Robotic

Process

Automation

O que é RPA? É uma aplicação tecnológica

que permite que as empresas

configurem um software (robô)

para capturar e interpretar

informações para

processamento de uma

transação, trabalhando como

uma pessoa, sem alterar

os sistemas atuais.

Ro

bo

tConsistência

Produtividade

Retenção de equipes

Confiabilidade

Acurácia

Trilha de auditoria

Elasticidade / Flexibilidade

Right shoring

Baixo risco – Tecnologia não invasiva

Pode ser sobreposta a sistemas existentes

► Alto volume de dados

► Natureza repetitiva

► Direcionado por regras

► Atividades já estão

em sistemas

► Altas taxas de erros

► Conteúdo sensível

► Pode ser executado fora

do horário comercial

► Ambiente técnico

de TI complexo

Onde aplicar

RPA?

Potencial

de utilização

Serviços de TI

Supply chain

Serviços de RH

Finanças e

contabilidade

Principaisbenefícios

1. SIGNIFICANT SAVINGS

Compared to the cost of humans to

execute manual, repetitive processes

over several systems. In-house: -90%,

outsourced: -60%, or offshored: -30%*

2. FREE-UP STAFF

To focus on the higher value

activities and process exceptions.

3. EXTREME RELIABILITY

And significant reduction in

manual human tasks risk

5. IMPROVES CONSISTENCY

Control and traceability.

4. IMPROVES CUSTOMER

SATISFACTION

Thanks to real-time processing

and improved reliability.

6. NO CHANGE OF IT REQUIRED

Works with your existing IT

landscape and your strategic

roadmap.

7. ACCELERATE INNOVATION

Thanks to real-time processing

and improved reliability.

1° Geração*

A primeira onda robótica

irá automatizar funções

de natureza repetitiva e

operacional, encapsulando

essas ações em

funções como:

► Acessar sites

governamentais.

► Executar transações

no SAP.

► Definir campos e

informações em

sistemas legados.

2° Geração

A segunda onda robótica

usará e estenderá as

funções definidas pelos

primeiros robôs (que

será persistida em

uma estrutura nas

nuvens através

de bibliotecas API).

A segunda onda robótica

irá adicionar funções

mais complexas

na estrutura nas

nuvens como:

► Ler dados de PDF.

► Processar dados

não estruturados.

3° Geração

A terceira onda robótica

irá desenvolver funções

avançadas de análise

e tambem irá permitir

a componentização

de atividades específicas

de análise de negócios,

permitindo um enorme

aumento na biblioteca

de funções com o uso de

algoritmos de previsão..

4° Geração

A quarta onda robótica

irá fazer uso de funções

complexas de análise

avançada de dados

para recomendar a

melhor ação a ser tomada

em situações de difícil

parametrização tais como:

► Máquina de vetores

de suporte.

► Redes neurais artificais.

5° Geração

A quinta onda robótica

utilizará algoritmos de

inteligência cognitiva

para abordar atividades e

processos que dependem

da simples interação

humana, permitindo a

componentização de

ações como:

► Ligações telefônicas.

► Compreensão de e-mails.

Gera

çõ

es d

e R

ob

ôs

*O limite técnico de automação é a primeira geração de robôs

Demonstração das vantagens de RPA

Redução

de custos

Redução de

caminho crítico

Alguns exemplos do que fizemos RPA em

Impostos

RPA em

reconciliação

bancária

Alavancagem do

conhecimento do

trabalhador

Criar imobilizado

em construçãoManter ativos imobilizados

Ativos fixos

Eliminar ativos

imobilizados

Abrir/Fechar

ano fiscal

Processo de folha

de pagamento

Liquidação de

extratos bancários

Lançamentos contábeis

Gerenciar dados mestres

bancários

Registrar dados

financeiros relativos às

operações de hedge

Processar faturas

de fornecedores e

notas de crédito

Validar faturas

recebidas com

referência

a P.O.

Contas a pagar

Validar faturas

recebidas sem

referência

a P.O.

