Para sua vida contábil ser simples

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Tudo o que você precisa saber!

O que é eSocial?

É uma nova forma de as empresas enviarem ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS, através da internet. O eSocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e mais detalhes estão no portal www.esocial.gov.br

Serão até o momento 45 (quarenta e cinco) tipos de arquivos diferentes, com informações muito detalhadas sobre as relações trabalhistas. Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil serão alterados em função do eSocial. O eSocial iniciou em janeiro de 2018 para as empresas com faturamento superior a 78 milhões e em julho de 2018 para as demais empresas.

Antes do início, vários procedimentos precisam ser mudados, pois haverá um detalhamento muito grande no envio das informações. Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar AUTUAÇÕES e MULTAS.

Quais os objetivosdo eSocial?

Para os empregadores: simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao eSocial. E é para apresentar estes PROCEDIMENTOS que elaboramos esta Cartilha, que deverá ser seguida pelos empregadores.

Empresas e Microempreendedores: ambas com ou sem empregados e MEI com empregados, terão que enviar ao eSocial na 1 fase, a partir de 16/07.

Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. O Governo poderá fiscalizar mais e exigir o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet.

Para o Governo: Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador. Maior poder de autuação.

Os empregadores / contribuintes não obrigados à utilização do certificado digital podem gerar Código de Acesso ao Portal eSocial, como alternativa ao certificado digital. São eles:

Acesso ao eSocial para empregadoresnão obrigados ao Certificado Digital

Microempreendedor Individual: MEI com empregado, o segurado especial e o empregador doméstico;

Contribuinte Individual: Equiparado à empresa e o produtor rural pessoa física que possuam até 07 empregados, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez.

Microempresa: ME e a Empresa de Pequeno Porte - EPP optantes pelo Simples Nacional.

A obtenção do Código de Acesso para pessoa física exige o registro do número do CPF, data de nascimento e o número dos recibos de entrega do Imposto de Renda Pessoa Física. DIRPF dos dois últimos exercícios. Não possuindo as DIRPF, em seu lugar, deverá ser registrado o número do Título de Eleitor.

Caso o empregador não possua as DIRPF e tampouco o título de eleitor, só poderá acessar o Portal do eSocial por meio de Certificação Digital.

Fases de Implantação

Confira o cronogramade implantação do eSocial

Cadastros do empregador e tabelas

*Empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões * Inclusive micro, pequenas e MEIs que tenham empregados

Dados dos trabalhadores e seusvínculos com as empresas(eventos não periódicos)

Folha de Pagamento

Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência Social)

Dados de segurança e saúde do trabalhador

Grandes Empresas*

DemaisEmpresas*

Órgãos Públicos

2018

Janeiro

2018

Julho

2019

Janeiro

2019

Março

2019

Maio

2019

Julho

2019

Julho

2018

Setembro

2018

Novembro

2019

Janeiro

2019

Janeiro

2018

Março

2018

Maio

2018

Julho

2019

Janeiro

• Admissões

As contratações nas empresas privadas serão informadas no eSocial ANTES da Admissão.

Os documentos COMPLETOS dos novos empregados precisam chegar ao nosso Escritório em até 05 DIAS ANTES da admissão. Caso não estejam completos, não será feita admissão. Ao empregado que será contratado, antes também, deverá ser feita a QUALIFICAÇÃO CADASTRAL (Conferência (batimento) do PIS / CPF / NOME / DATA DE NASCIMENTO) no link www.esocial.gov.br no item “Consulta Qualificação Cadastral”.

O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional.

• Desligamentos

Os Pedidos de Demissão devem ser informados ao Departamento Pessoal do nosso Escritório no mesmo dia.

O prazo para cálculo e envio ao eSocial é de 10 dias. Caso seja um Término de Contrato de Experiência ou Determinado, informe-nos 02 (dois) dias antes, para elaborarmos a rescisão contratual e informarmos ao eSocial.

O envio dos dados ao eSocial é feito no dia útil seguinte imediato ao término. No Pedido de demissão pelo empregado e nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), avise-nos também com 02 DIAS DE ANTECENDÊNCIA para elaborar o aviso. Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional, exceto se o Exame foi feito há menos de 135 dias para empresas com grau de risco 1 ou 2 e 90 dias para empresas com grau de risco 3 ou 4. Para aviso prévio trabalhado, tanto por parte do empregador ou empregado, devemos informar ao eSocial no máximo em 10 dias de sua comunicação. Portanto, devemos ser informados no seu início.

• Folha de Pagamento

As informações para a folha de pagamento devem chegar com 72 horas de antecedência.

