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SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL – SIG Introdução A finalidade principal de um SIG é ajudar uma organização a atingir as suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da empresa, de modo que se possa organizar, controlar, planejar mais eficaz e eficientemente. Em resumo, um SIG fornece aos administradores informações úteis para obter um feedback para as operações empresariais. As informações reduzidas, que são fundamentais para que os gerentes executem as suas funções na empresa (processos de decisão), são apresentadas através de vários relatórios resumidos. Estes relatórios resumidos podem ser obtidos pela filtragem e análise de dados altamente detalhados em bancos de dados de processamento de transações e apresentação de resultados aos administradores de forma que façam sentido. Esses relatórios ajudam os administradores, fornecendo-lhes dados e informações para a tomada de decisões, de forma que possam utilizá-los prontamente. Diferença entre relatórios gerados pelo SPT e os gerados pelo SIG A principal diferença entre os relatórios gerados pelo SPT e os gerados pelo SIG é que os relatórios gerados pelo SIG dão suporte a tomada de decisão gerenciais dos níveis mais altos de gerenciamento, onde as decisões tendem a ser menos estruturadas (semi-estruturadas) e menos rotineiras. Enquanto um SPT dá suporte mais freqüentemente à eficácia da organização, um SIG dá suporte a eficácia gerencial. Integração de Informações Gerenciais através do SIG Como já discutido, uma empresa ou uma organização é um sistema e seus departamentos ou áreas funcionais são seus subsistemas organizados em linhas funcionais (finanças, marketing, industrial, e assim por diante). A maior parte dos subsistemas funcionais, é claro, compartilha certos recursos de hardware, dados e, freqüentemente, até pessoas. Alguns subsistemas, porém, não o fazem. Esses subsistemas são totalmente auto-suficientes dentro de uma área funcional e são úteis para finalidades específicas. Um dos papéis do administrador de SI é aumentar a eficiência global do SIG através do aperfeiçoamento da integração desses subsistemas. Por exemplo, poderia haver grupo de dados que se sobrepõem significativamente e, no entanto, estão sendo mantidos em dois departamentos funcionais diferentes (por exemplo: listas de clientes mantidas pelo departamento de vendas e pelo departamento financeiro). Então, deve-se projetar um SIG para que ele seja uma coleção integrada de subsistemas funcionais dentro da organização. Para tanto, recursos de hardware e banco de dados devem ser compartilhados para que haja a integração. Quando uma abordagem funcional é adotada, é necessário tentar ligar os vários sistemas de informação gerencial. Um meio de unificar e integrar vários sistemas é através de um banco de dados compartilhado. O uso de banco de dados comum serve não apenas para integrar os vários SIG como também pode ligar os diversos SPTs da organização, tornando mais fácil o acesso a informações reduzindo custos e aumentando a eficiência e eficácia dos relatórios gerenciais. Como outros recursos corporativos, o investimento em SIG deve ser maximizado pela redução e da subutilização.

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Embora o aumento da eficiência global do SIG seja importante, todos os administradores (incluindo os gerentes de SI) devem considerar que um importante papel do SIG é aperfeiçoar a eficácia através do fornecimento da informação certa à pessoa certa da maneira certa e no momento certo. Entradas para um SIG Tecnicamente falando, todos os dados que entram num SIG são dados internos. Isto é, antes de entrarem no SIG os dados estão contidos dentro da empresa. No entanto, os dados que entram em um SIG podem ser originários tanto de fontes internas e externas. Fontes de Dados Internas para o SIG

Os sistemas de informações gerenciais são as principais fontes de dados de entrada para um SIG.

A missão estratégica ou plano da organização é uma outra importante fonte interna de dados. Fontes de Dados Externas para o SIG