Realizar

pagamentos

Validar notas

de débito ao

fornecedor

Validar saída de faturas

de venda e notas

de crédito

Processar saída de

faturas de venda e

notas de crédito

Contas a receber

Processar

pagamentos

recebidos

Validar entrada

de cheques

e realizar

cobrança

Apresentar

relatórios

de contas

a receber

Alguns macro processos adicionais onde se aplica o RPA

The list of processes presented here represents a non-exhaustive illustration of processes with robotization potential that can be confirmed at the time of Process detailed mapping

Order to Cash Tax

Cash Allocation

Match information from

bank statements against

SAP information%*

Daily Routines

Extraction and

consolidation

routines (all regions)

PoV (Jan – Mar)

Purchase to Pay

Record to Report

Investments

Automate verification

of investment

invoices integration

between systems Importation

Automate the verification

of automatic-paid taxes on

statement against system report

Invoice Matching

Verification of invoice against

purchase order and validation

of tax retention characteristics

Wave (Mar – May)

To Be Assessed

Processes to

be Assessed

92

Wave 2 (TBD)

Exemplo de roadmap em Robotics

Operational

AccountingProcure to Pay

General

Accounting

Financial &

External

Reporting

Performance &

Management

Reporting

Budgeting,

Planning and

Forecasting

Policy,

Controls,

Governance &

Compliance

Internal Audit Treasury

Capital

Management &

Investments

Tax Planning

& Accounting

Investor

Relations

Loan

Accounting

Strategic

Sourcing

Chart of

Accounts

Maintenance

Financial

Reporting

Responsibility

Reporting

Strategic

Planning

Accounting Policy

& Gov.

Risk & Control

Framework

Debt/Equity

Management

Capital Planning Tax Planning Stakeholder ID

and Analysis

Investment

Accounting

Vendor

Administration

Allocations &

Adjustments

Regulatory

Reporting

Org profit

reporting

Annual Budget Regulatory Policy

& Gov.

Functional

Auditing

FX Management Capital Structure

and Asset level

Tax Accounting /

Tax data

management

Stakeholder

engagement

Insurance

Accounting

Contract

Negotiations

Journal Entry

Processing

Reporting Product

Profitability

Quarterly/ Rolling

forecast

Statutory Policy &

Gov.

Consultation Liquidity

Management

Business Case

Support

Tax accounting /

Analysis

Stakeholder

relations

Reinsurance

Accounting

Accounts

Payable

Reconciliations Statutory

Reporting

Customer

Profitability

Earnings

Forecast

Mgmt.

Accounting Policy

& Gov.

Cash

Management

Acquisitions &

Divestitures

Tax accounting /

Preparation and

review

Corporate

Communications

Fund

Accounting

Requisitions &

PO Processing

Inter-company

Transactions

Audit Support Fund Profitability Internal Process

& Controls

Capital Strategy Project

Accounting

Tax compliance Rating Agency

Relations

Accounts

Receivable

Payroll Consolidation Cost

Development

SOX Compliance Bank Relations Tax controversy/

tax audits

Billing &

Collections

Exp Accounting &

Reimbursement

Close Cost Allocations Tax & Treasury

Policy

Treasury

Strategy

Dispute

Resolution

Fixed Asset

Accounting

Funds Transfer

Pricing

Finance Master

Data Governance

Global

Economics

Policy

Accounting

Securities Pricing

& Product Control

Ad hoc Reporting

Legal Entity

Mgmt/

maintenance

Analytics &

Decision Support

How automation technologies create value in Finance

Robotics

OCR /

Structured Forms

Rules Engines

Digital / Workflow

6Desktop Acceleration

Areas to get started

6

6

6

6

6 6

6

6

6

6

Operational

AccountingProcure to Pay

General

Accounting

Financial &

External

Reporting

Performance &

Management

Reporting

Budgeting,

Planning and

Forecasting

Policy,

Controls,

Governance &

Compliance

Internal Audit Treasury

Capital

Management &

Investments

Tax Planning

& Accounting

Investor

Relations

Loan

Accounting

Strategic

Sourcing

Chart of

Accounts

Maintenance

Financial

Reporting

Responsibility

Reporting

Strategic

Planning

Accounting Policy

& Gov.

