P8 R4 Estoque/Custos

Gesto de Indicadores

Sumrio2Sumrio

8SGI - SISTEMA DE GESTO DE INDICADORES

10Requisitos do Ambiente

11Entidades

12Iniciando

13Interface

14CADASTROS

16Usurios, Grupos e Segurana

17Usurios

21Grupos de Usurios

24Cadastro de Scorecards

26Unidades de Medida

27Grupo de Indicadores

29Indicadores

34Meta Frmula

35Planos de Aes de Indicadores

38Projetos

43Pacotes

44Espinha de Peixe

48CONSULTAS

49Scorecarding

53Painis

55Lembretes

55

56Lista de Planos de Aes

57Apresentaes

59Relatrio de Planos de Ao

60Relatrio de Scorecards e Indicadores

61Relatrio de Scorecards e Indicadores

61Agendador de Tarefas

62Agendador de Tarefas

64Clculo dos Indicadores

64Importao de Dados

65Importao de Dados

67Exportao de Planos de Aes

68Planilha para Importao

68Fonte de Dados

69Fonte de Dados

70Configurao do Sistema

71Configurao do Sistema

73Duplicao de Scorecard

75Mensagens e E-mails

SGI - SISTEMA DE GESTO DE INDICADORESO objetivo do ambiente Sistema de Gesto de Indicadores, oferecer solues para o controle de todos os processos da organizao atravs de instrumentos de medio, particularmente indicadores, para a avaliao dos recursos de informao. Uma vez que a organizao analisou sua misso e definiu suas metas, torna-se necessrio um meio para medir o progresso de suas metas. Os indicadores ou mais conhecidos "Kpis", so os meios para se chegar a essas medies.Indicadores chave de performance (ou simplesmente KPI - Key Performance Indicator), ajudam a sua organizao a definir e medir seu progresso em direo as suas metas organizacionais.Um indicador , portanto primordialmente, uma ferramenta de mensurao, utilizada para determinar aspectos quantitativos e/ou qualitativos de um dado fenmeno, com vistas avaliao e a subsidiar a tomada de deciso.Por indicadores quantitativos entende-se aqueles que podem ser definidos por uma unidade de contagem. J os indicadores qualitativos so os que se referem preocupao com a avaliao e a pesquisa de qualidade.Para poder eleger indicadores deve-se ter um conhecimento preciso da organizao e/ou dos sistemas a serem gerenciados, fato este que pode apresentar diferentes nveis de facilidade ou complexidade. Portanto, diferentes tipos de indicadores existem para que adequaes a organizaes, a objetivos, a meta e misso possam ser efetuadas, permitindo medir diferentes tipos de atividades ou atingir objetivos diversos.Nesta perspectiva, entendem-se indicadores de desempenho como uma ferramenta para mensurar a satisfao do usurio e a qualidade dos servios, com vistas avaliao e tomada de deciso.O que Sistema de Gesto de Indicadores (SGI)? uma ferramenta de anlise de KPI's (indicadores), que permite uma fcil anlise dos scorecards (painis) destes indicadores, alm de possibilitar o acompanhamento de planos de aes que so criados visando o alcance das metas dos indicadores. A concepo do SGI foi essencialmente estruturada para o alcance e monitoramento das metas onde so claramente evidenciadas todas as etapas do SGI, desde o planejamento at a ao ou tomada de deciso, completando assim o ciclo.A sua empresa define, mede e acompanha os indicadores e suas metas?Medir o desempenho inquestionvel, dado o marcante crescimento e desenvolvimento tcnico e econmico ocorrido em dcadas recentes, aliado importncia, cada vez mais acentuada, de qualificar e adequar produtos e servios, sem perder de vista nosso foco principal, a satisfao do cliente/usurio fim, maior do que qualquer servio de informao.O que so indicadores chaves de performance - Key Performance Indicator (KPI)?KPI ou indicadores, so medies quantificadas que antecipadamente refletem os fatores crticos de sucesso, sejam quais forem, eles devem ser selecionados e devem refletir as metas da organizao de acordo com seus objetivos. Os indicadores de desempenho buscam medir a eficincia e a eficcia de uma unidade de informao.Assim como a obteno de um amplo conhecimento de seu negcio, e as