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RESPOSTA A AUDITORIA USANDO O AQD VERSÃO 8 – AUDITADO

IT-DSO-013 – REV00

Elaborado por Silvio dos Santos Dalmolin

Silvio dos Santos Dalmolin

Auditor de Safety Quality Assurance

Consensado por Raissa Victoria Testa Tenorio

Analista Safety Quality Assurance

Aprovado por Juliane Miranda da Silva Juliane Miranda da Silva Coordenadora de Safety Quality Assurance

Data de Emissão 02/08/2017


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Objetivo

Prover guia aos colaboradores responsáveis pela identificação/cadastro de Causa Raiz e definição de Plano de Ação Corretiva para não conformidades identificadas em processos de Auditorias de Segurança Operacional, Security em áreas operacionais, departamentais, fornecedores e clientes potenciais a cadastro de Known Shipper.

Setor Executor Pessoa designada como responsável pela Área auditada que responderá as não conformidades.

Setores Envolvidos Todas as Áreas que utilizam o Sistema AQD.

Resultados Esperados

Após leitura e entendimento desta instrução o usuário deverá ser capaz de acessar o Portal AQD, identificar Findings sob sua responsabilidade, cadastrar Cause e Action (causa raiz e plano de ação) além de manter a interação com o Auditor através do Portal AQD até a conclusão do processo de ação corretiva/preventiva.

Material / equipamentos

Computador com acesso à internet e ao Sistema AQD Portal.


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SUMÁRIO

1. GLOSSÁRIO ............................................................................................................. 4

2. LOGIN NO PORTAL AQD ........................................................................................ 4

3. MÓDULO AIM ........................................................................................................... 5

3.1. Acessando “My Work” ............................................................................................ 6

4. MÓDULO FCA .......................................................................................................... 7

5. RESPONDENDO UMA FINDING ............................................................................. 9

5.1. Como Criar uma Causa ......................................................................................... 11

5.1.1. Como editar uma causa ........................................................................................ 14

5.1.2. Como Excluir uma Causa ..................................................................................... 14

5.2. Como adicionar uma Action (Plano de Ação) ..................................................... 15

5.2.1. Como editar uma Action (ação) ........................................................................... 20

5.2.2. Action (ação) com status Rejected ...................................................................... 20

5.2.3. Como excluir uma Action (ação).......................................................................... 25

5.3. Alterando Finding para Submitted ....................................................................... 27

6. EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO (ACTION)...................................................... 28

6.1. Status In Progress ................................................................................................. 28

6.2. Anexar evidência de uma Action ......................................................................... 29

6.2.1. Excluir uma Evidência .......................................................................................... 31

6.2.2. Checagem dos anexos enviados ......................................................................... 31

6.3. Alteração do status para Completed ................................................................... 32

6.4. Action com status Recheck ................................................................................. 33

6.5. Evidência insuficiente ........................................................................................... 35

7. FINDING E ACTION LOG ....................................................................................... 36

7.1. Visualização e impressão de informações do Log ............................................. 37

8. CONTATAR O AUDITOR ATRAVÉS DO AQD ...................................................... 38

8.1 Como Enviar E-mail ao Auditor............................................................................ 38

9. FLUXOGRAMAS .................................................................................................... 42

10. ANEXOS ................................................................................................................. 42

10.1. Tabela - Status utilizados em Actions – Plano de Ação (AQD) ........................... 42

10.2. Tabela - Status utilizados em findings – Não Conformidades (AQD) ................. 43

11. LISTA DE DISTRIBUIÇÃO ..................................................................................... 43


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CONTROLE DE REVISÕES

REVISÃO DATA PÁGINAS DESCRIÇÃO DA MODIFICAÇÃO

00 02/08/2017 Todas Criação do documento.

1. GLOSSÁRIO

AQD – Aviation Quality Database. Nesta nova versão, Rolls-Royce Safety Management.

FINDING – Não cumprimento ou atendimento de um requisito. Também referenciado como

“Não Conformidade”.

CAUSE – Motivo pelo qual o item está não conforme. Também referenciado como “Causa

Raiz”.

ACTION - Ato para eliminar a causa de uma não conformidade identificada ou outra

situação indesejável. Também referenciado com “Plano de Ação”.

AUDITEE – Departamento auditado.

OWNER – O departamento condutor da auditoria.

2. LOGIN NO PORTAL AQD

Usando um navegador Web (Google Chrome, Mozila Firefox, Internet Explorer, entre

outros) acesse o Portal AQD, através do link http://aqd.avianca.com.br/home.aspx

IMPORTANTE: não se deve utilizar o “www”.

