Sistema de

Gerenciamento de

Projetos de

Pesquisa

Manual do Usuário

Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso

Pró-Reitoria de Pesquisa

Manual do Usuário: Sistema de Gerenciamento de Projetos de Pesquisa

Equipe técnica Anderson Martins (STICAE)

Geyce Martins de Alencar Sousa Maria Auxiliadora de Arruda Campos

Paulo Cesar Roza da Luz Verônica Hirata

Cuiabá/MT Setembro de 2016

Equipe da Pró-Reitoria de Pesquisa

Pró-Reitor de Pesquisa

Prof. Dr. Joanis Tilemahos Zervoudakis

Coordenadora de Pesquisa

Maria Auxiliadora de Arruda Campos

Chefe de Secretaria Marlon Cordeiro de Souza Silva

Gerência de Iniciação Científica Stephannie Larissa Dias Soares Silva

Gerência de Projetos Institucionais Verônica Hirata

Equipe de Apoio a Pesquisa Paulo Cesar Roza da Luz

Geyce Martins de Alencar Sousa Maria Estela Basílio de Oliveira Rocha

Assistência da Pró-Reitoria Ciriaco Pires de Miranda

Herbário Central Prof. Dr. Germano Guarim

Contato em caso de dúvidas/problemas no Sistema

E-mail: atendimentoSGPP@gmail.com Telefone: (65)3313-7232

Índice Introdução ............................................................................................................................................... 5

Acessando o sistema................................................................................................................................. 6

Página Inicial – Usuário/Coordenador ........................................................................................................ 8

Cadastrando Projetos ............................................................................................................................. 10

1ª Etapa: Inserção dos dados do Projeto (Coordenador)........................................................................ 10

2ª Etapa: Apreciação da primeira instância deliberativa (Colegiado de Departamento ou Gerência de Pós-

Graduação e Pesquisa) ........................................................................................................................ 13

Projetos financiados por agências governamentais .................................................................... 14

Projetos com recursos próprios ou outras fontes ....................................................................... 14

3ª Etapa: Apreciação da segunda instância deliberativa (Congregação do Instituto/Faculdade) ............... 17

4ª Etapa: Homologação do Projeto pela PROPeq .................................................................................. 19

Aprese ntação de Relatório de Acompanhamento ....................................................................................... 19

Prorrogação do Projeto de Pesquisa .......................................................................................................... 19

Relatório Final (Finalização do Projeto de Pesqui sa) .................................................................................... 19

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Introdução

O Sistema de Gestão de Projetos de Pesquisa (SGPP) foi desenvolvido com a intenção de

automatizar os trâmites dos Projetos de Pesquisa cadastrados na PROPeq/UFMT, eliminando a

necessidade de formulários em meio físico e agilizando o processo de envio e gerenciamento de

projetos.

Este manual tem o propósito de auxiliar o pesquisador a utilizar o SGPP para submeter seu projeto

a Pró-Reitoria de Pesquisa. Nesta versão, o Sistema permite a inserção de todas as informações e

arquivos necessários à homologação do Projeto de Pesquisa, sem a necessidade de protocolização

de processo físico.

Encontra-se em fase final de desenvolvimento a 3ª Versão do SGPP, em que todos os relatórios do

Projeto (Acompanhamento e Final) e solicitações de prorrogação de vigência serão encaminhados

exclusivamente por meio digital.

Como resultado, o processo de cadastramento dos Projetos de Pesquisa passa a ser dinâmico, mais

eficiente na geração de indicadores sobre as pesquisas desenvolvidas, e sustentável na utilização de

recursos da Universidade Federal de Mato Grosso.

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Acessando o sistema

Para utilizar o sistema acesse o endereço web http://sistemas.ufmt.br/sgpp usando qualquer

navegador de internet atualizado. Na página de acesso (Figura 1) informe o login do usuário. Se já

tiver acesso a outros sistemas da UFMT, informe as mesmas credenciais (CPF E A SENHA) dos

demais sistemas. Caso não tenha vínculo com a UFMT, mas se enquadre como Pesquisador

Associado, conforme a Resolução CONSEPE N.º 104/2003, efetue seu cadastro clicando no link NÃO

TENHO VÍNCULO COM A UFMT (PESQUISADOR ASSOCIADO) e informe os dados solicitados (Figura

2).

Figura 1: Tela de Login SGPP.

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Figura 2: Tela de cadastro de Pesquisador Associado.

Caso não se lembre da senha ou esteja efetuando seu primeiro acesso, é necessário clicar no link

RECUPERAR SENHA. Esta ação redireciona o usuário para o Sistema Integrado de Autenticação –

SIA, o qual gerencia o cadastro de usuário, recuperação e alteração de senha (Figura 3).

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Figura 3: Tela do Sistema Integrado de Autenticação (SIA).