Risk & Control

Framework

Debt/Equity

Management

Capital Planning Tax Planning Stakeholder ID

and Analysis

Investment

Accounting

Vendor

Administration

Allocations &

Adjustments

Regulatory

Reporting

Org profit

reporting

Annual Budget Regulatory Policy

& Gov.

Functional

Auditing

FX Management Capital Structure

and Asset level

Tax Accounting /

Tax data

management

Stakeholder

engagement

Insurance

Accounting

Contract

Negotiations

Journal Entry

Processing

Reporting Product

Profitability

Quarterly/ Rolling

forecast

Statutory Policy &

Gov.

Consultation Liquidity

Management

Business Case

Support

Tax accounting /

Analysis

Stakeholder

relations

Reinsurance

Accounting

Accounts

Payable

Reconciliations Statutory

Reporting

Customer

Profitability

Earnings

Forecast

Mgmt.

Accounting Policy

& Gov.

Cash

Management

Acquisitions &

Divestitures

Tax accounting /

Preparation and

review

Corporate

Communications

Fund

Accounting

Requisitions &

PO Processing

Inter-company

Transactions

Audit Support Fund Profitability Internal Process

& Controls

Capital Strategy Project

Accounting

Tax compliance Rating Agency

Relations

Accounts

Receivable

Payroll Consolidation Cost

Development

SOX Compliance Bank Relations Tax controversy/

tax audits

Billing &

Collections

Exp Accounting &

Reimbursement

Close Cost Allocations Tax & Treasury

Policy

Treasury

Strategy

Dispute

Resolution

Fixed Asset

Accounting

Funds Transfer

Pricing

Finance Master

Data Governance

Global

Economics

Policy

Accounting

Securities Pricing

& Product Control

Ad hoc Reporting

Legal Entity

Mgmt/

maintenance

Analytics &

Decision Support

Areas to get started

Eliminate Material Human Effort

Reduce costly errors; improve quality

Capacity and critical path

Refocus knowledge workers for greater value

How automation technologies create value in Finance

Ways to get started with robotics in Finance

Map

Ref.

Finance

Process

Automation

OpportunityIllustrative Use Case

C.3

Journal Entry

Processing

► Automated Journal Entries:

► Prepare and enter corporate and consolidated GAAP journal entries to close the company books during quarterly closing process

► Prepare and enter journal entries for other regulatory process needs - e.g. for Tax ledger

C.4 C.5

I.6Reconciliations

► Intercompany Difference Reconciliation :

► Triage and action exception items from intercompany differences regionally and aggregating into parent

► Support intracompany match and elimination for multi-national reinsurance business

► Match and reconcile operating expenses eliminating duplicated controls and charges

► Bank Reconciliation :

► Reconciliation of balances and transactions on the bank statements to GL/cash flow systems. This could also include creating balancing journal

entry to handle discrepancies.

C.10G.8

Entity &

Account

Maintenance

► Entity, Account, mappings & adjustments maintenance for downstream systems (e.g. Tax systems):

► Identify and synchronize master data (Legal Entities-Jurisdictions, Non-legal Entities, Partnerships, BU-cost centers, Accounts & adjustments)

from finance / legal systems to downstream systems (e.g. Tax systems)

C.7

Close

► Controller focused management review deck preparation:

► Prepare management review deck by collecting data from GL & multiple systems for non-operating expenses and cash balances. Builds

confidence in data lineage.