Após o carregamento da página é necessário realizar login utilizando usuário (Username)

e senha (Password), o qual é de uso pessoal e intransferível, ou seja, exclusivo de cada

usuário.

http://aqd.avianca.com.br/home.aspx


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Na página de acesso (figura acima) insira as informações de login conforme detalhes a

seguir:

- Username*: Digite seu “Username”.

- Password: Digite sua senha.

Após inseridas as informações clique em Submit para realizar acesso ao Sistema AQD, se

os dados inseridos estiverem corretos.

Nota:

*Colaboradores Avianca: o mesmo username e password utilizado na intranet, sem o

@avianca.com.br.

*Prestadores de serviços: acesso fornecido pelo departamento de T.I. da Avianca. Caso

tenha dúvidas ou dificuldade no acesso, favor contatar o Service Desk da Avianca,

conforme número ou e-mail fornecido pelo seu focal point na Avianca.

3. MÓDULO AIM

Após o login você será direcionado para uma tela que contém a aba AIM (Active Issues

Manager), localizada na página inicial do Portal AQD.

Neste módulo será exibido um resumo em números dos processos assinados ao usuário

que realizou login.

Digite seu username e password. Clique em Submit.


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Ainda na aba AIM, existe uma sub-aba chamada “My Work” e outra chamada My

Department”, que estarão definidas nos itens abaixo.

Nota: O usuário que ao acessar estas abas não visualizar nenhuma informação significa

que ele não possui nenhuma pendência para tratar.

3.1. Acessando “My Work”

A aba My Work (Meu Trabalho) apresenta em forma de números todos os processos

relacionados ao usuário que está logado, processos estes em andamento e/ou pendentes

de conclusão.

Para acessar as informações detalhadas sobre cada processo basta clicar sobre o número

sublinhado (link).

Exibe o número de processos pendentes de conclusão.

Clique sobre o hiperlink (números sublinhados) para acessar detalhes dos processos. Verde: No prazo, Vermelho: Atrasado


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Clicando no número referente a “Actions Assigned” direcionará para “Action I Am

Responsible For > Actions Assigned to Me”.

Clicando no número referente a “Findings Assigned” direcionará para “Findings Assigned

to Me”.

4. MÓDULO FCA

O módulo FCA - Findings, Causes & Actions é o local onde são acessadas e processadas

as informações detalhadas das não conformidades e ações corretivas.


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É possível acessar o FCA pelo My Work conforme descrito acima, ou clicando

diretamente na aba conforme abaixo:

No módulo FCA é possível visualizar as informações de Findings e Actions ao clicar sobre

a seta para expandir as seções.

Das seções acima visíveis, somente dois módulos são utilizados e são descritos a

seguir:

- Findings Assigned to Me: Neste campo são exibidas as findings assinadas para o

auditado e que ainda não foram tratadas ou respondidas ou ainda, findings que tiveram a

causa raiz/plano de ação rejeitados, ou seja, status do plano de ação foi definido com

Rejected (ver Item 10.1). Após a análise da finding, identificação de causa raiz, definição

de plano de ação corretiva e este aceito (status Assigned) pelo auditor, a finding poderá ser

acessada através da respectiva action, conforme abaixo:

- Actions I Am Responsible For: Neste campo são visíveis as actions que estão assinadas

para o auditado e estão em andamento, ou seja, ainda não foram finalizadas e estão sob

responsabilidade deste. Após o encerramento da action (status Closed) ela não estará mais

visível para o auditado.

Findings sob responsabilidade do usuário

Actions sob responsabilidade do usuário

Clique nas setas para expandir as seções


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5. RESPONDENDO UMA FINDING

A partir do modulo AIM, na tela “My Work” ao lado de “Findings Assigned” clicar no número

sublinhado (Links).

Após o clique, o usuário será direcionado para o modulo FCA, onde carregará as actions

ou findings, dependendo de qual item foi ativado. No módulo Findings, Causes and Actions

– FCA, poderá visualizar Findings Assigned to Me ou Actions I Am Responsible for > Actions

Assigned to Me.

Nota: Caso não ocorra o direcionamento, acesse através da guia FCA, conforme

apresentado anteriormente.

Expanda a seção Findings Assigned to Me clicando na seta circulada conforme figura

abaixo, para visualizar as Findings sob responsabilidade do usuário;

Em seguida, clique sobre o código da finding, na coluna Finding ID.

Clique na seta para expandir a seção.

CLIQUE sobre o número para acessar as Findings que requerem identificação da Causa Raiz e Criação do Plano de Ação.


