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Separata n 1 ao Boletim do ExrcitoMINISTRIO DA DEFESA EXRCITO BRASILEIRO SECRETARIA-GERAL DO EXRCITO

N 50/2011INSTRUES GERAIS PARA A CORRESPONDNCIA DO EXRCITO (EB10-IG-01.001)

Braslia - DF, 16 de dezembro de 2011.

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MINISTRIO DA DEFESA EXRCITO BRASILEIRO COMANDO DO EXRCITO

INSTRUES GERAIS PARA A CORRESPONDNCIA DO EXRCITO

1 Edio 2011

Separata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011 - 3

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SEPARATA N 1 AO BOLETIM DO EXRCITO N 50/2011 Braslia, DF, 16 de dezembro de 2011

1 PARTE LEIS E DECRETOS Sem alterao 2 PARTE ATOS ADMINISTRATIVOS

COMANDANTE DO EXRCITO

PORTARIA N 769, DE 7 DE DEZEMBRO DE 2011.

Aprova as Instrues Gerais para a Correspondncia do Exrcito (EB10-IG-01.001), 1 Edio, 2011 e d outras providncias.

O COMANDANTE DO EXRCITO, no uso das atribuies que lhe conferem o art. 4 da Lei Complementar n 97, de 9 de junho de 1999, e o art. 20, inciso XIV, da Estrutura Regimental do Comando do Exrcito, aprovada pelo Decreto n 5.751, de 12 de abril de 2006, e de acordo com o que prope o Estado-Maior do Exrcito, resolve: Art. 1 Aprovar as Instrues Gerais para a Correspondncia do Exrcito (EB10-IG-01.001), 1 edio, 2011, que com esta baixa. Art. 2 Estabelecer que esta Portaria entre em vigor a contar de 30 de janeiro de 2012. Art. 3 Aps a entrada em vigor desta Portaria, sero consideradas revogadas as Portarias do Comandante do Exrcito n 041, de 18 de fevereiro de 2002, n 757, de 2 de dezembro de 2003, n 355, de 8 de junho de 2007, e n 839, de 21 de novembro de 2007.

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FOLHA REGISTRO DE MODIFICAES

NMERO DE ORDEM

ATO DE APROVAO

PGINAS AFETADAS

DATA


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NDICE DE ASSUNTOS

Art. PREFCIO CAPTULO I DAS DISPOSIES PRELIMINARES Seo I Das Normas Gerais...................................................................................... Seo II Dos Conceitos Bsicos .............................................................................. Seo III Da Atualizao .......................................................................................... Seo IV Da Classificao ....................................................................................... Seo V Do Arquivamento e da Eliminao de Documentos................................... Seo VI Do Uso de Papis ..................................................................................... Seo VII Da Apresentao Grfica ........................................................................ Seo VIII Da Unidade de Elaborao, de Linguagem e de Doutrina ..................... Seo IX Das Abreviaturas e Siglas......................................................................... CAPTULO II DOS DOCUMENTOS QUE INTEGRAM A CORRESPONDNCIA.... CAPTULO III DA TRAMITAO DA CORRESPONDNCIA Seo I Do Fluxo da Correspondncia..................................................................... Seo II Da Seleo e do Uso dos Tipos de Servios ............................................. Seo III Do Recebimento e da Expedio da Correspondncia ............................ CAPTULO IV DO ENDEREAMENTO DA CORRESPONDNCIA........................ CAPTULO V DA ELABORAO DA CORRESPONDNCIA Seo I Do Idioma .................................................................................................... Seo II Das Formas de Tratamento ....................................................................... Seo III Dos Originais e das Cpias ....................................................................... CAPTULO VI DO DOCUMENTO ELETRNICO Seo I Dos Conceitos.............................................................................................. Seo II Da Assinatura Digital................................................................................... Seo III Da Elaborao do Documento Eletrnico.................................................. Seo IV Da Tramitao do Documento Eletrnico.................................................. Seo V Da Expedio e do Recebimento............................................................... Seo VI Dos Documentos Eletrnicos Sigilosos..................................................... Seo VII Do Arquivamento..................................................................................... 94/96 97 98/99 100 101 102 103 82 83/87 88/93 70/72 73/74 75/78 79/81 1/2 3/12 13 14/15 16/21 22/24 25/31 32/57 58/62 63/69 -


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Seo VIII Da Certificao Digital ............................................................................

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Seo IX Do Repositrio Digital... ............................................................................ 105/106 CAPTULO VII DAS DISPOSIES FINAIS............................................................ 107/118 ANEXO MODELOS E PARTICULARIDADES DOS DOCUMENTOS QUE INTEGRAM A CORRESPONDNCIA


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PREFCIO

Estas Instrues Gerais tm por finalidade apresentar princpios e estabelecer normas para a formalizao e padronizao das correspondncias produzidas pelo Exrcito Brasileiro. Tornam-se uma ferramenta til s atividades de produo e atualizao de documentos que integram a correspondncia que circula no contexto da Fora. O texto e a formatao de uma correspondncia oficial devem garantir o entendimento das informaes nela contidas, sempre permitindo uma nica interpretao, de forma impessoal e uniforme para todos os nveis da Instituio. Dessa forma, visando a aumentar a simplicidade, a objetividade e dinamizar essa rea, as Instrues Gerais para a Correspondncia, as Publicaes e os Atos Administrativos no mbito do Exrcito (IG 10-42) esto sendo substitudas por trs publicaes distintas: as Instrues Gerais para a Correspondncia do Exrcito (EB10-IG-01.001); as Instrues Gerais para as Publicaes Padronizadas do Exrcito (EB10-IG-01.002) e as Instrues Gerais para os Atos Administrativos do Exrcito (EB10-IG-01.003). A elaborao destas Instrues tomou como referncia outros documentos que tratam do assunto de natureza semelhante, produzidos tanto na esfera das Foras Armadas como em outros rgos da Administrao Pblica Federal. Buscou-se, para isso, o alinhamento com procedimentos j adotados, porm mantendo as caractersticas peculiares vivncia militar no Exrcito. A atualizao das disposies contidas nestas IG atende a Diretriz Geral do Comandante do Exrcito, 2011-2014.


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CAPTULO I DAS DISPOSIES PRELIMINARES

Seo I Das Normas Gerais Art. 1 As presentes Instrues Gerais (IG) definem normas para a correspondncia do Exrcito, visando a sua padronizao e simplificao. Art. 2 A elaborao da correspondncia de interesse do Exrcito orienta-se pela conciso, clareza, objetividade, formalidade, impessoalidade, uso do padro culto de linguagem e uniformidade. 1 O texto ser o mais conciso possvel, retirando-se os excessos lingusticos que nada lhe acrescentam. 2 Os atos oficiais tm por finalidade precpua informar, estabelecer regras ou regular o funcionamento de rgos do Exrcito, devendo ser objetivos, a fim de possibilitar a uniformidade de entendimento, a qual ensejar a unidade de procedimentos pretendida. 3 Os documentos oficiais so sempre formais e de necessria uniformidade, isto , obedecem s regras de forma, ao padro de linguagem, formalidade de tratamento, clareza datilogrfica, ao uso de papis uniformes e correta diagramao, possibilitando a imprescindvel padronizao dos textos. 4 A impessoalidade decorre da ausncia de impresses individuais e do carter impessoal do prprio assunto tratado, evitando a duplicidade de interpretaes que poderia advir de um tratamento personalista dado ao texto. 5 O padro culto de linguagem aquele em que se observam as regras da gramtica e se emprega um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma, evitando-se vocbulos de circulao restrita, como o jargo e a gria. 6 A clareza do texto alcanada pela fiel observncia dos preceitos listados nos 1 a 5 deste artigo, acrescida da mandatria necessidade de reviso dos textos, verificando-se, em particular, se eles sero de fcil compreenso por parte do seu destinatrio.

Seo II Dos Conceitos Bsicos Art. 3 Redao oficial a forma padronizada pela qual o Poder Pblico elabora a sua documentao. Art. 4 Documento um veculo de comunicao escrita que forma uma unidade constituda pela informao e por seu suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa. 1 Suporte a tecnologia na qual a informao do documento encontra-se gravada, sendo exemplos o papel, o microfilme e o eletrnico.


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2 Documento eletrnico toda a informao ou o conjunto de informaes existente em formato digital (texto, imagem, udio, e vdeo, dentre outros) que poder ser armazenada em meio magntico, optomagntico, eletrnico ou similar, susceptvel de ser utilizada em rgos do Exrcito ou externos Fora. Art. 5 Ciclo documental o processo de ciclo de vida dos documentos. 1 Genericamente, so trs as categorias de atividade que podem estar presentes no ciclo documental: I - a produo; II - o trmite; e III - o uso. 2 A produo do documento pode envolver as seguintes atividades: I - elaborao; II - reviso; III - aprovao; e IV - classificao quanto ao trnsito, ao sigilo e prioridade. 3 O trmite pode envolver o recebimento, o registro, o controle, o direcionamento para os interessados, a distribuio, a expedio, o arquivamento, a classificao quanto temporalidade, a transferncia, a anlise, a avaliao, a seleo, o recolhimento e a eliminao. 4 O uso pode envolver soluo, consulta e reproduo. Art. 6 Considera-se gesto de documentos o planejamento e o controle das atividades atinentes ao ciclo documental. Pargrafo nico. A gesto de documentos deve definir a composio do ciclo documental e normatizar seu gerenciamento. Art. 7 O ciclo documental, bem como os procedimentos a serem executados em cada uma de suas atividades, especfico para cada suporte e, dentro de uma mesma categoria de suporte, varia de acordo com o grau de sigilo estabelecido, ou seja, a gesto de um documento em papel diferente da gesto de um documento eletrnico, e a gesto de um documento ostensivo distinta da gesto de um documento sigiloso, mesmo quando ambos tenham o mesmo suporte. Pargrafo nico. Estas IG normatizam, de maneira geral, os documentos de interesse do Exrcito, contudo, cada tipo de gesto ser regulado em legislao especfica. Art. 8 Correspondncia todo documento que circula no contexto das organizaes. Art. 9 Correspondncia oficial a que circula nos rgos da administrao pblica. Art. 10. Correspondncia militar um tipo de correspondncia oficial que apresenta caractersticas peculiares vivncia militar. Art. 11. Qualquer documento, independente do suporte utilizado, seguir o prescrito nestas IG. Art. 12. Nmero nico de Processo (NUP) / Nmero nico de Documento (NUD) o principal meio de identificao dos documentos e atribudo pela Organizao Militar (OM) de origem, no cabendo outra numerao substituta, para fins de identificao, nas organizaes por onde transitem.

Seo III Da Atualizao


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Art. 13. Compete ao Estado-Maior do Exrcito (EME) elaborar os elementos necessrios atualizao destas Instrues e submet-los aprovao do Comandante do Exrcito, quando julgar oportuno.

