perdas aumentam, pois ocupam mais tempo de mão-de-obra de outras pessoas,

além de outros materiais necessários para execução da tarefa.

Apresenta-se abaixo, os valores apurados para possíveis perdas quando da

verificação de irregularidades em documentos fiscais. É bom colocar que, estas

perdas não são exclusivas para ocorrências de irregularidades em documentos

fiscais. Todo processo, onde ocorre uma anomalia, esta sujeito a perdas, pois nele é

despendido tempo de pessoas para solução e correção do problema. Estas

anomalias podem ser decorrentes de falhas internas ou falhas externas (terceiros).

O calculo foi feito de forma individual, ou seja, por documento fiscal recebido

com irregularidade. Também foram considerados neste este calculo, além do tempo

da mão de obra empregada pelos colaboradores para execução da tarefa, o FGTS,

férias, 13º salário e os encargos sociais incidentes sobre estas verbas salariais.

Os valores para cálculos foram informados pela empresa, sendo estes, uma

média entre os salários dos responsáveis pelas as atividades envolvidas no

processo de conferencia, registro e validação do documento.

57

Segue quadro demonstrativo de perdas:

PERDAS SETOR CUSTEIO Mão de Obra Qtd. UM Vlr.Base Total Salário médio (em minutos) 10 min R$ 0,09 R$ 0,90 INSS 20 % R$ 0,90 R$ 0,18 FGTS 8,5 % R$ 0,90 R$ 0,08 Férias + 1/3 (1/12) 11,12 % R$ 0,90 R$ 0,10 Encargos s/ férias 28,8 % R$ 0,10 R$ 0,03 13º Salário (1/12) 8,34 % R$ 0,90 R$ 0,08 Encargos s/13º Salário 8 % R$ 0,08 R$ 0,01

Total Mão de Obra R$ 1,37 GASTOS COM TELEFONIA Qtd. UM Vlr.Base Total Custo do tempo gasto ao telefone (ligação p/fornecedor) 7 min R$ 0,41 R$ 2,87

Total gasto telefonia R$ 2,87 Total de Perdas Setor Custeio R$ 4,24

PERDAS CELULA DE ENTRADA Mão de Obra Qtd. UM Vlr.Base Total Salário médio (em minutos) 8 min R$ 0,09 R$ 0,72 INSS 20 % R$ 0,72 R$ 0,14 FGTS 8,5 % R$ 0,72 R$ 0,06 Férias + 1/3 (1/12) 11,12 % R$ 0,72 R$ 0,08 Encargos s/ férias 28,8 % R$ 0,08 R$ 0,02 13º Salário (1/12) 8,34 % R$ 0,72 R$ 0,06 Encargos s/13º Salário 8 % R$ 0,06 R$ 0,00

Total de Perdas Célula de Entrada R$ 1,09 PERDAS SETOR FISCAL Mão de Obra Qtd. UM Vlr.Base Total Salário médio (em minutos) 6 min R$ 0,09 R$ 0,54 INSS 20 % R$ 0,54 R$ 0,11 FGTS 8,5 % R$ 0,54 R$ 0,05 Férias + 1/3 (1/12) 11,12 % R$ 0,54 R$ 0,06 Encargos s/ férias 28,8 % R$ 0,06 R$ 0,02 13º Salário (1/12) 8,34 % R$ 0,54 R$ 0,05 Encargos s/13º Salário 8 % R$ 0,05 R$ 0,00

Total de Perdas Setor Fiscal R$ 0,82

Perda acumulada (por documento) R$ 6,15 UM = Unidade de Medida Quadro 1 – Cálculo de perda com irregularidades por documento fiscal Fonte: elaborado pelo estagiário 5.4.2 Perdas intangíveis

Além das Perdas Monetárias (materiais e valores de serviços somados aos

preços finais dos custos), que normalmente é o que mais as empresas olham, Elton

(2005, Noticias) afirma que “a prestação de serviços gera no consumidor outros

58

custos, como os Temporais, os Físicos, os Psicológicos e os Sensoriais,

responsáveis por sensações (intangíveis) que o consumidor possui na experiência

de um serviço”. As perdas, então, afetam de modo direto o patrimônio financeiro das empresas e podem também comprometer o conceito e a reputação das mesmas junto aos clientes. Nesse caso, são originadas as chamadas perdas intangíveis, uma vez que elas se relacionam a elementos nem sempre fáceis de serem mensurados concretamente (PASSOS, 2006, p.3).