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Ao clicar, a página carregará o detalhamento da Finding.

A maioria dos campos são somente para leitura, permitindo apenas ao auditado definir

Causa (s) Raiz, Plano (s) de Ação e definir o Response Status da finding para Submitted.

Clique aqui para acessar os detalhes da Finding.

Descrição da Não Conformidade.

Descrição da evidência encontrada pelo auditor.

Prazo para apresentação da Causa Raiz e Plano de Ação.


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Na figura acima, os campos mais importantes a serem observados para identificação de

Causa (s) Raiz e definição de Plano (s) de Ação são os seguintes:

- Description: Descrição textual da não conformidade, problema ou ameaça que foi

encontrada pelo auditor.

- Evidence: apresentação de fatos e/ou outras informações que foram observados pelo

auditor e que evidencia a existência da não conformidade ou do perigo encontrado.

- Response Due: prazo definido através da análise de risco, para que o auditado apresente

Causa Raiz e Plano de Ação para a não conformidade.

5.1. Como Criar uma Causa

Na tela da finding, no menu a direita, localize a seção Worflow. Clique em Create Causes

and Actions.


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Ao clicar, será direcionado para a seção Causes and Actions(). Clique em New Cause.

OU, então role a tela da finding para baixo até a seção Causes and Actions() e expanda-

a usando a seta para baixo.

Clique em New Cause

Ao clicar, o formulário New Cause irá abrir.

Preencha os 4 campos com as devidas informações de acordo com prévia análise da

Finding e identificação da “Causa Raiz”.

Se identificadas, múltiplas Causas, todas podem ser adicionadas a uma Finding (Não

Conformidade).

Clique para expandir a seção

Clique para adicionar Causa Raiz


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Cada item da janela New Cause deverá ser preenchido com as informações conforme

segue:

- Cause Description: Será a descrição textual do motivo da não conformidade, o porquê

da não conformidade, é recomendado a utilização da ferramenta da qualidade “5 porquês”,

uma técnica para encontrar a causa raiz de uma não conformidade que se utiliza do

questionamento do problema até encontrar definitivamente a causa.

- Person/Org: Na lista suspensa, selecionar a Organização e/ou departamento, ou pessoa

responsável pela causa raiz (Cause), que levou a estar não conforme.

- Category: Na lista suspensa, selecione a categoria em que a Causa Raiz se enquadra.

Uma vez que uma categoria tenha sido selecionada, a lista Item será filtrada de acordo com

essa Categoria.

- Item: Na lista suspensa, selecione o Item que contribuiu para que o processo /

procedimento esteja não conforme.

Após preenchidos os campos:

Clique no botão Add, uma mensagem de confirmação irá surgir.

Clique em OK. A causa será salva e aparecerá como “Cause 1” na seção Causes and

Actions.

Se a causa criada ficar oculta, clique na seta para baixo para expandir Cause 1.

A cause cadastrada será exibida.


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5.1.1. Como editar uma causa

Uma vez que a causa foi cadastrada, se houve erro no cadastro ou se após avaliação do

auditor, esta for considerada como insuficiente ou errônea, o responsável deve editá-la.

Na seção Causes and Actions > Cause,

Clique em Edit Cause para abrir o formulário.

Edite os campos conforme necessário.

Clique em Save.

Nota: Uma causa somente pode ser editada enquanto o Response Status da Finding

estiver em Required.

5.1.2. Como excluir uma causa

Na seção Causes and Actions > Cause,

Clique em Delete Cause. Uma mensagem de confirmação irá aparecer.

Clique em Yes para confirmar ou No para cancelar.


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5.2. Como Adicionar uma Action (Plano de Ação)

Uma Action (Plano de Ação) somente poderá ser adicionada após a identificação da Cause

(Causa Raiz) e seu registro confirmado em sistema.

Para cadastrar a Action:

Clique na seta para baixo, próximo a Actions(*) para expandir a seção;

Clique no ícone + (Adicionar).

A página New Action com detalhes da ação irá abrir.

Clique para Expandir a Subseção

Clique para abrir a tela New Action

Clique aqui para Editar a Causa.

Clique aqui para Excluir a

Causa.


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Preencha os campos destacados em vermelho na figura acima, conforme descrição:

- Action Type: selecione Corrective

- Action Status: Status da ação.

Na lista suspensa, selecione o status atual da ação. Ao criar uma nova ação selecione o

status Proposed.

Selecione o tipo de ação: Corrective.


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- Due Date: Selecione o prazo para implementação da ação.

Para isto, clique no campo, um calendário irá abrir, selecione uma data. O prazo será

também avaliado pelo auditor.