Seo IV Da Classificao Art. 14. Os documentos em uso no Exrcito classificam-se: I - quanto ao trnsito: a) externos circulam entre autoridades do Exrcito e outras autoridades civis ou militares; e b) internos transitam no mbito do Exrcito. II - quanto ao sigilo: a) ostensivos aqueles cujo conhecimento por outras pessoas, alm do(s) destinatrio(s), no apresenta inconvenientes, todavia a divulgao pela mdia depende do consentimento da autoridade responsvel por sua expedio; e b) sigilosos tratam de assuntos que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. III - quanto prioridade: a) normais aqueles cujo estudo, soluo e tramitao devem ser realizados em at oito dias teis; b) urgentes (U) aqueles cujo estudo, soluo e tramitao devem ser realizados em at quarenta e oito horas; e c) urgentssimos (UU) aqueles cujo estudo, soluo e tramitao devem ser imediatos. 1 A contagem do prazo tem incio com o registro do documento no protocolo geral da OM destinatria e termina no ato da expedio da resposta. 2 Quando o assunto exigir maior prazo para estudo, o retardo ser devidamente justificado pelo comandante, chefe ou diretor de OM, e informado, em tempo til, ao rgo interessado. 3 Se o documento for considerado como U ou UU, tal indicao ser assinalada abaixo ou ao lado da sua classificao, em letras maisculas, mediante digitao ou aplicao de carimbo ou selo, preferencialmente na cor vermelha e, a par da indicao, ser aposta a rubrica da autoridade signatria. 4 A indicao do grau de sigilo de um documento ser feita de acordo com o previsto nestas IG, e regulado pelas Instrues Gerais para a Salvaguarda de Assuntos Sigilosos e demais legislaes que tratam do assunto. 5 Quando do seu arquivamento, os documentos sero classificados, quanto temporalidade, de acordo com as normas em vigor. Art. 15. Os documentos que contenham dados pessoais de militares, ao serem elaborados ou expedidos ao seu destinatrio, devem ser manuseados apenas pelas pessoas que tenham necessidade de conhecer estes dados. Pargrafo nico. As cpias destes documentos devem ser retiradas somente com autorizao da autoridade responsvel.

Seo V Do Arquivamento e da Eliminao de DocumentosSeparata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011 - 11

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Art. 16. Em toda OM, haver um arquivo onde ser guardada, depois de chegar ao fim de sua tramitao, a correspondncia oficial que lhe disser respeito. 1 Os expedientes sero arquivados onde tiver sede o destinatrio ou a autoridade que emitir o despacho final. 2 Os documentos de qualquer procedncia que no devam ter andamento sero arquivados. Art. 17. Determinado pela autoridade competente o arquivamento de qualquer documento, sero tomadas providncias no sentido de que, na capa ou na primeira folha, seja indicada a soluo proferida antes do arquivamento [exemplo: Publicado no BI n .... de ..... ou respondido em Of (Rdio) n .... , de......], manuscrita, datilografada ou sob a forma de carimbo, seguida da expresso Arquive-se, data e assinatura. Art. 18. Alm das prescries contidas nestas Instrues, quanto ao arquivamento, ao acesso e eliminao de documentos, sero observados, tambm, a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, a legislao que trata de assuntos sigilosos, o previsto no Regulamento Interno e dos Servios Gerais (RISG) e nas Instrues Gerais para a Avaliao de Documentos no Exrcito. Art. 19. As prescries atinentes aos documentos de natureza sigilosa so reguladas pelas Instrues Gerais para a Salvaguarda de Assuntos Sigilosos e demais legislaes que tratam do assunto. Art. 20. Sero arquivados no rgo de direo setorial (ODS) referente a pessoal, depois de solucionados, os processos oriundos de requerimentos dirigidos ao Ministro da Defesa ou ao Comandante do Exrcito por militares ou ex-militares da Instituio, bem como os processos de transferncia para a reserva ou afastamento do servio ativo, quaisquer que sejam o destinatrio e a espcie do documento inicial. Art. 21. O arquivamento dos documentos eletrnicos dever atender a legislao que tratar desse assunto e ao modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos (e- ARQ BRASIL).

Seo VI Do Uso de Papis Art. 22. Os papis oficiais tm, em princpio, a especificao A4 (210mm x 297mm). Art. 23. O papel de cor branca para a primeira via; as demais vias e as de uso interno podero utilizar o papel off set 100% reciclado, se necessrio. Art. 24. Em todos os documentos que exigem timbre, este ser impresso em preto e negrito, a um centmetro da borda superior do papel, e conter as Armas Nacionais (tendo em sua dimenso maior no mximo dois vrgula cinco centmetros) e a identificao dos diversos escales hierrquicos at a OM expedidora, da seguinte forma: I - 1 linha: MINISTRIO DA DEFESA (em caixa alta); II - 2 linha: EXRCITO BRASILEIRO (em caixa alta); III - 3 linha: OM expedidora, em caixa alta, por extenso; e IV - 4 linha: a numerao histrica da OM expedidora, caso esta possua, entre parnteses, com apenas as letras inicias das palavras em caixa alta ou a denominao histrica da OM expedidora, caso esta possua, em letras maisculas. Caso a OM possua numerao e denominao histrica, esta ltima dever ser aposta na 5 linha. 1 Nos documentos de circulao restrita OM expedidora, no necessria a colocao do timbre.


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2 Para a numerao e a denominao histricas, sero obedecidas as Normas para a Preservao das Tradies das Organizaes Militares do Exrcito Brasileiro. 3 No timbre ser utilizada a fonte Times New Roman ou a correspondente dos softwares livres, no tamanho dez. 4 Est autorizada a utilizao da fonte Spranq Eco Sans, no tamanho oito, em substituio citada no 3.

Seo VII Da Apresentao Grfica Art. 25. Os documentos oficiais do Exrcito Brasileiro sero confeccionados por sistemas informatizados (editores de texto), devendo ser observadas as seguintes medidas: I - campo destinado margem superior 1,0 cm; II - campo destinado margem inferior mnimo 2,0 cm; III - campo destinado margem esquerda 3,0 cm; e IV - campo destinado margem direita 1,5 cm. Art. 26. A fonte adotada ser o Times New Roman ou a correspondente dos softwares livres, no tamanho doze no texto, onze nas citaes e dez nas notas de rodap. Para smbolos inexistentes na fonte citada, poder-se- utilizar as fontes Symbol e Wingdings, ou as correspondentes dos softwares livres. Pargrafo nico. Est autorizada a utilizao da fonte Spranq Eco Sans, no tamanho dez para texto, nove nas citaes e oito nas notas de rodap, em substituio da citada no caput. Art. 27. Os pargrafos do texto sero numerados com algarismos arbicos, seguidos de ponto, e o incio do texto ser entre 4,5 a 5 cm de distncia da margem esquerda, conforme os modelos anexos a estas IG. Art. 28. O espaamento entre linhas dever ser simples, distanciado de uma linha em branco entre cada pargrafo, e seis pontos entre as alneas, subalneas e demais subdivises, devendo-se colocar uma linha em branco se o editor de texto utilizado no comportar tal recurso. Pargrafo nico. As medidas listadas podero ser flexibilizadas na confeco dos documentos eletrnicos, visando permitir a diminuio do tamanho do seu arquivo. Art. 29. No deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade dos documentos. Art. 30. Dentro do possvel, todos os documentos confeccionados digitalmente tero o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos anlogos. Art. 31. A numerao dos documentos do Exrcito Brasileiro, salvo as disposies contidas nestas IG, ser regida por uma instruo reguladora especfica, alinhada com a legislao que estabelece o nmero nico de processos / nmero nico de documentos (NUP/NUD) no mbito do Ministrio da Defesa. Pargrafo nico. O NUP/NUD dever ser posicionado, conforme os modelos anexos a estas IG.


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Seo VIII Da Unidade de Elaborao, de Linguagem e de Doutrina Art. 32. Os documentos oficiais, de um modo geral, constam de trs partes: I - cabealho: a) timbre sero seguidos os preceitos listados na Seo VI do Captulo I destas IG; b) NUP/NUD; c) epgrafe; d) prembulo; e e) ementa; II - texto; e III - fecho. Pargrafo nico. Na elaborao de todos os documentos, sero seguidos os preceitos listados neste captulo. As suas peculiaridades sero tratadas separadamente nos modelos anexos a estas IG. Art. 33. Na elaborao do cabealho, salvo determinao expressa em contrrio, devero ser observados os seguintes preceitos. I - NUP/NUD toda correspondncia oficial, interna e externa, do Exrcito Brasileiro deve tramitar com nmero de protocolo NUP/NUD, sendo de responsabilidade da OM que confecciona a correspondncia oficial a colocao do seu nmero de protocolo. Os documentos de quaisquer procedncias, quando recebidos sem o nmero de protocolo, devero ser numerados dentro da srie dessa organizao, no ato do recebimento, no cabendo nova numerao em caso de remessa a outra organizao: a) composio da NUP/NUD O nmero nico atribudo ao processo, quando da sua autuao, ser constitudo de quinze dgitos, acrescidos de mais dois que funcionaro como Dgitos Verificadores (DV). Com o acrscimo destes, o nmero atribudo ao processo ser composto por dezessete dgitos, separados em grupos (00000.000000/0000-00), conforme a seguir: - o primeiro grupo constitudo de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo a cada Unidade Protocolizadora. Este cdigo identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numricas; - o segundo grupo constitudo de seis dgitos, separado do primeiro por um ponto e determina o registro sequencial dos processos autuados, independente do tipo ou do seu sigilo, devendo este nmero ser reiniciado a cada ano. Todo processo que der entrada nas Unidades Protocolizadoras com NUP ou que j tenha sido autuado por algum rgo que no utiliza tal sistemtica de numerao, no poder, em hiptese alguma, ser renumerado; - o terceiro grupo, constitudo de quatro dgitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica o ano de formao do processo; e - o quarto grupo, constitudo de dois dgitos, separado do terceiro grupo por hfen, indica os DV, utilizados pelas Unidades Protocolizadoras. II - epgrafe a parte do documento em que constam: a) tipo de documento, a sua numerao e o seu expedidor limitado at o terceiro nvel. Exemplo: Ofcio n 321 1 Pel/2 Cia PE/2 BPE b) localidade (cidade em que o documento est sendo elaborado e expedido, seguida da sigla da Unidade da Federao - UF) e data (a data constituda pelo dia, ms por extenso e ano em que foi assinado o documento). A data terminar com ponto e coincidir com a margem direita do documento.14 - Separata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011