Clientes, fornecedores, concorrentes e acionistas cujos dados não foram coletados pelo SPT. O SIG usa os dados obtidos dessas fontes, processando-os em informações mais úteis para administradores do que mera coleta de dados, basicamente através do fornecimento de relatórios predeterminados. Por exemplo, mais do que apenas obter uma listagem cronológica das atividades de vendas durante as últimas semanas, um gerente nacional de vendas poderia obter os dados semanais de venda da sua organização, em um formato tal que ele possa facilmente ver a atividade de vendas por região, por representante local de vendas, por produto e mesmo em comparação às vendas do último ano. Saídas de um Sistema de Informações Gerenciais A saída da maioria dos sistemas de informações gerenciais é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores. Esses relatórios incluem relatórios programados, relatórios por solicitação e relatórios de exceção. Relatórios programados: são produzidos periodicamente ou de forma programada, diária, semanal ou mensal. Por exemplo, um gerente de produção poderia utilizar um relatório resumido semanal que liste os custos totais com folha de pagamento com a finalidade de monitorar os custos de mão-de-obra e das tarefas. Relatório indicador de pontos críticos: um tipo especial de relatório programado, resume as atividades críticas do dia anterior e fica disponível caracteristicamente a cada dia de trabalho. Os relatórios indicadores de níveis críticos podem resumir níveis de estoques, atividades de produção, volume de vendas, etc. Os relatórios indicadores de pontos críticos estão geralmente ligados aos fatores críticos de sucesso (FCS) de uma organização, de modo que os administradores e executivos possam usar esse relatório para tomar medidas rápidas e de ações corretivas sobre aspectos significativos do negócio. Relatórios sob solicitação: são desenvolvidos para dar certas informações a pedido de um administrador. Em outras palavras, esses relatórios são produzidos sob solicitação. Um executivo, por exemplo, pode querer saber o nível de estoque de um item em particular. Relatórios de exceção: são relatórios produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer uma atitude da administração. Por exemplo, um gerente poderia estabelecer um parâmetro que gerasse um relatório de todos os itens de estoque com menos de 50 unidades disponíveis. O relatório de exceção gerado por esse parâmetro conteria apenas aqueles itens com menos de 50 unidades no estoque. Um relatório de todos os empregados que trabalharam mais de

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40 horas na semana é outro exemplo de relatório de exceção. Como acontecem com os relatórios indicadores de pontos críticos, os relatórios de exceção são freqüentemente usados para monitorar aspectos críticos para o sucesso de uma organização. Em geral, quando um relatório de exceção é produzido, um gerente ou executivo toma uma atitude. Importante: A determinação de parâmetros ou ponto de cortes para um relatório de exceção deve ser feita cuidadosamente. Um ponto de corte muito baixo pode resultar em uma abundância de relatórios de exceção; um ponto de corte muito alto poderia acarretar em problemas que precisariam de ações poderiam ficar negligenciadas. Exemplo: se um gerente quer um relatório que contenha todos os projetos do seu orçamento de $ 100,00 para cima, ele pode descobrir que quase todos os projetos da empresa excedem o seu orçamento em no mínimo esta quantia. O ponto de corte $100,00 é provavelmente muito baixo. Um ponto de partida de $5000,00 poderia ser mais apropriado. Orientações para Desenvolver Relatórios SIG

Orientações Explicações Ajustar cada relatório às necessidades do usuário. Requer o envolvimento do usuário e a alimentação

de dados. Gastar tempo e esforços na produção apenas daqueles relatórios que serão usados.

Uma vez instituídos, muitos relatórios continuam a ser gerados mesmo que ninguém os usem mais; eles ficam apenas esquecidos.

Prestar atenção ao conteúdo e à apresentação do relatório.

Mostrar a informação que é a mais procurada de forma mais destacada. Não sobrecarregue o relatório com dados desnecessários. Use palavras e frases de aceitação geral.

Ao relatar, usar gerenciamento por exceção Alguns relatórios só devem ser produzidos quando há um problema a ser solucionado a uma ação que deve ser tomada.

Estabelecer parâmetros cuidadosamente Baixos parâmetros podem resultar em relatórios em excesso; altos parâmetros podem negligenciar informações valiosas.

Produzir todos os relatórios pontualmente Relatórios desatualizados são de pouco ou nenhum valor.

Gerar relatórios de formatos fixos e padronizados Exemplo: relatórios para controle de estoque podem conter os mesmos tipos de informações colocados nos mesmos locais nos relatórios.

Produção de relatórios impressos e em tela de computador.

Podem ser realizados relatórios apresentados em tela, mas que apresentem o mesmo formato que os relatórios impressos.

Relacionamento entre Profissionais de SI e os Usuários do SIG Tipicamente, os programadores e analistas de sistemas estão envolvidos no desenvolvimento e implementação dos relatórios SIG. Muitas vezes, é comum a solicitação de relatórios por parte dos usuários sem muita formalidade, o que acarreta, muitas vezes, em falta de prioridade, necessidade, podendo comprometer o funcionamento do SIG. Portanto, os profissionais do departamento de SI devem exigir solicitação formal para a elaboração de relatórios por parte dos usuários.