Notas Importantes – Prorrogação de Due Date:

a) Posteriormente, caso o auditado verificar que não conseguirá concluir a ação no prazo

inicialmente definido, ou seja, corrigir a não conformidade, o auditado deve solicitar ao

auditor prorrogação do “Due Date” para conclusão do Plano de Ação mediante

apresentação de justificativas. Prorrogação esta, que após análise das justificativas e de

acordo com o nível de risco (criticidade) da finding, poderá ser aceita ou não.

b) A solicitação de prorrogação será analisada somente se o auditado solicitá-la

apresentando as justificativas com até 10 dias antes do vencimento da finding, após o

vencimento não será analisado solicitação de extensão de prazo. Actions fora do prazo,

pendentes de conclusão são consideradas vencidas. Extensões fora do prazo poderão ser

aceitas em casos específicos e tratadas como exceção.

c) Plano de Ação para Finding reincidente não poderá solicitar prorrogação de prazo.

Utilize o calendário para selecionar o prazo.

Selecione o status da Ação: Proposed.


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- Assined To: Será o responsável pela action, a pessoa que irá executar, implementar a

ação corretiva.

Para selecionar, clique na lupa.

A janela Staff Search irá abrir.

Localize e selecione o seu nome.

Clique em Submit.

- Action Text: Será o texto da ação, ou seja, ação que será realizada pelo gestor

responsável para eliminar a Cause (causa raiz) e corrigir a Finding (Não conformidade) de

modo que não seja recorrente nas próximas auditorias.

Após inseridas as informações, conforme descritas acima, se somente houver uma ação

corretiva clique em Save And Submit Finding Response. Caso desejar salvar e adicionar

um segundo Plano de Ação, clique em Save Add New.

Nota: Caso desejar apenas salvar sem adicionar um segundo Plano de Ação e sem

submeter para avaliação, clique em Save, porém não estará submetendo a ação para

avaliação do auditor responsável.

1) Digite seu nome

3) Selecione seu nome, clique em Submit

2) Clique na lupa para localizar o nome digitado

Clique para abrir a lista.


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Se clicar em Save And Submit Finding Response ou apenas Save, uma mensagem de

confirmação irá aparecer.

Clique em OK.

A ação será salva e receberá automaticamente uma Action ID e estará disponível para

avaliação do Auditor.

Um número de Action (Action ID) é uma referência única atribuída automaticamente pelo

sistema e é composto de:

Prefixo Número Sequencial Ano A 4 17

Indica que é Action Número da Action Ano de Criação

Clique para Salvar e submeter para avaliação.

Clique para Salvar ação atual e adicionar uma outra ação.


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5.2.1. Como editar uma action (ação)

Durante o processo de cadastro da action algo pode ter sido escrito erroneamente e então

seja necessário corrigir. Para isto, é possível editar a action.

Para editar, primeiro acesse a action. Em qualquer local do AQD Portal, clique sobre link

Action ID.

Nota: Dentro do AQD um link é qualquer item sublinhado. Ex.: Link para uma action: A5-17

Após aberta a tela com as informações da action, faça as alterações nos campos

desejados conforme solicitado ou o que for necessário.

Para guardar as alterações, clique em Save.

As alterações realizadas serão guardadas.

Nota: Neste caso, só é possível editar uma action enquanto estiver com o status Proposed.

5.2.2. Action (ação) com status rejected

Se, após submetido para avaliação do auditor, o plano de ação (Action Text) seja rejeitado

(Action status: Rejected), será necessária alteração da ação proposta, propondo um novo

plano de ação, ou ainda editar a cause (causa raiz).

Para revisar a causa raiz e/ou plano de ação de uma action com status Rejected, é

necessário ir até a tela da finding a qual o plano de ação se refere.

Para acessar a finding, vá até o modulo AIM, seção My Work, clique sobre o número, na

linha Findings Assigned.

Clique para acessar a Action


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Na tela seguinte,

- Expanda a seção Findings Assigned to Me;

- Abra a Finding: Na coluna Finding ID, clique sobre o código da finding para abrir a finding

referente ao plano de ação rejeitado;

A tela com as informações da finding irá abrir.

Caso tenha recebido solicitação para rever a Cause (Causa Raiz), clique em Create

Causes and Actions, e edite a Cause seguindo o descrito em 5.1.1. Como editar uma

causa.

Caso tenha recebido solicitação para rever a Action (plano de ação), no lado direito da tela

das informações da finding, na ferramenta Workflow, clique em Review Rejected Actions.