As Perdas Intangíveis são de difícil mensuração. Estas perdas não podem ser

calculadas com precisão. Normalmente estes custos são avaliados por estimativa.

Como medir, por exemplo, a insatisfação de um cliente, vendas perdidas? Da

mesma forma, como quantificar financeiramente a medição do nível de qualidade em

relação à satisfação do consumidor no tocante ao tempo médio de atendimento ao

cliente, ao percentual de entregas dentro do prazo correto? Como medir o abalo à

reputação ou credibilidade da empresa perante um cliente insatisfeito com maus

serviços ou produtos e sua possível influência junto a outros potenciais clientes ou

consumidores permanentes? Os efeitos desse tipo de custo permanecem por longo

tempo e causam perdas consideráveis à empresa tanto em termos de imagem,

quanto, provavelmente, em termos de lucratividade. O que temos que ter em mente

é que qualidade não deve estar somente inserida nos produtos em forma de preço

baixo, ou outro elemento físico agregado ao produto. Dentre os elementos patrimoniais intangíveis, a imagem da empresa assume grande valor, tendo em vista a influência que ela exerce sobre os consumidores. As organizações, concorrendo entre si, oferecem uma grande variedade de bens e serviços ao mercado e assim possibilitam a liberdade de escolha. Por sua vez, o cliente, ao optar por um produto ou serviço, leva em consideração fatores objetivos como o preço e as condições de pagamento. Porém, habitualmente, são os elementos de cunho subjetivo como a tradição e a segurança da empresa, a indicação de amigos e parentes que facilitam o seu processo decisório. Ou seja, ele costuma utilizar parâmetros geralmente associados a uma imagem organizacional (PASSOS, 2006, p.3).

Os consumidores, mais do que nunca, exigem qualidade também nos

serviços prestados. Investir na capacitação de pessoas, através de cursos e

treinamentos, agregará em muito no produto final, quer seja em uma empresa

prestadora de serviço ou fornecedora de produtos. Alias, penso que este é um dos

grandes diferenciais das empresas hoje, já que a tecnologia aplicada aos

produtos/serviço é muito parecida entre as empresas.

59

Neste trabalho, os Custos Intangíveis mais evidentes e, observados durante

as pesquisas, estão relacionados com a insatisfação pelos serviços prestados,

aliados a conseqüente perda de credibilidade do prestador pelo tomador.

5.5 Pesquisa documental

Nesta pesquisa foram encontrados diversos tipos de irregularidades. Assim,

relaciona-se abaixo, as mais relevantes, consideradas problemáticas numa visão

fiscal, financeira e contábil.

As principais irregularidades encontradas na coleta de dados foram:

Informações do destinatário incorretas (endereço, CNPJ, Inscrição Estadual);

Natureza da Operação e CFOP (Código Fiscal de Operação) incompatíveis

com a operação realizada;

Falta da observação quanto ao Direito Fiscal em operações com isenção ou

não tributação;

Bases de calculo, Alíquotas e valores de ICMS destacados incorretamente

(pra maior ou pra menor);

Falta de informações sobre os produtos/mercadorias transportados no caso

de CTRC;

Falta de informações sobre o(s) documento(s) dos produtos/mercadorias

transportados no caso de CTRC;

Preenchimentos irregulares da composição dos valores de fretes;

Documentos ilegíveis;

Valor de Serviços diferentes do valor total da Nota;

Numero da Nota Fiscal diferente do numero do “Canhoto”;

Documento sujeito à Substituição Tributária com destaque do imposto;

A seguir apresentam-se os resultados da pesquisa documental realizada.

