TOTVS Educacional - Como fazer o Upgrade

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Conheça o produto TOTVS Educacional e sabia como migrar do RM Classis EB e RM Classis ES para ele.

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2. TOTVS Educacional O que ?Os mais de 15 anos de experincia no segmentoeducacional levaram a TOTVS a conhecer os principaisdesafios de uma Instituio de Ensino, por issoela sabe qual a proposta de valor que precisaoferecer ao segmento.Neste sentido, o TOTVS Educacional ideal paraInstituies de Ensino Bsico, Superior, cursos de idiomas e centros de treinamento.O TOTVS Educacional uma nova verso do RM Classis Ensino Bsico e RM ClassisEnsino Superior? Resposta: No. O TOTVS Educacional um novo produto. Uma evoluoconceitual e tecnolgica, mais abrangente e que rene as melhores prticas domercado visando uma gesto mais ampla e eficiente da instituio. 2 3. TOTVS Educacional Porque fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional ?Investimento TOTVSMais de 90% do investimento da TOTVS no segmento de educao para o TOTVSEducacional.4,30 2,00 13,70 TOTVS Educacional EAD RM Classis ES RM Classis EB 80,00Mercado Internacional o produto TOTVS para o mercado internacional, com aderncia j comprovada para aComunidade Europia e Amrica Latina e clientes em Portugal e Mxico. a suaferramenta com as melhores prticas internacionais do segmento Educacional. 3 4. TOTVS EducacionalPorque fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional ? TECNOLOGIA .NET (Microsoft) 100% .NET3 camadas, com cliente magro e servidores de aplicaoPermite distribuio de processosPermite agendamento de execuo de processos (assncronos) Aplicaes podem ser acessados remotamente atravs de um link de internet (mas ofront-end NO um browser) Permite segurana SSL atravs de certificados entre cliente e servidor de aplicao(prximas verses do RM) Instalao do RM nas estaes clientes automatizada estilo Windows Update(prximas verses do RM)Elimina o antigo Modo Server do RM 4 5. TOTVS EducacionalPorque fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional ? ARQUITETURA 3 CAMADAS5 6. TOTVS EducacionalPorque fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional ? Interface Office 2007 ExperienceModo de trabalho similar ao Microsoft Office Interface familiar ao pacote OfficePermite as pessoas se concentrarem em suas atividades de negcio em vez de terem que dispersar esforos na procura por funcionalidadesRecursos de Business Intelligence integrados permitem criao instantnea de consultas, grficos e relatrios, anlises de indicadores e acompanhamento de metas de maneira fcil, simples e objetiva6 7. TOTVS EducacionalNova interface para as vises: mais informao e apoio nas tarefasRecursos Gerenciais ao alcance de suas mosVrios anexospodem ser adicionados Crie e adicione Consultas SQL para complementar as visesViso de dados padro: quandopadro do RMnavegamos pelos registros, os dadosdos anexos so atualizados automaticamente 7 8. TOTVS EducacionalNova interface para as vises: mais informao e apoio nas tarefasRecursos Gerenciais ao alcance de suas mos Crie eadicioneGrficos para complementaros cadastros padro do RM Viso de dados padro: quando navegamos pelos registros o grficoanexo atualizado automaticamente8 9. TOTVS EducacionalNova interface para as vises: mais informao e apoio nas tarefasRecursos Gerenciais ao alcance de suas mosCrie eadicione Grficos de Indicadores deDesempenhopara complementaros cadastros padro do RM9 10. TOTVS EducacionalNova interface para as vises: mais informao e apoio nas tarefas AdicioneMapas do Google para visualizaodos endereos da viso principalQuando navegamos pelos registros o mapa automaticamente atualizado para o novo endereo 10 11. TOTVS Educacional Business Intelligence Self-ServiceTodos estes recursos mostrados at agora compem o BI Self-Service do RM: Simples, objetivo e eficiente Ao alcance do usurioSaiba mais em:www.tecnologiatotvs.net | totvsconnect.blogspot.com | www.totvs.com.br/totvs2011 11 12. TOTVS EducacionalConhea a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique Dados pessoais, acadmicos, financeiros erecursos gerenciais configurveis: Consultas SQL, Grficos e Relatrios. 