Clique para

acessar a Finding

Clique para expandir a seção

Clique para acessar a finding


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A tela Review Rejected Actions irá abrir, sendo possível visualizar o texto atual da action

(Plano de Ação) no campo Action Text e a observação do auditor no campo Rejection

Reason, informando o motivo pelo qual o plano de ação foi rejeitado.

Para revisar a action, clique em Edit Action.

Ao clicar em Edit Action, a tela da ação será aberta.

Realize a alteração conforme necessário, editando o campo Action Text.


IT-DSO-013–00 Página 23 / 43 02/08/2017

Para guardar as alterações, clique em Save.

Em seguida, no menu lateral, na seção Workflow, clique em Reopen Action.

A tela Change Action State irá abrir.

No campo Action State, altere o Status da Action de Rejected para Proposed, para isto:

Selecione o Action State como Proposed.


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No campo Log Entry, descreva brevemente as alterações realizadas durante a edição do

plano de ação.

Clique em Save. A action será salva com o novo status.

Uma vez que todas as actions com status Rejected foram revisadas e configuradas como

Propostas, ou seja status Propoosed, volte à tela da finding e resubmeta o plano de ação.

Para isto, na tela da action, clique no código da referida finding.

Na finding, ao lado direito da tela localize a ferramenta Workflow e clique em Submit Action

Plan


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A tela Submit Action Plan irá abrir, se desejar, no campo Log Entry, informe alterações

realizadas e clique em Yes para enviar as alterações para avaliação.

O Response State da finding será alterado de Required para Submitted e as actions

propostas ficarão disponíveis para avaliação do auditor.

5.2.3. Como excluir uma action (ação)

Para excluir uma action, é preciso estar na tela da finding, para isto:

Clique na aba FCA.

Na seção Findings Assigned to Me(), clique sobre a seta para baixo para expandir, em

seguida clique sobre o número da finding que deseja abrir, na coluna Finding ID.

1) Clique na seta para expandir a seção. 2) Clique para abrir a

Finding


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A finding será aberta, role a tela para baixo até a seção Causes and Actions e expanda

as subseções clicando nas setas para baixo até visualizar o número da action na coluna

Action ID.

Para excluir a action clique sobre o X na coluna Delete.

Uma mensagem de alerta ira aparecer, clique em YES para continuar ou NO para

cancelar.

Na mensagem de confirmação clique em OK.

Nota: Somente as Ações que têm Status Proposed ou Assigned podem ser excluídas.

Clique sequencialmente nas setas para expandir as seções.

Clique no X para Excluir


IT-DSO-013–00 Página 27 / 43 02/08/2017

5.3. Alterando Finding para Submitted

Após a criação da (s) action (s) (Plano de Ação corretiva) para a Finding, caso, ao salvar a

action não tenha clicado em Save And Submit Finding Response, é possível alterar o

Response Status da finding (Não Conformidade) posteriormente.

Para isto é necessário ir até a tela dos dados da Finding.

Na tela da action, que acabou de cadastrar, na seção Action Context clique sobre o código

da Finding,

ou então, no modulo FCA, seção Findings Assigned to Me, clique sobre o código da

Finding que deseja submeter Causa Raiz e Plano de Ação para avaliação.

A página específica da finding irá carregar.

Na coluna direita, seção Workflow, localize o item Submit Action Plan e ative-o.

Clique no link para ser direcionado

Clique no link para ser direcionado


IT-DSO-013–00 Página 28 / 43 02/08/2017

A janela Submit Action Plan irá abrir.

No item Log Entry, se necessário, informe o que está realizando.

Clique em Yes, o Response Status da Finding será alterado para Submitted e estará

disponível para avaliação do auditor responsável.

Uma vez que Causes e Actions são propostas pelo auditado para a Finding, o Response

Status alterado para Submitted, a responsabilidade é então transmitida para o Auditor

avaliar as medidas cadastradas.

6. EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO (ACTION)

Uma vez que, após a análise do auditor, a Causa Raiz (Cause) e o Plano de Ação (Action

Text) foram aceitos (Status da Action alterado de Proposed para Assigned), o

responsável pela auditoria deverá iniciar a implementação do plano de ação.

6.1. Status In Progress

Para evidenciar que está ciente de que o Plano de Ação proposto foi aceito e que este está

em fase de implementação, o auditado, responsável pela execução do plano de ação deve

alterar o status da action de Assigned para In Progress, conforme abaixo:

Clique Yes para salvar a alteração.

Campo Log para informações.


IT-DSO-013–00 Página 29 / 43 02/08/2017

Na tela da action, no menu lateral, na seção Workflow, clique em Set Action In Progress.

