Técnicas de estruturação (Departamentalização)
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Técnicas de Estruturação
O.S.M2º Período
Pâmela Nogueira
Estrutura organizacional é o conjunto de responsabilidades, autoridades,
comunicações e decisões das unidades de uma empresa.
O seu estudo é necessário para se definir as tarefas dentro de uma
empresa, e a forma como a estrutura deve ser empregada, que depende da
função da empresa.
Podendo ser:o Estrutura formalForma onde as estruturas são organizadas por departamentos e representadas por organogramas.
o Estrutura informalForma onde as estruturas surgem a partir da interação das pessoas, sendo espontâneas.
E Qual é o seu objetivo?
A Estrutura Organizacional tem como objetivo apresentar as
técnicas de estruturação, que são utilizadas por uma
organização para melhor integrar, coordenar, controlar, descentralizar, maximizar e
aproveitar especializações em seu ambiente interno.
A estrutura organizacional pode ser representada pelo organograma, que é parte integrante da departamentalização, sendo esta também parte integrante da estrutura.
A departamentalização pode ser considerada como componentes e subcomponentes da estrutura organizacional.
Nosso objetivo é mostrar as técnicas de estruturação, utilizando a departamentalização como principal estratégia para as atividades da empresa.
Essas técnicas podem ser dividas em:
Quantidade ou números:
É a divisão de uma equipe em quantidade de pessoas para exercer determinado trabalho.
Vantagens: Mantém um equilíbrio entre os diferentes níveis
de poder; Ter um superior responsável por cada sessão como também maior número de pessoas para exercer tal trabalho.
Desvantagens: Não funciona para níveis altos e intermediários da empresa;
Aumento da capacidade e competência dos profissionais da empresa.
Processos:Processo é o conjunto de
atividades que apresentam reação lógica, que tem por consequência atender a necessidade interna e externa da empresa.
Vantagens: Interligar as atividades de diversos
processos; Melhor avaliação de cada parte do processo; Maior e melhor especialização dos produtos; Comunicação mais rápida com os setores
participantes do processo.
Desvantagens: Perda da visão global do seguimento do
processo; Pouca flexibilidade para ajustes no processo.
Produtos ou serviços:Neste tipo as atividades
são essenciais de acordo com o produto, ou seja, depende do tipo de produto a ser produzido pela empresa.
Vantagens: Ser adaptável a diferentes produtos ou serviços. Utiliza a capacitação máxima dos recursos,
através do conhecimento especializado; Cada grupo de produto ou serviço funciona
como uma unidade, possibilitando um melhor controle;
Desvantagens: Maior possibilidade de instabilidade em relação
a desemprego. Pode ser de controle mais difícil de acordo com
as políticas gerais da empresa.
Turno ou Tempo:Na departamentalização por turno ou tempo, busca-se a criação de equipes, para a execução das tarefas, em turnos diferentes, dessa forma, há uma continuidade do trabalho.
Vantagens: Aumento da produção; Diminuição do tempo, em trabalho
similares, repetidos e contínuos. Processos produtivos padronizados; A organização não precisa pagar
horas extras.
Funcional:Na departamentalização por funções,
busca-se agrupar as atividades semelhantes, ou seja, formado por pessoas que possuem especialidade, conhecimento e habilidade em determinada função, dentro de uma mesma área técnica, seguindo os objetivos da organização.
Vantagens: Especialização do trabalho; Maior estabilidade e segurança; Orienta as pessoas para uma atividade
especifica;
Desvantagens: A responsabilidade pelo desempenho total
da organização está apenas na cúpula. Problemas de Comunicação e interação, Não existe uma visão ampla, são
resistentes a inovação;
Projetos:Busca-se agrupar as pessoas, de acordo
com as atribuições e tarefas, (supervisionadas pelo gerente), para a realização de determinado projeto, proposto pela organização. Cada projeto tem seu ciclo de vida específico, ao final de cada trabalho, as pessoas são designadas a novas tarefas.
Vantagens: Alta Responsabilidade e Conhecimento da equipe
envolvida no desenvolvimento do trabalho. Adaptação a novos conceitos e técnicas. Melhor atendimento aos clientes e cumprimentos de
prazos.
Desvantagens: Ao terminar um projeto, a empresa pode dispensar
os colaboradores, causando incerteza e imprevisibilidade de futuro no emprego.
Sistema falho de comunicação e tomada de decisão; Equipe de projetos com muitos colaboradores pode
diminuir a eficiência e eficácia do mesmo;
Matricial:A estrutura matricial é a utilização de duas ou mais formas de estrutura sobre os mesmos membros de uma organização.
Vantagens: Grande orientação para os resultados,
mantendo a identificação por especialidade. Maior grau de especialização;
Desvantagens: Possibilidade de conflitos entre os diversos
comandos, obrigando a uma permanente comunicação com os gestores de topo;
A comunicação deficiente, isso porque as decisões são normalmente centralizadas nos níveis mais elevados da empresa.
Área Geográfica:São agrupadas na mesma unidade pessoas que realizam atividades dentro de uma mesma área geográfica, através da criação de áreas ou departamentos específicos para cada região.
Vantagens: Clientes se sentem mais a vontade ao falar com
representantes locais; Os atributos do produto podem ser alterados para
atender gastos locais; A administração conhece melhor as peculiaridades
da área onde atua.
Desvantagens: Pode deixar em segundo plano a coordenação, tanto
nos aspectos de planejamento, execução ou controle da empresa, em face do grau de liberdade e autonomia colocado nas regiões;
Faz com que as outras áreas da empresa se tornem secundárias.
Clientes:Consiste em separá-los por grupos semelhantes e, portanto mantendo o foco ideal para cada tipo de cliente.
Vantagens: Condições para conhecer e dar melhor
tratamento ao cliente; Adaptação dos produtos e serviços aos clientes; Atendimento contínuo e rápido aos diferentes
tipos de clientes;
Desvantagens: Dificuldade de coordenação devido ao
tratamento especial exigido pelos gerentes de cada departamento de cliente;
Preocupação compulsiva pelo cliente esquecendo às vezes de outros fatores como lucratividade e produtividade.
ConclusãoPercebe-se então, a importância
das departamentalizações em uma estrutura organizacional,
pelo fato das técnicas auxiliarem para um melhor controle,
organização e decisão em um processo produtivo, promovendo a busca da eficiência e eficácia
nas empresas.
"Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de
atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados
estabelecidos".Djalma, 2002, p. 84.