SAUELSistema de Arquivos da

Universidade Estadual de Londrina

Setembro2011

Elizabeth Leão de CarvalhoDiretora do SAUEL

SISTEMA DE ARQUIVOS DA UEL

Órgão de Apoio vinculado administrativamente à Reitoria, foi criado pela Resolução C.U. nº 76/2005 de 10/05/2005.

Coordenar e desenvolver a política e a gestão arquivística de documentos da UEL, visando agilizar o acesso a informação, contribuindo para a eficiência administrativa e acadêmica e preservar a memória institucional, para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa.

MISSÃOMISSÃO

ARQUIVO CENTRAL

COMISSÃO CENTRAL DEAVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

CONSELHO TÉCNICO

SECRETARIA EXECUTIVA

DIVISÃO DEARQUIVOS

INTERMEDIÁRIOS

DIVISÃO DEARQUIVOS

PERMANENTES

DIVISÃO DEPROTOCOLO ECOMUNICAÇÃO

DIVISÃO DE APOIOTECNOLÓGICO

ARQUIVOSSETORIAIS

COMISSÃOSETORIAL DE

ARQUIVOS

ORIENTAÇÃO TÉCNICA ENORMATIVA

REDE

DE

ARQUIVOS

VÍNCULO ADMINISTRATIVO:UNIDADES E SUBUNIDADES

UNIVERSIDADEESTADUAL DE LONDRINA

REITORIA

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Conselho Técnico

Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD)

Órgão de caráter permanente do SAUEL, responsável pela elaboração e acompanhamento, juntamente com as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, o processo de avaliação de documentos da Universidade.

Formada por profissionais do SAUEL, PROPLAN, PJU, Docentes de História e Arquivologia.

REDE DE ARQUIVOS

Tem como função subsidiar as políticas e diretrizes estabelecidas pelo sistema de arquivos.

Composto por profissionais do SAUEL, PROPLAN, PJU, ATI e Docentes das áreas: Exatas e Tecnológicas, Humanas, Sociais Aplicadas e Biomédicas.

Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos

Unidades responsáveis pelas atividades de arquivos ativos (correntes), localizadas nas unidades acadêmicas e administrativas da Universidade, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central do SAUEL.

Formada por 42 arquivos setoriais.

REDE DE ARQUIVOS

8.665.476 Documentos

539.896 Processos

3.782 Microfilmes

Microfilmagem1981-2011

Digitalização2007-2011

39.394 Processos

131.369 Documentos

DIVISÃO DE APOIO TECNOLÓGICO

Órgão encarregado pelo planejamento, supervisão, realização e otimização das atividades através da digitalização, microfilmagem e outros meios, visando à preservação e divulgação do acervo arquivístico da UEL.

Quatro funcionários

PRODUÇÃO

PROEX CURSOSPRO EGRESSO

PROGRAD ANTIGAS FACULDADESASSUNTOS DA CAECONCURSO PUBLICO DOCENTE

CONTROLE ACADÊMICOJAQUETAS – GUIAS REMESSA

PAUTASREGISTRO DE DIPLOMASRELATÓRIO VESTIBULAR

PROPPG BOLSA INICIAÇÃO CIENTÍFICA

PROCESSO DE ALUNOPROJETO PESQUISA

PRORH ANÁLISE DE CÓDIGOAVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

FAIDSFICHA DE AVALIAÇÃOFICHA FREQUENCIA FINANCEIRA

FOLHA DE PAGAMENTOPRONT. FUNCIONÁRIO DESLIGADO

SAUEL CLIPPINGESTATUTOS

SEBEC PRONTUARIO MÉDICO

BIBLIOTECA CENTRAL BRASIL NUNCA MAIS LITERATURA DE CORDEL

CDPH AUTOS DO FORUMCASO EVANDRO

EM DEFESA DA AMÉRICA FOLHA DE LONDRINA OSWALD NIXDORF

SERCOMTEL

COLEGIO APLICAÇÃO ARQUIVO ALUNOS DESISTENTESCONCLUSÃO DO 1º GRAUCURSOS PROFISSIONALIZANTES

COUNP PROCESSO ODONTOLOGICO

GABINETE DO REITOR FESULON

HOSPITAL UNIVERSITÁRIOAVISO DE OPERAÇÃO PRONTO SOCORRO PRONTUÁRIO DE PACIENTE TISIOLOGIA

HOSPITAL VETERINÁRIO PRONTUÁRIO DE ANIMAIS

MUSEU FOLHA DE VOTAÇÃODOCUMENTOS HISTÓRICOS

DOCUMENTOS HISTÓRICOS

ARQUIVOS MICROFILMADOS

ANO

PROCESSOS

MALOTES recebidos/

enviados

Documento Tramitados

Jornais Distribuídos

ABERTOSTotal de

Processos Arquivados

Divisão Protocolo

HUDiretoria

de Material

Total de Processos Abertos

2007 33.869 3.733 1.365 38.967 10.869 13.488 142.200 49.000

2008 37.469 4.550 633 42.652 10.402 13.640 125.316 54.280

2009 33.801 4.961 537 39.299 7.012 13.420 134.600 54.160

2010 34.200 4.326 389 38.915 7.386 13.800 138.900 60.552

DIVISÃO DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO

Órgão encarregado pelo  recebimento, registro, classificação, distribuição e tramitação de documentos.