Estes dados foram coletados nos setores fiscal e custeio da empresa. Com isto

buscou-se analisar de forma clara e objetiva todas as informações importantes para

a continuidade deste trabalho.

Com este levantamento pode-se ter uma idéia de quanto a empresa perde

com problemas verificados em documentos recebidos de terceiros.

60

5.5.1 Documentos recebidos com irregularidades

O quadro a seguir mostra a quantidade de documentos recebidos de

terceiros. Estas informações foram coletadas no período de dois meses. Os

documentos onde foram coletadas as informações são referentes a compras de

materiais e compra de serviços, como por exemplo, serviços de armazenagens,

serviços de monitoramento de container, fretes intramunicipais, intermunicipais e

interestaduais. Assim pode-se analisar a relevância do numero de irregularidades

em relação à quantidade de documentos recebidos.

TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS NO PERIODO

TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS SEM

IRREGULARIDADES

TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS COM

IRREGULARIDADES

2117 1880 237

Quadro 2 – Documentos Fiscais Recebidos com Irregularidades Fonte: elaborado pelo estagiário

5.5.1.1 Representação gráfica do quadro 2

Na Figura 9 demonstra-se o percentual de documentos recebidos com

irregularidades:

TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS COM IRREGULARIDADES

23711,20%

188088,80%

DOCUMENTOS SEMIRREGULARIDADESDOCUMENTOS COMIRREGULARIDADES

Figura 9 – Total de documentos recebidos com irregularidades Fonte: elaborado pelo estagiário

61

5.5.1.2 Análise do resultado da representação gráfico do quadro 2 – Figura 9

Como podemos verificar no gráfico acima, a quantidade de documentos

fiscais recebidos com irregularidades no período analisado foi de 237, representando

assim, 11,20% sobre o total de documentos recebidos no período.

Outro fato relevante que deve ser destacado, é que conforme levantamento

dos custos oriundo de irregularidades demonstradas anteriormente, estas 237

anomalias registradas neste período de tempo, representaram para companhia uma

perda de no mínimo R$ 1.004, 04.

Abaixo segue quadro com a simulação de perdas caso estas fossem

verificadas nos outros níveis acima da célula de Custeio:

Total de documentos irregulares no período 237Perda Setor de Custeio R$ 1.004,04 Perda Setor de Custeio + Célula de Entrada R$ 1.263,13 Perda Setor de Custeio + Célula de Entrada +Setor Fiscal R$ 1.457,44

Quadro 3 – Total de perdas no período apurado Fonte: elaborado pelo estagiário

5.5.2 Irregularidade por tipo de documento fiscal

Detalhar o problema por tipo de documento fiscal, facilita a identificação do

seguimento de prestação de serviço ou fornecimento de materiais onde estão

localizadas o maior numero de irregularidades.

TIPO DE DOCUMENTO

FISCAL

TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDO NO

PERIODO

TOTAL DE DOCUMENTOS

RECEBIDOS COM IRREGULARIDADES

% DOCUMENTOS IRREGULARES

x TOTAL DOCUMENTOS

RECEBIDOS


X TIPO DOCUMENTOS IRREGULARES

CTRC 1217 153 12,57% 64,56%

NF SERVIÇO 673 67 9,96% 28,27%

NF 227 17 7,49% 7,17%

TOTAL 2117 237 11,20% 100,00% Quadro 4 – Irregularidades por tipo de Documento Fiscal Fonte: elaborado pelo estagiário

62

5.5.2.1 Representação gráfica do quadro 4

Na Figura 10 demonstra-se o total de irregularidades por tipo de documento

fiscal:

IRREGULARIDADE POR TIPO DE DOCUMENTO FISCAL

6728,27%

177,17%

15364,56%

CTRCNF SERVIÇONF

Figura 10 – Irregularidades por tipo de documento fiscal Fonte: elaborado pelo estagiário

5.5.2.1.1 Análise do resultado da representação gráfica do quadro 4 – Figura 10

Conforme dados coletados e demonstrados no quadro e no gráfico anteriores,

o maior número de ocorrências por irregularidades em documentos fiscais encontra-

se no tipo de documento CTRC – Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, que apresenta um percentual de 64,56% sobre o total de irregularidades

encontradas.