Página Inicial – Usuário/Coordenador

Após a inserção do login e senha é aberta a tela inicial (Início - Figura 4), onde são listados todos os

Projetos de Pesquisa cadastrados pelo usuário ou em vias de cadastro.

Nessa mesma tela é possível: 1- INICIAR PROCESSO DE CADASTRAMENTO; 2- EMITIR DECLARAÇÕES DE COORDENAÇÃO DOS PROJETOS REGISTRADOS; 3- CONSULTAR CHEFIAS; e 4- FAZER CONSULTAS DIGITANDO O NÚMERO DE REGISTRO OU TÍTULO DO PROJETO NO

CAMPO ESPECÍFICO.

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Figura 4: Tela inicial do Usuário.

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IMPORTANTE!

Todas as etapas da tramitação do projeto DEVERÃO ser acompanhadas no SGPP.

Mantenha atualizado seu e-mail cadastrado nos Sistemas da UFMT, para ser notificado sobre sua

solicitação.

Cadastrando Projetos

1ª Etapa: Inserção dos dados do Projeto (Coordenador)

Após acessar o sistema e clicar no botão CADASTRAR (parte superior da tela, ao lado do botão

INÍCIO) será apresentado o formulário de cadastro de projeto de pesquisa, onde deverão ser

preenchidas as informações iniciais do Projeto (título, resumo, carga horária semanal do

coordenador, data de início e final do projeto, grande área, área e subárea do conhecimento),

conforme Figura 5.

Nesta tela serão apresentados outros campos para marcação para caracterização do projeto . Após

completar o formulário da primeira etapa, clicar no botão PRÓXIMO na parte inferior da tela.

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Figura 5: Informações iniciais do Projeto.

Na tela seguinte de cadastro (Figura 6) deverão ser anexados os documentos obrigatórios listados

no Artigo 4º, § 1º da Instrução Normativa PROPeq nº 001/2016 no botão ANEXAR ARQUIVOS, além

de adicionados os participantes (membros) do Projeto no botão ADICIONAR PARTICIPANTES. No

botão ADICIONAR FINANCIAMENTO deverão ser incluídas as fontes de financiamento.

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Figura 6: Tela para inserção de documentos obrigatórios, participantes e financiamento do Projeto (parte inferior)

Após anexar os arquivos obrigatórios, utilizar o botão ADICIONAR PARTICIPANTE para cadastrar a

equipe do projeto. Selecione o tipo de membro entre as opções: aluno de graduação, pós-

graduação, servidor ou membro externo e em seguida clique no botão BUSCAR para abrir a janela

Anexar arquivos

Adicionar participante

Encaminhar ao

Departamento/Gerência

Meus projetos

Adicionar comprovante de

financiamento APROVADO ou

declaração de recursos próprios

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de pesquisa. Digite o CPF (apenas números) ou parte do nome e, no caso do estudante, o RGA. Para

cada membro adicionado informar a carga horária semanal, em conformidade com as normas

listadas na Resolução CONSEPE nº 158, de 29 de novembro de 2010.

Para membros externos não localizados na busca clique em CADASTRAR para abrir a tela

apresentada na Figura 07 e preencha os dados.

Figura 7: Formulário de cadastro de membro externo.

Concluída 1ª etapa, clique em ENCAMINHAR AO DEPARTAMENTO/GERÊNCIA (Figura 6), para

análise e emissão de parecer. Para saber os responsáveis pela análise de Projetos em sua Unidade,

clique no botão AJUDA localizado na parte superior direita da tela do SGPP.

Encaminhado o projeto, aparecerá uma MENSAGEM DE SUCESSO de envio.

2ª Etapa: Apreciação da primeira instância deliberativa (Colegiado de Departamento ou Gerência

de Pós-Graduação e Pesquisa)

Após o envio, o projeto poderá ser visualizado pelo Chefe de Departamento ou Gerente de Pós-

Graduação e Pesquisa (campus do Interior) na aba PROJETOS DO DEPARTAMENTO (Figura 8).

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Figura 8: Lista de Projetos para análise pelo Departamento/Gerência .

As informações sobre o projeto serão exibidas ao clicar sobre o título do mesmo. O fluxo de

tramitação dependerá da origem do financiamento:

Projetos financiados por agências governamentais

Para projetos com financiamento aprovado por agências de fomento governamentais será exigida a

CIÊNCIA EXPRESSA dos chefes DAS DUAS INSTÂNCIAS DELIBERATIVAS, no campo PARECER. Caso

encontre alguma inconsistência, emitir parecer e clicar em DEVOLVER AO REQUERENTE PARA

ADEQUAÇÕES (Figura 9).

Figura 9: Formulário para Ciência Expressa das instâncias deliberativas .