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Aspectos Funcionais do SIG Contabilidade

Relatórios de Contabilidade

Finanças Relatórios

Financeiros

Recursos Humanos Relatórios de RH

Industrial Relatórios de

Industriais

Marketing Relatórios de Marketing

Outras áreas funcionais Relatórios de

Outras Áreas

Relatórios Adm Geral

Administração Geral

Figura 1: Ilustração de um Sistema SIG corporativo, onde cada SIG é realizado para cada área funcional. Para que esse tipo de sistema seja eficiente é importante interligar as áreas correlacionadas. Caso contrário, a organização teria uma coleção de vários sistemas separados e ineficientes.

Contabilidade Finanças SI Marketing RH Outras áreas funcionais Estratégico

Tático

Operacional

BANCO DE DADOS

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS

Figura 2: Os sistemas de informações gerenciais da área funcional são integrados através de bancos de dados compartilhados. Com isso, aumenta a veracidade das informações e também do fluxo de informações entre as áreas funcionais, fornecendo relatórios mais precisos.

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Exemplos de SIG empresariais A seguir descreveremos, focando nos principais tópicos, 2 SIGs corporativos: SIG Financeiro e de Marketing. A finalidade desses dois sistemas é entender as entradas, saídas do SIG. Essa metodologia poderá ser aplicada ou verificada nos demais SIG das outras áreas corporativas (Produção, Contabilidade, RH, etc). Sistema de Informações Gerenciais Financeiro Desde dos primórdios da computação comercial, as finanças têm sido uma área funcional importante na maioria das organizações. A área financeira monitora o fluxo de caixa e a lucratividade. Sistemas financeiros sofisticados são capazes de fornecer aos gerentes e executivos financeiros informações imediatas, fator crítico para o sucesso na atual economia global acelerada. O sistema de informações gerenciais financeiro fornece informações financeiras a todos os administradores financeiros dentro de uma organização, inclusive ao diretor financeiro. Especificamente, SIG financeiro:

Analisa as atividades financeiras históricas e atuais;

Projeta as necessidades financeiras futuras ; Monitora e controla o uso de recursos através do tempo.

Entradas para SIG Financeiro. As decisões que recebem suporte do SIG financeiro requerem diversos dados e informações. As fontes de dados internas e externas são discutidas resumidamente a seguir. 1. Plano estratégico ou políticas corporativas: O plano estratégico contém os objetivos

financeiros principais. As metas financeiras, razões de débitos e empréstimos e expectativas de retorno são algumas das medidas que podem ser incluídas no plano estratégico. O plano freqüentemente projeta as necessidades financeiras da empresa para o futuro de 1 a 5 anos. Muitas necessidades específicas de informação, tais como o retorno dos investimentos de vários projetos, razões débito eqüidade desejadas e expectativas das necessidades de caixa, vêm diretamente do plano estratégico.

2. O sistema de processamento de transações: importantes informações financeiras são

colhidas de praticamente todas as aplicações de processamento de transações – folha de pagamento, controle de estoque, processamento de pedidos, contas a pagar e receber e contabilidade geral. Os custos totais ao longo do tempo, a quantia total paga pela empresa aos fornecedores, a quantidade total devida à companhia pelos clientes e dados contábeis detalhados fornecem a base para muitos relatórios financeiros.

3. Fontes Externas: as informações da e sobre a concorrência podem ser fundamentais para a

tomada de decisões financeiras. Relatórios anuais e balanços financeiros dos concorrentes, novos itens e relatórios gerais podem ser incorporados aos relatórios de SIG para oferecer unidades de medida ou uma base de comparação. Departamentos do governo também fornecem importantes informações econômicas e financeiras. Inflação, índice de preços ao consumidor e principais indicadores econômicos podem ajudar uma empresa a planejar futuras condições econômicas. Além disso, importantes leis tributárias e exigências de relatórios financeiros também podem estar refletidas no SIG financeiro.