Caso as informações sejam enviadas depois e haja retrabalho para gerar recálculo da folha, haverá a cobrança do retrabalho e caso não envie será fechada a folha com as informações existentes. No Fechamento de folha, famoso Apontamento, a legislação prevê o Apontamento no mês inteiro. Diante do tempo e prazos para processamento, mantemos o apontamento costumeiro, inclusive, sugerimos que as empresas nos antecipem ao máximo as informações, se possível, fechamento de 21 a 20, para recebermos o quanto antes as informações, pois, com o eSocial, o processo ficou mais burocrático e demorado até a efetivação e emissão das guias de recolhimento dos tributos.

• Declaração de Encargos de Família para fins de Imposto de Renda

Todos os dependentes acima de 08 anos deverão ter CPF. Em caso de dependentes em comum (filhos), a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge(IN RFB 1.500/14, artigo 90). Uma pessoa só pode ser dependente de uma outra. Exemplo: um filho só pode ser dependente do pai ou da mãe.

Enviaremos modelo de Declaração para ser atualizado para todos os empregados.

Quem paga pensão alimentícia não pode deduzir como dependente o próprio beneficiado com a pensão. Será obrigatório informar todos os dependentes no eSocial.

• Alterações Cadastrais

Faremos uma atualização no cadastro de todos os trabalhadores. Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, deveremos ser informados no mesmo mês, para envio ao eSocial. E fazer exame periódico das alterações de cargo e salário, caso seja necessário

• Férias

As férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT.

As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo.

Os pagamentos serão informados no eSocial, no mês do pagamento. Se não houver pagamento no prazo, o empregador corre o risco de ter que pagar as férias novamente (Súmula 450 do TST).

O afastamento e o retorno das férias também serão informados no eSocial até o dia 7 do mês subsequente ao inicio. Sugerimos montar uma escala de férias. Caso haja alteração na escala, avise-nos. Caso não sejamos avisados com antecedência, o empregador pode ser autuado pela não informação, além do retrabalho de informar, que será cobrado.

• Afastamentos

Afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informa-dos no eSocial.

Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc. também precisarão ser informados. Envie-nos as informações tão logo ocorra, para gerar os dados ao eSocial nos prazos previstos.

Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou PARTO deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho

• Emendar Férias com Afastamentos superiores a 30 dias

Os empregados afastados por parto ou doença a partir de 30 dias deverão fazero exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR7, item 7.4.3.3).

Assim, como as férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, as férias só poderão iniciar no 3º dia após o afastamento. Reforçamos que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no eSocial.

• LTCAT - Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho

O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao eSocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI).

Na contratação de empresas terceirizada com cessão de mão de obra os laudos deverão ser entregues (cópia) à CONTRATADA, para que a empresa informe o ambiente com riscos ao qual está exposto seu empregado (IN RFB 971/09, art 291).

Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual), caso exigidos, serão informados com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação).

CAT - Comunicação de Acidente de TrabalhoPPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário

A CAT passará a ser elaborada dentro do eSocial, 6 meses após o início. Para isso, precisamos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente. Informe-nos imediatamente para que possamos enviar as informações ao eSocial.

O PPP passará a ser eletrônico a partir do eSocial e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha. Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, precisamos ser informados ainda dentro do mesmo mês, para envio ao eSocial. O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP.

• Contratação de Estagiários

A contratação de estagiários deve obedecer à lei 11.788/08, que será exigida no eSocial.

Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional.

O Supervisor do Estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se estágio de nível superior) ou experiência profissional na área. O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários. As informações gerais e contratos assinados dos estagiários devem ser enviados assim que se inicie o estágio, pois também devem ser informados ao eSocial e entrarão na folha de pagamento juntamente com demais empregados.

• Cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência

Levantaremos se todos os empregadores devem cumprir as cotas de Aprendizes - de acordo com o CBO - e Pessoas com Deficiência (PCD). Caso haja desligamento de algum aprendiz ou PCD, deve haver imediata contratação de outro, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho. Informaremos ao eSocial os detalhes das contratações, para empresas acima de 100 funcionários.

• Processos Administrativos e Judiciais

Caso haja algum processo para não tributação ou não retenção de tributos, devemos informar no eSocial. Este processo deverá ser analisado pelo setor jurídico para avaliar a veracidade de informações e acompanhamento.

• Tributações

Todas as empresas terão que informar ao eSocial as tributações e reflexos das rubricas da Folha de Pagamento. Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS ou Imposto de Renda que não esteja prevista na legislação (salvo se houver processo judicial).

Multas

1 Multa por não informar a admissão do trabalhador

Caso seu RH não informe a admissão do colaborador dentro do tempo estabelecido, poderá arcar com as penalidades previstas no artigo 47 da CLT, podendo gerar multas de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00. Em caso de reincidência; e de R$ 800,00 por empregado não registrado, quando se tratar de microempresas ou empresas de pequeno porte.