► Mock close & mock conversions:

► Support mock close, mock conversions and testing during system implementation of a new GL System Implementation project (e.g. automate

process flow from mock conversion to mock close to balance reconciliation – to be repeated of all involved entities)

Eliminate Material Human Effort

Refocus knowledge workers for greater value

Reduce costly errors; improve quality

Capacity and critical path

MetodologiaF

ina

lid

ad

e

Definir a direção

estratégica, o resultado

desejado e o escopo inicial

Fases

2 - 3 semanas 6 - 7 semanas 2 - 3 semanas

10 - 13 semanas

Gerenciar e controlarDesenvolver e testar TransporteDefinir metas Desenhar requisitos

Detalhar os requisitos,

verificar potenciais

e priorizar o escopo

Desenvolvimento de

soluções robóticas

Implementar robôs

ou habilitar capacidades

robóticas

Gerenciar e controlar

força de trabalho

robótica

Objetivo: Avaliação das oportunidades

de automação de processos

Prazo: 2 - 3 semanas

Entregáveis: BCs detalhados; Mapa processo

“As-Is” detalhado; Informações do processo

detalhado; Desenho “To-Be”; Plano

de implementação.

Fa

se

1

Objetivo: Implementar a Prova de Valor (POV)

em Ambiente de Teste e completar o BCs

Prazo: 6 - 7 semanas

Entregáveis: Desenho técnico; Processo

automatizado; Treinamento usuário RPA;

Documento de transferência de negócio.

Fa

se

2Objetivo: Documentação

do projeto, Roadmap e

definição da estratégia

de manutenção

Prazo: 2 - 3 semanas

Entregáveis: Sugestões

de governança.

Fa

se

3

Desenvolvimento e

testes unitários

Detalhamento de

funcionalidades

Elaboração do

fluxo do processo

Monitoramento

e controle

Definição do

processo

Entrevistas de

detalhamento

Levantamento

dos requisitosDesenvolvimento

técnico

Encapsulamento

On-Cloud

Testes

integradosProcesso

robotizado

Testes de aceite

de usuários

Seguem abaixo as fases e atividades relacionadas à uma iniciativa de RPA (Robotic Process Automation) com detalhamento acerca da etapa

de desenvolvimento técnico apresentando suas subatividades e o uso da metodologia de desenvolvimento ágil:

Fases e atividades

RPA demos

► Sourcing, lightly

transforming and loading

data for reporting, analytics,

data profiling, and system

testing and migration

Guidewire

1:41 Video Demo

Data movement

► Adding digital/mobile to

application(s), such as

customer preference/profile,

sales or service transactions

Claims

2:19 video demo

Digital enablement

► Rapidly performing repetitive

tasks otherwise done by

humans to reduce cost,

accelerate timing, improve

reliability and reduce risk

Trial Balance

Virtual handling

1:42 Video Demo

Video Demos http://bit.ly/EYrobotics

Reconhecimentos

e experiência

de mercado

Cases EY - Including BRAZIL

► The Procter & Gamble Company

► Johnson & Johnson (Brazil)

► Schlumberger Limited

► EDP Energias do Brasil

► Bank of America

► Bank of the West

► Bunge

► Chesapeake Energy Corporation

► The Bank of New York Mellon Corporation

► Deutsche Bank AG

EY

Auditoria | Consultoria | Impostos | Transações Corporativas

Sobre a EY

A EY é líder global em serviços de Auditoria, Impostos, Transações

Corporativas e Consultoria. Nossos insights e os serviços de qualidade

que prestamos ajudam a criar confiança nos mercados de capitais e

nas economias ao redor do mundo. Desenvolvemos líderes excepcionais

que trabalham em equipe para cumprir nossos compromissos perante

todas as partes interessadas. Com isso, desempenhamos papel

fundamental na construção de um mundo de negócios melhor

para nossas pessoas, nossos clientes e nossas comunidades.

No Brasil, a EY é a mais completa empresa de Auditoria, Impostos,

Transações Corporativas e Consultoria, com 5.000 profissionais

que dão suporte e atendimento a mais de 3.400 clientes de pequeno,

médio e grande portes.

EY refere-se à organização global e pode referir-se também a uma

ou mais firmas-membro da Ernst & Young Global Limited (EYG), cada

uma das quais é uma entidade legal independente. A Ernst & Young

Global Limited, companhia privada constituída no Reino Unido e

limitada por garantia, não presta serviços a clientes.

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