63

5.5.3 Irregularidades por fornecedores

Abaixo, observa-se o quadro com as informações de documentos fiscais

recebidos com irregularidades por fornecedor. Também neste quadro, as

informações foram coletas no período de dois meses.

Com está informação poderemos verificar se há um fornecedor específico, ou

um seguimento de atividade especifica onde as irregularidades são mais freqüentes.

Desta forma será facilitada a aplicação de uma ação corretiva a fim de minimizar a

causa do problema.

FORNECEDOR TOTAL DE

DOCUMENTOS RECEBIDOS NO PERIODO

TOTAL DE DOCUMENTOS



POR FORNECEDOR

% IRREGULARIDADES

DE CADA FORNECEDOR

SOBRE TOTAL DE DOCUMENTOS IRREGULARES

A 396 68 17,17% 28,69%

B 237 59 24,89% 24,89%

C 196 24 12,24% 10,13%

D 188 17 9,04% 7,17%

E 172 15 8,72% 6,33%

F 150 15 10,00% 6,33%

J 117 12 10,26% 5,06%

H 88 10 11,36% 4,22%

DIVERSOS 573 17 2,97% 7,17%

TOTAL 2117 237 11,20% 100,00% Quadro 5 – Irregularidades em documentos fiscais por fornecedor Fonte: elaborado pelo estagiário

64

5.5.3.1 Representação gráfica I do quadro 5

Na Figura 11 demonstra-se a quantidade de irregularidades em documentos

por fornecedore:

IRREGULARIDADES POR FORNECEDOR

396

237196 188 172

150117

88

573

68 5924 17 15 15 12 10 17

0

100

200

300

400

500

600

700

A B C D E F J H DIVERSOS

FORNECEDOR

OC

OR

REN

CIA

S

TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS NO PERIODOTOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS COM IRREGULARIDADES

Figura 11 – Irregularidades por fornecedor Fonte: elaborado pelo estagiário

5.5.3.1.1 Análise do resultado da representação gráfica I do quadro 5 – Figura 11

O gráfico anterior demonstra a quantidade de irregularidades em documentos

fiscais recebidas por fornecedor, onde podemos verificar que o fornecedor “A”

aparece em primeiro com 68 ocorrências, o fornecedor “B” em segundo com 59

ocorrências e o fornecedor “C” com 24 ocorrências. Outros fornecedores

apresentaram quantidades de ocorrências irrelevantes.

65

5.5.3.2 Representação gráfica II do quadro 5

Na Figura 12 demonstra-se o percentual de documentos irregulares por

fornecedor:

%% DOCUMENTOS IRREGULARES POR FORNECEDOR

396

237

196

188

172

150

117

88

573

12,24%

9,04%8,72%

10,00%

10,26%

11,36%

2,97%24,8

9%17,1

7%

0

100

200

300

400

500

600

700


FORNECEDOR

OC

OR

REN

CIA

S

TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS NO PERIODO % DOCUMENTOS IRREGULARES POR FORNECEDOR

Figura 12 – Irregularidades por fornecedor em relação ao total de documentos recebidos Fonte: elaborado pelo estagiário

5.5.3.2.1 Análise do resultado da representação gráfica II do quadro 5 – Figura 12

Nesta analise o fornecedor “B” apresentou o maior percentual de

irregularidades sobre o seu total de documentos recebidos. Sendo que do total de

237 documentos recebidos deste fornecedor 24,89% estavam irregulares. Já para o

fornecedor “A”, que na analise anterior apresentou o maior numero de

irregularidades em quantidade, nesta ficou em segundo com 17,17% de documentos

com problemas sobre o seu total recebido no período analisado.