A tela Set Action State In Progress irá abrir.

No campo Log Entry, se desejar descreva o motivo da alteração.

Após clique em Save. O status da action será alterado para In Progress.

Nota: O registro das informações inseridas no campo Log Entry poderá ser consultado na

tela da Action, na seção Log.

6.2. Anexar Evidência de uma Action

Após alteração do status para In Progress e o plano de ação executado, será necessária a

evidência de implementação, da execução da ação que foi proposta.

Nota: Os anexos podem ser adicionados a uma Action apenas após ela ter sido aceita pelo

auditor e/ou equipe auditora e o status alterado de Assigned para In Progress.


IT-DSO-013–00 Página 30 / 43 02/08/2017

Para anexar um arquivo como evidência da execução de um plano de ação, vá até a tela

da Action, role a tela até Attachments (Anexos).

Clique na seta para expandir a seção (1), em seguida clique no ícone + (Add).

Navegue até o local do arquivo desejado que deseja anexar.

Selecione o arquivo, clique em Abrir.

O arquivo será anexado.

1) Clique na seta para expandir a seção.

2) Clique + para anexar evidência.

1) Selecione o arquivo que deseja anexar como evidência.

2) Clique em Abrir


IT-DSO-013–00 Página 31 / 43 02/08/2017

6.2.1. Excluir uma evidência

Se um anexo não é mais desejado ou se este foi carregado erroneamente é possível excluí-

lo, para isto:

Selecione o arquivo que deseja excluir clicando nele uma vez (Para selecionar, não

deverá clicar sobre o nome do arquivo), este mudará o tom de verde.

Clique no ícone “lixeira” para excluir;

Uma mensagem de aviso aparecerá solicitando a confirmação de exclusão do anexo;

Clique em YES para confirmar ou NO para cancelar.

6.2.2. Checagem dos anexos enviados

Para visualizar os arquivos anexados, clique no nome do anexo (coluna File Name).

Clique aqui para selecionar o arquivo.

Clique Aqui para Excluir.


IT-DSO-013–00 Página 32 / 43 02/08/2017

Se o anexo foi copiado corretamente ocorrerá o download do arquivo e este poderá ser

visualizado.

Nota: A inclusão do anexo será liberada apenas com o status In Progress.

6.3. Alteração do status para Completed

Quando concluído a inclusão de anexos que evidenciem a implementação do plano de

ação, o auditado deverá alterar o status da action para Completed (Completo).

Na tela da action, no menu lateral, na seção Workflow, clique em Set Action Complete.

A tela Set Action State Complete irá abrir.


Clique sobre o nome do anexo para abri-lo


IT-DSO-013–00 Página 33 / 43 02/08/2017

Após, clique em Save.

O status da action será alterado para Completed e as evidências anexadas passarão pela

avaliação do auditor responsável.

Nota: O registro das informações inseridas no campo Log Entry poderá ser consultado na tela da Action, na seção Log.

Se após avaliação, o auditor considerar que o (s) arquivo (s) anexado (s) evidenciam que

o Plano de Ação (Action) foi implementado e concluído com êxito, este alterará o status da

action para Closed e o processo será então finalizado.

O responsável receberá um e-mail informando que o Plano de Ação foi finalizado e a action

não mais aparecerá nas pendências do auditado.

6.4. Action com Status Recheck

Status utilizado pelo auditor para indicar que naquela ação será realizada uma nova

verificação referente execução e efetividade do plano de ação, ou seja, um follow-up. O

prazo para a verificação estará especificado no campo Recheck Due.

Status de Plano de Ação finalizado.


IT-DSO-013–00 Página 34 / 43 02/08/2017

O auditado, nos 10 (dez) dias que precedem a data do vencimento Recheck Due, deverá

apresentar outras e novas evidências referente à execução e implementação do plano de

ação.

Para anexar evidências, primeiro alterar o status de Recheck para In Progress.

Na tela da action, no menu lateral, na seção Workflow, clique em Change Action State.

A tela Change Action State irá abrir.

No campo Action State, selecione o status In Progress.


Prazo para apresentar novas evidências.

Plano de ação com status Recheck.

Clique para exibir as opções.

Selecione In Progress


IT-DSO-013–00 Página 35 / 43 02/08/2017

Após selecionar o novo status e adicionar a devida observação, clique em Save.

O status da action será alterado para In Progress e as novas e recentes evidências poderão

ser anexadas através da seção Attachments. Para anexar evidências, seguir procedimento

conforme descrito acima em 6.2 Anexar evidência de uma Action.

