ETEC PROF. CAMARGO ARANHA

REQUISITOS A PROFISSIONAL SECRETÁRIA

São Paulo2008

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ETEC PROF. CAMARGO ARANHA

Nome: Pricila Yessayan nº: 21 3ºS/DDisciplina: Etiqueta, Protocolo e Cerimonial – Prof. Marinez Data da entrega: 23/04/08

Nota: _________

REQUISITOS A PROFISSIONAL SECRETÁRIA

Estudo dos requisitos que o mercado de trabalho exige dos profissionais de secretariado tanto profissionais como pessoais e suas funções.

São Paulo2008

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APRESENTAÇÃO

Ficar atento ao mercado de trabalho é fundamental para quem está pretendendo investir em sua carreira. Deve-se entender o que se busca num profissional, as novas regras de trabalho, as relações de competição, as exigências da globalização.

Independentemente da profissão que almeje, é importante que saiba que atualmente o profissional com chance de sobressair é aquele que se mantém atualizado através de leitura de livros, jornais e revistas (cultura geral), que saiba informática, estude línguas, seja uma pessoa dinâmica e aberta ao aprendizado.

Portanto a fórmula do sucesso é: atualização, informação, criatividade e dinamismo. Resumindo, é saber utilizar na vida “real” toda a teoria que aprendeu.

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SUMÁRIO

Apresentação................................................................................................................02

Sindicato das Secretárias.............................................................................................04

Anúncios de Empregos.................................................................................................05

Requisitos.....................................................................................................................09

Função......................................................................................................................09

Perfil Profissional......................................................................................................10

Perfil Pessoal............................................................................................................11

Conclusão.....................................................................................................................12

Bibliografia....................................................................................................................13

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SINSESPSindicato das Secretárias do Estado de São Paulo

A secretária brasileira é a mais bem preparada do mundo. E não é para menos, ela é referência mundial. Pessoas de outros países vêm ao Brasil para ver e aprender como trabalha essa profissional.

Elas têm um papel importante na gestão das corporações e tomam algumas decisões. As empresas sempre buscam uma profissional que tenha capacidade de administrar além da rotina empresarial e que também seja ágil. A secretária deve estar atualizada às tendências tecnológicas para conseguir boas colocações no mercado

Para ter o trabalho valorizado, uma secretária precisa investir em línguas estrangeiras. Falar inglês fluentemente é a base, e outras línguas, dependendo da empresa, também são imprescindíveis, como o espanhol, o italiano, o alemão e o francês. O português, então, deve ser impecável, pois cartas, relatórios e todos os textos que saem da diretoria não podem ter deslizes.

Além de mais estudos, que são considerados essenciais para desempenhar a profissão, é interessante que as secretárias participem regularmente de seminários, palestras e congressos.

Só assim é que os profissionais de uma mesma área podem ter uma dimensão melhor sobre a sua classe, trocar experiências e, por que não, aumentar o networking. Afinal, todo mundo precisa estar atualizado, até para encontrar um emprego melhor.

Ser discreta para uma secretária tem duplo sentido. O primeiro é uma referência à confiança que os executivos precisam ter na profissional. E o segundo é quando o executivo pede favores pessoais, ela acaba sabendo de tudo e mais um pouco sobre a vida dele.

Outra exigência é em relação ao modo de se vestir. A secretária tem de estar sempre bem arrumada, de forma elegante, e isso inclui cabelo, roupa e maquiagem. Os exageros devem ser evitados a todo custo

Fonte: Revista Vida Executiva de Julho/2006

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VAGAS DE EMPREGO

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REQUISITOS

Função

Anúncio 1: Organização de viagens; Acostumada a trabalhar com expatriados (exilados); Recepção de visitantes estrangeiros; Organização de arquivos, correspondências e relatórios.

Anúncio 2: Redigir documentos (ofícios, memorandos); Recepcionar pessoas que se dirigem à empresa, tomando ciência dos assuntos a

serem tratados, a fim de encaminhá-los ao local conveniente ou prestar-lhes informações desejadas;

Realizar ou atender ligações telefônicas em português e inglês transmitindo e/ou recebendo informações, visando assegurar o perfeito funcionamento do sistema de comunicação da empresa;

Receber, comunicar e enviar as correspondências para a filial, clientes e “stakeholders”;

Manter controle das salas de reuniões efetuando as reservas sempre que solicitado, bem como providenciar junto à Copa (água, café...) aos visitantes e funcionários;

Participar de reuniões com sua supervisão, tratando de assuntos correlatos ao departamento, a fim de possibilitar a avaliação das práticas aplicadas e possibilitar melhor desempenho dos trabalhos;

Zelar pela organização e limpeza do local de trabalho, para assegurar-lhe condições de higiene e segurança;

Atender e realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação de seu superior imediato.

Anúncio 3: Controlar a agenda do secretário geral da organização; agendar compromissos e

reuniões; Preparar apresentações e materiais para reuniões; Organizar viagens do secretário geral; Elaborar relatórios e atas de reuniões.