Projetos com recursos próprios ou outras fontes

A primeira ação do Chefe/Gerente será a designação de Parecerista pertencente ao quadro de

servidores ativos da Unidade para efetuar a análise do Projeto. Essa atribuição será feita clicando

em BUSCAR (por SIAPE, CPF ou nome) logo abaixo do título PARECERISTA AD HOC (Figura 10).

Aba Projetos do departamento

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Figura 10: Tela de informações do Projeto, com campo “Pareceris ta Ad Hoc”.

Em seguida, na janela que se abrirá, pesquisar parecerista por SIAPE, CPF ou nome e clicar em

selecionar. Depois, clique em ENCAMINHAR AO PARECERISTA.

Página do parecerista

Na listagem PROJETOS AGUARDANDO PARECER (Figura 11) o parecerista encontrará as propostas

disponíveis para análise. Clicar no projeto desejado para acessar a tela de emissão de parecer

(Figura 12).

Figura 11: Localização de Projetos aguardando Parecer (Parecerista).

Projetos aguardando parecer

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Informar o PARECER no campo específico. Em seguida, ENVIAR à próxima instância (Figura 12).

Figura 12: Campo para digi tação do Parecer e envio ao Chefe/Gerente (parte inferior da tela).

Após o envio do parecer, o projeto volta para o Chefe de Departamento/Gerente de PG e Pesquisa

(aba PROJETOS DO DEPARTAMENTO), que deverá imprimir o Extrato do Projeto (Figura 13) para

encaminhamento e análise em reunião da instância deliberativa.

Figura 13: Página do Projeto (parte inferior da tela) com Parecer e botão para impressão do extrato do Projeto.

Após Reunião do Colegiado de Departamento ou equivalente, o Chefe de Departamento/Gerente

de PG e Pesquisa lançará informações (número de Ata, data, local e Parecer do Colegiado) no SGPP,

conforme Figura 14. Caso o Parecer do Colegiado tenha sido pela não aprovação do projeto, clicar

em DEVOLVER AO REQUERENTE PARA ADEQUAÇÕES . No caso de aprovação, clicar em

ENCAMINHAR À DIRETORIA DO INSTITUTO/FACULDADE.

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Figura 14: Lançamento das informações da Reunião do Colegiado de Departamento/Gerência .

3ª Etapa: Apreciação da segunda instância deliberativa (Congregação do Instituto/Faculdade)

O Diretor da Unidade deverá acessar a aba PROJETOS DO INSTITUTO/FACULDADE em sua página

do SGPP (Figura 15).

Figura 15: Página de Projetos do Insti tuto/Faculdade (Diretor)

Clique no projeto a ser analisado para abrir a página com as informações e, em seguida, no botão

IMPRIMIR EXTRATO DO PROJETO (Figura 16). O Extrato gerado deverá ser apresentado na Reunião

da Congregação do Instituto/Faculdade.

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Figura 16: Página do Projeto com botão “I mprimir extrato do projeto”.

Após a realização da Reunião da Congregação do Instituto/Faculdade, o Diretor deve inserir no

Sistema as seguintes informações: número da Ata, data, local da Reunião e Parecer da Congregação

(Figura 17). Caso o Projeto não tenha sido aprovado na Reunião, o Diretor clicará no botão

DEVOLVER AO REQUERENTE PARA ADEQUAÇÕES, e em caso de aprovação deverá clicar no botão

ENCAMINHAR À PROPEQ PARA HOMOLOGAÇÃO.

Figura 17: Campo para inserção das informações da Reunião da Congregação (parte inferior da tela).

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4ª Etapa: Homologação do Projeto pela PROPeq

A última etapa do cadastro é a análise técnica pela Pró-Reitoria de Pesquisa, em que são verificados

todas as informações e arquivos inseridos no sistema.

Projetos de pesquisa submetidos ao SGPP que apresentem inconsistências nas informações e nos

arquivos serão devolvidos ao coordenador do projeto. As pendências poderão ser visualizadas no

campo ANOTAÇÕES. Após as correções necessárias o requerente encaminhará novamente o

Projeto à PROPeq para nova avaliação. Quando todas as informações referentes ao Projeto

estiverem corretas, será homologado, gerando automaticamente o número de registro no SGPP

(Figura 17).

Figura 17: Informação de Projeto homologado com número de registro.

Apresentação de Relatório de Acompanhamento Este recurso está em fase de desenvolvimento, com previsão de lançamento no SGPP ainda em 2016.

Prorrogação do Projeto de Pesquisa Este recurso está em fase de desenvolvimento, com previsão de lançamento no SGPP ainda e m 2016.

Relatório Final (Finalização do Projeto de Pesquisa)

Este recurso está em fase de desenvolvimento, com previsão de lançamento no SGPP ainda em 2016.

Número de registro do

projeto homologado