Subsistemas e saídas do SIG Financeiro Um SIG financeiro pode ser composto de subsistemas. Cada subsistema interage com o SPT de forma especializada e funcional e tem saídas informativas que auxiliam os administradores financeiros a tomarem as melhores decisões. Esses relatórios incluem relatórios de previsão

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financeira, sistema de informação de lucros e perdas e de custos, relatórios de auditoria interna e externa e relatórios de gerenciamento de verbas. Exemplo: Previsão financeira Previsão Financeira: processo de se fazer previsões financeiras sobre o crescimento futuro de produtos ou de uma organização como um todo é chamado de previsão financeira. A atividade financeira se baseia na atividade do comércio anterior. Por exemplo, vendas passadas de mercadorias e serviços podem ser convertidas em expectativa de faturamento e custos. O preço de venda por unidade e os fatores do custo da produção podem ser multiplicados pelo número esperado de unidades a serem vendidas, a fim de chegar a um valor de faturamento e custos. Custos fixos, tais como seguros, aluguéis e despesas gerais de escritórios, são estimados e usados para determinar a expectativa de lucros líquidos em base mensal, quinzenal ou anual. Essas estimativas são incorporadas ao SIG financeiro. Ter uma estimativa de fluxos de caixas futuros pode ser um dos primeiros passos para uma boa administração. Administradores e executivos financeiros usam essa informação valiosa para projetar futuras necessidades de caixa. Por exemplo, os administradores de uma organização saberão com antecedência que, em alguns meses, poderia ser necessário um caixa adicional, enquanto em outros meses o excesso de caixa deverá ser investido. O fluxo de caixa administrado inadequadamente é uma das principais causas de fracasso das empresas. A previsão financeira pode ajudar executivos financeiros a evitar problemas de fluxo de caixa através da previsão das necessidades de fluxo de caixa. A figura 3 mostra um exemplo do resultado de um programa estilizado de previsão.

Figura 3: Um exemplo de previsão financeira. O software de previsão pode predizer uma tendência constante de crescimento, as vendas reais podem aumentar em forma de curva.

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SIG de Marketing O SIG de Marketing dá apoio à atividade administrativa nas áreas de desenvolvimento do produto, distribuição, decisões de preços, eficácia promocional e previsão de vendas. Entradas para um SIG de Marketing Mais do que outras áreas funcionais, o SIG de marketing se baseia em fontes externas de dados. Essas fontes incluem a concorrência, clientes, jornais, revistas e outras publicações. Há também importantes fontes internas de dados. 1. Fontes Internas: O plano estratégico ou políticas corporativas. O marketing se baseia no

plano estratégico de alvos e projeções de vendas da organização. Por exemplo, um plano estratégico poderia indicar que se espera um aumento fixo de 8% nas vendas nos próximos 5 anos. Um relatório de SIG de marketing dessa firma poderia organizar o desempenho das vendas atuais em termos desta meta estratégica. Além das projeções de vendas, o plano estratégico pode conter informações sobre as necessidades projetadas da força de vendas, determinação de preços de produtos e serviços, canais de distribuição e características de novos produtos.

2. Fontes Internas: SPT. O SPT contém uma grande quantidade de dados de vendas e

marketing sobre produtos, clientes e força de vendas. Os dados de venda sobre produtos podem revelar quais os produtos que estão vendendo em grandes volumes e quais os mais lentos nas vendas. Os relatórios resumindo dados de pedidos poderiam incluir atividade de venda por cliente, por produto e por área do país. O SIG de marketing organizaria esta informação de modo a ser útil na formulação de planos de vendas e promocionais. Os dados de vendas por clientes podem ser usados para determinar que clientes contribuem mais para a lucratividade global. O desempenho da força de vendas pode também ser monitorado a partir dos dados coletados no SPT, de modo que bônus e programas de incentivos possam ser desenvolvidos para premiar os representantes de vendas com melhor atuação.

3. Fontes Externas: A concorrência. Dados sobre concorrentes – tais como novos produtos e

serviços, estratégias de fixação de preços, pontos fortes e fracos de uma linha de produto de um concorrente, embalagem, marketing e distribuição de produtos para clientes – são importantes para a maioria das empresas. Saber como os concorrentes estão fazendo ou capazes de fazer no futuro é de grande utilidade para o projeto de novos produtos e serviços. Dados da concorrência podem ser obtidos de muitas fontes. Materiais de Marketing, brochuras e programas de vendas oferecidos pela concorrência são fontes típicas. Os clientes e outros associados comerciais também fornecem dados. O processo de obtenção de informações sobre o concorrente é freqüentemente chamado de inteligência de marketing.

4. Fontes Externas: O mercado. Uma fonte externa adicional de informações úteis para o SIG

de marketing é o mercado para os produtos da empresa. Uma grande quantidade de dados úteis sobre o mercados que já estão servidos pela empresa pode ser obtida do SPT, porém a visão do comportamento e preferências do comprador em novos mercados só pode ser obtida de fontes de fora da empresa.