2 Multa por não informar alterações de contrato ou cadastrais do empregado

A multa de R$ 600,00 poderá ser aplicada à empresa que não informar ao eSocial os dados cadastrais de empregado e todas as alterações de seu contrato de trabalho.

3 Multa por deixar de comunicar acidente de trabalho

A empresa poderá receber multa que varia entre os limites mínimo (R$954,00) e máximo (5.645,80) do salário de contribuição se não comunicar ao eSocial imediatamente acidentes de trabalho que resultem no falecimento do empregado ou não comunicar acidentes de trabalho não fatais até o primeiro dia útil seguinte ao do acidente.

Em caso de reincidência, a multa poderá dobrar de valor. Esta multa não é novidade, pois também é aplicada atualmente caso não seja transmitida a CAT ao INSS.

4 Multa caso não realize exames médicos

Poderá ser aplicada à empresa a multa de R$ 402,53 até R$ 4.025,33 caso os exames médicos admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional do empregado não sejam realizados.

5 Multa se não informar o empregado sobre os riscos de seu trabalho (PPP)

Poderá ser aplicada à empresa multa que varia de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63. O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento que as empresas devem possuir para consulta dos colaboradores.

Nele, estão informações acerca dos agentes aos quais os trabalhadores ficarão expostos, como químicos, físicos e biológicos. E, dependendo do tipo de risco, o colaborador poderá ter direito à aposentadoria especial.

Aqui, a empresa pode ter multas com a não aplicação das regras de segurança do trabalho e medicina do trabalho, como a utilização de EPI, EPC, ASO e exames. Por isso, a empresa deve observar as regras previstas na Normas Regulamentaras do Ministério do Trabalho e ficar atenta com o PPRA, PCMO e LTCAT.

6 Multa por deixar de informar afastamento temporário do empregado

Poderá ser aplicada à empresa multa entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63 caso a empresa deixe de informar o afastamento temporário de empregado independente do motivo auxilio doença, férias, licença maternidade e outros.

Note que as multas acima já existem, mas sua aplicação está restrita as informações entregues atualmente e ao processo de fiscalização atual. Com o eSocial, a base centralizada repleta de informações detalhadas, permitirá ao fisco automatizar parte de seus processos de fiscalização agilizando a identificação de possíveis intercorrências. Para evitar preocupações e riscos as empresas devem ajustar suas rotinas e processos internos.

Prazos para entrega dos documentos - Completos e Envio ao eSocial

Colinha eSocial para o RH

• Admissão: 05 dias antes do início das atividades: Ex: Irá começar dia 10, precisaremos dos dados no dia 05, para verificação das informações. estando ok, enviamos até o dia 09 ao eSocial. PS: Não terá mais admissão retroativa

• Alteração Cadastral: Dentro do mês vigente até o dia 30.

• Alteração Contrato De Trabalho: Dentro do mês vigente até dia 30.

• Afastamento Temporário: Não superior a 15 dias, dentro do mês vigente até dia 30.

• Afastamento Atestados: Com duração de 3 a 15 dias, dentro do mês vigente até dia 30.PS: Até 2 dias de afastamento, não é obrigatória a informação, apenas para apontamento.

• Afastamento Temporário: Superior a 15 dias, enviar até o 16° dia da sua ocorrência

• Comunicação de Acidente de Trabalho: CAT - Primeiro dia útil seguinte ou imédiato, para caso de falecimento.PS: Essa informação, terá que vir com o registro dos funcionários, exame admissional e relatório da empresa que presta os serviços oo PPRA E PCMSO para a empresa).

• Férias: Dentro do mês vigente até dia 30. Pagamento 2 dias antes da saída das férias. PS: Não terá mais férias retroativas.

• Alteração e Término de Afastamento: Dentro do mês vigente até dia 30.

• Reintegração: Dentro do mês vigente até dia 30.

• Aviso Previo: Em até 10 dias da sua comunicação. PS: Não terá mais aviso retroativo.

• Desligamento: Aviso trabalhado e término de contrato determinado:No 1° dia útil seguinte e em até 10 dias nos demais casos, antes do fechamentoda folha.

Prezado ClienteTodas as informações acima precisam ser seguidas à risca. caso contrário a ageu contabilidade não se responsabilizará por nenhum tipo de multa ou problemas judiciais.

Não haverá brecha, pois, o sistema esta integrado diretamente com o eSocial.

Nosso departamento pessoal está habilitado a prestar todas as informações necessárias sobre o assunto.

Na dúvida, não hesite em nos contatar!

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