interaes dos ndices nas diversas reas da organizao, que caminham para uma funo fim a qual deva ser atendida, ou seja, como medir o impacto ou reflexo na funo fim, e fornecer valores referenciais para seus gestores na tomada de deciso.Indicadores chave de performance KPI devem ser quantificveis?O indicador chave de performance vai apresentar um nmero, este pode ser uma porcentagem, uma taxa ou um nmero puro, mas deve ser o meio exato de definir e medir esta relao.Muitas coisas so mensurveis, mas no faz disto a descoberta do sucesso organizacional, na seleo dos KPIs muito importante a seleo dos fatores que so essenciais para a organizao alcanar suas metas, estes Kpis devem apresentar nmeros pequenos para que todos no percam o foco na sua realizao.Qual o perfil do usurio do SGI?Toda pessoa, responsvel por algum departamento ou indicador dentro da empresa, deve ser usurio desta ferramenta para o acompanhamento da performance.Requisitos do AmbienteO Sistema de Gesto de Indicadores (SGI) uma ferramenta Web, inserida no repositrio RPO do Protheus. Para que seja executada, so necessrios os seguintes requisitos: Protheus 8 ou superior Banco de Dados Relacional, acessado via TOPConnect 4.0 ou superior Java Virtual Machine (JVM) instalado nas estaes (o prprio SigaSGI faz a instalao automaticamente)Verso mnima: 1.5.x. Licenas Protheus i Licenas Top ConnectA interface da ferramenta que roda na estao totalmente desenvolvida em linguagem Java e as regras de negcio, que rodam no servidor, desenvolvidas em AdvPL.Como a interface utiliza a linguagem Java e o Protheus multiplataforma, torna o SGI tambm uma ferramenta multiplataforma.EntidadesAntes da utilizao da ferramenta, necessrio conhecer previamente as principais entidades e termos que fazem parte do SGI.Scorecard: Representa um conjunto de indicadores que sero analisados em um mesmo painel. Podemos compar-lo por exemplo, a um departamento ou a um centro de custos. Ressaltando que, para todo scorecard existe um responsvel.Indicador: a medida que ser analisada. Possui sempre valores realizados e valores de metas.Grupo de Indicador: Representam um conjunto de indicadores que possuem algo em comum, principalmente em relao s frmulas.Projetos: So conjuntos de aes que visam alcanar determinado objetivo dentro de um scorecard, ao qual esto ligados. Podemos ter vrios projetos dentro de um scorecard.Planos de aes de Indicadores: So as aes planejadas ou criadas devido uma causa especfica, mas sempre com o objetivo de se alcanar a meta estipulada para o indicador.Meta Frmula: Alguns indicadores possuem frmulas para clculo do seu valor, seja o realizado quanto da meta. Porm, podem existir vrios indicadores que utilizam um mesmo trecho da frmula em comum. Para que no seja necessrio repetir este trecho em toda nova frmula, basta criar uma meta frmula contendo este trecho, que poder ser utilizada em qualquer outra frmula.Data Alvo: a data desejada para anlise dos valores, de acordo com a frequncia dos indicadores.Datas do Acumulado: Corresponde ao perodo que se deseja analisar o valor acumulado do realizado e da meta.Tendncia: Indica se o valor realizado est melhor, pior ou estabilizado em relao ltima medio realizada.Scorecarding: o painel de indicadores que permite o acompanhamento da performance dos indicadores chave.IniciandoAps a realizao das configuraes para uso da ferramenta, pode-se chamar o SGI atravs da URL definida no arquivo de configurao do Server (MP8SRV.INI).Por exemplo:http://meuservidor/SGIO usurio padro "SGIADMIN", e a senha "SGI". Este o usurio administrados que possui privilgios em todas as operaes do sistema sem restries.

Recomendamos a troca da senha do usurio "SGIADMIN" por motivos de segurana, pelo fato de ser o administrador do sistema.

InterfaceA interface do SGI possui um menu com as opes de acesso aos cadastros, consultas, relatrios e ferramentas, acessadas atravs do mouse ou atravs das teclas ALT+letra.