Quatro funcionários.

PRODUÇÃOEstatística da Divisão de Protocolo e Comunicação no período de 2007 a 2010

DIVISÃO DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO

Ano Correspondências

Recebidas

Correspondências

Enviadas

Nº SEDEX Despesas com Postagem

R$

2007 185.000 155.221 9.392 214.694,24

2008 193.000 210.348 11.043 268.271,65

2009 187.500 291.981 3235 303.914,03

2010 198.000 210.074 3.303 320.683,81

Evolução do número de correspondências recebidas, enviadas e despesas com postagem no período de 2007 a 2010

PRODUÇÃO (cont.)

Órgão encarregado da orientação técnica aos Arquivos Setoriais e da custódia de documentos semi-ativos.

Um funcionário

DIVISÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Órgão Metros/lineares Quantidade Caixas

Data Limite

PRORH 33 250 1993-2007

Documentos transferidos para guarda temporária no SAUEL

PRODUÇÃO

DIVISÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Órgão Metros/lineares

Quantidade Caixas Ano Número publicação no Diário Oficial do

Estado do PR

PROAF 2,66 19 2009 7.994 18/06/2009

PRORH 28,79 206 2009 7.994 18/06/2009

PRORH 13,76 98 2011 8.388 20/01/2011

SAUEL 8,13 58 2009 7.994 18/06/2009

SEBEC 12,32 88 2011 8.422 11/03/2011

TOTAL 65,66 469

Documentos eliminados pelo SAUEL

PRODUÇÃO (cont.)

Órgão encarregado pela gestão de documentos permanentes, recolhidos pelo Arquivo Central.

Um funcionário

DIVISÃO DE ARQUIVO PERMANENTE

PRODUÇÃO

Órgão Série Quantidade Unidade Suporte Data Limite

COM - 30.000 Fotos Papel 1971-2003

COM - 30.000 Fotos Negativos 1971-2003

CDPH Casa do Estudante

40 Caixas Papel 1974-2004

BC Publicações da UEL e Antigas

Faculdades

117 Volumes Papel

1964-2000

PROGRAD Ementas e programas de

disciplina48 Caixas Papel

Documentos transferidos para guarda permanente no SAUEL

Órgão Série Quantidade Unidade Suporte Data Limite

PROGRAD Regime acadêmico

seriado anual

09 Manuais Papel 1992-2001

PROGRAD Regime acadêmico

seriado anual

12 Gravações Fitas de vídeo 1992-2001

Gabinete Atos Normativos

18 Volumes Papel 1979-1996

Gabinete Autos de mandado de segurança

01 Volume Papel

PRODUÇÃO (cont.)

Documentos transferidos para guarda permanente no SAUEL

DIVISÃO DE ARQUIVO PERMANENTE

METAS DO SAUEL (Atual)

• Plano de Classificação

• Tabela de Temporalidade

Gestão Documental

• Glossário

Funções; Subfunções; Atividades;

Documentos

1 Finalizar sistema informatizado de Gestão de Documentos da UEL;

2 Levantar funções, atividades, documentos e temporalidade junto as Comissões Setoriais das Unidades da UEL;

3 Elaborar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade por Unidade;

4 Encaminhar à Comissão Central de Avaliação de; Documentos (CCAD) e CA para aprovação

5 Iniciar a avaliação dos documentos para destinação final

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (Lei nº 8.159, de 08/01/91, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, art. 3º.)

METAS DO SAUEL (Futuras)

• Reformar a futura estrutura física do SAUEL no Campus

• Regimento do SAUEL

• Implantar uma Política de Preservação Digital para a UEL, visando a Gestão Arquivística Eletrônica de Documentos da Instituição;

• Repositório Arquivístico

• Memória Institucional

• CA aprovou as instalações da Diretoria de Material/ PROAF;

• Finalizar projetos: arquitetônico, hidráulico e elétrico;

• Reformar o prédio ;

• Equipar a estrutura para viabilizar a mudança

SAUELObrigado pela atenção de todos.

www.uel.br/sauel

sauel@uel.br

Fone: 3371-4858 ou 3371-4533