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Exemplo: Braslia, DF, 23 de julho de 2011. III - prembulo a parte do documento em que consta o cargo do remetente e do destinatrio, sendo este precedido da devida forma de tratamento e seguido do nome da organizao. Exemplo: Do Comandante da 5 Brigada de Cavalaria Blindada Ao Sr Comandante da 5 RM/5 DE IV - ementa a parte do documento que sintetiza o contedo deste, a fim de permitir o conhecimento imediato do assunto. Da ementa, constaro o resumo do assunto (que dever ser uma expresso clara, objetiva e que retrate a matria principal do documento), as referncias (citao de documentos) e a discriminao dos anexos (envio de documentos), conforme a seguir: a) os documentos listados na referncia devero, preferencialmente, estar na ordem em que forem citados no texto, precedidos de letras minsculas seguidas de um parntese, obedecendo a ordem alfabtica. Caso o endereado no possua o documento de referncia, cpia deste ser-lhe- encaminhada em anexo; e b) os documentos remetidos em anexo so numerados com algarismos arbicos, seguidos de um parntese: Exemplos: Referncia: PORTARIA N 234-EME, de 25 JUL 1998. Anexo: cpia do Of n 123 E1.1/EMG/CMS, de 22 JUL 10. Referncias: a) PORTARIA N 234-EME, de 25 JUL 1998; e b) Of n 3456 SI.3/2SCh/EME, de 12 AGO 10. Anexos: 1) cpia do Of n 123 E1.1/EMG/CMS, de 24 SET 10; e 2) cpia do Of n 345 3 B Com, de 12 OUT 10. Pargrafo nico. exceo da data e da localidade da assinatura do documento, todos os demais elementos listados neste artigo devero ter o seu incio coincidindo com a margem esquerda. Art. 34. A designao de foras, unidades, grandes comandos e outros, somente ser enunciada com as iniciais maisculas quando eles forem citados especificamente. Exemplos: 10 Regio Militar e Comando Militar do Leste (designao especfica); batalho de engenharia de combate, peloto de polcia, diviso de exrcito, rgo de direo setorial (designao genrica) e outros. Art. 35. Aplica-se o prescrito no art. 34 destas IG aos cargos, s funes, aos postos e s graduaes, quando nomeados ou especificados. Exemplos: o Comandante do 14 RC Mec e o Capito Lucas (designao especfica); os comandantes de batalho, os sargentos temporrios, o oficial de tiro e o cabo de dia (designao genrica). Art. 36. Toda vez que uma subdiviso ou citao ensejar o emprego do sinal ortogrfico dois-pontos (:), as frases ou as palavras que se seguirem a eles iniciar-se-o com letra minscula, a menos que a primeira palavra exija letra maiscula, devendo ser observado tambm o 2 do inciso III do art. 38, destas IG. Art. 37. O texto a parte principal do documento. De forma geral, estruturado da seguinte forma: I - introduo destina-se exposio concisa e precisa do fato, do problema, da comunicao ou da situao referenciada no assunto, no sendo mera repetio do assunto; II - desenvolvimento destina-se ao estudo de um fato, discusso de um problema ou anlise de uma situao existente. Nesta parte, sero apresentados comentrios e informaes que tragam maiores esclarecimentos sobre o assunto ou sirvam para a sua melhor elucidao; eSeparata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011 - 15

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III - concluso destina-se soluo, proposta, providncia solicitada ou ao recomendada, devendo ser redigida de forma clara e precisa. Art. 38. O texto dos documentos, sempre que necessrio, ser dividido em: I - itens (pargrafos) so as principais divises do texto. So identificados por algarismo arbico, seguido de ponto e um espao em branco. Quando o texto constar de um s item, este no ser numerado. No obrigatrio que um documento contenha pelo menos trs itens, podendo ter um ou dois, quando versar sobre assuntos simples. Eles podero ser grafados em negrito e letras maisculas, quando se confundirem com ttulos; II - alneas so as divises dos itens. So identificadas por letra alfabtica minscula, seguida de ponto e um espao em branco. Elas podero ser sublinhadas quando se confundirem com ttulos; e III - subalneas so as divises das alneas. So identificadas por algarismo arbico, seguido de parntese. Caso seja necessria uma subdiviso da subalnea, ela ser identificada por letra alfabtica minscula, seguida de parntese, sendo a seo quinria a ltima subdiviso admitida, que ser identificada por algarismo arbico entre parnteses. Exemplo: 1. Conforme estudos ....................... a. ....................... 1) ....................... a) ....................... (1) ..................... 1 As alneas, subalneas ou quaisquer outras subdivises ficam no mesmo alinhamento vertical da primeira letra do item, sem indentao, como apresentado nestas instrues e nos anexos destas IG. 2 Nas sequncias de alneas, subalneas ou quaisquer outras subdivises, os elementos podero ser pontuados com ponto e vrgula. O penltimo elemento dever ser seguido da conjuno e, quando de carter cumulativo, ou da conjuno ou, se a sequncia for disjuntiva. Art. 39. No sero utilizados termos estrangeiros, a menos que no possuam traduo ou j estejam consagrados. Pargrafo nico. Os termos estrangeiros, quando utilizados, sero grafados em itlico. Art. 40. Os anexos dos documentos iniciam-se, obrigatoriamente em nova pgina, da seguinte maneira: I - sua designao, composta pela palavra ANEXO (em caixa alta e negrito), seguida de letra maiscula correspondente, na sequncia do alfabeto, a pelo menos 1,5 (um vrgula cinco) - centmetros da borda do papel; e II - a epgrafe grafada na linha imediatamente abaixo, em letras maisculas e negrito. 1 O desdobramento do texto dos anexos segue o previsto nos art. 37 e 38 destas IG. 2 Em caso de anexo nico, sua designao composta apenas pela palavra ANEXO (em caixa alta e negrito). Art. 41. Os anexos podem admitir apndices e estes, adendos, que so designados, respectivamente, por algarismos arbicos e letras minsculas, apresentados seguidamente. Art. 42. Os apndices e adendos seguem o previsto para os anexos, no que tange forma e estrutura.


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Art. 43. A numerao das pginas dos documentos ser realizada dentro do seu corpo e de cada anexo, apndice ou adendo, respectivamente. Pargrafo nico. O disposto no caput deste artigo tambm se aplica numerao das figuras, dos quadros, das tabelas e outros, que, nos anexos, apndices e adendos, antecedida pelo algarismo arbico ou pela letra correspondente; exemplos: Figura 1, Quadro A-2, Tabela 2-3, Fotografia b-4 e outros. Art. 44. Os documentos devem trazer, a partir da primeira pgina de seu texto (quando houver mais de uma pgina), e de seus anexos, apndices e adendos: I - no rodap de todas as pginas, centralizado, entre parnteses, a pelo menos um centmetro da borda inferior do papel, a seguinte identificao (exemplos): a) (Ofcio n XXXX SI-2/2 SCh/EME, de 14 JUL 11 - 00000.000000/0000-00 .....1/2); e b) (Anexo B ao Ofcio n XXXX SI-2/2 SCh/EME, de 14 JUL 11 00000.000000/0000-00 .................1/10). Art. 45. Em qualquer tipo de documento, para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente, devendo-se transferir para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho. Art. 46. Ao transcrever qualquer texto de lei, decreto, regulamento ou outros documentos legais, proceder da seguinte maneira: I - antes de iniciar a transcrio, deixar espao vertical de um centmetro; II - iniciar a primeira linha da transcrio com o sinal de aspas e no mesmo alinhamento vertical de incio dos artigos/pargrafos; III - digitar a letra inicial de cada uma das linhas seguintes a 1,0 (um) centmetro da margem esquerda do texto; IV - manter a margem direita igual do corpo do documento; V - no curso de uma transcrio, os artigos, os pargrafos, os incisos, as alneas e os itens desnecessrios sero substitudos por linha pontilhada; VI - terminar a transcrio com o sinal de aspas; e VII - antes de continuar a digitao, deixar espao vertical de 1,0 (um) centmetro. Art. 47. No caso de citao de texto legal, seguir-se- o seguinte: na primeira remisso a texto legal, a data do ato ser grafada por extenso: Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990; nas demais remisses, a citao deve ser feita de forma reduzida: Lei n 8.112/1990. Art. 48. Nas cpias de quaisquer documentos ostensivos, a fim de facilitar o trabalho dos envolvidos com o trmite da documentao, no canto inferior esquerdo e a 1,0 (um) centmetro da borda inferior da ltima folha (primeira, em caso de folha nica), pode ser registrada nota de rodap, contendo informaes sobre quem o elaborou ou confeccionou, local de arquivamento e outros, sendo datilografada ou digitada, de preferncia em fonte tamanho cinco. Exemplo: C:\Documents and Settings\Desktop\S1\Ofcios\Of n 3241, de 14 JUL 11. Art. 49. Os nmeros e percentuais sero expressos em algarismos arbicos, seguidas da indicao por extenso, colocadas entre parnteses, exceto data, nmero de documento e nos casos em que houver prejuzo para a compreenso do texto. Exemplo: 30 (trinta); 0,0 (zero vrgula zero), 234% (duzentos e trinta e quatro por cento) e outros. Art. 50. Valores monetrios sero expressos em algarismos arbicos, seguidos da indicao, por extenso, entre parnteses. Exemplo: R$3.800,00 (trs mil e oitocentos reais). Art. 51. As datas, quando grafadas por extenso, observaro as seguintes formas: I - 4 de maro de 2008 e no 04 de maro de 2008; eSeparata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011 - 17

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II - 1 de maio de 2009 e no 1 de maio de 2009. Art. 52. A indicao do ano no deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: 2008, 2009, 2010, e no 2.008, 2.009, 2.010. Art. 53. Os documentos sero digitados (datilografados) ou impressos: I - na cor preta; II - com clareza, nitidez e sem rasuras; e III - evitando-se o uso excessivo de destaque de trechos ou palavras, a utilizao de recursos como grifos, letras maisculas, negritos, entre outros, bem como o avano desnecessrio de pargrafos, itens e outras subdivises. Art. 54. A manuteno da unidade de linguagem, fundamental boa redao, conseguida por meio de utilizao: I - de expresses de uso corrente no Ministrio da Defesa (MD) e nos Comandos do Exrcito, da Marinha, da Aeronutica, j constantes de outras publicaes relativas ao mesmo assunto; II - da mesma estrutura de linguagem (tempos de verbos, construo de frases, outros.); e III - de uma mesma tcnica de redao na formao de frases e perodos, em todo o conjunto da publicao. Art. 55. A unidade de doutrina, indispensvel aos documentos em geral, alcanada por meio de: I - observncia dos princpios doutrinrios fixados em publicaes do Ministrio da Defesa, do Comando do Exrcito, do Comando da Marinha ou do Comando da Aeronutica; II - correta utilizao de terminologia, abreviaturas, siglas, smbolos e convenes cartogrficas em uso nos Comandos do Exrcito, da Marinha, da Aeronutica e no Ministrio da Defesa; e III adoo, na comunicao com o MD, de terminologia comum aos Comandos Militares (do Exrcito, da Marinha e da Aeronutica) e expresses de fcil compreenso, buscando esclarecer, quando necessrio, os assuntos tratados. Art. 56. O fecho do documento tem a finalidade de arrematar o texto e de saudar o destinatrio. Ele dever ser utilizado somente para correspondncias externas ao Exrcito Brasileiro, empregando as seguintes expresses: I - Respeitosamente para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica; II - Atenciosamente para autoridades de igual hierarquia ou de hierarquia inferior; e III - para autoridades estrangeiras, de acordo com rito e tradio prprios, devidamente disciplinados pelo Ministrio das Relaes Exteriores (MRE). Art. 57. Para a assinatura, observa-se o seguinte: I - no haver trao horizontal, sendo ainda centralizada em todos os documentos; II - digitam-se em uma primeira linha, o nome da autoridade signatria em letras maisculas e negrito, e a abreviatura de seu posto/graduao, tambm em negrito; em uma segunda linha, seu cargo ou a sua funo e OM, abreviados ou no; III - se o signatrio for oficial-general ou cadete, o posto ou ttulo preceder o nome; IV - alm do citado no inciso I, os demais tipos de modalidade de assinaturas previstas so: no impedimento ou por delegao de competncia;18 - Separata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011