66

5.5.3.3 Representação gráfica III do quadro 5

Na Figura 13 demonstra-se o percentual de irregularidades de cada

fornecedor sobre o total de documentos irregulares:

% IRREGULARIDADES DE CADA FORNECEDOR SOBRE TOTAL DOCUMENTOS IRREGULARES

396

237

196

188

172

150

117

88

573

28,69

%

24,89

%

10,13

%

7,17%

6,33%

6,33%

5,06%

4,22%

7,17%

0

100

200

300

400

500

600

700


FORNECEDOR

OC

OR

REN

CIA

S

TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS NO PERIODO% IRREGULARIDADES DE CADA FORNECEDOR SOBRE TOTAL DOCUMENTOS IRREGULARES

Figura 13 – Irregularidades por fornecedor em relação ao total de documentos recebidos Fonte: elaborado pelo estagiário

5.5.3.3.1 Análise do resultado da representação gráfica III da quadro 5 – Figura 13

Neste gráfico observa-se que os fornecedores “A”, “B” e “C” contribuíram com

63,71% do total de irregularidades em documentos recebidos pela empresa. Com

isto, torna-se irrelevante neste momento, uma analise mais detalhada nas

quantidades de documentos irregulares apresentadas pelos outros fornecedores,

que totalizou 36,29%.

67

5.5.4 Análise geral dos resultados da pesquisa documental

Com as informações obtidas na pesquisa documental, pode-se observar que

a maioria das irregularidades foram encontradas nas atividades relacionadas a

transportes de mercadorias, onde, como já dito anteriormente, 67,71% dos

problemas estão concentrados em três fornecedores de serviços de fretes.

Conforme Campos (1995, p.17) sempre que se verifica um problema ou

ocorre algo anormal no processo, existe um conjunto de causas responsáveis que

podem ter influenciado.

Assim de posse destas informações e, com intuito de levantar os motivos

para tão elevado numero de erros, realizou-se uma entrevista com funcionários de

fornecedores, como também colaboradores internos. .Do lado dos fornecedores

foram escolhidos funcionários ligados a áreas ou setores responsáveis pelas

emissões de documentos fiscais. Já pelo lado da empresa, foram selecionados os

funcionários responsáveis pelas atividades de recebimento de documentos e

prestadores de informações aos fornecedores.

Esta pesquisa foi um pouco mais abrangente, não se limitando somente as

empresas que apresentaram os maiores índices de irregularidades em seus

documentos. Também foram relacionadas empresas com menores índices de

irregularidades. Assim buscou-se a possibilidade de analise de um maior numero de

erros de diferentes tipos. Com isto, relacionrei abaixo as causas mais prováveis que

justificam o elevado numero de anomalias.

Assim seguem:

• Desconhecimento da legislação (ICMS, ISS e outros): conforme a

entrevista verificou-se que a maioria dos funcionários não tinha conhecimento

claro da legislação tributaria. Alguns desconheciam até as noções básicas

para o preenchimento correto do documento fiscal;

• Falta de pessoal especializado para execução a atividade: poucos destes

profissionais tinham uma formação ligada à atividade que exerciam, como em

Ciências Contábeis ou Administração;

68

• Falta de padrões nos procedimentos operacionais: nestas empresas não

foram encontrados padrões operacionais que descrevessem detalhadamente

como funcionava o processo de emissão de documentos;

• Sistema falho e com poucos recursos: Sistemas não atendem as

necessidades das empresas no que diz respeito ao preenchimento do

documento. Há informações que não podem ser inseridas nos documentos

por falha do sistema utilizado. Muitas destas empresas, por serem pequenas,

não possuem sistema eletrônico de emissão de documentos e assim, emitem

manualmente o documento, aumentando ainda mais a possibilidade de erro;

• Alto índice de Torn-Over: o elevado giro de funcionários também contribui

para a ocorrência de anomalias nestes processos.