Subsistemas e Saídas do SIG de Marketing Os subsistemas de um SIG de marketing incluem os subsistemas do produto, distribuição, promoção e preços. Esses subsistemas e suas saídas ajudam os administradores e executivos de marketing a aumentar as vendas, reduzir despesas de “marketing” e desenvolver planos para que futuros produtos e serviços atendam às necessidades dos clientes. Preço do Produto. O preço do produto é uma importante e complexa função de marketing. O preço do varejo, o preço do atacado e os descontos devem ser determinados. Um importante fator

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na determinação da política de preços é a análise de curva de demanda, que tenta determinar a relação entre preços e vendas. A maioria das empresas tenta desenvolver políticas de preços que maximizem os rendimentos totais de vendas. Esta é geralmente uma função de elasticidade do preço. Se o produto é muito sensível às mudanças de preço, uma redução no preço pode gerar um aumento substancial nas vendas, podendo resultar em rendimentos mais altos. Existem programas de computador que ajudam a determinar a elasticidade dos preços e várias políticas de preços (figura 4). A análise de vendas também é importante para identificar os produtos, força de vendas e clientes que têm contribuído para o lucro e os que não têm. Diversos relatórios podem ser gerados para ajudar os administradores de marketing a tomar boas decisões de vendas (figura 5). O relatório de vendas por produto lista todos os principais produtos e suas vendas em um determinado período de tempo, como um mês, por exemplo. Esse relatório mostra quais os produtos que estão se saindo bem e quais os que necessitam de melhorias, ou que deveriam ser completamente descartados. O relatório de vendas por vendedor lista as vendas totais por cada vendedor em cada semana ou mês. Esse relatório pode ser subdividido por produto, para mostrar quais produtos que estão sendo vendidos por cada vendedor. O relatório de vendas por cliente é um bom meio de identificar clientes de alto e baixo volume de negócios.

Figura 4: Uma curva de suprimento e demanda típica, usada para análise de preços.

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Vendas por Produto

Produto Ago Set Out Nov Dez Total Produto 1 34 32 32 21 33 152 Produto 2 156 162 177 163 122 780 Produto 3 202 145 122 98 66 633 Produto 4 345 365 352 341 288 1691

Vendas por Vendedor

Vendedor Ago Set Out Nov Dez Total Vendedor 1 24 42 42 11 43 162 Vendedor 2 166 155 156 122 133 732 Vendedor 3 166 155 104 99 106 630 Vendedor 4 245 225 305 291 301 1367

Vendas por Cliente

Cliente Ago Set Out Nov Dez Total

Cliente 1 234 334 432 411 301 1712 Cliente 2 56 62 77 61 21 277 Cliente 3 1202 1445 1322 998 667 5634 Cliente 4 45 65 55 34 88 287

Figura 5: Relatórios gerados para ajudar os administradores de marketing a tomar boas decisões. No alto: Este relatório de vendas por produto lista todos os principais produtos e suas vendas de agosto a dezembro. No centro: Os relatórios de vendas por vendedor listam as vendas totais para cada vendedor no mesmo período. Embaixo: Este relatório de vendas por cliente listam as vendas por cada cliente no período. Como todos os relatórios de SIG, os totais são fornecidos automaticamente pelo sistema, a fim de mostrar aos administradores de forma instantânea a informação de que eles necessitam para tomar decisões acertadas. Bibliografia: STAIR, R.M, 1998. Princípios de Sistemas de Informação – uma abordagem gerencial. ITP. São Paulo. BRIEN, J.A, 2001. Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na era da Internet. Saraiva. São Paulo. LAUDON, K. C. & LAUDON, J. P, 1999. Sistemas de Informação. LTC. Rio de Janeiro.

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EXERCÍCIOS

1. Explique o que é um sistema de informações gerenciais – SIG. 2. Que diretrizes deveriam ser seguidas no desenvolvimento de relatórios SIG? 3. Para o desenvolvimento de um SIG, quais as fontes de entrada de dados internas e externas devem ser

consideradas? 4. Qual é a relação entre os sistemas de processamento de transações de uma organização e seus

sistemas de informações gerenciais. 5. Quais são os tipos de relatórios de SIG. Explique-os sucintamente. 6. Qual é a importância da integração dos SIGs de uma empresa no que se refere a funcionalidade entre

áreas ou departamentos?

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