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V - na ausncia da autoridade (prevista ou imprevista) incumbida da assinatura, os documentos sero assinados por seu substituto legal, desde que no existam restries administrativas. Coloca-se no lugar da assinatura o termo No impedimento de, e, logo abaixo do lugar de assinatura da autoridade, o substituto legal assina, apondo o seu nome e posto, conforme o exemplo a seguir: No impedimento de JOO MARTINS DE SOUZA - Cel (centralizado) Comandante do 1 BIS1 (um) espao simples

(Assinatura do substituto legal) MANOEL FRANCO DA ROCHA - TC VI - nos documentos em que a assinatura for delegada, admitir-se- uma das seguintes formas: e 1 Opo nos documentos de mbito interno do Exrcito Brasileiro, a assinatura ser precedida do termo Por ordem, complementado pelo cargo da autoridade, no mesmo alinhamento do pargrafo, conforme exemplo a seguir: 4. ....................................1 (um) espao simples

Por ordem do Chefe do Estado Maior do Exrcito.Mnimo de 3 (trs) espaos simples ou 24 Pt

Gen Div RICO SANTOS (centralizado) Vice-Chefe do EME 2 Opo conforme exemplo a seguir: 4. .....................................................Mnimo de 3 (trs) espaos simples ou 24 Pt

Gen Div JOS ALVES (centralizado) Comandante da 1 Diviso de Exrcito2 (dois) espaos simples ou 18 Pt

Por delegao:3 (trs) espaos simples ou 24 Pt

ANTNIO JOO DA SILVA - Cel Chefe do EM da 1 Diviso de Exrcito (alinhado esquerda) VII - documentos destinados ao meio civil ou a organizaes no integrantes da Fora: a) no haver trao para a assinatura; b) digitar o nome da autoridade signatria em letras maisculas e o seu posto/graduao, tudo em negrito e por extenso; c) em uma segunda linha, o seu cargo ou a sua funo e OM, tudo por extenso; eSeparata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011 - 19

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d) se o signatrio for oficial-general ou cadete, o posto ou ttulo preceder o nome. Seo IX Das Abreviaturas e Siglas Art. 58. A fim de facilitar a compreenso do texto, evitar-se- o emprego abusivo de abreviaturas e siglas. Art. 59. Nos documentos utilizados no mbito do Comando do Exrcito e na correspondncia entre este e os Comandos da Marinha, da Aeronutica e o Ministrio da Defesa, empregar-se-o as abreviaturas e siglas estabelecidas no MD33-M-02 (Manual de Abreviaturas, Siglas, Smbolos e Convenes Cartogrficas das Foras Armadas) e no Manual de Campanha - Abreviaturas, Smbolos e Convenes Cartogrficas, observado o princpio de que a primeira referncia no texto seja acompanhada de explicitao de seu significado, exceto se o documento contiver glossrio. Pargrafo nico. Nos documentos de que trata o caput, as abreviaturas no utilizam ponto abreviativo, salvo as previstas na publicao EB10-IG-01.003, 1 Edio, 2011. Art. 60. As abreviaturas n e N sero empregadas para a palavra nmero na elaborao de correspondncias e de atos normativos e ordinatrios, sendo que a segunda grafia somente ser utilizada quando a classificao (tipo) do documento for grafada toda em letras maisculas. Exemplos: Ofcio n, PORTARIA N, Lei n e outros. Pargrafo nico. Na redao dos demais documentos militares ser utilizada a abreviatura Nr para a palavra nmero. Art. 61. As palavras ou os grupos de palavras no constantes das abreviaturas e siglas do MD33-M-02 e do Manual de Campanha - Abreviaturas, Smbolos e Convenes Cartogrficas, quando nos trabalhos no mbito do Comando do Exrcito e entre este e os Comandos da Marinha, da Aeronutica e o Ministrio da Defesa, sero escritos por extenso. 1 Abreviaturas, siglas, smbolos, convenes ou termos novos somente devem ser usados aps previamente definidos ou conceituados no texto e tm validade apenas para os documentos em que forem empregados. 2 A adoo, em carter definitivo, de qualquer abreviatura, sigla, smbolo, conveno ou termo, depende de prvia aprovao do EME ou MD. Art. 62. As abreviaturas militares no devem ser empregadas em documentos destinados ao meio civil.

CAPTULO II DOS DOCUMENTOS QUE INTEGRAM A CORRESPONDNCIA

Art. 63. Os documentos que integram a correspondncia so divididos, conforme a sua finalidade/classificao, em documentos para a circulao externa, documentos para a circulao interna, documentos declaratrios, documentos de apoio deciso e documentos de esclarecimento e/ou reconhecimento. Art. 64. O documento de correspondncia destinado para a CIRCULAO EXTERNA ao Exrcito:20 - Separata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011

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I - OFCIO o documento pelo qual as autoridades militares se correspondem com autoridades da Administrao Pblica e Privada, nas esferas Nacional e Internacional, a respeito de assunto tcnico ou administrativo, de carter exclusivamente oficial, podendo (Fig A-1, A-2.1 e A-2.2): a) tramitar por meio fsico/ papel impresso; b) substituir o documento FAX, desde que seja citada a forma de transmisso no corpo do documento, e c) ser utilizado com suporte eletrnico (o documento arquivado/enviado por rede de computadores ou por meio fsico de transporte de dados, outros, porm continua sendo um ofcio), desde que seja certificado digitalmente por estrutura definida pelo Ministrio da Defesa. Art. 65. Documentos de correspondncia destinados para a CIRCULAO INTERNA do Exrcito: I - CORREIO ELETRNICO um documento eletrnico, meramente informativo, que pode responder por algumas rotinas de trabalho, regulado por normas especficas e pelo previsto no captulo VI destas IG (Fig A-3); II - DOCUMENTO INTERNO DO EXRCITO (DIEx) forma de correspondncia utilizada pela autoridade militar ou pelo militar, com a finalidade de tratar de assuntos oficiais, transmisso de ordens, instrues, decises, recomendaes, encaminhamentos de documentos, solicitaes, comunicar assuntos de servio, esclarecimentos, informaes e outros, devendo ser preferencialmente utilizado com suporte eletrnico (o documento arquivado/enviado por rede de computadores ou por meio fsico de transporte de dados, outros, porm continua sendo um DIEx), para permitir agilidade e oportunidade (Fig A-4; A-5.1, A-5.2 e A-5.3): a) o DIEx substitui os seguintes documentos que constavam nas antigas IG 10-42: encaminhamento, fax, memorando, mensagem direta, ofcio interno, parte, remessa e restituio; e b) o DIEx poder ser simplificado, nas seguintes situaes: - para encaminhamento, remessa e restituio de outros documentos; - como capa de FAX, restrito no mbito da Fora; - rpida comunicao entre as partes interessadas; e - no mbito da Organizao Militar (OM). III - FORMULRIO PADRONIZADO documento sumrio destinado a otimizar procedimentos operacionais/administrativos no mbito da OM, tais como: solicitao de indenizaes e de material, recebimento de funo entre outras. Os formulrios sero regulados em legislao especfica pelo rgo de Direo Geral (ODG), pelos rgos de Direo Setorial (ODS) e pelos Comandos Militares de rea (C Mil A), conforme sua rea de atuao. Devero ser de fcil preenchimento, com espaos e alternativas padronizados. O formulrio no necessita de documento de encaminhamento, pois se destina para procedimentos exclusivos de uma OM, devendo haver no seu corpo controles especficos de recebimento e de deciso; IV - INFORMEX documento que representa a palavra oficial da Fora sobre assuntos de interesse do pblico interno de forma rpida e direta. um documento padronizado pelo Centro de Comunicao Social do Exrcito e que tambm pode ser destinado para fora da Fora (Fig A-6); e V - RADIOGRAMA destinado rpida comunicao entre as partes interessadas, transmitido por meio de equipamentos de telecomunicaes, em linguagem e abreviaes especficas, podendo ser substitudo pelo correio eletrnico, conforme previsto no inciso II deste artigo, sempre que houver meios fsicos adequados. regulado por legislao especfica.Separata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011 - 21

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Art. 66. Documentos de correspondncia considerados DECLARATRIOS: I - ATA registra, resumidamente, as ocorrncias de um evento de interesse militar, podendo ser utilizado com suporte eletrnico (o documento arquivado/enviado por rede de computadores ou por meio fsico de transporte de dados, outros), sempre que houver meios fsicos adequados (Fig A-7.1 e A-7.2); II - BOLETIM INTERNO (BI) instrumento pelo qual o comandante, chefe ou diretor divulga suas ordens e das autoridades superiores e os fatos que devam ser do conhecimento da OM, podendo ser utilizado suporte eletrnico (o documento arquivado/enviado por rede de computadores ou por meio fsico de transporte de dados, outros), sempre que houver meios fsicos adequados; III - CPIA AUTNTICA reproduo literal de um documento conferida com o original e assinada por autoridade competente; IV - CPIA AUTENTICADA reproduo de um documento por meio de qualquer processo de cpia (mecnico, eltrico, qumico, fotogrfico), reconhecida como verdadeira pela aposio de carimbo ou pela certificao digital, onde consta a assinatura da autoridade responsvel pela conferncia com o original (Fig A-8); V - DECLARAO firmada por uma autoridade, sobre fato ou circunstncia de que tenha conhecimento, mediante solicitao ou no para fins de prova (Fig A-9); VI - EDITAL instrumento utilizado por autoridade para divulgar ao pblico em geral certos atos e fatos administrativos; VII - NOTA DO COMANDANTE DO EXRCITO documento assinado pelo Comandante do Exrcito, versando sobre determinado assunto, de interesse do rgo, repartio, servio ou unidade a cujo chefe, diretor ou comandante dirigido. Pode ser utilizado, tambm, para dar conhecimento Fora de suas decises de carter administrativo ou de ordem geral (Fig A-10); VIII - NOTA PARA BOLETIM documento proposto por uma autoridade subordinada competente, sujeito aprovao do comandante, chefe ou diretor, para fim de publicao no BI de sua OM, podendo ser utilizado suporte eletrnico (o documento arquivado/enviado por rede de computadores por meio fsico de transporte de dados, outros, porm continua sendo uma nota para boletim), ou ser substitudo por correio eletrnico, sempre que houver meios fsicos adequados (Fig A-11); e IX - TERMO documento lavrado em papel ou livro no qual se consigna ato ou fato, para que conste sempre e em qualquer poca, a fim de que se possa alegar ou verificar sua autenticidade. Os modelos para elaborao desse documento encontram-se difundidos nos regulamentos e publicaes especficas. Pargrafo nico. No caso do inciso VIII deste artigo, quando se tratar de recompensas e punies disciplinares, obedecidos os limites de competncia das autoridades subordinadas, no cabe aprovao do comandante, chefe ou diretor que, se discordar, proceder de acordo com o que prescreve o Regulamento Disciplinar do Exrcito (RDE). Art. 67. Documentos de correspondncia destinados para APOIO DECISO: I - MEMRIA instrumento expedido para a apreciao de problema de forma sinttica, fundamentado no raciocnio lgico e em ordem cronolgica, visando a tomada de deciso. Os estudos e os documentos necessrios para respaldar a deciso estaro anexados ao documento (Memria) (Fig A-12); e II - RELATRIO expediente contendo exposio minuciosa de fatos ou atividades que devam ser apreciados por autoridade competente. Os modelos para elaborao deste documento so encontrados em regulamentos, manuais e instrues especficas.