• Falta de treinamento: verificou-se também que quase não há investimentos

destas empresas em treinamento a seus funcionários, a fim de especializados

em suas tarefas.

• Comunicação falha: observou-se que problema também ocorre por falta de

comunicação entre cliente e fornecedor. Algumas informações não ficam bem

claras, o que dificultam o entendimento e causam problemas.

• Documento (CTRC) confuso: alguns colaboradores mencionaram certa

“confusão” quanto ao entendimento do documento fiscal, mas

especificamente o CTRC – Conhecimento de Transporte Rodoviário de

Cargas. Não há um padrão nos campos a serem preenchidos. O que pode

ser comprovado nas cópias inseridas neste trabalho (subtítulos 5.3.1 e 5.3.2)

onde se verifica que em um mesmo tipo de documento fiscal, os campos para

preenchimento não são padronizados.

69

5.5.4.1 Proposição de melhorias aos processos

Após a análise de todos os dados e informações obtidas na pesquisa,

juntamente com colaboradores das áreas envolvidas nos processos de entradas de

documentos na empresa Sadia, foram elaboradas sugestões de melhorias, onde

pudessem abranger alem das atividades internas, também trabalhar de forma

preventiva nos processos realizados por fornecedores.

Desta forma, juntamente com todas as áreas, foram criadas as seguintes

sugestões:

Manual Fiscal: em consenso com as supervisões das áreas internas da

empresa Sadia, sugeriu-se a criação de um manual com informações para o

correto preenchimento de documentos fiscais, sendo este manual

apresentado as áreas recebedoras e de conferencia de documentos e

posteriormente enviados aos principais fornecedores. Para fornecedores com

menor movimentação, estas informações podem ser apresentadas a medida

que necessário. Desta forma busca-se bloquear possíveis irregularidades já

na origem do problema ou na entrada das informações na empresa, já que

mais funcionários internos estariam aptos a reconhecer possíveis

irregularidades;

Treinamento: além do manual, é necessário também treinar. Criando um

grupo de trabalho com membros de cada área chave (Setor Fiscal, Contábil,

Financeiro e Custeio) para que este grupo repasse e treinem as pessoas com

as informações contidas no manual, alem de servir como apoio e consultoria

para outras áreas da empresa e terceiros. Desta forma, alem do treinamento,

buscou-se disseminar a importância do correto preenchimento do conteúdo

disposto no manual. Para o treinamento dos colaboradores internos sugeriu-

se a criação de grupos com membros das áreas ligadas ao recebimento e

conferencia de documentos. Para os fornecedores, foram selecionados os

com maior movimentação, que receberam treinamento a parte;

70

Padrão Operacional: sugeriu-se aos terceiros, a criação de padrões

operacionais para seus processos internos, com ajustes periódicos caso

necessário, a fim de manter todas as atividades ajustadas. A criação de

padrões significa um melhor controle das execuções de tarefas. Com padrões

operacionais detalhados e definidos, todo colaborador que necessitar realizar

praticas diferentes das suas, estará apto a exercê-las, basta mante-los

atualizados. Isto resolve também problema gerado pelo alto nível de torn-over

nestas empresas;

Canal de Consultoria: por fim sugere-se a criação de um canal permanente

de consultoria entre empresa e fornecedor, com a finalidade de esclarecer as

dúvidas quanto ao preenchimento de documentos, alíquotas de impostos

aplicáveis às operações, entre outras informações importantes. Com isto

ganha-se agilidade no processo e alinhamento com as exigências da empresa

contratante.