12 13. TOTVS EducacionalConhea a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique13 14. TOTVS EducacionalConhea a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique14 15. TOTVS EducacionalConhea a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique15 16. TOTVS EducacionalConhea a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique16 17. TOTVS EducacionalConhea a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique17 18. TOTVS EducacionalConhea a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique18 19. TOTVS EducacionalComparativo com os outros produtosDiferencialRM Classis EB e ES TOTVS Educacional Tecnologia Desenvolvido em Delphi, usando BDE para Desenvolvido na plataforma Microsoft .NET,acesso ao banco de dados. Tecnoligia que esta usando a linguagem C#. Umas das tecnologiasendo descontinuada pela TOTVS e j foi mais modernas para desenvolvimento deabandonada pela fabricante, Borland.sistemas, amplamente utilizada no mundo epara onde a TOTVS esta migrando seusprodutos da linha RM.Produto nico para vrios Dois produtos distintos: RM Classis EnsinoAplicativo nico que funciona para qualquernveis de ensinoBsico e Ensino Superior. Para os clientes quenvel de ensino. O mesmo ajustadopossuem os dois nveis de ensino significa mais dinamicamente ao contexto (filial e nvel deesforo para implantao, treinamento e ensino) em que o usurio est logado.atualizao de verses. Para osdesenvolvedores, homologadores, comercial,etc. Significa tambm maior esforo outrabalho dobrado.Base de dados nica Por limitaes do modelo de dados atual, os Base nica, com tabelas compartilhadas, masdois produtos no convivem harmonicamente informaes separadas por contexto (coligadana mesma base de dados. Isto tem causado+ filial + nvel de ensino)transtornos, principalmente pelos clientes queprecisam de informaes unificadas.Multi-campi Grandes instituies, com vrios campi Controle especfico por campus (filial).(filiais), no conseguem ter um controle Criao e configurao dos campi (filiais) pelaacadmico preciso por campus. Todas as prpria instituio.informaes so vistas e, muitas vezesalteradas, em qualquer campus da coligada.Isto gera confuso, poluio de informaes eaumenta a probabilidade de erros. 19 20. TOTVS EducacionalComparativo com os outros produtos DiferencialRM Classis EB e ESTOTVS EducacionalAluno como pessoa Alm da redundncia de informaes, decorrenteO aluno e o professor podem ser a mesma "pessoa",do fato de o aluno no ser conceitualmente umaexercendo vrias papis na instituio com umespecializao da entidade "pessoa" na base denico registro.dados RM, no possvel um acompanhamento datrajetria global do aluno na instituio. muitodifcil ter um histrico nico do aluno que iniciouno ensino infantil, fundamental, mdio, superior eainda se tornou funcionrio da instituio sem umareferncia nica, no caso "pessoa".Maior integrao com os Algumas integraes com os outros produtos da Maior e melhores integraes com outrosoutros produtos da Linha RM Linha RM so limitadas ou pouco exploradas. produtoda da Linha RM como Folha de Pagamento,Automao de Ponto, CRM, Financeiro, Contbil(com integrao direta para atender regime decompetncia), Faturamento (emisso de NFe),Avaliao e Pesquisa, Biblioteca, Processo Seletivo,Patrimnio e Microsiga Protheus. Integrao financeiraTemos, ainda hoje, diversos problemas referentes No existe mais redundncia ou rplica de integrao financeira, sendo o principal deles a informaes entre o financeiro e acadmico. Todorplica e sincronizao das informaeso controle financeiro tratado, exclusivamente, pelo mdulo financeiro da RM. Criamos para isto um novo conceito no financeiro: "boletos".Integrao contbil Toda feita via mdulo financeiro (RM Fluxus). IstoParte da configurao (defaults contbeis) feitafaz com que seja mais complexa a implantao e ono mdulo acadmico, simplificando o processo deentendimento, pois o uso de frmulas se faz integrao "acadmico x financeiro x contbil".necessrio em alguns casos. Integraocontbil direta,permitindo acontabilizaodeprovisodecontrato,apropriao mensal da prestao de servio econtabilizao por regime de competncia. 