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TÓPICOS SOBRE GESTÃO
BOTAR O BLOCO NA RUA
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Alguns insights sobre gestão e projetos
Reflexões sobre gestão em contextos “quase anárquicos”
Ferramentas práticas
Formas organizacionais mais flexíveis
Modos tradicionais de gerenciamento
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ONG, Associação
Governo
Empresa
Qualquer projeto
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Tempo
Espaço
Recursos
Pessoas
Motivação
Algum planejamento
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INICIALIZAÇÃO PLANEJAMENTO
EXECUÇÃO CONTROLE
ENCERRAMENTO
FASE 1
FASE 2
FASE 3
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PLANEJAMENTO
ESCOPO PLANO DE AÇÃO
PLANO DE CONTROLE
Situação Geradora
Justificativa
Objetivo Geral
Objetivos Específicos
Resultados Esperados
Abrangência do Projeto
Tarefas
Datas
Custos
ResponsáveisAcompanhamento e
monitoramento
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INICIALIZAÇÃO
PLANEJAMENTOEXECUÇÃOCONTROLE
ENCERRAMENTO
Nem excesso de controle, nem excesso de descontrole
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Dentro do contexto da cultura, deve-se buscar formas de
gestão menos castradoras, mais livres e que possibilitem a
expressão da criatividade.
Democratização dentro dos processos de trabalho.
Replicar seu discurso no modo de trabalho.
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Paul Baran (1964)
Anarquias Organizadas
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(1) a organização opera sobre uma variedade de inconsistências, sendo que uma delas diz respeito aos objetivos e metas que inexistem de forma compartilhada;
(2) as preferências são problemáticas e parcamente definidas; (3) a organização pode ser vista mais como uma coleção de ideias do que como uma estrutura coerente; (4) as preferências são descobertas a partir da ação concreta e não advém de processos de planejamento; (5) os processos da organização não são compreendidos por seus membros;(6) suas ações operam na tentativa-erro e nos resíduos de aprendizagem a partir de acidentes passados;(7) a participação dos membros é fluida, pois varia em esforço e tempo dedicado de acordo com o assunto em pauta; (8) os limites organizacionais não são claros e mudam com frequência;(9) as decisões podem mudar inesperadamente.
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Que ferramentas utilizar?
Quais são as melhores?
Como gerir projetos coletivos, participativos e minimamente
organizados que alcancem seus objetivos?
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Modelos mais participativos
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Cultura Digital em projetos
Redução de hierarquias
Processos compartilhados
Informações visíveis não somente pelo grupo que executa (abrir
o orçamento. Ex. Catarse)
Decisões coletivas, mas responsabilidades divididas
Transparência e prestação de contas
Organização, não centralização
Elemento de diferencial dos editais não somente como objetivo
do projeto, mas como processo de trabalho.
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Cultura Digital em projetos
Compartilhar as informações
Abrir os dados
Utilizar plataformas livres, abertas e democráticas
Pautar-se no dia-a-dia por valores que remetem aos objetivos
que você gostaria de chegar.
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Conflito e Feedback
(dinheiro, papéis, tarefas – mundo pragmático)
Quais são/foram nossos pontos fortes com o
Projeto ou ação?
Quais são/foram nossos pontos fracos com o
Projeto ou ação?
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Os projetos não se relacionam com as prioridades
Custos são inadequados
Calendários não realistas
Falta de objetivos claros
Indicadores inadequados
Metas não realizáveis
Falta de definição de papéis e responsabilidades
Falta de participação das pessoas (parceiros, beneficiários, comunidade)
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Como foi e como está sendo o projeto da CCD?
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Algumas Ferramentas que usamos
hoje ou que já usamos antes
Nenhum pressuposto exime a necessidade de ter formas de organizar o trabalho.Nenhum elemento de gestão é maior do que a própria prática e ele nunca
pode ser o objetivo fim.