Com a aplicação destas sugestões de melhorias, acredita-se que a empresa tende a

ganhar não só financeiramente, mas também em agilidade e qualidade em seus

produtos/serviços internos, deixando seus colaboradores mais satisfeitos, sem falar

também nos reflexos positivos que todas estas medidas causariam em seus

fornecedores.

5.5.4.2 Nota Fiscal Eletrônica

Outra possível solução para os problemas de documentos irregulares é a

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Este é um documento de natureza exclusivamente

digital, emitido e armazenado eletronicamente, com a finalidade de documentar

operações de circulação de mercadorias ou prestações de serviços ocorridas entre

as partes. A validade jurídica deste documento digital é assegurada pela assinatura

digital do emitente e pelo fisco através da recepção antes do fato gerador.

O processo de emissão de uma NF-e ocorre quando a empresa emissora

gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação, o qual e

assinado digitalmente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do

emissor. Este arquivo é transmitido via internet, para Secretaria de Fazenda do

71

estado onde o contribuinte está localizado, onde é validado e em seguida emite a

Autorização de Uso da NF-e necessário pra a emissão do documento para o

acompanhamento do transito físico da mercadoria, que é chamado de DANFE

(Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

A NF-e também é transmitida para a Secretaria da Receita Federal, onde

serão arquivadas todas as NF-e emitidas. No caso de operações interestaduais,

também é transmitida para Secretaria de Fazenda do estado destino e SUFRAMA,

se as mercadorias forem enviadas às áreas incentivadas. No caso de exportações, a

NF-e é transmitida para UF onde se dará o embarque das mercadorias.

A NF-e poderá ser uma grande aliada na diminuição, ou talvez até na

erradicação dos problemas ocorridos na emissão de documentos fiscais, alem de

outro fator importante como o da evasão fiscal. Mas é claro que isto irá demandar de

maior investimento por parte do fisco, no sentido de incluir também as pequenas

empresas, que hoje não se encontram em condições tecnológicas e estruturais para

aderirem a um programa deste tipo. Talvez este seja maior desafio do fisco.

5.5.4.3 Resultados após as sugestões de melhorias propostas

O quadro a seguir mostra a quantidade de documentos recebidos de terceiros

entre os meses de fevereiro e março/2007. Este levantamento foi realizado após a

execução das ações de melhorias propostas. Com isto pode-se comparar o

resultado do antes e depois. Vale ressaltar que, à medida que este trabalho estava

sendo desenvolvido, algumas ações corretivas já vinham sendo aplicadas, o que já

trouxe ótimos resultados para empresa durante o período em que o estágio estava

sendo realizado.

TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS DE TERCEIROS NA

COLETA DE DADOS ANTERIOR

TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS DE TERCEIROS NA

COLETA DE DADOS ATUAL

TOTAL DE DOCUMENTOS


NA COLETA DE DADOS ANTERIOR

TOTAL DE DOCUMENTOS


NA COLETA DE DADOS ANTERIOR

% DOCUMENTOS IRREGULARES SOBRE TOTAL DOCUMENTOS

RECEBIDOS COLETA DE DADOS

ANTERIOR

% DOCUMENTOS IRREGULARES SOBRE TOTAL DOCUMENTOS

RECEBIDOS COLETA DE DADOS

ATUAL

2117 1560 237 34 11,20% 2,18%

Quadro 6 – Quantidade de documentos recebidos com irregularidades após ações de melhorias Fonte: elaborado pelo estagiário

72

Como se pode observar no quadro anterior, houve significativa melhora nos

processos de entradas relacionadas a documentos recebidos com irregularidades,

onde, na coleta de dados anterior apresentava um percentual de 11,20% de

documentos irregulares sobre o total de documentos recebidos de terceiros, na

coleta de dados pós-implementação das melhorias, apresentou o percentual de

2,18% provando assim a efetividade das ações de melhorias propostas.