20 21. TOTVS EducacionalComparativo com os outros produtos DiferencialRM Classis EB e ESTOTVS Educacional Disciplina "forte" Temos as disciplinas "fortes" na matriz curricularA disciplina no ensino superior "forte", ou seja,nos dois sistemas (bsico e superior), ou seja, ospossui atributos independente da matriz, mas noatributos pertencem disciplina da matriz. Para oensino bsico continua sendo "forte" na matriz ( oensino superior, este conceito no o correto ecorreto para ensino bsico). Desta forma, a ofertadificulta aoferta dedisciplinas das disciplinas no ensino superior, passa a ter como(turmas/disciplinas), pois exige obrigatoriamente opcional o vnculo com a matriz.uma referncia matriz. Com isto, noconseguimos tratar naturamente os cursos livres oude extenso, que no possuem referncia anenhum curso da instituio.Matrcula livre/isolada Paraumaluno efetuar uma matrcula,Contempla-se o conceto de matrcula isolada,obrigatoriamente deve estar associado a um cursobastando informar apenas o aluno e a turma que oda instituio. No se contempla o conceito demesmo far. Continua-se com todo controlematrcula isolada, onde um aluno cursa disciplinasacadmico e financeiro das turmas normais, pois asem estar vinculado em algum curso da instituio.estrutura interna utilizada a mesma. Turma livreExiste toda uma estrutura com novas tabelas e Como no obrigatrio informar a matriz na ofertaimplementaes para tratamento de turmas livres de uma disciplina (turma/disciplina), o conceito deou mistas (utilizado no ensino bsico). "turma mista" passa a existir de forma natural. Entidade turma Embora exista o conceito de turmas, no existe Entidade existente em qualquer nvel de ensino.esta entidade no ensino superior. 21 22. TOTVS Educacional Comparativo com os outros produtosDiferencialRM Classis EB e ESTOTVS Educacional Template de etapasExistem modelos de etapas a serem usados na Modelos de etapas simultneos para qualquer nvel instituio por perodo letivo (ensino superior) ou de ensino, alm disso, pode-se persolalizar as por curso (ensino bsico). No existe os dois etapas de avaliao para cada turma/disciplina. conceitos simultneos para nenhum dos nveis de ensino. Nmero de etapas e provas Nmero fixo de etapas e de provas. Limitado a 20 Nmero ilimitado de etapas e provas. flexveletapas e 20 provas.Entidade perodosNa matriz, embora exista o conceito de "perodo", Existe a entidade perodos. no existe a entidade. Por no existir a entidade, algumas parametrizaes como "carga horria de disciplinas optativas a ser cumprida em determinado perodo" no possvel.Optativas e eletivas da matriz As disciplinas optativas e eletivas se confundemAs disciplinas obrigatrias, optativas e eletivas da com as disciplinas obrigatrias da matriz. Todas as matriz so tratadas separadamente. A matriz optativas e eletivas disponveis na instituio,composta pelas obrigatrias; tem tambm uma aparecem como disciplinas da matriz, em umlista de optativas e eletivas "agregadas" e no perodo especfico. "parte" da mesma.22 23. TOTVS Educacional Comparativo com os outros produtosDiferencialRM Classis EB e ES TOTVS Educacional Apurao de resultadosHoje existem vrios itens de menu que executam Todas as apuraes feitas na mesma tela.centralizada algum tipo de apurao de resultados, como: clculo de mdias, clculo de mdias finais, clculo do coeficiente de rendimento e clculo da mdia global. Alguns usurios acham confuso a