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Pargrafo nico. Os documentos citados podem ser confeccionados e transmitidos por meio eletrnico, sempre que houver meios fsicos adequados (eles so arquivados/enviados pela rede de computadores ou por meio fsico de transporte de dados, porm continua sendo uma memria/relatrio). Art. 68. Documentos de correspondncia destinados para ESCLARECIMENTO E/OU RECONHECIMENTO: I PROCESSO so documentos ou conjunto de documentos correlatos necessrios ao esclarecimento de uma questo que exige estudos mais detalhados, bem como procedimentos especficos expressados por despachos, pareceres tcnicos e outros que sero includos em sua composio, sendo identificados pelo NUP, observadas as determinaes do MD, conforme previsto na Portaria Normativa n 1086/MD, de 08 SET 05 (Fig A-13); e II - REQUERIMENTO documento em que o signatrio pede autoridade competente o reconhecimento ou a concesso de direito que julga possuir, amparado na legislao que regula o objeto pretendido. Compem o requerimento, o propriamente formulado pelo signatrio e uma informao sobre o pedido, elaborado pelo Comandante da OM (Fig A-14 e A -15). Art. 69. Estas IG apresentam no ANEXO, notas explicativas sobre estes documentos que integram a correspondncia, acompanhadas de seus respectivos modelos.

CAPTULO III DA TRAMITAO DA CORRESPONDNCIA

Seo I Do Fluxo da Correspondncia Art. 70. A correspondncia ser remetida diretamente ao destinatrio, particularmente quando classificada como urgente ou urgentssima, respeitados os canais tcnicos e de comando. 1 Os recursos das decises administrativas, excetuando-se os da esfera disciplinar, sero encaminhados diretamente autoridade a que se destinarem. 2 Os requerimentos na esfera de justia e disciplina sero encaminhados segundo o disposto no RDE e na legislao especfica. Art. 71. Compete ao Chefe do EME, aos chefes de rgo de direo setorial, ao Secretrio-Geral do Exrcito e aos rgos de assessoramento direto e imediato (OADI) regular, por intermdio de seus rgos diretamente subordinados, a tramitao da correspondncia relativa a cada sistema de atividades, visando racionalizao e simplificao das rotinas de trabalho (canal tcnico). Art. 72. Compete, igualmente, aos comandantes militares de rea regular a tramitao da correspondncia relacionada com as atividades de seu comando, na respectiva rea de jurisdio (canal de comando).


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Seo II Da Seleo e do Uso dos Tipos de Servios Art. 73. Na seleo do tipo de servio para a remessa e tramitao de correspondncia, sero considerados os seguintes aspectos: I - a urgncia do assunto; II - a distncia existente entre o expedidor e o destinatrio; III - a adequabilidade e a capacidade do meio a ser empregado; IV - a estimativa dos custos; V - o grau de segurana; e VI - a simplificao da tramitao da correspondncia. Art. 74. A utilizao dos meios de tecnologia da informao (TI), integrantes das diversas redes do Exrcito, regulada pelo Departamento de Cincia e Tecnologia (DCT). Pargrafo nico. O sistema adotado para Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED), no mbito do Exrcito, ser o definido e homologado pelo DCT, no cabendo a utilizao de outros sistemas/ferramentas paralelos para o controle da documentao eletrnica da Fora.

Seo III Do Recebimento e da Expedio da Correspondncia Art. 75. Em toda OM, haver um servio de correio (SC) organizado para recebimento, protocolo, expedio e arquivo da correspondncia oficial que nele transitar. Pargrafo nico. O manuseio da correspondncia sigilosa observar as prescries contidas nas Instrues Gerais para a Salvaguarda de Assuntos Sigilosos e demais legislaes que tratam do assunto. Art. 76. A correspondncia oficial ser entregue ao SC, para fim de expedio, j com o envelope endereado pela repartio que a elaborou. 1 Quando a correspondncia for pessoal, ser entregue ao SC j dentro do envelope endereado e fechado. 2 O endereamento, sempre que possvel, ser digitado ou datilografado. Art. 77. No SC, os documentos permanecero apenas o tempo mnimo necessrio sua tramitao. Pargrafo nico. Alm dos documentos classificados como U e UU, os radiogramas, os DIEx, os correios eletrnicos e outros, que utilizam meios de rpida transmisso, tero precedncia e andamento imediato. Art. 78. A correspondncia ostensiva, cujo assunto for do interesse da Justia ou existir imperativo para obteno do recibo do destinatrio, ser expedida como registrada.

CAPTULO IV DO ENDEREAMENTO DA CORRESPONDNCIA Art. 79. Quando o documento for remetido por meio dos servios de mensageiros, de malotes ou postal ser envelopado, obedecendo s seguintes prescries: I - o envelope conter ( Fig 2 e 3):24 - Separata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011

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a) abaixo das Armas Nacionais e dos nomes Ministrio da Defesa e Exrcito Brasileiro, em duas linhas separadas p o r 1 ( u m ) o u 2 ( d o i s ) e s p a o s ( o u m e i o c e n t m e t r o o u u m c e n t m e t r o ) , conforme suas dimenses, o nome da organizao expedidora, tudo em letras maisculas; b) a 1 ( u m ) o u 2 ( d o i s ) e s p a o s ( o u meio centmetro ou um centmetro), abaixo do nome da OM digitado abreviado, o tipo e nmero do documento remetido, seguido da sigla da seo, diviso ou gabinete em que foi elaborado e da palavra CIRCULAR (se for o caso); e c) na hiptese de documento U ou UU, essa classificao ser digitada em maiscula, a um espao (ou meio centmetro) abaixo da linha anterior; II - o sobrescrito (Fig 1) consta de: a) forma de tratamento; b) posto e nome (se for o caso); c) cargo do destinatrio; d) rua e nmero (se for o caso); e e) cdigo de endereamento postal (CEP), seguindo-se o nome da cidade, vila ou localidade e Estado ou Distrito Federal, na mesma linha; III - manter espao vertical de um centmetro entre as linhas do sobrescrito, devendo todas elas obedecer ao mesmo alinhamento vertical, a 4,5 (quatro vrgula cinco centmetros) da borda esquerda do envelope e, no caso do envelope de grandes dimenses, os espaos sero proporcionais ao seu tamanho; IV - em correspondncia de trnsito restrito s organizaes do Exrcito, a 2,5 (dois vrgula cinco centmetros) da borda esquerda do envelope e a 2 (dois) centmetros de sua borda esquerda inferior, digitar-se- a palavra Do seguida do posto e cargo do signatrio; V - quando a correspondncia for pessoal, o nome do signatrio constar do sobrescrito logo depois do posto, ficando o cargo em outra linha; e VI - quando se tratar de correspondncia (ostensiva) interna da OM, dispensvel o envelopamento. DESTINATRIO Presidente da Repblica, Presidente do Congresso Nacional e Presidente do Supremo Tribunal Federal SOBRESCRITO Excelentssimo Senhor Presidente da (o).... (NOME) (endereo) Excelentssimo Senhor MATEUS ANTONIO DE SOUZA Ministro de Estado da Educao Esplanada dos Ministrios, Bloco L, 8 andar Excelentssima Senhora Senadora (NOME) Senado Federal Praa dos Trs Poderes 70165-900 Braslia DF Excelentssimo Senhor (NOME) Juiz de Direito da 2 Vara Cvel Rua xxx, n yyy 20000-000 Rio de Janeiro - RJSeparata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011 - 25

Autoridade tratadas por Vossa ou Sua Excelncia

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Autoridades tratadas por Vossa Senhoria ou Sua Senhoria e particulares

Reitores de universidades

Papa

Cardeais

Arcebispos e Bispos

Monsenhores

Cnegos e superiores

Ao Senhor (NOME) Rua xxx, n yyy 30000-000 Belo Horizonte MG Ao Senhor (NOME) Magnfico Reitor da Universidade de zzz Rua xxx, n yyy 30000-000 Belo Horizonte MG Santssimo Padre Papa (NOME) Palcio do Vaticano (endereo) Eminentssimo Senhor Cardeal ou, ainda, Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal (NOME) (instituio, se for o caso) (endereo) A Sua Excelncia Reverendssima O Senhor (NOME) Bispo ou Arcebispo de (o/a) (instituio) (endereo) Ao Reverendssimo Monsenhor (NOME) (Endereo) Ao Reverendssimo Senhor Sacerdote (NOME) (endereo) A sua Reverncia, o Senhor Sacerdote (NOME) (endereo)

Sacerdotes, Clrigos e demais religiosos

Fig 1 Exemplos de Sobrescrito

Art. 80. O espaamento, nos exemplos de endereamento (Fig 2 e 3), segue as regras previstas para o DIEx. Art. 81. Quando a correspondncia for transmitida atravs de meios de telecomunicaes da rede do Exrcito Brasileiro, o endereamento obedecer s seguintes prescries: I - cabealho, constando de: a) prembulo; b) indicaes de servio; e c) endereo; II - o prembulo preenchido pelo operador da estao transmissora; III - a indicao do servio caracteriza a correspondncia quanto sua tramitao; no caso de urgente e urgentssima, escrever-se-o as letras U e UU, respectivamente; quando se tratar de correspondncia pessoal, a mesma ser indicada com a letra P;


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IV - o endereo constitudo da abreviatura regulamentar da OM, seguida do nome da cidade onde tem sede, quando a correspondncia for dirigida ao comandante, chefe ou diretor dessa OM; quando for dirigida a uma autoridade subordinada, usar-se-, aps a abreviatura da OM, a abreviatura da repartio (seo ou diviso); V - no caso de mensagens sociais e pessoais, a abreviatura do posto e o nome de guerra da autoridade precedero a abreviatura da OM; e VI - no permitido o uso de endereos particulares ou residenciais. (ARMAS NACIONAIS) MINISTRIO DA DEFESA EXRCITO BRASILEIRO ACADEMIA MILITAR DAS AGULHAS NEGRAS (Academia Real Militar/1810) URGENTE Of n 41 E/1 CIRCULAR Exmo Sr DIRETOR DE FORMAO E APERFEIOAMENTO Praa Duque de Caxias, S/N Palcio Duque de Caxias 20000-100 RIO DE JANEIRO RJFig 2 Exemplo de endereamento para a autoridade integrante de organizao do Exrcito

(ARMAS NACIONAIS) MINISTRIO DA DEFESA EXRCITO BRASILEIRO ESTADO-MAIOR DO EXRCITO

Exmo. Sr. Gen Ex (NOME) Secretrio de Logstica e Mobilizao do Ministrio da Defesa 70049-900 BRASLIA - DFFig 3 Exemplo de endereamento para autoridades lotadas em organizaes no integrantes da Fora, mesmo que sejam militares

CAPTULO V DA ELABORAO DA CORRESPONDNCIA

Seo I Do Idioma


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Art. 82. Na correspondncia com autoridades estrangeiras, usar-se- o idioma portugus, devendo-se, quando possvel, fazer acompanhar o documento escrito com a respectiva verso para a lngua considerada. Pargrafo nico. Para os pases de lngua pouco usual, a verso ser em ingls ou francs, conforme a proximidade do idioma.

