ARQUIVOLOGIA

GÊNEROS DE DOCUMENTOS- escritos ou textuais- cartográficos- iconográficos- filmográficos- sonográficos- micrográficos- informáticos

NATUREZA DO ASSUNTO- ostensivos- sigilosos - reservados

- confidenciais- secretos- ultra-secretos

CORRESPONDÊNCIA- interna x externa- oficial x particular

POSIÇÃO DA PROJEÇÃO- 2 a 5 posições (nomeadas por números ordinais)

PROJEÇÕES QUANTA À FUNÇÃO- primária A L M- secundária AC LA MO- subsidiária ACA LAM MOU- especial Acácio Lambert Moura

NOTAÇÕES- abertas A DA TAB- fechadas A-C DA-DE TAB-THI

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Básicos

AlfabéticoGeográfico

NuméricoSimplesCronológicoDígito-terminal

Ideográfico (Assunto)

AlfabéticoEnciclopédicoDicionário

NuméricoDuplexDecimalUnitermo ou Indexação coordenada

Padronizados

VariadexAutomático

Não têm aplicação no BrasilSoundexMnemônico

ObsoletosRôneo

Semi-indireto Alfanumérico

INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO- Tabela de temporalidade- Lista de eliminação

FASES DA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS1. Levantamento de dados2. análise dos dados coletados3. Planejamento

3.1. Posição do arquivo na estrutura da instituição3.2. Centralização x descentralização e coordenação3.3. Escolha de métodos de arquivamento3.4. Estabelecimentos de normas de funcionamento3.5. Recursos humanos3.6. Escolha das instalações e equipamentos3.7. Constituição de arquivos intermediários e permanentes3.8. Implantação e acompanhamento

ARQUIVOS CORRENTES – ATIVIDADES- Protocolo: recebimento e classificação; registro e movimentação- Expedição- Arquivamento: inspeção, estudo e classificação (determinação da entrada e das referências cruzadas)- Empréstimo e consulta- Destinação: análise, avaliação, seleção e eliminação

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOMétodos básicosALFABÉTICO- direto- vantagens: rápido, fácil e barato- desvantagens: erros de arquivamento, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes- regras de alfabetação → regras de ordenação: letra por letra; ou palavra por palavra

GEOGRÁFICO- direto- vantagens: de fácil manuseio- desvantagens: exige duas classificações – local e correspondente- melhores ordenações: estado – capital/cidade – correspondente

cidade – estado – correspondentecom outros países: país – capital/cidade – correspondente

NUMÉRICO SIMPLES- indireto- cada correspondente recebe um número, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem preocupação com a ordenação alfabética- a projeção da guia recebe o número ou o número e o nome- a fim de evitar duplicação de número, é indispensável um índice alfabético, remissivo- tem ampla aplicação nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e especializados

NUMÉRICO CRONOLÓGICO- indireto- utilizado em repartições públicas- o documento é autuado (colocado numa capa de cartolina e chamado de processo)- ficha de protocolo: é o registro propriamente dito, onde será indicada toda a movimentação do documento ou processo- índices auxiliares (em fichas): alfabético-onomástico; de procedência; e de assunto- vantagens: maior grau de sigilo; menor possibilidade de erros (mais fácil lidar com números do com que letras)- desvantagens: método indireto

NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL- indireto- documentos numerados seqüencialmente; porém leitura em pares de algarismos da direita para a esquerda

- vantagens: redução de erros de arquivamento; rapidez de localização e arquivamento; possibilidade de divisão eqüitativa de trabalho entre os arquivistas- desvantagens: leitura não-convenciona

POR ASSUNTO – ALFABÉTICOS- direto- enciclopédico ou dicionário- não é fácil, pois depende de interpretação dos documentos- exige elaboração de esquema, índice, plano ou código de assuntos para classificação- classificações padronizadas (CDD ou CDU) somente em Biblioteconomia

POR ASSUNTO – NUMÉRICOS – DUPLEX- oferece as mesmas possibilidades do método decimal no que se refere a agrupamento de assuntos, porém, abertura ilimitada de classes- desvantagens: se não forem bem definidas as classes, encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto em mais de um lugar

POR ASSUNTO – NUMÉRICOS – DECIMAL- derivado do CDD- vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam reunidos em grupos; números classificadores fáceis de reter na memória; expansão ilimitada para subdivisões dos assuntos- desvantagens: limitação de 10 números para a classificação

POR ASSUNTO – NUMÉRICOS – UNITERMO ou INDEXAÇÃO COORDENADA- não recomendado para arquivos convencionais; tem aplicação nos arquivos especiais e especializados

PADRONIZADOS – VARIADEX- variante do método alfabético- aplica cores- a grande vantagem é que o trabalho se reduz em até 80%, evitando-se, desta forma, arquivamentos errôneos e agilizando-se a pesquisa

SEMI-INDIRETO – ALFANUMÉRICO- não é básico, nem padronizado- também reduz os erros do método alfabético nominal