utilizao destas apuraes que, geralmente, no so feitas separadamente.Facilidade no cadastro deTemos um cadastro de tipos de bolsas e outro O responsvel pela bolsa de crdito referenciado bolsa de crditocadastro separado (bolsa de crdito) para associar no prprio cadastro de tipos de bolsas. o cliente/fornecedor bolsa.Contrato personalizado por Temos planos de pagamentos fixos e planos por Montagem do contrato com suas respectivasalunosevio. Embora os planos por servio sejam muitoparcelas individualizado por aluno. Existe um flexveis, no exime o usurio de montar e manter templante de plano de pagamento para facilitar uma rvore de servios. Caso um aluno opte porquem trabalha com os mesmos, entretanto uma forma de pgto que no exista na rvore de possvel que cada aluno monte seu plano de servios, necessrio a incluso desta forma pagamento. previamente na mesma.Mltiplos responsveis nico responsvel financeiro por aluno. usada Para cada parcela do contrato, podemos ter um oufinanceirosuma soluo paleativa para tratar mais de umvrios responsveis com percentuais distintos de responsvel finaceiro atravs do conceito de bolsas pagamento. de crdito.23 24. TOTVS EducacionalComparativo com os outros produtosDiferencialRM Classis EB e ES TOTVS EducacionalFaixas de crdito Contemplado na forma de um plugin para este Recurso do sistema.recurso. Utilizado em instituies que trabalhamcom cobrana de mensalidades por crditos.Definem-se faixas de crditos, por curso, em cadaperodo letivo com valores distintos para oscrditos de cada faixa.Portal AcadmicoPortal separado do Portal RM, pois continua Portal integrado ao Portal RM, portanto com odesenvolvido utilizando tecnoligas ASP.NET 1.1 e mesmo layout e utilizando-se dos mesmos servios,Delphi, alm de ter um layout ultrapassado.alm de uma tecnologia mais evoluda e recursos mais modernos como ajax e RSS. 24 25. TOTVS Educacional FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional? O que mais importante no processo de Upgrade?O mais importante neste processo entender que o TOTVS Educacional um novoproduto, um novo sistema. So novas tabelas e novos conceitos. Praticamente umanova implantao. Como feita a migrao de dados?Existe um importador de dados, com layout de arquivos TXT. Porm a TOTVS no oferecenenhuma ferramenta de extrao de dados dos sistemas RM Classis Ensino Bsico e RMClassis Ensino Superior.Alm disso, existe um Migrador de dados, que um produto que migra os dados dastabelas do RM Classis EB e ES para o TOTVS Educacional. Quais os principais pontos de ateno quanto ao uso deste Migrador de dados?Um Migrador de dados como este, um produto extremamente complexo, que precisalidar com um conjunto muito grande de variaes de dados existentes nas bases dosnossos clientes. Por isso, cada migrao uma nova realidade de execuo doconversor. Isso quer dizer que em cada projeto podem surgir situaes ainda noprevistas e conseqentemente no tratadas pelo Migrador. 25 26. TOTVS Educacional FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional? Como podem ter situaes no tratadas, qual a menor forma de conduzir um processode venda e execuo do Upgrade?O ideal termos um planejamento prvio e que considere que a validao da migrao um processo cclico, e que o nmero de repeties desse processo varia de acordo com acomplexidade e tamanho da base de dados do cliente.Uma mtrica para servir como base um ciclo de 3 validaes, cada validao com 1semana de trabalhos (converso + ajustes + validao dos dados).Neste cenrio, uma migrao prvia um bom ponto de partida para mensurar os prazosde uma o perodo de validao. O CDBH pode dar apoio nessa migrao prvia, fazendo amigrao em BH e j sinalizando quais so os pontos de ateno ou j identificandosituaes no tratadas anteriormente. Caso esse apoio seja necessrio, interessanteavisar com antecedncia, para que haja um planejamento. O contato com o CDBH podeser feito com o Rafael Pinheiro ([email