Seo II Das Formas de Tratamento Art. 83 Na correspondncia que s deva transitar no mbito do Exrcito, dispensam-se as frmulas de pura cortesia, tais como: Tenho a honra de (...) e outras, cuja ausncia, no denotando desateno pessoal, torna, mais simples e sucinta a exposio. Art. 84. Na correspondncia militar, so usadas as seguintes formas de tratamento: I - Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: - Presidente da Repblica; - Vice-Presidente da Repblica; - ministros de Estado; - Secretrio-Geral da Presidncia da Repblica; - Advogado-Geral da Unio; - Chefe do Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica; - Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica; - secretrios da Presidncia da Repblica; - governadores e vice-governadores de Estado e do Distrito Federal; - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; - oficiais-generais das Foras Armadas; - embaixadores; - secretrio executivo e secretrio-geral de ministrios; - secretrios de estado dos governos estaduais e secretrios do Governo do Distrito Federal; e - prefeitos municipais; b) do Poder Legislativo: - deputados e senadores federais; - Ministros do Tribunal de Contas da Unio; - conselheiros dos tribunais de contas estaduais; - deputados estaduais e distritais; e - presidentes das cmaras legislativas municipais; c) do Poder Judicirio: - Ministros do Supremo Tribunal Federal; - Ministros do Superior Tribunal de Justia; - Ministros do Superior Tribunal Militar; - Ministros do Tribunal Superior Eleitoral; - Ministros do Tribunal Superior do Trabalho; - membros dos tribunais de justia estaduais, do Distrito Federal e dos territrios; - membros dos tribunais regionais federais; - membros dos tribunais regionais eleitorais; - membros dos tribunais regionais do trabalho;28 - Separata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011

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- desembargadores e juzes; e - auditores da Justia Militar. d) do Ministrio Pblico: 1. Ministrio Pblico Federal: (a) Procurador-Geral da Repblica; (b) subprocuradores-gerais da Repblica; (c) procuradores regionais da Repblica; e (d) procuradores da Repblica; 2. Ministrio Pblico do Trabalho: (a) Procurador-Geral do Trabalho; (b) subprocuradores-gerais do Trabalho; (c) procuradores regionais do Trabalho; e (d) procuradores do Trabalho; 3. Ministrio Pblico Militar: (a) Procurador-Geral da Justia Militar; (b) subprocuradores-gerais da Justia Militar; (c) procuradores da Justia Militar; e (d) promotores da Justia Militar. 4. Ministrio Pblico do Distrito Federal e Territrios: (a) Procurador-Geral de Justia; (b) procuradores de Justia; (c) promotores de Justia;e (d) promotores de justia adjuntos; (e) Advogado-Geral da Unio; (f) membros do rgo de Direo Superior da Advocacia-Geral da Unio; e (g) da Defensoria Pblica da Unio, os membros dos rgos de administrao superior. II - para as autoridades eclesisticas: a) Vossa Santidade, para o Papa; b) Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, para cardeais; c) Vossa Excelncia Reverendssima, para arcebispos e bispos; d) Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima, para monsenhores, cnegos e superiores religiosos; e e) Vossa Reverncia, para sacerdotes, clrigos e demais religiosos; III - Vossa Magnificncia, para reitores de universidades; IV - Vossa Senhoria, para as demais autoridades civis e para particulares; e V - Vs ou Senhor, para as demais autoridades militares; 1 O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas s autoridades ser: I - aos Chefes de Poder, Excelentssimo Senhor, seguido do respectivo cargo: a) Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica; b) Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional; e c) Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal; II - aos reitores de universidade, Magnfico Reitor, seguido da respectiva universidade; III - ao Papa, Santssimo Padre; IV - aos cardeais, Eminentssimo Senhor Cardeal ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal; e V - s demais autoridades, Senhor, seguido do respectivo cargo: a) Senhor Senador; b) Senhor Ministro; eSeparata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011 - 29

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c) Senhor Governador. 2 Fica abolido o uso do tratamento Dignssimo s autoridades arroladas neste artigo. Art. 85. Nas referncias s autoridades, emprega-se o ttulo do cargo, precedido de Senhor. Exemplo: por determinao do Senhor Presidente da Repblica; por delegao do Senhor Comandante do Exrcito. Art. 86. Deve ser evitado, na forma cerimoniosa de Excelncia, o emprego dos possessivos seu e sua e das variaes pronominais o e lhe; dir-se-, de preferncia, remeto para apreciao de Vossa Excelncia.... Art. 87. O ttulo de representante diplomtico deve seguir-se ao nome pessoal; dir-se-: "O Exmo Sr (nome pessoal), Embaixador do...".

Seo III Dos Originais e das Cpias Art. 88. Por exemplar original, entende-se: I - a primeira via de cada documento elaborado; II - todo documento recebido pelo destinatrio e que possui a assinatura de prprio punho da autoridade signatria; III - o documento assinado por delegao e recebido pelo destinatrio; IV - todas as primeiras vias recebidas pelos destinatrios, no caso de documentos circulares; e V - a segunda via de cada documento elaborado na organizao, quando a primeira via tiver sido remetida a outro rgo. Art. 89. De toda correspondncia expedida, haver uma via destinada a arquivo de correspondncia da autoridade de origem, que ser considerada para efeito de avaliao de documento como original, conforme disposto no inciso V do art. 88 destas IG. Art. 90. O nmero de cpias depender dos diferentes destinos a serem dados correspondncia. 1 A autoridade signatria, quando oficial-general ou comandante, chefe ou diretor de OM, poder limitar-se a assinar, apenas, os originais dos documentos, delegando competncia para a rubrica das cpias, dos anexos, dos apndices e dos adendos a uma ou mais autoridades subordinadas. 2 A rubrica dos documentos citados no 1 deste artigo ser lanada, quando o documento tiver mais de uma folha, no ngulo superior direito de cada uma; na ltima folha, no ngulo inferior esquerdo do documento precedido da expresso: Cpia rubricada por ordem de ... (nome, posto e funo da autoridade delegante). 3 Ser enviada cpia dos expedientes s autoridades que, embora no sendo as destinatrias, tenham interesse direto no assunto de que tratam ou tenham de providenciar de alguma forma a respeito. Art. 91. As cpias autnticas e autenticadas, a serem anexadas a expedientes, reproduziro de forma idntica o original, e devem ser conferidas e autenticadas. Art. 92. Abaixo da assinatura e em seguida palavra CPIAS, indicam-se, de forma abreviada, as OM que recebero as cpias extradas e o nmero de cpias remetidas a cada uma. 1 Nessa indicao constaro todas as cpias, incluindo as destinadas informao, arquivo e distribuio interna.


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2 No caso de documento destinado autoridade estranha ao Exrcito, a relao das cpias no constar do documento original, mas apenas dos exemplares destinados autoridade no mbito da Fora e ao arquivo do expedidor. Art. 93. Caso as cpias no sejam acompanhadas dos correspondentes anexos ao documento, tal fato ser indicado entre parnteses, (sem anexo), ou (sem tais e tais anexos), aps a indicao do destino da cpia correspondente.

CAPTULO VI DO DOCUMENTO ELETRNICO Seo I Dos Conceitos Art. 94. Conforme definido no 2 do art. 4 destas IG, documento eletrnico toda a informao ou o conjunto de informaes existente em formato digital (texto, imagem, udio, e vdeo, dentre outros) que poder ser armazenada em meio magntico, optomagntico, eletrnico ou similar, susceptvel de ser utilizada em rgos do Exrcito ou externos Fora. Pargrafo nico. O documento eletrnico ser considerado oficial quando assinado e tramitado eletronicamente pelos meios oficiais homologados pelo Exrcito. Art. 95. O correio eletrnico (e-mail) um sistema de envio e de recebimento de mensagens eletrnicas que regulado por Instruo Reguladora especfica. Pargrafo nico. Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, isto , para que possa ser aceita como documento oficial, necessrio existir a certificao digital do remetente, baseada em certificados digitais aceitos pelo Exrcito, na forma estabelecida em lei. Art. 96. O Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) o conjunto de ferramentas, normas, procedimentos e tcnicas que permite ao Exrcito gerenciar seus documentos em meio digital, independente de seu formato, conforme descrito no art. 94. Pargrafo nico. As ferramentas e os procedimentos planejados para o GED devero atender os princpios da disponibilidade, da integridade, da confiabilidade e da autenticidade e, ainda, serem homologadas pelo EB.

Seo II Da Assinatura Digital Art. 97. Assinatura digital aposta a um documento eletrnico que, utilizando tcnicas criptogrficas, assegura sua autenticidade e integridade. Uma assinatura digital um conjunto nico anexado ao documento que o relaciona ao signatrio. I - o documento com assinatura digital dever conter uma chancela que contenha a inscrio ASSINADO DIGITALMENTE, seguida por nome e posto, mantendo-se o tamanho e o tipo de fonte utilizada nos demais campos, grafada em letras maisculas, na cor vermelha, e delimitada por parnteses, seguindo a representao grfica do exemplo a seguir: (ASSINADO DIGITALMENTE) NOME COMPLETO - Posto Cargo/Funo


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II - os anexos, apndices e adendos dos documentos podero ser assinados pelos respectivos responsveis por sua elaborao, quando for o caso; III - o documento eletrnico dever ser assinado pela autoridade expedidora, empregando recurso criptogrfico em vigor, homologado pelo EB; IV - para os documentos eletrnicos assinados por delegao, aplica-se a formatao do prescrito no inciso I deste artigo, sem o uso da expresso "ASSINADO DIGITALMENTE" sobre o nome da autoridade que delegou. O nome da autoridade delegada dever vir logo abaixo e esquerda, com as expresses Por delegao: e "ASSINADO DIGITALMENTE", dispostas conforme o exemplo a seguir: NOME COMPLETO - Posto Cargo/Funo Por delegao: (ASSINADO DIGITALMENTE) NOME COMPLETO - Posto Cargo/Funo

V - para os documentos eletrnicos, dispensvel a insero de quaisquer outras assinaturas ou rubricas que no a assinatura digital. A imagem da assinatura ou da rubrica (obtida por escaneamento ou digitalizao) no pode ser inserida em documentos eletrnicos; VI - o documento eletrnico no poder ser modificado/alterado aps ser assinado pela autoridade expedidora ou delegada, pois neste caso, a assinatura perderia a validade, uma vez que est vinculada ao signatrio; e VII - o DCT regular a formatao e o local da inscrio da validade do certificado e data-hora no documento eletrnico.