A rea de trabalho permite a abertura de vrias janelas simultaneamente, podendo-se alternar entre elas. Pode-se tambm escolher o modo de visualizao das janelas, se sero abertas no modo janelas (padro) ou no modo pastas, onde sero abertas lado a lado. Esta escolha feita atravs do menu "Exibir" ou configurada por usurio.No canto superior direito mostrado o nome do usurio corrente. Ao lado dele mostrado um boto que quando pressionado mostra a tela de lembretes, onde esto as mensagens e tarefas a vencer/vencidas. Este boto s visualizado se o usurio corrente possuir aes ou mensagens pendentes.Os cadastros so formados por uma lista de registros daquela entidade. Nesta lista possvel criar um novo registro e realizar uma pesquisa para localizar rapidamente um registro. Operaes de alterao e deleo podem ser executadas atravs de um duplo clique sobre o registro. Em todas as listas, todas as colunas, podem ser ordenadas de forma crescente ou decrescente, bastando dar um clique sobre o ttulo da coluna.

CADASTROSOs seguintes cadastros esto disponveis no SGI: Cadastro de Scorecards Cadastro de Unidades de Medidas Cadastro de Grupo de Indicadores Cadastro de Indicadores Cadastro de Meta Frmulas Cadastro de Projetos Cadastro de Planos de Aes Cadastro de Pacotes Cadastro de Espinha de Peixe

Salientamos que todo cadastro possui uma chave nica, representada por um ID (identificador), que no apresentado nas telas do sistema. Este ID garante a integridade dos dados em seus diversos relacionamentos.Em todo cadastro, os campos obrigatrios so mostrados na cor azul.Usurios, Grupos e SeguranaO cadastro de usurios deve ser o primeiro a ser preenchido, pois posteriormente esses usurios sero informados como responsveis em outros cadastros, como por exemplo: de Scorecard e de Planos de Aes.Somente os Administradores do sistema podem efetuar a manuteno nesse cadastro, que inclui tambm a definio de "Grupos" e de "Segurana" (permisses), para os usurios.UsuriosOs usurios so as pessoas que iro acessar a ferramenta e tambm recebero planos de aes a serem executados.ProcedimentosPara cadastrar um novo usurioClique em "Ferramentas" no menu.D um duplo clique em "Cadastro de Usurios".

Escolha a pasta "UsuriosClique em "Novo"Informe:

Usurio: Defina o nome do usurio. Ser com este nome que o usurio acessar e ser identificado no sistema.

Nome: Informe o nome completo do usurio.

Cargo: Cargo do usurio.

E-mail: Endereo de e-mail do usurio que ser usado para envio de e-mail (opcional).

Telefone: Telefone pessoal ou da empresa.

Ramal: Ramal do usurio.

Usurio Ativo: Informe se o usurio poder acessar o sistema.

Administrador: Informe se o usurio ter acesso sem restries ao SGI como o administrador.

Alterar Senha: Informe a senha (mnimo de 4 e mximo de 12 caracteres) e confirme-a.

Clique em "Gravar"; o sistema abrir um novo cadastro de usurios.

D um duplo clique sobre o novo usurio cadastrado.Clique em "Editar".

Clique na pasta "Segurana".

Defina as regras de segurana para o novo usurio. (Sero as mesmas opes do grupo).

A pasta "Scorecard" ser explicada na parte de cadastro de scorecards.

Clique na pasta "rea de Trabalho".

Informe qual o modo de visualizao da rea de trabalho, o padro do sistema o tipo "janela", porm pode ser alterado para o tipo "pasta". Faa o mesmo para as opes das ferramentas.

Por padro, o "Scorecarding" apresentado na pgina inicial da ferramenta.

Clique em "Gravar" para salvar as informaes do usurio.

Para incluir os usurios em um grupo, abra o cadastro do grupo desejado.

Clique em "Editar".

Clique na pasta "Usurios", clique no boto "+".

Escolha os usurios que faro parte deste grupo, transportando-os dos disponveis para os escolhidos.

Clique em "OK" e depois em "Gravar".

Todos os usurios podem alterar sua senha, basta entrar no menu Ferramentas e editar a senha. Tambm podem definir o tipo de visualizao caso a regra de segurana "Personalizao" esteja ativa. No menu so mostrados apenas os itens aos quais foram dados permisses de visualizao ou manuteno.

As opes de segurana para o Plano de Ao, Projetos, Scorecarding e Relatrios, como padro j vem com a permisso de visualizao ativa. Devendo ser alterado de acordo com a necessidade da empresa.

Grupos de Usurios

Primeiramente, deve-se definir se existiro os grupos de usurios. Uma vez definidos, os grupos de usurios auxiliam quando existem muitos usurios que tero as mesmas regras de segurana, pois basta definir estas regras para o grupo e no usurio a usurio, desta forma minimizando o tempo na definio da segurana.Procedimentos Para cadastrar um novo grupoClique em "Ferramentas" no menu.D um duplo clique em "Cadastro de Usurios".Escolha a pasta "Grupos".Clique em "Novo".Informe:Nome: Um nome nico para este grupoDescrio: A descrio deste grupoAtivo: Marque esta opo se o grupo vai estar ativo logo aps sua criao.