protected]) 26 27. TOTVS Educacional FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional? Em quais cenrios o Conversor j foi usado com sucesso?Grupo Ser Educacional (Faculdades Mauricio de Nassau) 9 unidades em vrias cidades da regio o Nordeste 30.000 alunos ativos Histrico de mais de 230.000 alunos e 10 anos de utilizao do sistemaFACPOLI - Faculdade Politcnica de Uberlndia (Uberlndia-MG) 1 unidade 2.000 alunos ativos Histrico de mais de 10.000 alunos e 5 anos de utilizao do sistema Qual o apoio que a TOTVS oferece neste processo?No processo de importao, oferecemos o apoio da nossa equipe de suporte para tirardvidas. No processo de migrao, oferecemos o apoio da equipe de desenvolvimento paraanalisar os erros encontrados e fazer algumas converses de teste, desde que planejado comantecedncia. 27 28. TOTVS EducacionalFAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional? Tudo migrado automaticamente?No. importante ressaltar que no processo de importao ou migrao, somente dadosso contemplados. Relatrios, Frmulas, Consultas SQL, Grficos, Cenrios, etc. no somigrados e precisam ser refeitos. Como funciona o treinamento na nova ferramenta?Funciona como os outros produtos da Linha RM. O treinamento pode ser contratadopresencialmente ou via EAD. Em 2010 estamos fazendo algumas semanas de CapacitaoEducacional na TOTVS BH, para o qual podemos convidar alguns clientes a participarem. Quanto tempo leva um processo completo de Upgrade? muito difcil prever esse tempo. Na verdade, um novo projeto de implantao, comuma facilidade que o migrador de dados. O processo como um todo precisa levar emconsiderao os tempos de validao, treinamento, migrao de dados, confeco dosnovos relatrios, frmulas, etc.28 29. TOTVS EducacionalFAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional? Como a performance do Migrador?O tempo de migrao de dados varia muito de acordo com o volume de dados do clientee a infra-estrutura disponvel. Seguem alguns nmeros de referncia:Base de 7 GB com 200 mil matriculas e 500 mil lanamentos:12 hs migrao - 3 maquinas paralelasBase de 200 GB com 1 milho matriculas e 8 milhes lanamentos:18 hs migrao - 11 maquinas paralelas O migrador faz a unificao de bases? Ou seja, se eu tenho duas bases de dados eleconsegue migrar e unificar as bases?No. O migrador s migra para uma mesma base de dados e mesma coligada. Caso existam inconsistncias na base de dados atual, o conversor corrige?No. Caso o conversor encontre alguma inconsistncia ele gera um Log e o clienteprecisa fazer os ajustes na base atual para continuar a migrao.29 30. TOTVS Educacional FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional? Como conseguir o migrador?Atualmente o migrador pode ser conseguido atravs do Suporte Educacional. Todas as funcionalidades do RM Classis EB e ES esto no TOTVS Educacional?A TOTVS definiu que alguns poucos recursos no seriam implementados no TOTVSEducacional, devido especificidade deles ou pouca utilizao pelo mercado nacional einternacional. Alguns exemplos: Controle de acesso direto com integrao com catracaeletrnica, Organograma, Controle de entrega de material didtico, Integrao com MSExcel e Dirio tico (os dois ltimos esto sendo preteridos pelo mercado frente a utilizao do Portal). As customizaes feitas para o RM Classis EB e RM Classis ES funcionam para o TOTVSEducacional?No. As customizaes no so migradas pelo Migrador e no funcionam para o novoproduto. Algumas customizaes feitas por limitaes do RM Classis EB e RM Classis ES jso supridas pelo TOTVS Educacional. Porm preciso fazer uma anlise criteriosa dorecurso no novo produto. Caso o recurso no seja atendido nativamente, a customizaoprecisa ser migrada. Neste caso, a equipe responsvel pela customizao precisa seracionada desde o incio do projeto de Migrao, para que todas as aes sejamtomadas com antecedncia.30 31. TOTVS Educacional DVIDAS ? Rafael Pinheiro [email protected]