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Outras Ferramentas
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Estrutura Analítica de Projeto
+ tempo
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1. Capa/ Título
2. Sumário Executivo
3. Apresentação da Organização Proponente
4. Justificativa/ Análise de Contexto do Projeto (situação geradora/diagnóstico)
5. Objetivo Geral e Objetivos Específico
6. Público Alvo e Localização (Abrangência)
7. Metodologia (modo de intervenção)
8. Cronograma de Atividades (Plano de Ação)
9. Cronograma Físico – Financeiro e Recursos Necessários – Orçamento
10. Resultados Esperados
11. Indicadores e Sistema de Avaliação
12. Anexos
Dados principais para apresentar ao financiador
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Planejamento Estratégico Planos de Ação
Longo Prazo Curto Prazo
Objetivos Estratégicos Operação diária
Recomenda-se a periodicidade de 1 vez ao ano
Devem ser revisados com freqüência
Organiza amplamente o que a organização fará
Organiza atividades, tempo, pessoas, recursos com mais detalhe
Nível Estratégico (visão institucional) Níveis táticos e operacionais
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O QUE QUANDO QUEM POR QUE ONDE COMO QUANTO
O “COMO” é um desdobramento em pequenas ações que, em conjunto,
realizam o “O QUE”.Cada “COMO” pode ter seus custos, responsáveis, locais...O Plano de Ação pode servir como um meio de monitorar
o andamento das atividades
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O QUE QUANDO QUEM POR QUE ONDE COMO QUANTO INDICADOR META
Indicador: indica o alcance da meta. A variável que demonstra se a ação é
atingida. (qtd. de pessoas participantes das oficinas)
Meta: intimamente ligada ao resultado esperado da ação. Retomar os resultados
esperados para colocar a meta. (20 pessoas em cada oficina).
Relatórios de Ações e Produções Culturais que se revertem em políticas públicas.
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SMART
S
M
A
R
Específico – Devem refletir o que o projeto pretende mudar
Mensurável sem ser ambíguo – Devem ser precisamente definidos de modo que sua medição e
interpretação não seja ambígua.
Atingível e sensível – Devem ser atingíveis pelo projeto e sensíveis às mudanças que o projeto deseja realizar.
Relevante e fácil de coletar – Deve ser viável coletar os dados sobre os indicadores escolhidos dentro de um
prazo razoável e a um custo também razoável.
T Comprometido com o tempo – Devem determinar para quando está prevista determinada mudança.
Fonte: Chris Roche, 2002
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Cronograma
Resp. SET 2º OUT 1ª OUT 2ª NOV 1ª NOV 2ª DEZ 1ª JAN 1ª JAN 2ª
Reuniões de definição
Fulano x x x x x x x X
Definição de datas, locais
Sujeito x
Primeiros gastos xx x
Atividade 1 x
Atividade 2 x
Atividade 3 x
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Exemplo de Orçamento com Rubricas Orçamento
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Contas a Paga
r
Contas a Receber
Fluxo de Caixa
Fluxo de Caixa Fluxo
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Avaliar Projetos
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Quanti
Quanti
Questionários
Surveys
Estatísticas
Entrevistas (diretas, semi-estruturadas, abertas, histórias de vida)
Observação, Etnografia
Grupo Focal
Impacto e Resultados
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Avaliação de Processo – É o acompanhamento ou monitoramento periódico das ações de um projeto. Mede as consequências imediatas e permite criar soluções para as questões que vão surgindo ao longo da execução do projeto.
Avaliação de Resultados – É a avaliação realizada ao final de determinadas fases do projeto e tem como objetivo mensurar as consequências das ações, ou seja, os resultados obtidos, a partir dos objetivos propostos no projeto.
Avaliação de Impacto – É uma avaliação que ocorre algum tempo após o término do projeto, com o objetivo de mensurar os resultados a longo prazo e qual o impacto do projeto na vida das pessoas.