Seo III Da Elaborao do Documento Eletrnico Art. 98. Os documentos eletrnicos obedecero ao estabelecido nas regras para elaborao de correspondncias estabelecidas nestas IG. Pargrafo nico. Durante a elaborao dos documentos eletrnicos, dever ser observada a utilizao de padres abertos de formatao, em detrimento de formatos proprietrios, visando garantir o acesso futuro documentao oficial arquivada. Art. 99. Para os anexos, apndices e adendos tramitados eletronicamente, deve ser observado o seguinte: I - cada arquivo deve ser assinado individualmente. Por exemplo, um ofcio, com trs anexos, sendo um destes possuindo dois apndices, implicar, necessariamente, a existncia de seis arquivos assinados digitalmente; II - quando a quantidade total de arquivos que compem o documento eletrnico for grande, estes podero ser compactados em um arquivo apenas, por meio de software de compactao de arquivos, padronizado para uso pelo Exrcito. Caso o tamanho total dos arquivos seja superior a trezentos kbytes, devero, obrigatoriamente, ser compactados;32 - Separata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011

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III - os arquivos compactados devero tambm ser assinados individualmente, antes da compactao, conforme o prescrito no inciso I deste artigo; IV - no ser admitido o envio da cpia de documento eletrnico por meio eletrnico em que parte deste, ou de seus apensos, seja transmitida eletronicamente e parte por outro meio (postal, mensageiro, correios e outros); V - toda a impresso de documento eletrnico ser considerada como cpia, pois o formato original o eletrnico; e VI - a cpia impressa do documento eletrnico, que seja utilizada para juntar a outro documento tramitando em forma de papel, dever ser autenticada pela OM, vista do arquivo eletrnico original.

Seo IV Da Tramitao do Documento Eletrnico Art. 100. Observados os procedimentos especficos estabelecidos, cada OM definir como ser executado o trmite interno do documento eletrnico. Salienta-se que as OM devem procurar, ao mximo, realizar o trmite interno de documento por meio eletrnico, empregando os meios e sistemas homologados pelo EB. Pargrafo nico. Os documentos que possam vir a ser utilizados como prova em juzo, sindicncia, inqurito ou outro tipo de verificao legal, como aqueles que envolvam valor monetrio e/ou fiscal e tramitem fora do EB, devero ser elaborados e enviados por meio fsico, a juzo da autoridade competente.

Seo V Da Expedio e do Recebimento Art. 101. Na expedio dos documentos eletrnicos, alm dos procedimentos estabelecidos nestas IG, sero observados, quando for o caso, os procedimentos especficos originados no EME. I - os documentos eletrnicos oficiais expedidos e recebidos devero tramitar entre OM, obrigatoriamente, pelas caixas-postais ou sistemas homologados pelo Exrcito; e II - a responsabilidade pela confirmao da entrega de documento eletrnico por meio eletrnico ser sempre da OM de origem. Portanto, as correspondncias eletrnicas devero ser expedidas com a opo "Acusar Recebimento" ou equivalente, assinalada na seo opo de envio do sistema de correio eletrnico utilizado.

Seo VI Dos Documentos Eletrnicos Sigilosos Art. 102. Os documentos sigilosos no formato digital devero tramitar por sistema distinto dos ostensivos, que permita a cifrao e a decifrao, visando salvaguardar sua integridade com a necessria segurana. I - os procedimentos para sua elaborao e tramitao sero regulados pelas Instrues Gerais para a Salvaguarda de Assuntos Sigilosos e demais legislaes que tratam do assunto; e II - os meios e sistemas utilizados devero ser homologados pelo EB.Separata n 1 ao Boletim do Exrcito n 50 de 16 de dezembro de 2011 - 33

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Seo VII Do Arquivamento Art. 103. Enquanto no houver regulamentao especfica sobre o arquivamento de documentos eletrnicos oficiais, deve ser observado, no que couber, o que prescrevem as regulamentaes existentes para a documentao fsica. I - para fins de arquivamento da documentao eletrnica oficial, a OM dever providenciar pelo menos duas cpias da base de dados do sistema homologado pelo Exrcito, as quais devero ser armazenadas em locais distintos, visando salvaguardar sua integridade; II - devero ser realizados testes peridicos de recuperao da documentao, com objetivo de verificar a qualidade das cpias das bases de dados arquivadas; III - os procedimentos para sua elaborao e funcionamento sero regulados pelo DCT em documento especfico; e IV - a sistemtica de arquivamento dos documentos eletrnicos sigilosos idntica enunciada neste artigo, devendo ser adicionadas normas especficas para sua proteo e segurana.

Seo VIII Da Certificao Digital Art. 104. A certificao digital que utiliza o sistema de criptografia de chaves pblicas (conhecida como criptografia assimtrica) regulada pela Medida Provisria (MP) 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. 1 A validade jurdica de um documento eletrnico atingida quando os requisitos da MP citada so atendidos. 2 Cabe ao DCT, ouvido o EME, realizar estudos detalhados (viabilidade, custos, manuteno e projeo para o futuro) sobre a certificao digital, visando apresentar propostas para sua implantao completa no EB.

Seo IX Do Repositrio Digital Art. 105. Cabe SGEx organizar o repositrio dos modelos dos documentos previstos nestas IG, e o manter disponvel para todo o EB. Pargrafo nico. Cabe ao DCT apoiar a SGEx no planejamento e na disponibilizao do repositrio digital. Art. 106. As ferramentas adotadas pelo Exrcito para Gerenciamento Eletrnico de Documentos devem atender aos padres estabelecidos por estas IG.


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CAPTULO VII DAS DISPOSIES FINAIS

Art. 107. A correspondncia das OM, em todos os escales, da responsabilidade de seus respectivos comandantes, chefes ou diretores. Art. 108. Os comandantes, chefes ou diretores de OM podero delegar competncia a seus auxiliares diretos, estabelecidos na cadeia de comando, para assinatura do expediente de rotina expedido por sua OM, devendo em todos os casos essa delegao ser publicada em boletim interno. Pargrafo nico. No ser objeto de delegao o documento que indique tomada de posio sobre problemas fundamentais ou doutrinrios, os referentes a assuntos de justia e disciplina e de natureza pessoal. Art. 109. O documento assinado por delegao produzir os mesmos efeitos decorrentes da assinatura da prpria autoridade delegante e, quando der lugar a qualquer resposta ou soluo, ser esta dirigida referida autoridade, conforme previsto nos art. 57 e 97 destas IG. Art. 110. Quando o substituto assumir interinamente, ou responder pelas funes de comando, chefia ou direo, o seu nome ser digitado (datilografado), em letras maisculas com abreviatura do posto (graduao), em uma linha; em outra, logo abaixo, as abreviaturas da funo ou do cargo (Ch Intrn, Rsp pelo Cmdo ou Dir ou Ch) e da OM. Art. 111. Na ausncia do comandante, chefe ou diretor, a correspondncia urgente poder ser assinada pelo substituto daquela autoridade, que lhe apresentar na primeira oportunidade cpia do respectivo documento. Art. 112. Os rgos de direo setorial (ODS) podero, a seu critrio, adotar o sistema dupla sigla, ou seja uma Diretoria/Subchefia confecciona o documento e ele assinado pelo Chefe ou Vice-Chefe do Departamento/Comando/Secretaria. 1 O timbre e o NUP/NUD sero da OM expedidora. 2 A epgrafe ser da OM elaboradora do documento. Exemplo:(Armas Nacionais) MINISTRIO DA DEFESA EXRCITO BRASILEIRO DEPARTAMENTO GERAL DO PESSOAL (DEPARTAMENTO BARO DO SURUHY)

DIEx N 123 SSe An/Se Avl/DA Prom EB 00000.000000/0000-00 Art. 113. Quando forem utilizados meios radiotelegrficos da rede do Exrcito Brasileiro, sero obedecidas, tambm, as instrues especficas determinadas pelo DCT. Art. 114. Eventual inexatido formal de documentos no constitui escusa vlida para o seu descumprimento.


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Art. 115. A despeito da extino da parte como documento de correspondncia, conforme prevista na alnea a do inciso I do art. 65 destas IG, permanecem vlidos outros tipos de partes que devero continuar a ser utilizadas, pois obedecem a modelos regulados em legislao especfica, tais como, parte de ausncia, parte de pagamento, parte de recebimento de carga e outras. Art. 116. Na elaborao de documentos de correspondncia de competncia exclusiva de outras autoridades fora da Fora, mas de interesse do Exrcito, bem como daqueles que no so abrangidos por estas IG, mas de circulao na Administrao Pblica, devero ser observadas as regras dispostas no Manual de Redao da Presidncia da Repblica e na Portaria Normativa n 559, de 3 de maio de 2005, do Ministrio da Defesa. Art. 117. As sugestes para aperfeioamento/melhoria destas IG devero ser remetidas diretamente para o EME. Art. 118. Os casos omissos ou duvidosos verificados na aplicao das presentes IG sero resolvidos pelo Comandante do Exrcito, por proposta do EME.