Após anexadas as evidências, alterar o status da ação para Completed, conforme descrito

em 6.3. Alteração do status para Completed.

6.5. Evidência Insuficiente

Se após avaliação dos arquivos em anexo à action, o auditor julgar que o (s) arquivo (s)

anexado (s) são insuficientes para evidenciar a implementação do Plano de Ação (Action)

este alterará o status da action para In Progress, enviará um e-mail através do AQD

solicitando que o auditado inclua maiores evidências para que seja realizada uma nova

avaliação.

Se desejar visualizar maiores detalhes ou informações sobre a solicitação, role a tela até a

seção Log, clique na seta para exibir as informações e em seguida posicione e mantenha

o cursor sobre as linhas e as informações daquela entrada do log serão exibidas por

completo em uma janela temporária.

Status de Plano de Ação também utilizado para solicitar inclusão de maiores evidências.


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Adicione as evidências conforme solicitado, seguindo o procedimento descrito na seção 6.2

Anexar evidência de uma Action.

Após anexadas as evidências, alterar o status da ação para Completed, conforme descrito

em 6.3. Alteração do status para Completed.

7. FINDING E ACTION LOG

Em qualquer momento, informações extras e adicionais relacionadas a Finding (Não

Conformidade) ou Action (Ação Corretiva) podem ser visualizadas no log.

Para acessar o LOG, tanto na tela da Finding como na Action, role a tela até localizar a

seção Log(*) .Para visualizar as informações:

Clique na seta para baixo para expandir.

As informações com todas as atividades realizadas para a finding/action estarão

registradas.

É possível também visualizar rapidamente informações do log, posicionando e mantendo o

mouse sobre a linha do registro, assim as informações ocultas serão exibidas em um balão.

Clique para expandir a seção.

No Log pode ser visualizado maiores detalhes da solicitação.


IT-DSO-013–00 Página 37 / 43 02/08/2017

7.1. Visualização e Impressão de Informações do Log

As informações presentes no LOG podem ser impressas em arquivo PDF, Word ou Excel.

Para realizar a impressão, na tela desejada, seja dentro de uma Audit, Finding ou Action,

vá até a parte inferior da seção Log e:

Clique no ícone de impressão;

A janela Print Log irá abrir;

Selecione o formato de arquivo desejado, Word, Excel ou PDF na opção Format. As

informações também poderão ser enviadas por anexo de e-mail, para isto selecione o

campo Send as Email.

Clique em Print e o arquivo com as informações do Log será gerado ou enviado por e-

mail se esta opção for selecionada.

Clique para

Imprimir.

Selecione o Formato desejado

Marque aqui se desejar receber em seu e-mail.

Clique para gerar o arquivo.

Posicione o cursor do mouse sobre o último registro.


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8. CONTATAR O AUDITOR ATRAVÉS DO AQD

Uma vez que uma Finding foi respondida, o Auditor pode ser notificado de que o Plano de

Ação (ou seja, identificação da Cause “Causa Raíz” e definição da Action “Plano de Ação

Corretiva”) está disponível para análise.

É possível também notificar o auditor quando da alteração de status da Action, por exemplo

de Assigned para In Progress indicando que iniciou a implementação do plano de ação,

alteração de In Progress para Completed, indicando que finalizou a implementação da Ação

e já anexou as evidências.

Para realizar a notificação/aviso utilize a opção Send Email, na tela da Action.

8.1 Como Enviar E-mail ao Auditor

Para enviar um e-mail a partir do AQD Portal, na tela da Action, localize o botão Email e

clique.

O formulário Send Email irá abrir.

Selecione para enviar um Email


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No campo Message Type selecione Other e;

No campo Log Type selecione Full Details e;

O campo Alternate Text deixe em branco.

Um texto será carregado por padrão no corpo do e-mail. Se necessário insira informações

adicionais e relevantes, abaixo do texto carregado.

Posteriormente, insira os destinatários digitando o e-mail no campo To ou selecione através

do catálogo de endereços.

Para abrir o catálogo de endereços:

Clique em To e/ou CC para abrir o Address Book;

Selecione Other

Selecione Full Details

Não altere.

Se necessário digite informações adicionais abaixo do texto que for automaticamente

carregado.

Clique para abrir o Catálogo de Endereços.


IT-DSO-013–00 Página 40 / 43 02/08/2017

No campo Search, digite o nome desejado para o destinatário, clique em Go.

Selecione o destinatário desejado.

Clique em TO-> ou em CC-> para adicionar o Destinatário/E-mail anteriormente

selecionado ao campo.

Repita os passos acima até adicionar todos os destinatários desejados.