Anúncio 4: Prestar assistência aos dirigentes da empresa, atuando em conjunto com a

secretária e sempre que necessário, assessorá-los e atendê-los diretamente; Organizar e coordenar agendas, arquivos, documentos em geral; Dar suporte aos líderes, quanto aos vencimentos de pagamentos, notas fiscais, etc. Atender, triar e intermediar contatos telefônicos dirigidos aos líderes.

Anúncio 5: Atendimento ao cliente;

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Atualização de base cadastral; Técnicas de negociação e cobrança.

Anúncio 6: Secretariar o diretor comercial; Atender ao telefone; Reservar salas de reuniões; Organizar materiais.

Anúncio 7: Preparação de apresentação, planilhas, relatórios, reuniões e rotina da área; Secretariar diretoria;

Anúncio 8: Rotina administrativa da diretoria Relatório Pagamentos

Anúncio 9: Atendimento telefônico Digitação, envio e controle de correspondências eletrônicas: mala direta e de

documentos Organização de Arquivos

Anúncio 10: Orçamento Preparação de contratos Redação

Perfil Profissional

Anúncio 1: Fluência do Idioma Inglês falado e escrito; Conhecimentos de alemão; Domínio do pacote Office; Experiência profissional; Superior completo.

Anúncio 2: Fluência em Inglês; Conhecimento de Informática; Formação profissionalizante ou superior em Secretariado.

Anúncio 3: Experiência de 4 a 5 anos; Ter trabalhado em organização do terceiro setor e em organização de eventos; Boa expressão na língua portuguesa; Inglês fluente; Espanhol básico; Informática avançada; Trabalho em equipe; Habilidade ao telefone; Habilidade com informática; Formação profissionalizante ou superior em Secretariado;

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Anúncio 4: Experiência de 2 a 3 anos; Formação profissionalizante ou superior em Secretariado.

Anúncio 5: Conhecimentos com sistemas de cobrança e integração; Formação média ou profissionalizante.

Anúncio 6: Um ano de experiência; Conhecimentos em Word e Excel; Formação profissionalizante ou superior em Secretariado.

Anúncio 7: Experiência de 4 a 5 anos; Formação profissionalizante ou superior Secretariado; Conhecimentos na rotina da função.

Anúncio 8: Experiência de 2 a 3 anos; Espanhol Fluente; Formação profissionalizante ou superior Secretariado.

Anúncio 9: Menos de um ano de experiência; Inglês intermediário; Conhecimentos Pacote Office; Formação profissionalizante ou superior Secretariado.

Anúncio 10: Redação Excel avançado

Perfil Pessoal

Anúncio 1: Dinamismo; Organização; Iniciativa.

Anúncio 2: Comunicativa; Organizada; Com iniciativa; Adaptação a novas situações.

Anúncio 3: Pontual; Agilidade; Extremamente valorizada; Capacidade de organização.

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CONCLUSÃO

O ambiente de trabalho, hoje, é extremamente competitivo e seletivo, fazendo com que o crescimento e os resultados de uma organização sejam obtidos à custa das competências pessoais, e não só de habilidades técnicas.

Hoje, o profissional deve ser multifuncional, criativo, ter flexibilidade, saber trabalhar em equipe e estar predisposto a aceitar mudanças e desafios constantes, ter visão macro e agir integradamente.

Essas características são uma exigência do mercado de trabalho, considerando que o profissional deva ter muito mais do que só o desenvolvimento de tarefas e funções pertinentes ao cargo, mas, principalmente, a capacidade de apreender novos conhecimentos e estar preparado para oferecer soluções aos diversos problemas enfrentados pela organização.

Portanto, há a necessidade de se atualizar constantemente se tornou mais um requisito para o profissional atual. Onde é necessária a conscientização de que os valores são outros, exigindo, conseqüentemente, que se eliminem preconceitos e quebrem paradigmas, para enxergar as oportunidades e aumentar a visão do futuro.

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BIBLIOGRAFIA

Fontes

TIR, Janete. Secretária do Terceiro Milênio. Sinsesp. Disponível em: <http://www.sinsesp.com.br/artigos/artigo18.htm>. Acesso em: 22-04-08

INFO JOBS. Disponível em: <http://www.infojobs.com.br/>. Acesso em: 22-04-08

MANAGER ONLINE. Disponível em: <http://www.manager.com.br/>. Acesso em: 22-04-08

CATHO ONLINE. Disponível em: <http://www.catho.com.br/>. Acesso em: 22-04-08

PRIMEIRA MÃO. Disponível em: < http://www.primeiramao.com.br/>. Acesso em: 22-04-08

BERTOLINO, Valdessara. O profissional multifuncional. Secret@riando. Disponível em: <http://www.secretariando.com.br/carreira/carr-30.htm>. Acesso em: 22-04-08

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