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ANEXO MODELOS E PARTICULARIDADES DOS DOCUMENTOS QUE INTEGRAM A CORRESPONDNCIA

I - DOCUMENTO DESTINADO PARA A CIRCULAO EXTERNA AO EXRCITO 1. OFCIO a. Os ofcios destinados a particulares ou a autoridades lotadas em organizaes no integrantes da Fora, mesmo que sejam militares, seguem as normas preconizadas nos art. 22 a 62 destas IG e os seguintes preceitos: 1) timbre, conforme disposto no art. 24 destas IG, acrescido do endereo, telefone, fax e correio eletrnico da OM expedidora; 2) cabealho, contendo: a) classificao do documento por extenso, limitada at o 3 enquadramento, conforme Fig A-1 a seguir: Exemplo: Ofcio n 321 A1.2/Aj G/15 Bda Inf Mtz Responsvel pela confeco do Doc OM expedidora Seo/SU enquadranteFig A-1 Classificao do documento

b) o NUP/NUD do documento; c) local e data o local e o nome do ms digitados por extenso. O dia e o ano em algarismos arbicos. O alinhamento direita e com ponto final; d) destinatrio - colocado no canto superior esquerdo da primeira pgina (e apenas nesta), logo abaixo do local e data, da seguinte maneira: (1) a forma de tratamento adequada, a pelo menos dois espaos simples abaixo do local e data; (2) graduao hierrquica (se for o caso e por extenso) e nome (este ltimo em caixa alta), tudo em negrito; (3) cargo ou funo, por extenso; e (4) endereo completo. Exemplo: A Sua Excelncia o Senhor HEITOR LUCAS DEPUTADO FEDERAL Alameda dos Estados, S Um Leste Via Eixo Monumental CEP 70160-900 Braslia DF e) assunto dever ser em negrito. 3) vocativo que invoca o destinatrio, seguido de vrgula, conforme disposto do art. 83 ao 87 destas IG;


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4) texto (art. 37 e 38 destas IG): a) ofcios que encaminham documentos: (1) introduo: (a) iniciar fazendo referncia ao expediente que solicitou o encaminhamento; e (b) se a remessa do documento no tiver sido solicitada, iniciar com a informao do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado e a razo pela qual est sendo encaminhado. (2) desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a respeito do documento que encaminha, poder acrescentar itens (pargrafos) de desenvolvimento, em caso contrrio, no h itens (pargrafos) de desenvolvimento em ofcio de mero encaminhamento; e (3) se o expediente contiver dois ou mais pargrafos, deve-se numer-los. b) ofcios que no encaminham documentos: (1) introduo, que se confunde com o item (pargrafo) de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao, evitando-se o uso de frases-feitas; (2) desenvolvimento, no qual o assunto detalhado. Se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas sero tratadas em itens (pargrafos) distintos, o que confere maior clareza exposio; (3) concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto; e (4) se o expediente contiver dois ou mais pargrafos, deve-se numer-los. c) caso haja necessidade de encaminhar documento em anexo ou fazer uso da referncia, estes fatos devero ser mencionados no texto do ofcio. 5) fecho item no numerado, possui, alm da finalidade de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio, conforme o art. 56 destas IG: a) para autoridade superior, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente; b) para autoridade de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente; e c) para autoridades estrangeiras, de acordo com rito e tradio prprios, devidamente disciplinados pelo Ministrio das Relaes Exteriores (MRE). 6) assinatura; 7) identificao do signatrio, composta: a) pelo nome (em caixa alta) e a graduao hierrquica da autoridade expedidora, tudo em negrito e por extenso, logo abaixo do local de sua assinatura, sem qualquer trao horizontal (caso o signatrio seja oficial-general ou cadete, o posto ou ttulo preceder o nome); e b) pelo cargo ou pela funo do signatrio, por extenso; 8) a numerao do nmero de pginas ser feita no seu rodap (Times New Roman, fonte 10). b. Forma grfica e modelo de ofcio: Fig A-2.1 e Fig A-2.2.


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(Armas Nacionais)MINISTRIO DA DEFESA EXRCITO BRASILEIRO NOME DA OM (ENDEREO COMPLETO) (TELEFONE, FAX E CORREIO ELETRNICO)2 (ESPAOS SIMPLES)

3 cm

Ofcio n XXX XXX/XXX/XXXXX EB: 00000.000000/0000-00 (NUP/NUD)

1 (ESPAO SIMPLES)

Local e data.2 (ESPAOS SIMPLES)

A Sua Excelncia o Senhor (Posto ou ttulo, se for o caso) (NOME COMPLETO) (Cargo do Destinatrio) (Endereo completo do Destinatrio)2 (ESPAOS SIMPLES)

1,5 cm

Assunto: (em negrito)2 (ESPAOS SIMPLES)

Vocativo,1,5 cm2 (ESPAOS SIMPLES)

1. .................................................................................................................... ................................................................................................................................. 1,5 cm .........1 (ESPAO SIMPLES)

2. ................................................................................................................... ................................................................................................................................. ..........1 (ESPAO SIMPLES)

3. ................................................................................................................ ................................................................................................................................. ..........1 (ESPAO SIMPLES)

4. ............................................................................................................................. ................................................................................................................................. .........2 (ESPAOS SIMPLES)

Fecho de Cortesia,3 (ESPAOS SIMPLES)

(NOME E POSTO) CARGOSomente se houver + de 1 pgina 1/2

Mnimo de 2 cm

Fig A-2.1 Forma grfica do ofcio


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MINISTRIO DA DEFESA EXRCITO BRASILEIRO 5 BRIGADA DE CAVALARIA BLINDADA RUA CARNEIRO ROCHA, 35 LAPA PONTA GROSSA (PR) CEP 45000-123 FONE (43) 3331 2245 FAX (43) 3333 4444 E-mail: [email protected]

Ofcio n 123 E3.3/EMG/5 Bda C Bld EB: 00000.000000/0000-00 Ponta Grossa, 14 de junho de 2011. A Sua Excelncia o Senhor JOO CARLOS DE CARVALHO Prefeito Municipal de Ponta Grossa Rua Maria Pimenta, n 75 Centro 45721-121 Ponta Grossa - PR Assunto: Desonerao de imposto Senhor Prefeito, 1. A 5 Brigada de Cavalaria Blindada possui no interior de sua rea de responsabilidade uma vila militar que destinada exclusivamente para a moradia de militares (oficiais e praas) e suas famlias, denominada VILA GUARARAPES. 2. Esta vila composta de 50 (cinquenta) residncias que esto inscritas no cadastro territorial do municpio para fins de recolhimentos dos impostos/taxas pblicas que incidem sobre qualquer tipo de imvel, ou seja, o imposto predial e territorial urbano (IPTU) e a taxa de recolhimento de lixo (TRL), recebendo anualmente o carn de cobrana do IPTU/TRL. 3. Ocorre que estas residncias pertencem Unio, sendo denominadas Prprio Nacional Residencial (PNR) e seus moradores denominados concessionrios. Em 2005, foi pacificado pelo Tribunal de Contas da Unio, por intermdio do Acrdo n 156.2/2005, que os imveis da Unio seriam isentos de pagamento de impostos nas esferas federal, estadual e municipal, cabendo somente o recolhimento das taxas de servios pblicos, ou seja, no caso concreto em tela, s admitida a cobrana da TRL. 4. Dessa forma, solicito a vossa excelncia a desobrigao do pagamento do IPTU pelos concessionrios da VILA GUARARAPES, conforme o Acrdo citado, permanecendo somente o recolhimento da TRL. Atenciosamente, General de Brigada MARCO ESPOSITO DA ROCHA Comandante da 5 Brigada de Cavalaria BlindadaFig A-2.2 Modelo de ofcio (fora de escala)


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II DOCUMENTOS DESTINADOS PARA A CIRCULAO INTERNA DO EXRCITO 1. CORREIO ELETRNICO (E-MAIL) a. Documento eletrnico para assuntos cuja natureza no requeira trato formal, devendo conter: ttulo CORREIO ELETRNICO N ____/_(ano)__, autoridade expedidora, destinatrios, texto e arquivos anexos. b. Forma grfica do Correio Eletrnico: Fig A-3. CORREIO ELETRNICO N ______/ 2011

Do: Ao: Anexo: (Quando Necessrio) 1. ................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................... 2. ............................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................

(NOME E POSTO) (CARGO)Fig A-3 Formas grficas do Correio Eletrnico

2. DOCUMENTO INTERNO DO EXRCITO (DIEx) a. O DIEx de circulao restrita s organizaes do Exrcito, sendo destinado s autoridades militares do Exrcito Brasileiro e aos demais militares para as finalidades regidas no inciso I do art. 65 destas IG. Este documento segue as normas preconizadas nos art. 22 a 62 destas IG e os seguintes preceitos: 1) timbre; 2) cabealho, contendo: a) classificao do documento por extenso, limitado at a seo terciria, conforme Fig A-4 a seguir: Exemplo: Ofcio n 321 A1.2/Aj G/15 Bda Inf Mtz Responsvel pela confeco do Doc OM expedidora Seo/SU enquadrante

Fig A-4 Classificao do documento (DIEx)


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b) O NUP/NUD do documento; c) local e data o local e o nome do ms digitados por extenso. O dia e o ano em algarismos arbicos. O alinhamento direita e com ponto final; d) autoridade expedidora e destinatrio, sem qualquer pontuao ao final; a nica forma de tratamento utilizada para quaisquer destinatrios Senhor, de modo abreviado (Sr). No texto por extenso; e) assunto, iniciando por letra minscula (exceto se a primeira palavra exigir inicial maiscula), sem ponto final, devendo evitar expresses genricas (remessa de documentos, por exemplo); e f) referncias e anexos, iniciando por letra minscula (exceto se a primeira palavra exigir inicial maiscula), sem ponto final; entretanto, quando constar mais de uma referncia ou de um anexo, nos itens (pargrafos) intermedirios cabero sinal de ponto e vrgula, o e no penltimo e o ponto final, no ltimo item (estes itens so opcionais na sua forma simplificada). 3) texto - segue as normas preconizadas nos art. 37 e 38 destas IG e na sua elaborao ser observado, ainda, o seguinte: a) no 1 item (pargrafo) a introduo do assunto j citado, procurando situar o leitor do que motiva a comunicao; b) demais itens (pargrafos) seguidos servem para fazer uma exposio simples do que ocorre com o caso em questo ou prestar informaes julgadas necessrias ao seu esclarecimento; e c) o item final (pargrafo final) a soluo ou parecer, solicitao ou indicao de providncias, enfim, o que for necessrio ou conveniente para o tema; 5) fecho: a) consta da delegao da autoridade responsvel (se for o caso); e b) a assinatura da autoridade, conforme capitulado no art. 57 destas IG; 6) observaes especficas: a) o grau de sigilo do documento dever estar colocado centralizado na parte superior, acima das Armas Nacionais e na parte inferior abaixo da assinatura ou do indicativo do nmero de pginas do documento (rodap); b) a prioridade do documento dever ser colocada em letra maiscula, na cor vermelha, no canto superior esquerdo, no mesmo alinhamento do local e data; c) dever haver no rodap de todas as pginas, centralizado, entre parnteses, a pelo menos 1,0 (um) centmetro da borda inferior do papel, a identificao do nmero de pginas (DIEx n XXXX S1.2/S1/30 BIS, de 14 JUL 11 EB 00000.000000/0000-00 ........1/2), caso o documento tenha mais de uma pgina, e/ou anexos, apndices e adendos; d) os itens, os subitens, ou quaisquer outras subdivises ficam no mesmo alinhamento vertical, sem indentao; e) ser opcional a explicitao do significado das abreviaturas/siglas j consagradas no Exrcito; e f) o DIEx simplificado destinado para encaminhamento, remessa e restituio de outros documentos, como capa de FAX, restrito no mbito da Fora e para rpida comunicao entre as partes interessadas. b. Forma grfica e modelo do DIEx: Fig A-5.1 e Fig A-5.2. c. Forma grfica do DIEx simplificado: Fig A-5-3.


EB10-IG-01.001GRA

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