73

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Toda e qualquer oportunidade de conhecimento que possamos adquirir ao

longo de nossas vidas, é sempre muito importante. Não importa o tempo, não

importa como. Sejam eles positivos, sejam eles negativos. O que interessa é

sabermos aprovei-los da melhor maneira possível.

A realização de um trabalho de estágio traz uma grande oportunidade de

ampliação de conhecimentos, como assim me trouxe este. Tenho a certeza de que

todas estas informações, coletadas ao longo deste trabalho, me serão úteis em

minha vida profissional.

Todo sistema organizacional esta sujeito à falhas. Isto é inevitável, pois

mesmo que tenhamos os melhores sistemas, as melhores ferramentas, a sempre o

fator humano que deve ser observado. Mas, no entanto, aceitar estas falhas de

forma passível, acredito não ser prudente para os gestores nestes dias de

concorrências tão acirradas. Mesmo que nem todas as falhas sejam igualmente

relevantes, ou com o mesmo grau de importância, as organizações devem estar

atentas, pois a perdas que hoje podem ser insignificantes, amanhã podem ter

dimensões desastrosas.

Como o exemplo deste trabalho, as perdas provenientes das irregularidades

em documentos fiscais, em um primeiro momento podem não parecer tão relevantes

assim, não comprometendo a sobrevivência da empresa. Neste caso os valores das

perdas não são tão expressivos. No entanto, a situação teria outras dimensões caso

tivéssemos um fisco mais atuante. Principalmente para nossos fornecedores.

Dentro desta idéia se faz necessário que gestores dotem suas organizações

de medidas e ferramentas eficazes, que possam evitar ou reduzir ao máximo as

falhas internas. Tais procedimentos devem ser feitos de forma que todos na

organização possam assimilá-los e se comprometerem com responsabilidade. Estas

medidas não garantem somente a sobrevivência das instituições, mas também a

sobrevivência intelectual de cada indivíduo nelas inseridos.

74

7. REFERÊNCIAS

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ATTIE, Willian, Auditoria Interna. 1.ed. São Paulo: Atlas, 1986.

ATTIE, Willian, Auditoria – Conceitos e Aplicaçoes. 3.ed. São Paulo: Atlas, 1998.

CAMPOS, Vicente F. TQC: Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). 5. ed. Belo Horizonte: Fundação Cristiano Otoni. Escola de Engenharia da UFMG, Rio de Janeiro: Bloch Ed., 1992.

CAMPOS, Vicente F. TQC: Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). 6. ed. Belo Horizonte: Fundação Cristiano Otoni. Escola de Engenharia da UFMG, Rio de Janeiro: Bloch Ed., 1994.

FONTANELLA, Francisco Ricieri, Finanças públicas: lições introdutórias destinadas aos docentes do programa de educação fiscal. Florianópolis, SEF, 2001.

FREEMAN, R. Edward; STONER, James A.F. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC S.A., 1994.

GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projeto de pesquisa. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1991.

GORGES, Almir José, Dicionário do ICMS-SC: O ICMS de A a Z. 5. ed. Blumenau: NOTADEZ, 2004.

MARCONI, M. A.; LAKATOS, E. M. Técnicas de Pesquisa: planejamento e execução de pesquisas, amostragens e técnicas de pesquisas, elaboração, análise e interpretação de dados. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2006.

MAXIMIANO, Antonio César Amaru, Introdução à Administração. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2004.

MATTAR, Frauze N. Pesquisa de Marketing. Edição compacta. São Paulo: Atlas, 1996.

75

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ROESCH, Sylvia M. A. Projetos de estágio de curso de administração: guia para pesquisas, projetos, estágios e trabalhos de conclusão de curso. 1. ed. São Paulo: Atlas, 1996.

SADIA – A EMPRESA, Missão da Sadia. Disponível em: <http.www.sadia.com.br/br/empresa/empresa.asp> Acesso em 01 mai. 2006.

SEF, Legislação_Tributária. Disponível em: <www.sef.sc.gov.br> Acesso em 01 mai. 2006.

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