Clique em "Gravar".Feche o novo cadastro e d um duplo clique sobre o novo grupo.Clique em "Editar".Clique na pasta "Segurana".Defina os nveis de segurana para cada entidade apresentada, h dois tipos:Manuteno: Permite realizar operaes de incluso, alterao e deleoVisualizao: Permite apenas visualizar as informaes destas entidades.

Clique em "Gravar".Cadastro de ScorecardsO Cadastro de Scorecards possibilita a definio da hierarquia dos scorecards que ser utilizada na ferramenta. ProcedimentosPara cadastrar um novo scorecard:Clique no n da rvore que ser o pai do scorecard a ser criado.Clique no boto "Novo".Informe:Nome: Um nome nico para este scorecardResponsvel: Escolha o responsvel por este scorecardDescrio: Informe uma descrio para este scorecard

Clique no boto "Gravar".Para dar permisses de visualizao deste scorecard no scorecarding:Entre no menu "Ferramentas".Abra o n da rvore "Cadastro de Usurios".Abra o n "Usurios".D um duplo clique no nome do usurio.Escolha a pasta "Scorecards" e clique em "Editar".Selecione os scorecards em que voc o responsvel.Clique em "Editar"Clique no boto "+".Escolha os usurios que podero visualizar este scorecard no scorecarding.Feche a janela e clique em "Gravar".O termo Scorecard pode ser alterado de acordo com a necessidade da empresa. Por exemplo, pode-se usar o termo "Departamento" para identificar esta entidade em todo o sistema. Para mudar o termo "Scorecard", insira no arquivo .ini de configurao do Protheus, na seo do job do SGI a linha:SCORECARDNAME=NovoNomeonde NovoNome ser o novo termo a ser utilizado.Unidades de MedidaA unidade de medida um dado informativo do cadastro de indicadores, permitindo saber por qual medida o indicador analisado.

ProcedimentosPara cadastrar uma unidade de medidaNo menu "Cadastros", clique em "Unidades de Medida".Clique em "Novo".Informe:Nome: Informe um nome nico para a unidadeDescrio: Informe uma descrio para a unidadeClique em "Gravar".

Aps o cadastro, a unidade criada estar disponvel para a escolha no cadastro de indicadores.Grupo de IndicadoresA principal finalidade do cadastro de Grupo de Indicadores agrupar em uma entidade um conjunto de indicadores com a mesma finalidade, porm em scorecards diferentes.Por exemplo, podem existir vrios indicadores chamado 'Faturamento Bruto' de vrias filiais (scorecards), todas com a mesma composio de frmulas, porm cada frmula usando indicadores diferentes.O grupo de indicadores utilizado quando a frmula de um destes indicadores alterada, pois teoricamente as frmulas dos outros indicadores tambm deveriam ser alteradas, sendo assim o SGI automaticamente apresenta todos os indicadores do grupo para auxiliar na alterao dos demais, caso haja necessidade.ProcedimentosPara cadastrar um grupo de Indicadores :No menu cadastros, escolha "Grupo de Indicadores".Clique em "Novo".Informe:Nome: Informe um nome nico para este grupoDescrio: Informe uma descrio para este grupo.

Clique em "Gravar".Para criar os indicadores deste grupo (neste momento), clique na pasta "Indicadores"No cadastro de indicadores tambm poder ser informado o grupo.Clique em "Editar" e depois em "Novo".Crie o indicador. (veja como em: Cadastro de Indicadores).Clique em "Gravar" no cadastro do grupo.

IndicadoresO Cadastro de Indicadores o principal cadastro do SGI, pois atravs deste cadastro que sero gerados os relatrios para as anlises dos indicadores.

Procedimentos

Para cadastrar um indicador chave de performance :

No menu cadastros, clique em "Indicadores".

Existe uma lista de scorecards para facilitar a busca de indicadores. Esta lista til para alteraes de indicadores, e no interfere na incluso dos novos indicadores.

Clique em "Novo" para cadastrar um novo indicador.