Após adicionados todos, clique em Select, os destinatários/e-mails serão adicionados.

1) Digite o nome que deseja localizar

2) Clique para buscar

3) Clique aqui para selecione o Destinatário

4) Clique para adicionar o destinatário selecionado.

Clique para adicionar os destinatários e fechar o Address Book.


IT-DSO-013–00 Página 41 / 43 02/08/2017

Se já houver anexos (attachments) na Action, estes poderão ser selecionados para serem

enviados juntamente no e-mail.

Expanda a subseção e habilite o anexo.

Ou, poderá adicionar anexos de seu computador, através da seção Uploaded

Attachments.

Em seguida,

Clique em Send,

O e-mail será enviado para os destinatários selecionados.

Destinatários adicionados.

1) Clique para expandir a seção

2) Selecione o anexo que deseja incluir no e-mail.

Clique para Enviar o e-mail.


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9. FLUXOGRAMAS

N/A

10. ANEXOS

10.1. Tabela - Status utilizados em Actions – Plano de Ação (AQD)

Status Descrição

Proposed

O auditado identificou a causa raiz e propôs plano de ação, ao cadastrar no AQD

utiliza o status Proposed, ou seja, está propondo aquela ação para correção da

não conformidade. Esta será analisada pelo auditor.

Nota: A ação não será visível para o “Action Assignee” até que a ação tenha sido aceita (ou seja, o status de ação foi alterado para 'Assigned').

Rejected

O auditor, ao analisar a Ação Corretiva Proposed (aplicável quando a causa e a

ação foram criadas/cadastradas pelo auditado) identifica que esta não foi

adequada. É necessário por parte do auditado revisão e então propor ao SQA nova

causa raiz e/ou plano de ação, alterando em seguida o status de Rejected para

Proposed.

Assigned

A causa raiz (Cause) e o plano de ação (Action), após análise do auditor

responsável, foram aceitos. O auditado deve então alterar o status para In Progress

e iniciar a implementação do plano de ação.

In Progress

Indica que o auditado está trabalhando nas ações de mitigação e tão logo

implementadas apresentará as evidências no AQD; ou a evidência não foi aceita

ou foi julgada insuficiente pelo auditor sendo então necessário revisão e/ou

anexar uma nova evidência no AQD.

Completed

O auditado concluiu a execução do plano de ação e a inclusão de anexos que

evidenciam a implementação do plano de ação. Deve então alterar o status para

Completed para que as evidências sejam analisadas pelo auditor.

Closed

O auditor, após avaliação considera que o(s) arquivo (s) anexado(s) evidenciam

que o Plano de Ação (Action) foi implementado e concluído com êxito, portanto, o

processo referente à aquela não conformidade foi finalizado.

Recheck

O auditor, após avaliação considera que o(s) arquivo (s) anexado(s) evidencia(m)

que o Plano de Ação (Action) foi executado, porém haverá uma nova verificação

relacionado ao grau de risco, um acompanhamento referente à continuidade

e efetividade da ação com um novo prazo (Recheck Due) para o auditado

apresentar novas evidências.


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10.2. Tabela - Status utilizados em findings – Não Conformidades (AQD)

Status Descrição

Required

Status para finding que requer identificação de causa raiz e definição de plano

de ação pelo auditado, que deve acessar o AQD, identificar a causa raiz e

propor plano de ação.

Submitted

O auditado, ao analisar a finding com status Required, após identificar causa

raiz e definir plano de ação corretiva, submete estas para análise do auditor

responsável.

Accepted

A (s) causa raiz (Cause) e o (s) plano (s) de ação (Action) propostos para a

finding, foi (foram) aceito (s) após análise do auditor responsável. O auditado

pode então iniciar a implementação do plano de ação por ele proposto.

Not Required

Status para finding que não requer identificação de causa raiz e definição de

plano de ação pelo auditado devido não ser uma não conformidade, apenas

uma observação, uma sugestão de melhoria ou o nível de risco avaliado estar

na faixa verde (aceitável).

11. LISTA DE DISTRIBUIÇÃO

Documento com distribuição eletrônica para toda a empresa.

Controle de Registros

REGISTRO IDENTIFICAÇÃO LEGIBILIDADE ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO TEMPO DE

RETENÇÃO DESCARTE

Indexação Acesso

IT-DSO-

013-00

RESPOSTA A

AUDITORIA

USANDO O

AQD VERSÃO

8 - AUDITADO

MS Word

PDF

ged.avianca.

com.br ged.avianca.

com.br

Cód. de

Documento Qualidade N/A N/A

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