Informe:

Pasta Indicador:

Nome: Nome do Indicador

Descrio: Uma descrio para este indicador

Scorecard: Informe em qual scorecard este indicador estar inserido

Ind. Pai: Caso este indicador tenha pai, informe o indicador pai na hierarquia

Unidade: Informe a unidade de medida deste indicador

Frequncia: Informe a frequncia de anlise deste indicador. Esta frequncia impacta diretamente nas futuras anlises e importaes de dados do indicador.

Grupo: Caso este indicador pertena a algum grupo, informe-o aqui.

Tipo do Acumulado: Informe se o valor acumulado ser calculado atravs das seguintes opes :

Soma: O valor acumulado ser a soma dos valores no perodo desejado

Mdia: O valor acumulado ser a mdia dos valores apurados no perodo acumulado (muito usado em indicadores do tipo porcentagem).

ltimo Valor: No valor acumulado ser repetido o valor da data alvo (usado por exemplo onde o valor ms a ms sempre acumulado no ltimo ms apurado).

Usando a Frmula: Usa a frmula do indicador para o clculo do valor acumulado. Por exemplo se um indicador tem a frmula X/Y, o valor do acumulado ser a soma de todos valores X dividido pela soma de todos os valores Y.

Cd. Importao: Informe o cdigo do Indicador que usado em outros sistemas da empresa. Ele poder servir de base para importaes de dados do indicador.

Orientao: Defina se para o indicador, quanto maior o valor melhor ou quanto menor o valor melhor .

Decimais: Informe a quantidade de casas decimais do indicador

Peso: Informe o peso de cada indicador (padro 1). Os pesos dos indicadores ajudam no clculo da cor do scorecard. feita uma mdia ponderada entre os indicadores que compem o scorecard para saber a situao do scorecard. Caso queira que o indicador no participe da mdia, basta colocar o peso igual a zero (0).

Tolerncia da meta: Informe um percentual de tolerncia dos valores realizados em relao meta. Se o valor realizado estiver dentro da tolerncia (abaixo ou acima, dependendo da orientao do indicador), a cor do mesmo ser amarela e no vermelha.

Visvel: Informe se o indicador estar visvel no scorecarding.

Estratgico: Quando esta opo estiver ativa indica que este indicador ser utilizado apenas como um agrupador de indicadores, sendo usado, por exemplo, para representar um objetivo estratgico. Para ele no existiro valores nem anlises, tanto que no scorecarding as colunas de valores e status aparecero em cinza.

Pasta Alvo/Responsveis:

Alvos: Alm do modo de comparao simples entre o valor real e o da meta, pode-se analisar a situao do indicador de uma forma mais apurada, atravs da definio dos alvos. Neste caso deve-se definir o teto da cor vermelha e o piso da cor verde. O que estiver dentro desta faixa ser a cor amarela, sempre lembrando que a orientao do indicador deve ser levada em conta para a definio dos valores.

Caso haja alvos definidos, a cor mostrada no scorecarding e nos painis usar esta regra e no a padro (real x meta) e a meta acumulada ser calculada multiplicando-se o valor alvo da cor verde vezes o nmero de repeties, de acordo com a frequncia do indicador, dentro do perodo acumulado informado.

Por exemplo, se o valor da cor verde se inicia em 1000 pontos, a meta acumulada no perodo de 01/01/06 a 31/12/06 em um indicador com frequncia mensal ser de 1000 x 12 meses = 12.000.

Neste exemplo a meta de cada ms ser 1000 pontos, pois a definio do alvo faz com que todas as metas sejam iguais ao valor informado na cor verde.

Responsvel pelo Indicador: Defina um responsvel pelo Indicador. (Apenas informativo).

Responsvel pela Coleta: Defina um responsvel pela coleta dos dados. (Apenas informativo).

Pasta Frmula:

Nesta pasta ser informada a frmula do indicador, caso haja. Nesta tela no h a necessidade de se digitar a frmula manualmente, somente atravs da escolha dos indicadores, das operaes bsicas (soma, subtrao, diviso, multiplicao) e de parnteses, evitando assim erros na montagem das frmulas.

Para se montar uma frmula, escolha o scorecard desejado e o indicador deste scorecard, clique no boto "+" para adicionar este indicador na frmula e escolha a operao necessria, informe valores atravs da caixa "Expresso" e clique no boto "Adicionar" e assim por diante. Caso haja algum erro de sintaxe na frmula, o sistema o alertar com uma mensagem de erro. Para apagar uma expresso, clique em "